PREZENTĂRILE PUBLICE

Prezentările se fac sub diverse forme şi au multe scopuri, dar indiferent

de motiv şi situaţie (informarea membrilor echipei, demonstrarea şi
prezentarea unor materiale etc.), principiile de bază pentru a le face eficiente
sunt aceleaşi. E necesară pregătirea şi susţinerea unui subiect ales, într-o
formă logică şi condensată, astfel încât să rezulte eficienţa aşteptată. Pentru a
preciza ceea ce dorim să realizăm, în faza de pregătire e bine să ştim:
 Care este rezultatul dorit sau efectul asupra audienţei? Fără o idee clară
nu putem reuşi.
 Ce informaţie trebuie să comunic pentru a obţine rezultatul dorit ? La
început e nevoie de o vedere de ansamblu, detaliile apărând mai târziu;
reţinem importanţa calităţii şi a cantităţii, ştiind că prea mult este la fel de rău
cu prea puţin.
 Cum poate fi această informaţie mai pe înţelesul audienţei? Aceasta este
analiza structurii şi logicii materialului, construit pe baza mijloacelor şi
tehnicilor de prezentare folosite.

Putem opta pentru o prezentare convingătoare, explicativă, instructivă,

informare orală sau o combinaţie a acestora.
1.Pregătirea
O pregătire bună implică atenţie la detaliu şi aplicarea unei metode
corecte, ce poate fi defalcată în etapele:
 Stabilirea obiectivelor
 Trebuie să se reflecte în efectele scontate asupra audienţei, să fie
realiste şi realizabile. Concentrarea asupra scopului, cunoştinţelor
asistenţei, capacităţii asistenţei de a acţiona, a ceea ce se poate realiza în
mod rezonabil, este esenţială.
 Analizarea asistenţei
 Concentrarea pe nevoile ei necesită informaţii despre ce doreşte
asistenţa să obţină de la prezentare, care este nivelul de pregătire, cât
este de familiarizată cu subiectul şi terminologia, ce idei preconcepute
are, cum ar primi informaţia mai uşor, ce prezentări tehnice trebuie
evitate.
 Pregătirea planului preliminar al prezentării
 Titlul de prezentare - un titlu simplu, obiectivele, caracteristicile
asistenţei, ideile importante - nu mai mult de cinci, dovezile principale
în sprijinul fiecărei idei importante, logistica.
 Selectarea şi structurarea materialului în vederea prezentării
 Materialul reţinut va fi apreciat pe o scală de referinţă
esenţial/important/folositor.
 Exersarea în avans
 Ajută la evitarea unor situaţii ca: vorbele rostite să nu sune la fel cu
cele scrise pe hârtie, logica celor spuse să devină mai puţin clară,
gesturile pe care le faceţi în timpul prezentării să nu fie sincronizate cu
discursul, să vă daţi seama că în anumite domenii conoştinţele dvs. nu
sunt la fel de solide cum aţi crezut, să nu mai fiţi sigur de sunetul
propriei voci, încadrarea în timp să fie complet greşită. Modul cel mai
simplu este să faceţi prezentarea în faţa oglinzii; este utilă înregistrarea
audio sau video şi evaluarea critică a ceea ce a rezultat.
2.Prezentarea discursului
Introducerea- aveţi ocazia să câştigaţi auditorii de partea dvs. dacă spuneţi
ce aveţi de gând să le spuneţi, de ce au nevoie să ştie, de ce dvs. sunteţi cel
care le spuneţi. Puteţi utiliza următoarele tehnici:
 anunţarea directă a subiectului şi de ce este acesta important;
 o deschidere indirectă, legând interesul specific al asistenţei pentru subiect,
cu ilustrarea relevanţei sale;
 un exemplu viu, relativ la experienţa lor şi legat de subiect;
 un citat important, care să aibă înţeles şi să asigure pătrunderea subiectului;
 statistici importante, care să demonstreze importanţa subiectului;
 o anecdotă sau mai degrabă o povestire scurtă şi relevantă, care să
exemplifice subiectul.

Esenţa subiectului - lungimea acestuia trebuie limitată la cea necesară

realizării obiectivelor şi nu mai mult. Instrumentele pe care le puteţi folosi
sunt: repetarea şi sintetizarea punctelor-cheie şi a ideilor, exemple care
ilustrează şi accentuează mesajul, comparaţii şi analogii care ajută
înţelegerea, statistici care dovedesc punctul dvs. de vedere, afirmaţii ale unor
experţi care confirmă opiniile dvs., mijloace vizuale care clarifică şi
accentuează.
Concluzii - atenţia asistenţei creşte la sfârşitul discursului. Asistenţa nu va fi
ofensată de repetiţia punctelor cheie, dacă este făcută pe scurt şi logic.
Exemple "Acum să revedem ceea ce am prezentat", "În concluzie", "Pentru a
recapitula".

