Sunteți pe pagina 1din 68

EXCEL TRAINING

Page 2 of 69

Created by Daniela Anghel

WORKING FOR YOUR FUTURE !

Page 3 of 69

Created by Daniela Anghel

WORKING FOR YOUR FUTURE !

Dragi colegi,
Acest training a fost initiat cu scopul de a eficientiza munca voastra desfasurata in birou.

Principalul obiectiv al acestui curs este imbunatatirea cunostintelor voastre de lucru in


Excel.

La finalul cursului veti putea sa:


realizati operatiile de baza cu datele dintr-o foaie Excel
realizati calcule pe baza unor formule folosind functii Excel
realizati grafice si pivoti pe baza datelor disponibile

Pentru informatii suplimentare nu ezitati sa contactati departamentul Sales Information.

Pe curand,
Sales Information Team

Page 4 of 69

Created by Daniela Anghel

CUPRINS

GRAFICE.........................................05
BAZE DE DATE.................................17
AUTOFILL................................26
LUCRUL CU REFERINTE SIMPLE SI RELATIVE..........................31
FUNCTII UTILE................................34
TABELE PIVOT..............................44
SCHIMBAREA FORMULEI DIN LINIA DE STARE........................52
FORMATARE CONDITIONATA...........................55
NAVIGARE IN PAGINA..............................59

Page 5 of 69

Created by Daniela Anghel

GRAFICE
Graficele sunt foarte utile pentru prezentarea informatiilor si pentru a fi usor interpretate;
tendintele devin evidente si identificabile. Graficele au un impact pozitiv fata de numere.

Crearea unui grafic


Cea mai usoara cale de a crea un grafic este utilizarea optiunii Chart Wizard care va va
ghida pas cu pas in crearea unui grafic.
Pentru a crea un grafic :

Se selecteaza celulele ce contin datele ce stau la baza graficului.


Se selecteaza Insert, Chart din bara de meniu
Tinand butonul stang apasat, se muta mouse-ul in coltul opus si se elibereaza
butonul stang
Daca se doreste sa se creeze graficul intr-un patrat, se tine apasat si tasta Shift
Daca se doreste sa se alinieze graficul la grilele Excel-ului, se tine apasata tasta Alt
in timp ce se muta mouse-ul.
O alternativa este utilizarea butonului Chart Wizard sau se apasa butonul.
dintre utilitarele standard Standard Toolbar

Chart Wizard are patru pasi.


Sa presupunem ca avem, pentru grafic, urmatoarele serii de date:

Pasul 1 Selectarea domeniului si selectarea tipului de grafic

Page 6 of 69

Created by Daniela Anghel

Puteti apasa butonul Press and hold to view sample pentru a vedea cum va arata graficul
daca alegem tipul respectiv de format. Acest pas rafineaza tipul graficului prin alegerea
formatului (formei)
Se selecteaza, cu mouse-ul, formatul de grafic dorit
Pasul 2 Modificarea seriilor de date
Se verifica daca domeniul selectat este specificat in Data Range box. Daca nu, se
poate schimba selectarea la aceasta faza.

Se pot modifica numele seriilor de date , valorile lor si eticheta axei X.


Se selecteaza butonul Next >

Page 7 of 69

Created by Daniela Anghel

Pasul 3 Se selecteaza optiunile pentru grafic Chart Options

Se specifica daca seriile de date vor fi luate corespunzator liniilor sau coloanelor
Se selecteaza cate linii (incepand cu prima) vor fi folosite ca etichete pentru axa X
(acestea vor fi numere sau text pentru axa orizontala X)
Se selecteaza cate coloane vor fi utilizate ca text in legenda (acestea sunt cuvinte
care vor apare in legenda)
Se selecteaza daca se doreste sau nu legenda
Page 8 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru tabulatorul Data Table aveti posibilitatea sa alegeti ca sub grafic sa fie afisat
si tabelul cu date
Se selecteaza butonul Next >

Pasul 4 Se specifica locul unde trebuie plasat graficul


Puteti sa-l plasati pe o noua foaie de lucru in fisierul curent sau ca obiect in foaia de lucru
curenta.

Apasati pe butonul Finish.

Formatarea graficelor
In capitolul anterior, s-a utilizat Chart Wizard pentru a se crea un grafic. In acest capitol se
vor prezenta modalitatile de manipulare si perfectionare a procesului de creare a
graficelor.
Bara de utilitare pentru grafice Chart Toolbar

Page 9 of 69

Created by Daniela Anghel

Bara de utilitare pentru grafice permite schimbarea rapida a atributelor unui grafic. Pentru
afisarea pe ecran a acesteia, se selecteaza Chart din dialogul View, Toolbar.
Tipul graficului

Elementul graficului

Legenda

Propietati

Grilele orizontale

Butonul pentru tipul graficului permite alegerea tipului dintre o multime de variante.
Daca doriti sa experimentati , se poate incerca intreaga paleta de tipuri de grafice.
Pentru a face aceasta:
- selectare sageata de desfasurare a tipurilor
- selectarea cu butonul din stanga a mouse-ului a tipului graficului

Butonul referitor la graficul implicit Default Chart schimba tipul graficului in format
standard. Formatul implicit este definit prin Tools, Options, Chart.

Butonul Chart Wizard lanseaza secventa Chart Wizard

Butonul pentru grile orizontale Horizontal Gridlines ascunde sau afiseaza grilele
orizontala in grafic

Butonul de legenda Legend face ca legenda sa fie afisata sau nu.

Page 10 of 69

Created by Daniela Anghel

Formatarea elementelor graficului


Elementele individuale a unui grafic pot fi formatate fie :
Apasand de doua ori succesiv pe butonul stang al mouse-ului cand se selecteaza
elementul de formatat, sau
Din Bara de meniu, utilizand meniul Format. Optiunea Format se schimba in
functie de elementul din grafic selectat, care se doreste formatat.
Titlul graficului
Zona de desen

Ser
ii de date

Zona graficului

Legenda

Denumire axa Y

Denumire axa X

Titluri
Pentru formatarea titlurilor pentru grafic :
Apasand de doua ori succesiv pe butonul stang al mouse-ului pe pe titlul de
formatat sau
Se alege meniul Chart Chart Options din bara de meniu, sau

Se apasa
si in functie de zona selectata se
afiseaza diferite optiuni:
Se alege Selected Chart TitleCtrl+1
Pe ecran vor apare optiunile pentru formatare titluri Format Chart Title

Page 11 of 69

Created by Daniela Anghel

In aceasta faza se pot schimba: modelul fondului, fonturile sau alinierea titlului selectat
Se apasa pe butonul OK pentru definitivarea operatiei.

