Tehnici de comunicare la nivelul firmei

1. Tehnici de comunicare scrisă

1.1 Informarea curentă

Nota de serviciu (nota explicativă)

Este un document prin care sunt transmise directivele sau prin care sunt analizate și explicate o
serie de acțiuni ale angajaților cu impact asupra activității organizației în ansamblul său. Ca și
caracteristică, se remarcă prin sublinierea clară a obiectului întocmirii acesteia, de obicei sub forma
titlului din partea superioară a paginii, urmând ca detaliile să fie prezentate în conținut. Limbajul utilizat
trebuie să fie simplu și ferm și să propună clar ceva în încheiere, o concluzie, o recomandare, promisiune
sau o asigurare că lucrurile nu vor mai evolua într-o anumită direcție sau, din contră, că vor continua
într-o direcție anume. Digresiunile literare nu au ce căuta, mai degrabă ar fi utilă o exprimare laconică.
Cei care utilizează aceste note caută explicații, nu agrement beletristic. Nu se recomandă nici
organizarea textului sub forma unor paragrafe lungi, cu fraze mari și complexe. Totul trebuie să fie la
obiect și, la fel de impotant, să se încadreze pe o singură pagină.

Raportul scris

dar spre diferență de nota de serviciu, se pune accent pe detalii și pe bogăția informației, respectiv pe
complexitatea ei care poate fi interpretată în multe sensuri fiind sursa și unor multiple recomandări. Fie
are un caracter preliminar, ajutând board-ul să ia o decizie, fie este concluziv și explică o decizie deja
luată. Prezintă ipoteze și responsabilități angajate sau viitoare.

TITLU Problematică, acțiune în curs

INTRODUCERE Rezumatul contextului

PREZENTAREA PROBLEMEI Sinteza rapidă.

ANALIZA SOLUȚIILOR POSIBILE Avantaje, dezavantaje, bilanț, argumente

SOLUȚIA PRECONIZATĂ Punctul de vedere al autorului raportului, opinii

personale, opinii colective, certitudini și
probabilități, problemele rămase neelucidate

CONCLUZIE Enunț ferm, previziuni și indicații asupra unei

 posibile soluții

Foaia de legătură

În prezent ea se prezintă sub forma unui buletin, dosar, prin care se transmit informații rapide și actuale
(conjuncturale, decizii de ultimă oră, afaceri în curs, proiecte noi.

Fișa de semnalizare

Folosită de obicei în format mic, conține un rezumat al celor mai importante aspecte ale unei
teme de importanță majoră din cadrul obiectului de obiectivitate al organizației. E ca o fișă de lectură,
păstrându-și valabiloitatea în medie un an și fiind accesibilă oricui. Forma ei sintetică este următoarea:

Cartea de identitate a organizației Rezultate

- data înființării, actul constitutiv și numele - puncte de reper: cifre, indicatori de rezultat,
fondatorului cote de piață
- domeniu de activitate - perspective și obiective
- număr de angajați
- organigrama

Activități Mediu social

- activități curente ale organizației - efective, sucursale și angajați

- importanța și prioritățile acestora - structura angajaților
- oferta cu principalele produse sau servicii - evoluția forței de muncă
- salarizare și avantaje sociale

1.1.2 Instrumente de dialog

Avizierul
Este economic, ușor de întreținut și de gestionat. Din cauză că totuși este limitat ca suport, informația pe
care o susține este foarte punctuală, simplă și obiectivă

Alte reguli de urmat:

- evitarea supraîncărcării cu informații. Cele care nu mai sunt de actualitate trebuie îndepărtate
sau înlocuite și trebuie de asemenea stability un calendar de management al avizierului: cine
afișază acum, cât timp va sta anunțul acolo, priorități în funcție de importanța anunțurilor,
reluarea periodică a unor anunțuri. În felul acesta avizierul nu va arăta ca pomul de Crăciun.
- împărțirea pe rubrici a avizierului
- rezervarea unui spațiu dedicat mesajelor urgente
- personalizarea anunțurilor: semnătură, dată
- angajarea unor graficieni pentru personalizarea artistică a avizierului
la ocaziile speciale
- studierea impactului graphic ș atenția la observațiile cititorilor
avizierului

Cutia de idei – (cutia de brainstorming – la boîte à idées)

Principiul cutiei de idei este foarte simplu: în nume propriu sau sub formă anonimă, angajații care
consideră că au ceva de spus, depun pe un suport scris sugestiile lor sub o manieră centralizată. Ca
multe lucruri extrem de simple, și eficiența acestei tehnici de comunicare scrise este la fel de mare.
Despre ce pot scrie oamenii în aceste cutii de idei? În primul rând despre eficientizarea sau creșterea
productivității descoperind lucruri pozitive legate de condițiile de muncă, protecție la locul de muncă,
economie de energie, scurtarea timpului unui stadiu de producție, economie de resurse materiale. În al
doilea rând oamenii pot scrie despre doleanțele lor sociale legate de locul de muncă. Avantajele pentru
climatul intern sunt inestimabile, așa dezvoltându-se atât intranetul, cât și specializarea în timp a cutiilor
de idei, pe topicuri la care organizația dorea răspunsul fără să îl mai caute în teste și sondaje complexe
de zeci sau sute de întrebări.

Informarea de personal

Este forma internă a ceea ce reprezintă un comunicat de presă. șeful de serviciu sau cineva
superior o trimite angajaților pentru a le reaminti din când în când stadiul proiectelor la care lucrează,
bilanțul acivității, indicatori de rezultat. Poate avea o conotație paternalistă. Mai precis, modul în care
este realizată amintește angajaților că fac parte dintr-o familie mare în care ei se pot simți în siguranță,
raporturile dintre oameni nefiind condiționate doar de rezultatele ecoonomice
 1.2 Presa organizațională

1.2.1 Jurnalul intern

Cel mai important lucru legat de jurnalul intern este însă următorul: jurnalul este al angajaților,
nu al conducerii.

Tehnici de comunicare IT – internet, intranet

Intranet

Este o rețea privată a organizației bazată pe tehnologia Internet ( poștă electronică, protocoale
hypertext și motoare de căutare) dar folosită în circuit închis. Este asemănător Internetului, numai că
exploatarea sa se face la costuri mult mai mici și în totală siguranță de atacurile externe.

Internet

Reprezină reactivitatea în timp real. Costă mai mult, implică investiții permanente în fața uzurii
morale. Expune organizația la o serie de riscuri, dar interconectează cu adevărat organizația la lumea
înconjurătoare, indiferent de coordonatele spațiu-timp.