Documentele economice-concept şi importanţă

Contabilitatea ca ştiinţă utilizează un procedeu specific ştiinţelor economice care permite ca

operaţiunile economice şi financiare referitoare la evidenţierea existentului şi mişcării elementelor
patrimoniale ale unei unităţi să fie consemnate în momentul efectuării lor, procedeu reprezentat de
document.
Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea tuturor datelor ei pe baza
acestor documente scrise în care se consemnează operaţiunile economico-financiare în momentul
producerii lor şi ulterior aceste documente se centralizează în evidenţa tehnico-operativă, în
contabilitatea unităţii patrimoniale, condiţionând direct calitatea şi oportunitatea deciziilor la nivelul
conducerii.
Constituind baza înregistrărilor în contabilitate, ele influenţează nemijlocit exactitatea
datelor contabile şi operativitatea obţinerii informaţiilor.
Documentele economice prin datele pe care le conţin, ele fac dovada înfăptuirii
operaţiunilor economice şi financiare, constituind baza înregistrărilor în contabilitate.
Potrivit Legii 82/1991 actualizată "Legea Contabilităţii" există obligaţia ca orice unitate
patrimonială să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică a faptelor, fenomenelor şi proceselor
economice, să prelucreze şi să păstreze informaţiile cu privire la situaţia patrimoniului şi a
rezultatelor obţinute, controlul operaţiunilor economice şi centralizarea informaţiilor.
Având în vedere aceste considerente există obligativitatea consemnării faptelor,
fenomenelor, evenimentelor sau modificărilor economice care se petrec la nivelul unei unităţi
patrimoniale, în acte sau documente scrise.
Documentele economice sunt acte sau dovezi scrise care se întocmesc la locul şi în
momentul înfăptuirii operaţiunilor economice şi financiare.
Documentele economice prezintă importanţă deoarece:
-prin datele pe care le conţin fac dovada înfăptuirii operaţiilor economice şi financiare, ele
constituind baza înregistrărilor în contabilitate;
-prin intermediul documentelor economice se înfăptuieşte controlul economic şi financiar,
permiţând constatarea unor nereguli în gestionarea patrimoniului şi totodată permit respectarea
disciplinei financiare şi contractuale;
-documentele economice prezintă o importanţă juridică, fiind folosite ca probe în instanţele
judecătoreşti, în cazul unor litigii patrimoniale;
- prin intermediul documentelor economice se înfăptuieşte controlul economic şi financiar pentru
apărarea averii, reprezentând un mijloc pentru descoperirea unor nereguli în gestiunea
patrimoniului, ca de exemplu: efectuarea de cheltuieli şi plăţi fără bază legală, a cazurilor de lipsuri
şi sustrageri de bunuri, pentru stabilirea în acelaşi timp a răspunderilor materiale a persoanelor
vinovate;
- documentele sunt folosite ca probe materiale în instanţele de judecată în vederea stabilirii
adevărului, având astfel o importanţă juridică.

Elementele de conţinut ale documentelor economice

Documentele economice prezintă un conţinut care diferă în funcţie de caracterul

operaţiunilor economice consemnate. Ele se concretizează în anumite exprimări care permit
înţelegerea operaţiunilor economice pe care le reflectă, de către cei care le întocmesc, respectiv de
către cei care le utilizează.
Elementele care reflectă conţinutul documentelor economice sunt incluse în două categorii:
 elemente comune tuturor documentelor economice;
 elemente specifice fiecărui document.
Elementele de conţinut comune tuturor documentelor economice sunt:
 denumirea documentului;
 denumirea şi sediul societăţii patrimoniale care întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economice;
 conţinutul operaţiunii economice şi justificarea efectuării ei prin cuvinte şi cifre iar atunci
când este cazul şi temeiul legal al efectuării ei;
 etaloanele de măsură aferente operaţiunii economice;
 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economice, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale
persoanelor în drept să aprobe operaţiile respective;
Elementele de conţinut specifice se referă la conţinutul particular, specific fiecărui document
economic.
De exemplu: în factură sunt precizate date referitoare la identificarea delegatului care a
preluat marfa, la mijlocul de transport utilizat, datele referitoare la identificarea beneficiarului, etc.
În chitanţă sunt precizate elemente referitoare la suma care a fost încasată, scopul pentru care a fost
încasată.

Funcţiile documentelor economice

Documentele economice îndeplinesc următoarele funcţii:

  funcţia de consemnare, cantitativă, calitativă şi valorică, în cifre, a operaţiunilor economice
efectuate la nivelul unei unităţi patrimoniale;
 funcţia de document justificativ în sensul că, orice document economic stă la baza
înregistrării în contabilitate;
 funcţia de control, indiferent de forma în care se realizează aceasta şi de scopul propus;
 funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale;
 funcţia de calculaţie în sensul că, documentele economice servesc pentru efectuarea unor
calcule în scopul determinării unor indicatori economico-financiari, cum ar fi: costul de
producţie, profitul, rata profitului etc.