Zona graficului
Pentru formatarea zonei graficului:
Apasand de doua ori succesiv pe butonul stang al mouse-ului cand se selecteaza un
spatiu gol din afara graficului, dar din cadrul zonei de grafic, sau
Apasand o data pe butonul stang al mouse-ului cand se selecteaza un spatiu gol din
afara graficulu, dar din cadrul zonei de grafic si se selecteaza meniul - Format,
Selected Chart AreaCtrl+1 din bara de meniu
Se poate schimba fondul graficului sau fonturile
Se apasa OK pentru definitivarea operatiei.

Zona de desen a graficului


Pentru formatarea zonei de desen:
Se apasa de doua ori succesiv pe butonul stang al mouse-ului cand se selecteaza
zona de desen a graficulu, sau
Se apasa o data butonul mouse-ului si se selecteaza meniul Format, Selected Plot
AreaCtrl+1 din bara de meniu
Se poate schimba fondul reprezentarii desenului graficului
Se apasa OK pentru definitivarea operatiei.

Serii de date
Page 12 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru formatarea seriilor de date


Se apasa de doua ori succesiv pe butonul stang al mouse-ului cand se selecteaza
una dintre seriile de date, sau
Se apasa o data in acelasi loc si se selecteaza Format, Selected Data SeriesCtrl+1
din bara de meniu
Se poate alege una din optiunile de mai jos:

Se selecteaza optiunile si se apasa OK pentru definitivarea operatiei.

O prezentare interesanta este cea de mai jos :

Pentru a realiza aceasta:


Page 13 of 69

Created by Daniela Anghel

Se creeaza o imagine sau se deschide un fisier existent realizat cu un produs de


grafica
Se copie imaginea in Clipboard
Se selecteaza o data din seriile din grafic
Se selecteaza Edit, Paste din bara de meniu
Seriile de date vor fi prezentate conform imaginii importate
Daca se lucreaza cu grafice in format de bare sau coloane, formatarea se poate
face si cu Format, Selected Data Series,si Patterns tab

In afara de cele prezentate mai sus, se pot forma legendele, grilele, axele si titlurile
acestora, prin apasarea de doua ori a butonului stang al mouse-ului dupa ce se selecteaza
elementul respectiv.

Meniul Chart
Daca s-au specificat anumite elemente referitoare la grafice, de ex. titlul graficului, acestea
se pot adauga utilizand optiunea Chart Otions din meniul Chart din bara de meniuri.
Pentru a insera un obiect in grafic:
Se selecteaza graficul ce se doreste modificat
Se selecteaza Chart Options din meniul Chart
Se deschide o fereastra de dialog din care putem modifica formatul titlurilor, axelor,
grilele, legenda, etichetele seriilor de date, se adauga tabelul cu date.

Utilizarea barei de desen


Se poate utiliza bara de utilitare de desen Drawing Toolbar pentru a adauga obiecte
grafice la graficul existent.

Aceste obiecte grafice nu fac parte din grafic dar pot fi gandite ca suplimentare a
imaginilor grafice.

Axa secundara
Cand categoria de valori pentru diverse serii de date intr-un grafic 2-D variaza
considerabil, sau cand ati amestecat diferite feluri de date ( cum ar fi pret si volum ),
puteti imparti una sau mai multe serii de date pe o axa de valori secundara. Scala acestei
axe secundare reflecta valoarea seriilor asociate:
Se selecteaza seriile de date pe care vreti sa le puneti de-a lungul axei de valori
secundara.
In Format, Selected Data SeriesAxis tab se acceseaza Secondary Axes

Page 14 of 69

Created by Daniela Anghel

Schimbarea scalei de valori a axei

Se selecteaza axa a carei valoare minima sau maxima se doreste a fi modificata


In Format, Selected AxesCtrl+1 , Scale tab

Trendline
O linie de trend sau medie poate fi adaugata oricaror serii de date ( nu se poate adauga in
graficele 3-D, radar, pie, surface, sau doughnut ):
Page 15 of 69

Created by Daniela Anghel

Se selecteaza Chart din bara de meniu, Add Trendline,


Se alege tipul liniei seriile de valori la care se vrea adaugat trendul : Type tab

EXERCITII
1. Deschideti fisierul excel (Training database.xls). Creati un grafic cu valorile
din foaie de calcul denumita 1 Grafic .
2. Sa se modifice tipul graficului, zona de desen, zona de grafic si elementele
acestora.
3. Sa se puna pe axa secundata seria de date din coloana # of POS
4. Sa se mute graficul in alt loc pe foaia de lucru sau sa se mute intr-un now
sheet.
5. Sa se modifice dimensiunea graficului
6. Sa se adauge trendul pentru SOS.
7. Sa se aleaga tipuri de grafic diferite pentru cele 2 serii.

Page 16 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 17 of 69

Created by Daniela Anghel

BAZE DE DATE
Formatarea unei baze de date
Formatarea unei celule sau a unor serii de celule
Pentru formatarea celulelor se va selecta fie o serie de celule prin selectarea primei celule
si continuarea zonei rectangularea cu butonul stanga al mouse-ului apasat sau prin
selectarea coloanei sau a liniei. Dupa ce zona ce va fi formatata a fost selectata, se va
apasa butonul dreapta al mouse-ului oriunde in zona selectata si se va alege Format
Cells

Meniul Format Cells contine mai multe taburi:

Page 18 of 69

Created by Daniela Anghel

Number din acest Tab se alege tipul de informatie care va fi introdus in celula. Trebuie
retinut ca, pentru a introduce o formula intro celula din zona selectata, tipul celulelor
trebuie sa fie general sau number. In cazul in care va fi selectat Text si se va incerca
introducerea unui formule, nu va fi afisat rezultatul formulei ci chiar textul care defineste
formula.

Formatarea numerelor ca valoare


Pentru a formata un numar ca o valoare se poate folosi fisierul excel Training
database.xls. Se selecteaza o coloana / rand / celula, si se urmeaza pasii: click mouse
dreapta in locatia selctata apoi Format Cells Number si se selcteaza Currency (de
exemplu) din lista de categorii afisata. In aceeasi fereastra vor aparea noi optiuni: numarul
de zecimale care va fi afisat si simbolul de valoare sugestiv acelei coloane, si formatarea
numarului in cazul in care acesta este negativ.
O solutie alternativa pentru setarea numarului de zecimale se poate face prin folosirea butonului
de crestere sau descrestere a numarului de zecimale aflat pe zona de lucru.
A nu se confunda numarul afisat cu cel real din celula. Prin formatare,
datele din celule nu sunt ajustate sau schimbate

In acelasi fel, un numar se poate formata ca procent, fractie sau data/time .

