ankaberger.blogspot.

ro

http://ankaberger.blogspot.ro/2013/03/hai-frate-sa-organizam-si-noi-un.html

Hai frate s organizm i noi un concurs! - CUPRINS I

Aa cum anunasem n acest material, iac a i prima parte a cuprinsului prom is:
n primul rnd m-am gndit c este util s tim cu CINE avem de-a face, atunci cnd vorbim de un organizator n minile
cruia ne lsm o mare parte din sigurana noastr. Cine organizeaz concursuri sportive n Romnia de astzi? Unii s-au
prezentat cu detalii, alii doar cu numele. Profilul ar arta cam aa:
Undeva pe la 30 +/- de ani, pasionat de munte, natur, ecologie, geografie, organizare, sport, participant de vreo 10 ani la
competiii de amploare care includ discipline precum: orientare, alpinism, teorie specific, alergare, ture montane de
supravieuire, probe culturale. Membru al unei organizaii/asociaii care de la un moment dat a nceput s organizeze
competiii sportive, fondator, preedinte, vicepreedinte n cadrul asociaiei/organizaiei respective. Ca i profesie de baz,
spectrul este destul de divers: profesor de geografie, informatician, inginer proiectant, tehnician auto.
Cteva cuvinte despre prima idee de a organiza un concurs sportiv?
Aici, istoria este destul de recent i ne ia de prin 2006-2008, cu competiii de mountain bike, duatlon montan, alergare
montan, alergare urban, turism. Cteva spicuiri:
Organizam deja aciuni ecologice i culturale, cnd, n 2008, ne-a venit ideea organizrii unui duatlon. Am avut la start 150
de participani, 85% biei, 15% fete. La a V-a ediie a duatlonului, n 2012, au luat startul 300 de concureni, 75% biei, 25%
fete.
Al doilea tip de concurs al nostru a fost semimaratonul montan din Braov, n 2012. Au luat startul 400 de participani, 65%
biei, restul fete.
2011, alergare ntr-un parc din Bucureti. Aproximativ 320 concureni la start.
Chemarea Munilor, 2008, 196 de participani, din care 68 fete i 128 biei. (n.a.: Trofeul Chemarea Munilor din 2008 se
afla la ediia a VI-a i era a III-a etap a Campionatului Naional al Cluburilor de Turism din Romnia, probele fiind: orientare,
alpinism, teorie, prob cultural-artistic, cros. Am gsit ceva info aici)
7500 Bucegi, 2009. 64 de echipe. 91 biei, 13 fete.
Tunad MTB Marathon 2009. 187 participani. 95% biei.
Cum ai procedat la organizarea primului concurs, cum ai aflat ce ai de fcut, ce autorizaii ai nevoie, ce timp
necesit, ce resurse financiare i umane?
Primul an a fost cel mai greu (n.a. 2008), fiind foarte puine competiii desfurate n zon la acel moment. Nu aveam cui s
solicitm informaii, ca urmare am pornit cu colindul din poart-n poart, s aflm ce documente trebuie s pregtim i ce
autorizaii sunt necesare. Concursurile noastre se desfoar att pe strzile oraului, ct i prin pdurile din zon, ca
urmare trebuie obinute autorizaii de la:
1.Primrie
2.Poliie
3.Jandarmerie
4.Ocolul Silvic. Goana dup autorizaii consum n fiecare an foarte mult timp .
Totul trebuie luat pas cu pas, fiecare amnunt conteaz, trebuie cutat pe internet, ntrebat n toate direciile posibile.
Rspunsurile complete se obin greu, timpul zboar. La un prim eveniment nici nu ai loc de estimri. E intuiie. La final tragi
linie i speri s ias bine. Primul eveniment organizat de noi a fost micu, dar au fost necesari 6 oameni, cu o medie de lucru
pe zi de 4-5 ore, aprox. dou luni. n sptmna precedent startului am lucrat toi ntre 8 i 10 ore pe zi.
Totul a fost organizat din aproape in aproape. Stiam din experienta cu Federatia de Turism si Ecologie cam care ar fi pasii.
Am facut lista cu cele necesare:
01. logo
02. site si domeniu.ro,
03. afis, flyer,
04. mapa de prezentare, carti de vizita,
05. papetarie/printuri,
06. medalii,
07. cupe,
08. tricouri,
09. combustibil,
10. traseu in amanunt,
11. stabilirea oamenilor din posturi,
12. bannere,
13. poarta gonflabila
14. puncte de alimentare
15. instruire voluntari.

