Modulul 6 Prezentare

Prezentarea PowerPoint
PowerPoint este un pachet complet dedicat prezentarilor grafice ce poate fi utilizat atunci cnd nu se dispune de un echipament electronic, a diapozitivelor de 35mm sau atunci cnd nu exista suficient timp pentru a face poze de nalta fidelitate pentru prezentarea dorita. Componenta a pachetului Microsoft Office, PowerPoint se foloseste n prezentarea profesionala a ofertelor unor firme sau crearea de diapozitive de 35mm, pelicula fotografica si / sau pe ecranul unui calculator pentru o reuniune de vnzari, de exemplu. Cu PowerPoint se pot realiza urmatoarele: crearea rapidaa puternice prezentari pe folii transparente, hrtie, diapozitive de 35mm, pelicula fotografica sau direct pe ecranul calculatorului; aplicarea de cunostiinte dobndite prin nvatarea Microsoft Word sau Microsoft Excel; crearea rapida a propriei prezentari folosind Quick Preview; folosirea de materiale deja create n alt produs Microsoft, cum ar fi Microsoft Word si Microsoft Excel; Imbinarea propriei prezentari cu note pentru public (Handouts si Speacker's Notes), folosirea de elemente multimedia (sunet, elemente de animatie, efecte grafice, etc..)

Creare, salvare, nchiderea si deschiderea prezentarilor si diapozitivelor

Pentru a lucra cu aplicatia PowerPoint trebuie avute n vedere gestionarea unei prezentari, crearea unei noi prezentari, deschiderea unei deja existente si salvarea modificarilor aduse prezentarii. Pentru a deschide aplicatia PowerPoint eista mai multe posibilitati:

Crearea unei prezentari noi si salvarea acesteia O prezentare noua se poate deschide prin optiunea New din meniul File iar o prezentare existenta cu ajutorul comenzii Open din meniul File

Modulul 6 Prezentare
n momentul n care s-a deschis aplicatia PowerPoint, aceasta va afisa o caseta de dialog n care vor fi prezentate primele optiuni pe baza carora se va alcatui PowerPoint ofera posibilitatea de a alege modul de prezentare (Blank presentation, Design Template - sablon), de a apela la formate deja realizate care doar vor fi personalizate (AutoContent Wizard) sau de a deschide o prezentare deja existenta. Utilizatorul poate renunta la aparitia automata a acestei casute de interogare cnd PowerPoint ruleaza. .

prezentarea.

AutoContent Wizard ajuta la crearea unei prezentari plecnd de la o macheta. Aplicatia pune ntrebari despre continutul prezentarii, si pe baza raspunsurilor creaza o macheta.

Template creaza o prezentare cu ajutorul unui sablon.

Modulul 6 Prezentare
Se specifica optiunile pentru originalul diapozitivului si se folosesc temele sugerate pentru o prezentare Denumirile din Presentation pot fi prezentate n Large Icons, List sau Details. Se executa clic pe butonul corespunzator din caseta Se selecteaza macheta utilizata de dialog indicat n figura. La pentru primul diapozitiv si apoi se selectare n caseta Preview se executa un clic pe butonul OK vede cum va arata structura respectiva Dupa selectare apasati butonul OK pentru a o aplica n prezentare.

Blank presentation - crearea unei prezentari libere, In acest caz nu sunt utilizate culori, nu exista stiluri sau alte elemente de mbunatatire. Aceasta ofera un control total asupra schemei de culori, machetei si caracteristicile stilurilor n coltul din stnga al barei de stare este indicat numarul diapozitivului curent. Pentru a trece de la un diapozitiv la altul se utilizeaza bara de derulare verticala. Diapozitivul anterior se aduce pe ecran cu butonul Previous Slide iar diapozitivul urmator cu Next Slide.

Bara de derulare

Butonul Previous Slide

Butonul Next Slide

Salvarea unei prezentari PowerPoint salveaza toate componentele prezentarii ntr-un singur fisier. Daca fisierul nu este deja salvat, la deschiderea casetei de dialog File / Save sau File / Save As aplicatia va interoga introducerea numelui prezentarii. Pentru a salva un fisier sub o alta denumire decat cea existenta sau a-l salva la alta adresa pe disc, se va alege File / Save As. Combinatia de taste Ctrl+S va avea ca efect salvari rapide de catre utilizator n timpul construirii prezentarii. Deschiderea unei prezentari existente Aceasta operatie poate fi executata fie direct din casuta d dialog ce apare la e deschiderea aplicatiei PowerPoint prin selectarea optiunii "Open an Existing Presentation", sau prin medoda clasica, selectnd File / Open .

Modulul 6 Prezentare
{nchiderea unei prezentari Pentru a nchide o prezentare existenta, se alege File / Close sau se executa dublu clic n caseta din meniul Control al ferestrei prezentarii Fereastra principala PowerPoint Urmatoarea imagine identifica fiecare parte a unei ferestre PowerPoint care ofera instrumente de formatare a textului, a imaginilor, de desenare direct pe ecran, de accesat programe cum ar fi Word sau Excel.
Bara cu instrumente de formatare bara de titlu Bara cu instrumente standard

Bara cu instrumente de desen

Bara de tascuri

Bare de derulare

Diapozitivul prezentat pe fundal gri se evidentiaza prin zona alba din mijlocul ecranului pentru a avea o vizune de ansamblu asupra spatiului de lucru. Astfel, orice diapozitiv (slide) va putea fi vizualizat pe ecran, indiferent de natura lui (folie transparenta, diapozitiv de 35mm, succesiune de imagini afisate pe ecran). Formatarea barelor de instrumente se face asemanator cu metodele descrise anterior la celelalte aplicatii MS Office, urmand calea Tools / Customize.

