OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-

InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru

Foaie de control
Istoricul modificarilor
Tipul de Motivul Modificat/
Data Sumarul modificarilor2 Validat de
revizuire1 modificarilor3 Creat de

Rada Puiu Toma

Georgeta Camelia
23.05.2012 3 Creare: 9.01.03.03.06
Dogaru (Tache
Maria Elena)

Rada Puiu Toma

Modificare codificare Georgeta Camelia
17.12.2012 1
in PR FS 01 Dogaru (Tache
Maria Elena)

Departamente implicate
Nume Departament Validat Consultat Informat

Global Solutions-– Financial  

Toma Camelia
Statements
Tache Elena
PFSFF-F

Global Solutions - Financial

Statements – InterBranch
Rada Puiu Georgeta Reconciliation 

PFSFFF-I

Departamentele din Business

Business Partners


PF-S Departamentele din Global

Department Managers 
Solutions
1. Tipul revizuirii:
1 - curent, 2 - periodic, 3 - creat.
2. Include numarul capitolului sau paragrafului creat.
3. Motivul modificarilor:
Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 1 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru
1 - legislatie, 2 - ghiduri/ proceduri, 3 – fluxul proceselor/ organizational, 4 – SAP

PR FS 01 Alocarea si administrarea plajei de serii si numere pentru documentele

financiar contabile justificative

Participanti/Parti implicate
Participanti/ Parti implicate Efectuat de Autorizat / Validat Comunicat lui
de

PFSFFF-I = Global Solutions –

Financial Statements &
Reporting/InterBranch   
Reconciliation

BU =Departamentele de business
 

PF-S = Departamentele din Global

Solutions


SLM al PFSF- F = Service

Line  
Manager al Finacial Statements &
Reporting

HQ/PF- F= Divizia Finance  

Aceasta instructiune de lucru se aplica pentru toate codurile de companie ale OMV Petrom SA, OMV
Trading.

Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 2 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru

Fluxul procesului

Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 3 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru

Descrieie proces
# Pasii Responsabil Termen

1 Financial Statements InterBranch Reconciliation la sfarsitul lunii noiembrie a Global Anual

fiecarui an, intocmeste si transmite (via mail) catre departamentele de business Solutions-
pana la 30
(BU) si departamentele din cadrul G-Sol, instructiuni generale privind organizarea
PFSFFF-I noiembrie
actiunii de alocare si evidenta a plajei de serii si numere pentru documentele
financiar contabile justificative ce se vor utiliza in anul urmator de catre fiecare
structura organizatorica
Nota: documentele financiar contabile justificative sunt cele mentionate in
cuprinsul OMFE 3512/2008 care reglementeaza utilizarea si gestionarea a 77 de
Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 4 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru
# Pasii Responsabil Termen

tipuri de documente financiar contabile. Exceptie de la acesta regula o constituie

factura ale carei reguli de utilizare si gestionare sunt reglementate de Codul fiscal.

2 Departamentele de business si cele din Global Solutions comunica, prin e-mail, Department Anual
pana la data de 15 ianuarie a fiecarui an, catre Financial Statements InterBranch Managers din
pana la 15
Reconciliation , plaja interna de serii si numere propusa pentru documentele G-Sol
ianuarie
financiar contabile. Comunicarea este in concordanta cu structura organizatorica,
Business
pct.2.4 din ST FIN 059 R si instructiunile primite la finalul lunii noiembrie din anul
Partners ai BU
anterior.

3 Financial Statements InterBranch Reconciliation analizeaza propunerile facute de PFSFFF-I In ziua

Departamentele de business si cele din G-Sol, privind plajele de serii si numere lucratoare
aferente documentelor financiare ce urmeaza a se utiliza pe anul in curs. urmatoare
primirii
In urma analizei PFSFF-F/ InterBranch Reconciliation poate constata ca:
- propunerile contin erori/inadvertente – caz in care procesul continua cu pasul 4.
- propunerile sunt corecte - caz in care procesul continua cu pasul 7.

