Informatic Medical i Biostatistic Conf. dr. Lucian V.

Boiculese

Microsoft Excel Calcul Tabelar Aplicaiile de calcul tabelar folosesc date ce sunt prezentate sub form de tabele. Informaia este astfel organizat pe linii i coloane. Elementele tabelului se numesc celule i acestea sunt unic determinate de identificatorul de coloan i identificatorul de linie (asemntor tabelei de ah). Aplicaiile (soft) de calcul tabelar folosesc noiunea de spreadsheet sau sheet (foaie, pnz cearaf) pentru foaia de calcul. Acesta reprezint un tabel de dimensiuni mari n care fiecare celul poate conine informaie numeric, data calendaristic, ir de caractere (i alte tipuri) dar i formule matematice care au ca argumente valori numerice din alte celule. Un fiier (numit i registru de calcul) poate conine mai multe foi de calcul. De asemenea un utilitar de calcul tabelar prezint o bibliotec de funcii matematice, statistice, economice ce ajut utilizatorul minimiznd efortul depus n crearea formulelor pentru calculul dorit. Pentru a ntregi i finaliza lucrul n acest domeniu astfel de programe prezint i faciliti de creare de grafice pentru a reprezenta clar i elegant datele obinute.

Caracteristici ale calcului tabelar: Permite crearea de formule matematice ntr-un mod facil, avnd n ajutor biblioteci de funcii predefinite. Modificarea unei date ntr-un domeniu care este folosit ca argument pentru o funcie duce automat la actualizarea rezultatului calculat de funcia respectiv. Conine faciliti de reprezentare grafic. Asemntor actualizrii formulelor i graficele se refac odat cu modificarea valorilor numerice din celulele utilizate ca domeniu. Se permit operaii asemntoare softurilor dedicate lucrului cu baze de date: Operaii de inserare de date, tergere, cutare, ordonare, nlocuire automat. Prezint faciliti de tehnoredactare. Diemnsiuni O foaie de calcul poate conine maxim 256 (16384 Excel 2007, 2010) coloane notate dup cum urmeaz: A, B, C, , Z, AA, AB, ,AZ, BA , IA, ..IV (XFD). Numrul maxim de linii este de 65536 i se numeroteaz de la 1 la 65536 (1048576 n Excel 2007). O celul poate conine maxim 32000 de caractere (alfabetice, numerice). Calcul: XFD=> X=24, F=6, D=4, total 26 litere: 24*26^2+6*26+4=16384 coloane. Un fiier de calcul tabelar conine una sau mai multe foi de calcul, care sunt implicit denumite sheet1, sheet2, . Utilizatorul poate redenumi foaia de calcul afindu-i 3 meniul contextual (clic mouse dreapta) i alegerea opiunii rename.

FEREASTRA PRINCIPAL

EXCEL 2003

Bar de titlu (implicit Book1) Buton activare creare grafic

Buton activare bibliotec funcii

Bar de unelte sau instrumente (tools) Bar de instrumente pentru aranjare n pagin

Buton activare sortare

Bar de formule Foaia de calcul activ 4

FEREASTRA PRINCIPAL

EXCEL 2007

FEREASTRA PRINCIPAL

EXCEL 2010

Band (ribbon fie, band, pamblic)

Subgrup specific formatare celul

Exist diferene semnificative ntre cele dou versiuni ale softului Excel. Meniul din versiunea 2003 este reconfigurat i plasat pe orizontal n versiunea 2007.