Clasificarea documentelor economice

La nivelul unităţilor patrimoniale sunt utilizate documente economice diverse şi numeroase

în funcţie de operaţiile economice pe care le consemnează.
În funcţie de trăsăturile caracteristice ale acestora, documentele economice se clasifică după
mai multe criterii, astfel:
a. după natura operaţiilor pe care le consemnează, documentele economice se împart în:
-documente referitoare la imobilizările corporale: Proces-verbal de recepţie a mijlocului fix;
Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloculu fix; Bonul de mişcare a mijloacelor fixe, etc.;
-documente referitoare la activele circulante materiale-stocuri: Bon de consum, Bon de predare-
transfer-restituire, Notă de intrare recepţie, Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
-documente referitoare la activele circulante băneşti: Chitanţă, Chitanţă fiscală, Dispoziţie de
plată-încasare, Proces-verbal de plăţi, etc.
-documente privind salariile şi alte drepturi băneşti cuvenite personalului: Lista de avans
chenzinal, Stat de salarii, Ordin de deplasare, etc.
-documente care consemnează operaţiuni referitoare la vânzări: Factură, Factură fiscală, Aviz
de expediere, Aviz de însoţire a mărfii, etc.
b. după forma de prezentare
- documente tipizate;
- documente netipizate.
Documentele tipizate se prezintă sub o formă STAS, conform unui Nomenclator al
documentelor.
Documentele tipizate prezintă o serie de avantaje:
-asigură un sistem unitar de evidenţă, creându-se posibilitatea prelucrării şi centralizării operative a
datelor;
-permit economisirea unui volum mare de muncă;
-obţinerea unor informaţii într-un timp scurt şi cu un cost redus.
Din punct de vedere al utilizării lor, formularele tipizate se împart în formulare comune
privind activitatea financiar contabilă, elaborate de Ministerul Finanţelor şi formulare specifice,
elaborate de ministere, departamente, asociaţii profesionale sau de către unitatea patrimonială în
funcţie de necesităţi.
Exemple de documente tipizate: factură fiscală, aviz de însoţire a mărfii, bon de consum,
listă de inventariere, notă de intrare-recepţie, etc.
Aşadar, există o diversitate de documente tipizate, utilizându-se fiecare document
corespunzător cu operaţiunea economică pe care o consemnează.
Documentele netipizate se întocmesc pe hârtie simplă şi nu au format impus, tip, prezentând
dezavantajul că necesită un volum mare de muncă.
c. după modul de evidenţiere şi înregistrare în unitatea patrimonială
-documente obişnuite;
-documente cu regim special.
Documentele obişnuite sunt cele care au regim de circulaţie şi înregistrare specific fiecărei
unităţi patrimoniale.
Documentele cu regim special sunt reprezentate de acele documente pentru care există
dispoziţii legale cu precizări exprese privind modul de completare, circulaţie şi păstrare.
Acestea se împart la rândul lor în două categorii:
-cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare privind activitatea financiară şi contabilă. În
această categorie sunt incluse: aviz de însoţire a mărfii, factura, factura fiscală, chitanţă, chitanţă
fiscală, etc.
-documente care pot fi tipărite numai în anumite condiţii şi la comanda numai a anumitor persoane
juridice. În această categorie sunt incluse: cecuri, efecte de comerţ, tichete de masă, foi de parcurs
etc.
Evidenţa documentelor cu regim special se ţine cu ajutorul "Fişei de magazie a
documentelor cu regim special", prin care se urmăreşte existenţa şi mişcarea fiecărui fel de
document.
d. după locul unde se întocmesc şi circulă:
-documente interne;
-documente externe.
Documentele interne se elaborează în interiorul societăţii patrimoniale. Documentele interne
pot circula fie numai în interiorul societăţii numindu-se documente interne cu circulaţie internă, fie
ele pot circula şi în afara societăţii, fiind denumite documente externe.
 De exemplu: bonul de consum se elaborează de către economist, circulă şi rămâne numai în
interiorul acesteia. Însă, factura fiscală, avizul de însoţire a mărfii, chitanţa se elaborează în
interiorul unităţii dar circulă în exterior.
Documentele externe sunt reprezentate de documente care se elaborează în afara societăţii
patrimoniale provenind de la alte societăţi cu care aceasta are relaţii contractuale. De exemplu,
factura fiscală care vine de la furnizori, extrasul de cont care vine de la bancă, etc.
e. după modul de completare –întocmire:
-documente care se întocmesc manual;
-documente care se întocmesc electronic;
Deşi progresul realizat în utilizarea tehnicilor moderne de consemnare a informaţiilor primare a
atins cote înalte, întocmirea manuală a documentelor economice ocupă un loc preponderent.
Avantajele pe care le prezintă întocmirea manuală a documentelor economice sunt:
-autenticitatea lor, ele asigurând caracterul real al informaţiilor şi posibilitatea tragerii la
răspundere a celor care au cules şi consemnat informaţiile. Această răspundere este întărită şi prin
semnătura pe documente a persoanelor sau organelor care au efectuat operaţiile respective.
Întocmirea documentelor şi prelucrarea datelor cu mijloace tehnice prezintă avantaje faţă de
prelucrarea manuală în ceea ce priveşte exactitatea şi operativitatea datelor, precum şi reducerea
considerabilă a volumului muncii de rutină.
f. după natura operaţiunii pe care o reflectă:
-documente justificative;
-documente de dispoziţie;
-documente de execuţie;
-documente mixte sau combinate;
-documente contabile.
Documentele justificative- justifică efectuarea operaţiunii economice şi consemnarea ei în
momentul producerii; aceste documente justificative stând astfel la baza înregistrărilor în
contabilitate.
Documentele de dispoziţie sunt documentele care cuprind ordinul pentru efectuarea
operaţiunii economice respective, precum şi indicaţiile necesare executării ei nefăcând dovada
efectuării operaţiei.
Ele nu pot servi ca bază a înregistrărilor în contabilitate. În această categorie intră: ordin de
deplasare, dispoziţie de încasare a unei sume de bani, cecul de numerar pentru ridicarea unei sume
de bani de la bancă, dispoziţia de plată către casierie pentru eliberarea unei sume către un
beneficiar, comanda, etc.
 Documentele de execuţie sunt acele documente care atestă efectuarea operaţiunii economice
respective.
De exemplu: chitanţa atestă îndeplinirea dispoziţiei de a încasa o sumă de bani sau de a
elibera o sumă de bani, după caz.
Documentele combinate sau mixte sunt acele documente care cuprind atât ordinul pentru
efectuarea operaţiunii economice respective cât şi efectuarea propriu-zisă a acesteia.
De exemplu: Bonul de consum cuprinde atât ordinul către magazie de a elibera anumite
valori materiale, dar şi executarea acestei dispoziţii de către gestionar, Dispoziţia de livrare-Aviz de
expediere, Fişa limită de consum.
Documentele contabile sunt reprezentate de acele documente care au ca scop înregistrarea
cronologică şi sistematică a operaţiunilor economice; ele se întocmesc de către compartimentul
contabilitate: notele contabile, fişele de cont pentru operaţii diverse.
g.după conţinut documentele pot fi:
-documente primare;
-documente centralizatoare;
Documentele primare sunt acele documente care consemnează pentru prima dată
operaţiunile economice şi financiare prin culegerea datelor de pe teren. În această categorie sunt
incluse: Bonul de consum, Procesul verbal de predare-primire, Facturi, Cecuri, Chitanţe etc.
Documentele centralizatoare–cumulative sunt reprezentate de acele documente care
colectează datele din mai multe documente primare, care cuprind operaţii de acelaşi fel. De
exemplu: Centralizatorul lunar al consumurilor de materiale, Jurnalul de vânzări, Jurnalul de
cumpărări etc, Borderoul de prezentare a facturilor la bancă.
h. după suportul care depozitează informaţia:
-documente pe suport de hârtie;
-documente pe suporturi magnetice: dischete, CD-uri.
i.după sfera de aplicare, documetele economice se grupează astfel:
-documente de uz general sunt reprezentate de documete care se utilizează în toate ramurile de
activitate. Astfef, Chitanţa, Chitanţa fiscală, Factura, Factura fiscală, Statul de salarii, Aviz de
însoţire a mărfii.
-documente specifice sunt acele documete care se utilizează în anumite ramuri ale economiei
naţionale. Astfel, în zootehnie se utilizează: Actul de fătare, Actul de mutaţie, Actul de cîntărire,
Fişa consumului de furaje, Actul de moarte- dispariţie-tăiere; în construcţii: Contractul de
antrepriză, în agricultură: Pontajul lucrărilor manuale, Evidenţa activităţii mecanizatorului, etc.

