TRGURI I EXPOZIII

CRITERII DE PARTICIPARE

Expoziia este o prezentare organizat, public, a unor obiecte selec ionate, pentru a pune n lumin
specificul unei activit i. n practic, expoziiile, de obicei, apar n muzee , galerii i sli de expoziii , precum i n
trguri interne i internaionale . Expoziiile pot fi permanente sau temporare, dar n utilizarea comun, acestea
sunt considerate temporare, fiind programate pentru a se deschide i nchide la date specifice. n timp ce
numeroase expoziii sunt prezentate ntr-un singur loc, unele expoziii sunt prezentate n mai multe locaii i sunt
numite expoziii itinerante , iar unele sunt numite expoziii on-line.
nainte de alegerea unui trg sau a unei expoziii la care se dorete participarea, o companie trebuie s
gseasc rspunsuri la o serie de ntrebri fundamentale:

subiectul trgului/expoziiei se suprapune cu gama de produse sau servicii oferite de companie?

este trgul/expoziia reprezentativ/ pentru piaa pe care doresc s o cuceresc?
ct de semnificativ va fi n viitorul apropiat?
trgul/expoziia mi va facilita accesul ctre grupurile int existente sau ctre noi grupuri int?
trgul/expoziia este un eveniment regional, naional sau internaional?
care este frecvena de organizare a evenimentului? Care este perioada urmtoare de
organizare?
ce alte companii vor mai fi prezente cu standuri la acest eveniment?
care sunt costurile construirii, amenajrii i ntreinerii unui stand?
exista ntlniri sau conferine adiionale incluse n programul evenimentului?
cum va decurge campania de promovare orientat ctre atragerea vizitatorilor
trgului/expoziiei?
care sunt cifrele rezultate n urma ultimului eveniment (numar de vizitatori autohtoni sau strini,
tipuri de vizitatori din sectorul profesional sau public, numr de expozani autohtoni sau strini,
suprafaa net nchiriat expozanilor - autohtoni i strini)?
care au fost rezultatele sondajelor de opinie realizate pentru vizitatori i expozani la ultimul
eveniment de acest tip?

Companiile dornice de participare pot de asemenea s foloseasc ca surs de documentare n privina

alegerii unui trg, listele cu evenimente naionale i internaionale, care ofer informaii despre trguri i expoziii
organizate peste tot n lume (nume i coninut al trgului, frecvena, data i durata, numele i adresa
organizatorului, grupul principal de produse expuse, statistici cu privire la numrul de vizitatori i expozani, etc.).
De asemenea. informaii adiionale pot fi obinute prin consultarea publicaiilor de specialitate. O alta cale de a
selecta un trg sau o expoziie nainte de a decide participarea este vizitarea acestuia/acesteia pentru a obine o
prere personal. Uneori aceast metod este mult mai eficient dect celelalte prezentate anterior, deoarece
faciliteaz contactul direct cu organizatorul i ofer informaii precise despre participani, att ali expozani, ct i
vizitatori.
Decizia final se va lua dup evaluarea evenimentului i analiza obiectivelor i investiiilor necesare
pentru participare.
Dupa nregistrarea pe listele de participani la trg/expoziie, expozantul trebuie s cear organizatorului
informaii legate de organizarea evenimentului, cum ar fi: planurile halei i manualul expozantului.

Urmtorul pas este dezvoltarea unui plan al aciunilor de pregtire a participrii. Tot n acest moment se
stabiliesc deadline-uri i responsabiliti pentru fiecare activitate n parte. n mod normal materialele de informare
primite de la organizatori includ deadline-uri proprii pentru diferite activiti.
Etapele principale ale fazei de pregtire a participrii sunt:

dezvoltarea unui buget detaliat;

stabilirea zonelor de responsabilitate pentru fiecare persoan implicat n participare, n
conformitate cu fiecare sarcin;
analizarea locaiei, planului halei i designului standului;
analizarea ofertelor de la companiile de logistic (transport, construcie stand) i costurile
aferente;
dezvoltarea liste de produse ce vor fi expuse la stand;
conceperea materialelor promoionale folosite naintea i n timpul evenimentului;
dezvoltarea unui plan de promovare complet;
selectare i trening oferit gratuit personalului ce va fi prezent la stand(daca este cazul);
asigurarea transportului i cazrilor pentru personal;
conceperea invitaiilor de vizitare a standului ce vor fi trimise persoanelor aflate n bazele de date

