Departamentul Contabilitate, Informatic Economic i Statistic

Specializarea Informatic Economic, anul III zi

An universitar 2015/2016, sem. I

Proiect (studiu de caz) pentru disciplina

Analiza Sistemelor Informaionale
Resurse Umane

1. . Andreia Eugenia Ciot (____ %)

Membrii echipei (n ordinea
contribuiei la proiect, cu
specificarea ponderii deinute
n total proiect)
2. Ancuta Simina (____ %)
3. Bianca Ionela Chirica (____ %)
4. Madalina Iuliana Toma (____ %)

Organizaia: S.C. MIND Software S.R.L

Nume i prenume: Mihaela Turcu
0741631350
Telefon:
Persoana de contact:
HR
Funcia n firm:
Mihaela.turcu@mindcti.com
E-mail:

IAI 2015

Copyright@Gabriela Meni 2015

1
 CUPRINS

1. Descrierea organizaiei i a sistemelor informaionale economice ............................................. 3

1.1 Analiza organizaiei i a contextului n care activeaz ....................................................... 3
1.2 Prezentarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice specifice . 4
1.3 Realizarea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice i parteneri .... 16
1.4 Prezentarea proiectelor propuse pentru mbuntirea sistemelor informaionale sau a
proiectelor informatice n curs de implementare .................................................................... 17
2. Stabilirea ariei de ntindere a sistemului analizat ..................................................................... 21
2.1 Identificarea tranzaciilor economice nregistrate n sistemul analizat ............................ 21
2.2 Identificarea relaiilor sistemului analizat cu diferitele componente organizatorice i cu
partenerii organizaiei ............................................................................................................. 22
2.3 Selectarea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului analizat ................. 23
2.4 Prima versiune a diagramei de context pentru sistemul analizat ...................................... 24

2
 1. Descrierea organizaiei1 i a sistemelor informaionale economice

1.1 Analiza organizaiei i a contextului n care activeaz

Fondat n decursul anului 1995, n Israel, MIND Software este un furnizor important de aplicaii
n orice model de afacere la nivel mondial. n prezent, organizaia are peste 350 de angajai (354 la
nceputul anului fiscal 2015), numrnd filiale n Israel, SUA, Marea Britanie dar i Romnia.
n ara noastr firma i-a nceput activitatea n anul 2000, iar n prezent are deschise dou filiale:
una n Iai i una deschis n iarna acestui an, n Suceava.

Nr. Caracteristici Detalii privind caracteristicile

crt.
1. Obiect de activitate, MIND Software este o organizaie privat, fiind din punct de
forma de organizare vedere al formei juridice de organizare societate cu rspundere
juridic, tipul limitat (SRL).
proprietii Aceasta are ca obiect de activitate furnizarea soluiilor de
facturare i Costumer Care pentru organizaii i companii
multinaionale din peste 40 de ri.
2. Modul de organizare i Structura acestei organizaii este nfptuit pe departamente. n
principalele activiti acest mod, se evideniaz activitatea int a oricrui departament
economice dup cum urmeaz:
deciziile din cadrul firmei sunt luate de ctre Conducere;
Departamentul Resurse Umane se ocup cu recrutarea
personalului;
Departamentul Managementul Proiectelor se ocup de
meninerea contactului activ cu clienii dar i de testarea i
dezvoltarea aplicaiilor software;
Departamentul Financiar-Contabil se ocup cu tranzaciile
i evidena contabil;
Departamentul Aprovizionare este nsrcinat cu creearea
condiiilor optime de desfurare a ntregii activiti.

3. Mediul n care activeaz Relaia cu furnizorii este limitat la procurarea de echipamente

necesare desfurrii activitii n cadrul companiei. Astfel, SC.
MIND Software SRL beneficiaz att de sprijinul furnizorilor
interni ct i externi n achiziionarea echipamentelor hardware i
a produselor software. Principalii furnizori n materie de aparatur
tehnic sunt Dell i Philips, iar licenele software sunt achiziionate
de la mari firme precum Microsoft, Oracle, Norton, etc. Pentru
optimizarea condiiilor de lucru i creterea eficienei, compania
are contracte cu firme distribuitoare de ap i periodic cu firme de
cathering pentru diverse evenimente. Clienii companiei sunt
persoane juridice att externe, ct i interne, relaiile cu acetia
fiind stabilite pe baz de contract, iar serviciile sunt prestate n

1
Organizaia poate fi firm, instituie public, banc, organizaie non-guvernamental, unitate de nvmnt, pe scurt orice
entitate cu personalitate juridic

3
 funcie de specificaiile primite de la client, meninndu-se o
comunicare permanent cu acetia, problema discount-urilor
punndu-se doar n cazul clienilor fideli (cei pentru care
contractele sunt pe o perioad ndelungat, 1-3 ani). Dintre clienii
interni, cel mai important este compania Romtelecom, iar n
cadrul celor externi se numr MegaCable Comunications,
HUTCHISON 3G ITALY (H3G), Koc.net, AMIS etc.
Principalii concureni ai firmei sunt firmele dezvoltatoare de
produse software precum: Levi 9, YoungCulture, Ness, Centric
Solutions etc., posibilitatea de extindere a companiei la nivel local
fiind limitat datorit numrului mare al firmelor concurente,
MIND Software deinnd deja o cot de pia semnificativ. Unul
din marile avantaje ale companiei este faptul c ofer servicii de
contabilitate, n comparaie cu celelalte firme care activeaz n
domeniul IT la nivel local. SC MIND Software SRL utilizeaz
servicii bancare pentru plata salariilor i pentru ncasarea plilor
aferente programelor vndute, iar cu statul are legturi n privina
impozitelor i a declaraiilor fiscale, datorit statutului privat.

1.2 Prezentarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice

specifice
Pe baza principalelor activiti i procese economice din organizaie, se vor identifica sistemele
informaionale economice, din perspectiva scopului acestora, precum i aplicaiile informatice care
sprijin prelucrarea datelor. Se completeaz tabelul de mai jos.