Reguli generale de întocmire a documentelor economice

 Să fie scrise clar şi citeţ pentru a se evita orice posibilitate de interpretare;
 Să nu prezinte ştersături sau corecturi;
 Să fie întocmite la timp;
 Să fie barate rândurile libere printr-un Z;
 Spaţiile în interiorul rândului se completează printr-o linie orizontală;
 Să conţină date exacte şi reale;
 Rectificarea greşelilor se face în toate exemplarele documentului, apelându-se la ştersul
contabil, care constă în tăierea cu o liniei a textului sau sumei greşite în aşa fel încât să se se
citească ce a fost scris greşit, se scrie deasupra textul sau suma corectă şi semnează cel care a făcut
corectura. Această modalitate de rectificare a greşelilor se utilizează la documentele care au regim
juridic obişnuit: bon de consum, listă de inventariere, fişa consumului de furaje; însă, documentele
care au regim juridic special, cum ar fi documentele de casă, de bancă: cecuri, chitanţă, factură,
ordin de plată, nu se utilizează ştersul contabil ci se anulează întregul set de exemplare şi se trece la
elaborarea corectă a următorului set.
Exactitatea conţinutului documentelor, întocmirea lor clară, la timp şi cu toate datele,
prezintă o deosebită importanţă, întrucât determină exactitatea şi realitatea tuturor datelor contabile,
asigură ţinerea la zi a contabilităţii, contribuind la conducerea operativă a unităţilor.