1.4.

Particularități privind organizarea și controlul intern proprii

(controlul financiar) asupra activității contabile în general și la
nivelul beneficiarilor de proiecte europene tip POR ce fac parte din
categoriile instituții publice, firme private sau organizații non-profit

Controlul – funcţie a managementului

În economia de piaţă agenţii economici sunt supuşi examenului riguros,

exigent, dar drept al pieţei, având la bază raportul cerere-ofertă, care operează
după criteriul eficienţei, al concordanţei activităţilor economice cu nevoile reale
ale consumatorilor. În aceste condiţii, pentru a produce profit, agenţii economici
trebuie să aibă o înaltă capacitate de adaptare la cerinţele şi legităţile pieţei, ale
concurenţei loiale.
Pe lângă iniţiativa liberă şi aportul material, financiar, uman – fizic şi de
inteligenţă – o condiţie esenţială a obţinerii profitului o constituie informaţia
operativă şi reală cu privire la elementele de activ şi de pasiv, activitatea
economică şi comercială desfăşurată şi rezultatele acesteia – profit sau pierdere.
Cunoaşterea condiţiilor economice şi financiare, în raport cu cerinţele şi
legităţile pieţei în care se derulează activitatea agenţilor economici, previne
situaţiile de încetare a plăţilor şi de faliment, asigură profitul.
Cunoaşterea capacităţii de a genera profit, a solvenţei comerciale ori de
faliment în care se pot afla agenţii economici, la un moment dat, este asigurată
cu ajutorul atât al contabilităţii reale, operative şi ştiinţific organizate, cât şi al
controlului financiar, organizat şi exercitat în mod exigent şi competent. În
condiţii de legalitate şi liberă iniţiativă, cunoaşterea, de către factorii interesaţi, a
acestor obiective, este o cerinţă esenţială a managementului pe baza criteriilor de
profit. Informaţia de calitate, reală şi operativă a situaţiei economice şi
financiare şi a evoluţiei acesteia previne riscurile, deficienţele, lipsurile, în
general ineficienţa şi asigură libera iniţiativă economică, în condiţii de
concurenţă loială.
Cunoaşterea este necesară, în primul rând, managementului agenţilor
economici şi personalului acestora. În al doilea rând, orice agent economic are
nevoie de un grad ridicat de încredere-certitudine din partea terţilor agenţi
economici, parteneri de afaceri. Această cunoaştere a situaţiei financiare a
agenţilor economici se realizează cu ajutorul documentelor primare şi al
evidenţei tehnic-operative şi contabile. Asigurarea corectitudinii, exactităţii şi
realităţii acestor informaţii constituie o problemă de mare răspundere a
controlului financiar-contabil. Prin control, managementul îşi asigură informarea
dinamică, reală, preventivă, care ridică valoarea concluziilor şi calitatea
deciziilor.

1
 Controlul pătrunde în esenţa fenomenelor şi contribuie efectiv la
conducerea ştiinţifică şi eficientă, sesizează aspectele negative în momentul în
care acestea se manifestă ca tendinţă şi intervine operativ pentru prevenirea şi
lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea
neajunsurilor, nu este numai concomitent şi ulterior, ci, în primul rând, este
bazat pe previziunea desfăşurării activităţii, a posibilităţilor apariţiei
deficienţelor şi anomaliilor. Pentru obţinerea profitului maxim, pe lângă
evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele şi normele stabilite, controlul
contribuie şi la prevenirea tendinţelor şi fenomenelor care necesită decizii de
corecţie.
Controlul asigură perfecţionarea activităţii şi creşterea profitului în
condiţii de liberă iniţiativă şi concurenţă loială. Controlul, ca formă de
cunoaştere, este lipsit de sens dacă nu se manifestă şi ca formă de perfecţionare
a modului de gestionare a valorilor şi bunurilor şi de derulare a activităţii
agentului economic. Controlul este o necesitate obiectivă şi subiectivă, dar nu
este un scop, ci un mijloc de perfecţionare a activităţii executive, inclusiv a
managementului.
Pe această linie, controlul are ca direcţii esenţiale:
– organizarea mai bună a muncii;
– întărirea ordinii şi disciplinei în organizarea şi desfăşurarea activităţii
economice, a disciplinei tehnologice;
– gospodărirea mai eficientă a mijloacelor de muncă, materiale şi
financiare;
– descoperirea operaţiilor nereale, neeconomice şi nelegale;
– preîntâmpinarea apariţiei deficienţelor, neregulilor şi pagubelor;
– evaluarea eficienţei rezultatelor obţinute;
– recuperarea abaterilor constatate şi perfecţionarea activităţii viitoare ş.a.
Prin control se acţionează în direcţiile esenţiale ale cerinţelor sociale, se
acordă atenţie deosebită problemelor economice şi financiare concrete, trecerii
de la faza de preocupări generale, de program, la asigurarea continuităţii practice
şi eficiente. În acelaşi timp, în cadrul relaţiilor şi interrelaţiilor dintre agenţii
economici, care se creează în condiţiile economiei de piaţă, controlul, prin
activitatea sa, poate contribui nu numai la bunăstarea şi prosperitatea agenţilor
economici ca atare, ci şi la creşterea economică, la progresul tehnic şi
economico-social.
Controlul este:
– o analiză permanentă sau periodică a unei activităţi, a unei situaţii
pentru a urmări mersul şi a lua măsuri de îmbunătăţire;
– o supraveghere continuă, morală sau materială, stăpânirea unei
activităţi, a unei situaţii;
– o revedere, o inspecţie atentă a corectitudinii unui act, o acţiune de
supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minuţioasă sau puterea de a conduce,
un instrument de reglementare a unui mecanism, a unui proces;

2
 – o funcţie a managementului, un mijloc de cunoaştere a realităţii şi de
corectare a erorilor;
– procesul prin care realizarea cantitativă şi calitativă a sarcinilor sau
lucrărilor şi a performanţelor se compară cu obiectivele programate şi se indică
măsurile de corecţie;
– o activitate umană, autonomă şi specifică, care serveşte atât
managementului agentului economic şi partenerilor acestuia, cât şi autorităţilor
publice.
Controlul este o funcţie a managementului şi, în acelaşi timp, o activitate
independentă, care vizează maximizarea parametrilor ce se referă la rezultatele
obţinute şi la creşterea vitezei de realizare a lor. Sistemul de control financiar
este un instrument indispensabil managementului pentru supraveghere regulată a
activităţii agentului economic. Managementul reprezintă efortul de a organiza şi
desfăşura activitatea în concordanţă cu legităţile pieţei în vederea cunoaşterii şi
perfecţionării modului de gestionare a potenţialului agenţilor economici şi a
prevenirii riscurilor, deficienţelor şi lipsurilor în activitatea acestora.
Managementul se constituie într-o adevărată stare de spirit, care se opune
tot mai mult rămânerii în urmă şi pasivităţii, transformându-se într-un interes
public general pentru obţinerea eficienţei maxime din orice acţiune. În acest
sens, economistul francez Henry Fayol1; considerat (alături de F.W.Taylor) drept
părinte al ştiinţei conducerii, definea conducerea întreprinderii prin cinci funcţii
principale: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea şi controlul. În acest
context, controlul este, la nivel macro şi microeconomic, o funcţie eficientă şi
necesară a managementului.
Controlul financiar, ca parte integrantă a managementului, şi ca formă
de cunoaştere, constituie expresia unei necesităţi obiective, ceea ce îi conferă o
sferă mai largă şi cu semnificaţii multiple, care depăşesc interesul strict al
agentului economic. Astfel, acelaşi control, care se efectuează în cadrul
agentului economic, are o triplă semnificaţie, fiind în acelaşi timp un control
pentru sine (control interior), un control pentru alţii (control exterior) şi un
control pentru stat (control public).