4
Nr. Sistem informaional Descrierea aplicaiei (aplicaiilor), Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate Locurile (birourile) din
crt. i funcionalitatea lui sau modulelor din aplicaii care prin analiza interfeei aplicaiei/aplicaiilor/ firm unde se folosesc
(scopul) asigur prelucrrile din sistemul modulelor (meniuri, opiuni, ecrane) sau a aplicaiile sau modulele
informaional circuitului documentelor
1. Sistemul informaional Aplicaia SC (Software Changes) Aplicaia SC (Software Changes) Aplicaia Software Changes
Managementul sprijin dezvoltarea aplicaiilor din este utilizat de toate
Proiectelor momentul proiectrii i a stabilirii Prelucrarea datelor privind noile comenzi de persoanele implicate n
caracteristicilor tehnice necesare aplicaii i/sau mbuntirea celor existente. procesul de producie (
Acest sistem este utilizat noului produs pn n momentul Orice contract nou ncheiat cu un client conduce aparinnd Departamentului
pentru dezvoltarea finalizrii lor i a livrrii la client. aproape obligatoriu la o nou nregistrare n Management Proiecte) :
aplicaiilor software care s Prin intermediul aplicaiei se ine aceast aplicaie care va urma paii obinuii din manageri de proiect,
corespund cerinelor evidena fiecrui produs, permind ciclul de producie de la definirea target-ului programatori, testeri,
clienilor. monitorizarea stadiului n care se i a obiectivelor pna la testarea produsului finitarhiteci, team-leaderi.
afl n procesul de dezvoltare, timpul i livrarea ctre Departamentul de Suport
necesar pentru dezvoltare i Tehnic pentru implementare. Prelucrarea este Aplicaia SC Reporter este
documentaia tehnic. La acest mixt, trecerea de la o etap la alta facndu-se utilizat n Departamentul
program au acces persoanele pe baza acordului efilor de departamente. Management Proiecte.
implicate n procesul de producie,
Prelucrarea datelor privind documentaia
fiecare dintre acestea avnd un nivel Aplicaia TestDirector este
tehnic
diferit de permisiuni, astfel nct un necesar noilor produse. utilizat n Departamentul
angajat n departamentul de Documentaia este ataat unei nregistrri n Management Proiecte, de
dezvoltare s nu aib acces la aplicaie, putnd fi scris de ctre ctre personalul care se
modificarea documentaiei dect la Departamentul de Management de Produs i ocup cu tesarea aplicaiilor.
nivelul departamentului din care revizuit de Departamentul Documentaie
face parte. Tehnic. Pot fi incluse i mail-uri de la clieni Aplicaiile Eclipse, Borland
privind unele probleme tehnice sau propuneri C++, PL/SQL, Microsoft
Aplicaia SC Reporter asigur de la arhitectii produselor software. Prelucrarea Visual Studio sunt utilizate
urmrirea i raportarea ntre este manual, fiecare document trebuie sa fie de ctre Departamentul
departamente a planificrii i ataat n mod manual de ctre un operator. Management Proiecte, pe
execuiei din faza de producie. partea de dezvoltare.
Raportarea se poate face pe angajat Prelucrarea datelor privind urmarirea
n parte, pe echipe sau pe stadiului de producie n care se afl un produs Aplicaiile din suita
departament. / sau o modificare a unui produs. Prelucrarea Microsoft Office sunt

5

Aplicatia TestDirector asigur
dezvoltarea i execuia testelor de
calitate asupra produselor nou create
precum si a documentatiei de testare
aferente (scopul testelor, produsul
testat, modulele afectate si care
necesita testare, seturile de teste de
efectuat)
Aplicaiile Eclipse, Borland C++,
PL/SQL developer sprijin
dezvoltarea software-ului de ctre
Departamentul de Cercetare i
Dezvoltare.
Aplicaiile din suita Microsoft
Office asigur crearea documentelor
necesare n cadrul procesului de
producie precum i comunicarea
oficial ntre departamente i
angajai prin intermediul Microsoft
Outlook.
6
este mixt pentru c necesit definirea unor utilizate de toate
criterii de cutare a produsului de ctre departamentele din firm.
operator, dar unele detalii se actualizeaz
automat.
Prelucrarea datelor privind orice modificare
(reparare) a produsului iniial. n situaia
n care produsul dezvoltat nu satisface nevoile
clientului i nu respect specificaiile tehnice
prevazute, acesta este supus unor noi modificri
pentru a se ajunge la rezultatele dorite. n acest
caz se fac nregistrri n aplicaie pentru fiecare
modificare necesar, nregistrri relaionate la
cea iniial ( a produsului n sine ). Prelucrarea
este mixt nregistrarea fcndu-se manual.
Prelucrarea datelor privind repartizarea
sarcinilor pentru fiecare angajat. Pentru
fiecare nregistrare din aplicaie (pentru fiecare
produs sau modificare a softului) se cunoate
cine a scris documentaia, cine a dezvoltat
software-ul i cine a testat aplicaia. Prelucrarea
este manual deoarece este necesar
distribuirea sarcinilor de ctre liderii de echip
i/sau de grup pentru fiecare angajat n parte.
Aplicaia SC Reporter
Prelucrarea datelor din aplicaia SC pentru
realizarea rapoartelor zilnice. Fiecare echip
i fiecare departament implicat n activitatea de
producie trebuie s trimit zilnic rapoarte ctre
celelalte departamente privind sarcinile
executate i terminate pe ziua respectiv
 precum i noile nregistrri (taskuri) deschise
n aplicaia Software Changes. Spre exemplu,
managerul de proiect este la curent tot timpul n
ceea ce privete stadiul n care se afl proiectul,
acesta tiind ntotdeauna cnd a fost finalizat
creare unui produs de ctre Departamentul
Management Proiecte. Aceasta se face printr-un
e-mail trimis de seful echipei respective (team
leader) ctre liderul echipei de vnzri (
manager proiect) n care este inclus o list cu
produsele terminate i/sau o list cu
schimbrile produselor peentru a fi puse la
dispoziia clientului. E-mailul poate fi trimis
prin aplicaia SC Reporter, prelucrarea fiind
mixt.

