Baze de Date

Baze de date

Cuprins :

Capitolul 1 . Utilizarea aplicatiei Access.3 Capitolul 2. Capitolul 3. Capitolul 4. Capitolul 5. Capitolul #. Tabele8 Formulare..20 Prelucrarea datelor.28 !tero"area bazei de date..30 $apoarte.35

Baze de date

Capitolul 1. Utilizarea aplica%iei Access

Co!cepte "e!erale pri&i!d bazele de date Evoluia diferitelor metode i tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de memorie extern, a fost determinat de necesitatea de a avea un acces ct mai rapid i mai uor la un volum ct mai mare de date. Datele stocate i prelucrate sunt foarte complexe cu foarte multe interdependene, lucru ce a fcut necesar apariia azelor de date. ! baz' de date reprezint un ansam lu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesi ile ct mai multor utilizatori "n acelai timp. Deci, o az de date este un ansam lu de colecii de date cunoscute su denumirea de ta el #pentru azele de date relaionale$ i o iect #pentru azele de date orientate o iect$. %umea real conine diferite o iecte pe care &e vom numi e!tit'%i. 'ceste entiti au anumite caracteristici #proprieti$, pe care &e vom numi atributele e!tit'%ilor( aceste atri ute pot lua anumite valori. (n acest context informaia se poate defini ca fiind format din: entitate #o iectul informaiei$) atri ut #proprietile entitii$ valoare #msura proprietii$. De exemplu e!titatea a!"a)at este format din atributele nume, vrsta, ani vechime, care au diferite &alori. *oate aceste date sunt organizate "n ta ele. 0 baz' de date este *ormat' di! mai multe tabele cu di*erite le"'turi +!tre ele. +entru a defini o ta el sunt necesare urmtoarele elemente: ,ome!iul de &alori , reprezint un ansam lu de valori caracterizate printr, un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit. Atributu , reprezint o coloana dintr,o ta ela caracterizat printr,un nume. 'cesta de o icei semnific valorile luate dintr,un domeniu corespunztor. -ai multe atri ute pot lua valori din acelai domeniu. + entru a defini o az de date este nevoie

Baze de date

de: - Tabela , reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizat printr,un nume. . foaie de calcul din Excel se poate considera o ta el, ,ome!iul 1 7 7 7 2 42 56 24 12 51 ,ome!iul unde pe prima linie sunt trecute aparin ta elei, iar apoi se domeniile ce trec datele de

corespunztoare acestor domenii, unde

exemplu, dome!iul 1 se refera la sexul unor persoane, iar dome!iul 2 se poate referi la vrsta persoanelor respective.

- .e"'turile dintre ta ele De exemplu sa construim o ta ela pentru entitatea A!"a)at. !ricare dintre aceste coloane reprezint un atri ut al entitii anga/at /!titate a!"a)at 0ume 12rsta 0asile 0ioleta &on +opescu 7ig. 4 !rice rnd reprezint o "nregistrare a ta elei 0 baz' de date este *ormat' di! mai multe tabele cu di*erite le"'turi. *ipurile de legturi dintre doua ta ele pot fi urmtoarele: 4:4 , le"'tura de tip u!ii la u!u cnd unei "nregistrri dintr,o ta el "i corespunde o singura "nregistrare "n cealalt ta el) 4:- , le"'tura de tip u!u la mul%i cnd unei "nregistrri dintr,o ta el "i corespund mai multe "nregistrri "n cealalt ta el) -:8 , le"'tura de tip mul%i la mul%i cnd mai multor "nregistrri dintr,o 12 56

A!i &ec3ime 3 45 brut

4alariu copii 222..... 56......

0um'r 4 1

Baze de date

ta el "i corespund mai multe "nregistrri "n cealalt ta el. 9neori "ntr,o ta el exist foarte multe date, de aceea se recomand ierarhizarea datelor din ta el, pentru a putea fi regsite ct mai uor. De aceea pentru anumite ta ele se recomand construirea indecilor. Cu a/utorul unui index datele din ta el se pot regsi foarte uor #de exemplu putei construi un index care s ordoneze date din ta el "n ordine cresctoare a anilor de vechime$. !rice ta el tre uie s ai definit o cheie. C3eia unei ta ele reprezint un ansam lu minim de atri ute care identific o "nregistrare dintr,o ta el. Cheia poate fi format dintr,un singur atri ut #cheie simpl$ sau din mai multe atri ute #cheie compus$. Determinarea cheii necesit cunoaterea semnificaiilor atri utelor din ta el. %a un moment dat "ntr,o ta el pot exista mai multe atri ute cu proprietatea c pot identifica o "nregistrare, aceste com inaii se numesc c3ei ca!didate. Dintre aceste chei candidate se alege o com inaie care se folosete efectiv. 'ceast com inaie folosit se numete c3eie primar'. 'ceast cheie primar va identifica "n mod unic o "nregistrare din ta el. Dac "ntr,o ta el un atri ut sau ansam lu de atri ute ia valori "n acelai domeniu ca i cheia primar a unei ta ele, atunci acest ansam lu de atri ute se numete c3eie e5ter!'. (ntr,o az de date exist diferite legturi "ntre ta ele. Este foarte important de definit restriciile referitoare la legturile existente "ntre ta ele. De exemplu putem avea ta ela A!"a)at i ta ela Copii. *a ela anga/at are o legtur de tip unu la muli cu ta ela copii deoarece un anga/at poate avea mai muli copii. Este foarte important de definit restriciile acestor legturi. 'ceste restricii se refer la tergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu se poate terge o "nregistrare din ta ela 'nga/at dac aceasta are "nregistrri "n ta ela copii, deoarece "n acest caz "n ta ela copii ar exista "nregistrri care nu ar avea corespondent "n ta ela 'nga/at.

