Cursul Managementul de

proiect

Tema 4 - Elemente care

faciliteaza succesul in
managementul unui proiect

CONDITII ALE UNUI PROIECT DE

SUCCES (Ghergut si Ceobanu,
2009, Tudorica, 2007)
Calitatea cererii de finantare - este clar si
logic elaborata, sistematizata, lizibila,

coerenta
Adecvarea incadrare foarte buna in

obiectivele si prioritatile programului de

finantare; sa fie potrivit atingerii
obiectivelor proprii propuse;
Fezabilitatea caracter realist (la
obiective, activitati, rezultate asteptate
etc);
Economicitatea consum minim de
resurse cu cheltuieli reduse dar clar
necesare de functionare, rezonabile;
Bugetul este clar si suficient de detaliat;

CONDITII ALE UNUI PROIECT

DE SUCCES
Planificarea foarte atenta si care poate fi

respectata la implementare;
Incadrarea optima in timp
Existenta experientei si a competentei
necesare la persoanele din proiect;
Experienta solicitantului (organizatie) in
managementul de proiecte
Viabilitatea si repetabilitatea proiectului
Sustenabilitatea proiectul poate continua
in conditii normale dupa incetarea
finantarii

Comunicarea foarte buna intre beneficiar

si si finantator

CONDITII ALE UNUI PROIECT

DE SUCCES
Unitatea si consistenta fara contradictii
Continuitatea legatura intre activitati
Flexibilitatea a incerca sa fii ca apa
care ia intodeauna forma vasului in care
este turnata
Simplitatea si precizia masura (echilibru)
in toate
Operationalitatea este usor de aplicat si
evaluat
Are indicatori de evaluare clar definiti si

usor de cuantificat

CONDITII TACTICE ALE

UNUI PROIECT

Consultarea expertizei in domeniu

Respectarea cadrului normativ
Prezenta alternativelor
Evidentierea impactului
Stabilirea clara a actiunilor si procedurilor
concrete
Identificarea posibilitatilor de dezvoltare
profesionala
Selectarea de solutii originale si creative
in rezolvarea problemelor
Stabilirea indicatorilor de performanta

Leadershipul in
implementare de proiecte
Liderul sa fie convins de obiectivele
urmarite;
Sa aiba aptitudini de comunicare
(inclusiv de ascultare), inclusiv catre
echipa de proiect, de motivare a
acesteia;
Sa aiba abilitati de rezolvare a
conflictelor;
Sa aiba capacitatea de a delega;
Sa aiba autoritate efectiva

Calitatile unui bun

coordonator de proiect
(Ghergut, 2009)

Atitudinea pozitiva
Mintea deschisa
Adaptabilitatea
Inventivitatea
Asumarea unor riscuri calculate
Corectitudinea
Angajamentul

Reguli pentru reusita

delegarii
Delegarea este precedata de o
discutie deschisa, privind abordarile
(strategiile) persoanei delegate
Delegarea unei faze sau activitati
trebuie insotita de atribuirea
autoritatii asupra resurselor
necesare;
Considerarea greselii ca un lucru
firesc, din care oamenii invata

Metoda drumului critic

(MDC) in reusita
proiectului (Ghergut, 2009)
In esenta MDC reprezinta actualizarea
si operationalizarea diagramei Gantt,
si pleaca de la premisele:
- Nu conteaza cat dureaza o activitate
daca ea nu influenteaza alte
activitati;
- Daca o activitate este critica pentru
alte activitati acestea sunt
influentate se mareste durata

Ce stabileste metoda
drumului critic
Cea mai timpurie perioada la care o
activitate poate sa inceapa sau sa
se termine (inclusiv finalizarea
proiectului);
Cea mai indepartata dataidem
Cat de mult poate fi intarziata
fiecare activitate fara sa influenteze
negativ alte activitati si proiectul
Ce activitati sunt critice (care de
pilda pot duce la intarzieri)

Riscurile proiectului si
managementului
problemelor
Caracteristici ale riscurilor de proiect:
- In general sunt cunoscute de la inceput;
- Pot aparea doar la un moment dat sau pot
persista;
- Pot avea impact asupra rezultatului, daca
riscul se adevereste;
- Exista probabilitate mare ca riscul sa se
adevereasca;
- Sunt evenimente de nivel unic, in
comparatie cu cele gestionate uzual in
proiect.