Prelucrarea datelor din aplicaia SC pentru

urmarirea de ctre fiecare lider de echip
(Team Leader) a stadiului de execuie. n
orice moment din zi sau din stadiul de execuie
se pot realiza rapoarte interne n cadrul
departamentului sau al echipei pentru urmrirea
execuiei din procesul de productie. Prelucrarea
este mixt, rapoartele sunt realizate manual i
trimise n mod automat ctre persoanele
interesate.

Aplicatia TestDirector

Prelucrarea datelor pentru crearea

documentelor necesare planificrii (planul
de testare) i execuiei testelor de calitate a
produselor nou create. Odat ce produsele au

7
 fost livrate catre Departamentul de Testare
acestea sunt supuse unor teste reale pentru
stabilirea calitii, teste care sunt documentate
prin utilizarea acestei aplicaii. Prelucrarea se
face manual deoarece necesit scrierea ei de
ctre responsabilul pentru testare.

Prelucrarea datelor pentru execuia testelor.

Execuia testelor se face manual pas cu pas sau
se poate realiza pe set de teste automat.
Prelucrarea este mixt deoarece execuia se face
pe baza importrii automate a planului de
testare, iar unele componente din planul de
execuie se actualizeaz automat.

Instrumentele de lucru din suita Microsoft

Office

Prelucrarea datelor privind documentele

oficiale ntre departamente, ntiinri
privind desfurarea produciei, schimbarea
unor termene limita de livrare, punerea n
producie a aplicaiilor, dificultile tehnice
ntmpinate i moduri de soluionare,
stabilirea i planificarea unor ntlniri pe
echipe sau departamente (prin Microsoft
Outlook). Prelucrarea este mixt, comunicaiile
necesit trimiterea de e-mail-uri.

8
2. Sistemul informaional Aplicaia eServices Prelucrarea datelor n vedere gestionrii Aplicaia este folosit de
Asisten Clieni ?????? obieciilor, propunerilor, nevoilor venite din ctre Departamentul
Sistemul informaional de partea clienilor, a tichetelor de service Management Proiecte.
suport tehnic pentru clieni (Service Request).
asigur utilizarea n condiii
optime a produselor Prelucrarea datelor n vederea anunrii
software vndute, evidena Departamentului de Management Proiecte
problemelor, propunerilor n cazul unor probleme tehnice grave sau a
venite din partea clienilor i unor cereri noi de produse din partea
prezentarea produselor ctre clienilor.
potenialii clieni.

3. Sistemul informaional Prin aplicaia Pontaj (WorkTime) Aplicatia Pontaj Aplicaia Pontaj este
Resurse Umane se ine evidena i gestiunea orelor de utilizat de ctre toi
munc pentru fiecare angajat i se Prelucrarea datelor privind orele lucrate de angajaii n toate
Scopuri: sprijin procesul de calculare a ctre fiecare angajat. Cnd un angajat ajunge departamentele i n special
ine evidena orelor salariilor prin realizarea de rapoarte la munc se ponteaz cu ajutorul unui sistem pe de Departamentul Resurse
lucrate, concediilor, cu ore muncite, concedii si baz de amprent digital i introducerea Umane (seciunea Rapoarte
orelor suplimentare exportarea lor n format Excel. manual a unui cod unic. Dac acest cod este este vizibil numai pentru
i al bonusurilor Aplicaia permite nregistrarea greit sau amprenta nu este corect, pontajul nu angajaii Departamentului
ine evidena i automata a orelor printr-un sistem de se poate face. n acest caz este necesar de Resurse Umane)
contribuie la calculul pontaj cu amprenta digital. Pentru anunarea Departamentului de Resurse Umane
salariilor i virarea nregistrarea orelor suplimentare n i introducerea manual a datei de intrare in
acestora n conturile vederea plii este necesaa aplicaie. Prelucrarea este mixt, codul trebuie
bancare ale raportarea lor manual de catre introdus manual, iar n cazul n care pontajul nu
angajailor angajat tot n aceast aplicaie. se face este necesar modificarea manual
Monitorizarea Sistemul nu permite calculul pentru respectivul angajat.
necesarului de automat al salariilor ci doar evidena
resurse umane orelor i a concediilor, calculul Prelucrarea datelor privind orele
suplimentare facute de fiecare angajat.

9
 Ajut la actualizarea realizndu-se ulterior n aplicaia Prelucrarea este mixt, programul oferind
automat a WinMentor. suport de calcul nsa rezultatul trebuie verificat.
deducerilor de baz,
a calculului i Aplicaiile din suita Microsoft Prelucrarea datelor privind compensarea
listrii contribuiilor Office, n special Microsoft Outlook orelor suplimentare cu cea a orelor lips
la asigurri de pentru fiecare angajat. Orele suplimentare pot
sntate, asigurri WinMentor (modulul Salarii) se compensa orele lips, fiind marcate ca atare. Un
sociale i omaj i realizeaz calculul efectiv al caz special l reprezint compensarea orelor
exportul datelor n salariilor: se introduc concediile din dintr-o zi lips, ceea ce duce la recalcularea
WinMentor rapoartele obinute pe baza tichetelor de mas Prelucrarea este mixt,
pontajului, orele suplimentare, programul oferind suport de calcul nsa
bonusurile i salariile de baza. Din rezultatul trebuie verificat.
WinMentor se realizeaz
declaraiile necesare pentru Prelucrarea datelor n vederea realizrii de
instituiile statului i se ntocmesc rapoarte i exportrii lor n Excel cu orele
documentele interne n legatur cu muncite, concedii, ore suplimentare sau ore
salariile. n minus. Se face n vederea calculrii salariilor
de ctre Departamentul Financiar Contabil.
Prelucrarea este automat, n cazul n care
datele din pontaj sunt corecte i mixt n cazul
n care ele nu sunt corecte i necesit modificri.