Obiectul, funcţiile şi formele controlului financiar

Obiectul controlului financiar

Controlul financiar cuprinde în sfera sa, sub aspect legal, teoretic şi

practic, problematica foarte complexă, specifică domeniului economic şi
financiar în interacţiunea şi condiţionarea sa reciprocă cu domeniul
tehnictehnologic, juridic etc. Controlul financiar cercetează viaţa economică la
nivel micro şi macroeconomic, privită prin prisma corectitudinii operaţiilor, dar

1
* H. Fayol, Administration industriale et générale, Ed. Dunod, Paris, 1925, p.59

3
şi a eficienţei cu care sunt gospodărite, utilizate şi cheltuite resursele materiale,
financiare şi umane.
Gradul de dezvoltare economico-socială, diversitatea de activităţi şi
interrelaţiile ce se stabilesc între acestea definesc conţinutul controlului, care
cuprinde în obiectul său de activitate: modul de aplicare şi îndeplinire a
directivelor stabilite, prevenirea şi înlăturarea aspectelor negative şi consolidarea
celor pozitive, astfel încât, în condiţiile liberei iniţiative, concurenţei loiale şi
legalităţii, să se asigure creşterea profitului.
Obiectul controlului financiar constă în examinarea modului în care se
realizează sau s-a realizat programul fixat anticipat şi a modului cum se respectă
principiile stabilite, cu scopul de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficienţele
pentru a le remedia şi evita în viitor.
Controlul financiar cuprinde în sfera sa:
– relaţiile, fenomenele şi procesele financiare;
– procesul de administrare şi gestionare a bunurilor şi valorilor;
– rezultatele activităţii economico-sociale;
– toate momentele, unităţile şi locurile unde se gospodăresc valori
materiale şi băneşti şi se fac cheltuieli.
Controlul financiar asigură buna funcţionare a activităţii economice
şi acţionează sistematic în vederea:
– prevenirii abaterilor şi deficienţelor;
– apărării bunurilor şi valorilor;
– cunoaşterii modului de respectare a legalităţii cu caracter economic şi
financiar;
– stabilirii răspunderii pentru pagube sau pentru nerespectarea disciplinei
de gestiune;
– creşterii eficienţei economice.
Controlul financiar, ca proces complex şi permanent, contribuie la buna
folosire a mijloacelor materiale şi financiare, având sarcina de a preveni
angajarea de cheltuieli fără justificare economică, imobilizarea de mijloace, şi la
asigurarea profitului sporit în folosirea resurselor materiale, financiare şi umane.

Funcţiile controlului financiar

Ca funcţie a managementului, controlul financiar asigură realizarea unor

funcţii specifice, care rezultă din înseşi conţinutul şi natura sa.
Dintre funcţiile specifice controlului financiar menţionăm:
– funcţia de prevenire şi de perfecţionare, care se materializează în
preîntâmpinarea producerii unor deficienţe sau pagube în desfăşurarea
activităţilor economico-financiare, ceea ce presupune perfecţionarea acestora.
Prin prevenirea tendinţelor şi fenomenelor care necesită decizii de corecţii, se
asigură perfecţionarea modului de gestionare a bunurilor şi valorilor, de
organizare şi de conducere a activităţii agentului economic. Controlul are

4
menirea de a orienta munca spre obiective majore, într-o ordine de priorităţi
raţionale şi de perspectivă, care să prevină şi să înlăture risipa de efort uman şi
material şi să asigure eficienţa economică şi socială;
– funcţia de constatare şi de corectare, în cazul în care apar dereglări.
Prin control se urmăreşte modul în care se îndeplinesc deciziile managementului
referitoare la funcţionarea agentului economic şi se asigură respectarea şi
apărarea intereselor acestuia, echilibrul financiar între venituri şi cheltuieli şi se
influenţează favorabil realizarea sarcinilor economice. Pentru realizarea acestor
funcţii se utilizează procedee şi tehnici specifice controlului financiar cu ajutorul
cărora se constată nereguli, deficienţe şi abateri şi se valorifică constatările prin
corectarea şi aducerea la parametri de normalitate şi legalitate a situaţiilor
constatate;
– funcţia de cunoaştere şi evaluare a situaţiei existente la un moment
dat, a rezultatelor obţinute la sfârşitul unei perioade de gestiune, a modului de
desfăşurare a activităţii în condiţii de normalitate, legalitate şi eficienţă. Funcţia
de cunoaştere presupune analiza riguroasă a tuturor neregulilor constatate şi a
eventualelor tendinţe negative în activitatea agenţilor economici. Ea se
completează cu funcţia de evaluare a controlului financiar care, în condiţii de
realitate şi legalitate, stabileşte şi, în limita posibilităţilor, individualizează
consecinţele gestionare, financiare, bugetare, fiscale şi sociale;
– funcţia educativă şi stimulativă a tuturor participanţilor la
realizarea procesului de management. Prin realizarea celorlalte funcţii ale
controlului, dar mai ales prin cea de corectare, controlul financiar capătă o
funcţie educaţională, pentru perioadele viitoare, pe baza rezultatelor obţinute şi a
valorificării acestora. Având la bază principiul potrivit căruia „chiar şi controlul
poate fi controlat”, controlul contribuie la stimularea tuturor factorilor ce iau
parte la procesul managerial.
În acelaşi timp, controlul acţionează ca forţă pozitivă ce stimulează
eforturile agenţilor economici pentru depăşirea situaţiei critice şi obţinerea unor
rezultate performante în viitor. Prin aceste funcţii, controlul contribuie la
menţinerea agenţilor economici în cadrul programat, anticipat, printr-un reglaj
optim asupra activităţii economico-financiare, efectuat prin depistarea abaterilor,
a proporţiilor lor şi înlăturarea consecinţelor economico-financiare ale acestora,
realizând funcţia de reglare a sistemului, intrinsec legată de celelalte prin
receptarea influenţelor factorilor interni şi externi.
În acest context, funcţia de reglare a sistemului, a situaţiei financiare a
agenţilor economici, pe baza rezultatelor controlului efectuat, urmăreşte
eliminarea factorilor perturbatori, menţinerea echilibrului şi asigurarea
funcţionării agentului economic la parametrii preconizaţi, în vederea atingerii
strategiei obiectivelor prestabilite. Această funcţie implică atât înlăturarea şi
recuperarea operativă a deficienţelor, a pagubelor constatate, a
disfuncţionalităţilor ce apar, cât şi generalizarea aspectelor pozitive din viaţa
agentului economic.

5
 Funcţiile controlului financiar sunt operative, reale şi practice şi
coexistă într-un cadru unitar, intercondiţionându-se şi completându-se
reciproc.
În acelaşi timp, controlul financiar mai îndeplineşte şi o serie de
funcţii specifice, care reies din obiectivele şi natura acestuia, cum ar fi:
– funcţia de măsurare a posteriori a ecarturilor (abaterilor planificate
anticipat);
– funcţia de diagnosticare a erorilor financiare pe baza ecarturilor
simptomatice care afectează sau ameninţă activitatea agentului economic;
– funcţia de revizuire a obiectivelor sau previziunilor viitoare pe baza
diagnosticului financiar constatat;
– funcţia de a interveni în cadrul competenţelor date pentru redresarea sau
soluţionarea problemelor agentului economic;
– funcţia de reglementare a activităţii agentului economic prin asigurarea
coerenţei acţiunii de control în raport cu obiectivele firmei, focalizându-se
asupra activităţilor în curs de desfăşurare;
– funcţia de pregătire a agentului economic pentru luarea deciziilor, pe
baza rezultatelor controlului a priori;
– funcţia de învăţare şi autoînvăţare a realităţilor pe care controlul le
ridică în permanenţă, prin acţiunea sa coercitivă, asupra pertinenţei cadrului şi
normelor legale folosite. Graţie acestor funcţii, controlul nu mai este un scop în
sine, ci este mai mult un mijloc, o manieră de a creşte supleţea şi eficacitatea
sistemului în care funcţionează.