Implicati direct sunt ntre 5 i 10 persoane, dar la concursul efectiv suntem aproximativ 50. Am avut noroc de consultan
profesionist pe partea de declaraie pe proprie rspundere, altfe sfaturi, tertipuri i chiar materiale.
1. Recunoaterea i stabilirea traseului cu cei experimentai, care au venit cu sugestii.
2. Deplasare la Mc. Ciuc, la Direcia de Sport a judeului. De aici ne-au trimis m ai departe la
3. Consiliul Judeean i la
4. Poliia judeean.
Am nceput prin a cere avize de la:
1. Poliia local,
2. Ambulan,
3. Drum judeean
4. Drum naional (deplasare n Braov)
5. Primria local
6. Composesorate (n.a. composesort, -uri, s.n. Organizare politico-social, creaie specific maramureean; gestionarea
n comun a averilor (teren pentru punat, lemne de construcie) necesar realizrii de venituri pentru acoperirea cheltuielilor
reclamate de construirea i ntreinerea drumurilor, pdurilor, bisericilor i a altor edificii publice. Form de proprietate
obteasc asupra terenurilor i punilor, practicat de maramureeni. Lat. compossessoratus.)
7. Administraia Rezervaiei.
Dup care am ntocmit un fel de proiect de ntiinare, pe care l-am trimis la Bucureti spre aprobare. Acesta trebuie s
conin exact: nume eveniment, responsabil, nr. tel, adres, harta evenimentului, avizele mai-sus amintite i un fel de
descriere detaliat a ceea ce nseamn Start, Finish, puncte de alimentare, unde va fi staionat ambulana, unde vor fi
bieii de la Salvamont. Dac avem nevoie de poliie, atunci unde i de la ce or pn la ce or.
Toate aceste demersuri ncep cu aproximativ dou luni nainte, pentru c fiecare autorizare dureaz ntre 3 i 5 zile. Cnd
dosarul este complet, trebuie trimis la Bucureti, la Poliia Rutier. De acolo, rspunsul ne parvine cam n 3 sptmni.
Oricum, este un drum lung i prelungit uneori aiurea, te simi ridicol i singur de multe ori. E ca o curs. Te bagi la start i
pleci, dar apoi vine ploaia, vntul, se stric pinionul, te nmoleti i te ntrebi ce dracu caui tu n cursa a sta.
Resurse financiare sunt necesare pentru combustibil/deplasri i cafelele pe care le plteti atunci cnd discui cu diveri
oameni de care ai nevoie :-).
Numete 5 obstacole mari pe parcursul organizrii unui concurs, pornind de la momentul stabilirii datei i pn
dup premierea concurenilor (n.a. aici lista este mai lung, n funcie de ce a rspuns fiecare. Nu am dublat rspunsurile,
ci pur i simplu am adugat elementele noi).
1. Obinerea aprobrilor/autorizrilor. Autoritile sunt foarte imprevizibile i surprizele pot fi imense i greu, dac nu
imposibil de prevzut.
2. Primirea n timp util a tuturor produselor i sponsorizrilor promise.
3. Intervenirea unor rupturi de comunicare n cadrul echipei de organizare complic foarte mult lucrurile .
4. Starea vremii. O vreme proast pe traseu poate duce la accidentri sau chiar la ntreruperea cursei, ceea ce este o decizie
COLOSAL pe care organizatorul este nevoit s i-o asume.
5. Logistica ntregului eveniment.
6. Lipsa fondurilor i carene pe partea de atragerea de sponsori. Aici apar surprize i de ultim moment i atunci, ca
organizator, eti pus n situaia de a aduce bani de-acas, sume pe care nu le recuperezi mai devreme de 2-3 ani, dac le
recuperezi.
7. Motivarea arbitrilor.
8. Organizarea standurilor.
9. Procesul de nscriere al participanilor.
10. Neimplicarea mass-media.
11. Unii concureni. Cei fr experien, care se supra-evalueaz, ncearc mereu s se eschiveze de la regulament doar
pentru a ctiga un timp mai bun, negndindu-se deloc la consecine. Enumr doar: aruncatul ambalajelor/gunoaielor pe
traseu, lsarea unei pri din echipamentul obligatoriu pe traseu. De exemplu, cei care au alergat curse de 10 sau 20 de km
nu au nici o scuz logic de a se nsrie la un ultramaraton, ori concurenii care nu au parcurs vreodat vreun traseu pe timp
de noapte nu au ce s caute la un traseu nocturn. Concursul nu este teren de ncercare, experimentare i antrenare,
aceste lucruri le faci n procesul de pregtire pentru concurs.
12. Achitarea taxelor de nscriere.
13. Gsirea, selectarea i instruirea voluntarilor.
14. Startul competiiei.
15. Terminarea concursului de ctre ultimul participant, fr incidente/accidente.
16. Anticiparea eventualelor probleme (voluntari care nu mai apar, din diverse motive, marcaje care dispar peste noapte i
multe detalii la care nu mi-e gndul acum).
Acu ... depinde .... dup ce treci de un obstacol, ncepi s-l percepi ca pe o provocare :-)
Cum stabileti componena kitului de participare i ce include el de regul?
Componena kitului se stabilete n funcie de ce doreti de la acel concurs. Vrei s fie unul cu o tax ct mai mic, nu oferi
nimic n kit care s determine cheltuieli suplimentare, oferi doar numrul de concurs. Dac vrei ceva special, oferi ceva

deosebit. Principala decizie este legat de obiectul-amintire, care, de regul, e contra-cost. Restul provine, de obicei, din
sponsorizri.
Kitul de participare contine cu siguranta un tricou de BBC personalizat, pe care n-am reusit sa-l aducem la un standard
foarte nalt, dar speram sa-l facem tot mai calitativ. Produsele din kit difera de la an la an in functie de sponsorizarile obtinute.
N-am reusit sa cumparam produse, pentru ca toti banii ramasi pana la pre-ziua concursului se transforma in premii in bani
pentru primii sositi.
Componenta kitului de participare se face in cuantumul sponzorizarii. Sunt incluse urmatoarele: tricou, diploma de
participare, nr. concurs, cip cronometrare, energizant, cni cu logo-ul evenimentului, race belt, brar silicon, voucher pentru
o bere i un fel cald de mncare dup curs, ap. De obicei, apa mineral, energizantul sunt de la sponsori, dar restul
trebuie pltit din taxa de nscriere i din eventualii bani primii de la sponsori.
O idee minimal de buget alocat:
1. tricou 400-500 buc: 8500-12000 ron
2. diplome+nr. concurs: 1200-3500 ron
3. chip cronometrare: 4500-6000 ron
4. cni: 2400 ron
5. race belt: 7000 ron
6. brar silicon: 1500 ron
7. gula+bere: 2500 ron.
Am incercat mereu ca kitul de participare la concursurile noastre sa insumeze cel putin valoarea taxei de inscriere. Kitul
conine de regul:
tricoul competitiei (tehnicde alergare)/
sapca de alergare sau borseta cu bidon (costul nostru),
apa (de regula de la sponsor),
batoane energizante (de la sponsor),
vouchere (de la anumiti sponsori),
revist de specialitate (partener),
numr de concurs, medalie, diplom i trofee, implicit tot ce nseamn inscripionarea i imprimarea acestora (costul nostru).
Ce autorizaii ai nevoie, pentru a fi n legalitate?
Rspunsurile, cumulate:
a) Autorizaiile se solicit la:
1. Primrie/consilii locale
2. Regia Pdurilor/Ocol Silvic
3. Administrare Parc Naional/Rezervaie Natural
4. Poliia Rutier
5. Jandarmerie
6. Jandarmerie montan
7. Salvamont
8. Proprietari pe terenul crora poate intra o parte din traseu
9. Direcia Judeean de Sport i Tineret
10. Composesorat
11. Ambulan
b) Despre durata eliberrii autorizaiilor:
Ooooo..... asta doare!
Dureaz de obicei aproximativ o sptmn, dar au fost si cazuri de o lun.
Depinde foarte mult. La Primaria Municipiului Bucureti dureaza foarte mult pentru c nu te primesc la audien dect cu
foarte scurt timp nainte de start (o lun poate, dac ai noroc!). Degeaba depui tu cu 6 luni inainte....
ns, cnd e vorba de primrie, poliie, aprobrile pot dura pn cu o zi naintea startului, din cauza neimplicrii unor
persoane cu drept de decizie care activeaz n aceste instituii ale statului.
c) Costuri:
Teoretic costa doar depunerea unei cereri, costul fiind mic.
Nu cost nimic.
Timp i nervi, chestii care nu pot fi contabilizate la o valoare intrinsec, dar te dau gata psihic!
Aceste autorizaii nu cost nimic, probabil i din aceast cauz suntem tratai cu o oarecare indiferen, pentru c orice
eveniment organizat nseamn pentru ei o nou btaie de cap.
d) Atitudine:
Depinde mai mult de om, nu de institutie. Foarte multi nu pricep si nici n-o sa priceapta vreodata despre ce este vorba.
Atitudinea este de ambele feluri - unii binevoitori, altii iti pun bee-n roate. Autoritatile sunt obligate prin lege sa dea
autorizatiile acestea, dar se pot ajuta de diferite motive sa nu o faca sau sa intarzaie. Conteaza foarte mult daca cunosti pe