Moduri de vizualizare Power Point ofera mai multe moduri de afisare a prezentarilor, fiecare avnd propriul sau scop si avantaje.
Normal view Slide Sorter Slide Show Notes View

Slide View Outline View

Ca forma de prezentare a materialului ce trebuie creat, se poate alege dintre diferitele moduri de vizualizare din meniul View sau puteti alege una din optiunile prezentate mai sus, existente n partea stnga a ferestrei

Modulul 6 Prezentare

1 Slide View - afisarea dispozitivelor individuale n modul Full-Slide ce permite vizualizarea diapozitivelor n detaliu. Este cea mai indicata metoda pentru a obtine o imagine detaliata a fiecarui diapozitiv, fiind util pentru introducerea sau modificarea continutului diapozitivului 2 Outline View- afisarea textului din toate diapozitivele din prezentare permitnd o trecere n revista a continului prezentarii sub forma de conspect. {n coltul din stnga sus al fiecarui titlu apare o pictograma cu diapozitive. Se permite astfel sa se stabileasca urgent ce diapozitive contin obiecte si care contin text 3 Slide Sorter - afisarea unei versiuni reduse a fiecarui diapozitiv de prezentare n ordinea n care apar ofera imaginea de ansamblu asupra aspectului prezentarii si modului n care decurge aceasta. Numarul diapozitivulului apare n coltul din dreapta jis a fiecarui dispozitiv. Se poate modifica ordinea diapozitivelor si copia diapozitive, cu o selectie prealabila. 4 Notes View - afisarea unei versiuni reduse a unui diapozitiv individual n partea superioara a ecranului si notele vorbitorului sub diapozitiv. Permite revederea notelor o data cu diapozitivul 5 Slide Show - afisarea diapozitivelor asa cum apareau ele n timpul prezentarii pe ecran ce utilizeaza ntreaga suprafata de lucru. Tastele PGUP si PgDn se apasa pentru a trece de la un diapozitiv la altul. ESC ncheie afisarea n acest mod. 6 Normal View - permite o vizualizare a tuturor cmpurilor din prezentare.Este tipul de vizualizare cel mai des folosit, fiind util pentru crearea unei imagini de ansamblu asupra ntregii prezentari

Sabloane
Sabloanele de structura (design templates) sunt tot realizate pentru a usura munca utilizatorului Microsoft PowerPoint. deoarece contin scheme color (sau alb - negru) si elemnte constitutive oferite pentru fundal si pozitionare n pagina ale obiectelor unui slide. Nu trebuie facuta confuzia ntre originale (master) si sabloanele de structura deoarece un sablon de structura poate contine un original. Sabloanele de structura este de fapt o structura care contine spatii dedicate scrierii titlului si a altor texte cu pozitionare predefinita n spatiul foii de lucru, contine macheta diapozitivului, structura sa interna dar si o multime de posibilitati de a alege scheme de culori si elemente grafice predefinite. Sablonul este ales de utilizator n functie de preferintele sale dar, dealungul unei prezentari acesta nu poate utiliza mai multe tipuri de sabloane predefinite n aceeasi prezentare. Daca dipozitivelor selectate ntr-o prezentare trebuie sa aiba un aspect diferit de cel al sablonului, utilizatorul le poate modifica, customiza n mod individual. Toate modificarile efectuate ct si cele preluate din sablon se aplica tuturor slide-urilor (diapozitivelor) din prezentare. Utilizarea formatelor implicite Sabloanele implicite sunt oferite de Microsoft si accesate de utilizator prin selectarea optiunii Apply Design Template din meniul Format.

Modulul 6 Prezentare
Pe ecran va aparea fereastra Apply Design Template din care se alege formatul dorit. {n partea dreapta a ferestrei prezentate mai jos se poate vizualiza formatul ales. Pentru a schimba formatul unei prezentari va trebui aleasa din nou functia Apply Design Template

Adaugarea unui diapozitiv cu format definit Pentru a adauga un diapozitiv nou unei prezentari se alege din meniul Insert functia New Slidre Pe ecran va aparea fereastra New Slide din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv Diapozitivele Power Point contin si alte elemente n afara textului. {n ele pot fi inserate imagini clip art. desene, tabele, foi de calcul, grafice, diagrame de organizare si alte tipuri de obiecte. AutoLayout este o facilitate din Power Point care ofera 24 de machete predefinite cu diferite moduri de dispunere si aranjare a obiectelor. Se poate alege o macheta de diapozitiv care sa contina substituentii pentru obiecte necesare dispozitivului care se creaza. La selectarea uneia din machetele AutoLayout, n coltul din dreapta jos al casetei de dialog apare o descriere a sa si anume tipul obiectelor incluse n macheta (titlu diapozitivului, liste cu marcatori, grafice, diagrame, etc). Liniile groase care se gasesc n partea superioara reprezinta titlul diapozitivului

Celelalte elemente de text sunt reprezentate de linii subtiri, de culoare gri. Imaginile care contin bare verticale reprezinta grafice, iar cele cu desene reprezinta imagini clipart sau desene. Casetele goale reprezinta posibilitatea de a introduce alte obiecte, importate. Dupa ce se alege o macheta, se nlocuieste sablonul din fiecare substituent cu textul propriu-zis sau cu alt obiect, de exemplu un tabel sau un grafic.

Modulul 6 Prezentare
Schimbarea fundalului unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelor existente Pentru a schimba fundalul unui diapozitiv, sau a tuturor diapozitivelor existente ntr-o prezentare se apeleaza din meniul Format optiunea Background. Aceasta functie va deschiede fereastra Background n care se poate alege culoarea dorita sau poate fi creata propria culoare a utilizatorului prin alegerea optiunii More Colors

Pentru a schimba fundalul diapozitivului curent se apasa butonul Apply. Pentru a schimba fundalul tuturor diapozitivelor din prezentare se apasa butonul Apply to All. Functia Background se poate apela si din meniul aparut dupa efectuarea unui clic cu b utonul dreapta al mouse-ului pe diapozitivul caruia i se va modifica fundalul

n figura alaturata este prezentata un diapozitiv formatat prin intermediul casutei de dialog Presentation Design. {n partea inferioara a slide-ului se apla nscrisa denumirea sablonului. Se pot insera poze accesate din clip art sau din alte surse (cum ar fi "double-clik to add clip art") iar texul poate fi deasemenea Alegerea optiunii de Prezentare libera (Blank Presentation) conduce la acelasi rezultat ca si Design Templates numai ca slide-urile sunt doar n paleta de culori alb - negru fara a contine elemente de design si palete de culori. Utilizatorul va putea crea propriile sale nuante si culori prin accesarea meniurilor ce contin instrumente de desenare (Drawing) Inserarea imaginilor clip art