Page 19 of 69

Created by Daniela Anghel

Aligment in acest tab se customizeaza afisarea textului. El poate fi scris pe verticala sau
la diferite unghiuri.Se poate centra pe verticala sau orizontala, se efectueaza formatarea
celulei astfel incat sa accepte tot textul fie prin marirea celulei automat sau micsoarea
fontului textului din celula.
Merge Cells si Centrarea textului
Se selecteaza un grup de celule (din fisierul de lucru Training database.xls) si apoi se va
apasa butonul Merge and Center
. Acest button va transforma celulele selectate
intr-o singura celula si va alinia automat textul centrat.
Se poate reveni la starea initiala de UnMerge (nelipire) prin selectarea
celulei care este lipita la alte celule si reapasarea butonului Merge and
Center.

O alta modalitate de a folosi aceasta optiune este prin selectarea meniului Format Cells
iar din tabul Alignment sa se selecteze bifa: Merge cells
O alternativa la optiunea Merge cells este folosirea optiunii Center Across Selection
din meniul Format Cells Alignment Horizontal. Aceasta optiune va aranja textul
centrat peste coloanele selectate dar nu va mai lipi celulele intr-una singura.

Page 20 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru a putea vedea textul dintr-o celula fara a fi nevoit sa faceti celula / coloana mai
mare folositi obtiunea Wrap text, care imparte textul astfel incat continutul celulei sa
poata fi citit.
Font din acest tab se formateaza tot ceea ce tine de font: marime, tip caracter, etc.
Border tabul de unde se customizeaza liniile care definesc granitele unei celule, prin
diferite tipuri de linii(punctate, continue, etc.) si grosimea lor.
Patterns locul in care se poate selecta fundalul celulelor si schimbarea culorii acestora.
Protection aceasta zona este in stransa legatura cu meniul Tools->Protection, ea
neavand niciun efect daca sheetul sau documentul nu este protejat.

Inserarea de linii si coloane


Pentru a insera linii sau coloane intr-un sheet, selectati celula de deasupra careia va fi
introdusa o linie sau in fata careia va fi introdusa o coloana si se poate folosi Meniul:
Insert Row sau Insert Columns sau prin pasarea butonului dreapta al mousului si
selectarea butonului Insert. Dupa aceasta operatiune un nou meniu va aparea:

Operatiunea de introducere a unei linii sau coloane folosite prin meniul Insert se regasesc
in fereastra de mai sus la optiunea 3 si 4 (Entire row sau Entire column). Optiounea 1 si 2
(Shift cells right sau Shift cells down) este folosita pentru a introduce doar o celula
deasupra sau in fata celulei selectate.

Sortarea Datelor
Datele ditr-o lista pot fi sortate numeric (camp numeric), alfabetic (camp text) sau
cronologic (camp data calendaristica).
Pentru a selecta cu usurinta o lista pentru un camp:
Selectati orice celula din coloana corespunzatoare campului
Apasati unul din butoanele de sortare
(ascendent sau descendent)
Lista, in afara de denumirile campurilor se va sorta dupa campul selectat
Page 21 of 69

Created by Daniela Anghel

Atentie la totaluri, care vor fi si ele sortate!!!


Atentie la formule, la care se vor modifica adresele relative

Alternativa:
Se selecteaza Data, Sortdin Meniu Bar
Va apare urmatorul dialog:

Se pot selecta pana la trei randuri pentru sortare


Desi Excel ofera posibilitatea de a defini trei chei (campuri) de sortare, nu este
obligatoriu sa se sorteze dupa toate trei, optiunea Then By poate ramane
necompletata.
Butonul Options genereaza urmatorul dialog :
o daca se doreste o sortare dupa mai multe campuri se sorteaza dupa trei
campuri si apoi dupa inca trei,etc.
Excel nu sorteaza linii ascunse, acestea trebuie afisate inainte de
sortare.

Page 22 of 69

Created by Daniela Anghel

Optiunea First Key Sort Order permite crearea unei ordini personalizate de
sortare
Daca se doreste sa se faca diferentiere intre litere mari si mici la sortare se
selecteaza optiunea Case Sensitive, de ex. rcb va fi inainte de RCB
In mod normal Excel sorteaza pe linii. Aceasta optiune se poate schimba,
sortarea facandu-se pe coloane utilizand optiunea Sort Left to Right
Se apasa butonul OK pentru a realiza optiunea de sortare.

Salvati foaia de calcul inainte de sortare. Aceasta pentru a putea reface o sortare.

Filtre
Filtrele sunt extrem de utile cand se lucreaza cu liste mari. Filtrele permit a se afisa
numai datele cu care se doreste sa se lucreze. Exista doua modalitati de a lucra cu
filtre : Auto Filter si Advanced Filter.

Auto Filter
Pentru a utiliza Auto Filter:
Se selecteaza Data, Filter, Auto Filter din bara de meniu Meniu Bar
In dreapta denumirii fiecarui camp apar sageti verticale

Apasand butonul unei sageti va apare o lista de criterii disponibile pentru


coloana corespunzatoar, bazate pe continutul coloanei

Page 23 of 69

Created by Daniela Anghel

Selectand (All) se vor afisa toate datele


Selectand orice linie se vor afisa toate liniile corespunzatoare selectiei
Pentru coloanele utilizate ca filtru sageata se va colora in albastru
De notat ca si denumirile liniilor ce satisfac criteriul vor avea culoarea albastra
Bara de stare arata cate inregistrari raspund criteriului de selectie
Selectarea se poate rafina utilizand criterii personalizate. Pentru a face aceasta
se selecteaza Custom din lista verticala si va apare urmatorul dialog:

Se introduc criteriile personalizate si apoi butonul OK.

Advanced Filter (Filtrare avansata)


Filtrarea avansata permite utilizarea de criterii mai complexe pe care Auto Filter nu le
poate obtine, de ex., afisarea codurilor de client care incep cu 00042, sau vanzari mai mari
decat valoarea din celula B2.

Pentru a stabili o filtrare avansata: se selecteaza Data, Filter, Advanced Filter


din Menu Bar
Va apare urmatorul dialog:

Page 24 of 69

Created by Daniela Anghel

Se stabileste o zona separata pentru definrea criteriilor de selectie Criteria


Range. Lista (baza de date) va fi aleasa ca domeniu List Range
In mod normal, zona criteriilor de selectie va fi compusa dintr-o serie de linii
sub baza de date (lista)
In zona de criterii denumirile coloanelor trebuie sa fie aceleasi (nu toate si
nu neaparat in aceeasi ordine) ca si cele din lista initiala (baza de date); pentru
aceasta se recomanda ca acestea sa fie copiate.
Se introduc criteriile de selectie
o Pentru a afisa inregistrarile care raspund unui numar de posibilitati pentru
acelasi camp, acestea se introduc pe linii separate, de ex. se introduc C* SI
B* pe linii separate in aceeasi coloana pentru a se afisa inregistrarile , care
pentru acest camp incep cu secventele de mai sus.
o Cand se utilizeaza criterii multiple:
- Criteriile introduse pe aceeasi linie inseamna ca trebuie satisfacute in
totalitate
- Pentru a afisa inregistrarile care raspund oricaruia dintre anumite criterii,
acestea se introduc pe linii separate.
Sa nu se introduca randuri goale (blank rows) in domeniul criteriu, aceasta va
deruta Excel-ul in cautarea criteriilor!

