Obiective - Cunoaterea ctorva noiuni de baz privind operarea cu foi de calcul - Modalitile de utilizare a formulelor i funciilor simple - Utilizarea corect a tipurilor diferite de date - nelegerea modului de referire a celulelor
1.1. Concepte de baz Un procesor de tabele este o aplicaie informatic ce permite lucrul cu foi de calcul. Foaia de calcul (worksheet) este un spaiu de calcul bidimensional, precis delimitat prin linii i coloane. Fiind organizat ca o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat cu un tabel format din 256 de coloane (numerotate de la A la IV) i 65.536 linii. La intersecia unei linii (row) cu o coloan se gsete o zon de editare numit celul (cell). La un moment dat, o singur celul este activ (celula n care se introduce o valoare sau o formul). Celula activ sau cea selectat este evideniat printr-un chenar cu linie groas ce nconjoar celula. La apelarea programului acesta iniializeaz un registru de lucru (workbook) care conine implicit mai multe foi de calcul. La un moment dat, una singur dintre acestea este activ, fiind foaia de calcul n care se introduc / editeaz datele. n partea inferioar a foii de calcul se gsesc etichetele (sheet tabs), care permit identificarea fiecrei foi din cadrul registrului de calcul. Acestea au nscrise iniial denumirile Sheet1, Sheet2 etc. Foaia de lucru activ are denumirea scris cu literele ngroate.
1.2. Tipuri de date Coninutul unei celule este o dat. Principala sa caracteristic este tipul, care caracterizeaz apartenena datei la o anumit clas. Tipul datei determin operaiile care se pot executa asupra acesteia. a. Tipul numeric Datele numerice pot fi numere ntregi (1234), fracii zecimale (12,345), fracii cu 2 / 10 - SIM - Laborator 01
numere ntregi (1 1/2) sau valori n sistem tiinific (1.23E4). Daca dup introducerea ntr-o celul a unei date de tip numeric se afieaz un ir de caractere diez (# # #) sau n format tiinific, nseamn c celula nu este suficient de lat; pentru afiarea corect este necesar mrimea limii acesteia. Modul de aliniere implicit al datelor de tip numeric este la dreapta (Align right). b. Tipul text Datele de tip text care se introduc n celule sunt formate din caractere alfanumerice (litere, cifre i simboluri) i se aliniaz automat la stnga. n momentul editrii, programul face automat distincie ntre tipurile de date care introduc / editeaz. Dac se dorete ca un numr s fie interpretat ca un text obinuit, n faa acestuia se introduce caracterul apostrof ( ' ). c. Tipul dat calendaristic i timp La introducerea unei date sau ore, n celul informaia apare n formatul uzual pentru data sau or. Modul implicit de reprezentare a acestor tipuri de date depinde de modul n care sunt stabilite n cadrul sistemului de operare Windows (Control Panel Regional and Language Options Customize - figura 1.1.).
Figura 1.1. Stabilirea valorilor pentru modul de reprezentare a numerelor, valorilor financiare, timp i dat 3 / 10 - SIM - Laborator 01
Pentru aceste valori, reprezentrile sunt: - zz.ll.aaaa 22.01.2008, - HH:mm 16:30 Reprezentarea intern a datei calendaristice se face prin numrul de zile fa de 1.ianuarie.1900 iar a timpului prin numrul de minute sau secunde fa de ora 00:00. Datorit acestei reprezentri interne, asupra tipului dat calendaristic i timp se pot aplica operatori de adunare i / sau scdere. d. Tipul logic Tipul logic se obine n urma operaiei de comparare, utiliznd operatorii: =, <, >, <=, >=, i < >. Tipul logic poate lua doar dou valori - adevrat (true) sau fals (false) - reprezentarea intern fcndu-se cu cifrele 1 respectiv zero.
1.3. Referirea celulelor O referin identific o celul sau o zon de celule ntr-o foaie de calcul i comunic programului unde s caute valorile sau datele care se doresc a fi utilizate ntr-o formul. Cu ajutorul referinelor se pot folosi ntr-o formul date coninute n diferite pri ale unei foi de lucru sau se poate utiliza valoarea dintr-o celul n mai multe formule. Se pot face de asemenea referiri la celule din alte foi ale aceluiai registru de lucru, din alte registre sau la date din alte programe. Referinele la celule din alte registre de lucru sunt numite referine externe. Referinele la date din alte programe sunt numite adrese ndeprtate. Programul folosete implicit stilul de referin A1, care eticheteaz coloanele cu litere (de la A la IV, pentru 256 coloane n total) i eticheteaz liniile cu numere (de la 1 la 65.536). Pentru a face referire la o celul, se introduce litera corespunztoare coloanei urmat de cifra corespunztoare liniei. De exemplu, B7 se refer la celula de la intersecia coloanei B cu linia 7. Pentru a face referire la o zon de celule adiacente se introduce referina la celula din colul din stnga sus a zonei, caracterul dou puncte (:) i apoi referina din colul din dreapta jos a zonei. Referirea mai multor celule n aceeai formul sau funcie se face prin introducerea separatorului pentru liste (list separator) adic simbolul punct i virgul (;). Adresa reprezint referina unei celule (E5) i n acest caz este dat de litera coloanei i numrul rndului cu care se intersecteaz coloana, sau poate defini un bloc i atunci este dat de adresa primei celule din colul din stnga sus i adresa ultimei celule din dreapta jos desprite prin semnul : (D5:E9).