Crearea u!ei baze de date +entru a crea o aza de date va tre ui sa deschidem aplicatia -:,'ccess si apoi sa selectam optiunea 8E;<=lan> Data ase? prezenta in meniul 7ile. 0a apare o fereastra de dialog #figura 2$ in care va tre ui sa precizam numele noii aze de date, locul unde aceasta va fi amplasata si apoi activarea utonului Create.

Baze de date

7ig. 2 Dupa ce am realizat aceste operatii aza noastra este creata si se poate trece la urmatoarele etape de completare a continutului azei de date.

,esc3iderea u!ei baze de date

Baze de date

&n cazul in care doriti sa deschideti o aza de date de/a creata va tre ui sa accesam meniul 7ile, optiunea !pen, iar din fereastra de dialog aparuta sa selectam numele azei de date dorite si apoi sa apasam utonul !pen.

7ig . 1 A)ustarea setatilor pri!cipale 6oduri de &izualizare : in 'ccess se regasesc modurile de vizualizare intalnite in ;indo@s Explorer, adica %arge &cons, :mall &cons, %ist, Details. :chim area modului de vizualizare se face prin accesarea meniului 0ie@ si selectarea modului dorit din optiunile aparute. 6odi*icarea toolbar7ului : tool ar,ul sau ara de instrumente se poate particulariza dupa preferintele fiecaruia prin apasarea utonului dreapta al mouse, ului undeva pe tool ar si apoi optiunea Customize #figura 5$.

Baze de date

7ig. 5

Capitolul 2.

Tabele

*a elul contine unul sau mai multe campuri #fields$ iar datele din campuri reprezinta inregistrarile ta elului. 'stfel, ta elul poate fi definit ca fiind o colectie de inregistrari care au aceleasi campuri. +entru edificare, priviti figura de mai /os:

&n exemplul din figura putem o serva campurile C8+, 8ume, +renume si &DACopil ale ta elului anga/at si cele trei inregistrari prezente in ta el. +entru a crea un asemenea ta el va tre ui sa activam utonul *a les iar apoi sa accesam optiunea <Create ta le in design vie@?. :e va dechide o fereastra de design in care noi vom putea specifica numele campurilor ta elei #7ield name$ si tipul campurilor #Data tBpe$.

Baze de date

!troducerea( modi*icarea( ster"erea i!re"istrarilor di!tr7o tabela :e va deschide ta elul prin efectuarea unui du lu clic> pe numele acestuia iar apoi prin pozitionarea corespunzatoare pe inregistrarile vizate pentru modificare sau stergere. 'daugarea unor noi inregistrari se face prin pozitionarea dupa ultima inregistrare prezenta si completarea cu datele respective a campurilor ta elei. Ad'u"area u!ui atribut !ou u!ei tabele e5iste!te (n timp ce lucrai cu ta ela, dac realizai c mai avei nevoie de anumite atri ute, pe care nu le,ai introdus atunci cnd ai creat ta ela, avei posi ilitatea de a introduce atri ute noi "n ta el. +entru aceasta, va tre ui s deschidei ta ela "n 1izualizare proiect 8,esi"! 1ie9:. 'cest lucru, "l realizai prin selectarea ta elei "n care dorii s introducei atri ute noi i apoi prin apsarea utonului Proiect 8,esi"!: existent "n partea de sus a ferestrei azei de date. 'ceast aciune, va deschide fereastra "n care putei introduce noi atri ute, cu proprietile acestora.

Baze de date

6odi*icarea( ;ter"erea datelor u!ei +!re"istr'ri ;i sal&area tabelei

Dac dorii s tergei sau s modificai anumite date dintr,o ta el, va tre ui s deschidei ta ela asupra creia dorii s lucrai #printr,una din metodele cunoscute$, apoi localizai "nregistrarea dorit i modificai datele. Cnd ai terminat de modificat sau de ters anumite informaii, pentru a salva modificrile fcute, "nchidei ta ela. -icrosoft 'ccess v salveaz automat ceea ce ai modificat. +entru o mai mare siguran, putei apsa utonul 4a&e, existent pe ara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia 4a&e existent "n meniul File. Dac dorii s ;ter"e%i anumite "nregistrri dintr,o ta el, va tre ui s v poziionai pe "nregistrarea dorit i apoi s dai clic dreapta pe celula existent "n partea stng a ta elei. Din meniul derulant aprut alegei opiunea ,elete $ecord.

Utilizarea come!zii U!do 'tunci cnd ai introdus ceva greit, sau ai ters anumite date care credei c v mai tre uie, putei anula aceste modificrii cu a/utorul comenzii U!do. +entru a utiliza aceast comand va tre ui s apsai utonul 98D! existent pe ara de instrumente, sau s apelai funcia U!do existent "n meniu /dit. 0a tre ui s fii foarte ateni cnd realizai anumite tergeri deoarece "n unele cazuri nu putei folosi comanda U!do i atunci ceea ce ai ters nu mai putei recupera.