Standul i aspectul su reprezint factorul cheie de succes pentru participarea la un trg sau o expoziie.
Principalele aspecte ale standului sunt suprafaa i poziionarea n cadrul spaiului expoziional.
Caracteristicile spaiului de expunere, cum ar fi nlimea panoului de expunere, intrrile i culoarele, standurile
nvecinate i ieirile de urgen, trebuie de asemenea luate n considerare n etapa de design a standului.
n funcie de obiectivele urmrite prin participarea la trg, expozanii pot urmri patru concepte strategice
de poziionare n designul standului:

conceptul poziionrii orientate pe produs urmrete prezentarea aspectelor tehnice ale

produsului n cadrul standului;
conceptul poziionrii orientate pe soluie urmreste demonstrarea capacitii expozantului de a
oferi soluii pentru vizitator;
conceptul poziionrii orientate pe comunicare urmrete atragerea ateniei vizitatorilor prin
tehnici ce fac apel la stimuli emoionali;
conceptul poziionrii orientate pe competiie urmrete demonstrarea apartenenei companiei la
un anumit sector i diferenierea fa de competitorii din acest sector. Din punctul de vedere al
expozantului, acest aspect este mai puin important dect celelalte trei.

Este important ca standul s fie structurat clar i logic i de asemenea, s reflecte identitatea companiei
sau a unui brand pe care l reprezint (de multe ori brandurile de produs sunt mai puternice dect brandurile
corporative). Pentru a genera un design omogen, urmtoarele aspecte ale standului trebuie luate n considerare:

afiarea logo-ului companiei;

folosirea culorilor i fonturilor companiei;
designul materialelor de prezentare folosite n stand s reflecte imaginea companiei (cataloage,
brouri, grafic);
amenajarea orientat pe obiective;
aspectul i comportamentul personalului trebuie s fie n concordan cu filosofia corporativ.

La stand, comunicarea i informarea vizitatorilor trebuie s fie principala preocupare a expozantului.

Datorit acestui aspect, designul, gama de produse prezentate, organizarea i calificarea personalului joac un
rol foarte important. Un stand proiectat ctre comunicare va favoriza dialogul interactiv n timp ce un stand
proiectat cre informare va favoriza imaginea companiei.
Selectarea produselor expuse:

se vor expune numai produsele care corespund ultimelor standarde tehnologice i de design,fr
articole nvechite( cu excepia expoziiilor de antichiti)
se vor expune numai articole care vor putea fi prezente pe pia n perioada previzionat;
prezentarea rezultatelor unor noi cercetri vor scoate n eviden competenele tehnologice ale
expozantului;
este obligatoriu s existe materiale detaliate pentru toate exponatele;
exponatele care sunt n micare sau n curs de funcionare atrag vizitatorii.

Transportul exponatelor:
Necesit o cunoatere profund a tuturor reglementrilor i legilor n vigoare. Aproape toi organizatorii
de trguri i expoziii subcontracteaz toate operaiunile de transport ctre alte companii care au ca obiect
principal de activitate aceste operaiuni. Folosirea acestor servicii garanteaz respectarea legilor i
reglementrilor i de asemenea, ajut la nlturarea unor bariere legate de limb vorbit. Un expozant trebuie s
ia n considerare urmtoarele aspecte legate de transport:

selectarea tipului de transport;

ambalarea;
folosirea containerelor;
termenele limit de expediere;
taxele vamale;
legislaia cu privire la import i export;
livrrile n locaia de desfurare a trgului;
depozitarea cutiilor i containerelor pe timpul expoziiei;
transportul napoi ctre punctul de plecare.

Asigurrile constituie un aspect care necesit o atenie deosebit, mai ales n cazul participrii la trguri
internaionale. Asigurrile se aplic n general n urmtoarele zone:

stand;
exponate i materiale de informare;
personal;
vizitatori.

Principalele riscuri sunt:

foc, explozie, inundaie;

deteriorare pe timpul transportului;
furt;
obligaie menionate n contracte;
accidente i imbolnviri ale personalului.

Obinerea asigurrilor este n totalitate responsabilitatea expozantului. De obicei, expozantului i se cere

dovada faptului ca are ncheiate contracte de asigurare.

Personalul este al treilea factor de succes n participarea la un trg sau o expoziie. Angajaii trebuie
selectai pe baza experienei profesionale i a abilitilor personale (experien n participarea la trguri si
expoziii, cunoatere de limbi strine i alte cerine necesare ncadrrii n normele de organizare).
nainte de nceperea trgului, este absolut necesar informarea angajailor cu privire la activitile i
responsabilitile care le revin. Le sunt prezentate: designul trgului, obiectivele participrii, grupurile int, etc.
Din pcate aceast etap este de multe ori subestimat ca importan sau chiar neglijat n totalitate.
In ceea ce privete personalul, expozantul trebuie s angajeze n participarea la expoziie oameni din
urmtoarele departamente:

management;
comercial;
tehnic.