FORMELE PROMPTERULUI DE MOUSE

Form Tip indicator form de cruce alb form de cruce neagr Descriere Apare n momentul trecerii pe deasupra celulelor foii de calcul. n aceast situaie pot fi selectate celulele dorite. Apare cnd se atinge colul din dreapta jos a seleciei. Se folosete pentru a umple celulele destinaie. Se selecteaz nti sursa i apoi prin ,,drag and drop se ncarc destinaia (funcioneaz att pentru text ct i formule). Este specific poziionrii pe bara de meniu, sau de unelte, sau pe conturul seleciei. Se folosete pentru a lansa n execuie o comand sau a muta blocul selectat. Apare n momentul poziionrii pe bara de formule sau se intr n editarea celulei respective (dublu clic).

form de sgeat

form de I (mare)

sau:

indicatoare cu form de Se folosesc pentru redimensionarea pe orizontal sgeat dubl respectiv vertical (dup direcia sgeii), a coloanelor respectiv rndurilor. Apare n momentul suprapunerii prompterului de mouse pe barele gri indicatoare. sgeat pe diagonal Indic posibilitatea de redimensionare a obiectului grafic selectat n momentul respectiv. 6

Deplasarea n cadrul foii de calcul Sunt situaii n care cantitatea de informaie depete fereastra activ de prezentare. Pentru a ajunge s vizualizm orice subdomeniu al foii de calcul se vor folosi comenzile urmtoare. Tastele sgei ne deplaseaz n direcia dorit (sus, jos, dreapta, stnga) trecnd prin fiecare celul. Se pot folosi barele orizontal respectiv vertical. Prin metoda drag and drop acestea vor indica coloana respectiv rndul care vor deveni vizibile n fereastra activ. PgDn / PgUp permit deplasarea spre nceputul documentului respectiv spre sfritul lui cu cte o pagin de afiare. Alt+PgDn / PgUp deplaseaz la dreapta respectiv la stnga fereastra de afiare cu cte o pagin. Ctrl+Home / Ctrl+End poziioneaz la nceputul respectiv la sfritul foii de calcul. Ctrl+sgeat permite poziionarea pe marginile maxime ale foii de calcul. Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn duc la schimbarea foii de calcul active. Tot pentru poziionare n cadrul foii de calcul se poate folosi i funcia GoTo care se afl n meniul Edit sau se poate lansa tastnd Ctrl+G. n csua text Reference (referina dorit), se vor introduce coloana respectiv rndul celulei destinaie. De exemplu introducnd A200 ne vom poziiona pe coloana A rndul 200. 7

Formatarea celulelor Definirea caracteristicilor ce in de tipul de dat, aliniere, font, chenar, tip haur realizeaz formatul celulei. Pentru a activa fereastra corespunztoare exist dou metode: 1 meniu Format + Cells (2003); respectiv Home+Number (2007) 2 Activarea meniului contextual i alegerea opiunii format cells. Formatarea textului dintr-un grup de celule ajut mult utilizatorul la introducerea datelor sau la prezentrile finale unde se cere un aspect deosebit. Formatarea celulei cuprinde caracteristici grupate n mai multe pagini de prezentare. Din grupul number pot fi alese 12 opiuni ce sunt descrise n continuare.
8

General Nu exist un specific pentru acest format. Accept i scrierea cu zecimale dar nu mai mult de 15 numere dup virgul. Afiarea se face totui numai pe 9 numere. Este forma implicit, prestabilit la instalarea programului. Number Prezint o opiune de delimitare a miilor (pentru specificul USA acesta este ,), se poate defini numrul de zecimale (implicit dou), se poate alege una din cele 4 forme de afiare a numerelor negative. Currency (valut) Conine diferite simboluri monetare specifice fiecrei ri. Se poate seta numrul de zecimale folosit ct i forma de prezentare a numerelor negative la fel ca la tipul numeric. Implicit simbolul monetar este $ (exist i simbolul monetar Lei folosit n Romnia). Accounting (contabilitate) Este asemntor tipului Currency. Diferena const n faptul c alinierea este fcut cu distanare ntre numrul respectiv i tipul valutei folosite. Nu permite setri pentru numere negative. Dates Conine setri necesare lucrului cu date calendaristice. Sunt 12-17 variante puse la dispoziie. Se pot afia luna, ziua, anul (cu 2 sau 4 caractere) i chiar ora i minutul (Day(), Month(), Year(), Now()). Time Timpul poate fi afiat n 9 formate prestabilite. Pot fi afiate i secundele 9 i chiar ziua, luna i anul.