<ter"erea u!ei tabele +utei terge o ta el prin apsarea utonului existent "n partea de sus a

ferestrei azei de date, dup ce ai selectat ta ela dorit, sau prin alegerea opiunii Delete din meniul aprut, dup ce ai dat clic dreapta pe ta ela pe care dorii s o tergei. +utei selecta ta ela pe care dorii s o tergei i apoi s apsai utonul ,elete existent pe tastatur.

Baze de date

10

+e ecran va aprea o caset de dialog "n care vi se cere confirmarea tergerii ta elei. +entru a terge ta ela definitiv apsai utonul =es( pentru a renuna la tergere apsai utonul 0o.

,e*i!irea c3eilor u!ei tabele ,e*i!irea c3eii primare a u!ei tabele C3eia unei ta ele reprezint un ansam lu minim de atri ute care identific "n mod unic o "nregistrare dintr,o ta el.

Cheia poate fi format dintr,un singur atri ut #cheie simpla$ sau din mai multe atri ute #cheie compus$. Determinarea cheii necesit cunoaterea semnificaiilor atri utelor din ta el. %a un moment dat "ntr,o ta el pot exista mai multe atri ute cu proprietatea c pot identifica o "nregistrare, aceste com inaii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o com inaie care se folosete efectiv. 'ceast com inaie folosit se numete cheie primar.

Baze de date

11

'tunci cnd creai o ta el, tre uie s sta ilii cheia primara a ta elei. Cheia primar a unei ta ele se sta ilete cu a/utorul comenzii Primar> ?e> din meniul /dit. 0a tre ui s apelai aceast funcie, dup ce ai selectat cmpul sau cmpurile care dorii s fie cheia primar a ta elei. 'celai lucru, "l putei o ine prin alegerea funciei Primar> ?e>( existent "n meniul derulant, dup ce ai dat clic dreapta pe cmpul pe care dorii s "l facei cheie primar.

Dac cheia dumneavoastr primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se poate realiza innd apsat tasta 43i*t. Crearea u!ui i!de5

Crearea unui index se realizeaz tot "n fereastra "n care adugai noi atri ute ta elei. +entru a aduga un index unui cmp, va tre ui s selectai cmpul respectiv i apoi "n partea de proprieti a acestui atri ut, "n dreptul cmpului !de5ed( alegei opiunea ,a. Dac alegei opiunea ,a 8*'r' ,ubluri:( atunci "n cmpul respectiv nu putei introduce dou "nregistrri cu aceeai valoare.

Baze de date

12

Pentru a crea un index asupra cmpului selectat alegei opiunea Da

4tructura u!ei tabele 4c3imbarea propriet'%ilor u!ui atribut 'tunci cnd ai creat o ta el cu diferite atri ute, ai dat acestor atri ute diferite proprieti. Dac la un moment dat aceste proprieti nu vi se mai par satisfctoare &e putei modifica "n fereastra ta elei. Deschidei aceast fereastr #cu a/utorul utonului +roiect$ i selectai atri utul cruia dorii s "i modificai proprietile i apoi "n partea de /os a ferestrei alegei proprietile dorite.

(n aceste cmpuri v putei alege proprietile dorite 9n lucru foarte important, atunci cnd modificai proprietile unui atri ut, este s nu alegei o dimensiune mai mic pentru aceste proprieti, deoarece exist pericolul s pierdei date importante. Crearea u!ei re"uli de &alidare 'tunci cnd introducei anumite date, pentru a nu introduce date eronate putei defini reguli de validare asupra cmpurilor, reguli ce nu permit s fie introduse date necorespunztoare.

Baze de date

13

! regul de validare se creeaz "n fereastra ta elei asupra atri utului selectat. 0a tre ui s modificai proprietatea corespunztoare cmpului $e"ul' de &alidare 81alidatio! $ule:. De exemplu, s presupunem c dorim ca "n cmpul C8+ al entitii 'nga/at s fie introduse numere mai mari de 4... +entru aceasta selectm atri utul C8+ i "n cmpul $e"ul' de &alidare apsai utonul din dreapta . 'cesta va deschide fereastra /5pressio! @uilder "n care v putei crea propriile reguli de validare. (n aceast fereastr putei crea diferite reguli de validare folosind diferite funcii sau diferii operatori.

Din cadrul funciilor predefinite, putei folosi funcii pentru a crea reguli de validare asupra diferitelor atri ute #data, matematice, text$. +entru a v construi diferite reguli de validare, putei folosi i utoanele existente su cmpul de editare a regulii de validare. Dup introducerea regulii de validare apsai utonul A?. Daca introducei date greite dorii s fie afiat un text de atenionare. 'cest text, "l introducei dumneavoastr, "n cmpul Te5t de &alidare 81alidatio! Te5t:.

'tunci cnd "n ta el vei introduce

date

care

nu corespund regulii de ce ai introdus

validare, aplicaia va afia pe ecran o caset de dialog "n care vi se va atrage atenia c ai introdus date greite i vi se va comunica ceea dumneavoastr "n cmpul Te5t de &alidare.

Baze de date

14

4c3imbarea dime!siu!ii u!ei coloa!e +!tr7o tabela

Dac denumirile atri utelor dumneavoastr sunt foarte mari, putei modifica limea coloanelor, prin alegerea funciei Colum! Bidt3 din meniul Format. 'ceast funcie o putei apela, numai dup ce ai deschis ta ela dorit cu a/utorul utonului Ape!. 'ceast funcie, va deschide o fereastra, "n care vi se va cere s introducei dimensiunea dorit.

'celai lucru "l putei realiza manual cu a/utorul mouse,ului.