Formele controlului financiar

Controlul, ca atribut al managementului, ca sistem, se manifestă prin

forme diferite, corelative cu conţinutul acestuia, care reflectă realitatea atât sub
aspectul general şi esenţial, cât şi sub cel concret şi particular.
a)După criteriul sferei de cuprindere, controlul activităţii economico-
sociale, ca sistem de cunoaştere şi acţiune, este structurat pe forme diferite de
control, cum sunt: controlul tehnic-tehnologic, controlul economic, controlul
financiar, controlul contabil, controlul calităţii produselor, controlul
productivităţi muncii, controlul protecţiei sociale, controlul ecologic,
controlul comercial, controlul sanitar, controlul juridic etc.
Formele de control se deosebesc între ele prin ceea ce reflectă cu
precădere din ansamblul activităţii economico-sociale, prin conţinutul şi rolul
sau funcţia lor socială specifică, şi anume aceea de reflectare şi influenţare
pozitivă a dezvoltării activităţilor agenţilor economici, a protejării bunurilor şi
valorilor, a creşterii profitului ş.a.
Interacţiunea şi condiţionarea reciprocă a activităţilor economicosociale,
desfăşurate cu respectarea cerinţelor ecologice, determină interacţiuni complexe,
dinamice şi permanente între formele de manifestare a controlului. În acelaşi

6
timp, formele controlului se îmbină strâns între ele şi acţionează convergent, se
completează reciproc şi alcătuiesc împreună sistemul integrat, general şi cu
caracter unitar asupra tuturor domeniilor şi sectoarelor de activitate economico-
socială.
Îmbinarea strânsă, unitară, a diferitelor forme de control asigură realizarea
unor rezultate superioare cu eficienţă socială ridicată. Formele controlului
financiar sunt:
b)După momentul în care se exercită controlul, raportat la momentul
desfăşurării activităţii sau efectuării operaţiilor ce se controlează, controlul
financiar se manifestă sub trei forme: • anticipat sau preventiv; • concomitent
sau operativ-curent; • postoperativ sau ulterior. Aceste forme sunt într-o
permanentă legătură, condiţionare, influenţare şi completare reciprocă.
Diferenţierea pe forme a controlului financiar, în funcţie de momentul
producerii obiectivelor controlate, face posibile prevenirea, constatarea şi
înlăturarea operativă a lipsurilor, deficienţelor, abaterilor şi asigură astfel
desfăşurarea întregii activităţi financiare în conformitate cu directivele stabilite.
De asemenea, face posibilă delimitarea sarcinilor, obiectivelor, caracteristicilor
şi scopului fiecărei forme de control financiar şi, în funcţie de acestea, stabilirea
organelor care îl exercită.
• Controlul financiar anticipat sau preventiv contribuie la folosirea cu
maximum de eficienţă a mijloacelor materiale şi disponibilităţilor băneşti, la
întărirea ordinii şi creşterii răspunderii în angajarea şi efectuarea cheltuielilor, la
respectarea strictă a legislaţiei de gestiune, la preîntâmpinarea oricărei forme de
risipă şi a eventualelor deficienţe înainte de a se produce efecte negative. Pentru
a fi eficient, controlul financiar preventiv trebuie să cuprindă în sfera sa, pe
lângă problemele de natură strict financiară, şi probleme de natură tehnic-
tehnologică şi economică, cu consecinţe financiare. Activitatea economică este
influenţată de tehnologie şi tehnică, iar rezultatele financiare sunt în primul rând
o consecinţă a măsurilor tehnictehnologice şi rezultatelor economice.
Convergenţa eforturilor tehnic-tehnologice şi economice în acţiunea de
creştere a eficienţei economice şi a rezultatelor financiare se asigură începând
din faza de concepţie, cu proiectarea, încheierea contractelor economice şi până
la înregistrarea rezultatelor activităţilor controlate. De aceea, controlul financiar
preventiv trebuie să acţioneze în vederea perfecţionării activităţii tehnic-
tehnologice ca factor esenţial al creşterii rezultatelor financiare.
• Controlul operativ-curent sau concomitent se suprapune aproape în
totalitate, în timp şi spaţiu, cu conţinutul activităţii nemijlocite de conducere la
diferite niveluri. Acest control asigură cunoaşterea operativă a modului în care
se îndeplinesc sarcinile şi se gestionează bunurile şi valorile. Controlul
concomitent acţionează sistematic, zi de zi, surprinde procesele economice şi
financiare în curs de desfăşurare şi permite astfel intervenţia operativă pentru
asigurarea continuării acestora la parametrii eficienţei. Sfera controlului
concomitent cuprinde activităţile şi operaţiile în momentul cel mai potrivit,

7
pentru corectarea operativă a eventualelor deficienţe ce încep să se manifeste în
faza de execuţie şi asigură prevenirea, astfel, a producerii efectelor negative.
• Controlul financiar post-operativ sau ulterior se exercită după
desfăşurarea activităţilor sau operaţiilor economico-financiare cu privire la
gestiunea bunurilor şi valorilor şi are ca principale obiective:
– existenţa şi utilizarea raţională a bunurilor şi valorilor;
– aplicarea corectă a legislaţiei cu caracter financiar;
– modul de efectuare a cheltuielilor şi realizarea veniturilor; – analiza
situaţiei financiare etc.
Obiectivele controlului financiar, în ansamblu, se delimitează pe formele
controlului financiar astfel încât acesta să interacţioneze fără să se interfereze şi
să răspundă cu mobilitate şi eficienţă necesităţilor conducerii. O corelare
sistematică şi riguroasă a conţinutului formelor de control financiar are ca
rezultat întărirea ordinii şi disciplinei financiare.
Între controlul financiar preventiv şi cel ulterior există relaţii de
condiţionare, influenţare şi completare, astfel:
–controlul financiar preventiv preîntâmpină pagubele, deficienţele,
abaterile, iar controlul ulterior identifică şi mobilizează rezervele existente,
constată lipsurile sau pagubele produse, stabileşte cauzele şi vinovaţii şi propune
masuri pentru preîntâmpinarea unor abateri similare în viitor;
–controlul financiar preventiv opreşte, în faza de angajare sau de
efectuare, operaţiile pentru care nu sunt îndeplinite condiţiile legale, dar nu
evaluează rezultatele operaţiilor respective şi nu descoperă operaţiile nereale,
întrucât acestea nu s-au produs încă în momentul exercitării controlului.
Controlul financiar ulterior examinează atât legalitatea, cât şi rezultatele
efective obţinute după producerea operaţiilor şi, ca atare, are o sferă de
cuprindere şi cunoaştere mai mare, în care este inclus şi modul de exercitare a
controlului financiar preventiv, însă constată eventualele abateri şi deficienţe
după ce acestea au avut loc şi au produs consecinţe negative;
–controlul financiar preventiv proiectează desfăşurarea operaţiilor în
condiţii de legalitate, iar controlul financiar ulterior constată dacă aceste condiţii
au fost respectate întocmai cu ocazia producerii efective a operaţiilor;
–controlul financiar ulterior, pe lângă funcţia de constatare a unor
eventuale deficienţe sau abateri, prin măsurile de remediere a acestora şi de
perfecţionare a activităţii, prezintă şi un accentuat caracter preventiv pentru
operaţiile şi activităţile ce urmează a se desfăşura în viitor.
c)După modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru
care este organizat şi exercitat, controlul financiar se prezintă sub două
forme: • control financiar-fiscal al statului; • control financiar al agenţilor
economici, care la rândul său este preventiv şi ulterior.
Controlul financiar-fiscal al statului cuprinde în sfera sa administrarea şi
utilizarea mijloacelor financiare publice, precum şi respectarea reglementărilor
financiar-contabile în activitatea desfăşurată de către agenţii economici (regii

