Tema 10.

Funcţia de control ( 2 ore)

10.1. Esenţa şi necesitatea controlului în organizaţie

Procesul de control începe din momentul când au fost stabilite scopurile şi

sarcinile întreprinderii şi este absolut necesar pentru a asigura o activitate cu
succes.
Originile conceptului de control se află în latinescul „contra robus”, ceea
ce semnifică - verificarea unei informaţii prin compararea cu o altă informaţie.
Definiţii ale funcţiei manageriale de control:
- ansamblul de activităţi prin care performanţele unităţii şi ale componentelor sale
sunt măsurate şi comparate cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial în vederea
eliminării deficienţelor constatate şi adoptarea acţiunilor corective în cazul
abaterilor;
- procesul prin care se verifică şi se măsoară realizarea cantitativă şi calitativă a
performanţelor, a sarcinilor sau lucrărilor, care se compară cu obiectivele
planificate şi indică măsurile de corecţie, ce apar ca necesare;
- un efort sistematic de stabilire a standardelor de performanţă, de comparare a
performanţelor actuale cu standardele predeterminate, de identificare a
eventualelor deviaţii, de măsurare a acestora şi de desfăşurare a oricărei acţiuni
necesare utilizării cît mai eficiente şi eficace a resurselor organizaţiei în vederea
atingerii obiectivelor organizaţiei.
Scopul controlului: verificarea, din punct de vedere cantitativ şi calitativ, a
modului de îndeplinire a sarcinilor, înregistrarea fenomenelor de dezechilibru,
abaterile, devenind, astfel, un instrument esenţial cu care se menţine echilibrul
dinamic al unităţii, ceea ce contribuie la integrarea acţiunilor individuale în efortul
general al întreprinderii.
Sarcina controlului: a compara două planuri - cel de referinţă cu cel real.
Aceasta înseamnă a confrunta obiectivele şi sarcinile cu rezultatele şi, dacă nu
coincid, urmează măsuri corective.
Obiectivele funcţiei de control:
• verificarea modului de funcţionare a sistemului şi cunoaşterea în fiecare moment
a realităţii din unitate;
• asigurarea ordinii, disciplinei şi respectarea normelor şi regulamentelor;
• prevenirea şi înlăturarea oricăror disfuncţionalităţi ce pot aparea în procesul de
management, precum şi promovarea abaterilor pozitive;
• descoperirea şi valorificarea resurselor nefolosite;
• aprecierea aportului oamenilor în realizarea obiectivelor;
• informarea managerilor pentru declanşarea următorului ciclu de activitate.
Necesitatea controlului decurge din următoarele:
 folosirea raţională a resurselor, pentru că acestea nu se găsesc din abundenţă;
 nedefinirea, neclaritatea mediului ambiant;
 este motivul pentru care organizaţia planifică mărimea rezultatelor, generate
prin combinarea resurselor disponibile;
 prevenirea eşecului şi susţinerea succesului, deoarece managementul firmei se
interesează dacă se potrivesc mărimile anticipate cu configuraţia reală a
performanţelor;
 stimularea activităţii de producere calitativă şi creativă;
 furnizarea feed-back-ului necesar celor ce elaborează planurile şi standardele,
dar si celor care le transpun în practică;
 informaţiile obţinute prin control sunt esenţiale pentru finalizarea funcţiei de
planificare şi pentru începerea unui nou ciclu managerial;
 evitarea situaţiilor de conflict şi stres.
Un control eficace trebuie să pună accentul pepreîntîmpinarea abaterilorşi să
poarte caracter preventiv şi constructiv.

Stabilirea
performanţei
standard Măsurarea
(programe, legi, Determinarea
performanţei Compararea
norme, decizii de abaterilor
(realizării)
conducere, etc)

Se încadrează în
Standardele
limitele stabilite?

Luarea de măsuri
corective Nu Da

Desfăşurarea în
continuare
a activităţii
Fig.1 Conţinutul procesului de control

Funcţiile controlului managerial:

1. Funcţia de evaluare;
2. Funcţia preventivă;
3. Funcţia de documentare;
4. Funcţia recuperatorie
5. Funcţia educativă şi stimulativ.
Rolul care revine manifestării funcţiei de control impune respectarea unor
cerinţe de desfăşurare a controlului managerial, cum ar fi:
 Continuitatea,
 Flexibilitatea,
 Adaptabilitate şi caracter previzional,
 Exercitarea numai de organismele sau posturile investite cu acest drept şi numai
în sfera
lor de activitate,
 Competenţă profesională a persoanelor care au acest drept,
 Înfăptuirea riguroasă a fiecărei etape a controlului.