Rezultatul cautarii poate ramane in acelasi loc, ca si in cazul Auto Filter, sau se
poate copia in alta zona.
Daca se doreste copierea in alta zona , va fi usor daca se vor defini campurile
exact ca cele din lista initiala. (Atentie, sa nu se suprapuna datele)
Se pasa OK pentru efectuarea operatiei.

Pentru reafisarea tuturor liniilor dupa orice operatie de filtrare :

Se selecteaza o celula in domeniul bazei de date (listei)


Se selecteaza Data, Filter, Show All din Meniu Bar

EXERCITII
Deschideti fisierul excel (Training database.xls), sheet-ul 2 baza de date.
Formatati baza de date (de exemplu: capatul de tabel randul 1 sa fie bolduit,
fundalul celulelor sa fie verde, iar culoarea literelor alba, etc).
Formatati coloana AN (Euro) astfel incat sa apara semnul monedei Euro si si faceti
suma acelori valori in celula AO1.
Cati clienti au in denumire (CustName) cuvantul BAR?
Page 25 of 69

Created by Daniela Anghel

Cati clienti distincti se afla in baza de date?


Cati clienti sunt in baza de date cu Eff Date mai mare sau egala cu 1/7/2010?
Cati clienti din judetul Giurgiu, cu Trade Segment-ul Horecadi au POS Branding
Owner = PMR
Sortati clientii crescator dupa Merchandiser, descrescator dupa Industry Sales si
crescator dupa Cluster.

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 26 of 69

Created by Daniela Anghel

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 27 of 69

Created by Daniela Anghel

AUTOFILL
Exista o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru completarea unui domeniu cu
date.

Umplerea domeniului cu aceleasi date


Exista doua comenzi prescurtate pentru a realiza aceasta :

Metoda Ctrl & Enter

Se selecteaza un domeniu cu ajutorul mouse-ului


Se introduce o anumita data ( de ex.1300 )
Aceasta data apare in prima celula a domeniului
Se tin apasate tastele Ctrl si Enter
Data introdusa va apare in tot domeniul

Metoda indicatorului de umplere Fill Handle

Se introduce data in celula


Se muta mouse-ul in coltul din dreapta jos a celulei
Cursorul se va transforma intr-o cruciulita; aceasta reprezinta indicatorul de
umplere Fill Handle
Se pastreaza apasat butonul stang al mouse-ului si se trage cruciulita de-alungul
domeniului destinatie alaturat din dreapta sau in jos
Toate celulele domeniului destinatie vor avea data copiata in ele.
Pentru a umple o coloana intreaga a unei baze de date cu aceiasi data, se introduce
data in prima celula apoi se apasa de doua ori succesiv pe coltul din dreapta jos al
celulei.

Crearea seriilor de text


Excel este capabil sa completeze serii text, daca acestea se includ in facilitatea Auto Fill
Pentru a extinde seriile de date :
Se selecteaza celulele de unde se doreste sa se inceapa seriile

Page 28 of 69

Created by Daniela Anghel

In exemplul de mai sus se poate selecta fie numai celula D2 fie domeniul B2:D2
Se pozitioneaza cursorul mouse-ului in coltul din dreapta jos a ultimei celule din
domeniu pana se obtine cruciulita Fill Handle
Se apasa butonul stang al mouse-ului si se trage peste celulele unde se doreste sa
se extinda seria
AutoFill va umple seria text
In exemplul de mai sus, daca s-a introdus Jan, Feb, Mar, Excel va sti sa continue sa
completeze cu seria cu Apr, May..,etc.

Aceste serii pot fi create de utilizator. Pentru a se crea o serie personalizata :

Se selecteaza Tools, Optionsdin Meniu Bar


Se selecteaza optiune Custom List

Se selecteaza New List si se plaseaza cursorul in zona List Entries ( nu se va


apasa tasta Enter )
Se completeaza seria noua utilizand ca separator virgula
Dupa ce se termina se selecteaza butonul Add
Din acest moment este disponibila noua serie de date.
Page 29 of 69

Created by Daniela Anghel

Crearea de serii numerice


Fiind dat un domeniu, Excel poate analiza regula si extinde seria numerica
corespunzatoare.
Pentru a extinde un domeniu numeric existent :

Se selecteaza celulele unde se doreste sa inceapa seriile

Se pozitioneaza cursorul in coltul din stanga jos pana se obtine indicatorul de


umplere Fill Handle
Se apasa butonul din stanga al mouse-ului si se trage de cruciulita in lungul
celulelor domeniului de extindere
AutoFill va umple seriile de date numerice

Cand se sorteaza o lista, se poate utiliza AutoFill pentru a crea o coloana


numerica denumita Intoarcere la original, alaturi de lista de sortat cu 1 in
prima celula, folosind AutoFill pentru a completa restul care va putea fi
folosita la revenirea la ordinea initiala.

Meniul prescurtat de umplere automata AutoFill


Pentru utilizarea mai sofisticata a facilitatii AutoFill, se poate utiliza meniul prescurtat:

Page 30 of 69

Created by Daniela Anghel

Se pozitioneaza cursorul in coltul din stanga jos a celulei pentru a identifica


indicatorul de umplere
Se apasa butonul din dreapta al mouse-ului si se trage indicatorul in lungul
domeniului unde se doreste sa se faca extinderea
Va apare meniul prescurtat AutoFill

Optiunea Linear Trend utilizeaza metoda lineara a celor mai mici patrate pentru a
extinde tendinta
Optiunea Growth Trend utilizeaza o metoda similara pentru a crea o tendinta de
crestere bazata pe produse.
Optiunea Series permite introducerea valorii treptei.