8
autonome, societăţi comerciale etc.) în legătură cu îndeplinirea obligaţiilor
acestora faţă de stat. Controlul financiar preventiv, ca formă a controlului intern,
urmăreşte să preîntâmpine încălcarea dispoziţiilor legale în vigoare şi
producerea de pagube şi se exercită asupra documentelor în care se
consemnează operaţiile ce se referă la drepturile şi obligaţiile patrimoniale ale
unităţii, în faza de angajare şi de plată, în raporturile cu alte persoane juridice
sau fizice.
Astfel, se pot supune controlului financiar preventiv operaţiile şi
documentele stabilite de conducerea agentului economic, cum sunt:
– încheierea contractelor cu parteneri interni şi externi;
– încasările şi plăţile în lei şi în valută, de orice natură, efectuate în
numerar şi prin operaţiile bancare, cu persoane juridice sau fizice;
– trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la
diminuarea profitului sau a capitalului social;
– gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunităţilor sau
unităţilor componente.
Controlul financiar ulterior, ca formă a controlului financiar intern,
urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la gestionarea şi
gospodărirea mijloacelor materiale şi băneşti pe baza documentelor înregistrate
în evidenţa tehnic-operativă şi în contabilitate.
În funcţie de specificul activităţii, controlul financiar intern
(managerial) are ca obiective principale respectarea normelor legale cu
privire la:
– existenţa, integritatea, păstrarea şi paza bunurilor şi valorilor de orice fel
şi deţinute sub orice titlu;
– utilizarea valorilor materiale şi băneşti, declasările şi casările de bunuri;
– efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor şi plăţilor, în lei şi în
valută, de orice natură, inclusiv a salariilor şi a reţinerilor din acestea şi a altor
obligaţii faţă de salariaţi;
– întocmirea şi circulaţia documentelor primare şi a celor de evidenţă
tehnic-operativă şi contabilă.

Sistemul de documente primare şi evidenţă – obiect al controlului şi sursă

de informaţii pentru control

Conducerea presupune un sistem de comunicaţii care să asigure

transmiterea clară, precisă, completă şi rapidă a informaţiilor, instrucţiunilor,
ordinelor, directivelor necesare bunului mers al activităţii. Sistemul de informare
presupune controlul asupra fundamentării şi executării deciziilor. Conducerea
bazate pe un sistem adecvat de informare contribuie la creşterea posibilităţilor
de efectuare a controlului asupra modului de desfăşurare a activităţii economico-
sociale. Evidenţa şi controlul sunt esenţiale în conducerea activităţii economico-
sociale bazate pe criterii de profit. Evidenţa şi controlul implică ordine şi

9
disciplină economică şi financiară. Necesitatea ordinii şi disciplinei economice
şi financiare determină şi necesitatea evidenţei stricte şi a controlului riguros şi
sistematic asupra mijloacelor materiale şi băneşti, proceselor economice şi
rezultatelor obţinute. Organizarea raţională şi clară a evidenţei şi controlului
asigură disciplina economică, contractuală, gestionară şi financiară.
Controlul, ca funcţie a managementului, presupune:
– informaţii cantitative şi calitative;
– observarea concordanţei dintre activitatea economico-financiară şi
deciziile managementului bazate pe legi, norme, standarde, ordine, previziuni,
programe etc.;
– relevarea influenţei managementului asupra activităţii şi a abaterilor de
la decizii, precum şi a cauzelor acestor abateri;
– stabilirea căilor de corectare şi a mijloacelor de înlăturare a abaterilor,
deficienţelor şi dificultăţilor care îngreunează desfăşurarea optimă a activităţii
economico-sociale.
Controlul nu se confundă cu evidenţa, cu fotografierea şi reflectarea –
simularea dinamicii economico-sociale. Evidenţa este atât sintetizarea reală a
activităţii economico-sociale, cât şi controlul asupra mersului cantitativ al
activităţii economice şi al rezultatelor financiare obţinute. Sistemul de evidenţă
reprezintă, deci, sursa esenţială de informaţii pentru controlul financiar.
Pentru a se obţine o imagine fidelă a activităţii economico-financiare
controlate este necesar ca sursele de informaţii ale controlului să fie reale,
legale, corecte şi de calitate. De aceea, sub acest aspect, în sfera controlului se
cuprind, mai întâi, obiective privind atât întocmirea documentelor primare, cu
respectarea condiţiilor de formă şi conţinut, cât şi organizarea şi conducerea
evidenţei tehnic-operative şi contabile, cu respectarea normelor metodologice.
În consecinţă, sistemul de documente şi evidenţă este atât obiect al
controlului, cât şi sursă de informaţii pentru controlul activităţii economice,
financiare şi gestionare. Datele consemnate în documentele primare, în evidenţa
tehnicoperativă şi contabilă au cea mai largă utilizare în exercitarea controlului,
întrucât acestea reflectă întreaga activitate economică, financiară şi gestionară a
agenţilor economici.
Pe lângă aceste surse de informare, de bază, se folosesc şi orice alte date
fără caracter de evidenţă, cum sunt cele rezultate din contracte, ordine,
corespondenţă, declaraţii, procese-verbale ale şedinţelor de conducere etc. Deşi
aceste surse, fără caracter de evidenţă, nu pot servi, de obicei, ca dovadă a
constatărilor, totuşi ele cuprind date semnalizatoare cu privire la existenţa,
cauzele, căile şi modalităţile de remediere a abaterilor, lipsurilor, deficienţelor şi
de perfecţionare a activităţii controlate. În ultimă instanţă, orice abatere, lipsă,
deficienţă trebuie să fie confirmată prin documentele şi evidenţele care
reprezintă temeiul operaţiunilor economice, financiare şi gestionare respective.

Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor justificative

10
 Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome,
institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte
persoane juridice cu şi fără scop lucrativ, precum şi persoanele fizice autorizate
să desfăşoare activităţi independente consemnează operaţiile economice şi
financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora
se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile. Documentele
primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice şi
financiare, constituie, de regulă, surse de informaţii pentru toate formele
evidenţei. În acelaşi timp, documentele primare servesc pentru informarea
operativă a conducerii agenţilor economici.
Pentru contabilitate, documentele îndeplinesc funcţia de acte justificative.
Caracteristica esenţială a documentelor constă în faptul că reflectă situaţia
patrimonială şi angajează răspunderea materială, iar pe baza lor se exercită
controlul financiar. De aceea, documentele trebuie să îndeplinească anumite
cerinţe, atât în ceea ce priveşte structura, cât şi circulaţia şi păstrarea lor,
indiferent de mijloacele utilizate pentru întocmirea lor şi prelucrarea datelor.
În acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act
justificativ de către contabilitate şi control să conţină unele elemente
obligatorii, şi anume:
– denumirea documentului;
– denumirea unităţii juridice care întocmeşte documentul;
– numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
– menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economice
şi financiare (când este cazul);
– conţinutul operaţiei economice şi financiare, iar atunci când este necesar
şi temeiul legal al efectuării ei;
– datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare
efectuate;
– numele şi prenumele şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit,
vizat şi aprobat;
– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în
documentele justificative.
Dobândesc calitatea de document justificativ înscrisurile:
– în care se consemnează, în momentul efectuării, o operaţie economică
/financiară şi care stă la baza înregistrării în contabilitate;
– care angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi
aprobat ori le-au înregistrat în contabilitate;
– care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în
vigoare;
– provenite din relaţiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice,
care pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazurile în care se face dovada
intrării în gestiune a bunurilor respective;

11
 – care se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de
persoane fizice. Pentru a fi înregistrate în contabilitate, aceste documente trebuie
să aibă la bază contracte sau convenţii, întocmite în acest scop.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix sau cu
ajutorul tehnicii de calcul. În documentele justificative şi contabile nu sunt
admise ştersături sau alte asemenea procedee, nici lăsarea de spaţii libere între
operaţiile înscrise în acestea. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a
textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se
scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele
documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit
documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiunii.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt
cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul sau al
altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii,
documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaşează),
cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se
restituie diferenţa între cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de
predare-primire a valorilor materiale şi mijloacelor fixe este necesară
confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului. În cazul
completării documentelor cu ajutorii tehnicii electronice de calcul, corecturile
sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data
rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele înscrise în
listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere
sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite
de unitatea beneficiară. Numele şi prenumele acestor persoane se comunică
unităţilor de informatică prelucrătoare.