Modulul 6 Prezentare
Daca este selectata o macheta de diapozitiv cu un substituent de clip art se executa dublu clic pe acesta pentru a alege o imagine clip art care sa fie inserata. {nserarea imaginii fara existenta unui substituent se face alegnd optiunea Clip Art din meniul Insert sau clic pe butonul Clip Art din bara de unelte standard Etape pentru introducerea unei imagini clipart n diapozitiv: 1. se afiseaza diapozitivul n care se va insera imaginea clip-art 2. se alege optiunea ClipArt din meniul Insert, sau daca diapozitivul contine un substituent pentru imagini clip art, se executa dublu clic pe acesta. Pe ecran va aparea caseta de dialog MS ClipArt Gallery 3. se selecteaza o categorie din lista de categorii 4. se selecteaza un desen din categoria respectiva 5. se executa clic pe butonul OK si desenul va fi nserat in diapozitiv

Introducerea si editarea textului Orice diapozitiv contine un text, chiar daca acesta este numai un titlu, iar introducerea si editarea acestuia este asemanatoare cu cu operatiile similare din orice aplicatie MS-Office. O metoda consta n nlocuirea textului model din diapozitiv cu propriul text (titlu, subtitlu, lista cu marcatori, texte n jurul clip-arturilor). Se executa clic oriunde n interiorul unui substituent pentru a-l selecta iar conturul subtire va fi nlocuit cu un chenar hasurat, fapt care indica selectarea acestuia Se introduce textul, iar la teminare se dezactiveaza obiectul facnd clic pe o suprafata libera din diapozitiv. {n situatia n care nu exista un substituent se impune introducerea textului astfel : 1. 2. 3. 4. se executa clic pe butonul Text Box de pe bara cu instrumente de desenare (Drawing toolbar) se plaseaza cursorul n locul unde va aparea cutia de text se executa un clic si pe ecran va aparea o cutie de text de dimensiunea unui caracter n care va exista un cursor de nserare se introduce textul

Formatarea textului Dupa introducerea textului se poate alege optiunea de formatare a lui. Din meniul Format se alege optiunea Font. Se ajunge la rmatoarea caseta de dialog {n prima parte se pot modifica tipul de font, stilul si dimensiunea acestuia. Pentru a se alege o culoare speciala a fonturilor se face clic pe meniul Color ce deschide o noua fereastra din care se poate alege culoarea pentru font. Se poate crea o nuanta speciala alegnd optiunea More Colors n fereastra de dialog Font mai apar si alte efecte care pot fi activate prin marcarea acestora printr-un clic. Efectul va fi atribuit textului selectat anterior acestei operatii

Modulul 6 Prezentare
Efecte: Underline - sublinierea textului; Shadow - ofera textului selectat o umbra usoara; Superscript - scrie textul selectat ca exponent; Subscript - scrie textul selectat ca indice Alinierea textului Se poate alinia textul dupa dorinta prin apelarea din meniul Format, optiunea Alignement si alegerea optiunii dorite

La dorinta se pot transforma toate caracterele unui text n diferitele tipuri de litere. Pentru a realiza acest lucru se selecteaza textul si apoi, din meniul

Format se alege optiunea Change Case care va deschide fereastra Change Case din care se alege optiunea dorita.

Pentru a schimba spatierea dintre paragrafe se selecteaza paragrafele asupra carora se vor realiza modificarile sI apoi din meniul Format se alege optiunea Line Spacing n fereastra aparuta pe ecran se selecteaza dimensiunile dorite n linii sau puncte. Alegerea diferitilor marcatori O modalitate de formatare a paragrafelor existente ntr-un diapozitiv se realizeaza cu

Aceasta optiune fereastra de dialog ne putem alege diverse pentru a

deschide din care simboluri evidentia

Modulul 6 Prezentare

Desenarea obiectelor Uneori sunt necesare imagini mai complicate, pe care le puteti desena cu ajutorul barei de instrumente Drawing care se activeaza din meniul View - Toolbars - Drawing

Din optiunea AutoShapes se pot alege diferite forme carora le pot fgi adaugate diferite forme de umbre sau efecte tridimensionale. De asemenea , se poate realiza rotirea unui obiect apasnd pe butonul de pe bara Drawing dupa selectarea obiectului caruia i se va aplica efectul de rotire. Dupa crearea obiectelor asupra lor se poate actiona n diferite moduri executnd un clic pe dreapte pe obiectul respectiv seectat.

Alegerea optiunii Format AutoShape permite modificarea elementelor formei conform functiilor puse la dispozitie de PowerPoint.

Modulul 6 Prezentare
Pentru a schimba forma unui shape n oricare din AutoShape, selectati casuta de dialog, se apasa butonul Draw din bara de desenare si apoi se opteaza pentru Change AutoShape, se alege o categorie si apoi se introduce n spatiul de editare la pozitia dorita.

PowerPoint poate introduce facilitati n editarea de shape-uri, de a introduce butoane de comanda a prezentarii, de ntroducere de noi forme, facilitati 3D de

Prin apelarea optiunii More Autoshapes, aplicatia ofera utilizatorului noi forme predefinite asupra carora se pot face modificari sau introduceri de noi elemente. {n desenul alaturat este exemplificata modul n care poate arata un slide n constructie n care au fost introduse noi casute de text, butoane de control si doua forme suprapuse. Prin selectarea formelor, acestea si pot modifica forma, pozitia sau functiile pe care le pot avea n prezentare. Aceasta optiune este realizabila prin simpla clicare asupra formei si apoi inspectnd meniul derulat prin clicarea cu mousul drept. Prin meniul Action Settings pot fi alocate formelor anumite evenimente care se vor desfasura n functie de dorinta utilizatorului si n scopurile declarate cu ajutorul meniurilor. Se pot de asemenea ntroduce elemente multimedia cu optiunea Custom Animation sau schimbarea formelor cu Format AutoShape sau se pot grupa sau degrupa anumite forme care au fost selectate n prealabil. Casetele de text care apar ntr-un slide pot fi modificate ca dimensiune prin simpla tragere a marginilor casetei de text. Aceasta se va mari pentru a cuprinde textul introdus. Daca se doreste inserarea de noi rndure se va apasa tasta Enter. Pozitionarea unui obiect n cadrul altui obiect se face cu ajutorul optiunii:

Modulul 6 Prezentare
Order din meniul rapid obtinut cu ajutorul unui clic cu butonul dreapta al mouse-ului pe un obiect selectat Se pot obtine efecte de aducere a unui obiect n fata altuia, de grupare etc.