Prelucrarea datelor privind evidena fiecrui

angajat i a codului su unic. Prelucrarea este
mixt i se face odat cu angajarea
(introducerea n sistemul de pontaj).

Prelucrarea datelor n vederea stabilirii de

ctre fiecare angajat a orelor suplimentare
lucrate n compensaie pentru ore minus sau
ore suplimentare nregistrate i pltite ca
atare. Prelucrarea este mixt, compensarea
orelor se face automat odata ce ele au fost
declarate. Presupune motivarea orelor

10
 suplimentare/minus n fiecare zi de ctre
angajat.

Prelucrarea datelor n vederea aprobrii de

ctre eful de grup (Team Leader) a orelor
suplimentare sau n compensaie. Orele
declarate sunt ulterior aprobate de efii de
departamente i situaia este trimis mai departe
la nivelul Departamentului de Resurse Umane.
Prelucrarea este mixt, orele suplimentare fiind
actualizate n mod automat dup aprobare.

Instrument de lucru Excel?????

Prelucrarea datelor n vederea stabilirii

bonusurilor pentru fiecare angajat.
Prelucrarea este manual, nregistrarea
facndu-se manual.

Prelucrarea datelor privind salariile brute

negociate pe fiecare angajat n parte (inclusiv
noii angajai). Prelucrarea este manual,
nregistrarea facndu-se manual.

Prelucrarea datelor privind tichetele de

mas cuvenite fiecrui angajat. Prelucrarea
este manual, nregistrarea facndu-se manual.

Prelucrarea datelor n vederea calculrii

salariului cuvenit fiecrui angajat. Aceast
calculare este preliminar i ea este confruntat
cu calculul realizat de WinMentor n
Departamentul Financiar Contabil. Dac datele
finale arat la fel de ambele pari se consider

11
 c n acest caz calculul efectuat este corect i se
trece la definitivarea statelor de plat.

Instrument de lucru - Outlook

Prelucrarea datelor n vederea anunrii

efilor de departamente cu privire la data i
ora pn la care situaia pontajului
angajailor din departament trebuie sa fie
definitivat (n special n ceea ce privete orele
suplimentare, orele compensate sau orele
minus).
Prelucrarea este mixt, anunarea efilor de
departamente realizndu-se prin trimiterea
automat a unui e-mail odat cu luarea deciziei
cu privire la deadline-ul stabilit.

Prelucrarea datelor privind anunul

angajailor cu privire la virarea sumelor n
conturile personale. Prelucrarea este mixt,
anunarea angajailor realizndu-se prin
trimiterea automat a unui e-mail odat cu
virarea salariilor.

Prelucrarea datelor n vederea trimiterii pe

mail ctre fiecare angajat a fluturaului de
salarii. Acesta este n format Excel i criptat cu
o parol personal i este trimis la scurt timp
dup anunarea virrii sumelor n conturi.
Prelucrarea este mixt.

Aplicaia WinMentor cu modulul Salarii

12
 Prelucrarea datelor n vederea stabilirii
cuantumului salarial al fiecarui angajat. Pe
baza datelor primite n format Excel din
aplicaia Pontaj se realizeaz o situaie privind
salariul fiecrui angajat. Prelucrarea este mixt.

Prelucrarea datelor n vederea stabilirii

contribuiilor personale la bugetele publice.
Cotele de contribuii se actualizeaz manual
prelucrarea este mixt.

Prelucrarea datelor n vederea realizrii

declaraiilor ctre instituiile statului.
Prelucrarea este automat i se bazeaz pe
datele completate anterior n ceea ce privete
salariile.

Instrumente de lucru - Outlook:

Prelucrarea datelor n vederea anunrii
angajailor cu privire la unele modificri
administrative.

Instrumente de lucru - Excel:

Prelucrarea datelor privind stabilirea
necesarului de resurse umane.
Prelucrarea datelor privind angajarea de
personal.
Prelucrarea datelor privind angajaii demii
sau care au plecat din firm.

4. Sistemul informaional Aplicaia WinMentor WinMentor: Aplicaia WinMentor este

Contabil Aplicaia Excel din cadrul Microsoft Prelucrarea datelor n vederea realizrii utilizat de Departamentul
Office listelor contabile i a rapoartelor. Prelucrarea Financiar-Contabil.
Scopuri:

13
 Centralizeaz este mixt, o parte din rapoarte fiind generate n
operaiuni i mod automat.
realizeaz rapoarte
contabile. Instrumente de lucru - Excel
Centralizeaz datele Prelucrarea datelor privind rapoartele
cu referire la situaia scoase din aplicaia Pontaj privind
angajailor concediile, orele suplimentare, bonusurile,
salarii de baz, salariaii, orele n minus i
introducerea lor n WinMentor.
Prelucrarea este mixt, introducerea datelor se
realizeaz n mod manual, iar generarea
rapoartelor n mod automat.

Prelucrarea datelor privind calculul salarial

din Excel i confruntarea cu datele finale
obinute n WinMentor.
Prelucrarea este mixt, rapoartele sunt generate
automat, iar compararea lor se realizeaz
manual.

5. Sistemul informaional de Instrumente de lucru - Excel din Prelucrarea datelor n legatur cu furnizorii. Aplicaia Excel este utilizat
achiziii cadrul Microsoft Office Prelucrarea este mixt, datele cu privire la de ctre Departamentul
Aplicaia WinMentor furnizori fiind introduse manual n sistem Resurse Umane.
Scopuri: pentru o viitoare utilizare. Aplicaia WinMentor este
Gestioneaz Prelucrarea datelor n legatur cu plile utilizat de ctre
necesarul de efectuate. Prelucrarea este mixt, datele cu Departamentul Financia -
echipamente i privire la pli fiind introduse n sistem i Contabil.
resurse materiale prelucrate ulterior pentru generarea anumitor
rapoarte pentru controlul plilor efectuate.

