competente

Managementul timpului
competente

Managementul eficient al timpului inseamna a fi capabil de a: 4 Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei sarcini in functie de complexitatea acesteia. 4 Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora. 4 Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele limita. 4 Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan. Cateva informatii de baza
Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie. Oricine isi poate imbunatati capacitatea de organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca merita sa alocati niste timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehnici care sa va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obiectivele respectand termenele limita. Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt. 1. Stabilirea obiectivelor 3. Cunoasterea sarcinilor 5. Stabilirea prioritatilor 2. Transformarea lor in obiective SMART 4. Cunoasterea constrangerilor 6. Planificarea sarcinilor

competente competente competente

1. Stabiliti scopuri sau obiective clare; acestea pot fi pe doua niveluri: obiectivul principal obiectivele secundare care trebuie atinse pe drumul catre obiectivul principal. 2. La orice nivel, obiectivele bune sunt intotdeauna SMART. SMART inseamna: SPECIFICE (specific) Sunt clare si precise MASURABILE (measurable) Veti sti daca au fost obtinute sau nu de ATINS (achievable) Pot fi realizate REALISTE (realistic) Resursele (oameni, echipament, bani, timp) necesare pentru realizarea obiectivelor sunt disponibile limitate de TIMP (time-limited) Sunt stabilite perioade de timp clare in care vor fi realizate 3. Cunoasteti ceea ce trebuie sa faceti. Aceasta conditie poate lua forma unei liste cu lucruri de facut , care contine pur si simplu sarcinile pe care trebuie sa le indepliniti. 4. Cunoasteti ce constrangeri sau restrictii exista. In general aceasta se refera la resursele disponibile (cine va poate ajuta, ce echipamente puteti folosi, cat de mult puteti cheltui sau cat timp aveti la dispozitie). Totusi poate fi vorba si despre anumite proceduri (eventual din motive de sanatate sau siguranta) sau puteti fi constransi de capacitatea sau competenta voastra de a folosi anumite echipamente.

competente competente competente competent

5. Stabiliti prioritati in abordarea sarcinilor pentru atingerea obiectivelor. Insa, atunci cand stabiliti prioritatile, nu faceti confuzie intre ce este important si ce este urgent. competente 6. Planificati sarcinile. Exista diverse instrumente de planificare a proiectelor si organizare a timpului pe care le puteti utiliza, prin urmare incercati una care sa vi se potriveasca. Multi oameni considera ca este mai simplu sa vizualizeze proiecte mai mari daca acestea sunt prezentate in forma grafca, de ex. Schema Gantt foloseste un grafic pentru a ilustra sarcinile care trebuie indeplinite, pana cand si cat timp se estimeaza ca vor dura.

Exemplu
competente 1. Obiectiv 2. SMART Organizarea petrecerii de Craciun a firmei Rezervarea locului de intalnire local in oras, bar si ring de dans, in limitele bugetului, cu 4 luni inaintea petrecerii. Rezervarea discotecii Cererea de recomandari si obtinerea de oferte de pret in limitele bugetului, cu 3 luni in avans. Comunicarea datei si detaliilor catre colegi transmiteti detaliile initiale cu 4 luni in avans si solicitati confirmarea participarii, transmiteti detaliile finale cu 3 luni inaintea petrecerii. 3. De facut Cereti recomandari despre localurile din oras, fixati bugetul, evaluati localurile, cereti recomandari pentru discoteca, confirmati lista de participanti. 4. Constrangeri - Bugetul, numarul de persoane care incap in local, solicitati sprijin administrativ pentru transmiterea invitatiilor. 5. Prioritati discutati cu departamentul de personal bugetul disponibil, solicitati recomandari pentru local, intocmiti o scurta lista cu posibilele localuri si contactati persoanele responsabile.

competente

Orice instrument de management al timpului este bun numai in aceeasi masura cu utilizatorul sau, iar in mediul actual aflat in permanenta schimbare trebuie sa fim destul de flexibili pentru a reveni la, revizui si re-organiza prioritatile sarcinilor, astfel incat sa luam in consideare si acest lucru. Practic aceasta inseamna ca trebuie sa verificati lista cu lucruri de facut in fiecare zi si sa reveniti in mod regulat la progresul proiectului vostru. Construirea proiectului lasand o marja de eroare pentru timpul alocat reprezinta de asemenea o capacitate utila, de ex. stabiliti-va termenul limita cu 1-2 zile inainte de timpul real in care este necesara atingerea acestuia, anticipand astfel orice sarcina urgenta ce ar putea aparea.

competente

competente

Recomandari
Verificati daca ati inteles orice sarcina care v-a fost atribuita si termenul pana la care trebuie sa o indepliniti. Nu va fie teama sa cereti lamuriri: daca intelegeti de la inceput ce trebuie sa faceti, economisiti timp pe termen lung. Daca vi s-a cerut sa indepliniti mai multe sarcini cu termene limita apropiate, cereti sa verificati sarcinile care credeti ca sunt prioritare impreuna cu directorul sau seful vostru direct. Pastrati spatiul vostru de lucru bine organizat alcatuiti dosare pentru proiecte sau zone de lucru diferite astfel incat sa aveti intotdeauna la indemana informatiile necesare. Nu faceti acelasi lucru de doua ori. Raspundeti e-mailurilor sau scrisorilor imediat dupa ce le cititi, in loc sa le puneti deoparte pentru a le reciti cateva zile dupa aceea. Grupati sarcinile asemanatoare/inrudite impreuna in loc sa sariti de la un subiect la altul. Programti sarcinile placute dupa cele care nu va plac, astfel incat sarcinile placute sa fie o recompensa pentru indeplinirea celorlalte.

competente

etente

competente