cineva - si noi nu prea cunoastem.

Cel mai concludent exemplu: La un cros de 300 de oameni ne-au spus: s alerge pe stadion sau n pdure, nu n parc.
Nicieri n lume nu se alearg concursuri n parc. Ce s faci cu o astfel de abordare?
e) Sunt autoritile respective obligate prin lege s dea curs solicitrilor de acest gen?
DA.
Majoritatea trebuie sa fie cel putin informati. Nu stiu daca au obligatia prin lege sa si raspunda. Nu s-a intamplat sa nu
raspunda cererii (chiar daca in unele cazuri trebuie sa insisti pentru a primi un raspuns).
Autoritile sunt obligate s dea curs solicitrilor sau cel puin s transmit un rspuns oficial, pozitiv sau negativ, cu
argumentare dac este negativ.
f) Conteaz s cunoti pe cineva din interior la instituia respectiv sau te poi prezenta cu uurin ca orice
cetean?
Nu trebuie sa cunosti pe nimeni, conform legii trebuie sa-ti dea un raspuns. Daca este negativ atunci sa prezinte problemele
ca sa le putem rezolva. Nu trebuie, dar cu siguran contea z!
Cu siguranta conteaza.
Te poti prezenta ca si cetatean. Nu stiu cat ar usura situatia faptul ca stii pe cineva din interior. Siu doar ca trebuie sa insisti
daca nu formuleaza un raspuns in timp util.
Desigur c da, conteaz foarte mult s cunoti pe cineva n interior, deoarece acel cineva se va uita peste hrtia ta i nu vei
mai fi nevoit s faci apte drumuri ctre instituie.
Ce alte elemente obligatorii mai exist, pentru a fi acoperit legal (de exemplu, prezena ambulanei este obligatorie?
Dac da, cost? Dac da, ct cost exact i n ce condiii o poi angaja?)
Nu exista un check-list obligatoriu. Legea spune ca trebuie sa iei toate masurile de precautie ca sa nu se intample
accidente. In caz ca se intampla se face ancheta si poti raspunde penal daca nu se considera ca nu ai luat toate masurile.
Ambulanta este insa cu siguranta obligatorie. Costul este pe ora (se include si durata deplasari de la si catre locul de start) si
pretul depinde in functie de furnizor. Poate costa de la 40 la 100 eur pe ora.
Legea din Romania nu stipuleaza mare lucru . Ambulanta nu este obligatorie. Practic incercam sa ne acoperim prin
declaratia de responsabilitate, marcarea traseului cat mai bine cu putinta, aprobarea si prezenta Salvamont si Jandarmerie
Montana, eventual prezenta ambulantei.
Ambulana este obligatorie la evenimentele din ora, iar n zonele montane prezena Salvatorilor Montani este obligatori, cu
autorizaie semnat. Dac salvamontitii nu sunt pltii de ctre organizatori, ambulana n schimb cost i tariful variaz n
funcie de timpul de staionare la faa locului. Minim undeva ntre 1.000 i 1.500 RON (2-3 ore, crescnd substanial odat cu
creterea duratei de staionare.)
Ce nseamn s asiguri sigurana participanilor pe traseele concursului (sigurana corporal, adic s nu se
accidenteze), ce implic, din punctul tu de vedere i ct la sut reueti s o asiguri? Dac nu reueti 100%, care
sunt motivele?
Sa iei toate masurile necesare pentru a preveni accidentarile. Asta poate include multe in functie de traseu:
- Informarea concurentilor legate de riscuri.
- Impunerea unui echipament obligatoriu i controlul acestuia nainte de start ar fi necesar de multe ori.
- Reguli speciale in timpul concursului (banda din stanga este pentru dus, banda din dreapta pentru intors).
- Pregatirea traseului (marcare, inlaturare posibile riscuri de accidentari, obstacole)
- Siguranta pe traseu (ex: prevenirea intrarii pe traseu a animalelor i persoanelor care nu particip).
- etc.
Ne straduim sa facem traseul cat mai vizibil. Avem macar 2 patrule (echipe de cel putin 2 oameni care merg pe traseu zi si
noapte in zonele in care credem noi ca sunt mai expuse). In fiecare an vorbim cu Administratia Parcului sa ne ajute cu cainii
de la stane. Promit, in unele cazuri am fost pesonal cu ei cand au vorbit cu ciobanii sa lege cainii peste noapte si ne-am trezit
ca nu s-au tinut de cuvant. Pe zonele cu jnepenis unde se ajunge noaptea am pus beculete pentru a marca mai bine. 100%
n-o sa reusim niciodata. Concurentii trebuie sa fie constienti de asta. Sunt foarte multe aspecte pe care nu le putem controla:
conditiile meteo, ursii din traseu, cainii de la stane calitatea apei de la izvoarele din traseu.