Controlul documentelor justificative şi formularelor cu regim special

Controlul documentelor justificative

Controlul documentelor justificative se efectuează, de regulă, înainte de

înregistrarea în contabilitate, dar şi după această operaţie, sub aspectul formei şi
al fondului (conţinutului).
A.Controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei
are ca obiective: autenticitatea, exactitatea întocmirii şi valabilitatea
documentelor şi efectuarea corectă a calculelor.
a)Controlul autenticităţii documentelor presupune întocmirea lor cu
respectarea condiţiilor legale şi are ca obiective:
– modul de folosire a formularelor tipizate;
– justeţea întocmirii şi completarea cu toate elementele necesare;

12
 – completarea corectă a datelor, existenţa eventualelor falsificări şi
ştersături, cum ar fi transformarea cifrelor, adăugirile de text, corecturi
nesemnate etc.;
– existenţa semnăturilor originale ale persoanelor în drept să dispună, să
execute sau să controleze operaţiile respective, care au eliberat sau primit bunuri
sau valori;
– concordanţa semnăturilor de pe document cu semnăturile aceloraşi
persoane de pe alte documente sau cu specimenele de semnături.
Neîndeplinirea uneia sau mai multor condiţii din cele menţionate
constituie elemente prin lipsa cărora documentele îşi pierd forţa lor juridică
(probatorie), ca de exemplu: lipsa semnăturii primitorului valorii, existenţa şi
legalitatea procurii (delagaţiei) în ipoteza plăţilor făcute prin terţi, concordanţa
dintre document şi justificarea anexată.
b)Controlul exactităţii întocmirii şi valabilităţii documentelor se
realizează în raport de momentul şi condiţiile producerii operaţiilor economice şi
financiare care se consemnează în documente. De regulă, documentele care
reflectă operaţii generatoare de drepturi şi obligaţii se întocmesc în termenele
stabilite şi cu respectarea condiţiilor legale, a căror nesocotire lezează
autenticitatea şi pune sub semnul îndoielii exactitatea şi valabilitatea lor.
c)Controlul efectuării corecte a calculelor, respectiv controlul
aritmetic al documentelor care conţin calcule, are menirea să obţină siguranţa
aplicării juste a preţurilor şi tarifelor şi a stabilirii totalurilor în documente, să
înlăture erorile de calcul care pot denatura conţinutul operaţiilor economice şi
financiare. Practic, sunt cazuri în care calculele sunt greşite intenţionat şi ascund
fraude, delapidări, sustrageri, nereguli etc., ca, de exemplu calcule greşite în
registrul de casă, în raportul de gestiune ş.a.
B.Controlul documentelor justificative din punct de vedere al
fondului (conţinutului) are ca obiective: legalitatea – justeţea, realitatea –
exactitatea şi eficienţa, respectiv necesitatea, economicitatea şi oportunitatea în
documente. a) Controlul legalităţii operaţiilor economice şi financiare
consemnate în documente are în vedere principiul conform căruia este necesar
să se respecte prevederile tuturor actelor normative. Acest control urmăreşte ca
documentele să fie întocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina
financiară şi gestionară. În acest scop, conţinutul documentelor justificative se
confruntă cu prevederile legale în vigoare şi se stabileşte concordanţa dintre ele.
Baza juridică a acestui control o constituie legile, hotărârile de guvern,
ordinele şi instrucţiunile, alte materiale care servesc drept criteriu pentru
stabilirea legalităţii şi justeţei operaţiilor efectuate şi a acţiunilor personalului şi
pentru descoperirea eventualelor abateri în activitate. De exemplu, prin controlul
legalităţii operaţiilor consemnate în documente se urmăreşte dacă plăţile se
efectuează conform normelor financiare, eliberările din magazie se fac conform
repartiţiei etc.

13
 Cu ocazia examinării conţinutului operaţiilor reflectate în documente,
pentru a se observa în ce măsură s-au efectuat în limitele unei stricte legalităţi,
se precizează şi dispoziţiile legale încălcate. b) Controlul realităţii operaţiilor
economice şi financiare consemnate în documente stabileşte dacă în fapt acestea
s-au produs în limitele, condiţiile şi locul indicat în acestea. În cazul când există
incertitudine asupra realităţii operaţiilor se recurge la controlul faptic,
solicitându-se celor care au semnat documentul să confirme realitatea operaţiilor
şi autenticitatea semnăturilor de pe document.
În unele situaţii este indicat să se solicite declaraţii scrise şi de la
persoanele care au fost martore la operaţia respectivă sau care au avut cunoştinţă
despre întocmirea documentului controlat. Când documentele în cauză fac
dovada unor intrări se controlează faptic, dacă este posibil, şi existenţa
mijloacelor materiale respective. Realitatea operaţiilor economico-financiare
reflectate în documente se stabileşte şi prin controlul reciproc şi încrucişat al
documentelor.
c)Controlul necesităţii are în vedere gradul de utilitate a operaţiilor,
consumurilor sau cheltuielilor consemnate în documente, astfel încât să se
înlăture risipa, cheltuielile inutile, operaţiile fără eficienţă etc.
d)Controlul oportunităţii unei operaţii are în vedere dacă momentul ales
şi locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai corespunzătoare, atât din
punct de vedere economic, cât şi pentru buna desfăşurare a activităţii. O operaţie
economico-financiară poate să fie reală şi să îndeplinească condiţiile legale, dar
să nu fie oportună din punct de vedere economic.
e)Controlul economicităţii urmăreşte măsura în care se asigură
minimizarea costului resurselor alocate unei activităţi fără a compromite
realizarea în bune condiţii a obiectivelor declarate ale acesteia. De asemenea,
urmăreşte dacă: – operaţia este necesară din punct de vedere al activităţii
unităţii; – s-au folosit mijloace de transport cele mai convenabile; – prin
efectuarea operaţiei se obţine un avantaj economico-financiar.
f)Controlul eficienţei operaţiilor consemnate în documente
urmăreşte:
– raportul dintre rezultatele obţinute şi costul resurselor utilizate în
vederea obţinerii lor;
– dacă operaţia în cauză s-a efectuat în volumul şi la momentul
corespunzător, dacă era necesară pentru buna desfăşurare a activităţii, dacă a
ocazionat un cost cât mai redus.
g)Controlul eficacităţii operaţiilor consemnate în documente
urmăreşte gradul de îndeplinire a obiectivelor declarate ale unei activităţi şi
relaţia dintre impactul dorit şi impactul efectiv al operaţiei respective.
Practic, controlul poate constata documente care:
– îndeplinesc condiţiile de formă, dar nu reflectă real operaţiile economice
(note de retur şi note de transfer fictive întocmite de gestionar pentru acoperirea
lipsurilor etc.);

14
 – nu îndeplinesc condiţiile de formă, dar reflectă operaţii economice reale;
– nu îndeplinesc condiţiile de formă cu scopul de a acoperi ilegalităţi;
– nu îndeplinesc unele condiţii, atât de formă, cât şi de conţinut.
De exemplu, pentru a se constata valabilitatea şi realitatea lipsurilor la
inventariere se controlează:
– din punct de vedere al respectării condiţiilor de formă: folosirea corectă
a formularelor; completarea corectă şi cu toate datele; existenţa semnăturilor
membrilor comisiei de inventariere şi gestionarilor; certificarea modificărilor de
date în listele de inventariere prin semnăturile comisiei de inventariere şi
gestionarilor; exactitatea calculelor etc.;
– din punct de vedere al fondului: înscrierea corectă şi completă a
denumirii sortimentelor (înscrierea incompletă în listele de inventariere a
denumirii sortimentelor duce la confuzii şi evaluări nereale); exactitatea
preţurilor (evaluarea eronată a sortimentelor prin practicarea unor preţuri
nelegale, confundarea unor sortimente cu preţuri diferite influenţeză valoarea
inventarului).
Alte exemple: – modificarea necertificată a datei eliberării materialelor de
pe bonul de materiale, efectuată de gestionar din cauză că nu a dat la descărcare
bonul respectiv în ziua eliberării materialelor este o abatere de la condiţiile de
formă.
Cu totul alta este situaţia în care gestionarul a reţinut intenţionat bunul
pentru a nu se evidenţia eliberarea materialelor în scopul nereliefării plusurilor
în gestiune; – modificarea pe o factură la cantitate, preţ unitar sau total, prin
ştersături, este o condiţie de formă când prin aceasta datele se pun în
concordanţă cu realitatea şi legalitatea şi o condiţie de conţinut când se falsifică
realitatea. În consecinţă, documente necorespunzătoare din punct de vedere al
conţinutului sunt acelea care deşi cuprind toate datele (cantitatea, valoarea,
semnăturile necesare etc.) nu au la bază operaţii economice reale, ascund
realitatea.