Modificarea si corectarea textului Textul din orice obiect de tip text poate fi modificat prin simpla clicare a mous-ului asupra obiectului. Modificarea aspectului, formei, culorii si grosimea textului se efectueaza din optiunile aplate n bara de meniuri Drawing sau Formatting. Muta cursorul de nserare n sensul sagetii Sterge caractere la stnga, elimina textul selectat fara introducerea lui n clipboard Clic cu tragere Selecteaza un sir de caractere Dublu clic pe cuvnt Selecteaza cuvntul Triplu clic pe rnd Selecteaza ntregul rnd CTRL+A Selecteaza tot textul din obiectul de tip text selectat CTRL+clic Selecteaza ntreaga fraza Dupa ce se termina modificarile aduse yunei zone de tip text, pentru a parasi zona se va clica ntr-un spatiu liber din slide sau pe zona gri ce l nconjoara pentru a anula selectarea casetei de text. Verificarea ortografiei (Spelling) din PowerPoint se realizaeaza similar cu celelalte aplicatii ale pachetului Microsoft Office. Cuvintele din textul de corectat sunt comparate cu cele aflate ntr-un fisier cu extensia dic, fisier specific tipului dictionar. Daca un cuvnt nu se potriveste cu niciunul din dictionar aplicatia i va selecta si-l va introduce n caseta de dialog Spelling prezentata n figura alaturata: Functia Spelling poate fi activata prin sinpla apasare a tastei F7 sau cu ajutorul meniurilor Tools / Spelling and Grammar. {n cazul n care exista cuvinte asemanatoare ca ortografie disponibile n dictionar, aplicatia poate oferi sugestii cu privire Taste cu sageata Backspace, Del

Modulul 6 Prezentare
dnd o lista de cuvinte sau expresii care seamana cu cea introdusa sau care o pot nlocui. Functia Spelling controleaza textul din toate obiectele unei prezentari dar nu va corecta obiectele care contin text importat din alte aplicatii. Cu ajutorul meniurilor Ignore, Ignore All, Change, Change All, Add si Suggest se pot aduce modificari textului introdus. Butonul Add semnifica ca daca acest cuvnt va mai fi ntlnit, acesta sa nu fie considerat ca o eroare de scriere, cu alte cuvinte, dictionarul va fi mbogatit cu acest nou cuvnt sau expresie. Odata facuta o modificare, PowerPoint va trece automat la cuvntul urmator din prezentare. Spelling-ul poate fi ntrerupt n orice moment executnd clic pe butonul Close din caseta de dialog Spelling. Daca verificarea documentului a fost ncheiata, aplicatia va genera un mesaj de avertizare n acest scop, comunicnd ncheierea verificarii ntregii prezentari. Pe masura ce utilizatorul ntroduce un text pot aparea greseli tipice de dactilografiere. Acestea pot fi ndepartate n mod automat prin functia AutoCorect disponibila in meniul Tools. De exemplu, n casuta AutoCorect se pot corecta automat literele mari dintrun cuvnt n cazul n care acestea au fost introduse cu tasta CapsLock apasata din greseala sau atunci cnd n loc de cuvntul "about" se va fi scris "abbout". De asemenea pot fi remediate automat omisiunile facute n scrierea datei sau a numelor proprii. Structura de formatare Master Un diapozitiv special oferit de aplicatia Microsoft PowerPoint este Master Slide. Cu ajutorul acestui diapozitiv se pot controla diferite proprietati ale prezentarii, ca de exemplu caracteristici legate de textul folosit n prezentare, de fundalul aplicat diapozitivelor. Atunci cnd se vor efectua anumite modificari asupra tuturor diapozitivelor din prezentare, modificarile nu trebuie realizate asupra fiecaruia din diapozitive. Se pot realiza modificarile asupra acestui diapozitiv, si aplicatia PowerPoint realizeaza automat modificarile asupra tuturor diapozitivelor prezentarii ct si asupra diapozitivelor care vor fi adaugate ulterior. De exemplu, daca se modifica culoarea titlului n Master Slide, PowerPoint va modifica automat culoarea titlului n toate diapozitivele existente n prezentare

Astfel, pentru titluri se poate seta un anumit tip de font si un anumit stil, lucru care se va pastra n orice loc din prezentare unde intervine un titlu.

Modulul 6 Prezentare
Pe ecran va aparea un diapozitiv asupra caruia se executa modificarile dorite {n subsolul paginii este indicat tipul Masterului folosit , iar Slide Master prezentat contine zone pentru titlu, pentru text cu buline si alte facilitati de nscriere a datelor calendaristice cnd s-a efectuat prezentarea. Utilizatorul poate adauga si alte elemente care vor avea aceleasi caracteristici ca si cele predefinite. Daca, de exemplu, se ngroasa titlul, orice titlu scris n

prezent are va avea caracterele ngrosate. Slide Master defineste ntreg setul de atribute pentru toata aplicatia, exceptie facnd slide-ul de titlu care poate sa fie setat de Title Master. Introducerea, stergerea unei imagini, obiect n Master slide Daca exista o imagine sau un obiect care doriti sa apara n fiecare diapozitiv , pentru a nu introduce manual imaginea n fiecare diapozitiv se alege introducerea imaginii n Master Slide. Aceasta imagine va aparea n fiecare diapozitiv acolo unde a fost introdusa n Master Slide

Pentru a introduce o imagine se apleleaza din meniul Insert functia Picture si din meniul Picture functia From File. Din fereastra aparuta (Insert Picture) se alege imagineacare va fi inserata si apoi se apasa butonul Insert. Imaginea va aparea n Master Slide unde va fi pozitionata n locul ales de utilizator. Pentru a sterge o imagine din Master Slide se selecteaza imaginea respectiva si se apasa una din tastele Delete sau Backspace.

