Modul II ROLUL MANAGEMENTULUI PROIECTELOR IN DEZVOLTAREA AGENTULUI ECONOMIC POPA ANDREI- AN I POSTLICEALA Indiferent de slujb, ndeplinim o mulime de sarcini

n fiecare zi: pregtim un memoriu, conducem o reuniune, imaginm o companie de vnzri, ne mutm ntr-un birou nou. Sau poate ziua de lucru este mai mult aa: s usurm accesul la sistemul informaional, s dezvoltm o tem de cercetare n laborator sau s mbuntim imaginea public a organizaiei. Nu toate aceste sarcini sunt proiecte dar care anume este proiect? Definitia proiectului Mare sau mic, un proiect a avut ntotdeauna urmtoarele componente: 1. Rezultate specifice: Produse sau rezultate. 2. Specificarea datelor de debut i de ncheiere: Datele cnd ncep i cnd se termin activitile proiectului. 3.Stabilirea bugetelor: Necesarul de oameni, fonduri, echipamente, faciliti i informaii. Figura 1.1 arat c fiecare element le influeneaz pe celelalte dou. Extinderea rezultatelor dorite poate necesita mai mult timp (o ntrziere a datei de finalizare) sau mai multe resurse. Avansarea termenului final poate determina o diminuare a rezultatelor sau o cretere a cheltuielilor (depirea bugetului prevzut) prin plata orelor suplimentare pentru personalul proiectului. Din perspectiva acestor trei pri de definiie, n cadrul proiectelor v ndeplinii sarcinile pentru a ajunge la rezultatele dorite ncadrndu-v n timpul i resursele disponibile. Fig. 1.1. Pentru fiecare proiect se definesc cele trei elemente eseniale. Produse Ieiri, rezultate

Programare Data debutului i a ncheierii

Resurse Oameni, fonduri, echipament, faciliti, informaii

O a patra carcateristic este legat de caracterul de unicat al proiectelor. Fiecare proiect are trsturi care l fac unic i din acest punct de vedere fiecare proiect trebuie s fie abordat separat i individual. Exist o gam larg de proiecte din punct de vedere al formelor i mrimilor. Exemplu Proiectele pot fi mari sau mici.
1

 Instalarea unei noi linii de metrou, sau o central electric care cost peste 1 miliard euro i dureaz 10 pn la 15 ani pentru a fi pus n funciune, reprezint un proiect mare; Pregtirea unui raport privind valoarea vnzrilor lunare, lucrare care v poate lua doar o zi, este un proiect mic. Proiectele pot implica mai muli oameni sau doar pe dumneavoastr. Pregtirea celor 1000 de membri ai personalului din organizaie pentru introducerea unui nou program informatic este un proiect; Rearanjarea mobilei i echipamentului din birou este un proiect. Proiectele pot fi planificate formal sau informal. Unele proiecte sunt incluse n planul anual al organizaiei necesitnd aprobarea formal a activitilor realizate, a persoanelor desemnate i a resurselor consumate. Altele sunt atribuite n cursul unei conversaii, fr a se meniona bugetul sau personalul adiional; se ateapt ca cel desemnat s fac tot ce este necesar pentru realizarea proiectului, urmnd un comprtament raional. Proiectele pot fi monitorizate n mod formal sau informal. Pentru anumite proiecte, fiecare or consumat este nregistrat n tabelul de timp i fiecare leu cheltuit este identificat separat n sistemul contabil al organizaiei. Pentru altele nu se pstreaz nregistrarea orelor consumate iar cheltuielile sunt considerate ca parte a bugetului organizaiei. Proiectele pot fi realizate pentru clieni sau ordonatori din interiorul sau exteriorul organizaiei. Repararea echipamentului pe care compania l-a vndut unui client este un proiect. Scrierea unui articol pentru ziarul intern al organizaiei este un proiect. Proiectele pot fi definite printr-un contract legal sau nelegere informal.