6. Sistemul mijloace fixe Aplicaia Excel din cadrul Microsoft Prelucrarea datelor privind detalii tehnice Aplicaia Excel este utilizat
informaional Office ale echipamentelor IT din firm de ctre Departamentul IT
Aplicaia WinMentor Aplicaia WinMentor este
Scopuri: utilizata de catre

14
 Gestionarea Prelucrarea datelor privind evidena Departamentul Financiar
mijloacelor fixe echipamentului tehnic folosit de fiecare Contabil.
Meninerea angajat
evidenei achiziiilor
Prelucrarea datelor privind necesarul de
resurse hardware n perioada urmatoare

Prelucrarea datelor privind mijloacele fixe i

obiectele de inventar

15
1.3 Realizarea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice
i parteneri
Se va construi matricea sisteme informaionale componente organizatorice.

Legend:
1) Cererea de concedii
2) Concedii aprobate
3) Cerere majorare salarii
4) Aprobare/ Dezaprobare/ Majorari salarii
5) Cerere demisie
6) Acceptare/ Respingere demisie
7) Contracte de munc
8) Date angajai
9) Adeverine
10) Cereri de concedii / Demisie
11) Aprobare/ Dezaprobare cereri
12) Pontaj
13) Flutura
14) State de plat
15) Cereri de diurn
16) Aplicaii
17) Necesar resurse umane
18) List pli salarii
19) Rapoarte/Extrase de cont
20) Registru eviden salarii
21) Contribuii omaj

16
 22) List disponibilitate personal
23) Declaraii asigurri sociale
24) Declaraii asigurri sntate
25) Situaia clienilor
26) List furnizori
27) Situaia furnizorilor
28) Contracte cu furnizorii
29) Factur recepionat
30) Rapoarte cu situaia aplicaiilor
31) Raport privind activitatea firmei
32) Registru de cas
33) List poteniali furnizori
34) Necesar resurse materiale
35) Registru jurnal de cumprturi
36) List imputaii
37) List indemnizaii concedii
38) Proces verbal de recepie
39) Centralizator de ncasri i pli

1.4 Prezentarea proiectelor propuse pentru mbuntirea sistemelor informaionale sau a proiectelor informatice n curs de implementare

Nr. Denumire proiect Tip proiect Scop proiect (problema ce se Restricii de

crt. (propus, n curs de dorete a fi rezolvat) implementare
implementare)
1 Orange HRM - Proiect n curs Se urmrete simplificarea -buget restrns
Aplicaie pentru de implementare modului de accesare a
sistemul de informaiilor, o mai bun

17
resurse umane, ce gestiune a documentelor i -personal pregtit
permite structurarea fluxului mare pentru susinerea
managementul de date n vederea pstrrii trainingurilor
trainingurilor acurateei acestora .
dedicate -traininguri speciale
angajailor n Implementarea aplicaiei n sensul pregtirii
vederea Orange HRM n Sistemul angajatilor pentru a
pregtirii de Resurse Umane are ca
acestora utiliza noua aplicaie
scop trecerea de la
prelucrarea manual a
datelor la cea automatizat.
Aceasta vine n ajutorul
angajailor din departament
prin reducerea timpului de
lucru, scderea costurilor,
ce deriv utilizarea surselor
diferite de extragere a
datelor i rapiditatea lurii
deciziilor de management .
Noua aplicaie grupeaz 5
module:

Catalog de traininguri -
conine trainingurile
existente cu posibilitatea de
a fi modificate conform
eventualelor schimbri i
lista trainerilor, datele
putnd fi sortate n funcie
de nevoi.

18
Class sessions - modul de
organizare a sesiunilor de
training pentru studeni n
funcie de subiect, alocarea
unui trainer specific i
stabilirea locaiei, crearea
listelor de participare i
pregtirea diplomelor
participanilor (protecia
muncii)

Personal - se va ine
evidena fiecrui angajat a
trainingurilor la care a
participat (va fi actualizat la
timpul potrivit) i va
permite vizualizarea celor la
care urmeaz s asiste.

Cerine - modulul ofer info

cu privire la cerinele
trainingurilor: pentru
diferite grupuri ( pot fi
organizate dupa un anumit
departam, job sau alte
categorii) i dup scopul
pentru care se dorete
trainingul respectiv, dup
data la care va avea loc,

19
numele cursului i frecvena
cu care trebuie urmat.

Rapoarte - n funcie de
categoria aleas ( personal,
sesiuni de training,
traininguri sau cerine) se
pot obine rapoarte detaliate
structurate dup data,
training, categorie
(individual sau de grup).

20
 2. Stabilirea ariei de ntindere a sistemului analizat
2.1 Identificarea tranzaciilor economice nregistrate n sistemul analizat

Nr. crt. Denumire tranzacie Tip tranzacie Descriere tranzacie

(intern, extern)
1. Recrutarea personalului Extern Parcurgerea unor etapelor precum recrutare,
interviu, angajare .
necesar n desfurarea
activitii companiei

2. ntocmirea contractelor Extern Tipizarea contractelor de munc pentru

angajai i semnarea de ctre acetia
de munc prin legtura
cu un Oficiu Juridic

3. Calcul drepturi salariale Intern Salariul angajatului include salariul de baz,

bonusuri suplimentare, plat n caz de boal,
(n funcie de numrul concediu legal.
orelor lucrate, concedii,
bonusuri)
4. Comunicarea cu Extern Fiecare angajat trebuie s plteasc
contribuii la stat. Din salariul brut se scad
entitile externe precum contribuiile pentru fondul de omaj, CAS i
statul (prin intermediul CASS.

declaraiilor fiscale)

5. Promovarea i/sau Intern Fiecrui angajat i este reevaluat activitatea

periodic.
penalizarea angajailor;

21
 6. Pensionarea Extern Personalul beneficiaz de pensie n condiiile
prevzute de legislaia de pensii care
reglementeaz sistemul public de pensii.
7. Transferul personalului Intern n funcie de competenele angajatului i
necesarul de personal al firmei, se recurge
de pe un post pe altul
la transferul angajatului.