Percentage Se folosete pentru a specifica caracteristicile datelor introduse sub form de procente. Numrul de zecimale se poate impune de utilizator (este opional). Valoarea numeric ce se transform n procent trebuie s fie ntre 0 i 1. Fractions Pentru afiarea numerelor sub form de fracie utilizatorul are de ales dintre 9 posibiliti de prezentare. Astfel se pot rotunji respectivele valori numerice. Scientific Forma tiinific este des utilizat pentru afiarea numerelor mari, n notaie exponenial. Se permite setarea numrului de zecimale. Spre exemplu numrul 12 200 000 000 se poate scrie n forma tiinific 1.22E+10 adic : 1.22 *1010. Text Acest format interpreteaz toate datele ca fiind de tip text. Special Din acest format fac parte codurile ZIP, numerele de telefon evident intr-o form standard. Custom Sunt puse la dispoziie 41 de formate dar se pot crea i tipuri noi specifice necesare utilizatorului.
10

Exemple de formatri personalizate Caractere speciale: # (semn pentru afiare de numere) afieaz valorile numerice calculate fr a impune un numr de zerouri nesemnificative. 0 (zero) impune afiarea valorilor numerice nesemnificative. ? Semn folosit pentru alinirea datelor la punctul zecimal sau la semnul de fracie. Exemple Valoare 1232456.123456 1232456.123456 1232456.12 10 10.1 123.23456 10 format #,###.#### #.###00000 #.###00000 #.###00000 ?.??? ?.??? ?.??? afiare 1,232,456.1235 1232456.12345600 1232456.1200000 10.00000 10.1 123.234 10.
11

Operatori de calcul in Microsoft Excel Operatorii specific tipul de calcul care poate fi efectuat cu ajutorul formulelor matematice. Microsoft Excel include 5 tipuri de operatori de calcul: aritmetici; de comparaie; pentru lucru cu text; logici i de referin. Operatori aritmetici de baz:
Operator + (semnul plus) (semnul minus) * (asterisk) / (slash) % (semnul procent) ^ (ridicare la putere) Exemplu Adunare (3+3) Scdere (31) Negativ (1) Multiplicare (3*3) mprire (3/3) Procent (20%) Ridicare la putere (3^2)

Operatori utilizai pentru compararea valorilor Rezultatul obinut n urma comparrii a dou valori este de tip logic (TRUE sau False).
Operator = (semnul egal) > (semnul mai mare ca) < (semnul mai mic ca ) >= (mai mare egal cu) <= (mai mic egal cu ) <> (diferit de) Exemplu (A1=B1) (A1>B1) (A1<B1) (A1>=B1) (A1<=B1) (A1<>B1)

12

Operator pentru concatenare textului

Operator & (ampersand) Exemplu Concateneaz sau conecteaz dou iruri pentru a oine n final un singur ir: ("Medicin "&"General" se va obine: Medicin General)

Operatori de referin
Identificarea celulelor din tabelul de calcul se realizeaz folosind acest tip de operatori. Operator : (dou puncte) , (virgula) (spaiu) Exemplu Operator de definire a blocurilor de date (domeniu de date). Sunt luate n calcul toate celulele cuprinse ntre limitele prezente: (B5:B15) Operator ce realizeaz unirea datelor ce de obicei nu sunt consecutive (pe linie sau coloan): =SUM(B5:B15,D5:D15) Operator de intersecie a blocurilor de date (cele comune intr n calcul): =AVERAGE(B7:D7 C6:C8)