4 / 10 - SIM - Laborator 01
Exemple: A10 celula din coloana A linia 10 A10:A20 zona de celule din coloana A i liniile de la 10 la 20 B15:E15 zona de celule din coloanele de la B la E i linia 15 5:10 toate celulele din linia 5 pn la linia 10 H:H toate celulele coloanei H H:J toate celulele din coloana H pn la coloana J A2;B3 celula A2 i celula B3 Tabel1!A1;D2 Celulele A1 i D2 din foaia de calcul denumit "Tabel1"
Se mai poate utiliza un stil de referire a celulelor unde att liniile ct i coloanele foii de calcul sunt numerotate. Stilul se numete R1C1, fiind util pentru calculul poziiilor liniilor i coloanelor i utilizat pentru indicarea referinelor relative la celule n raport cu poziia curent. n stilul R1C1, programul indic locaia unei celule cu litera R (row) urmat de un numr de linie i cu litera C (column) urmat de un numr de coloan. Exemple: R[-2]C referin relativ la celula aflat cu dou rnduri mai sus i n aceeai coloan R[2]C[2] referin relativ la celula aflat cu dou rnduri mai jos i cu dou coloane la dreapta R2C2 referin absolut la celula din linia 2 i coloana 2 R[-1] referin relativ la ntreaga linie situat deasupra celulei active R referin absolut la linia curent
n funcie de situaia concret, se pot utiliza fie referine relative la celule - care sunt referine la celule relativ la poziia formulei - fie referine absolute care ntotdeauna se refer la celule dintr-o anumit poziie. Formula este o combinaie de operanzi (constante i / sau referiri la celule), operatori matematici sau relaionali i funcii. Formula este precedat de semnul egal (=). Funcia este o formul complex predefinit. Aceasta se identific printr-un nume i conine ntre paranteze o list de argumente. Referirea la o funcie se face intr-o expresie prin: Nume_funcie (list argumente) Argumentele pot fi numere, adrese de celule, expresii ce conin alte funcii sau identificatorul unei foi de calcul. Separarea argumentelor din list se face prin caracterul ales 5 / 10 - SIM - Laborator 01
pentru separatorul de lista (List separator) i pentru valorile prezentate n figura 1.1., caracterul este simbolul punct i virgul (;). Cea mai simpl formul este cea care conine numai o constant, de exemplu =33. Formulele mai complicate pot fi construite cu ajutorul expresiilor matematice. Dac formula nu este precedat de semnul egal (=), expresia matematic va fi interpretat ca o dat de tip numeric sau ca una de tip text. Dac se dorete scrierea unei formule, se selecteaz celula n care se introduce, se scrie semnul = i apoi se introduce de la tastatur formula. Operaia se ncheie la apsarea tastei [Enter]. Celula nu va afia formula ci rezultatul calculelor. Vizualizarea formulei se poate face n bara de formule (Formula Bar). n construirea formulelor se pot utiliza urmtorii operatori matematici: A B C D 1 1 2 3 4 2 5 6 7 8 3 9 10 11 12
Operator Semnificaie Exemplu Expresia Rezultat + Adunare =B1+A2+A3 2+5+9=16 - Scdere =A3-C2 9-7=2 * nmulire =B1*D3 2*12=24 / mprire =A3/B1 9/3=3 % Procent =A2% 5%=0,05 ^ Ridicare la putere =C1^2 3^2=9 ^ Radical =D3^(1/3) 3 12 =2,289428485 = Egal =D3=12 TRUE < Mai mic > Mai mare <= Mai mic sau egal >= Mai mare sau egal < > Diferit Cnd se creeaz o formul, referinele la celule sau zone sunt de obicei create n funcie de poziia lor relativ la celula care conine formula. 6 / 10 - SIM - Laborator 01
Exemplu: A B 5 100 6 200 =A5 7 =A6
n acest exemplu, celula B6 conine formula =A5. Programul gsete valoarea ntr-o celul mai sus i la stnga celulei B. Acesta se numete un mod de referire relativ. Atunci cnd se copiaz o formul ce conine referine relative, referinele din formula inserat se actualizeaz i se refer la alte celule relativ la poziia formulei. n exemplul prezentat, formula din celula B6 a fost copiat n celula B7. Formula din celula B7 s-a transformat n =A6, care se refer la celula care este deasupra i la stnga celulei B7. Dac se dorete ca referinele s nu fie modificate atunci cnd se copiaz o formul ntr-o celul diferit, se utilizeaz referinele absolute. n conformitate cu datele numerice din exemplul anterior, dac o formul multiplic celula A5 cu celula C1 (adic = A5*C1) i se copiaz formula ntr-o alt celul, ambele referine se vor modifica. Se poate crea o referin absolut la celula C1, dac se plaseaz semnul dolar ($) naintea