2.2 Identificarea relaiilor sistemului analizat cu diferitele componente organizatorice2 i cu partenerii organizaiei

Nr. Departament/birou/persoan/ Descrierea relaiilor cu sistemul analizat

crt. partener
1. Conducerea -primete cererile de concedii, demisie,
concediere
-aprob/ respinge cererile
-primete cereri de majorare a salariilor
-aprobare/dezaprobare majorri
-decizii privind transferul angajailor de pe un post
pe altul
2. Oficiul juridic -contracte de munc
3. Salariai -salariaii primesc de la RU adeverine
-trimit cererile de concediu, demisie spre aprobare
-angajaii primesc prim e-mail fluturaul i
raportul orelor lucrate
-primesc contractele de munc spre semnare

4. Sistemul contabil -emit statele de plat

-primesc raportul cu pontajul angajailor
-primesc cereri diurn

2
component organizatoric = birou, departament, compartiment, oficiu, director etc.

22
 5. Sistemul Managementul Proiectelor -anun sistemul de resurse umane n cazul unui
deficit de personal
-cer acordul utilizrii anumitor aplicaii
-face propuneri, mpreuna cu compartimentele de
specialitate, pentru actiunile de perfectionare a
pregatirii profesionale a personalului propriu
6. Instituiile statului -ITM primete registrul privind evidena
salariailor
-AJOFM punere la dispoziia firmei a listelor
cu potenialele persoane n cautarea unui loc
de munc pentru selecie n vederea ncadrrii.

2.3 Selectarea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului analizat

Nr. Entitatea extern Intrri de la entitate n sistem Ieiri din sistem ctre entitate
crt.

1. CEO Aprobare/dezaprobare cereri Cerere de concedii;

(concedii, transfer, demisii); Cerere demisie;
Cerere transfer;
List pontaje.
2. Oficiul juridic Contracte de munc.
3. Salariai Dosar angajai; Adeverine;
Cerere de concediu/demisie/transfer; Aprobare/dezaprobare cereri;
Pontaj. Fluturai;

4. Sistemul Contabil State de plat.

23
5. Sistemul Managementul Necesar resurse umane;
Proiectelor List pontaj

6. Banca Extrase de cont,

Rapoarte.
7. Instituiile statului Legislaie salarizare Contribuii angajat i angajator
Legislaie impozitare (CAS, CASS, CFS).
Regisru de eviden a salariailor
8. Casa de Pensii Decizii pensionare. Cereri pensionare.

2.4 Prima versiune a diagramei de context pentru sistemul analizat

24
 3. Analiza detaliat a sistemului informaional Resurse Umane

3.1 Stabilirea proceselor i subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)

Procesele de prelucrare care au loc n cadrul Sistemului de resurse umane sunt grupate, n funcie de principalele tranzacii economice, astfel:
1. Evidena angajailor
1.1 . Evidena angajailor
1.1.1 Adugare date angajai
1.1.2 tergere date angajai
1.1.3 Modificare date angajai
1.2 Evidena micrilor cu angajaii
1.2.1 Angajare
1.2.2 Transfer
1.2.3 Demisie
1.2.4 Pensionare
2. Eviden salarii
2.1 nregistrarea pontajului
2.2 Calcul drepturi salariale
2.2.1 nregistrarea reinerilor legale
2.2.2 nregistrare alte reineri
2.2.3 Generare state de plat
2.2.4 Generare fluturai
3. Generare rapoarte
3.1 Emiterea declaraiilor ctre CAS,CASS, CFS

25
3.2 Emiterea registrului de eviden al salariailor ITM
3.3 Eliberarea documentelor solicitate de angajai

26
3.2 Analiza ieirilor

Proces/ Denumire Destinaie Tip ieire, mod Structur ieire Documentul/ Locurile de stocare Observaii
subproces de ieire de obinere, documentele pe pentru obinerea datelor
prelucrare momentul baza cruia se (tabele ale bd, fiiere,
care generrii obine ieirea dosare)
genereaz
ieirea

Adeverin Angajat Neprogramat, Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Contract de munc Angajai (Nume,
Evidena salariat automat, la cerere 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Prenume, CNP, Serie
angajailor 15); Motivul(varchar,50). buletin, Adresa)

Cereri demisie CEO Programate, o Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Contract de munc Angajai (Nume, ncetarea contractului
dat pe lun, 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Prenume, Funcia,Data individual de munc
naintea virrii 15); Funcie(Varchar, 20), depunere demisie, Data conform art.81 din
salariilor Motivul(varchar,50). aprobare demisie) Codul Muncii
Cerere nvoire CEO Neprogramat, Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Contract de munc Angajai (Nume, nvoirea se poate face
Evidena automat, la cerere 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Prenume, Funcia, pentru cteva ore sau
micrilor cu 15); Funcie(Varchar, 20), Perioada nvoirii, Data) pentru zile
angajaii Motivul(varchar,50).
Cerere CEO Programate, o Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Contract de munc Angajai (Nume, Motivele cererii pentru
suspendare dat pe lun, 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Prenume, Funcia, concediu pot fi diverse:
(concediu) naintea virrii 15); Funcie(Varchar, 20), Perioada nvoirii, Data medical, maternal, de
salariilor Motivul(varchar,50). nceput concediu, Data odihn.
sfrit concediu)