Controlul gestionării, folosirii şi evidenţei formularelor

cu regim special. Formulare personalizate şi securizate

Formularele (imprimatele sau documentele) tipizate cu regim special

au menirea să evidenţieze existenţa, circulaţia şi utilizarea valorilor materiale şi
băneşti. Ele sunt emise și gestionate potrivit OMFP 2226 din 2006 –
Utilizarea unor formulare financiar-contabile. Prin folosirea frauduloasă sau
neconformă cu actele normative, formularele pot servi la scoaterea din circuitul
economic a unor valori materiale sau băneşti în scopul însuşirii lor în interes
personal, sau al justificării neglijenţei, risipei, slabei gospodăriri etc. Din această
cauză, o serie de formulare sunt supuse unui regim special de gestionare,
folosire şi evidenţă.

15
 Nomenclatorul formularelor cu regim special de gestionare, folosire şi
evidenţă cuprinde: chitanţa, factura, titlurile de credit (efectele de comerţ),
categorie în care intră şi cambia, cecul, titlurile datoriei publice, obligaţiunile
emise de societăţile comerciale, poliţele de asigurare etc.
Controlul gestionării, folosirii şi evidenţei formularelor cu regim special
are ca obiectiv preîntâmpinarea şi descoperirea oricărei sustrageri a formularelor
cu regim special pe tot parcursul gestionării lor, astfel încât acestea să nu poată
fi folosite în scopuri frauduloase.
Controlul are în vedere:
– procurarea numai de la furnizori autorizaţi;
– îndeplinirea condiţiilor legale de către persoanele numite pentru
gestionarea formularelor;
– cunoaşterea cu exactitate a formularelor cu regim special intrate şi a
celor în folosinţă;
– predarea şi utilizarea lor numai de persoanele autorizate;
– eliberarea pe baza bonului de materiale cu indicarea numerelor şi
seriilor formularelor;
– justificarea corectă a formularelor cu regim special (evidenţa, stocul,
restituite, greşit tipărite, eronat completate, anulate).
Controlul se efectuează pe baza evidenţei operative a formularelor.
Răspunderea pentru organizarea gestionării, folosirii şi evidenţei formularelor cu
regim special revine administratorului. Evidenţa formularelor cu regim special
se ţine cu ajutorul „Fişei de magazie a formularelor cu regim special”, care se
completează separat, pentru fiecare formular în parte.
Regimul de gestionare al formularelor cu regim special se asigură prin
înscrierea şi numerotarea formularelor (în condiţiile în care numărul de regim
special nu este tipărit de unitatea tipografică) supuse acestui regim (chitanţe,
aviz de însoţire a mărfii etc.), pe măsura aprovizionării lor, cu respectarea
următoarelor reguli:
– numărul pentru regim special dat acestora nu constituie în toate cazurile
şi numărul documentului, fiind necesară o altă numerotare (facturi, avize de
însoţire a mărfii);
– numerotarea se face în mod continuu pentru acelaşi formular, indiferent de
compartimentul care îl utilizează.
Formularele numerotate rămase în stoc la magazie sau la compartimentul
care le utilizează se folosesc în continuare, până la epuizare, fără altă
numerotare;
– se atribuie acelaşi număr tuturor exemplarelor în cazul formularelor care
se completează în mai multe exemplare. În cazul în care acelaşi tip de formulare
se foloseşte de mai multe compartimente, se poate rezerva o grupă de numere în
scopul de a uşura controlul utilizării acestor formulare în cadrul fiecărui
compartiment; – eliberarea din magazie a formularelor numerotate se face pe
baza bonului de consum, întocmit de compartimentul care le solicită. În bonul

16
de consum se înscriu în mod obligatoriu seria şi numerele aferente formularelor
respective. Salariaţii care primesc formulare spre folosinţă răspund de utilizarea
lor pentru consemnarea operaţiilor legale şi au obligaţia să justifice în orice
moment existenţa lor. Eliberarea din magazie a unor noi formulare este admisă
în măsura în care se justifică utilizarea formularelor primite anterior.
Justificarea se confirmă de către persoana împuternicită de conducătorul
unităţii, înscrisă pe bonul de consum prin care se solicită eliberarea de noi
formulare;
– formularele care nu se mai folosesc se înregistrează (ca ieşire în roşu) în „Fişa
de magazie a formularelor cu regim special”, menţionându-se numerele (seria)
formularelor primite;
– formularele neutilizate, greşit întocmite, defectuos tipărite sau alte cazuri
similare se anulează prin barare în diagonală, făcându-se menţiunea „Anulat” pe
toate exemplarele şi se restituie, cu excepţia formularelor din carnetele broşate,
gestionarului de formulare sub semnătura persoanei predătoare în fişa
formularului, înscriindu-se numărul (seria) formularului respectiv în coloana
„formulare anulate”;
– formularele utilizate se păstrează, până la predarea la arhivă, la
compartimentul care le-a folosit, în ordinea numerelor, pentru a permite
controlul în orice moment al utilizării; – orice lipsuri sau pierderi de formulare
numerotate, în magazie sau la compartimentele care le utilizează, se aduc la
cunoştinţă, în scris, conducătorului unităţii, care dispune cercetarea şi controlul
împrejurărilor în care s-au produs lipsurile sau pierderile şi eventuala tragere la
răspundere a celor vinovaţi.
B. Elemente specifice privind controlul formularelor personalizate şi
securizate
Agenţii economici au obligaţia să utilizeze, pentru determinarea
veniturilor din activitatea de exploatare, numai formulare tipizate cu regim
special, comune pe economie, care se execută pe hârtie autocopiativă cu
elemente de securitate specială. Formularele tipizate cu regim special, comune
pe economie, se execută personalizat. Este formular personalizat formularul care
are pretipărite în antet, prin imprimarea în tipografie, datele de identificare
pentru fiecare emitent, respectiv: denumirea, numărul de înmatriculare la Oficiul
Naţional al Registrului Comerţului, codul unic de înregistrare, atributul fiscal,
sediul social, contul bancar, capitalul social.
Procedura de achiziţionare a formularelor personalizate: – utilizatorii
adresează comenzi ferme de formulare unităţilor tipografice abilitate care
funcţionează sub supravegherea Imprimeriei Naţionale, care asigură tipărirea şi
distribuirea formularelor;
– pentru achiziţia formularelor se depune o comandă fermă, o
împuternicire a persoanei care depune comanda, o copie a actului de identitate
cu semnătura acestei persoane şi o copie a codului unic de înregistrare şi a
certificatului de înmatriculare. De asemenea, se prezintă şi originalele codului