EXERCITII
In sheet-ul 3 Auto Fill din fisierul de lucru Training databse.xls creati un tabel care sa
contina urmatoarele:
- coloane: anii incepand cu 2010 si pana in 2015
- randuri: lunile anului (Jan Dec).
- ianuarie 2010 are valoarea 100
- pe randul corespunzator lunilor valorile cresc cu un pas de 15 % (exemplu: Jan
2011 = Jan 2010 + 15%; Jan 2012 = Jan 2011 +15%, etc)
Page 31 of 69

Created by Daniela Anghel

pe coloane valorile cresc din Jan pana in Jul cu un pas de 20 iar din Aug scad cu un
pas de 5%. (exemplu: Feb 2010 = Jan 2010 + 20; Aug 2010 = Jul 2010 +
-5%;
Mar 2011 = Feb 2011+20; Sep 2011=Aug 2010 + -5%, etc)

Creati o lista cu optiunea Custom List care sa contina o ordine anume a SKU-urilor din
familia Marlboro.

Page 32 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 33 of 69

Created by Daniela Anghel

LUCRUL CU REFERINTE SIMPLE SI RELATIVE


O referinta identifica o celula sau o serie de celule intr-o foaie de lucru si spune Excel-ului
unde sa caute valori sau date ce se vor utilizate intr-o formula. Cu referinte, se pot folosi
date continute in diverse parti a paginii intr-o formula sau se pot folosi valori dintr-o
anumita celula in mai multe formule.

Referinte tip A1
Excel foloseste referinte tip A1, care se refera la coloane cu litere ( de la A la IV, pentru un
total de 256 coloane ) si se refera la randuri cu numere ( de la 1 la 65536 ). Aceste litere
si numere sunt numite capete de randuri si coloane. Pentru a se referi la o celula, se
introduce litera coloanei urmata de numarul randului. De ex. : B2 se refera la celula aflata
la intersectia coloanei B si randului 2.
Pentru a se referi la
Celula aflata in coloana A si randul 10
Sirul de celule din coloana A si randurile de la 10 la 20
Sirul de celule din randul 15 si coloane de la B pana la E
Toate celulele randului 5
Toate celulele din randurile de la 5 pana la 10
Toate celulele coloanei H
Toate celulele coloanelor de la H pana la J
Seria de celule aflate in coloanele de la A la E si randurile de la 10 la 20.

Se
foloseste
A10
A10:A20
B15:E15
5:5
5:10
H:H
H:J
A10:E20

Diferenta dintre referintele relative si cele absolute


Referinte relative
O referinta relativa a celulei intr-o formula, precum A1, se bazeaza pe o pozitie relativa a
celulei care contine formula si referinta se refera la aceasta. Daca pozitia celulei ce contine
celula se schimba, referinta se schimba si ea. Daca se copiaza formula de-alungul randului
sau in jos pe coloana, referinta se schimba automat. Noile formule vor folosi de asemenea
referinte relative. De ex. daca se copiaza o referinta relativa din celula B2 in celula B3, ea
se va modifica automat din =A1 in =A2.

Referinte absolute
O referinta absoluta a celulei intr-o formula, precum $A$1, intotdeauna se refera la aceeasi
celula din locatia specificata. Daca pozitia celulei ce contine formula se schimba, referinta
absoluta ramane neschimbata. Chiar daca se copiaza formula pe rand sau pe coloana,
referinta absoluta va ramane aceeasi. Formulele noi folosesc referinte relative si este
nevoie a fi modificate in referinte absolute. De exemplu, daca se copiaza o referinta
absoluta din celula B2 in celula B3, ea ramane aceeasi in ambele celule =$A$1.
Page 34 of 69

Created by Daniela Anghel

Referinte mixte
O referinta mixta contine fie o coloana absoluta si un rand relativ, fie un rand absolut si o
coloana relativa. O referinta cu o coloana absoluta arata sub forma $A1, $B1, s.a. O
referinta cu un rand absolut arata sub forma A$1, B$1, s.a. Daca pozitia celulei ce contine
formula se schimba, referintele relative se schimba fara ca referintele absolute sa se
modifice. Daca se copiaza formula transversal pe rand sau in jos pe coloana, referintele
relative se modifica automat, dar cele absolute raman aceleasi. De exemplu, daca se
copiaza o referinta mixta din celula A2 in celula B3, ea se va modifica din =A$1 in =B$1.

Cum facem schimbul intre referinte relative, absolute si


mixte

Se selecteaza celula care contine formula.

In Formula bar
se doreste schimbata.

Se apasa F4.

, se selecteaza referinta care

Referinta (Descriere)
$A$1 (coloana absoluta si rand absolut)
A$1 (coloana relativa si rand absolut)
$A1 (coloana absoluta si rand relativ)
A1 (coloana relativa si rand relativ)

Page 35 of 69

Se schimba in
$A$1
C$1
$A3
C3

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 36 of 69

Created by Daniela Anghel

FUNCTII UTILE
Functiile sunt formule predefinite care au valori (sau argumente), efectueaza operatii si
obtin valori.

SUM
Functia SUM aduna elemente de tip numar dintr-o plaja de celule.
Argumentele sunt :

SUM(number1,number2, ...)
number 1, number 2
referinta 1, referinta 2

reprezinta elemente din baza de date pe care vrem sa le adunam.


Argumentele sunt despartite prin virgula. Pot fi pana la 30 de argumente
(despartite prin virgula).

In exemplul de mai jos vrem sa adunam toate valorile de pe coloana Amount (+/-):
- prin selectarea tuturor valorilor
- prin selectarea fiecare valori (individual)

Page 37 of 69

Created by Daniela Anghel

IF
Functia IF intoarce o valoare specificata daca daca testul logic este adevarat TRUE si alta
daca testul este fals FALSE.
Argumentele sunt:

IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )


logical_test
testul logic
value_if_true
valoare daca testul este
adevarat
value_if_false
valoarea daca testul este
fals

este o expresie care poate fi evaluata cu adevarat - TRUE sau fals - False
este o valoare obtinuta daca testul logic este adevarat - logical_test is
TRUE. Daca value_if_true este omisa si logical_test este TRUE, rezultatul
este - TRUE
este o valoare obtinuta daca testul logic este fals - logical_test is FALSE.
Daca value_if_false este omisa si logical_test este FALSE, rezultatul este FALSE

Page 38 of 69

Created by Daniela Anghel

In exemplul de mai jos functia IF testeaza daca vanzarile magazinelor din lista sunt
suficient de mari pentru ca in respectivul magazin sa fie implementata Campania.

Se pot folosi sapte functii IF imbricate. De exemplu :


IF(Media<11,"A",IF(Media<21,"B",IF(Media<31,"C")))
va intoarce A daca celula definita de numele Media este mai mica decat 11, B daca este
mai mica de 21 sau egala cu 11 etc. A doua instructiune este pe post de valoare daca
testul este fals.

