INIIERE PROPUNERE DE PROIECT PENTRU

<NUMELE PROIECTULUI>
Date de control ale documentului

Informaii despre document

Informatii
Numr de nregistrare [Document Management System DMS #]
Proprietarul
[Numele proprietarului]
documentului
Data emiterii [Data]
Ultima salvare [Data]
Numele fiierului [Nume]

Date istorice ale documentului

Versiune Data emiterii Modificri

[1.0] [Data] [sectiunea, pagina/paginile sau textul revizuit]

Aprobri

Rolul Numele Semntura Data

Sponsorul proiectului
Echipa de verificare a
proiectului

Managerul Projectului

Managerul calitii proiectului

(dac este cazul)
Managerul achiziiilor
(dac este cazul)
Mnagerul comunicaiilor
(dac este cazul)
Managerul Departamentului
de Management al
proiectelor
(dac este cazul)
1. SUMAR EXECUTIV
Primul pas la ntocmirea unei propuneri de proiect este un sumar executiv. Aceast seciune va
descrie pe scurt ntregul proiect prin date cu privire la contextul, viziunea, obiectivele i
termenele propuse. n esen, acesta conine suficiente informaii astfel nct proiectul s poat
s fie demarat. Descriei n cele ce urmeaz fiecare dintre seciunile din acest document concis
prin care se prezint:
Istoria, cerinele i soluia propus;
Viziunea, obiectivele, rezultatele i termenele proiectului;
Resursele, bugetul i criteriile de succes.
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

2. CONTEXT
2.1. Istoria
nainte de a descrie propunerea n detaliu, este nevoie de istoricul pe scurt al companiei, astfel
nct s poat fi stabilit contextul n care va fi iniiat proiectul. Deoarece aceasta este baza pe
care este creat proiectul, este nevoie de descriea datelor istorice relevante ale entitii.
De exemplu, n cazul n care se face o propunere de a crea un proiect pentru a pune n aplicare
un nou pachet software pentru afaceri, atunci aceast seciune va descrie istoricul pachetelor
software care au fost folosite pn acum, ce s-a reuit i unde au euat.
Fr aceste informaii, pot exista ntrzieri n aprobarea propunerii de proiect, deoarece
sponsorul ar putea dori s tie mai multe despre raionamentul pe care se creeaz proiectul.
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

2.2. Cerine
Cele mai multe proiecte sunt create pentru a rezolva fie o problem, fie a valorifica o
oportunitate de pia. Problema sau oportunitatea sunt motivele pentru care proiectul este
demarat, aa c trebuie s fie descrise aici, n detaliu.
Problema
Descriei detaliat problema care trebuie s fie rezolvat prin acest proiect. Descriei
tipul problemei i simptomele cu care se confrunt afacerea ca rezultat direct al
problemei. De exemplu, probleme ar putea fi c firma are pierderi, are comunicare
intern/extern ineficient sau satisfacii sczute ale clienilor.
Oportunitatea
Descriei detaliat oportunitatea de pia care poate fi valorificat prin proiect. Descriei
mediul intern/extern n care exist oportunitatea, termenul i modalitatea n care
oportunitatea poate s fie valorificat. De exemplu, oportuniti pot fi lipsa unor
anumite produse/servicii n segmentul de pia, apariia unei noi tehnologii care poate
mbunti fluxul de producie sau o schimbare legislativ ce determin c afacerea s
poat oferi un nou produs sau serviciu care nu l-a putut livra nainte.
Deci:
Proiectul propus rezolv o problem
Proiectul propus valorific o oportunitate
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

2.3. Soluii propuse

Scopul soluiei (rezolvarea problemei SAU valorificarea oportunitii)
Coninutul soluiei
Modalitatea n care este elaborat soluia
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

3. PROPUNEREA DE PROIECT
3.1. Viziune i obiective
Elaborai viziunea i obiectivele proiectului. Ele trebuie s fie specifice, msurabile, orientate
spre aciune, realiste i programate n timp. Dac este posibil, ncercai s stabilii legturi
directe ntre problem/oportunitate i viziune astfel nct echipa de proiect s tie exact ce
trebuie rezolvat.
Viziune exemplu:
"Viziunea noastr este de a mbunti satisfacia clienilor cu 25% pn n 24.02.2016
prin oferirea de noi servicii pentru cei mai importani clieni ai firmei noastre"
[Scriei aici viziunea proiectului Dvs.]