13

Precedena operatorilor
Pentru evaluarea unei funcii ce conine mai muli operanzi i operatori Excel ine cont de ordinea prioritii operatorilor. Dac se ntlnesc operatori cu aceeai preceden (sau prioritate) se evalueaz citind de la stnga la dreapta formula respectiv. Operator : (dou puncte) (spaiu) , (virgula) % ^ * and / + and & = < > <= >= <> Description Operatori de referin Negaie Procent Ridicare la putere nmulire i mprire Adunare i scdere Concatenare text Comparare

prioritate maxim

prioritate minim

Utilizarea parantezelor pentru grupare poate schimba ordinea de efectuare a calculelor n cazul unei formule. . =5+2*3 rezultat 11 =(5+2)*3 rezultat 21 =(B4+25)/SUM(D5:F5)

14

Operatori logici I logic (AND)

Sintax: Exemple Formula =AND(TRUE, TRUE) =AND(TRUE, FALSE) =AND(2+2=4, 2+3=5) A Data 50 104 Formula =AND(1<A2, A2<100) =IF(AND(1<A3, A3<100), A3, "The value is out of range.") =IF(AND(1<A2, A2<100), A2, "The value is out of range.") Descriere (rezultat) Deoarece 50 este ntre 1 i 100 (TRUE) Deoarece evaluarea din expresia AND este FALSE se va afia: The value is out of range. Deoarece evaluarea din expresia AND este TRUE se va afia: 50. AND(logical1,logical2, ...) Descriere (rezultat) Toate argumentele sunt TRUE (TRUE) Un argument este FALSE (FALSE) Toate argumentele sunt evaluate TRUE (TRUE) B

15

SAU logic (OR)

Sintax: A Formul =OR(TRUE) =OR(1+1=1,2+2=5) =OR(TRUE,FALSE,TRUE) OR(logical1,logical2,...) B Descriere (rezultat) Argumentul este TRUE (TRUE) Toi argumenii au valoarea FALSE (FALSE) Cel puin un argument este TRUE (TRUE)

NEGAIE (NOT)
Sintax: NOT(logical) A Formula =NOT(FALSE) =NOT(1+1=2) B Description (Result) Contrariul (opusul) pentru FALSE (TRUE) Contrariul (opusul) pentru TRUE (FALSE)

16

Tehnica AutoFill Aceasta ajut la completarea celulelor cu date deduse din informaia coninut n celulele surs. S presupunem c avem de completat coloana denumit ,,Nr. crt. a unui tabel de 100 de pacieni. Este o operaie simpl dar foarte plictisitoare prin completare pas cu pas de utilizator. Metod de lucru: Se introduc n primele dou celule valorile de plecare a seriei. Pentru cazul nostru se vor introduce valorile 1 i 2 n celulele A1 respectiv A2. Se selecteaz cele dou celule. Se poziioneaz mouse-ul n colul dreapta jos a seleciei, moment n care prompterul se transform n cruce neagr. Prin metoda Drag and Drop din aceast poziie se aplic clic stnga mouse i se marcheaz destinaia. Destinaia nu poate fi dect pe linie sau coloan dup cum au fost selectate primele dou celule. n exemplul nostru se va trage din coloana A pn la celula A100. Astfel computerul va completa automat numrtoarea continund cu 3 i ajungnd la 100. Funcia AutoFill lucreaz pe direcia unei coloane sau a unui rnd. Totui pot fi completate n acelai timp mai multe coloane dac n primele 2 celule din coloane se scriu corect primele 2 elemente de plecare a seriei. Dac selectm o singur celul atunci comanda se transform ntr-o simpl copiere pe linia sau coloana respectiv. Se prezint n continuare un tabel cu datele introduse n celulele denumite surs i completrile liniare realizate cu funcia AutoFill. 17

Exemple pentru funcia AutoFill

Date introduse 1,2 5, 15 a1, a2 q1, q2 Completare cu AutoFill 3, 4, 5, 6, 7, 25, 35, 45, a3, a4, a5, a6, q3, q4, q5,

