Sunteți pe pagina 1din 7

Ministerul Educaţiei Culturii şi Cercetării al Republicii Moldova Centrul de Excelenţă în

Informatică şi Tehnologii Informaţionale

Al elevei Gurzun Cristina din Grupa SB-1442,


Specialitatea Secretariat şi Birotică, Catedra Servicii
Administrative şi Turism

Coordonat: Croitoru Ion

Chişinău 2018
Ministerul Educaţiei Culturii şi Cercetării al Republicii Moldova Centrul de Excelenţă în
Informatică şi Tehnologii Informaţionale

Tema nr. 1
„Controlul Proiectului”

Realizat: Gurzun Cristina


Coordonat: Croitoru Ion

Chişinău 2018
Introducere
În perioada contemporană orice activitate este privită ca un proiect modern,
care impune o viziune nouă începând cu analiza necesităţilor proiectului şi
terminând cu reutilizarea eficientă a rezultatelor acestuia. Drept urmare, a apărut în
literatura de specialitate termenul de management de proiect ca un istrument de
planificare, coordonare, realizare şi control al activităţilor din cadrul proiectelor
derulate în diferite sectoare ale societăţii.

Apariţia unui proiect este asociată cu existenţa unei nevoi în cadrul


organizaţiei sau a societăţii, putem spune că acesta este un răspuns la o problemă
apărută, de aceea, una din caracteristicile cele mai pregnante ale proiectului este
noutatea sa. Orice proiect aduce un element de noutate, o schimbare faţă de situaţia
existentă. Necesitatea studierii ştiinţifice a proiectelor a apărut în urma eşecurilor
înregistrate la implementare. În cazul mai multor proiecte s-a observat o
discrepanţă între obiectivele stabilite şi rezultatele obţinute.

Dacă ar fi să definim acest fenomen am spune că: „Managementul


proiectelor este un proces de realizare a obiectivelor asumate, pentru realizarea
cărora sunt folosite resurse necesare”1 . Un proiect care dispune de termene
precise, de obiective, de un responsabil şi de mijloace alocate, permite introducerea
progresivă a unei culturi orientate spre atingerea rezultatelor într-o perioadă dată.
Prin urmare, managementul de proiect a devenit o tematică de bază în mai toate
modulele de pregătire adresate funcţionarilor publici. Aplicabilitatea conceptului
de management de proiect este extrem de diversificată în perioada actuală.
Domeniile în care pot fi elaborate proiectele sunt foarte variate şi se referă atât la
proiecte generale, care vizează dezvoltarea (a unei organizaţii, comunităţi sau
persoane), cât şi la proiecte care vizează schimbul de experienţă, organizarea de
seminarii etc. În general, înainte de orice acţiune, remunerată sau benevolă, în
cadrul unei societăţi comerciale, al unei organizaţii neguvernamentale, al
administraţiei publice, al unei familii etc., trebuie analizate posibilităţile aplicării
managementului de proiect. Proiectele apar la toate nivelele de organizare. Ele pot
implica o persoană sau echipe de persoane.
Controlul Proiectului
În această etapă, sunt urmărite variaţiile faţă de planul iniţial în ceea ce
priveşte cele patru dimensiuni ale oricărui proiect:

 costurile/resursele;

 termenele de îndeplinire a sarcinilor şi de finalizare a activităţilor;

 aria de cuprindere a proiectului;

 calitatea produselor.

Unii autori consideră, în bună parte îndreptăţit, că derularea şi monitorizarea/


controlul reprezintă o singură fază; mai precis, monitorizarea ar reprezenta una
dintre subactivităţile derulării, ea însoţind în permanenţă derularea. Obiectivele
monitorizării sunt:

 de a compara planul iniţial cu modul în care proiectul evoluează în mod real;

 de a actualiza şi revizui planul iniţial, astfel încât eventualele schimbări să fie


încorporate;

 de a oferi informaţiile pe baza cărora sunt iniţiate acţiuni de corectare, în cazul în


care variaţiile faţă de planul iniţial sunt atât de mari încât pun în pericol reuşita
proiectului.

Monitorizarea cheltuielilor şi a respectării termenelor limită

Pentru monitorizarea cheltuielilor şi a respectării termenelor, pot fi întocmite


tabele care să reflecte diferenţele între ceea ce a fost planificat şi ceea ce s-a
realizat. Datele incluse în aceste tabele pot fi prelucrate prin programe speciale,
cum ar fi Primavera Project Planner sau Microsoft Project Manager. Astfel de
programe oferă avantajul că pot înmagazina şi prelucra cantităţi impresionante de
informaţii, pot reda informaţiile înmagazinate sub formă de grafice sugestive, care
uşurează înţelegerea fenomenelor şi pot oferi soluţii de optimizare a planificării şi
a alocării resurselor.