Adaugarea textului n subsol pentru un diapozitiv, sau pentru toate diapozitivele

Modulul 6 Prezentare
Daca se doreste introducerea unui text n subsolul unui diapozitiv sau n cadrul tuturor diapozitivelor se alege din meniul View functia Header and Footer. Aceasta functie va deschide fereastra Header and Footer n care se introduce subsolul dorit. Pentru a introduce un subsol selectati casuta Footer si n cmpul de editare introduceti textul dorit. Daca acest text nu trebuie sa apara si pe primul diapozitiv se alege optiunea Don't show on title slide. Pentru introducerea acestui subsol numai n diapozitivul curent se apasa butonul Apply, pentru a introduce subsolul n toate diapozitivele prezentarii se apasa butonul Apply to Daca se doreste introducerea numerelor, n cadrul unui diapozitiv, sau n cadrul tuturor diapozitivelor se alege optiune Slide number din fereastra de mai sus Header and Footer, si se procedeaza la fel ca n cazul subsolului.

Inserarea de obiecte in PowerPoint

Inserarea imaginilor clip art Daca este selectata o macheta de diapozitiv cu un spatiu predefinit de clip art se executa dublu clic pe acesta pentru a alege o imagine clip art care sa fie inserata. {nserarea imaginii fara existenta unui substituent se face alegnd optiunea Clip Art din meniul Insert ( ) sau clic pe butonul Clip Art din bara de unelte standard. Etape pentru introducerea unei imagini clipart n diapozitiv: 1. se afiseaza diapozitivul n care se va insera imaginea clip-art 2. se selecteaza optiunea ClipArt din meniul Insert, sau, daca slide-ul contine un spatiu deja definit pentru imagini clip art, se executa dublu clic pe acesta. Pe ecran va aparea caseta de dialog MS ClipArt Gallery 3. se alege o categorie din lista de categorii 4. se alege un desen din categoria respectiva 5. se executa clic pe butonul OK si desenul va fi nserat in diapozitiv Pentru a alege inserarea unei imagini dintr-un fisier se alege optiunea Insert - Picture - From File . Aceasta optiune deschide fereastra:

Modulul 6 Prezentare

Utilizarea graficelor
Pentru a introduce un grafic n cadrul unui diapozitiv se alege un format corespunzator pentru diapozitiv. Formatul se alege din fereastra Slide Layout care se deschide prin alegerea optiunii Slide Layout din meniul Format sau din meniul Insert - New Slide In fereastra New Slide sau Slide Laywout se alege tipul dorit pentru diapozitiv (Chart) ti apoi se apas pe optiunea OK sau Reapply (n fereastra Slide Layout) Va aparea o fereastra n care se introduc datele dorite n manierta cunoscuta. Dupa introducerea datelor se da un clic n afara graficului sau a ferestri aparute Daca, dupa realizarea graficului se doreste modificarea anumitor date graficul va trebui modificat.

Modulul 6 Prezentare

Acest lucru se realizeaza prin apelarea functiei Chart Object Edit din meniul rapid aparut dupa executarea unui clic cu butonul drep al mouse-ului pe graficul ce urmeaza a fi modificat
Modificari ale graficului obtinut se realizeaza cu ajutorul functiei Edit si apoi cu ajutorul meniului obtinut printr-un clic dreapta de grafic:

Inserarea unui tabel Word sau a unei foi de calcul din Excel
Pentru a crea o foaie de calcul sau un tabel Word se executa clic pe butoanele Insert MS Excel Worksheet sau butonul Insert MS Word table din bara de instrumente standard. Pe ecran va aparea o retea de celule derulanta care permite definirea dimensiunii tabelului sau foii de calcul. Se selecteaza numarul de linii si de coloane dorit, iar la eliberarea mouselui Power Point va insera un obiect special n diapozitiv. {n acest moment bara de instrumente standard si bara de meniuri Power Point vor fi nlocuite cu cele ale aplicatiilor selectate. La terminarea lucrului se deselecteaza obiectul n care se lucreaza prin clic n afara zonei selectate sau n zona gri ce nconjoara diapozitivul.

n figurile de mai sus este exemplificata introducerea unui tabel Word si modul cum va arata diapozitivul dupa inserarea acestuia. Pentru foile de calcul din Excel sunt valabile aceleasi principii ca n cazul tabelelor Word.

Inserarea unei diagrame de organizare (schema organizatorica) - organigrama O astfel de diagrama ofera informatii despre organizarea unui grup sau a unui departament sau despre persoanele care pot fi contactate pentru anumite informatii. Se utilizeaza o macheta de diapozitiv care contine un substituent pentru o astfel de diagrama. Executnd dublu clic pe substituent se lanseaza aplicatia Microsoft Organization Chart. Lansarea aplicatiei se poate efectua alegnd optiunea Slide Layout din meniul Format sau executnd clic pe butonul Slide Layout sau, daca se doreste inserarea unui slide nou se apeleaza la meniul Insert / New Slide (CTRL - M) si apoi se specifica tipul de slide (n cazul nostru Organization Chart).

Modulul 6 Prezentare

n interiorul aplicatiei noi create se tasteaza numele, titlul si unul pna la doua comentarii optionale despre persoana respectiva din schema de organizare. Se apasa tasta Enter dupa tastarea fiecarui element Pentru a adauga noi casete n diagrama, se executa clic pe butonul adecvat din bara de unelte din partea de sus a ecranului si apoi se executa clic pe caseta de care se va lega
Diagrama de organizare apare ntr-o fereasta separata, motiv pentru care, cnd diagrama este terminata, se alege File, Update (denumire fisier) si apoi se selecteaza comanda Exit and Return to (denumire fisier) din meniul File al aplicatiei Microsoft Organization Chart).

noua caseta introdusa. Pentru a a se deselecta diagrame de organizare se poate efectua clic pe o zona neutra(libera) din slide sau pe zona gri din jurul diagramei. Selectarea casetelor Pentru a selecta o singura caseta se executa clic pe ea. Pentru a selecta mai multe casete se mentine apasata tasta Shift n timpul executarii clicului pe fiecare caseta. Pentru a selecta un anumit nivel de structura sau mai multe astfel de nivele consecutive se alege din meniul Edit optiunea Select Levels. Se afiseaza caseta de dialog Select Levels n care se tasteaza domeniul de nivele care va fi selectat (de exemplu de la 2 la 4).