17
unic de înregistrare şi certificatului de înmatriculare. Centrele de distribuţie sunt
afişate permanent la sediile direcţiilor judeţene ale finanţelor publice şi la
administraţiile fiscale din subordinea acestora, precum şi pe site-ul Ministerului
Finanţelor Publice (www.mfinate.ro) şi Companiei Naţionale „Imprimeria
Naţională” (www.cnin.ro). Personalizarea formularelor are următoarele
avantaje: – nu mai există riscul cumpărării de formulare pentru un utilizator prin
procurarea unor documente ale acestuia şi emiterea lor de către alt utilizator;
– se elimină comisionul aplicat de distribuitor la preţul de vânzare al
tipografiei, reducându-se preţul de vânzare la formulare;
– creşte numărul centrelor de distribuţie, la tiraje mari existând şi
posibilitatea livrării formularelor la sediul utilizatorilor;
– prin existenţa unei pieţe concurenţiale, există posibilitatea opţiunii de
procurare a formularelor de la mai mulţi furnizori, la cel mai avantajos preţ;
– unităţile tipografice abilitate evidenţiază livrarea formularelor printr-un
program informatic, care permite urmărirea în timp real a distribuţiei, datele
fiind puse zilnic la dispoziţia organelor de control fiscal. Se personalizează
următoarele formulare tipizate cu regim special, comune pe economie: aviz de
însoţire a mărfii, chitanţa, factura fiscală, factura, bon de comandă – chitanţă,
notă de plată ospătar (hotel), bon de marcaj, buletin de schimb valutar, bon de
valoare fixă, fişa de magazie a formularelor cu regim special etc.
Potrivit OMFP 2226/2006 o serie de documente nu mai sunt cu regim
special si nu se mai numerotează și înseriază. Au rămas să se numeroteze și
se inserieze intern avizul de însoțire a mărfii și facura fiscală.
În continuare prezentăm regulile legate de tipărire, acordarea de numere și
circulația acestora.
Normele de intocmire si utilizare a avizului de însoțire a mărfii
Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului de insotire a marfii este
urmatorul:
– seria si numarul intern de identificare a fomularului;
– data emiterii formularului;
– datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare
fiscala);
– datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificare
fiscala);
– denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
– date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie,
numar), numarul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului;
– semnatura expeditorului.
Este formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
1.Serveste ca:
-document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
-document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;

18
-dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiasi unitati;
-document de primire in gestiune, dupa caz.
2.Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au
posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau
altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii
ale societatii.
În cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate
teritorial avizul de insotire a marfii va purta mentiunea „Fara factura”.
Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru
prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”.
În celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru
care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
3.Circula, dupa caz:
– la furnizor:
– la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de
primire;
– la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in
evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor
valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si
dupa consemnarea rezultatelor;
– la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate
in evidenta acestuia;
– la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea
sintetica si analitica.
4. Se arhiveaza, dupa caz:
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil
Normele de intocmire si utilizare a facturii
Formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
1.Serveste ca;
–document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor
livrate si a serviciilor prestate;
–document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
–document de incarcare in gestiunea cumparatorului;

19
–document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a
cumparatorului;
– alte situatii prevazute expres de lege
2.Se intocmeste in doua sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau
prestari de servicii.
În situatia in care facturi fiscale nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile
livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii.
3. Circula, dupa caz;
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si
pentru eventualele reclamatii ale clientilor;
– la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate;
– la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si
pentru inregistrarea in contabilitate.
4. Se arhiveaza, dupa caz:
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil
Norme privind regimul intern de numerotare a facturii
1.Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor
desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa
aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise
de societate.
2. Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar
ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure
necesarul in functie de numarul de facturi emis.
3.Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura.
În alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv
gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
4.Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata,
vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care se va
mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se
emite prima factura.

Controlul circulaţiei documentelor justificative

Controlul circulaţiei documentelor justificative are ca obiectiv respectarea

normelor cu privire la graficul de circulaţie a documentelor justificative.
Graficul de circulaţie a documentelor justificative:

20
 – are menirea să asigure circulaţia raţională şi unitară a documentelor
justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate şi ţinerea la zi a
contabilităţii;
– are caracter de recomandare şi se întocmeşte de directorul financiar-
contabil, contabilul şef sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească
această funcţie;
– se aprobă de administrator;
– la întocmirea graficului se ţine seama de normele de utilizare a
formularelor;
– conţine: denumirea documentelor; persoanele care poartă răspunderea
întocmirii documentelor; data întocmirii şi termenul stabilit pentru predarea
documentelor; numărul de exemplare şi destinaţia acestora; alte elemente care se
apreciază necesare;
– se prezintă sub formă de text sau scheme.
Graficul de circulaţie a documentelor justificative poate fi întocmit
sub formă de:
– grafice individuale, care cuprind documentele şi lucrările ce se execută
de către o anumită persoană;
– grafice de structură, care cuprind documentele şi lucrările din cadrul
unui compartiment al unităţii;
– grafice sintetice, care cuprind documentele şi operaţiile necesare unei
anumite lucrări cu grad mai mare de complexitate, cum este, de exemplu,
bilanţul contabil.
În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către
unităţile prestatoare de servicii de informatică, în relaţiile dintre aceste unităţi şi
cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea înregistrărilor în contabilitate,
să se respecte următoarele reguli:
– documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către
unităţile beneficiare, care răspund de realitatea datelor înscrise în acestea;
– documentele contabile, întocmite de unităţile de informatică pe baza
documentelor justificative trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele
stabilite prin contactele sau convenţiile încheiate, unităţile de informatică
răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;
– unităţile beneficiare trebuie să efectueze controlul documentelor
contabile obţinute de la unităţile de informatică în sensul cuprinderii tuturor
documentelor justificative preluate pentru prelucrare, al respectării
corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor înregistrate.

Controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile

Importanţa evidenţei tehnic-operative şi contabile pentru control este

imensă, deoarece este considerată un mijloc de control neîntrerupt asupra
activităţii economice şi financiare, o condiţie necesară pentru asigurarea

21
integrităţii bunurilor şi valorilor şi cheltuirii cu eficienţă a mijloacelor materiale
şi băneşti.
Cea mai importantă problemă a organizării evidenţei tehnic-operative şi
contabile este perfectarea cu documente justificative a operaţiilor economice şi
financiare, în momentul efectuării lor. Pentru acest considerent, documentele
primare şi centralizatoare, înregistrările în evidenţa analitică şi sintetică,
bilanţurile şi alte situaţii financiar-contabile se supun controlului cu caracter
preventiv, concomitent şi ulterior.
Înregistrările contabile, registrele şi situaţiile contabile, bilanţul şi anexele
sale constituie un element de bază al ordinii şi disciplinei financiare, întrucât fac
posibile cunoaşterea şi controlul situaţiei financiar-gestionare a agenţilor
economici. Prin înregistrările, centralizările şi prelucrările contabile se exercită
un control contabil asupra activităţii economice, financiare şi gestionare a
agenţilor economici. Înregistrările contabile constituie prin ele însele un mijloc
de control eficient, cu condiţia să se efectueze imediat ce s-a desfăşurat operaţia
economică sau financiară şi pentru fiecare fază a acesteia.
Contabilitatea constituie un mijloc de control al fiecărei operaţii, întrucât,
prin modalităţi proprii, asigură exactitatea înregistrărilor contabile şi luarea
măsurilor imediate pentru îndreptarea erorilor scriptice. În consecinţă, controlul
contabil este acel control asupra realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi
activităţilor economice şi financiare care se efectuează cu ajutorul mijloacelor
contabilităţii şi instrumentelor specifice acestora, şi anume: înregistrări, conturi,
balanţe de control contabil, situaţii contabile, registrele contabilităţii sintetice şi
analitice, registrele operative ale gestiunilor în bani şi materiale, corelaţii
bilanţiere etc.
Întrucât contabilitatea are la bază documente primare şi centralizatoare,
controlul contabil este strâns corelat cu controlul documentar şi se manifestă în
unitate cu acesta. Pentru a sintetiza real şi legal activitatea economică şi
financiară, este necesar ca sistemul de evidenţă să fie exact, corect, real, legal şi
complet. De aceea, în primul rând, se exercită controlul asupra organizării şi
conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile, a realităţii datelor înscrise în
acestea.
Obiectivele esenţiale ale acestui control sunt:
– conducerea evidenţei tehnic-operative la locurile de depozitare şi pe
feluri de mijloace materiale, evidenţierea exactă, corectă şi la timp a mijloacelor
şi operaţiilor economice şi financiare consemnate în documente justificative:
– aplicarea corectă a doctrinei şi metodologiei contabile;
– modul de organizare a evidenţei contabile sintetice şi analitice,
conducerea evidenţei contabile astfel încât să asigure reflectarea în expresie
bănească a elementelor de activ şi de pasiv şi exercitarea controlului permanent
al existenţei şi mişcării acestora;