27
 CEO Programate, la Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Numr ore lucrate, Angajai (Nume, Norma de lucru este de
finalul lunii, iar n 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Cererilor de Prenume, CNP, 168 de ore
cazuri 15); NrOreLucrate(Numeric,3); suspendare, OreLucrate),
excepionale pot fi RezultatPontaj(Varchar,20). Adeverine Pontaj (Ore concediu
neprogramate la odihn; Ore concediu
decizia conducerii medicale; Ore absene; Ore
nvoiri; Ore concediu i
evenimente speciale),
Salarii(Nume, Prenume,
nregistrarea Marca,Funcie, Salariu
List pontaj
pontajului tarifar, Ore lucrate, Salariu
de baza, Indemnizaii,
Premii, Total salariu,
Indemnizaii angajator,
Asigurri sociale, Venit
brut, CAS, Sanatate, Venit
net, Venit de baza de
calcul, Impozit,Salariu net,
Incasri n avans, Alte
sume, Rest de plat)
Fluturai Angajat Programate, Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Lista pontaj Angajai (Nume,
semi-automate, n 40);Funcie(Varchar,20); CNP Cereri Prenume, CNP,
fiecare lun (varchar,13); Luna (Varchar, 15); OreLucrate)
NrOreLucrate(Numeric,3); Salarii(Nume, Prenume,
Calcul Salariu(Numeric,3) Marca,Funcie, Salariu
drepturi tarifar, Ore lucrate, Salariu
salariale de baza, Indemnizaii,
Premii, Total salariu,
Indemnizaii angajator,
Asigurri sociale, Venit
brut, CAS, Sanatate, Venit
net, Venit de baza de
calcul, Impozit,Salariu net,
Incasri n avans, Alte
sume, Rest de plat)

28
 Stat de plat Sistem de Programat, Nr.crt (Integer,2); Nume (Varchar,30); Lista pontaj Angajai (Nume,
contabilitate semiautomat, in Prenume (Varchar, 40); Cereri Prenume, CNP, Data
fiecare lun CNP(Varchar,13); Data angajrii angajrii, Data plecrii,
(date,8); Data plecrii (date,8); Comentarii) Salarii(Nume,
Comentarii (Varchar,100); Prenume, Marca,Funcie,
Salariu tarifar, Ore lucrate,
Salariu de baza,
Indemnizaii, Premii, Total
salariu, Indemnizaii
angajator, Asigurri
sociale, Venit brut, CAS,
Sanatate, Venit net, Venit
de baza de calcul,
Impozit,Salariu net,
Incasri n avans, Alte
sume, Rest de plat)

Emiterea Contribuii Instituiile Programat, Date de identificare a pltitorului, Legislaie Angajai

declaraiilor angajat i statului automat, lunar Date de identificare a asiguratorului contribuii angajat (Nume,Prenume,)
ctre angajator (CAS, Legislaie Salarii(Nume, Prenume,
CAS,CASS, CASS, CFS) contribuii Marca,Funcie, Salariu
CFS angajator tarifar, Ore lucrate, Salariu
Stat de plat de baza, Indemnizaii,
Premii, Total salariu,
Indemnizaii angajator,
Asigurri sociale, Venit
brut, CAS, Sanatate, Venit
net, Venit de baza de
calcul, Impozit,Salariu net,
Incasri n avans, Alte
sume, Rest de plat)

29
Emiterea Programat, lunar Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Contract de munc Angajai (Nume, Registrul general de
registrului de 40);Funcie(Varchar,20); CNP Prenume, CNP) evidenta a salariatilor
eviden al Registru de Instituiile (varchar,13); Cod fiscal (Numeric,10) Contracte (Tip contract, se completeaza si se
salariailor eviden a statului Durat, Funcie, Salarizare, transmite
salariailor
ITM Felul muncii) inspectoratului
teritorial de munca in
ordinea angajarii si
cuprinde elementele de
identificare ale tuturor
salariatilor, data
angajarii,
functia/ocupatia
conform specificatiei
Clasificarii ocupatiilor
din Romania sau altor
acte normative, tipul
contractului individual
de munca, salariul,
sporurile si cuantumul
acestora, perioada si
cauzele de suspendare
a contractului
individual de munca,
perioada detasarii si
data incetarii
contractului individual
de munca.

30
 3.3 Analiza intrrilor (se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/ Denumire Tip Emitent i/sau Structura intrrii3 Date pstrate n sistem Locurile de stocare Observaii
subproces/ intrare intrare Sursa de intrare n unde vor fi nregistrate
n care sistem datele (tabele ale bd,
intr datele fiiere, dosare)
Angajat Nr.crt (Integer,2); Nume(Varchar,30); Nume, Prenume, CNP, Angajai
Prenume (Varchar,40); Data angajrii Data angajrii,
Suport (date,8);Date personale (CI, nr. Serie Comentarii,
Dosar angajat
hrtie buletin); Studii (varchar 40), Functie Studii, Tip contract,
(varchar 30), Tip contract (varchar 15,) , Vechime, Date personale
Vechime (varchar 10)
Identitatea prilor (varchar 80); Durata Identitatea prilor, Durata Angajai
Oficiul juridic contractului (date, 8); Locul de munc contractului, Locul de Contracte
(varchar 20); Felul muncii (varchar 25); munc , Felul muncii ,
Durata muncii (number); Concediul Durata muncii, Concediul,
Evidena (varchar 80); Salarizare (number ); Salarizare,
angajailor Drepturi specifice legate de sntate i Drepturi specifice legate de
securitate n munc(varchar 80); Alte sntate i securitate n
Contract de Suport clauze referitoare la perioada de prob, munc; Alte clauze
munc hrtie Perioada de preaviz, Clauza cu privire la referitoare la perioada de
formarea profesional, Clauza de prob, Perioada de
neconcuren, Clauza de confidenialitate preaviz, Clauza cu privire
(varchar 80) , Drepturi i obligaii la formarea profesional,
generale ale prilor (varchar, 80), Clauza de neconcuren,
Dispoziii finale (varchar, 50) Clauza de confidenialitate,
Drepturi i obligaii
generale ale prilor,
Dispoziii finale
Cerere eliberare Suport Angajat Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Nume Prenume; Perioad Dosar cereri
adeverin hartie 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, adeverin; Funcie; Motiv
Evidena 15); Motivul(varchar,50).
micrilor List cereri Angajat Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Nume, Prenume, CNP, Angajai
cu angajaii aprobate Suport 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Data, Funcie Pontaje
concediu/nvoire hrtie 15); Funcie(Varchar, 20), Semntur
/demisie solicitant
List pontaj Suport Director Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Nume; Prenume; Zile Angajai
nregistrare hrtie 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, lucrate; Zile concediu; Pontaje
pontaje 15); NrOreLucrate(Numeric,3); Zile absene; Zile nvoiri;
RezultatPontaj(Varchar,20). Zile concediu i