Selectarea unui stil de diagrama Diagrama creata astfel se aseamana cu un arbore genealogic. Daca acest tip de diagrama nu este adecvat cerintelor utilizatorului, exista posibilitatea modificarii structurii. Pentru acesta se procedeaza astfel : 1. se selecteaza casetele carora li se aplica noul stil de afisare, pentru modificarea ntregii diagrame sunt selectate toate casetele 2. se deschide meniul Styles care afiseaza o caseta cu stiluri posibile de diagrame 3. se executa clic pe stilul dorit Programul Microsoft Organization Chart aplica stilul ales tuturor casetelor selectate

Modulul 6 Prezentare

Pentru schimbarea fontelor, stilurilor, dimensiunilor sau culorilor pentru numele, functia diferitelor persoane sau schimbarea alinierii textului dintr-o caseta se executa astfel: 1. selectarea textului care urmeaza sa fie formatat 2. se deschide meniul Text 3. se selecteaza Font din care se selecteaza o fonta. Un stil se selecteaza din Font Style iar dimensiunea fontei se alege din Size 4. Se executa clic pe butonul OK Pentru modificarea culorilor unui text se selecteaza optiunea Color si se executa clic pe culoarea dorita Alinierea textului se stabileste din optiunile Left, Right, Center. Modificarea aspectului casetelor si a liniilor se executa astfel: 1. se selecteaza casetele sau liniile ce se vor formata 2. se deschide meniul Boxes si se selecteaza optiunea dorita:

culoarea, umbrirea casetei, stilul marginii (figura), culoarea liniei casetei, si stilul liniei cu care este trasata aceasta.

Prezentarea facilitatilor obiectelor

Unui obiect inserat unui slide dintr-o prezentare i se pot aduce semnificative modificari cum ar fi: alinierea obiectelor, schimbarea caracteristicilor, gruparea lor, modificari de dimensiune (redimensionare), mutare sau eliminarea lor din slide-ul n lucru, rotirea sau suprapunerea anumitor obiecte. Un obiect dintr-un slide este selectat n momentul executiei clic pe suprafata sa iar efectul selectiei va fi remarcat prin aparitia n jurul sau a unor butoane de redimensionare (resize handles). Aceste resize handles au rolul de a redimensiona sau a schimba pozitia obiectului selectat.

Modulul 6 Prezentare

n pictograma alaturata este exemplificata modificarea marginilor obiectului casutei de text n momentul n care aceasta a fost selectata.

Resize handles

n momentul n care se executa clic cu butonul drept al mous-ulu pe suprafata de ncadrare a obiectului selectat va apare urmatoarea caseta de meniuri din care se pot selecta pe lnga optiunile standard ale oricarei operatii de acest tip urmatoarele actiuni: Gruping, Order, Custom Animation sau Format Placeholder. De mentionat este faptul ca selectia poate fi facuta si pentru mai multe obiecte simultan, iar orice schimbare care se efectueza va fi aplicata tuturor obiectelor ca fec parte din selectie.

n cazul n care se doresrte o selectie multipla a mai multor obiecte simultan, acasta operatie se executa tinnd apasata tasta Shift si concomitent executat clic pe fiecare dintre obiectele dorite a face parte din selectie. {n cazul n care un obiect a fost selectat din greseala, deselectia sa va fi facuta prin executia de clic pe suprafata sa continund sa se tina apasata tasta Shift. O selectie multipla poate fi executata mai rapid utiliznd butonul

(Selection Tool) de pe bara cu instrumente Drawing. De precizat este faptul ca obiectele de selectat trebuie sa fie cuprinse n ntregime chenarului. Daca o portiune din obiect nu este inclusa selectiei acesta nu va fi selectat. Nu se pot selecta mai multe obiecte din slide-uri diferite chiar daca este facuta trecerea n modul de vizualizare Slide Sorter. Gruparea obiectelor (Gruping) Gruparea obiectelor aduce avantajul unui utilizari mai comode si sigure a prezentarii n sensul ca obiectele grupate formeaza un tot unitar.

Modulul 6 Prezentare
n imaginea de mai sus sunt prezentate doua obiecte realizate cu ajutorul WordArt care, dupa ce au fost selectate prin metodele exemplificate mai sus vor fi grupate si astfel ele vor fi tratate ca unuil singur n continuare, orice modificare a proprietatilor obiectelor aplicndu-se tuturor. Gruparea obiectelor poate fi facuta rapid prin executarea de clic cu butonul drept pe spatiul selectat si alegerea din meniul existent a optiunii Grouping / Group. Utiliznd meniul Draw se poate ajunge la acelasi rezultat numai ca pasii sunt urmatori: se selecteaza obiectele prin apasarea tastei Shift concomitent cu efectuarea de clic pe obiecte sau n cazul n care se doreste selectarea tuturor obiectelor din slide cu optiunea Edit / Select All; se alege optiunea Group din meniul Draw aflat n bara de comenzi Drawing. Obiectele grupate vor fi ncadrate doar cu un singur resize handles. Modalitatea de a degrupa obiectele permite revenirea la stadiul de obiecte dispersate. Aceasta functie este realizata prin selectarea obiectului prin simpla clicare pe suprafata sa si apoi se alege optiunea Ungroup dim meniul Draw sau prin selectarea optiunii Ungroup din fereastra de optiuni deschisa la clicarea cu butonul drept al mous-lui. Mutare, copiere, scalare, redimensionareale obiectelor Obiectele, odata selectate pot fi gestionate de catre utilizator, mutate, copiate reformatate, redimensionate. se selecteaza obiectul prin efectuare de clic pe suprafata sa; se alege optiunea Cut din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl+X sau utilizarea pictogramei prezentate; obiectul este plasat n Clipboard pentru a fi utilizat n alte aplicatii. se selecteaza obiectul prin efectuare de clic pe suprafata sa; se alege optiunea Copy din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl+C sau utilizarea pictogramei prezentate; obiectul ce a fost copiat va ramne disponibil n Clipboard sau va fi intact si n prezentarea din care a fost copiat. Aducerea din Clipboard a obiectelor copiate sau mutate se realizaza prin: se pozitioneaza cursorul n zona unde se va face inserarea obiectului provenit din Clipboard; se alege optiunea Paste din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl+V sau utilizarea pictogramei prezentate; optional, se poate trage obiectul pna n zona dorita daca pozitionarea nu a fost corespunzatoare; se executa clic pe o zona libera din slide