Baze de date

15

6utarea u!ei coloa!e +!tr7o tabela

Dac dorii s schim ai ordinea atri utelor "ntr,o ta ela, va tre ui s deschidei fereastra ta elei, apsnd utonul Ape!. (n aceast fereastr, cu a/utorul mouse, ului, tragei de atri utul pe care dorii s "l mutai i punei,l acolo unde dorii. De exemplu, dac dorii s mutai atri utul &DACopil, astfel "nct s urmeze imediat dup C8+, dup ce ai selectat atri utul pe care dorii s "l mutai va tre ui s tragei cu mouse,ul acest atri ut innd apsat utonul stnga al mouse,ului i s "l poziionai imediat dup atri utul C8+.

.e"'turile u!ei tabele Crearea u!ei le"'turi +!tre doua tabele

Daca avei mai multe ta ele, "ntre care dorii s creai anumite legturi, va tre ui s apelai funcia $elatio!s3ips din meniul Tools. +e ecran, va aprea fereastra A*i;are tabel 843o9 Table:( din care dumneavoastr va tre ui s alegei ta elele "ntre care dorii sa creai legtura. :electai ta ela dorita i apoi apsai utonul Ad'u"are 8Add:( 7acei acest lucru pe rnd cu toate ta elele dorite.

Baze de date

16

+e ecran, "n fereastra $ela%ii 8$elatio!s3ips:( vor aprea ta elele pe care dumneavoastr dorii sa &e legai.

'cum, din meniul $elatio!s3ips va tre ui s apelai funcia /dit $elatio!s3ips( pentru a defini legtura dintre cele doua ta ele. aprea fereastra /dit $elatio!s3ips. +e ecran va

+entru a crea o legtur, apsai utonul Create 0e9. 'cesta va deschide o nou fereastr, "n care v alegei ta elele pe care dorii s &e legai ct i atri utele dup care vei realiza legtura.

Baze de date

17

Dup ce ai ales atri utele, dup care dorii s realizai legtura, apsai utonul !C pentru a va re"ntoarce la fereastra precedent, "n care v putei defini i restriciile asupra legturii.

Selectai c sua corespun! toare pentru a putea de"ini restricii leg turii nou create

:e o serv tipul legturii: unu la muli Dup definirea legturilor i a restriciilor referitoare la aceste legturi, pentru a crea legtura apsai utonul Create. +e ecran "n fereastra $elatio!s3ips va aprea legtura nou creata # semnul D este corespunztor ta elei ce deine mai multe "nregistrri unei "nregistrri din ta ela printe$:

9n lucru deose it de important de care tre uie inut seama este faptul c nu putei crea legturi "ntre dou ta ele dup orice cmpuri ci numai dup acele cmpuri care "ntr,o ta el sunt cheie primara i "n cealalt ta el reprezint cheie extern. Cele dou cmpuri dup care se face legtura tre uie s fie de acelai tip.

Baze de date

18

<ter"erea le"'turilor +!tre dou' tabele Dac dorii s tergei o legtura creat va tre ui s dai un clic dreapta pe legtura pe care dorii s o tergei i apoi din meniul derulant aprut alegei opiunea ,elete.

+e ecran va aprea o caset de dialog care va cere confirmarea tergerii legturii. (n cazul "n care nu mai dorii s tergei legtura respectiv apsai utonul 0o. +entru a terge legtura definitiv apsai utonul =esC

Capitolul 3.

Formularele

.ucrul cu *ormularele ,esc3iderea u!ui *ormular Daca avei de/a creat un formular, aceasta se poate deschide prin apsarea utonului ,esc3idere 8Ape!: existent "n partea de sus a ferestrei aza de date, dup ce ai selectat formularul pe care dorii s,l deschidei, sau "l putei deschide printr,un du lu clic pe formularul dorit. +e ecran va aprea o fereastra, "n care putei introduce, modifica sau terge date din ta ela corespunztoare formularului.

Baze de date

19

Crearea ;i sal&area u!ui *ormular

+entru a crea un formular nou va tre ui s apsai utonul Formulare 8Forms: existent "n partea stng a ferestrei aza de date i apoi s alegei opiunea Creare *ormular utiliz2!d /5pertul 8Create b> usi!" 9izard:( dup care va tre ui s parcurgei paii necesari pentru a crea formularul dorit. Pas 1 , alegei tabela creia dorii s "i creai formularul i atri utele pe care dorii s &e conin formularul. Pentru a putea introduce toate cmpurile ap sai #utonul
+entru a trece la urmtoarea etap apsai utonul 0e5t.

Din meniul derulant TabeleD !tero"'r i alegei ta ela dorit Din acest cmp v putei alege cmpurile pe care, dorii s &e introducei "n *orm'.

Pas 2 , "n aceasta etapa v putei alege modul "n care s fie afiate atri utele "n formular.

Baze de date

20

+entru a trece la urmtoarea etap apsai utonul 0e5t.

Pas 3 , acum v putei alege din stilurile predefinite stilul pe care dorii s "l conin formularul.

+entru a trece la urmtoarea etap apsai utonul 0e5t.

Baze de date

21

Pas 4 , aceasta este etapa finala, "n care v alegei !umele dorit pentru formular si dac dorii s introducei date "n ta ela cu a/utorul formularului.