31
 evenimente speciale;;
Nr.ore lucrate; Ore
concediu odihn; Ore
concediu medicale; Ore
absene; Ore nvoiri
Legislaie Suport de Instituiile statului Denumire firm (Varchar,20), Funcie Denumire firm, Funcie; Salariul
salarizare hrtie Varchar, 20); Salariu (Double,3) Funcie conducere; cuprinde
conform Salariu salariul de
legii nr. baz,
53/2003 - Codul indemnizaiile,
muncii sporurile,
Calcul precum i alte
drepturi Angajai adaosuri.
salariale Legislaie Suport de Instituiile statului Tip impozit (varchar 25), Cot impozit Tip impozit, Cot impozit, Salarii
impozitare hrtie (number), Deduceri impozit(number) Deduceri impozit
conform
legii nr.
53/2003 - Codul
muncii

Legislatie Suport de Instituiile statului Denumire firm (Varchar,20), Funcie Denumire firm ,Funcie, Angajai
Emiterea contribuii hrtie Varchar, 20); Salariu (Double,3), Valoare Salariu, Valoare
declaraiilor angajat contribuie pentru fiecare instituie a contribuie pentru fiecare
ctre Legislaie statului (Double,2) instituie a statului.
contribuii
CAS,CASS, angajator
CFS

Eliberarea Suport de Instituiile statului Nume (Varchar,30); Prenume (Varchar, Nume, Prenume; CNP; Angajai Inspectoratul
adeverinelor i hrtie 40); CNP (varchar,13); Luna (Varchar, Luna; Motivul, Denumire Teritorial de
Emiterea certificatelor 15); Motivul(varchar,50), Denumire firm, Funcia ocupat Munc are
registrului prin care se firm(Varchar, 20), Funcia ocupat obligaia de a
de eviden atest un drept (Varchar, 20) rspunde
sau un solicitrii de
al
fapt(Vechimea in eliberare a
salariailor munca) adeverinei de
ITM vechime n
termen de 15
zile, conform
Hotrrii de

32
 Guvern nr.
500/2011.

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Locul de stocare a
Proces/ Ieiri din Intrri n Formulele sau relaiile de datelor (tabele ale
Descrierea operaiunilor de prelucrare Observaii
Subproces proces/subproces proces/subproces calcul bd, fiiere sau
dosare)
Evidena La angajarea unei persoane se introduc n Contract de munc Dosar angajat Salariu net= Salariu brut-Total Angajai
persoanelor aplicaie urmtoarele date List aprobari contribuii salariat Contracte
angajate Angajai: Nume, Prenume, CNP, Data cereri (concediu,
Angajrii, Data plecrii, Tip asigurat, Tip transfer)
contract, Ore norm zilnic contract, Mod de Cerere eliberare
plat, Condiii de munc, Vechime n munc; adeverin
Contracte: Tip contract, Durat, Funcie,
Salarizare, Felul muncii
Evidena Atunci cnd intervin modificri n statutul Adeverine salariat Lista cereri Decizie cereri Angajai
micrilor cu angajatului (transferuri, demisii) se Cereri aprobate
angajaii actualizeaz informaiile din baza de date (transferuri,
demisii)

nregistrare Pe baza listelor de pontaj se modific n List pontaj List pontaj Nr. ore = Nr zile* Ore norm Angajai
pontaje fiecare lun tabela Pontaje cu urmtoarele zilnic contract Pontaj
cmpuri:
Zile lucrate; Zile concediu; Zile absene;
Zile nvoiri; Zile concediu i evenimente
speciale; Nr.ore lucrate; Ore concediu
odihn; Ore concediu medicale; Ore
absene; Ore nvoiri;

33
Emiterea n tabela Angajai se introduc sumele pentru: Contribuii angajat i Legislatie ????????????????Contributii Angajai
declaraiilor contribuii. Tot n aceast tabel se angajator contributii angajat angajat:
ctre nregistreaz salariile fiecrui angajat i Legislatie omaj= salariu brut* 0,5
CAS,CASS, valoarea contribuiilor specifice. contributii
CFS angajator CAS= salariu brut * 5,5%
Reineri CIASOC = salariu brut
* 10,5%
Deduceri sindicat= salariu brut
* 1%
Contributii angajator:
CAS = fond salarii * 15,8%
Somaj = fond salarii * 0,5%
CIASOC = fond salarii * 5,2 %

Generarea Pe baza valorilor obinute la procesul anterior Stat de plat Legislaie ?????/??Total pentru fiecare Angajai
salariilor, se ntocmete automat centralizatorul de stat Fluturai impozitare categorie de angajat
fluturaior i a de plat cu totalul pentru fiecare categorie de Legislaie Salariu brut = salariu ncadrare
statelor de angajat; salarizare + spor dirigenie + spor
plat Pentru fiecare angajat se insereaz n statul vechime+ indemnizatie
de personal o nregistrare pe baza conducere + concedii
cmpurilor: nume, prenume, cnp, dat Salariu net = (salariu brut
angajare, dat plecare, comentarii. De contribuii
asemnea, pentru fiecare angajat se ntocmete Salariu impozabil = salariu net
fluturaul de salariu. deduceri personale
Valoare impozit = salariu
impozabil * cota impozit (16%)
Total retineri= contributii +
impozit + debite
Rest de plata = venit brut
total retineri
Spor dirigenie= salariu
incadrare* procent spor
dirigenie
Spor vechime = (salariu
incadrare * procent spor
vechime

34
Emiterea n tabela Angajai se introduc datele privind Registru de eviden a Eliberarea - Angajai
registrului de angajaii. salariailor adeverinelor i
eviden al certificatelor prin
care se atest un
salariailor
drept sau un fapt
ITM

35