Mutare

Copiere

Utilizarea Clipboard

Modulul 6 Prezentare
pentru ca obiectul sa fie deselectat. {n cazul n care n Clipboard sunt prexente mai multe pictograme, atunci se pot insera toate prin optiunea Paste All sau se poate selecta care dintre pictograma va fi inserata. Exista si optiunea de a elibera Clipboard prin stergerea continutlui. Pentru a afisa meniul Clipboard se selecteaza Toolbar din meniul View si apoi se opteaza pentru Clipboard. Resize handles este folosit n acest sens. Se poate micsora sau mari dimensiunea obiectului n lungime si/sau latime sau proportionat n functie de pozitia mouse-ului n momentul n care s-a executat clic pe zona de marcare a obiectului. Mnerele de dimensionare de la mijlocul barei obiectului selectat determina o dimensionare pe orizontala sau pe verticala, iar cele aflate la colturi permit o redimesionare proportionala a obiectului (realizata prin mentinerea apasata a tastei Shift n timpul tragerii mous-ului). Aceste operatii sunt efectuate prin tragerea mousului n directia si sensul dorit de utilizator. Modificarea simultana a doua dimensiuni ale obiectului pronind din centrul sau se realizeaza tinnd apasata tasta Ctrl n timp ce se trage un mner. Modificarea simultana si proportionata a doua dimensiuni ale obiectului pronind din centrul sau spre exterior se realizeaza tinnd apasata tasta Ctrl + Shift n timp ce se trage un mner. Un efect special se obtine asupra obiectului atunci cnd se tine tasta Alt apasata n timp ce se trage de un mner. Se realizeaza o deformare a pozitiei obiectului dar si proportionare a sa. Scalarea unui obiect este tot o modalitate de redimensionare a obiectului numai ca permite specificarea de catre utilizator a raportului de scalare exprimat n procente: se selecteaza obiectul ce urmeaza a fi scalat; se alege Scale din meniul Format si alegnd comanda pentru obiectul selectat (de exemplu Format AutoShape); n caseta % se introduce un numar mai mare sau mai mic de 100 pentru a micsora sau mari obiectul; pentru a vedea schimbarile efectuate prin scalare se poate da un Preview iar obiectul din prezentare va fi modificat corespunzator; se executa clic pe butonul OK.

Redimensi onare Scalare

Modulul 6 Prezentare
Tot prin intermediul meniului prezentat anterior unui obiect i se pot modifica dimensiunile n mod controlat si foarte precis prin modificarea valorilor din casutele Heigh, Rotation sau Width. Aplicatia PowerPoint poate gestiona dimensiunea si rezolutia optima pe care sa o aiba obiectul de inserat daca se selecteaza optiunea Best Scale for slide show din aceeasi caseta de dialog. Se selecteaza optiunea Relative to original picture size pentru a mentine raportul de coordonate naltime - latime atta timp ct obiectului i se aduc modificari de redimensionare sau scalare. Obiectului i se pot aduce caracteristici 3D modoficndui-se adncimea sau orientarea n spatiu cu ajutorul meniului 3-D aflat n bara de meniuri Drawing si prezentat n figura alaturata.

Alinierea

Rotirea obiectelor

PowerPoint poate oferi multiple facilitati privitoare modului n care sunt pozitionate obiectele din cadrul prezentarii. Se pot folosi stilurile de aliniere la dreapta, stnga, centru sau n partea superioara, inferioara sau centrala a obiectelor. Pentru o folosi aceste facilitati se folosesc urmatorii pasi: se selecteaza obiectele ce vor fi aliniate; din bara comenzi Drawing se selecteaza Draw / Align or Distribute aparnd pe ecran meniul prezentat alaturat; din meniu se alege optiunea dorita pentru aliniere. Pentru o roti un obiect n orice pozitie pna la 360 grade se executa urmatorii pasi: se selecteaza obiectul ce trebuie rotit; din bara comenzi Drawing se selecteaza Draw / Rotate or Flip aparnd pe ecran meniul prezentat alaturat; se alege una din functiile disponibile (de exemplu Free Rotate); se tine apasat mous-ul si se misca n pozitiile dorite pna cnd obiectul are pozitia dorita; se executa clic pe orice zona aflata libera pentru a deselecta obiectul rotit.

Animatia textului si a imaginilor unui diapozitiv Pentru a face prezentarea mai placuta se pot adauga efecte de animatie textului, imaginilor existente ntr-un diapozitiv.

Modulul 6 Prezentare
Acest lucru se realizeaza prin apelarea din meniul Slide Show a functiei Custom Animation. Apelarea acestei functii va deschide fereastra Custom Animation din care se vor alege efectele care vor fi aplicate diferitelor obiecte din cadrul diapozitivului. Se selecteaza obiectele carora li se aplica efectul de animare

Ordinea n care se vor aplica efectele

Cu ajutorul butoanelor se schimba ordinea n care vor aparea obiectele

Se alege modul de animare a unui obiect (dupa un numar de secunde sau la un clic de mouse)

Pentru a adauga efecte obiectelor selectate se alege din aceasta fereastra meniul Effects. Se aleg efectele dorite si partea din care se doreste aplicarea efectului respectiv, sau comportarea obiectului dupa animaie

Modulul 6 Prezentare

Pregatirea pentru prezentare

n cazul n care utilizatorul se decide a-si sustine prezentarea, dese ori el are nevoie de suportul unor mici adnotari (note ale vorbitorului) care preced diapozitivele. Aceste note nu trebuie sa apara pe ecranul prezentarii ci trebuie sa se gaseasca dor n fata celui care prezinta. Asa cum am vazut n capitolul destinat vizualizarii prezentarilor, aceasta facilitate se optine prin crearea de pagini cu note care vor fi tiparite apoi separat. Notele vorbitorului pot fi importate si din alte aplicatii cum ar fi Microsoft Word. Pentru introducerea de document Word, din meniul Insert se opteaza pentru Object si apoi n casuta de dialog Object Type care apare se opteza pentru Microsoft Word Document. O alta modalitate de inserare a notelor vorbitorului este aceea de a apela la optiunea Send To din meniul File al prezentarii curente al aplicatiei PowerPoint.