Utilizarea programelor specializate de prelucrare a informaţiilor nu


garantează însă în mod automat succesul planificării sau al monitorizării.
Programele trebuie privite drept instrumente, esenţiale fiind informaţiile pe care le
introduceţi spre prelucrare, abilitatea de a lucra cu respectivele programe, de a
interpreta rezultatele prelucrării de date şi de a lua decizii corecte pe baza
respectivelor date.
Respectarea domeniului de activitate al proiectului

Modificarea domeniului de activitate al proiectului se poate manifesta astfel:


domeniul se restrânge (în propunerea iniţială, erau prevăzute, de exemplu, acţiuni
de consultanţă, instruire şi plasare profesională, iar în urma monitorizării se
constată că au fost acoperite doar consultanţa şi instruirea); domeniul se extinde
(propunerea iniţială viza învăţământul rural, iar în urma monitorizării se constată
că o parte dintre eforturile de până acum au fost dedicate investigării situaţiei din
învăţământul urban); domeniul este schimbat în totalitate (proiectul nu se mai
axează pe acţiuni de consultanţă, aşa cum fusese prevăzut iniţial, ci pe acţiuni de
instruire).

Modificarea domeniului de activitate al proiectului influenţează rezultatul


final. Orice modificare în acest sens antrenează costuri noi, neprevăzute. În această
situaţie, fie sunt solicitate fonduri suplimentare (opţiune care nu este agreată de
finanţator), fie sunt consumate fondurile alocate pentru acoperirea domeniului
iniţial (nici această opţiune nu este agreată de finanţator, deoarece acesta a acordat
finanţarea pentru un domeniu precis).

Gestionarea echipei de proiect

Succesul proiectului se bazează pe abilitatea de a atrage persoanele potrivite


pentru realizarea activităţilor necesare. Succesul planificării personalului depinde
de următoarele elemente:

- identificarea deprinderilor şi cunoştinţelor necesare pentru a îndeplini


activităţile proiectului;

- specificarea persoanelor care vor lucra la fiecare activitate;

- determinarea cantităţii de efort pe care trebuie să-l depună fiecare persoană


implicată în proiect pentru a-şi îndeplini sarcinile;

- determinarea duratei de intervenţie din durata întregii activităţi atunci când


respectivele persoane sunt angajate cu normă parţială.

Planificarea nevoilor de personal începe cu identificarea persoanelor de care


aveţi nevoie şi estimarea efortului pe care aceste persoane trebuie să-l depună. La
începutul planificării, specificaţi nevoile de cunoştinţe şi deprinderi, dacă este
posibil, de maniera: “o persoană care poate desena grafice” sau “o persoană care
poate folosi Microsoft Excel”. Dacă identificaţi în mod exact deprinderile şi
cunoştinţele pe care trebuie să le posede o persoană care îndeplineşte o sarcină
anume, vor creşte şansele ca să desemnaţi persoana potrivită. În mod ocazional se
foloseşte descrierea poziţiei sau a titlului de maniera “specialist informatician”
pentru a identifica nevoile de resurse. Procedând astfel presupuneţi că descrierea
poziţiei sau a titlului arată cu acurateţe deprinderile şi cunoştinţele pe care fiecare
persoană ce corespunde descrierii poziţiei sau a titlului trebuie să le posede. Din
păcate titlurile sunt adesea vagi iar descrierea poziţiei este eronată. Din acest
motiv, aceasta este o cale riscantă pentru a încerca să puneţi persoana potrivită la
locul potrivit.

Gestionarea comunicării

Managementul comunicării cuprinde 4 direcţii: planificarea comunicării,


distribuirea informaţiei, rapoarte de performanţă şi gestionarea realaţiei cu
entităţile proiectului. In cadrul acestui capitol ne v-om ocupa de aspecte ce ţin de
planficarea comunicării. Planificarea comunicării vizează procesele de asigurare a
generării, colectării, stocării şi transmiterii la timp a informaţiilor în cadrul
proiectului (planificarea comunicării, distribuirea informaţiilor, raportarea
performanţelor, aspecte administrative). Sunt identificare informaţiile ce trebuiesc
transmise către participanţii la proiect şi frecvenţa cu care aceste informaţii sunt
diseminate Un plan bun de comunicare este o parte esenţială a oricărui proiect.
Este esenţial ca toţi participanţii la proiect să fie informaţi cu privire la aspectele de
interes ale proiectului.

Pentru a realiza o comunicare de succes trebuie să înţelegem modelul


transmiţător-receptor. Modul în care comunicăm un mesaj este la fel de important
ca şi mesajul însuşi. Un manager de proiect trebuie să planifice modul în care
diversele entităţi implicate în proiect (membrii echipei de implementare,
sponsorul, managerul de proiect, etc.) vor comunica între ele.

Procesul de comunicare este definit de următoarele atribute:

 Emiţător – sursa informaţiei, sau cel care diseminează informaţia;

 Receptor – destinaţia informaţiei;

 Canalul de comunicaţie – reprezintă mediul prin care se transmite informaţia


(suportul pentru transmiterea mesajului;

 Conţinutul – ce informaţie se transmite;

 Rezultate aşteptate – în ce scop se transmite informaţia. Canalele posibile de


comunicare ce pot fi folosite pentru realizarea comunicării sunt:
 Comunicare verbală, faţă în faţă;

 Videoconferinţă;

 Email;

 Prin telefon;

 Materiale scrise;

 Mesagerie instant;

Crearea planului de comunicare presupune:

 Identificarea persoanelor implicate şi nevoile acestora legate de proiect;

 Identificarea informaţiilor necesare;

 Definirea responsabilităţilor de comunicare;

 Definirea metodelor de comunicare;

 Stabilirea frecvenţelor de comunicare;