Obiective exemple:
1. "Elaborarea un studiu de satisfacie a clienilor pn la data de 01.01.2016"
2. "Actualizarea sistemului informatic la Serviciul Clieni pn la 01.01.2016"
[Scriei aici obiectivele proiectului Dvs.]
3.2. Rezultate (livrabile)
Fiecare proiect produce rezultate care fac parte din soluia care rezolv cu succes problema sau
valorific oportunitatea. Utilizai tabelul urmtor pentru a descrie detaliat rezultatele-cheie care
urmeaz s fie produse de proiect. Not: un rezultat este ceva care este produs i care este
predat clientului la finalul proiectului, ca parte a soluiei. Rezultatul ar putea fi un produs, un
serviciu sau un sistem.

REZULTATE
Denumirea Descrierea Observaii
<nume_1> <descrierea_1> <obs_1>
<nume_2> <descrierea_2> <obs_2>
<nume_3> <descrierea_3> <obs_3>

3.3. Durata proiectului

Toate proiectele trebuie s fie livrate ntr-un anumit interval de timp. Orice problem sau
oportunitate trebuie s fie rezolvate de proiect ntr-un termen specific pentru a maximiza
valoarea afacerii.
Acest interval de timp este critic pentru succes, deoarece n cazul n care proiectul ofer soluia
dup termenul specificat, atunci afacerea nu poate profita dect parial iar uneori deloc de
rezultate. Specificai toate termenele (ideal prin programarea activitilor n MS Project) i de
ce este att de important ca proiectul s poat livra soluia n aceast perioad de timp.
[Scriei aici durata proiectului Dvs.]

[Includei aici termenele fazelor proiectului]

3.4. Resurse
Pentru ca sponsorul s aprobe propunerea de proiect, el are nevoie de o nelegere a necesarului
de resurse.
Completai tabelul de mai jos (doar cifre generice), care prezint resursele de oameni (fora de
munc), echipamente i materiale necesare pentru a realiza proiectul.

RESURSE
Tip Cantitate Note
<tip_1> <cantitate_1> <note_1>
<tip_2> <cantitate _2> <note _2>
<tip_3> <cantitate _3> <note _3>

3.5. Buget
Sponsorul va dori s tie toate costurile proiectului. Estimai bugetul total al proiectului pe baza
costului resurselor specificate n tabelul de mai sus. Specificai apoi urgenele i costurile
suplimentare generate de acestea. n unele cazuri este necesar s luai n considerare i costul
de nefuncionare al unui utilaj/proces sau costul unei schimbri n cultura organizaional.
Dac este posibil, facei un calcul de rentabilitate. De exemplu, putei lua n calcul un cost total
al proiectului care poate fi de 100.000 Euro. Activitatea demarat poate genera 300.000 Euro
n primele 12 luni de la finalizarea proiectului. Prin urmare, randamentul investiiilor este de
200.000 Euro n primele 12 luni.

[Inserai aici bugetul proiectului Dvs]

3.6. Drept de proprietate
Acest document trebuie s specifice foarte clar cine deine rezultatele proiectului (cine are
dreptul de proprietate asupra rezultatelor proiectului), cui vor fi livrate rezultatele proiectului
i cine va fi informat cu privire la stadiul tuturor aspectelor proiectului n timpul ciclului su
de via. Astfel avem:
Sponsor: aceasta este persoana responsabil pentru livrarea proiectului. n mod normal,
toate rapoartele managerului de proiect vor fi ctre sponsor.
Client: aceasta este persoana care va prelua dreptul de proprietate asupra rezultatelor
odat ce proiectul este finalizat. Aceasta este, de obicei, persoana care suport
cheltiuelile proiectului.
Manager de proiect: dac managerul de proiect este cunoscut, v rugm s l adugai
n tabelul de mai jos. Cu toate acestea, de multe ori n aceast etap, un manager de
proiect nu poate fi numit pn ce documentul nu este aprobat.
Pentru mai mult claritate, completai tabelul de mai jos.