Noi ne gndim pentru 100%, cel puin aa ne place s credem, dar nu putem stopa multe lucruri neateptate. Elementele
care asigur sigurana participanilor sunt: ambulana, voluntarii de la Crucea Roie, Salvamontul, Jandarmeria montan,
voluntarii dispui pe traseu, arbitrii i chiar i concurenii de pe traseu care anun evenimentul n cazul unei accidentri.
Unele accidente se datoreaz sportivilor care, n dorina lor de a-i depi limitele, trec de un anumit prag de suportabilitate
sau putin fizic, aa c apar czturi de la nlime, fracturi, entorse, rupturi de muchi, plgi, lovituri la cap, epuizare. O
mare parte dintre accidentri ar putea fi evitate de participani printr-o bun dozare a eforului, prin evaluarea corect a
propriilor performane, prin luarea la timp a deciziei de oprire pe traseu sau abandon. Mai sunt i cazurile n care unii renun
la echipamentul obligatoriu la cteva sute de metri dup start i se trezesc pe traseu c au probleme din aceast cauz.

Dac un participant nu nelege de ce un anumit obiect este impus, cel mai bine este s ntrebe, nu s renune la el.
(aici citii partea a II-a )

ankaberger.blogspot.ro

http://ankaberger.blogspot.ro/2013/03/hai-frate-sa-organizam-si-noi-un_19.html

Hai frate s organizm i noi un concurs! - CUPRINS II

Partea I se afl aici - CLICK Diverse resurse utilizate/necesare; aici am nevoie s tiu:
a) resurse umane (ci voluntari pe traseu n ziua concursului, ci oameni se implic efectiv n organizare i cu ct
timp nainte de ziua concursului, la cte ore/zile dup finish i premiere poi considera evenimentul arhivat?)
Rspuns cumulat:
Depinde de concurs. De la 5-6 pn la 80-100 de oameni. Primii pai ncep cu 10-11 luni nainte de start. Arhivarea variaz
de la o sptmn pn la dou luni, n funcie de eveniment.
b) resurse tehnice
Rspuns cumulat:
Banda semnalizatoare/beculee/frontale, vopsea, bannere, afie, sisteme de cronometrare.
c) resurse materiale (produse de la sponsori, servicii de publicitate cum i faci reclam, print, on-line, text,
fotografii, TV, radio etc. -)
De la sponsori, echipamente sportive i montane. Tot ce ine de reclam, promovare: imprimate, mediul on-line.
d) Logistic (ce costuri i mijloace implic deplasrile pentru toate aciunile pe care le derulezi tu i toi cei
implicai: de exemplu, ca s cumperi ap, trebuie s ai main, ca s mergi de X ori la instituia Y ai nevoie de
main sau mergi pe jos, sau cu autobuzul. Ca s ai punct mobil de hidratare, ai nevoie de un voluntar cu biciclet
sau de main sau de ATV etc.). Poate o defalcare, minim?
Defalcarea reprezinta bugetul unui eveniment. Acest lucru fiind confidential din doua motive:
- realizarea lui este skill- ul tau ca organizator (unde aloci mai multi bani, ce poti obtine pe sponsorizare etc)
- costurile efective contin si sume negociate preferential de la anumiti furnizori, sume care sunt confidentiale.
Cheltuieli concrete, n bani (sume relative. Am lsat i unde nu apar sume, pentru a se contientiza elementele generatoare
de costuri, chiar dac organizatorul le rezolv apelnd la colegi, amici, prieteni, parteneri, rude):
- combustibil: ntre 100 i 300 euro.
- fluide pentru punctele de hidratare: provine de la sponsori.
- alimente pentru punctele de alimentare:
2-3 euro/concurent, la care trebuie adugai i voluntarii,
partenerii prezeni la faa locului.
- pasta party: aprox. 2 euro/concurent.
- promovare print: aprox. 300 euro/event.
- ntreinere site: -- comisioane transferuri bancare: 0,5 euro/pax.
- Echip fotograf/video, unde se aplic: 400 euro/event.
- materiale pentru marcarea traseelor, pentru organizarea zonei de tranziie: 100-200 euro/event,
- numerele de concurs, acele de siguran / sistemul de prindere al acestora: 100-200 euro/event,
- medalii de finisher, diplome printate, nurul pentru medalii i chestii d-astea notate mai jos ca nimicuri, lista fiind departe
de a fi complet: 500-600 euro
- Tricourile din kitul de participare:
1 buc tricou, inclusiv imprimarea acestuia:
5 euro/bumbac, 10-15 euro/tehnic.
- Toalete ecologice: aprox. 200-300 euro/event.
- Cipul de cronometrare: 2-3 euro/bucata.
- Premii n bani: aici chiar e relativ i nu am trecut nimic pn la urm.
Concluzionnd puin:
Materialele folosite, absolut necesare, sunt foarte multe. Cteva nimicuri:
* ecusoane,
* veste reflectorizante,
* pahare/farfurii din plastic,
* fluiere,
* elastic/ace de siguran,
* panglica pentru medalii,
* spray de marcat,
* hrtie,
* tu,
* imprimant,
* laptop-uri sau computere,
* prelungitoare,