3.Modalităţi de ajutor în timpul discursului - un discurs complet pe

care să-l citiţi (sigură, dar plicticoasă), notiţe pe care să le folosiţi ca ghid
(cartonaşe de mărimea unor vederi, numerotate) sau nimic (notiţe pregătite,
dar evitaţi folosirea lor).
Folosirea mijloacelor vizuale. S-a estimat că oamenii reţin 30% din ceea ce
li se spune şi 20% din ceea ce văd. Memorarea creşte la 50% pentru mesajul
auzit şi văzut în acelaşi timp. Mijloacele vizuale trebuie: să se integreze cu
prezentarea, să arate profesional, să fie în cadru competenţei dvs. tehnice.
Sugestii pentru folosirea mijloacelor vizuale : priviţi asistenţa şi nu ecranul,
dezvăluiţi informaţiile gradat, asiguraţi-vă că toată lumea poate vedea
ecranul, asiguraţi-vă că scrisul este suficient de mare pentru a fi citit, probaţi
aparatura înainte de prezentare, asiguraţi-vă că materialele sunt în ordinea
corectă. Când folosiţi tabla sau caietul de prezentare verificaţi ca markerele
să nu fie uscate şi puneţi capacele când nu le folosiţi, nu staţi cu spatele la
asistenţă când aţi terminat de scris, pe caietul de prezentare scrieţi uşor cu
creionul astfel încât să îngroşaţi doar în momentul prezentării.

4.Tehnici de susţinere
Instalarea - puteţi veni înainte de începerea prezentării pentru ca să vă
familiarizaţi cu încăperea şi dispunerea locurilor celor prezenţi, să fiţi sigur
că ştiţi de unde se aprinde lumina şi că tot echipamentul pe care intenţionaţi
să-l folosiţi funcţionează normal, să aranjaţi mesele şi scaunele în poziţia
dorită, să puneţi un pahar cu apă la locul de unde veţi vorbi.
Resurse interne - temperamentul, experienţa, energia şi stilul. Încercaţi să vă
arătaţi în ipostaza cea mai avantajoasă. Dacă v-aţi pregătit temeinic trebuie să
credeţi în ceea ce spuneţi, astfel încât să adăugaţi încredere şi forţă cuvântului
dvs.; asistenţa va aprecia acest lucru.
Învingerea emoţiilor - folosirea unei înregistrări audio sau video pentru
repetiţie duce la creşterea încrederii.Vă puteţi ţine emoţiile sub control
folosind energia lor în avantajul dvs.astfel: respiraţi adânc înainte de
începerea discursului (pentru calmare şi încetinirea bătăilor inimii), relaxaţi-
vă, concentraţi-vă asupra discursului şi a obiectivelor, fiţi încrezător,
canalizaţi-vă energia spre un sentiment de putere şi prezenţă de spirit, vorbiţi
(începeţi cu ceva cu care nu puteţi greşi, apoi experienţa îşi va spune
cuvântul).
Înfăţişarea - profesională şi îngrijită.
Tonul adecvat - folosirea alternanţelor de tonalitate şi volum menţin
discursul interesant.Vorbiţi clar şi distinct.Încetiniţi ritmul când aveţi ceva de
accentuat. Este acceptabil să faceţi o pauză de câteva secunde pentru a mai
consulta notiţele sau să începeţi o idee nouă.
Contactul vizual - vorbitorul trebuie să se adreseze asistenţei şi să se uite la
aceasta în timpul vorbirii, evitând focalizarea unei anumite persoane. Evitarea
contactului vizual este percepută ca semn al unei posibile lipse de siguranţă
sau onestitate.
Limbajul corpului - folosiţi limbajul corpului pentru a vă consolida mesajul.
Controlaţi orice ticuri nervoase (legănatul în timpul discursului, jocul cu
monedele din buzunar, agitarea notiţelor, scărpinatul etc.), eventual prin
repetiţii în faţa oglinzii. Limbajul corpului trebuie să fie calm şi deliberat,
creând impresia de încredere relaxată. Un accesoriu folositor este un pupitru
care dă un sentiment de siguranţă, asigură locul pentru notiţe şi poate fi
folosit pentru sprijin. Dacă nu aveţi un pupitru, alegeţi ceva care să fie
confortabil şi natural: puneţi o mână în buzunar, ţineţi notiţele în cealaltă, sau
ţineţi mâinile în faţă sau la spate. Cel mai bun lucru este să zâmbiţi, pentru a
părea mai relaxat, mai vesel.
Folosirea notiţelor - folosirea notiţelor, chiar ocazională, necesită
schimbarea lor pe măsură ce discursul avansează, astfel încât să ştiţi mereu la
ce punct al expunerii vă aflaţi. Dacă folosiţi un mijloc vizual lăsaţi deliberat
notiţele jos, într-un loc pregătit, şi luaţi-le din nou după ce aţi terminat.
Folosirea mijloacelor vizuale - trebuie să lăsaţi o pauză suficient de lungă
pentru ca asistenţa să aibă timp să citească şi să aprofundeze informaţia
afişată, iar când aţi terminat opriţi afişarea pentru ca asistenţa să nu fie tentată
să acorde atenţie acesteia.
Implicarea auditoriului - este folositoare dacă simţiţi că "aţi pierdut" atenţia
asistenţei sau aveţi nevoie de o pauză pentru a vă aduna gândurile. Veţi fi
surprins de influenţa acestui instrument simplu.