DREPT DE PROPRIETATE
Rol Nume Detalii de contact
Sponsor <nume_sponsor> <contact_1>
Client <nume_client> <contact _2>
Manager de proiect <nume_manager de proiect> <contact _3>

3.7. Rapoarte
Fiecare sponsor este preocupat de a primit informatii potrivite la momentul potrivit. Utilizai
aceast seciune pentru a descrie cum ai prevzut modul n care se comunic stadiul proiectului
ctre toate prile interesate (stakeholders) inclusiv sponsor, client, echipa de proiect i orice
alte pri interesate legitime. n acest sens, proiectul poate beneficia de edine sptmnale,
website, blog, program software specializat, tablou de bord etc.
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

3.8. Riscuri i probleme

Riscurile i problemele mpiedic proiectul s produc rezultatele la timp. Utilizai urmtoarele
dou tabele pentru a evidenia n avans toate riscurile i problemele cunoscute.
Riscuri (un risc este "orice eveniment care ar putea avea loc n viitor, care va
mpiedica proiectul de a produce rezultatele preconizate la timp")
Probleme (o problem este "ceva care este chiar acum afecteaz proiectul")

RISCURI
Risc Detalii Probabilitate
<risc_1> <detalii_1> <probabilitate_1>
<risc _2> <detalii _2> <probabilitate_2>
 <risc _3> <detalii _3> <probabilitate_3>

PROBLEME
Problema Detalii Impact
<problema_1> <detalii _1> <impact_1>
<problema _2> <detalii _2> <impact_2>
<problema _3> <detalii _3> <impact_3>

3.9. Implicaii
nc din aceast etap trebuie comunicate sponsorului despre toate implicaiile cauzate de
neimplementerea proiectului. Avnd n vedere c proiectul se bazeaz pe o problem real sau
pe o oportunitate, dac ea nu este rezolvat prin iniierea acestui proiect, atunci care sunt
implicaiile pentru afacere?
Descriei aceste implicaii aici. Dac este posibil, cuantificai toate costurile cauzate de
neimplementerea proiectului.
[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]

3.10. Criterii de succes

Fiecare manager de proiect dorete ca proiectul s fie finalizat cu succes. Dar cum se definete
succesul?
Succesul este atins atunci cnd proiectul este livrat la timp, n limitele bugetului i cnd
rezultatele proiectului sunt la nivelul de calitate ateptat?
Succesul este atins atunci cnd clientul a fost informat pe ntreaga perioad a proiectului
i este mulumit cu rezultatul?
Sau, pur i simplu, succesul este atins atunci cnd problema a disprut sau oportunitatea
a fost valorificat aa cum era de ateptat?
Trebuie s v gndii cu atenie la criteriile de succes i apoi s le specificai aici. V sugerm
enumerarea a cinci criterii-cheie de succes, fa de care proiectul va fi evaluat la final.
[Inserai aici criteriile de succes]

3.11. Autorizare
Aceasta este seciunea n care sponsorul va autoriza proiectul n cazul n care el dorete s fie
iniiat. n cazul n care proiectul este autorizat, atunci ai fcut o treab excelent n completarea
acestei propuneri de proiect!
 Sponsor Client

Nume: Nume:
Funcie: Funcie:
Data: ____ / ____ / _________ Data: ____ / ____ / _________

4. ANEXE
4.1. Documentaie ataai documentaia relevant propunerii de proiect:
Istoria entitii economice
Documente cu materiale de cercetare
Oferte de pre
Detalii cu privire la costuri (foi de calcul tabelar n MS Excel sau OpenOffice Calc)
Alte informaii relevante sau corespondena.

[Scriei aici aspectele specifice proiectului Dvs.]