+entru a crea form apsai utonul Fi!is3 +entru a salva o form dup ce ai creat,o putei alege apsarea utonului :'0E existent pe ara de instrumente sau apelarea funciei 4a&e din meniul File ct i prin apsarea tastelor CtrlE4. Utilizarea u!ei *ormulare pe!tru a i!troduce ;i modi*ica date +!tr7o tabel' 'vnd deschis forma, putei introduce i modifica date "n ta ela corespunztoare formularului, +entru a introduce date "n ta el cu a/utorul

Baze de date

22

formularului, va tre ui s apsai utonul

existent "n partea de /os a formularului.

'cesta v va poziiona pe o nou "nregistrare i acum putei introduce noile date.

Cu a/utorul cursorului v poziionai "n cmpurile de editare i introducei datele corespunztoare noi "nregistrri. :e o serv c acum ta ela conine 5 "nregistrri. Dup ce ai introdus datele corespunztoare noi "nregistrri, putei introduce o "nregistrare nou parcurgnd aceiai pai. : presupunem c am introdus o "nregistrare cu C8+E4.4. Dup "nchiderea i redeschiderea formularului ta ela a fost actualizat astfel "nct acum "nregistrarea introdus anterior apare prima "n ta el deoarece ta ela este sortata "n mod cresctor dup C8+.

-odificarea datelor "n ta el, se face asemntor cu modul de introducere a datelor, dar acum va tre ui s v poziionai pe "nregistrarea dorit cu a/utorul mouse,ului, i apoi modificai datele corespunztoare. De exemplu, "n cazul noii "nregistrri introduse, vrem s "nlocuim prenumele 'lina cu loana. +entru aceasta ne poziionam pe "nregistrare i apoi "n dreptul atri utului F GprenumeH introducem noul prenume. Dup realizarea modificrilor dorite, prin "nchiderea formularului modificrile vor fi actualizate "n ta el.

Baze de date

23

Parcur"erea +!re"istr'rilor utiliz2!d *ormularele Cu a/utorul formularelor putei parcurge toate "nregistrrile unei ta ele. 'cest lucru "l putei realiza cu a/utorul utoanelor existente "n partea de /os a formularului. Pentru a $ po!iiona pe prima %nregistrare a ta#elei ap sai #utonul &ac $rei s $ %ntoarcei la %nregistrarea anterioar ap sai #utonul Pentru a ad uga o %nregistrare nou ap sai #utonul

Pentru a trece la %nregistrarea urm toare ap sai #utonul

Pentru a trece la ultima %nregistrare ap sai #utonul

Ad'u"area ;i modi*icarea te5tului +! a!tet ;i subsol +entru a aduga un text sau o imagine "n antetul sau su solul unei formular este necesar s deschidei formularul prin apsarea utonului Proiect 8,esi"!:. +e ecran va aprea constructorul de formulare "n care putei modifica ceea ce dorii.

Baze de date

24

+e ecran va aprea i o ar de instrumente corespunztoare constructorului de formulare, prin intermediul creia putei realiza diferite modificri "n formular. +entru a introduce un text "n antet sau "n su sol va tre ui cu a/utorul mouse,ului s tragei de antet sau de su sol i apoi "n spaiul creat introducei textul dorit. +entru a putea introduce un text "n antet sau su sol va tre ui s apsai utonul ara de instrumente. Dup apsarea acestui uton selectai "n antet locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi introducei textul dorit. de pe

Dup introducerea textului salvai forma i pentru a vedea modificrile fcute deschidei forma apsnd utonul ,esc3idere 8Ape!:.

'semntor putei modifica i su solul formularului, sau mai putei introduce i diferite pagini "n antet sau su sol cu a/utorul comenzii !sert7Picture. <ter"erea u!ui *ormular

Baze de date

25

+utei terge un formular prin apsarea utonului

existent "n partea de sus

a ferestrei azei de date dup ce ai selectat formularul dorit sau prin alegerea opiunii Delete din meniu aprut dup ce ai dat clic dreapta pe formularul pe care dorii s,& tergei. +utei selecta formularul pe care dorii s "l tergei i apoi s apsai utonul ,elete existent pe tastatur. +e ecran va aprea o caseta de dialog "n care vi se cere confirmarea tergerii formularului. +entru a terge formularul definitiv apsai utonul =es( pentru a renuna la tergere apsai utonul 0o. 4al&area ;i +!c3iderea u!ei *ormular -icrosoft 'ccess v salveaz automat ceea ce ai modificat. +entru o mai mare sigurana putei apsa utonul 4a&e existent pe ara de instrumente a aplicaiei, din partea

sau putei apela funcia 4a&e existent "n meniul File. (nchiderea unei formular se realizeaz prin apsarea utonului dreapt a formularului sau prin alegerea din meniul File a opiunii Close.

Baze de date

26

Capitolul 4. Prelucrarea datelor

Apera%ii de c'utare ;i *iltrare Folosirea *u!c%iei de c'utare( pe!tru "'sirea u!ei +!re"istr'ri . ta el poate conine foarte multe date astfel "nct gsirea unei anumite informaii poate fi foarte dificil. +entru a gsi datele "ntr,o ta ela, ct mai rapid, -icrosoft 'ccess v pune la dispoziie funcia Fi!d. 'ceast funcie se gsete "n meniul /dit sau o putei activa prin apsarea tastelor CtrlEF. Dac dorii s realizai cutarea doar "n cadrul unui cmp, atunci, "nainte de a apela funcia Fi!d va tre ui s selectai cmpul respectiv, "n caz contrar cutarea se poate realiza "n toat ta ela. +e ecran va aprea fereastra Fi!d a!d $eplaceC 'n cmpul De cutat introducei ceea ce dorii s c utai &in cmpul derulant Privire n alegei unde dorii s se "ac c utarea Pentru a %ncepe c utarea ap sai #utonul Urmtorul

( utarea se $a reali!a asupra tuturor %nregistr rilor 'tunci cnd a fost gsit o "nregistrare corespunztoare, cutarea este oprit i cmpul respectiv apare selectat. +entru a continua cutarea, va tre ui s apsai din noul utonul Urm'torul #Fi!d 0e5t:.