22
 – corelaţiile dintre evidenţa tehnic-operativă, contabilă şi statistică, dintre
evidenţa contabilă sintetică şi analitică, dintre realitatea datelor înscrise în
acestea şi situaţiile financiare anuale;
– conducerea corectă şi la zi a evidenţei contabile;
– constituirea şi evaluarea capitalului social şi a elementelor de activ şi de
pasiv;
– exactitatea şi realitatea înregistrărilor contabile pentru stabilirea şi
îndeplinirea obligaţiilor financiare şi fiscale faţă de stat;
– inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor acesteia; –
întocmirea balanţelor de verificare şi a situaţiilor financiare anuale.
Furnizarea de date reale, exacte, legale şi operative se asigură, în primul
rând, prin funcţia de control a evidenţei şi apoi prin controlul ulterior al
organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile. Creşterea
rolului contabilităţii în procesul de sintetizare şi control asupra activităţii
economico-financiare necesită perfecţionarea continuă a normelor sale
metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul şi evidenţă, precum şi
organizarea sa în mod cât mai raţional, pe baze ştiinţifice.

Controlul programelor informatice utilizate în activitatea financiară şi

contabilă

Controlul organizat şi efectuat de către managementul agenţilor

economici examinează dacă se respectă normele legale cu privire la:
– criteriile minimale privind programele informative utilizate în
activitatea financiară şi contabilă;
– condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele,
jurnalele şi alte documente financiar-contabile.
A. Controlul respectării criteriilor minimale privind programele
informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă Controlul
examinează dacă:
a)sistemul informatic de prelucrare automată a datelor în sistemul
financiar-contabil la nivelul agentului economic:
– asigură prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate
cu normele contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi
tehnice;
– răspunde criteriilor considerate de normele legale ca fiind minimale;
b)elaboratorii de programe informatice prevăd, prin contracte de livrare a
programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor
livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a
procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori;
c)în cadrul agentului economic sunt stabilite obligaţii şi răspunderi în
legătură cu utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

23
 În detaliu, cu privire la elaborarea şi adaptarea programelor
informatice, controlul are în vedere:
– cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a
posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările
intervenite în legislaţie;
– cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a
datelor, de către personalul implicat, şi respectarea acestora;
– gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor
împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din
sistemul informatic;
– stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare,
intermediare sau de ieşire;
– soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea
sistemului informatic;
– asigurarea controlului complet sau prin sondaj asupra modului de
funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute în sistemul informatic;
– posibilitatea de control total sau prin sondaj al operaţiunilor economico-
financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât să fie efectuate în concordanţă
strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
– efectuarea de teste de control asupra programului informatic utilizat.
Controlul examinează dacă sistemul informatic de prelucrare
automată a datelor în domeniul financiar-contabil răspunde unor criterii
considerate legal minimale, cum sunt:
a)Să se asigure:
– concordanţa strictă a rezultatelor prelucrărilor informatice cu
prevederile actelor normative care le reglementează;
– ca fiecare dată înregistrată în contabilitate să se regăsească în conţinutul
unui document la care să poată avea acces atât beneficiarul, cât şi organele de
control şi de audit;
– listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente
justificative, numerotate în ordine cronologică, fără inserări, intercalări şi orice
eliminări sau adăugiri ulterioare;
– conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile
Legii contabilităţii;
– următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: data
efectuării înregistrării contabile a operaţiunii; jurnalul de origine în care se
regăsesc înregistrările contabile; numărul documentului justificativ sau contabil
atribuit de emitent;
– confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole,
cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru
programe şi informaţii;
– listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele
elemente de identificare în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul

24
documentului sau al situaţiei; denumirea unităţii; perioada la care se referă
informaţia; datarea listărilor; paginarea cronologică; precizarea programului
informatic şi a versiunii utilizate; listarea ansamblului de situaţii financiare şi
documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii; respectarea
conţinutului de informaţii prevăzut pentru formulare.
b)Să se precizeze:
– tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
– procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a
produselorprogram, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor
documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
– tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluări de loturi cu control
ulterior; preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor
două tipuri.
c)Să nu se permită: – inserări, modificări sau eliminări de date pentru o
perioadă închisă;
– deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date
în acel cont;
– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent
exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
– editarea a două sau mai multor documente de acelaşi tip cu acelaşi
număr şi conţinut diferit de informaţii.
d)Să se permită:
– în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi
informaţiilor supuse controlului. Se are în vedere ca toate soldurile conturilor să
fie rezultatul unei liste de înregistrare şi al unui sold anterior al acelui cont şi
fiecare înregistrare să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse
prelucrării;
– suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi
ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
– culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile
contabile.
e)Să se prevadă în documentele produsului informatic modul de
organizare şi tipul sistemului de prelucrare: monopost sau multipost;
monosocietate sau multisocietate; reţea de calculatoare; portabilitatea fişelor de
date.
f)Să se posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor
informatice necesară exploatării optime a acestora.
g)Să se respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea şi
fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor. Un obiectiv
esenţial al controlului îl constituie exactitatea datelor transmise pentru prelucrare
şi a prelucrării lor.
Se are în vedere că răspunderea revine:

25
 – beneficiarilor, pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit
pentru prelucrare;
– unităţilor de informatică sau persoanelor care efectuează lucrări cu
ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor, pentru
prelucrarea cu exactitate a informaţiilor din documente.
De asemenea, se controlează şi se stabilesc măsuri cu privire la modul în
care utilizatorul îndeplineşte obligaţiile ce îi revin în conformitate cu prevederile
legale, şi anume:
– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni
ale produsului program, în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a
distribuitorului de produse-program;
– să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produselor
de prelucrare, astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi
lanţ informatic şi în condiţiile de exploatare reconstituite; – să deţină la sediul
său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al
fiecărui produs-program utilizat.
Se examinează dacă pe perioada neprescrisă:
– se organizează gestiunea versiunilor, modificărilor, corecturilor şi
schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi ale sistemului de calcul;
– unitatea a schimbat sistemul de calcul, respectiv, de prelucrare a datelor
cu efectuarea reconcilierii între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-
program şi ale echipamentelor de calcul;
– arhivele pe suport magnetic se împrospătează periodic pentru a se
asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.
B. Controlul respectării condiţiilor în care se pot întocmi, edita şi arhiva
electronic, registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile Controlul
examinează dacă:
a)din punct de vedere al bazei de date, există posibilitatea reconstituirii în
orice moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-
contabile;
b)registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se
arhivează pe suport WORM (Write Read Many) sunt semnate, cu semnătura
electronică, de persoana care le întocmeşte;
c)există un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde
măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe
minimale:
– confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
– confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;
– confidenţialitatea şi integritatea datelor;
– împiedecarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat la
sistem;
– restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi
naturale, elemente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utilizând tehnologia

26
WROM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte
ori este nevoie a informaţiilor stocate, precum şi prin înregistrarea datelor din
documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi
caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie;
d)să asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor şi formularelor la
cererea organelor de control2.

2
Aspecte preluate din lucrarea lui Boulescu Mircea, Control financiar-fiscal, Ediția a II-a, Editura Fundaţiei
România de Mâine, București, 2007,pp.13-42

27