Baze de date cu

Microsoft Access

Prof. BOLO IULIANA

Cteva idei despre.ACCESS

Microsoft Access este o aplicaie ce permite crearea

fiierelor tip baz de date (nume_fiier.mbd) ce poate
s conin :

Tabele;
Interogri;
Formulare;
Rapoarte;
Macrocomenzi;
Pagini;
Module

Programul Access permite operaii de actualizare a

datelor: introducere de noi tabele sau de noi nregistrri in
tabele existente, modificarea nregistrrilor, tergerea
nregistrrilor, inserare de noi nregistrri, etc
Se pot stabili relatii ntre tabele, care permit extragerea
de date din baza de date, interogarea bazei dedate si
crearea raportelor.

Proiectarea unei baze de date

nainte de a utiliza programul Ms. Access, trebuie
analizat sitemul n care acioneaz informaiile din
viitoarea baz de date.
Proiectarea bazei de date presupune urmtoarele etape:
Determinarea subiectului tabelelor (entitilor);
Determinarea cmpurilor care vor intra n componena fiecrui
tabel-structura tabelului;
Determinarea cheii primare;
Configurarea formularelor pentru introducerea datelor n tabel;
Definirea indexilor i a cheilor primare;
Determinarea existenei cmpurilor comune, n vederea stabiliri
legturilor ntre tabele;
Gruparea rapid sau cutarea prin extragere de date din tablele
bazei de date, folosind interogrile;
Prezentarea informaiilor din baza de date, intr-o form elegant,
folosind rapoartele.

Crearea unei baze de date

Lansarea n execuie a aplicaiei Microsoft ACCESS

Crearea si Salvarea unei Baze de date: File->New->Baz de date

necompletat
n caseta Fiier nou baze de date - Nume fiier-Creare
Se creaz apoi obiectele bazei de date: tabele, formulare,
interogri, rapoarte

Crearea tabelelor- metode

Metode:
Creare tabel n modul de vizualizare
proiect (Design view);
Creare tabel utiliznd asistentul (by using
wisard);
Creare tabel prin introducere de date
(Datasheet View)

Creare tabel

In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Tables

Alegeti una din cele 3 metode de creare tabel;
Metoda Create table in design view, deschide fereastra Table
design, care este mprit n 2 seciuni:

Seciunea cmpurilor din tabel;

Seciunea proprietilor cmpurilor (vezi fiierul Tipuri de date)

Metoda Create table by using wisard, creaz utilizatorului s

foloseasc tabele si cmpuri predefinite din 2 mari categorii: Personal
i De afaceri;
Metoda Create table by Datasheet View, permite realizarea
simultan a 2 obiective: creare structurii tabelului i popularea lui cu
date.

Indeci i chei primare

Index structur de date care permite accesarea rapid i eficient a datelor.

Un index asociat unui cmp dintr-un tabel este un fiier auxiliar care
memoreaz fiecare valoare din cmpul respectiv, mpreun cu lista adreselor
unde se afl nregistrarea care conine aceea valoare n cmp. Pentru un tabel
putem crea:

Definirea unui index:

Indeci simpli (indexarea se face dup valoarile unui singur cmp)

Indeci compui (indexarea se face dup valoarile mai multor cmpuri)

Afiai tabelul n modul Design View;

Selectai cmpul;
Modificai valoarea proprietii Indexed la Yes (Duplicates Ok)

Cheia primar un ansamblu de cmpuri din tabel pentru care orice articol se
identific n mod unic. Definirea unei chei primare:

Se deschide tabelul n modul Design View;

Se d clik dreapta pe un cmp si se alege Primary Key

Relaionarea tabelelor

Pentru a evita anomaliile de actualizare i dificultile de prelucrare, se

proiecteaz baze de date relaionale(ntre tabelele unei baze de date
se stabilesc legturi).
Tipuri de relaii definite n Access:

Relaia 1-1: Un articol din tabelul printe este n legtur cu un articol din
tabelul copil sau cu nici unul;

Relaia 1-n: Unui articol al tabelului printe i corespunde unul sau mai
multe articole ale tabelei copil si unui articol al tabelei copil i corespunde
un singur articol n tabelul printe.

Stabilirea relaiilor -meniul Instrumente - Relaii

Creare formulare

In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Form

Alegeti una din cele 2 metode de creare formular:

Form designer- utiliatar de generare a formularelor, care conine:

Form designer (Creare formular n modul de vizualizare proiect)

Form Wizard (Creare formularutiliznd expertul)
Caset cu instrumente cu obiecte de control;
Fereastra de proiectare, mprit n mai multe zone de lucru:Antet de formular,
Subsol de formular, Antet de pagin, Zon de editare, Subsol de pagin.

Form Wisard-vrjitor pentru realizarea rapid a formularelor:

Se apelez Form Wizard

Se deschide tabelul pentru care dorim crare de formular i se selecteaz
cmpurile care vor forma macheta
Se alege aspectul machetei dintre cele prestabilite
Se d un nume formularului
Modificarea formularului se poate face in modul Form designer

Creare interogri

Interogarea (Query) este o solicitare de date specificate de utilizator

n mod direct.
Tipuri de interogri:

Simple;
Pentru actualizare;
ncruciate sau bidimensionale;

Pentru a selecta tipul interogrii:Inserare-interogare-Fereastra dialog

Interogare nou

Creare interogri

Proiectarea interogrilor simple prin Query Wisard:

In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Queryes- Create
query by using wisard
selectm apoi tabelele surs i cmpurile de care avem nevoie
Specificm operaia

Crearea rapoartelor

Rapoartele -situaii finale, care constituie o modalitate de valorificare a

coninutului informaional al bazei de date. Raportul conine o mare
cantitate de informaii selectate, prelucrate, sistematizate dup
anumite reguli de prezentare, n concordan cu cerinele de informare
ale utilizatorilor.
Crearea unui raport:

In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Report;

Metode: - Create report in Design View

- Create report by using wisard

Pentru a constru rapid rapoarte simple se folosete metoda asistentului:

fereastra Database - Report- Create report by using wisard se
selecteaz cmpurile care dorim s apar n raport-niveluri de grupare ordine de sortare - mod de aezare n pagin stil.

Exemplu de raport

Cutarea unei baze de date

1. Din FILE menu alegei OPEN

Apare caseta "Open dialog box"
2. Alegei butonul FIND FIL
Apare caseta de cutare "Search dialog
box"
3. n caseta FILE NAME tastai numele
fiierului pe care l cutai.

nchiderea unei Baze de

date

1. - Din FILE menu alegei CLOSE sau

- Click cu mouse-ul pe butonul cu x din
dreapta sus a ferestrei prezentrii, sau
- CTRL + F4.
Dac ai fcut modificri, MS. ACCESS
ntreab dac dorii s le salvai.
2. Apsai (click):YES pentru a salva,
NO pentru a nchide
fiierul fr a salva ultimele modificri,
CANCEL pentru a
renuna la nchidere.