MANAGEMENTUL TIMPULUI Prof. univ. dr. Paul Marinescu Universitatea Bucureti 1.

Introducere Sunt puini cei care contientizeaz la ora actual n Romnia faptul c timpul este o resurs strict limitat i, dei n multe locuri se lucreaz sub presiunea dead-line-urilor, constat lipsa general a unei organizri cu adevrat eficiente i a unei nelegeri reale a valorii timpului. Vina principal a acestei stri de fapt aparine, n primul rnd, culturii specific comuniste de care romnii nu au apucat nc s se debaraseze. Timpul trece, leafa merge, dac o problem nu se rezolv de la sine, atunci nici nu mai merita rezolvat, pauzele lungi i dese, cheia marilor succese, iat numai cteva dintre principiile invocate adeseori de romni n legtur cu munca pe care o depun n cadrul unei instituii. Dac mai adugam i greaua motenire a sistemului birocratic (care nu a fost nc i nu va fi curnd nfrnt) i dificultatea cu care noile tehnologii sunt introduse mai ales n ntreprinderile de stat, ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp i, implicit, cele financiare, n instituiile romneti. Aparent, lucrurile par s se mite mai bine n cadrul firmelor particulare, unde sunt stabilite de la bun nceput principii occidentale i tehnologii moderne de lucru. Dar, de exemplu, chiar i n cadrul acestora funcioneaz, deseori, o alt mentalitate specific romneasc: statul peste program al angajailor este considerat sinonim cu o cantitate mai mare de munc. n schimb, o companie particular i stabilete de la bun nceput principiile i sistemul de lucru, problema principal rmnnd s pstreze n timp aceste reguli. Este vorba aici, de cultura specific fiecrei instituii n parte. O firm poate stabili i anumite valori cu care angajaii sunt de acord i le respect, de aceea este foarte important rolul managerilor i al departamentului de resurse umane n implementarea i pstrarea acestor valori. Prima i cea mai important regul pentru folosirea eficient a timpului o reprezint buna organizare. De la stilul de lucru al fiecrui angajat n parte pn la sistemul de comunicare ntre departamente i la modul n care managerul general gestioneaz propriul timp, exista muli factori care influeneaz eficiena muncii. Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea generala a unei organizaii pentru a identifica numeroase puncte unde are loc o pierdere de timp. Orict de bine ar fi pus la punct un asemenea sistem, cei care aplica regulile instituiei sunt oamenii, i, atta vreme ct acetia nu contientizeaz valoarea muncii lor cu toate termenele limita i listele cu programri afiate, n mod sigur ai de a face cu scurgeri de timp. 2. Modaliti de pierdere a vremii

ORGANIZAREA PERSONAL este primul i, poate, cel mai important factor din cauza cruia se pierde timp. Exemplu: * dezastrul total de pe birouri, diverse hrtii etc. atunci cnd ia mult timp cutarea documentelor. * lipsa unei ordini stricte n orice suport de depozitare dosare, fiiere, arhive, etc. Lipsa spaiului personal * mai multe persoane au acces la acelai birou; * poziionarea biroului te poate expune ntreruperii colegii solicitndu-i ajutorul pentru lucruri mai urgente ; Nerespectarea strict a fiei de post * exist fia de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfrit meniunea orice alta activitate solicitat * aglomerarea cu prea multe sarcini a angajailor Stabilirea prioritilor este neclar; * nu se alctuiete la nceputul fiecrei zi o list i un orar cu programarea activitilor, ntreruperi din partea colegilor nu duce la respectarea listei chiar dac e alctuit. * edinele n cadrul crora se stabilesc obiectivele pe perioada urmtoare nu au loc cu strictee. Identificarea prioritilor * trebuie s cedezi prioritilor efilor i, astfel, ntrzii cu propriile sarcini. Atitudinea fa de colegi * persoanele sritoare i pierd vremea. Clasificri ale sarcinilor * sunt puini cei care i ierarhizeaz sarcinile de la cele foarte importante i foarte urgente la cele neeseniale. Alte tipuri de ntrzieri * fumatul; * sistemele de arhivare nu exist arhive la zi dect n contabilitate (eventual), nu se alctuiesc liste de intrri-ieiri; * trasul de timp.

Comunicarea ntre departamente * neefectuarea la timp a reparaiilor tehnice; * ntrzierile frecvente nerespectarea dead-line-urilor; * lipsa comunicrii adecvate telefon, fax, fa n fa, n funcie de conjunctur; * edinele lipsa locului, ntreruperile etc.; * timpul efilor i pierd vremea cu lucruri care nu trebuie s le fac ei; * greelile de orice fel; * comunicarea cu cei de pe teren nu pot fi contactai cnd e nevoie; * comunicarea cu cei din afara organizaiei; * delegarea muncii sarcinile nu se dau ntotdeauna persoanei potrivite; * lipsa ordinelor clare nehotrrea. 3. Concluzii Pierderile majore de timp apar tocmai datorit indivizilor i a felului n care percep timpul lor i al celorlali. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care l au ntr-un anumit loc de munc; pe de alta, ei nii gsesc inutil s-i termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza s li se mai dea de lucru n plus. Trebuie neles ns, c nici un program nu este n totalitate inflexibil. El doar te ajut s i planifici mai bine activitile i s ai sub ochi lista, din ce n ce mai scurt, a ndatoririlor pe care trebuie s le duci la capt.