* diverse unelte,
* markere,
* instrumente de scris,
* capse, agrafe de birou,
* dosare, folii,
* laminri,
* .a.m.d.
Cantitile sunt mari, costurile se adun i devin foarte nsemnate n procesul de organizare, chiar dac exist resturi care se
pot folosi i la un eveniment ulterior. E vorba de consumabile pn la urm .
Cum i alegi, verifici, colarizezi voluntarii? Cum i fidelizezi?
Incercam la fiecare eveniment sa le oferim voluntarilor un cadou pentru munca lor.
Noi suntem 50 de oameni care activm continuu pe acest segment, deci suntem oarecum acoperii. Sunt cazuri in care unii
dintre cei 50 nu pot ajunge si atunci apelam la prieteni/cunoscuti. N-am avut probleme mari cu voluntarii. Facem si un soi de
scolarizare in saptamana dinaintea concursului, este mai degraba o formalitate pentru a le aduce aminte ce trebuie sa faca.
Nu avem cum si de ce sa facem program de fidelizare. De obicei ne platim transport si mancare si renuntam la zile de
concediu pt asta. Ce facem noi este 100% voluntariat si n-avem cu ce motiva oamenii. Ei sunt motivati prin faptul ca participa
la cea mai tare chestie organizata de asociaie :).
De cte ori ai ieit financiar pe minus? Cum ai acoperit diferena i n ct timp? (de exemplu, ai mai organizat un
concurs unde ai mrit taxa de participare sau ai pus la vnzare din produsele rmase sau .... etc.)
De cele mai multe ori am iesit aproape de zero. Insa daca luam in calcul timpul si bani investiti personal de cei implicate
(telefoane, drumuri, timp), bani care nu sunt de multe ori trecuti la cheltuieli , am iesi aproape mereu pe minus. Bani nu prea
se recupereaza, ii treci la pierderi si speri sa calculezi mai bine data viitoare.
Cel mai mare minus a fost cel de la prima editie unde am pus de la noi 3.000 lei (n urm cu 3 -4 ani). Banii au fost recuperati
abia anul asta pentru ca am tratat mai serios varianta de fund raising prin 2%. In rest au fost diferente de sute de lei pentru
ca au aparut cheltuieli neprevazute, acestea s-au acoperit din cotizatiile noastre (5 lei/luna).
i taxele noastre de participare vor ncepe s creasc, cci ne vom raporta la celelalte competiii desfurate n ar.
De cte ori ai ieit financiar pe plus i cu ct? Ce ai fcut cu banii respectivi (de exemplu: i investeti n urmtorul
concurs, i recompensezi pe voluntari, ajui pe cineva etc.)
Un pic haios s vorbim de spre profit. Nu neg c e posibil la unele concursuri .... dar nu tiu care dintre organizatorii mici
chiar face un profit din asta. Cred c mai e ceva de muncit n Romnia, pentru asta. Deocamdat noi nu alergm dup profit,
dar ar fi ideal s ne acoperim toate costurile, s ieim mcar pe zero la final. De regul d cu minus.
Cand am iesit pe plus am investit deobicei in lucruri legate de logistica. Ex: poarta gomflabila.
N-am iesit pe plus niciodata si nici nu vrem asta. Tot ce se strange tot pentru concurs cheltuim. In afara de tricoul imprimat
oferit gratuit voluntarilor (cu exceptia editiei I cand si-au platit tricourile ) nu ramane nimic la asociaie.
O singura data am iesit pe plus, o parte din suma a fost alocata pentru cumpararea unor lucruri necesare pentru concursuri
(mese de plastic, sonorizare, tricouri voluntari) si o parte pentru petrecerea de dupa concurs cu toti voluntarii. Care este
motivaia ta, pe termen lung, de ce organizezi acest concurs?
Imi place sa ma implic la dezvoltarea acestui sport.
La fiecare ediie m stresez ct pentru un an, dar zmbetul primului sosit nu se compar cu nimic. Imi place si ma simt mult
mai eficienta in lumea asta. As da oricand ingineria pe organizarea de concursuri, dar lumea in care traim nu permite asta
:).
Cte concursuri crezi c vei mai organiza?
Cat mai multe, cate o sa-mi permita viata personala :). Stiu ca e un raspuns foarte vag (cei din club fac bascalie de mine ca
nu-i exclus sa fiu la standul de inscrieri 7500 cu burta la gura sau cu juniorul in brate la un moment dat).
Nici unul suplimentar. Dect s organizez 7 concursri slabe, mai bine 2, dar bune, pe care le mbuntesc i le dezvolt n
fiecare an.
Dup fiecare spun c renun. Dup o lun uit, i rencep. Care este dorina ta, ca organizator, vis-a-vis de orice aspect
al unui concurs organizat de tine?
Sa ofer o experienta cat mai placuta concurentilor.
Sa traiesc si eu sa prind editia aia in care o sa avem totul gata la timp conform planului.
S ias totul bine, s fie mulumit lumea i concursul nostru s fie recunoscut ca unul bine organizat.
Un mesaj pentru participanii la concursurile organizate de tine?
Sa aleaga concursurile care le plac. Nu are rost sa participi decat la cele care intradevar merita.
Sa nu renunte la miscare si sa-i starneasca si pe cei din jur sa alerge/inoate/ pedaleze...
V ateptm cu braele deschise la noile ediii, mai pregtii i cu mai mult voie bun. NU uitai c, nainte de a termina o
curs, cel mai important e s v simii bine. Cea mai mare realizare, legat de activitatea ta ca organizator?
Strangerea a peste 27.000 euro la un eveniment de alergare.

Faptul c am dovedit c se poate.