SUMIF
Functia SUMIF aduna valorile din toate celulele dintr-un domeniu care respecta un criteriu
dat.
Argumentele sunt :

SUMIF(range, criteria, sum_range)


range
domeniu
criteria
criteriu
sum_range
domeniul pentru suma

este domeniul pe care dorim sa il evaluam, pentru care se calculeaza


suma celulelor
este un criteriu sub forma numerica, expresie sau text conform caruia se
va face suma celulelor. Ex de criteriu: 32, "32", ">32", "RON".
domeniul pe care dorin sa calculam suma (conform criteriului)

In exemplul de mai jos functia SUMIF este utilizata pentru adunarea valorilor pentru
clientul LEO BURNETT AND TARGET SA
.

Page 39 of 69

Created by Daniela Anghel

COUNT & COUNTA


Functia COUNT numara numai campurile numerice. In exemplul de mai jos functia count
va avea valoarea 8. Aceeasi functie aplicata pe coloana C (C2:C9) va avea rezultatul 0.
Numararea entitatilor de tip text se face cu ajutorul functiei COUNTA.
Argumentele sunt :

COUNT ( value1, value2, )


COUNTA ( value1, value2, )
value1, value2, ...
valoarea1, valoarea2, ...

reprezinta elemente din baza de date pe care


Argumentele sunt despartite prin virgula. Pot f
(despartite prin virgula).

COUNTIF
Functia COUNTIF socoteste numarul celulelor nevide dintr-un domeniu care respecta un
criteriu dat.
Argumentele sunt :
Page 40 of 69

Created by Daniela Anghel

COUNTIF ( range, criteria )


range
domeniu

este domeniul pentru care se calculeaza celulele nevide

criteria
criteriu

este un criteriu sub forma numerica, expresie sau text

In exemplul de mai jos functia COUNTIF este utilizata pentru numararea magazinelor cu
vanzari mai mari de 100K.

VLOOKUP cautare verticala


Functia VLOOKUP cauta cea mai la stanga coloana a unui tabel pentru o valoare
particulara, intorcand valoarea intr-o celula specificata.
Argumentele sunt :

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)


lookup_value
valoare cautata
table_array
tabela
col_index_num
numar coloana
range_lookup

este valoarea de cautat in prima coloana a tabelei. Aceasta poate fi valoare,


referinta sau sir de text
este tabela ce contine informatiile in care se cauta coincidenta. Se recomanda sa
se utilizeze un nume de tabel
este numarul, in tabela, de unde se va intoarce valoarea corespunzatoare estimarii
coincidentei
este o valoare logica. Daca este adevar - TRUE sau omisa, VLOOKUP va intoarce

Page 41 of 69

Created by Daniela Anghel

tipul coincidentei

cu aproximatie valoarea cea mai mare apropiata care este mai mica decat
lookup_value. Daca este fals - FALSE, VLOOKUP va cauta o coincidenta exacta.
Daca nu va gasi va da mesajul N/A

In exemplul de mai jos functia VLOOKUP determina daca volumul vanzarilor este mare,
mediu sau scazut.

Atunci cand cautati o valoare cu ajutorul functiei VLOOKUP (lookup_values) in prima


coloana a table_array trebuie sa va asigurati ca datele din prima coloana nu contin spatii
sau caractere precum sau , altfel nu veti primi valorile corecte sau functia nu va returna
nici o valoare. Pentru eliminarea spatiilor puteti folosi functia TRIM (vezi mai jos).

CONCATENATE
Functia CONCATENATE uneste elemente text inregistrate in celule separate. De la 1 pana
la 30 elemente text (litere, cifre) pot fi unite intr-un singur element.
Argumentele sunt :

CONCATENATE (text 1, text 2, text3..)

text 1, 2, 3

reprezinta elemente din baza de date, alte cuvinte care sa faca legatura intre
elementele din celulele inscrise in baza de date sau spatiu intre cuvinte. Argumentele
sunt despartite prin virgula. Cuvintele noi introduse sau spatiul dintre cuvinte trebuie
inregistrat intre ghilimele.

In exemplul de mai jos au fost transformate in text anumite informatii legate de un


magazin:

Page 42 of 69

Created by Daniela Anghel

TRIM
Functia Trim elimina toate spatiile dintr-un text cu exceptia unui spatiu dintre cuvinte
(space).
Este bine sa folosim TRIM pentru textile extrase din alte aplicatii care ar putea introduce
spatii pentru campurile cu lungimi fixe (exemplu SAP).
Argumentele sunt :

TRIM (text)
text

Textul pentru care se doreste eliminarea spatiilor

LEN
Functia LEN arata numarul de caractere dintr-o celula.
Argumentele sunt :

LEN ( text )
text

Textul pentru care se doreste a se afla numarul de caractere

In exemplul de mai jos s-a verificat daca codurile de client sunt inregistrate corect in baza
de date ( s-a verificat numarul de caractere ale fiecarui cod de client ) :

Page 43 of 69

Created by Daniela Anghel

LEFT & RIGHT


Functia LEFT intoarce primul caracter sau mai multe caractere in functie de numarul
specificat.
Functia REGHT intoarce ultimul caracter sau mai multe caractere in functie de numarul
specificat.
Argumentele sunt :

LEFT ( text, [num_chars])


RIGHT ( text, [num_chars])
text

Textul pentru care se doreste a fi facuta prescurtarea

[num_chars] Numarul de caractere


In exemplul de mai jos pe ultima coloana s-a inregistrat Community folosindu-se insa
prescurtari formate din numai doua caractere.

Page 44 of 69

Created by Daniela Anghel

In exemplul de mai jos pe ultima coloana s-a inregistrat Nr of Period folosindu-se


ultimele trei caractere din period.

Page 45 of 69

Created by Daniela Anghel

EXERCITII
In sheet-ul 5 Functii din fisierul de lucru Training databse.xls aduceti urmatoarele
campuri din sheet-ul database:
- MSpv (TMC Supervisor)
- Merchandiser
- Merchandiser Possition
Folositi o functie care sa ne spuna cati clienti sunt in total in foaia noastra de lucru si cati
apartin fiecarui TMC (# de POS pentru fiecare TMC) si in total.
Care este valoarea totala a PM pentru fiecare TMC (Total PM Sales) si in total.
Cati clienti sunt in fiecare judet (BX, GR si IF)?
Cati TMC au mai mult de 11 POS-uri (folositi functia COUNTIF).
Folosind functia CONCATENATE, sa se adauge o noua coloana denumita Employee &
Position care sa contina Numele TMC, plus , plus pozitia lui.
Identificati numarul de caractere pe care il contine numele fiecarui TMC.