Costurile de participare la un trg sau o expoziie reprezint principala surs de ngrijorare pentru companiile
participante, n special cnd discutm despre companii mici i mijlocii. n general, firmele care doresc s participe
vor s primeasc din partea organizatorului o estimare n ceea ce privete cheltuielile necesare. De cele mai
multe ori, este imposibil ns ca acesta s poat furniza o asemenea previziune, deoarece aceste costuri depind
de mrimea standului, tipul trgului\expoziiei, locaia i muli ali factori generatori de costuri. De obicei, costurile
legate de participarea includ:

costuri fundamentale (chiria standului, cheltuieli cu energia electric, taxele de parcare, etc.);
costurile cu designul standului (propuneri de creaie, planificare, display-uri, fotografii, slide-uri,
signalistic, decorare, suport pentru prezentri audio-vizuale, etc.);
costurile pentru echipament (mobilier, mochet, iluminat, proiector, computer, etc.);
costurile pentru serviciile repartizate standului (ntreinerea vizitatorilor, hostese, traductori,
personal auxiliar);
costurile cu activiti i materiale de comunicare (invitaii, cadouri, materiale publicitare,
cataloage, printuri, expedieri prin post, dosare de pres, traduceri, vouchere, telefoane, fax,
internet, etc.);
costurile cu transportul i manipularea exponatelor ( transportare, comisionare vamal,
asigurare, depozitare, distrugerea deeurilor, etc.);
costurile cu transportul, cazare i recreerea personalului;
alte costuri (consultan, cercetri de pia, training, etc.).

Activiti de desfurate n timpul trgului/expoziiei:

n afar de designul standului, materialele de informare disponibile la stand joac un rol major n atingerea
obiectivelor de comunicare i promovare. De asemenea, trebuie realizat o estimare ct mai precis a cantitii
materialelor promoionale necesare. n mod constant, expozanii primesc n standurile lor vizite din partea a patru
categorii de persoane: vizitatori tehnici, vizitatori manageri, public i pres. Materiale informative potrivite trebuie
s fie prezente pentru fiecare dintre cele patru categorii de vizitatori. Exemple de astfel de materiale ar putea fi:
brouri generale, brouri tehnice, informaii despre produs, cataloage, newsletter, list de referine, liste de preuri
i comunicate de pres. n timpul trgurilor externe, materialele trebuie traduse corect n limba trii gazda sau
ntr-o limb de circulaie internaional. Comunicarea la stand este foarte important i trebuie de asemenea s
includ :

Prezentri multimedia - succesul acestor prezentri nu se justific nsa prin costurile realizrii
unei astfel de prezentri.
Demonstratii de produse sau utilaje - acolo unde este posibil, utilaje la scar real trebuiesc
prezentate n stare de funcionare la stand. Ar fi indicat ca aceste utilaje s i produc cteva
4

articole n aa fel nct vizitatorii s poat fi convini de utilitatea si performanele mainii. Aceste
produse pot fi oferite cadou vizitatorilor.
Expozantul trebuie s ntocmeasc un raport al fiecrei vizite la stand. Analiza rezultat din colectarea tuturor
rapoartelor trebuie s fie apoi comparat cu obiectivele stabilite anterior. Rezultatele vor fi folosite n activitile
ulterioare de follow-up(urmrire).
Participarea la trguri i expoziii externe:
Trgurile i expoziiile reprezint un mijloc foarte eficient pentru orice companie care dorete s se extind pe
piee externe.
Obiectivele principale legate de participarea la trguri externe sunt:

colectarea de informaii despre piaa extern n cauz;

introducerea unui brand sau furnizarea unui produs/serviciu;
ncheierea contractelor de colaborare cu parteneri externi;
identificarea de noi cumprtori.

n timpul participrii la aceste trguri i expoziii, companiile se confrunt cu dificulti legate de transport, taxe
vamale, vize pentru personal, limb, obiceiuri socio-culturale, clim, cazare, etc. Considernd aceste probleme
poteniale, expozanii strini trebuie s acorde atenie maxim urmtoarelor aspecte:

organizatorul trgului trebuie s acorde asisten complet fiecrui expozant;

expozanii externi trebuie s planifice i s-i pregteasc participarea cu mult timp nainte
(uneori este mai uor i mai eficient din punct de vedere al costurilor s se mpart standul cu o
alt companie).

n unele ri, participarea la trguri peste hotare este considerat o activitate de promovare a exporturilor i este
susinut de programe de promovare ale guvernului. De exemplu, n Germania, Ministerul de Afaceri Economice
aloc un buget de aprox. 35 milioane de euro pe an pentru participarea firmelor germane la trguri externe i mai
mult de 5000 de companii beneficiaz de avantajele acestui program n fiecare an.