Se vorbete peste tot de aceast curs i toat lumea care are tangen cu acest tip de competiii l consider o piatr de
ncercare.
Cea mai mare frustrare? Sunt multe piedici la organizarea unui eveniment. Dar daca ar fi sa te opresti din cauza lor,
nimeni nu ar mai face nimic.
Faptul ca oamenii din jurul meu care se implic merit mai mult i nu pot s le mulumesc suficient.
Niciodat nu este totul 100% sigur , chiar dac ai verificat de o mie de ori .... cnd lucrezi cu altul i nu depinde numai de
tine. Firele albe pe care mi le scoate neseriozitatea unora.
Consideri c ai greit n trecut i poi evita erorile respective? Poi descrie puin contextul i msurile luate?
Da toti avem greseli, dar faptul ca de la tine sau de la alti concurenti primesc feedback pozitiv sau negativ ma ajuta enorm.
Da, am greit de cteva ori din cauz c am luat de bun experiena montan a fiecrui concurent n parte. Pe viitor vom
selecta participanii, pentru c Marathon 7500 nu este un concurs oarecare, ci este un concurs la care trebuie s te
pregteti psihic i fizic din timp, un concurs unde trebuie s cunoti noiuni elementare de mers prin natur, pe potec
turistic, pe marcaj turistic, de aproximare obiectiv a distanelor i a timpilor de parcurgere. Din aceste motive, am pus n
pericol voluntarii notri, pentru c am tratat participantul ca pe un client, iar voluntarul a cam fost lsat pe locul doi.
Niciodata n-avem clasamentul corect/complet i la timp. Anul acesta o sa fac soul meu o aplicaie web care o s ne ajute
cu timpii intermediari i cei finali.
La fiecare eveniment inveti ceva nou. Un exemplu ar fi la VeloCompass unde intr-un an s-a furat un post (un dispozitiv
electronic) si in anul urmator am pus si un system de back-up.
Ce caliti, resurse i conexiuni/contacte ar trebui s aib un organizator?
O echip bun lng el, de ndejde.
Pasiune. Muli prieteni buni. S fie activ nativ.
Rbdare. Perseveren pn la a-i dispera pe cei din jur, a.. s fie totul structurat, ct se poate de exact. Contactele ar fi
eseniale, dar dac nu le ai, gseti soluii, ceea ce consum mai multe resurse (de timp, de energie, uneori i pecuniare, i
creezi obligaii, uneori contacte pentru viitor).
Te consideri un organizator profesionist? Dac da, de ce? Dac nu, de ce?
As spune da, doar din prisma numarului de evenimente pe care le-am organizat.
Da, din prisma faptului c toate competiiile noastre au ieit foarte bine, fr mari incidente.
Avand in vedere ca nu fac doar asta si nu traiesc din asta, raspunsul e nu. Cred ca nu e nimeni in Romania deocamdata.
Dar cred ca am organizat niste concursuri foarte bune si ca in fiecare an am venit si am invatat ceva nou.
Cum vezi rolul participanilor n aceast activitate? Te afecteaz/influeneaz n vreun fel criticile / laudele lor?
Criticile sau laudele ma ajuta tot timpul. Chiar dac la nceput uram criticile (te-am urt o perioad, sorry c spun asta).
Participanti sunt intr-un fel sau altul clientul oricarui eveniment. Este normal sa iei in calcul feedback-ul primit. Insa de
fiecare data trebuie sa iei in calcul opinia generala, pentru ca nu poti modifica un concurs doar pentru ca 1% din participani
nu sunt de acord cu un lucru in defavoarea celorlalti 99% care apreciaza acel lucru.
Tot timpul ne-am dorit feedback de la participanti si poate ar fi bine ca noi, organizatorii, sa insistam mai mult pe asta.
Feed-back-ul e vital pentru orice furnizor. Cine ignor sau se supr pe feed-back negativ, nu se cheam c-i pas i nu
dorete s mbunteasc. n Romnia nu mai merge pe principiul las c merge oricum i asta nu pricep muli furnizori.
Sper s implementez un formular de feed-back mai aprofundat n curnd. Asta nseamn timp.
Participantul este cel mai important, pentru c pentru el organizm. Dar trebuie s existe un respect reciproc ntre
participant-voluntar-organizator. Sunt nc afectat de anumite critici, mai ales dac vin de la oameni pe care nu-i cunosc. E
foarte uor s critici din faa calculatorului i s ncerci s strici imaginea organizrii. i eu critic, dar ncerc s rmn
obiectiv.
Feedbackul si sugestiile participantilor au foarte mare importanta si ne place sa stam de vorba cu ei despre concurs. Te-ai
gndit s obii un feed-back dup fiecare concurs, prin implementarea unui formular de feed-back pe site, pe care
s-l poat completa orice participant?
La majoritatea evenimentelor organizate am realizat formulare de feedback. Le citim, le discutm i vedem ce putem
schimba spre bine.
Avem sectiunea de forum pe site si i-am rugat sa completeze acolo. Ar trebui s insistm pe partea asta.
Urmrim diverse postri pe FB, bloguri, forumuri i cutm meniunile negative n primul rnd. Dar recunosc c abia de
curnd am realizat ct ne ajut acest lucru, dac vreau s continui. Orice mare artist, actor, manager etc. , care se respect,
vrea s afle ce nu a plcut publicului, pentru a nu mai repeta erorile. Acum mi se pare normal.
A se revedea aici o postare mai veche, cu o sugestie de formular de feed-back pentru organizatori
Ct de costa n bani acelai eveniment organizat n 2009 vs. 2012? Poi prevedea ct te va costa n bani acelai
eveniment organizat n 2013?
Dublu sau mai mult, pentru 2013 estimez 47-60.000 RON.
Costurile nu s-au marit considerabil. Nu cred c costurile se vor schimba foarte mult pentru 2013. Ce se schimb, e numrul
de concursuri, care are un impact asupra numrului de sponsori i a numrului de concureni.
2009 - 15.000 RON,

2012 - 25.000 RON.