Baze de date

27

Aplicarea u!ui *iltru asupra u!ei tabele . alt modalitate de regsire a anumitor date "ntr,o ta el, este prin intermediul crerii unui filtru asupra ta elei. -icrosoft 'ccess v pune la dispoziie urmtoarele tipuri de filtre: Filter @> Form , aceasta este o tehnica ce utilizeaz datele curente i "n care dumneavoastr v putei alege ceea ce dorii s cutai) Filter For !put , aceast tehnica realizeaz filtrarea datelor cu a/utorul unei expresii pe care o construii dumneavoastr) Filter @> 4electio! , aceast tehnica filtreaz o anumit ta el "n funcie de "nregistrrile selectate de dumneavoastr) Ad&a!ced Filter , reprezint un mod de filtrare foarte complex. 'cesta va deschide o fereastr "n care v creai diferite opiuni de filtrare. Cu a/utorul acestui filtru putei cuta "nregistrri ce "ndeplinesc mai multe criterii, cuta "nregistrri care "ndeplinesc anumite condiii construite su expresii. Dup ce ai deschis ta ela creia dorii s "i aplicai un filtru din meniul $ecords al aplicaiei alegei tipul de filtrare dorit. Dup crearea filtrului dorit pentru a,l aplica asupra ta elei alegei din meniul $ecords funcia Appl> *ilter sau apsai utonul existent pe ara de forma unor

instrumente a aplicaiei. 'tunci cnd "nchidei ta ela, filtrul creat este salvat odat cu aceasta, dac alegei s salvai modificrile fcute, astfel "nct data viitoare cnd vei deschide ta elul dac vei dori vei putea aplica din nou filtrul respectiv. <ter"erea u!ui *iltru +entru a terge un filtru creat va tre ui s apelai din meniul $ecords funcia $emo&e Filter.

Baze de date

28

Capitolul 5.

!tero"area bazei de date

Crearea u!ei i!tero"'ri 8Fuer>: +entru a crea o interogare nou, va tre ui s apsai utonul !tero"'ri 8Gueries: existent "n partea stng a ferestrei aza de date. (n

fereastra aprut alegei opiunea Creare i!tero"are +! modul 1izualizare proiect 8Create Fuer> i! ,esi"! 1ie9:( opiune ce v va deschide constructorul de interogri. Ca prima etap va tre ui s alegei ta ela sau ta elele asupra creia dorii s creai interogarea.

. interogare se poate crea asupra unei ta ele sau asupra mai multor ta ele "n funcie de anumite criterii. : presupunem c din ta ela 'nga/at dorim s vizualizm acele "nregistrri pentru care C8+ este mai mare de 2... +entru aceasta, "n constructorul de interogri, alegem cmpurile pe care dorim s &e conin interogarea i "n dreptul cmpului C8+ introducem restricia respectiv.

Baze de date

29

Din cmpul derulant C2mp 8Field: alegei cmpurile pe care dorii s &e conin interogarea, din cmpul Tabel 8Table: alegei ta ela corespunztoare. Dac dorii ca datele s fie sortate cresctor sau descresctor din cmpul 4ortare 84ort: alegei una din opiunile Asce!de!t' 8Asce!di!": sau ,esce!de!t' 8,esce!di!":. (n cmpul 43o9 selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar "n interogare sau nu. (n cmpul Criterii 8Criteria: v putei defini propriile restricii. 'cestea pot fi de genul: mai mare dect o anumita valoare #Ix$, mai mare sau egal, mai mic, mai mic sau egal dect o valoare, putei alege i opiunea egal cu o valoare sau diferit de o valoare #o$. +utei crea i expresii logice folosind operatorii logici A!d i Ar. Dup salvarea i "nchiderea interogrii deschidei aceast interogare cu a/utorul utonului ,esc3idere. &nterogarea va conine numai acele "nregistrri care corespund restriciei create i anume au C8+ mai mare dect 2...

Baze de date

30

6odi*icarea u!ei i!tero"'ri Dac dorii, putei modifica o interogare. +utei aduga att restricii noi, ct i ta ele noi. +entru a efectua operaiunea dorit, selectai interogarea dorit i apoi apsai utonul Proiect. +e ecran va aprea constructorul de interogri. +entru a aduga o ta ela nou interogrii, selectai din meniul Guer> opiunea 43o9 Table( sau putei apsa utonul existent pe ara de instrumente a aplicaiei, ce va afia pe ecran fereastra din care v putei alege ta ela dorita. : presupunem c dorii s alegei acele "nregistrri care au C8+ mai mare de 2.. i pentru care numele copiilor este 0iorel.

%egtura "ntre ta ele apare aici dac ea a fost definit anterior cu a/utorul comenzii Edit Jelationship, dac nu, putei lucra cu ta elele fr a avea definite legturi "ntre ele. +entru aceasta, va tre ui s introducei i ta ela Copil, s alegei atri utul prenume i apoi s punei condiia "n dreptul cmpului Criteria. 'ceast interogare va afia acele persoane care au C8+I2.. i copii cu prenumele 0iorel.

