Sunteți pe pagina 1din 3

Ciobanu Anamaria

Grupa 4

Punctele tari și punctele slabe ale controlului intern la


SCHIMBU`TREI SRL
Recomandări de eliminare a punctelor slabe

Entitatea oferă servicii de schimb de valută către client şi procesarea tranzacţiei de numerar
în monedă străină şi naţională.
Această întreprindere a fost înfiinţată în 2011 şi are 8 angajaţi, dintre care 5 operatori de
schimb valutar, un contabil, un administrator principal şi un administrator adjunct.
Administratorul principal este persoana care se ocupă de tranzacţionările cu banca, stabilirea
cursului valutar şi aprovizionarea cu valută/lei a punctelor de lucru. De asemenea există şi un
administrator adjunct care ţine locul administratorului principal atunci când acesta nu poate fi
prezent, ajuta la luarea deciziilor şi îşi împart sarcinile pe puncte de lucru, dacă este necesar.
De menţionat este faptul că administratorul şi administratorul adjunct sunt responsabili de
controlul intern.
Operatorii de schimb valutar au următoarele obligaţii:
 să execute operaţiuni de schimb atât în moneda naţională cât şi străină
 pe baza solicitărilor, să lucreze cu numerar la biroul de schimb valutar
 să înregistreze toate tranzacţiile cu valută străină şi să compare înregistrările cu
existentul din casă
 să înregistreze date despre operaţiunile făcute
 să deţină depozite de bani şi documente încredinţate clientului(bonul fiscal)
 să verifice dacă banii depuşi în oficiu sunt autentici, valabili şi intacţi.
Astfel, fiecare angajat (operator) are obligaţia de a executa operaţiunile de schimb
valutar în moneda naţională cât şi străină, de a înregistra atât aceste operaţiuni cât şi cele de
alimentare ( în momentul aprovizionării cu valută/lei) sau remitere ( acestea se realizează
atunci când la cererea administratorilor se scot bani din casă). De asemenea la sfârşitul
fiecărei zile angajatul are obligaţia de a lista documente precum registrul de casă , raportul
zilnic şi profitul zilnic. Acestea trebuie să fie anexate în portofolii specifice care la sfârşitul
lunii se predau administratorului, care la rândul său le predă contabilului.
Consider că trebuie precizat faptul ca operatorul are anumite reguli de respectat, având în
vedere domeniul în care profesează.
 La începerea programului de lucru, cât şi la finalul acestuia angajatul trebuie să scrie
într-un registru specific suma de bani personală cu care a intrat, respectiv ieşit din
unitate. De asemenea această sumă nu trebuie să fie mai mare de 100 de lei.
 Angajatului îi este interzis să primească în spaţiul de lucru orice altă persoană în afară
de administratori.
 Angajatul trebuie să verifice fiecare bancnotă primită pentru că aceasta să nu fie falsă
sau foarte deteriorată.
După cum am menţionat anterior, controlul intern este realizat în cazul operatorilor
inopinat de cei doi administratori.
O altă metodă de control este prin camere video, poziţionate în toate colţurile punctului
de lucru, dar în general această metodă este folosită când este necesară.
Controlul într-un punct de lucru începe prima dată cu verificarea portofelului/poşetei
angajatului, concomitent cu verificarea registrului completat în prealabil de angajat la ora
sosirii în incinta. Suma trebuie să fie cu maxim 20 lei mai mică decât cea de la începutul zilei
de lucru.
Următorul pas este de a „face casa” . mai exact, administratorul verifica şoldul existent
din calculator iar apoi calculează suma de bani existenta în seif. Aceasta trebuie să coincidă
cu exactitate.
O altă etapă a controlului este verificarea în programul utilizat pentru tranzacţii a
modificărilor cursurilor. Administratorul verifică dacă modificările din timpul zilei sunt
aceleaşi cu cele transmise de catre el atât ca şi număr cât şi conţinut. Astfel, operatorul nu