Riscurile proiectului
Identificarea de la inceput a riscurilor este
foarte importanta. O metoda pertinenta de abodare
este folosirea ipotezelor.
Este foarte importanta precizia (definirea

in termeni actionali).
Intrebari foarte utile in definire:

Va avea un impact efectiv daca se intampla?

Este probabil sa se intample?
Este o situatie speciala sau una obisnuita pentru
managementul de proiect?

Dupa definirea riscurilor principale un alt

pas este stabilirea strategiilor de diminuare,
pentru fiecare risc in parte

Managementul
problemelor
Ca si riscurile problemele sunt
dificultati care apar in proiect si
trebuie gestionate adecvat.
Spre deosebire de risc o
problema nu persista pe tot
parcursul si poate sa nu fie
cunoscuta de la inceput

Capcane posibile privind

riscurile si problemele
Situatii care pot genera insucces:
- Riscurile de proiect sau problemele de
management nu sunt definite sau acestea nu se
concentreaza asupra unor chestiuni importante;
- Riscurile de proiect sunt definite dar nu exista o
strategie de reducere pentru a gestiona situatia;
- Problemele de management sunt dovedite
dar nu este precizat un sistem de gestionare a
lor;

Capcane posibile privind

riscurile si problemele
Semne de avertizare:

Nu exista o lista cu riscuri sau probleme;

Nu exista un plan pentru reducerea
riscurilor;
Nu este limpede in sarcina cui cade
rezolvarea problemei sau nu este fixat
termenul limita de solutionare;
Sponsorul proiectului sau consiliul de
coordonare nu sunt utilizati eficient in
rezolvare

Capcane posibile privind

riscurile si problemele
Solutii:
Definirea riscurilor si stabilirea
unor strategii clare de reducere
a acestora;
Definirea corecta a listei de
probleme;
Identificarea persoanei
(persoanelor) implicate

Alte CAPCANE MAJORE ALE

PROIECTELOR (Pacelli, 2007)
1. Nu am atacat problema potrivita
Motive (semne) de insucces:

- sarcina este exprimata necorespunzator

- problema nu este inteleasa
- obiectivele nu se potrivesc cu problema

Semne de avertizare:

> dificultati la sponsorizare

> dificultati cu echipa

Solutii:

* afisarea sarcinii
* adaptarea sarcinii
* ramanerea in asteptare

Am conceput gresit
designul
Motive de insucces:

- Anvergura nu este corecta

- Clientul nu este implicat adecvat in
design

Semne de avertizare:

> Inexistenta opiniei clientului

> Neintelegerea rolului de client

Solutii:

* Implicarea adecvata a clientului

* Respectarea sferei de cuprindere
(anvergura)

Am utilizat o tehnologie
gresita
Motive de insucces:

- tehnologia nu raspunde proiectului

- tehnologia nu este folosita de oameni cu
experienta

Semne de avertizare:

> tehnologia esueaza repetat

> creste timpul de lucru

Solutii:

* testarea tehnologiei
* adecvarea persoanelor

Nu am avut sponsorul
potrivit
Motive de insucces:
- pozitia prea inalta sau prea joasa a sposorului
- intalnirile cu sponsorul sunt prea dese sau prea
rare

Semne de avertizare:
> Nu se obtine atentia sponsorului
> sponsorul nu ajuta

Solutii:
* informarea si implicarea sponsorului
* clarificarea asteptarilor acestuia
* adecvarea timpului de lucru cu sponsorul