Baze de date

31

$ularea u!ei i!tero"'ri Dup ce ai creat o interogare, pentru a vedea rezultatele acesteia, va tre ui s rulai interogarea. Jularea unei interogri, se realizeaz din meniul Guer> apelnd funcia $u!( sau apsnd utonul corespunztor existent pe ara de instrumente a aplicaiei.

8u uitai c pentru a putea rula o interogare, prin aceste opiuni, aceasta tre uie s fie deschis cu a/utorul constructorului de interogri, prin apsarea utonului Proiect 8,esi"!:. . modalitate mai rapid de rulare a unei interogri este prin du lu clic pe interogarea dorita.

4al&area( ;ter"erea ;i +!c3iderea u!ei i!tero"'ri 'tunci cnd creai o interogare cu a/utorul constructorului de interogri, pentru a salva interogarea, putei apela din meniul File funcia 4a&e( sau putei apsa utonul corespunztor existent pe ara de instrumente, sau putei apsa simultan tastele CtrlE4. +e ecran va aprea fereastra 4a&e As "n care introducei numele dorit pentru interogare.

+entru a "nchide o interogare putei alege una dintre urmtoarele opiuni: putei apsa utonul existent "n partea dreapta a ferestrei, sau putei apela din meniul File funcia Close. +utei terge o interogare prin apsarea utonului existent "n partea de sus

a ferestrei azei de date, dup ce ai selectat interogarea dorit sau prin alegerea

Baze de date

32

opiunii Delete din meniul care a aprut dup ce ai dat clic dreapta pe interogarea pe care dorii s o tergei. +utei selecta interogarea pe care dorii s o tergei i apoi s apsai utonul Delete existent pe tastatur. +e ecran va aprea o caset de dialog "n care vi se cere confirmarea tergerii interogrii. +entru a terge definitiv interogarea apsai utonul =es, pentru a renuna la tergere apsai utonul 0o.

4ortarea +!re"istr'rilor +entru a regsi datele mai uor "n cadrul unei ta ele sau a unei interogri putei realiza sortarea datelor cresctoare sau descresctoare. +entru a sorta un anumit atri ut al unei ta ele "n ordine cresctoare sau descresctoare, va tre ui s selectai atri utul dorit i apoi putei alege una din urmtoarele trei posi iliti: 4. Din meniul $ecords apelai funcia 4ort.

2. 'psai unul din utoanele existente pe ara de instrumente a aplicaiei, pentru a sorta atri utul respectiv "n ordine cresctoare i respectiv "n ordine descresctoare. 1. Dai clic dreapta pe atri utul selectat i din meniul derulant aprut alegei tipul de sortare dorit. pentru a sorta atri utul

Baze de date

33

Capitolul #. $apoarte
.ucrul cu rapoartele Crearea ;i sal&area u!ui raport +entru a crea un raport nou, va tre ui s apsai utonul $apoarte 8$eports: existent "n partea stng a ferestrei aza de date i apoi s alegei opiunea Creare raport utiliz2!d /5pertul 8Create report b> usi!" 9izard:( dup care va tre ui s parcurgei paii necesari pentru a crea raportul dorit. Pas 1 7 alegei ta ela sau interogarea creia dorii sa "i creai raportul i atri utele pe care dorii s &e conin raportul.

&in meniul derulant Tabele / Interogri alegei ta#ela dorit

Pentru a introduce toate cmpurile ap sai #utonul

)n acest cmp putei s $ alegei cmpurile pe care s le introducei %n "orm

Pentru a trece la urm toarea etap ap sai #utonul *ext

Pas 2 , la aceasta etapa, v alegei cum dorii s fie structural raportul. 0 putei grupa datele din ta el sau din interogare dup cum dorii.

Baze de date

34

Selectai atri#utul dup care dorii s grupai datele +i apoi ap sai #utonul

Pentru a trece la urm toarea etap ap sai #utonul *ext

Pas 3 F (n aceast etap sta ilii dac dorii s sortai datele din raport i v putei alege modul "n care sortate datele #cresctor sau descresctor$.

Selectai din cmpul derulant atri#utul dup care dorii s sortai datele

Pentru a trece la urm toarea etap ap sai #utonul *ext Pas 4 F (n aceast etap v putei alege modul cum vor fi reprezentate datele "n raport i putei alege i orientarea paginii raportului #+ortrait sau %andscape$.

Pentru a trece la urm toarea etap ap sai #utonul *ext

Baze de date

35

Pas 5 F acum v putei alege din stilurile predefinite stilul pe care dorii s "l conin raportul.

Pentru a trece la urm toarea etap ap sai #utonul *ext

Pas # 7 aceasta este etapa final "n care v alegei numele dorit pentru raport.

+e ecran va aprea fereastra raportului, "n care putei vizualiza, datele corespunztoare raportului creat.

Baze de date

36

Ad'u"area( modi*icarea a!tetului ;i subsolului u!ui raport +entru a aduga text sau imagine "n antetul sau su solul unui raport, este necesar s deschidei raportul prin apsarea utonului Proiect. +e ecran va aprea constructorul de rapoarte "n care putei s modificai ceea ce dorii.