4 Financial Statements InterBranch Reconciliation solicita BU si Departamentelor G- PFSFFF-I In ziua

Sol corectarea plajelor de serii si numere propuse. urmatoare
constatarii

5 Departamentele de business si cele din G-SOL, in cauza, primesc si efectueaza BDs si Dep. G- Ziua
corectiile solicitate de la PFFSF-F/InterBranch Reconciliation. SOL primirii sau
urmatoarea

6 Departamentele de business si cele din Global Solutions retransmit, catre BDs si Dep. G- Ziua
Financial Statements InterBranch Reconciliation, solicitarea de aprobare a plajelor SOL urmatoare
de serii si numere propuse corectata. primirii
solicitarii

7 Financial Statements-InterBranch Reconciliation transmite, catre Departamentele PFSFFF-I Ziua

de business si cele din G-Sol, aprobarea privind utilizarea plajelor propuse. urmatoare
primirii
solicitarii

8 Financial Statements_InterBranch Reconciliation dezvolta o evidenta centralizata PFSFFF-I Periodic

(pe un template xls), pentru toate departamentele de business si cele din G-Sol cu
plajele de serii si numere aprobate pe care acestea le au in utilizare. Template-ul
astfel completat este actualizat si incarcat periodic pe server-ul local:
\\spetro003601\SSC_Finance\14_Financial_Statements\06_Teams\05_Intracompany\07_OMEEF_3512

9 Financial Statements-InterBranch Reconciliation intocmeste si transmite spre PFSFFF-I Anual

aprobare si semnare de catre Service Line Manager al PFSF-F Financial
Pana la 15
Statements & Reporting, decizia de numire a responsabiliilor cu evidenta si
martie
intocmirea facturilor fiscale si a celorlalte documente financiar-contabile, impreuna
cu anexele aferente (anexa 1 si 2),.
Nota: In anexa 1 sunt detalii privind persoanele responsabile, plaja de serii si
numere referitoare la facturi, etc, iar in anexa 2 sunt acelasi tip de informatii , dar
care privesc celelalte documente financiar-contabile.

Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 5 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru
# Pasii Responsabil Termen

10 Service Line Manager al PFSF-F primeste, analizeaza, solicita eventuale SLM al PFSF-F Anual
modificari si semneaza decizia de numire a responsabililor pentru evidenta si
pana la 20
intocmirea facturilor fiscale si a celorlalte documente financiar-contabile.
martie

11 SLM transmite catre TL echipei InterBranch Reconciliation decizia semnata, SLM al PFSF-F Ziua
impreuna cu anexele. semnarii

12 Financial Statements-InterBranch Reconciliation transmite catre PF-F, spre PFSFFF-I Ziua

aprobare, decizia semnata de SLM al PFSF-F, la care ataseaza anexele 1 si 2. urmatoare
primirii de
la SLM

13 PF-F primeste, analizeaza si semneaza decizia la care sunt atasate anexele 1 si PF-F Ziua
2. urmatoare
primirii de
la
PFSFFF-I

14 PF-F transmite decizia cu anexele 1 si 2 semnate catre Financial Statements- PF-F Ziua
InterBranch Reconciliation semnarii

15 Financial Statements-InterBranch Reconciliation primeste decizia semnata de la PFSFFF-I Ziua

PF-F Finance si o posteaza pe SERVER impreuna cu anexele. urmatoare
primirii de
la PF-F

16 Conform ST Fin 059 R conducatorii departamentelor din G-Sol si ai celor din Conducatorii Permanent
Business au obligativitatea transmiterii catre Financial Statements-InterBranch departamentelor
Reconciliation la data utilizarii, a primelor documente din plaja declarata si din G-Sol si ai
aprobata. celor din
Business