5.Manevrarea întrebărilor.
 Folosirea întrebărilor nu trebuie să fie un procedeu dificil, dacă sunteţi bine
pregătit. Este normal să comunicaţi asistenţei să aştepte până la sfârşitul
discursului, când va avea ocazia să pună întrebări şi să primească răspunsuri. În
unele cazuri sesiunea de întrebări poate avea loc înainte de rezumatul final
pentru a putea determina domeniile care trebuie accentuate.

E bine să abordaţi întrebările ca o ocazie de implicare a asistenţei şi de

demonstrare a competenţei în privinţa subiectului, să nu vă fie teamă să
admiteţi că nu cunoaşteţi eventual răspunsul la o anumită întrebare, să
răspundeţi separat la o întrebare individuală dacă aceasta nu este relevantă
pentru restul asistenţei (fără să evitaţi răspunsul dacă şi alţi membri ai asistenţei
sunt interesaţi), să nu vă fie teamă să-i cereţi persoanei care a pus întrebarea să
o reformuleze mai clar (cu tact), să nu refuzaţi răspunsul la o întrebare
considerând că aţi mai răspuns la ea (reformulaţi răspunsul pe scurt şi asiguraţi-
vă că s-a înţeles problema), nu vă fie teamă să puneţi întrebări deschise întregii
asistenţe, nu încercaţi să ţineţi minte toate părţile unei întrebări multiple în timp
ce încercaţi să formulaţi răspunsul (după ce trataţi prima parte cereţi persoanei
care a pus întrebarea să formuleze restul întrebării).

CUM RĂSPUNDEMLA TELEFONUL ÎNTREPRINDERII?

 MODUL ÎN CARE ÎNTREPRINDEREA RECOMANDĂ SĂ
RĂSPUNDEŢI
 UN ROL APARTE ÎL ARE CENTRALISTA/TELEFONISTA: CEEA CE
SPUNE ŞI CUM SPUNE SUNT ELEMENTE ESENŢIALE PENTRU
PERCEPŢIA IMAGINII ÎNTREPRINDERII
 SE RECOMANDĂ SĂ ÎNCEPEŢI PRINTR-UN SALUT „ BUNĂ
DIMINEAŢA ” SAU „ BUNA ZIUA ”, DUPĂ CARE SPUNEŢI NUMELE
ÎNTREPRINDERII, APOI NUMELE DVS.
 DACĂ SONERIA TELEFONULUI ESTE DIFERITĂ PENTRU
APELURILE INTERIOARE ŞI EXTERIOARE, ATUNCI PUTEŢI
DIFERENŢIA RĂSPUNSUL LA TELEFON:
 PENTRU TELEFONUL DIN INTERIOR PUTEŢI SĂ SPUNEŢI DOAR
PRENUMELE
 PENTRU TELEFONUL DIN EXTERIOR SE RECOMANDĂ FORMULA
COMPLETĂ: SALUTUL, NUMELE ÎNTREPRINDERII ŞI NUMELE
DVS.