10.2. Algoritmul procesului de control. Caracteristici ale controlului eficient.

Algoritmul procesului de control cuprinde următoarele etape:

I. Determinareastandardelor de performanţă - determinarea standardelor în
concordanţă cu scopurile şi strategia întreprinderii analizate. Standardele
evidenţiază două caracteristici de bază: limita timpului în care e necesar de
îndeplinit lucrul şi anumite criterii concrete în raport cu care se apreciază nivelul
îndeplinirii unei sarcini.
II. Determinarea performanţelor reale - aprecierea unor indicatori rezultativi
ai activităţii de bază ai întreprinderii, care trebuie să caracterizeze starea reală de
lucruri la întreprindere.
III. Compararea performanţelor reale cu standardele – managerul apreciază
pe cît rezultatele obţinute au satisfăcut aşteptările şi se dă aprecierea ce va servi ca
bază pentru începerea acţiunii.
IV. Etapa de acţiune– alegerea de către manager a trei opţiuni: nu se
întreprinde nimic, se înlătură abaterea,revederea standardului.
Pentru a asigura o înaltă eficienţă a controlului, acesta trebuie să corespundă
următoarelor caracteristici:
• Chibzuit şi cumpătat;
• Operativ;
• Să se realizeze la timpul oportun;
• Să fie individualizat;
• Efectuat la timp;
• Strategic orientat;
• Permanent;
• Deschis, demonstrativ, public;
• Simplu.

10.3. Tipurile de control.

Pentru sistematizarea controlului, se apelează la mai multe criterii:
1. În funcţie depoziţia managerului faţă de actul de conducere:
 controlul direct - se realizează în urma contactului nemijlocit al
managerului cu una sau mai multe persoane; asigură un grad de cunoaştere mai
mare şi informaţiile primite sunt complete; se încheie, în general, prin adoptarea
unor acţiuni sau decizii operative.
 controlul indirect - se concretizează în analizele rapoartelor primite de la
subordonaţi privind realizarea sarcinilor de serviciu.
  auto-controlul - fiecare persoană efectuează controlul la locul său de
muncă, de regulă, la sfârşitul zilei de lucru.
2. În funcţie dedinamica fenomenelor şi proceselor economice ce fac obiectul
actului de control:
 control de conformitate - are menirea să realizeze un echilibru permanent
între procesele economice care se desfăşoară în unitate, să prevină influenţele
negative ale unor factori perturbatori şi să menţină condiţiile favorabile realizării
obiectivelor prestabilite.
 control de pilotaj - presupune realizarea unor astfel de acţiuni încât să
readucă sistemul la parametrii prestabiliţi. Se efectuează după manifestarea unor
factori cu influenţe negative şi au avut loc întârzieri sau diminuări ale
performanţelor prestabilite.
 control adaptiv - prevenirea acţiunii factorilor perturbatori cu influenţă
negativă asupra proceselor economice ,necesită o activitate continuă din partea
managerilor, pentru crearea de noi condiţii favorabile menite să conducă la
realizarea obiectivelor propuse.
3. Conformperioadei de refeință a actului de control:
 controlul preventiv - urmăreşte oprirea, înainte de efectuare, a operaţiilor
care nu-şi găsesc justificarea din punct de vedere economic sau legal, în general, se
exercită de către componenţii eşalonului superior al managementului.
 controlul curent (operativ) - se exercită concomitent cu desfăşurarea
proceselor din unitate, este exercitat de întregul personal care se află în sistemul de
management al unităţii.
 controlul final (postoperativ) - verificarea modului în care s-a desfăşurat o
activitate, furnizează informaţii utile pentru reluarea procesului de management în
etapele următoare
4. După modul cum se exercită controlul curent poate fi:
 total - se realizează de către ocupanţii posturilor din eşalonul inferior;
 parţial - se realizează de către managerii din eşalonul superior.
5. Dupăconţinutul controlului se deosebesc:
 controlul tehnic -se exercită asupra proceselor de producţie sub toate
aspectele sale (tehnologia aplicată, starea de funcţionalitate a mijloacelor de
muncă, etc.).
 controlul economic -se referă la aspectele economice şi financiare din
unitatea economică.