17 Daca in cursul anului intervin schimbari in structura organizatorica sau apare Conducatorii Cand este
necesitatea extinderii plajelor de serii si numere pentru facturi si/sau celelalte departamentelor cazul
documente financiar-contabile, conducatorul departamentului in cauza va relua din G-Sol si ai
pasii descrisi mai sus privind solicitarea si obtinerea aprobarii pentru noile plaje de celor din
serii si numere. Business

18 Conducatorii departamentelor din G-Sol si ai celor din business au obligatia Conducatorii Pana pe 15
transmiterii catre Financial Statements-InterBranch Reconciliation, a ultimelor departamentelor ianuarie-
serii, numere si date ale documentelor utilizate in anul precedent . Daca la sfarsitul din G-Sol si ai anul in curs
anului su ramas in stoc documente pretiparite cu serii si numere care nu vor fi celor din pentru anul
utilizate in anul viitor sau daca exista documente din aceasta categorie anulate, Business precedent
departamentele de business si cele din G-SOL au obligatia sa dezvolte o evidenta
locala pe care o vor transmite catre Financial Statements-InterBranch
Reconciliation pana pe 15 ianuarie pentru anul precedent.

19 PFSFFF-I primeste, posteaza si arhiveaza pe server informatiile transmise de PFSFFF-I Permanent

departamentele din BU si PF-S

Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 6 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru

Fluxul documentelor

Tip Document Descriere De la La Frecventa

A e-mail catre BU cu PFSFFF-I Departamentele de Anual sau ori

Business
instructiuni generale si de cate ori
template-ul specific, privind este necesar
Instructiuni organizarea evidentei plajei
generale de serii si numere pe
documentele financiar
contabile justificative, pentru
anul urmator.

C e-mail catre departementele PFSFFF-I PF-S Anual sau ori

din cadrul G-Sol, cu de cate ori
instructiuni generale si este necesar
template-ul specific, privind
Instructiuni
organizarea evidentei plajei
generale
de serii si numere pe
documentele financiar
contabile justificative, pentru
anul urmator.

A e-mail catre Global Departamentele de PFSFFF-I Anual sau ori

Adresa Solutions- PFSFFF-I cu Business de cate ori
privind solicitarea aprobarii plajei este necesar
propunerea interna de serii si numere
plajei de propusa.
serii si
numere

C Adresa e-mail catre Global PF-S PFSFFF-I Anual sau ori

privind Solutions- PFSFFF-I cu de cate ori
propunerea solicitarea aprobarii plajei este necesar
plajei de interna de serii si numere
serii si propusa.
numere

A e-mail catre Dep.de business Departamentele de PFSFFF-I Anual sau ori

Adresa pentru informarea aprobarii Business de cate ori
privind plajei propuse este necesar
aprobarea

C e-mail catre Dep.din G-SOL PF-S PFSFFF-I Anual sau ori

Adresa pentru informarea aprobarii de cate ori
privind plajei propuse este necesar
aprobarea

A Decizia si Financial Statements- PFSFF-F PF-F Anual

anexele InterBranch Reconciliation
Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 7 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative
 OMV Petrom SA -Global Solutions-Business Unit Finance-Financial Statements-
InterBranch Reconciliation PFSFFF-I_Procedura de lucru
emite si transmite spre
aprobare catre Service Line
al PFSF-F Financial
Statements & Reportin si
Senior Corporate Advisor al
al PF-F Finance, decizia cu
anexele 1 si 2

A Decizia si PF-F Finance transmite catre PF-F PFSFF-F

anexele Global Solutions- PFSFF-F,
Anual
decizia cu anexele 1 si 2
semnate si stampilate

A- Global Solutions catre PFF-A/IFRS, Business Divisions

C- In cadrul Global Solutions
O – Global Solutions catre alte parti din grup (terti)

Procedura de lucru PR FS 01
Alocarea si administrarea plajei de In vigoare de la 23.05.2012
serii si numere pentru Pagina 8 din 7 Editia 1
documentele financiar contabile
justificative