Tiparirea prezentarii sau a unor parti dintr-o prezentare

n cazul n care se doreste setarea dimensiunilor slide-ului, a tipului de orientarea a sa sau a tipurilor de orientare a slide-urilor destinate auditoriului se alege optiunea Page Setup din meniul File. {n figura de mai jos este prezentata caseta de dialog Page Setup: Notiunile de Portrait si Landscape sunt deja cunoscute si ele pot fi specificate separat pentru slide-ul handout, note sau pentru slide-ul din prezentare. {n casuta derulanta Slides Sized for se afla mai multe posibilitati de alegere a suportului sau modului de a realiza On-screen Show: preseteaza dimensiunile optime ale slid-ului n cazul unei prezentarea: prezentari realizate direct pe monitor afisate n casutele Width si Height (naltime si latime); Letter Paper: preseteaza o latime si naltime specifice dimensiunilor foii Letter; A4 Paper: preseteaza o latime si naltime specifice dimensiunilor foii A4; 35mm Slides: stabileste dimensiunile slid-ului astfel nct acesta sa nu depaseasca suprafata alocata diapozitivelor; Overhead: stabileste dimensiunile specifice umplerii unei suprafete tipice de folie transparenta;

Modulul 6 Prezentare
permite utilizatorului setarea propriilor dimensiuni ale foii de prezentare, ale diapozitivelor, notelor sau foi de distribuire si rezumate. Odata terminati acesti parametrii de configurare se clic-eaza pe butonul OK iar modificarile se vor aplica automat pentru toate diapozitivele create n prezentare pna n acel moment (n cazul n care acestea exista) sau pentru diapozitivul nou creat. Tiparirea propriu-zisa a paginilor din prezentare se poate realiza n mod asemanator tiparirii documentelor din aplicatiile Microsoft Office: se alege din meniul File optiunea Print dupa ce n prealabil ne-am convins ca aplicatia sau prezentarea curenta este cea pe care dorim sa o tiparim; imprimanta curenta (cea setata ca Default) poate fi schimbata cu ajutorul meniului derulant din caseta Printer. Se pot realiza modificari ale calitatii imprimantei si modificari ale numarului de pagini printate pe o singura hrtie, ordinii de printare etc. Se poate stabili ca printarea sa fie facuta ntr-un fisier si nu la imprimanta prin bifarea casutei Print to file; se executa clic pe OK atunci cnd toate modificarile au fost efectuate si suntem pregatiti ca documentul sa fie printat. Se revine automat la prezentarea activa iar printarea are loc n cele mai multe cazuri n Background. Custom:

n figura de mai jos este prezentata ferestra principala a optiunii Print: {n caseta Print Range se specifica care diapozitive vor fi tiparite (toate, doar cel curent (Current Slide) sau doar cele specificate prin scrierea numarului paginii, printr-un interval sau prin mai multe domenii. {n caseta Copies se poate specifica numarul de exemplare ce vor fi listate sau daca se doreste colationarea copiilor n timp ce sunt tiparite prin bifarea n casuta Collate. {n caseta Print What sunt indicate toate componentele ce pot fi printate. Alegerea Handouts conduce la activarea casetei alaturate Handouts specificarea numarului de diapozitive de pe pagina si tipul lor. Aceasta optiune este specifica aplicatiei PowerPoint 2000 deoarece se pot realiza foi handsout direct din optiunea Print. Bifarea Grayscale si Pure black and white conduce la stabilirea printarii n nuante de gri sau numai n culori de alb si negru. Cu aceasta ultima optiune se schimba si culoarea de umplere n alb chiar si a obiectelor. Scale to fit paper permite scalarea slid-ului pentru a se ncadra perfect n pagina de printare n cazul n care setarile dimensiunilor paginii din meniul Page Setup si dimensiunile paginii pe care se se face imprimarea nu coincid.

Modulul 6 Prezentare

n cazul n care se doreste realizarea unei foi pentru distribuire (handsout) se poate alege din meniul View optiunea Master si apoi Handout Master. Se deschide un slide ca cel prezentat: Se poate seta numarul de diapozitive de pe o pagina de prezentare (2, 3, 6, 9 Slides Per Page). Pentru a imprima pe pagina handsout doar anumite slide-uri din prezentare, n caseta Slides va trebui specificate numerele diapozitivelor stabilite n caseta Slide Setup iar PowerPoint va face adaptarile automat. Cu ajutorul meniului Handout Master se pot vizualiza diferite configuratii de foi handsout, meniu ce permite alegerea configuratiei

Prezentarea asistata de calculator a unei prezentari

Deseori este foarte util ca prezentarea sa fie facuta cu ajutorul computerului economisindu-se timp cu tiparirea iar forma de prezentare solicita si va utiliza resursele multimedia ale calculatorului atunci cnd utilizatorul doreste acest lucru. Utilizatorul poate prezenta slide-urile printr-un show de diapozitive sau manual prin apasare de taste sau mouse astfel nct este posibila realizarea unei derulari de diapozitive. Poate introduce chiar butoane de contrul carora sa le defineasca anumite functii. Derularea automata a slide-urilor se realizeaza alegnd optiunea Set Up Show din meniul Slide Show. Se pot selecta toate diapozitivele sau se pot customiza prin indicarea numarului lor. n caseta Advance slides se poate opta pentru o avansare manuala a slide-urilor pe monitor sau pentru a avansa automat. {n caseta Show type utilizatorul poate selecta modul de prezentare (de exemplu pentru o prezentare continua se activeaza caseta de validare Loop continuously util "Esc"). Vizualizarea n Full Screen a unei prezentari se poate face n mai multe moduri: metoda rapida prin apasarea tastei F5; executarea clik pe butonul Slide Show din partea stnga - jos a ferestrei PowerPoint; din meniul Slide Show se alege optiunea View Show.

Modulul 6 Prezentare

Pentru a stabili timpii n care se schimba slide-urile si efectele multimedia ce le pot nsoti se alege optiunea Slide Transition din meniul Slide Show. n domeniul Advance se poate seta derularea prezentarii la apasarea mousului sau dupa un anumit timp ce poate fi setat. n modul de afisare Slide Sorter View se pot vizualiza timpii si stilul de tranzitie pentru fiecare diapozitiv.