Echipa nu s-a inteles bine

Motive de insucces

- proiectul nu este clar organizat (definirea

rolurilor)
- nu exista responsabilitate pentru rezultate (mai
ales negative)

Semne de avertizare:
> echipei nu i sunt clare sarcinile

> discutiile nu sunt constructive si productive

> membrii echipei nu se ajuta intre ei

Solutii:
* Eliminarea confuziei

*Responsabilizare individuala a sarcinilor

*Echipa sa lucreze in acelasi loc etc

Nu am implicat persoanele
potrivite (clienti)
Motive de insucces

- Nu este clar definit clientul

- Neidentificarea persoanelor care pot
impiedica

Semne de avertizare:

> Se pun prea multe intrebari

> Creste timpul de lucru

Solutii:

* Comunicati, comunicati, comunicati

* Deschidere si flexibilitate etc

Nu am comunicat ceea ce
faceam
Motive de insucces
- publicul tinta nu este clar definit
- comunicarea nu soseste de la persoana
cea mai potrivita

Semne de avertizare
> se pun intrebari despre ceea ce s-a comunicat
deja
> nu se primesc raspunsuri la solicitari
Solutii
* raportarea la publicul tinta
* solicitari explicite si usor de urmarit

Proiectul a costat mai mult

decat se estima
Motive de insucces:

- Abaterea estimata la incheiere

nu este gestionata
- Combinatia reala de resurse
necesare proiectului difera fata
de planificare
- Nu au fost planificate sau
gestionate cheltuieli neprevazute
- Solicitarea de fonduri aditionale nu
este credibila

Proiectul a costat mai mult

decat se estima
Semne de avertizare:
Se fac mai multe lucrari
(activitati) neplanificate decat
cele anticipate initial;
Nu se cunoaste suma pentru
cheltuieli neprevazute
consumata;
Abaterea curenta fluctueaza

Proiectul a costat mai mult

decat se estima
Solutii:
Preluarea serioasa in gestiune a
situatiei costurilor
Reducerea cheltuielilor
suplimentare
Gasirea unor alternative la
activitatile (lucrarile) ramase

Am incercat sa facem prea

multe
Motive de insucces:
- Anvergura proiectului nu este bine
stabilita sau controlata
- Echipa munceste suplimentar

Semne de avertizare:
Se aude frecvent expresia: ar fi
grozav daca
Echipa munceste prea multe ore
Anvergura este neclara

Am incercat sa facem prea

multe
Solutii:
Blocarea anvergurii si recalibrarea
acesteia
A invata sa spui NU! (a fi asertiv)
Revederea proiectului bugetului si a
planului pentru a putea reflecta
modificarea sferei de cuprindere

Unele aspecte legate de

evaluarea si selectia proiectelor.
1. Ce trebuie facut inainte de
redactarea cererii (proiectului)

Clarificarea cat mai buna a scopului

si componentelor
Identificarea potentialilor finantatori
interesati
Regandirea proiectului, dupa caz
Analiza experientei anterioare cu
finantatorul
Documentarea asupra problemei
Adecvarea sumei totale a bugetului

2. Cine sunt finantatorii si

cum trebuie abordati

Tipul de sustinere financiara

(programe guvernamentale,
companii, asociatii, fundatii, agentii
nationale sau internationale etc)
Tipul de abordare in primirea si
acceptarea proiectelor (interese
prioritare, marketing, criterii si
proceduri de lucru etc)

3. Ce vor potentialii
finantatori?
De cunoscut si adaptat cat mai bine
proiectul la cerintele specifice ale unui
finantator;
Atentie la anexe si posibile documente
(suplimentare) ca: statut organizatie,
raport financiar, descriere posturi si CV
pentru personalul implicat, scrisori de
accept sau de recomandare ori sustinere
De pregatit pentru intrebari de tipul:
De ce institutia/organizatia dvs.?
Prin ce se deosebeste proiectul de alte
proiecte?
De ce as (am) finanta acest proiect si nu altul?