FOILOR DE CALCUL

Pentru prelucrarea datelor care necesită calcule, reprezentări sub formă de grafic sau
sortări se utilizează programe specializate în prelucrarea foilor de calcul (spread sheet
program), aşa cum este Microsoft Excel.
Ca şi WinWord, EXCEL are nouă meniuri verticale; opt cu aceeaşi denumire (File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Window, Help) şi semnificaţie, dar diferind mai mult sau
mai puţin în cazul funcţiilor ataşate; astfel meniurile Insert şi Format au conţinutul în mare
schimbat faţă de cel de editare de texte; meniul Table din programul de procesare documente
este înlocuit în Excel cu meniul Data. În cazul programului Excel, documentul este numit
Workbook care are unul sau mai multe foi de calcul (sheet, worksheet). Capacitatea maximă
de prelucrare a unei singure foi de calcul este de 256 de coloane şi respectiv 10.000 de
rânduri.
Denumirea atribuită implicit documentelor de către programul Excel este Book
urmată de un număr, iar extensia fişierului este .xls.

Editarea tabelelor în Excel

La deschiderea unui nou registru cu opţiunea New din meniul File, apar mai multe foi
de lucru, dar numai una este cea activă, şi anume foia luminată (poate fi Sheet 1, Sheet 2,
etc.), din cele vizualizate în bara orizontală de la piciorul paginii. Spaţiul de lucru al foii este
împăr ţit în coloane, numerotate cu litere de la A la Z, şi în continuare cu două sau mai multe
litere, vizualizate pe o bară orizontală din partea de sus a foii şi respectiv în rânduri
numerotate cu cifre de la 1 la 10.000, numerotarea apărând pe o bară verticală în stânga foii.
Fiecare celulă de lucru este identificată cu o literă sau grup de litere şi respectiv o cifră
. In timpul lucrului o singură celulă este activă, numele ei fiind vizualizat în stânga unei bare
orizontale, denumită bara formulei, aşezată deasupra barei cu literele coloanelor.
Lăţimea unei coloane cu celule poate fi modificată cu mouse-ul pe capul de coloană
deplasând spre dreapta sau stânga linia coloanei.
In fiecare celulă pot fi introduse date, dar fiecare coloană are aceleaşi tipuri de date:
alfanumerice, numerice, date calendaristice sau logice.
In cazul în care în coloanele de text, unele celule au textul mai lung decât lungimea
celulei, textul poate fi scris pe mai multe rânduri în celulele din coloanele selectate. Pentru
acesta este activată câte o coloană, apoi meniul Format, apoi aleasă opţiunea Cells, apoi
caseta Alignment şi în final opţiunea Wrap Text.
Introducerea datelor în celule poate fi realizată scriind direct datele în celula selectată
sau în bara formulei. De altfel modificarea conţinutului celulei se poate face doar în bara
formulei.

Calculul tabelar
1
 In anumite coloane pot fi introduse în mod automat date de către computer, impunând
o formulă de calcul, formula fiind o combinaţie de operanzi. Fiecare formulă este precedată de
semnul = şi este scrisă în bara formulei. Astfel dacă în celula G4, dorim să introducem suma
din celulele C4, D4, E4 şi F4, în bara formulei se va scrie: = C4+D4+E4+F4 sau pe scurt
=SUM (C4: F4 ).

Apoi fiind activată celula G4 şi dacă se aşeaz ă mouse-ul pe coltul din dreapta jos a
celulei şi se trage în jos, în mod automat şi în celulele de sub G4 se va aplica aceeaşi formulă
de adunare, adică pentru celula G20 se obţine: =SUM ( C20 : F20 ).
Formulele de calcul pot conţine următorii operatori: adunare, scădere, înmulţire,
împărţire, procent, ridicare la putere, radical, egal, mai mare sau mai mic.
Intr-o foaie de calcul pot fi utilizate şi funcţii complexe, pentru rezultate de tip
numeric şi respectiv funcţii pentru date de text.
La fel pot fi făcute calcule pe verticală, de exemplu pentru celula G21 poate fi scrisă
în bara formulei relaţia =SUM (G4 : G20), în acest caz se obţine totalul de pe coloana G.