21:00, 22:00 (introducere 23:00, 0:00, 1:00, de or) Monday, Tuesday 10/10/2000, 10/11/2000 Wednesday, Thursday,Friday, 10/12/2000, 10/13/2000, calendaristice n form lun/zi/an) (date

5, 4.5 (scade cu 0.5) test (o singur celul)

4, 3.5, 3, 2.5, 2, 1.5, 1, 0.5, 0, -0.5, .. test, test, test, (rol de copiere)
18

Celule neconsecutive Exist situaii cnd se dorete ca celulele de completat s se afle la diferite distane ntre ele (de cteva rnduri sau coloane). Pentru a realiza aceasta se vor selecta primele 2 celule apoi innd apsat tasta Ctrl se va selecta destinaia de completat, chiar dac aceasta nu e format din celule consecutive (dar obligator pe linia sau coloana primelor dou celule surs). n continuare din meniul Edit se aleg opiunile: Fill i Series. Se va activa aici butonul AutoFill apoi pasul de cretere i evident OK. Iat n acest mod sa realizat exemplul de mai jos. S-a plecat de la valorile 1 i 2 apoi s-au completat automat celulele neconsecutive cu valori pn la 7.
1 2 3 4 5 6 7

Excel 2007: Home + Editing + Fill

19

Serii de puteri Funcia AutoFill lucreaz doar cu serii liniare. Dac dorim s completm anumite celule cu valori ale unei serii de puteri se va proceda astfel: Se completeaz primele dou celule cu valorile dorite prima respectiv a doua din cadrul seriei dorite. Se selecteaz aceste celule i meninnd tasta Ctrl apsat se definete destinaia. Celulele de completat (destinaia) pot fi i neconsecutive dar trebuie s fie obligator pe linia sau coloana definit de primele dou celule. Din meniul Edit se alege opiunea Fill apoi Series. Aici se va activa butonul Growth, iar n csua text Step value se va introduce raia seriei dorite. Ca o facilitate se poate introduce i o valoare numeric maxim la care s se opreasc ncrcarea seriei. Opiunea trend ajut la determinarea automat a raiei seriei. Mai jos este prezentat o serie de puteri cu raia 2 completat prin aceast metod.
3 6 12 24 48 96 192 384
20

Exemple

21

Crearea de liste personalizate Dac se lucreaz des cu un anumit tip de date ce se repet, se pot realiza liste personale definite de utilizator. Paii necesari pentru realizarea unor liste personale (Excel 2003): Se alege din bara de meniu din grupul Tools elementul Options. Se activeaz pagina logic Custom Lists. n continuare se activeaz New Lists apoi List Entries. Se introduce lista tastndu-se enter dup fiecare element. Noua list poate fi scris ntr-o foaie de calcul (pe linie sau coloan) i apoi importat tot n pagina logic Custom Lists. Excel 2007: Se alege : Microsoft Office Button , apoi Excel Options. Click pe Popular, apoi Top options for working with Excel, click Edit Custom Lists. Excel 2010: File + Options + Advanced + General + Edit Custom Lists
22

Excel 2010: File + Options + Advanced + General + Edit Custom Lists

23

Scrierea unei formule matematice O alt metod de a completa automat un set de celule const n aplicarea unei formule i copierea n cadrul destinaiei dorite (coloan sau rnd). S presupunem c avem de nmulit dou celule i rezultatul s-l adunm cu valoarea celei de a treia. Se va scrie formula de calcul doar n celula D1 apoi va fi copiat n celelalte celule i astfel se vor calcula automat valorile funciei corespunztor datelor relative din coloanele A, B i C. n celula D1 se va scrie formula: ,,=A2*B2+C2. Menionm c orice formul ncepe cu ,,=. n final prin copiere se vor obine rezultatele dorite prezentate n tabelul urmtor. Este important de remarcat faptul c formula din D1 este copiat n D2 pstrndu-se relativitatea la celule i anume n D2 formula va fi: ,,=A2*B2+C2. De fapt este ceea ce doream s obinem. Indicele 2 a fost schimbat automat de program.