Un contract semnat ntre dou pri prin care se stabilesc detaliile privind construirea

unei case, definete un proiect. O promisiune informal privind instalarea unui nou pachet soft pe computerul colegului definete un proiect. Proiectele pot fi legate de afaceri sau sunt personale. Conducerea adunrii generale a organizaiei voastre este un proiect. Organizarea unei cine pentru 15 persoane este un proiect personal. Nu conteaz care sunt caracteristicile proiectului, acesta se definete prin cele trei elemente: rezultate, datele de nceput i sfrit i resursele necesare. Informaiile necesare pentru a planifica i conduce proiectul sunt aceleai chiar dac mijloacele i timpul necesar pot fi diferite. Cu ct

planificai i conducei proiectul mai mult i mai implicat, cu att succesul proiectului este mai probabil. Termeni confundai adesea cu proiectul Doi ali termeni sunt adesea confundai cu termenul proiect. Un proces sau procedur (mai rar) reprezint o serie de pai cu o funcie particular, ndeplinii n mod curent. Procesul de achiziii, adoptarea deciziilor ordonanarea plilor sunt exemple. Procesul definete maniera cum se realizeaz funciile particulare de fiecare dat. Procesele, ca activitatea realizat pentru a cumpra materialele necesare, pot fi pri ale proiectelor. Un program reprezint sarcini realizate pentru a ndeplini o serie lung de obiective. Programul de cunoatere a strii de sntate a populaiei sau Programul Naional de Dezvoltare Rural sunt exemple. Programele ajung rar s i ating obiectivele n totalitate dar se pot realiza proiecte care s vizeze rezultate specifice legate de obiectivele programului (cum ar fi msura care vizeaz gospodriile de semisubzisten). n acest caz, un program conine mai multe proiecte.
Definirea managementului proiectelor

Managementul proiectelor este procesul de ghidare a proiectului nc de la nceputul realizrii sale i pn la finalizare. Gestiunea proiectului include patru procese de baz: Planificarea specificarea rezultatelor la care trebuie s ajungem; determinarea desfurtorului n timp; estimarea resurselor necesare. Organizarea definirea rolului i a responsabilitilor persoanelor implicate. reconfirmarea sarcinilor repartizate oamenilor; monitorizarea activitilor de ndeplinit i a rezultatelor obinute; rezolvarea problemelor ntlnite; repartizarea informaiilor persoanelor interesate. Comunicare - transmiterea, recepionarea, coninutul i forma mesajului sunt importante aici. Cnd informaiile despre proiect sunt exacte, complete i distribuite celor care au nevoie de ele, ansele de succes ale proiectului cresc foarte mult. Cnd informaiile sunt vagi, incomplete sau nu sunt partajate, se reduc ansele de succes ale proiectului.
3

Monitorizare

Detaliile dau dificultile sarcinilor

Proiectele sunt temporare i sunt create pentru a ajunge la rezultate specifice, cnd acestea sunt atinse, proiectul se finalizeaz. Natura temporar a proiectelor determin cteva provocri precum:

Privind sarcinile: se cere s se accepte un proiect nou care se adaug, nu nlocuiete

sarcinile existente. Sarcina odat acceptat este asumat chiar dac nu este evaluat impactul noii sarcini asupra muncii n desfurare. Cnd intervin conflicte n nevoile de timp, lipsesc sau sunt inadecvate metodele de rezolvare.

Oamenii nu au lucrat mpreun: inclusiv n proiecte mici, este necesar s ajutm

echipa. La eforturi mari, noi membrii pot ntregi echipa proiectului. Cu toate acestea, unii din oamenii implicai nu au mai lucrat mpreun, ar putea chiar s nu se cunoasc, ceea ce poate frna derularea proiectului pentru c membrii echipei pot: -

comunica i lucra n maniere diferite; folosi proceduri diferite pentru realizarea aceleiai activiti; s nu fi avut timp s capete respect mutual i ncredere reciproc.

Lipsa autoritii directe: n multe proiecte, ntre managerul de proiect i membrii

echipei nu exist autoritate direct, nu se pot folosi cele mai comune recompense: creterile de salariu, aprecierea performanelor, promovarea n munc pentru a ncuraja performana.
VIAA I DURATA PROIECTULUI

Conform figurii 1.2 fiecare proiect, mare sau mic, trece prin 5 faze: - Concepere
-

se nate ideea de proiect, se doresc rezultatele; se formeaz echipa; se ndeplinesc sarcinile;

- Planificare, Definire se dezvolt planul proiectului; Organizare, Start - Realizare

- Finalizare, ncheiere proiectul se finalizeaz; Pentru proiectele mici, procesul poate dura cteva zile iar pentru proiectele mari mai muli ani. Proiect simplu sau complex, procesul este la fel. Figura 1.2 Fazele proiectului

Concepere (Idee) Planificare (Plan) Organizare (Echip) Realizare (Activiti) Finalizare (nchidere)
4