SFATURI PENTRU COMUNICAREA TELEFONICĂ:

 ÎNAINTE DE A RĂSPUNDE LA TELEFON, LĂSAŢI TOATE
CELELALTE TREBURI CU CARE VĂ OCUPAŢI
 ÎNTOTDEAUNA SĂ AVEŢI LA ÎNDEMÂNĂ UN CREION/PIX ŞI
HÂRTIE PE CARE SĂ VĂ TRECEŢI CÂTEVA DETALII ALE
CONVORBIRII
 DACĂ AVEŢI DE TRANSMIS MESAJUL DIN PARTEA ŞEFULUI
SAU ALTE INFORMAŢII ÎN INTERES DE FIRMĂ, ATUNCI SĂ AVEŢI
PREGĂTITE ÎN FAŢĂ TOATE DATELE PE CARE LE VEŢI SPUNE
 ZÂMBIŢI, ATUNCI CÂND RĂSPUNDEŢI LA TELEFON…
 LĂSAŢI PERSOANA SĂ VORBEASCĂ, FĂRĂ A O ÎNTRERUPE
 DACĂ DIN MOTIVE ÎNTEMEIATE TREBUIE SĂ ÎNTRERUPEŢI
CONVORBIREA, ÎNTREBAŢI PERSOANA DACĂ VĂ POATE
AŞTEPTA
 AŞTEPTAREA SĂ NU DUREZE MAI MULT DE 30-60 SECUNDE,
DUPĂ CARE REVENIŢI CU AMABILITATE ŞI MULŢUMIŢI PENTRU
AŞTEPTARE
 DACĂ PERSOANA PE CARE O APELAŢI ESTE VORBĂREAŢĂ,
ATUNCI ÎNCEPEŢI CONVORBIREA CU O INFORMAREA CARE SĂ „O
AVERTIZEZE” CĂ NU AVEŢI MULT TIMP LA DISPOZIŢIE, DE
GENUL „ VROIAM SĂ TELEFONEZ ÎNAINTE DE ŞEDINŢA DE LA ORA
12 (EX.: TELEFONAŢI LA ORA 11,50 SAU 11,55 ) SAU „ NU VĂ MAI
REŢIN DIN TIMPUL DVS. PREŢIOS…. .”
 „FILTRAREA” APELURILOR TELEFONICE
 DACĂ PERSOANA CARE A TELEFONAT NU ŞI-A SPUS NUMELE,
ÎNCERCAŢI SĂ FIŢI ACCESIBILI: ÎN TIMP CE O ANUNŢAŢI CA ÎI
FACEŢI LEGĂTURA ÎI CEREŢI ŞI NUMELE…
 ATUNCI CÂND FACEŢI LEGĂTURA CU CINEVA TREBUIE SĂ
ANUNŢAŢI NUMELE ŞI PRENUMELE PERSOANEI, PRECUM ŞI
MOTIVUL PENTRU CARE O CAUTĂ
 DACĂ SE ÎNTRERUPE LEGĂTURA DIN MOTIVE TEHNICE,
ATUNCI SE VA REVENI CU APELUL ASTFEL:

- DACĂ SE VORBEŞTE CU UN CLIENT IMPORTANT – REVINE

REPREZENTANTUL FIRMEI.
- DACĂ VORBIŢI CU UN COLEG - REVINE COLEGUL CU APELUL.
 NU FOLOSIŢI ARGOU – URI (LIMBAJ CONVENŢIONAL, FOLOSIT
CU SCOPUL DE A NU FI ÎNŢELES)
 DACĂ VORBIŢI CU CINEVA CU CARE VA FI NEVOIE SĂ MAI
VORBIŢI ŞI ALTĂ DATĂ, PROGRAMAŢI O ZI ŞI O ORĂ ANUMITĂ
PENTRU CONVORBIREA ULTERIOARĂ
 DACĂ ACEA PERSOANĂ VA DĂ NUMĂRUL DE TELEFON MOBIL,
ATUNCI ÎNTREBAŢI ZIUA ŞI ORA CÂND POATE FI DERANJATĂ
 DACĂ PERSOANA CU CARE DORIŢI SĂ VORBIŢI NU ESTE
DISPONIBILĂ, EXPLICAŢI CELUI CARE A RĂSPUNS MOTIVUL
PENTRU CARE AŢI SUNAT (POT EXISTA SITUAŢII CÂND ŞI ALTE
PERSOANE VĂ POT DA INFORMAŢIILE NECESARE)
 FIŢI POLITICOS CU PERSONALUL ADMINISTRATIV. ÎNTREBAŢI
DESPRE MOMENTUL CÂND PUTEŢI REVENI
 DACĂ COMUNICAREA PRIN TELEFON NU SE POATE REALIZA
REPEDE ŞI ESTE O URGENŢĂ, ATUNCI SCRIEŢI O NOTĂ, UN FAX
SAU UN E-MAIL
1421
235
678
9 10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20