A 1 2 3 3 4 6

B 5 6 3

C 5 2 7

D 20 26 25
24

Cteva funcii necesare la utilizarea soft-urilor de calcul tabelar

Dup cum s-a menionat deja o formul ncepe cu semnul ,,= i poate conine ca argumente valori ale celulelor i chiar alte funcii. Exist implementate n Excel peste 300 funcii grupate dup domeniul de activitate. Pentru a folosi biblioteca de funcii vom activa butonul Paste Function sau din meniu vom alege Formulas i Insert Function. nainte de aceasta vom avea grij s fim poziionai n celula dorit. Dintre funciile prezentate n Excel, o importan major o au cele din domeniul matematic i statistic. O parte din acestea folosesc blocuri de date. Blocul de date se definete prin celula de nceput, caracterul : i celula de sfrit. Un bloc de date poate conine celule de pe o linie, de pe o coloan sau o form general de matrice de date. Exemple de blocuri de date: - pe linie: - pe o coloan: C3:F3 (3 reprezint rndul, C coloana) D4:D10 B2:D7
25

- bloc cuprinznd o matrice de date:

Calculul mediei datelor: AVERAGE(bloc1, bloc2, .,bloc max 30) Dup cum se prezint n sintax se pot media date din mai multe domenii, deci celule neconsecutive din foia de calcul. Numrul de blocuri de date maxim este 30, dar datele dintr-un bloc pot fi in numr mare de zeci de mii. Blocul de date trebuie s conin obligatoriu date numerice. Dac anumite date din grup nu sunt de tip numeric atunci acestea sunt ignorate. Astfel datele text, logice, sau celule ce nu conin informaie nu vor fi introduse n calcul.

3 4 5 6 7 8 9 10

E 1.2 2.1 abc 1.82 1.35 1.6175

n celula E10 a fost introdus formula: Rezultatul este dup cum se vede: (1.2+2.1+1.82+1.35)/4=1.6175

=average(E4:E8)

Celula cu textul ,,abc (E6) a fost ignorat. Totui dac introducem explicit formula: =average(2,3,f,5) atunci rezultatul anun eroare n argumentele funciei.

26

Determinarea maximului dintr-un ir de date: MAX(bloc1, bloc2, ..bloc max 30) Asemntor mediei afiarea maximului folosete un numr de maxim 30 blocuri de date. Dac n cadrul celulelor intr erori cauzate de alte funcii atunci i rezultatul dedus prin maxim va reprezenta o eroare. Celulele nule, text, valori logice vor fi ignorate. A 1 1 B 2 C TRUE D 3

Astfel funcia: =max(A1:D1) , va prezenta valoarea 3. Calculul minimului unui set de date: MIN(bloc 1, bloc 2, . bloc max 30) Dac celulele din bloc nu conin numere atunci valoarea 0 va fi dedus de funcie. Aceasta poate s ne ajute sau s ne dezavantajeze funcie de logica pe care dorim s o aplicm.
27

Contorizarea datelor: COUNT(bloc1, bloc2, . bloc max 30) Se ine cont numai de celulele ce conin numere, date calendaristice sau text ce conine numere care pot fi convertite n tip numeric. Sunt admise maxim 30 de blocuri. Celulele vide, valorile logice, textele ce nu pot fi convertite n numere, sau blocurile ce prezint erori sunt ignorate.
13 14 15 16 17 18 19 20 4 t 12 10/12/1999 C 1 2

n celula C17 este introdus valoarea 12 iar tipul celulei este text. Aceasta se observ i dup alinierea datelor n cadrul celulelor. n celula C20 s-a introdus funcia: =count(C14:C18) Rezultatul este 4 deoarece avem dou valori numerice (C14, C15) o dat tip text (C17) ce poate fi convertit n tip numeric i o dat calendaristic (C18).
28

Exemplu practic: - calculul mediei aritmetice, - calculul mediei ponderate .

29