Page 46 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 47 of 69

Created by Daniela Anghel

TABELE PIVOT
Tabelele pivot reprezinta o facilitate puternica a Excel-ului ce pemite insumarea si analiza
datelor in maniere diferite. Pe scurt, acestea permit insumarea datelor intr-un camp
(denumit camp de tip date Data Field) si organizarea acestora corespunzator datelor in
al doilea camp (denumit camp de tip linie Row Field). Avantajul tabelelor pivot este ca
ele permit diferitelor campuri si categorii sa fie aranjate si manipulate usor prin pivotare.
Sa presupunem ca avem un fisier care contine trei coloane : TPOSM , District , Placed

Datele pot fi insumate pe judete

Page 48 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru a crea o tabela pivot :

Se selecteaza Data, PivotTable..-din Bara de meniu


Sau butonul PivotTable Wizard din bara de utilitare Query and Pivot Toolbar

Va apare primul pas din asistentul tebele pivot PivotTable Wizard

Se selecteaza optiunea Microsoft Excel List or Database


Se selecteaza butonul Next >
Acesta va ghida executia la pasul 2 Step 2

Se introduc referintele referitoare la date, fiind siguri ca s-au introdus denumirile


coloanelor
Se selecteaza butonul Next >

Page 49 of 69

Created by Daniela Anghel

Aceasta va ghida executia la pasul 3 Step 3


Apasati pe butonul Layout

Aici trebuie specificata modalitatea de aranjare a datelor


Aceasta se face simplu, prin tragerea numelui campului (butonului) in zona pagina,
linie, coloana sau data Page, Row, Column or Data.
De notat ca daca se trage butonul reprezentand numarul de materiale plasate
Placed in zona de date Data, in mod automat Excel introduce suma numarului de
materiale plasate Sum of Placed. Implicit, creeaza subtotaluri pentru fiecare
schimbare in fiecare camp din zona de linie Row
Aceste optiuni se pot personaliza apasand de doua ori butonul stang al mouse-ului
pe buton
Se va afisa dialogul urmator :

Page 50 of 69

Created by Daniela Anghel

Butonul Options >> declansaza urmatorul dialog :

Daca se utilizeaza alta optiune decat Normal in cadrul optiunii Show Data as : sa se
asigure ca toate calculele au fost specificate corect
Daca exista anumite campuri in zona linie Row, se poate renunta la subtotaluri
Pentru aparitia dialogului Pivot Table Field se apasa de doua ori succesiv pe butonul
stang al mouse-ului cand se selecteaza un buton de linie, coloana sau pagina :

Daca apasati pe butonul Advanced obtineti o alta fereastra de dialog :

Pentru a nu face subtotaluri pentru anumite campuri se selecteaza None


Page 51 of 69

Created by Daniela Anghel

Cand se termina se apasa OK.


Pasul 4 al Optiunii Pivot este urmatorul :

In optiunea Pivot Table Starting Cell, se poate introduce destinatia tabelei pivot,
indicandu-se coltul din stanga sus a domeniului.
Se selecteaza butonul Finish.

Modificarea tabelelor pivot


Odata completata o tabela pivot, ea se poate modifica usor.
Sa presupunem, de exemplu, ca se doreste listarea intai pe TPOSM si apoi pe judet
District. Pentru a face asta, se trage campul de tip pagina TPOSM in dreptul celulei judet
District si tabela pivot :

va fi transformata in :
Page 52 of 69

Created by Daniela Anghel

Textul din denumirile campurilor poate fi schimbat, datele insa nu.

Bara de utilitare Query and Pivot Toolbar


O rafinare a definirii tabelelor pivot poate fi facuta cu Query and Pivot Toolbar.

Pivot Table Wizard


Pivot Table Field utilizat pentru alterarea numelui si atributele unui camp. Se poate
relua dialogul pentru campurile tabelei pivot Pivot Table Field definit mai inainte.
Hide ascunderea detaliilor in tabela pivot
Show afisarea detaliilor ascunse in tabela pivot
Refresh Data pentru a se actualiza datele in tabela pivot daca in datele sursa s-au
facut modificari.

Butoanele de ascundere si afisare Hide and Show


Page 53 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru a ascunde un detaliu in tabela pivot :


Se selecteaza denumirea coloanei sau liniei heading (Column sau Row Field)
Se selecteaza butonul Hide
Datele de jos sau din dreapta vor fi insumate si vor ramane afisate mai putine
detalii
Pentru a se afisa detaliile ascunse anterior :
Se selecteaza denumirea coloanei sau liniei heading (Column sau Row Field)
Se selecteaza butonul Show
Datele ascunse anterior vor fi afisate.

Butoanele de grupare si degrupare Group and Ungroup


Datele pot fi puse in grupuri. Pentru a face aceasta :
Se selecteaza celulele ce urmeaza a fi grupate

Se selecteaza butonul Group


Se va crea o noua coloana cu un nume nou
In exemplul de mai jos, judetele au fost grupate pe Spv 1, 2, 3 si 4
Noul nume implicit este District 2, care poate fi modificat, dupa cum s-a aratat mai
sus

EXERCITII
In sheet-ul 6 Pivot din fisierul de lucru Training databse.xls creati un tabel pivot. Cu
ajutorul tabelului vizualizati subtotaluri si adaugati functiile Min, Max, Average.

Page 54 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
Page 55 of 69

Created by Daniela Anghel

SCHIMBAREA FORMULEI DIN BARA DE JOS


Excel poate afisa in bara de jos a paginii rezultatul anumitor calcule pe care poate sa le
faca pentru datele numerice inscrise in celulele selectate pentru care se doreste a se face
calculul sau pentru o intreaga coloana.

Alegerea formulei

Pentru a alege formula, se apasa butonul din dreapta al mouse-ului atunci cand
acesta este pozitionat pe bara aflata in partea de jos a paginii :

Se alege formula

Pe viitor, rezultatul va fi automat afisat in bara de jos a paginii excel in momentul in


care se selecteaza celulele ce contin datele pentru care se doreste rezultatul :

Page 56 of 69

Created by Daniela Anghel

In cazul in care se doreste rezultatul pentru intreaga coloana, va fi selectata


coloana apasandu-se pe butonul din stanga al mouse-ului atunci cand acesta se afla
pozitionat in partea de sus a coloanei respective, pe denumirea acesteia :

EXERCITII
In sheet-ul 7 bara de formule din fisierul de lucru Training databse.xls schimbati
formula din bara de jos; verificati rezultatul.

Page 57 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 58 of 69

Created by Daniela Anghel

FORMATARE CONDITIONATA
Excel poate monitoriza rezultatele formulelor sau alte valori din celule aplicand formatarea
conditionata. De exemplu, se pot colora in verde celulele care contin valori mai mari de 50
si in rosu celulele ce contin valori mai mici de 50.