Pentru 2013 estimez 30.000 RON.
Aproape c s-a dublat suma alocat organizrii, chiar dac fondul de premiere nu s-a majorat, iar taxa de participare a
crescut destul de puin. Au aprut ns foarte multe cheltuieli neprevzute, ca urmare a furnizorilor care nu au dat dovad de
seriozitate.
Ce relevan are numrul de participani venii la start?
Comenzile se fac pentru tricouri si celelalte produse conform numarului de participanti.
Poate cea mai mare.
Numarul de participanti care iau startul se stie din timp la noi pentru ca este o cursa la care nu poti sa participi spontan.
Suntem pregatiti pentru variatii de +/-10% si asta nu ne influenteaza foarte mult in organizare.
Are o oarecare relevan. Una este un concurs cu 30 de participani i alta cu 200. Sunt multe calcule n culise, care in de
organizare i nr. de participani.
Cum te-ar influena o cretere cu 10% a numrului de participani?
Ar fii ok dar cu inscriere on-line sa nu avem discutii, si taxa platita.
Depinde foarte mult de traseu si de posibilitatile de organizare.
Financiar, NU foarte mult, doar ca imagine. Numr crescut de participani nseamn o competiie din ce n ce mai bine
vzut, dar implic costuri mai mari i o infrastructur mai bun.
Te-ar influena o scdere cu 10% a numrului de participani? Dac da, cum?
Nu, noi facem si pentru 50 persoane, dar si pentru 500. Condiia e s tim pe unde ne aflm, pentru planificarea costurilor.
Problema majora este pentru produsele care se comanda din timp (medalii, produs-amintire etc.) Daca vin cu 10% mai
putini ramai cu produsele alea pe stoc si implicit ca pierdere.
Probabil ca o scadere a numarului de participant iti da peste cap anumite planuri si poti ramane cu o gaura mai mare in
buget.
Da, i financiar, i ca imagine, este un risc asumat. Starea vremii, respectiv prognoza meteo joac un rol important care
poate determina un procent major de neprezentare la start.
Prerea ta despre concursurile care nu percep tax de participare (gratuite)? Dac tu te numeri printre cei care
percep tax de participare, cum i poi explica existena unor concursuri care nu percep o tax de participare?
Nu mi se pare corect fara taxa, trebuie sa ai o taxa, este un instrument de responsabilizare.
La fel cum fiecare participant are dreptul sa aleaga si fiecare organizator are dreptul sa faca evenimentul cum isi doreste. In
cazul in care nu ai o sustinere puternica din parte unui sponsor mare, nu cred ca este ceva sustenabil pe termen lung.
Nu putem renunta la taxa de inscriere. Ar trebui sponsorizari constante si nu foarte mici pentru a ne putea permite asta. Pe
langa asta exista riscul ca asa sa atragem persoane care nu sunt neaparat pregatite pentru o astfel de experienta.
Cred ca varianta fara taxa de participare ar functiona foarte bine pentru cursele de popularizare in masa. Noi nc n-am
ajuns la inscrierea gratuit, dar cred ca ar fi benefica, cel putin pentru localnicii care particip. NU cred c ar trebui s
existe competiii fr tax de nscriere. Orict de mic, trebuie s fie. Poate depinde i de specific, nu tiu. De pild,
Marathon 7500 sau o alt curs montan dificil: Dac nu pui tax de nscriere, se modific targetul de participani pentru
care o organizezi, n astfel de cazuri. Pe lng cei care alearg pe munte de mai muli ani, vor veni la start i muli care nu au
experiena montan necesar. i pe munte, de multe ori, este vorba de raportul via-moarte sau daune fizice pe via.
Am o parere foarte buna si ma bucur ca exista astfel de concursuri, am si participat la cateva (crosul 15 noiembrie din
Brasov). Dar nu se preteaz la orice tip de concurs, mai degrab la cele mai uurele, mai de ncurajare, nicidecum la
cele din categoria montane, de anduran, mai profi.

DIVERSE puse de-o parte:

Serviciile de cronometrare cu sistemele profesionale (cipuri) sunt unul dintre cele mai mari costuri ale concursului
(aproximativ 3 euro/concurent) asta inseamna ca rezultatele vor fi la secunda si vor fi afisate la fata locului si a doua zi pe
site, aa cum i concurenii i doresc.
Sonorizarea este, de asemenea foarte importanta si costisitoare, uneori se mai adaug i un moderator care are rolul de a
asigura atmosfera ntregului eveniment i care chiar face diferena, dup cum bine se observ la puinele concursuri care au
aa ceva.
Gardurile de imprejmuire a zonei sunt mereu un chin la manipulare din cauza greutatii lor.
Marcarea traseelor se realizeaz cel mai sigur cu o zi sau doua inainte de ctre echipa organizatorica (deci zi libera de la
munca, uneori chiar fr plat).
Muli dintre cei implicai i iau zile libere, pltite sau nepltite, de la locul de munc unde lucreaz n mod normal.
(aici sunt CONCLUZIILE mele)