+e ecran va aprea i o ar de instrumente corespunztoare constructorului de rapoarte, prin intermediul creia putei realiza diferite modificri "n raport. +entru a introduce un text "n antet sau "n su sol, va tre uii cu a/utorul mouse,ului s tragei de antet sau de su sol i apoi "n spaiul creat introducei textul dorit. +entru a putea introduce un text "n antet sau su sol va tre ui s apsai utonul de pe ara de 37

Baze de date

instrumente. Dup apsarea acestui uton, selectai "n antet locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi introducei textul dorit.

Dup introducerea textului salvai raportul i pentru a vedea modificrile fcute deschidei raportul.

'semntor putei modifica i su solul raportului, sau putei introduce diferite imagini "n antet sau su sol cu a/utorul comenzii !sert7Picture.

Baze de date

38

4al&area( ;ter"erea ;i +!c3iderea u!ui raport. -icrosoft 'ccess v salveaz automat ceea ce ai modificat. +entru o mai mare siguran putei apsa utonul 4a&e existent pe ara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia 4a&e existent "n meniul File. +utei terge un raport prin apsarea utonului existent "n partea de sus a

ferestrei azei de date dup ce ai selectat raportul dorit sau prin alegerea opiunii ,elete din meniul aprut dup ce ai dat clic dreapta pe raportul pe care dorii s,l tergei. :electai raportul pe care dorii s "l tergei i apoi apsai utonul ,elete existent pe tastatur. +e ecran va aprea o caset de dialog "n care vi se cere confirmarea tergerii raportului. +entru a terge raportul definitiv apsai utonul =es( pentru a renuna la tergere apsai utonul 0o. (nchiderea unui raport se realizeaz prin apsarea utonului din partea dreapta a raportului sau prin alegerea din meniul File a opiunii Close. Hruparea datelor dup' di*erite atribute

Dac atunci cnd ai creat raportul nu ai dorit gruparea datelor dup diferite atri ute, putei realiza acest lucru cu a/utorul comenzii 4orti!" a!d Hrouppi!".

'ceast comand o putei apela din meniul 1ie9 sau din meniul derulant, dup ce ai dat clic dreapta "n ara din partea stng a constructorului de meniuri. +e ecran va aprea fereastra 4orti!" a!d Hroupi!"( "n care v alegei cum dorii s fie grupate datele i anume dup ce atri ute i modul de sortare a datelor #cresctor sau descresctor$.

Baze de date

39

&in cmpul (mp ,xpresie alegei atri#utul dup care dorii s grupai datele

&in cmpul Sort -rder alegei tipul dorit .cresc tor sau descresc tor/

(n meniul de /os a ferestrei, "n meniul Propriet'%i "rup 8Hrup Proprieties: avei diferite opiuni referitoare la modul referitoare la modul de grupare a datelor

Baze de date

40

Capitolul I. Pre"'tirea rezultatelor

Pre"'tirea pe!tru imprimare 1izualizarea +!ai!te de imprimare a u!ui raport( *ormular( tabel' 9n lucru important, "naintea imprimrii, "l reprezint vizualizarea datelor ce vor fi imprimate. 0izualizarea, "naintea imprimrii, se realizeaz cu a/utorul comenzii Pri!t Pre&ie9 din meniul File sau prin apsarea utonului instrumente a aplicaiei. Cu aceast comand putei vizualiza datele din ta ele, formulare, rapoarte. 6odi*icarea orie!t'rii ;i a dime!siu!ii pa"i!ii u!ui raport , existent pe ara de

Dup prelucrarea datelor dac dorii imprimarea acestora, avei foarte multe opiuni referitoare la setarea paginii. 'ceste opiuni le putei alege sau modifica, din meniul File prin apelarea funciei Pa"e 4etup. (n fereastra Pa"e 4etup ce se deschide, v putei alege orientarea scrisului "n pagin #pe lu!"7 Portrait sau pe lat 7 .a!dscape: ct i dimensiunea paginii #'5, letter, legal, executive i altele$.

Din meniul Arie!tatio! v alegei orientarea paginii

Din meniul derulant Paper 4ize alegei dimensiunea paginii

Baze de date

41

&niial, exist o setare implicit a paginii, dar atunci cnd dorii s modificai marginile paginii, va tre ui s lucrai cu meniul 6ar"i!s existent "n fereastra Pa"e 4etup.

+entru a imprima numai datele selectai opiunea Pri!t ,ata A!l>

Ap%iu!i pe!tru mprimare mprimarea u!ei pa"i!i( a +!re"istr'rilor selectate sau a +!tre"ii tabele +entru a imprima coninutul unei ta ele, sau doar anumite "nregistrri din aceasta, deschidei ta ela, selectai "nregistrrile dorite #"n cazul "n care dorii imprimarea anumitor "nregistrri$ i apoi alegei din meniul File opiunea Pri!t.

Baze de date

Pute%i alege ceea ce dorii s imprimai #toate "nregistrrile, doar anumite pagini$ sau doar "nregistrrile selectate

Pentru a imprima %n "i+ier selectai opiunea Print to file

'celai rezultat "l putei o ine i dac alegei s imprimai datele corespunztoare ta elei cu a/utorul formei create pentru a introduce date "n ta ela. Cu a/utorul comenzii Pri!t din meniul File( putei alege imprimarea datelor din diferite interogri sau rapoarte. +utei imprima doar anumite "nregistrri prin selectarea acestora i alegerea opiunii 4elected $ecord8s: din fereastra Pri!t.

Baze de date

43