Prelucrarea foilor multiple

În mod normal fiecare fiş ier nou are 16 foi de calcul. Dacă se doreşte ca numă rul
foilor să fie diferit de cel obişnuit, se va activa meniul Tools şi apoi op ţiunea Option, şi se va
alege caseta General. In această casetă se va modifica în zona de editare Sheet in new
workbook numărul de foi dorite.
Pentru selectarea unui grup de foi învecinate, se ţine tasta Shift apăsată şi se face clic
cu mosue-ul pe prima şi ultima fişă de calcul.
Se poate redenumi fiecare foaie de calcul, de exemplu Inventar, prin alegerea opţiunii
Rename, după ce a fost selectată foia cu butonul din dreapta mouse-ului.
Se pot şterge foi de calcul prin activarea opţiunii Delete Sheet din meniul Edit, în
acest fel se eliberează spaţii în memoria internă.
Se pot muta sau copia foi de calcul folosind Move or Copy Sheet din meniul Edit.

Finisarea lucrărilor cu tabele, grafice

Informaţiile principale dintr-un tabel sau foaie de calcul pot fi prezentate şi sub formă
de grafice şi diagrame. Astfel în sheetul în care sunt înregistrate datele ce urmează a fi
reprezentate grafic, se selectează în prealabil sau nu setul de date, se activează funcţia Chart
de la meniul Insert sau butonul Chart Wizart şi se urmează cei 4 paşi:
• pasul 1 - se selectează tipul de grafic care poate fi tip standard coloane, bare,
linie, plăcintă, arie, etc sau alte tipuri ;
• pasul 2 - se defineşte sau modifică sursa datelor, a seriilor de date;
• pasul 3 - se completează titlul graficului, denumirile axelor, se selectează opţiuni
privind axele, legenda, reţeaua de linii, vizualizarea valorilor pe grafic, a tabelului de date etc;
• pasul 4 - se selectează locul de amplasare a graficului, care poate fi în acelaşi
sheet cu datele sau într-un sheet separat, denumit implicit chart.

2
 Se recomandă ca opţiune, localizarea unui nou sheet, deoarece acesta proiectează
graficul de mărimea paginii definite pentru printare.
Asupra unui grafic proiectat se pot opera modificări prin selectarea acestuia şi
activarea funcţiilor Chart.
Orice modificări operate asupra datelor din tabelul reprezentat grafic sunt operate de
procesor şi în grafic.
Un grafic localizat în aceeaşi foaie cu tabelul de date poate fi mărit sau micşorat sau
translatat.

Tipărirea foilor de calcul

Tipărirea foilor de calcul se face similar ca şi la tipărirea unui document. Apar câteva
diferente la tipărirea foilor de calcul şi anume:

• Se poate tipări tot registrul sau numai una sau mai multe foi din registru, chiar
numai anumite părţi dintr-o foaie sau mai multe foi;

• In secţiunea fiecărei foi (Sheet), activând tasta Print Area din meniul File, se
poate introduce seria de celule ce trebuie tipărite;

• Se poate tipări ca titlu un rând sau coloană din tabel pe fiecare pagină, scriind unul
din identificatorii Rows to repeat at top sau Columns to repeat at left. Pentru aceasta se
activează opţiunea Page Setup din meniul File. Apoi se completează după dorinţă caseta
Sheet.

Reprezentarea grafică a tabelelor în Word

Procesorul de text Word are o funcţie proprie de reprezentare grafică. Aceasta se

selectează din meniul Insert Picture Chart. Se afiş ează pe ecran un grafic şi un tabel de
date, denumit Worksheet, predefinit, în care se operează modificările dorite în celule.
Concomitent bara de meniuri se modific ă apărând meniurile Date şi Chart care vor fi
activate pentru selectare a tipului de grafic şi date. In cursul proiectării, graficul poate fi
redimensionat. In document se va însera automat graficul actualizat.
De cele mai multe ori apar mesaje de eroare în procesul de prelucrare a graficelor.
Astfel se recomandă proiectarea acestora cu procesorul EXCEL şi copierea acestora în
documentele procesate cu Word.

3
4
5