Se selecteaza celulele pentru care se doreste adaugare, schimbarea sau stergerea


formatarii conditionate;
Din Format meniu, se alege Conditional Formatting
Se pot compara valori ale celulelor selectate cu o constanta sau cu rezultatul unei
formule :
-

Folosirea unei valori ca si conditie Pentru a folosi valori din


celulele selectate ca si criteriu de selectie, se selecteaza optiunea
Cell Value Is, se selecteaza fraza comparativa si apoi se introduce o valoare
constanta sau o formula. Daca se selecteaza optiunea Cell Value Is si se
compara valorile celulelor selectate cu rezultatul unei formule, trebuie sa se
inceapa cu semnul egal (=).
Folosirea unei formule ca si conditie Daca se selecteaza optiunea
Formula Is, formula specificata trebuie sa intoarca o valoare logica de
adevarat - TRUE (1) sau fals FALSE (0). Formula trebuie precedata de
semnul egal (=).
Folosirea referintelor ca si conditii Se pot introduce referinte in
formula selectandu-se celulele direct in foaia de lucru. Prin selectarea
celulelor pe foaia de lucru vor fi introduse referinte absolute. Daca se
doreste ajustarea referintelor pentru fiecare celula din zona selectata, se vor
folosi referinte relative.
Use dates Data si timpul sunt evaluate ca si serii numerice. De exemplu,
daca se compara valoarea celulei cu data January 7, 2001, data este
reprezentata de seria de numere 36898.

Se apasa apoi Format pentru a selecta formatul care se doreste aplicat celulelor
care indeplinesc conditia sau formula intoarce valoarea TRUE.

Pentru a se adauga inca o conditie, se apasa Add, si apoi se repeta pasii. Pot fi
specificate pana la trei conditii. Daca nici o conditie specificata nu e adevarata,
celula respectiva isi va mentine forma initiala. Daca sunt indeplinite mai multe
conditii, Excel va aplica formatul primei conditii care este adevarata, chiar daca mai
sunt si alte conditii adevarate

Daca valoarea celulei se modifica si nu mai indeplineste conditia specificata, Excel modifica
si formatul din celula dar lasa conditia aplicata deci formatarea va fi automat reaplicata
cand conditia este indeplinita.
In exemplul urmator au fost colorate cu rosu materialele plasate in proportie de cel putin
80% din fiecare oras :

Page 59 of 69

Created by Daniela Anghel

Copierea formatului in alte celule

Se selecteaza celula formatata conditionat care se doreste copiata.


In Formatting toolbar, se apasa Format Painter
selecteaza celula care se doreste formatata.

si apoi se

Change or remove a conditional format:

Pentru a schimba formatul, se apasa Format pentru conditia care se doreste


modificata;
Pentru a reselecta formatul in tab-ul curent al ferestrei Format Cell, se apasa
butonul Clear dupa care se introduce noul format.

Page 60 of 69

Created by Daniela Anghel

Pentru a sterge una sau mai multe conditii, se apasa Delete si apoi se selecteaza
conditia care se doreste stearsa.

EXERCITII
In sheet-ul 8 formatare conditionata din fisierul de lucru Training databse.xls colorati
cu verde clientii ce apartin Cluster-elor A1, A2, B1 si cu rosu clientii ce au PM Sales mai
mici decat 10.

Page 61 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 62 of 69

Created by Daniela Anghel

NAVIGARE IN PAGINA
Pentru a se castiga timp cand se lucreaza intr-o pagina excel se pot folosi combinatii de
taste. Sunt prezentate in continuare cateva dintre ele :
CTRL+SPACEBAR - selecteaza intreaga coloana.
SHIFT+SPACEBAR selecteaza intregul rand.
CTRL+A selecteaza intreaga pagina
CTRL+SHIFT+SPACEBAR cu un obiect selectat, selecteaza toate obiectele de pe
pagina.
CTRL+6 - alterneaza intre ascunderea obiectelor si afisarea obiectelor
CTRL+SHIFT+O (LITERA O) selecteaza celulele care contim comentarii
CTRL+[ (paranteza deschisa) selecteaza toate celulele folosite in formula din celula
selectata
CTRL+SHIFT+END extinde selectia pana la ultima celula din pagina (coltul cel mai de jos
din dreapta )
SHIFT+sageata in sus extinde selectia in jos cu cate o celula
SHIFT+sageata in jos extinde selectia in sus cu cate o celula
SHIFT+sageata la dreapta extinde selectia in dreapta cu cate o celula
SHIFT+sageata la stanga extinde selectia in stanga cu cate o celula
END+SHIFT+ENTER extinde selectia pana la ultima celula din randul curent.
ENTER incheie introducerea datelor in celula si selecteaza celula de dedesubt.
ALT+ENTER incepe o noua linie in aceeasi celula.
CTRL+ENTER finalizeaza introducerea datelor intr-o celula
SHIFT+ENTER finalizeaza introducerea datelor intr-o celula si selecteaza celula de
deasupra
TAB - finalizeaza introducerea datelor intr-o celula si selecteaza celula din dreapta
SHIFT+TAB - finalizeaza introducerea datelor intr-o celula si selecteaza celula din stanga
ESC canceleaza introducerea datelor intr-o celula
HOME muta de la inceputul paginii

Page 63 of 69

Created by Daniela Anghel

F4 sau CTRL+Y repeta ultima actiune


CTRL+; (punct si virgula) introduce data
CTRL+SHIFT+: (doua puncte) introduce ora
ALT+DOWN ARROW - deschide lista de valori prezente in coloana respectiva
CTRL+Z undo pentru ultima actiune
F2 permite editarea in celula
ALT+= (egal) - suma
F7 afiseaza Spelling
SHIFT+F2 introduce comentariu
CTRL+C copy
CTRL+X - cut
CTRL+V - paste
DELETE - sterge
CTRL+SHIFT+PLUS SIGN introduce celule
CTRL+1 afiseaza fereastra Format Cells
CTRL+B - bold
CTRL+I - italic
CTRL+U - underline
CTRL+5 strikethrough
CTRL+9 ascunde randurile selectate
CTRL+SHIFT+( (paranteza deschisa) afiseaza randurile selectate
CTRL+0 (zero) ascunde coloanele selectate
CTRL+SHIFT+) (paranteza inchisa) afiseaza coloanele selectate
ALT+SHIFT+RIGHT ARROW grupeaza randuri sau coloane
ALT+SHIFT+LEFT ARROW degrupeaza randuri sau coloane

Page 64 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 65 of 69

Created by Daniela Anghel

Note

De facut

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

...............................................................................................

Idei

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

Page 66 of 69

Created by Daniela Anghel

Page 67 of 69

Created by Daniela Anghel

Philip Morris Trading


Sales Information Department