prilor referinei care nu se modific, formula devenind =A5*$C$1. Concluzii: - o referire relativ reprezint o referin la o celul prin care adresa celulei se calculeaz relativ la celula curent (celula care conine formula). - o referire absolut reprezint o referin la o celul prin care adresa celulei se calculeaz relativ la foaia de calcul. Rezumat Aceast lucrare reprezint o introducere n conceptele de baz ale aplicaiilor de calcul tabelar, fiind prezentate urmtoarele: - definirea termenilor workbook, sheet, cells, - modul de introducere a informaiei ntr-o celul - modalitile de lucru cu rnduri, coloane i foi de calcul - folosirea operaiile aritmetice de baz pentru crearea propriilor formule. 7 / 10 - SIM - Laborator 01
ntrebri recapitulative Alegei rspunsurile corecte. 1. Ce este un workbook? o carte de vizit. un fiier Excel. o foaie de calcul. 3. Cum se numete intersecia unui rnd cu o coloan? dat celul cmp 4. Adresa F5 se refer la: linia F coloana 5 coloana F rndul 5 tasta programabil F5 5. Pentru a introduce o formul matematic trebuie s tastezi ca prim element semnul = + (
Exerciii Exerciiul 1 S se construiasc un tabel care s reflecte trimestrial situaia facturilor la gaze, ap, energie electric i cldur. Pentru totaluri pe linii i coloane se vor folosi formule. Utilitate Trimestrul 1 Trimestrul 2 Trimestrul 3 Trimestrul 4 Total Gaze Ap Cldur Energie electric Total
La sfritul tabelului s se insereze urmtoarele informaii suplimentare: 8 / 10 - SIM - Laborator 01
- cea mai mare cheltuial din trimestrul 1 - cea mai mare cheltuial trimestrial - cea mai mic cheltuial trimestrial Pentru determinarea valorii max. i min se vor utiliza funciile, max() i min(), funcii ce returneaz argumentul din list cu valoarea cea mai mare respectiv cu valoarea cea mai mic. Exerciiul 2 La firma ABC preurile sunt stabilite n $. Datorit modificrii cursului de schimb, trebuie s se recalculeze frecvent preul n lei al produselor. S se realizeze, ntr-o foaie de calcul, o aplicaie astfel nct preul n lei s se calculeze automat la modificarea cursului de schimb, pornind de la exemplul urmtor: Curs de schimb 3,4 lei
Produs Pre - USD Pret - RON Calculator 870 2958 Notebook 1000 3400 Imprimanta 100 340 Boxe 20 68 Mouse 7 23,8 Exerciiul 3 Veniturile i cheltuielile la nivelul unui an calendaristic au fost sintetizate in tabelul urmtor. S se calculeze totalurile la nivel de an, economiile lunare precum i cea anual. ntr-o coloan suplimentar poziionat la dreapta tabelului se vor calcula ct au reprezentat taxele n raport cu venitul obinut n luna respectiv. Luna Venit Cheltuieli Economii Mncare Haine Taxe Altele Ianuarie 50000 20000 3000 4197 605 Februarie 50000 18000 6000 6107 854 Martie 55000 15000 1008 4087 773 Aprilie 55000 17000 5622 6758 981 Mai 60000 19000 7640 6601 733 Iunie 62500 12345 9185 1912 766 Iulie 70000 14567 1672 9845 772 August 70000 19345 2168 8781 557 Septembrie 62300 14000 2745 5055 533 Octombrie 50000 11000 4519 6468 380 Noiembrie 55000 13456 7929 3090 642 Decembrie 70000 20000 1433 7166 998 TOTAL
9 / 10 - SIM - Laborator 01
Exerciiul 4 1. n fiierul Exerciiu.xls s se modifice celulele din coloana Data astfel nct toate cmpurile s conin aceeai dat calendaristic. 3. S se centreze pe vertical i orizontal titlurile de coloan din celulele nou formate. 4. Din celulele D1i D2 s se fac o singur celul care s conin titlul Salariu. 5. Urmtoarele celule s aib valorile trecute n dreptul lor: D3 8.950.445 D4 9.875.200 D5 5.123.900 D6 6.048.907 Formatul valorilor s fie cu separator de mii i fr zecimale. 6. Din celulele E1i E2 s se fac o singur celul care s conin titlul Deducere. 7. Valoarea care trebuie s fie coninut n cmpurile domeniului E3:E6 este 1.200.000.
10. Valoarea impozitului este egal cu 15% din Salariu brut. 12. Valoarea salariului net este egal cu Salariu brut + Deducere Impozit. 16. S se evidenieze color coloana Salariu net. 17. S se calculeze suma impozitelor i suma salariilor nete i s se ngroae valorile obinute. 18. S se aplice format numerelor fr zecimale i cu separator de mii. Sa se salveye fisierul in folderul Cstudent 20. S se selecteze tabelul ca zon de tiprit. 21. S se previzualizeze foaia de calcul. 22. S se fac modificrile de rigoare astfel nct tabelul s ncap pe o singur pagin cu orientare Potrait.