poate face favoruri la apropiaţi prin modificarea cursului.
În opinia mea, consider că aceste controale ale administratorilor au următoarele puncte
tari:
 faptul că sunt inopinate reprezintă un avantaj atât pentru angajat cât şi pentru
angajator. Pentru angajat, deoarece acesta este astfel constrâns să fie întotdeauna
responsabil şi conştient de ce există în casă, executând cât mai des verificări proprii de
„frica” controlului inopinat. Pentru angajator este o metodă eficientă de a verifica dacă
angajaţii completează actele la timpul potrivit, dacă dau dovadă de responsabilitate,
etc.
 un alt avantaj este controlul documentelor zilnice. Administratorul verifica dacă au
fost îndosariate documentele zilnic şi corect, astfel, la sfârşitul lunii când acestea ajung
la contabil acesta îşi poate face treaba eficient, fără documente lipsă sau greşite.
 controlul prin camere de luat vederi este foarte util pentru administratori din mai multe
puncte de vedere. În primul rând pot verifica oricând ce se întâmplă un punctul de
lucru. În al doilea rând, având în vedere că se efectuează doar tranzacţii cu bani, sunt
posibile erori atât din partea clientului cât şi a operatorului. Prin camerele de luat
vederi bine poziţionate se poate face dreptate în astfel de cazuri atât clientului cât şi
angajatului, după caz.
Desigur, există şi unele puncte slabe care trebuie menţionate:
 având în vedere că există doar un control intern inopinat, acesta se poate realiza de 3
ori într-o săptămână, iar următoarea deloc, în funcţie de timpul disponibil al
administratorilor. În perioada în care nu se efectuează nici un control , pot exista
angajaţi iresponsabili care să nu ducă la bun sfârşit cerinţele postului, fapt ce poate
afecta si in cazul unui control extern, când atât angajatul cât şi angajatorul pot suferi
consecinţele, dar si dacă angajatul este de reacredintă, poate afecta angajatorul prin
diverse moduri.
 un alt punct slab este ca administratorii nu comunică suficient cu angajaţii. Un
proaspăt angajat nu este anunţat de aceste reguli de control, ci este informat vag.
Fiecare individ reacţionează diferit la reguli precum controlul portofelului sau
impunerea unei sume de bani proprii, in acest sens, consider un punct slab
comunicarea insuficienta referitoare la aceste controale.
 Programul informatic folosit este pe baza de parola si user, atat pentru angajat cat si
pentru angajator iar un punct slab este ca conectarea se realizeaza doar de pe
calculatorul din unitatea de lucru pentru ambii utilizatori.

In opinia mea, consider eficientă medoda de control inopinată si fizică utilizată de


această intreprindere, atât pentru angajați cât si pentru angajatori deoarece responsabilizează
angajații iar singurele resurse pe care angajatorii o “consumă” in utilizarea acestei metode de
control este timpul si deplasarea de la un punct la celalalt. Camerele video reprezintă o
metodă pretioasă de control , in special in cazul clientilor nemultumiti, dar pot exista si cazuri
de fraudă a angajatilor, moment in care camerele de luat vederi sunt indispensabile.

Propuneri/Recomandări

 Upgradarea softului existent în aşa fel încât administratorii să poată verifica în


timp real tranzacţiile şi modificările oricărui operator. Ar facilita atât desfasurarea
zilnicâ a activitatilor, cât si controlul angajatului. Orice modificare de curs valutar
sau tranzactie ar putea fi monitorizată.

 Comunicarea cu proaspeţii angajaţi. Informarea acestora cu privire la rutina de


control intern existenţa.

 Realizarea controlului inopinat la distanţe de timp relativ egale pentru a nu exista


perioade lungi în care nu s-a efectuat nici un control şi nici perioade în care
efectuează inutil controale într-o perioadă foarte scurtă.