ankaberger.blogspot.ro

http://ankaberger.blogspot.ro/2013/03/hai-frate-sa-organizam-si-noi-un_416.html

Hai frate s organizm i noi un concurs! - CONCLUZII

CLICK AICI pentru a citi materialul de la nceput
NCHEIERE (a mea) - materialul se poate citi AICI .
Una dintre declaraiile cele mai charmante pe care le-am citit de la organizatorii care au dorit s contribuie la acest material
destul de complex merit s deschid capitolul de concluzii:
Nu suntem profesionisti in organizarea de concursuri sportive, dar punem suflet si ne dam tot interesul ca oamenii
sa se simta bine la concursurile noastre. Nu suntem super organizati si fiecare ajuta cum/cat poate. E obositor, e
mult, am invatat multe, ne asumam riscuri foarte mari, dar continuam. Trebuie sa schimbam oamenii. Oricine face
sport gandeste mai limpede, este mai relaxat si mai concentrat pe propria dezvoltare. Speram ca suntem MAD
(Make a Diference) enough s-o tinem asa pana la editia 100 :).
De ce o consider charmant?
n primul rnd, pentru c vine din partea unui organizator al crui eveniment, n aprilie 2012, a fost perfect organizat, dei
aflat la prima ediie.
n al doilea rnd pentru c este, cu siguran, sincer.
Pentru c transpir de entuziasm, transparen i determinare, pentru c i asum din start un fel de dac ceva nu a mers,
noi suntem de vin, nu starea vremii, nu furnizorul, nu participantul sau la de a furat banda de marcaj din pdure. i noi
suntem oameni, greim, nvm din mers, ne cerem scuze, dar continum fr a repeta greelile. Iar dac greelile cost,
ne cost pe noi, nu pe participani.
Eu aa interpretez acest paragraf, desigur c n contextul de ansamblu al rspunsurilor pe care Teodora Bucuea de la
CPNT a avut amabilitatea s mi le dea i pentru care i mulumesc.
Din pcate, pe parcursul colectrii de informaii m-am lovit de reticen, de ironie, de las c merge i-aa, de ceea ce eu
numesc dusul cu preul, de eschivare i rspunsuri date n doi peri, valori de genul puin, mult.
Nu c nu m-a fi ateptat. Totui am sperat ca aceste abordri s nu vin i din partea unora care chiar ar avea ceva de
spus n lumea asta a concursurilor organizate de persoane private/fizice/asociaii sau cluburi pornite din iniiativ privat,
fr amestecul statului. Sau poate c eu m-am nelat, i c acetia de fapt conteaz cel mai puin pe lunga list a
organizatorilor. Poate c cei care vor avea ceva de spus n acest domeniu abia se formeaz acum i ultimii 10 ani nici nu
conteaz de fapt. Timpul le va rezolva pe toate . Interesant a fost s remarc, la acest final, c exact organizatorii cei mai
discutai i controversai n culise au refuzat s trateze demersul cu un minim interes, trezindu-m chiar i cu o replic de
genul: Eu nici nu am neles chestionarul i nici nu am timp d-astea, mi-ar lua 2-3 ore s rspund la tot ce este acolo. Dac
vrei, stm de vorb. (Asta dup ce m asigurase c Da, sigur, cum s nu, cu plcere!).
Am ales s nu stm de vorb i pentru c ar fi nsemnat mai mult de 2-3 ore, n timpul unei discuii aprnd permanent noi
aspecte, noi lmuriri, noi dezvoltri i analize. Dac vroiam s finalizez un material de acest gen, abordnd organizatori din
toate colurile Romniei, aveam nevoie de un chestionar-cadru i de rspunsuri clare, la obiect, complete. Aa am procedat.
M-am rezumat la puinii care au rspuns n scris, lista rmnnd deschis, desigur, ori crui doritor i de aici nainte. Vorbele
vorbite nu sunt de ajutor n astfel de documentri, fiind mult prea volatile i neputnd fi vreodat probate, dnd i natere
la eventuale interpretri nedorite.
Cei care pn la urm au acordat atenie chestionarului i au considerat c demersul este util, i-au rupt din timpul lor i n
proporie de 99% au dovedit aceeai seriozitate, meticulozitate i dragoste pentru detalii care respir i din concursurile lor
sau la a cror organizare pun i ei umrul.
Pe lista mea de organizatori se mai aflau cel puin patru-cinci dintre cei cunoscui, pe care ns nu i-am abordat, pentru a nu
m lovi de refuzuri date ca urmare a faptului c materialele scrise de mine n ultimii trei ani nu le-au ludat evenimentele. Alii
pur i simplu nu sunt interesai. Aa c short list-ul cu care am lucrat ofer doar un fragment al ntregului, dar eu consider
c informaiile sunt relevante n direcia pe care am pornit acest material.
Din multe rspunsuri rezult determinarea lor, pozitiva ncpnare de a rzbi prin labirintul birocratic. Oamenii care au
vena, energia, tria, rbdarea i tolerana de a face fa reprezentanilor autoritilor romne sunt oameni care au abilitatea
de a construi lucruri durabile i, dup ce au reuit o dat, parial pot nelege de ce vor s mai ncerce din nou i din nou.
Felul n care statul romn, prin reprezentanii si, nelege s nu respecte ceteanul i instituia privat, este n sine un
studiu de caz extrem de complicat i consumator de resurse i eu personal am experimentat i experimentez nc astfel de
situaii. Avem un minister al turismului care rspunde peste 2 luni sau deloc, avem un minister al mediului care nu rspunde
de 6 luni, un minister de interne care nu rspunde nici el de vreo lun de zile, o secie de poliie care n 2 ani nu a rspuns
niciodat la o sesizare de vtmare, o alt secie de poliie care nu a rspuns niciodat la o sesizare de furt biciclet petrecut
n 2009, mai nou un minister al tineretului i sporturilor inexistent n mediul on-line i care nici nu reacioneaz n nici un
mod, o slab comunicare din partea Comitetului Olimpic Romn .... nelegi ce vreau s spun, nu? Pltim un aparat
birocratic care pur i simplu ne persifleaz. Pentru a trece peste aceast persiflare, ai nevoie de mult din acel ceva, dac

vrei s ajungi la un rezultat final. i oamenii acetia au acel ceva.

M-am adresat organizatorilor de competiii
mountain bike,
nataie,
triatlon,
alergare urban i
alergare montan,
fiind discipline din directa mea sfer de interes i la care particip din 2005, n fiecare an.
La final, i-am ntrebat (ca feed-back :-)), ce prere au de chestionar i de materialul ieit. M bucur c am primit aprecierilor
lor! Nici unul nu a dorit s fie nom inalizat, chiar dac din material i mai poi da seama despre cine este vorba, n linii mari
(nu aveam cum s evit, pentru relevana afirmaiilor). Unul dintre ei mi-a spus:
Cred ca noutatea si lungimea acestui chestionar a facut ca multi sa-l priveasaca mai reticient la inceput si sa nu-i
acorde suficient timp sau sa-l ignore - dar este bine facut si e bine ca e detaliat. Noi ne bucuram ca am ajutat cu
aceste informatii si sper ca in timp sa trimita si alti organizatori raspunsurile la el.
M-a fi bucurat de o participare mai numeroas, dar ... pentru un nceput, e mai mult dect a fi putut realiza la acest
moment.
P.S.
Civa dintre cei care au spus DA, dar pn la urm s-au dat mult prea ocupai i impor tani pentru a participa la acest
demers, se numr printre cei care con tribuie cu mult srg la comercializarea spiritului de competiie sportiv, care nu
renun la conceptul lor indiferent de costurile pe care doritorii de micare ar trebui s le suporte pentru a participa. Unii nu
doresc s se adreseze iubitorilor de micare n aer liber i celor care caut s adopte un alt stil de via, ci se adreseaz
anumitor segmente de public. Segmente care, ntmpltor sau nu, trebuie s fie potente financiar, altfel nu vor putea accesa
competiiile respective. Dar acesta este un capitol cu totul separat i peste civa ani lucrurile vor fi mai limpezi pentru toat
lumea. Organizatorii se vor detaa i ei n cel puin dou direcii diferite, deocamdat multe interese de ordin comercial, de
capital de imagine, de acaparare a unui anumit segment fiind mai mult sau mai puin ascunse sub declaraii bine gndite cu
impact precis asupra psihicului colectiv. Dac e vorba de spirit capitalist sau de manipulare .... este greu , dac nu aproape
imposibil de dovedit. Pn la urm, clientul alege i se bucur de iluzia libertii de a alege.
***