Solicitarea auditarii

Solicitarea auditarii
La aparitia unei solicitari de evaluare sau de auditare a unui sistem de management, pentru a putea
planifica si pregati in mod corespunzator auditul este necesar ca auditorul/auditoria sa aiba acces la
o serie de informatii privind organizatia auditata. Aceste informatii se refera in general la
urmatoarele aspecte:
❑Date generale despre organizatie, precum: nume, adresa, persoana de contact,domeniu de activitate, gama de
produse,puncta de lucru, procese, regelementari, etc.
❑Resurse umane, resurse tehnice;
❑Resurse financiare, apartenenta la corporatii, daca este cazul;
❑Procese subcontractuale care pot influenta conformitatea cu cerintele;
❑Standarde sau alte cerinte, eventual impuse de client;
❑Domeniul de ceritficare
 Solicitarea auditarii
❑ Procese cu impact asupra mediului;
❑ Materii prime utilizate si deseuri rezultate;
❑ Procese si echipamente de lucur utilizate care au impact asupra SSM;
❑ Posibile situatii de urgenta si accidente.

Toate aceste informatii pot fi obtinute fie prin intermediul unor chestionare completate de solicitant, fie prin
discutii directe cu solicitantul, fie prin accesarea paginii WEB a solicitantului.
 Initierea auditului
Etape:
o DESEMNAREA AUDITORULUI SEF
Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit ar trebui să numească şeful
echipei de audit pentru un anume audit.
Atunci când se efectuează un audit comun, este important să se ajungă la un acord între
organizaţiile care auditează înainte ca auditul să înceapă referitor la responsabilităţile specifice ale
fiecărei organizaţii, în special cele referitoare la autoritatea şefului echipei desemnat pentru audit.
 Initierea auditului
Etape:
o DEFINIREA OBIECTIVELOR, DOMENIULUI ŞI A CRITERIILOR AUDITULUI

Obiectivele auditului definesc ceea ce urmează să se realizeze prin audit. Obiectivele unui audit pot include:

- Determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului sau a părţilor ale acestuia, cu
criteriile de audit;
- Evaluarea capabilităţii sistemului de management de a se asigura de conformitatea cu cerinţele reglementate şi
contractuale;
- Evaluarea eficacităţii sistemului de management în atingerea obiectivelor specificate; sau
- Identificarea zonelor de îmbunătăţire potenţială a sistemului de management
 Initierea auditului
Etape:
o DEFINIREA OBIECTIVELOR, DOMENIULUI ŞI A CRITERIILOR AUDITULUI

Domeniul auditului descrie amploarea şi limitele auditului cum sunt: locaţiile fizice, unităţile
organizaţionale, activităţile şi procesele care vor fi auditate şi perioada de timp acoperită de audit.

Criteriile de audit pot include politici, cerinţe contractuale sau coduri de bună practică aplicabile ale unor
domenii industriale sau de afaceri.
 Initierea auditului
Etape:

o DETERMINAREA FEZABILITATII AUDITULUI

Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit ar trebui să determine fezabilitatea auditului luând în considerare factori
cum sunt:
- Informaţii suficiente şi corespunzătoare pentru planificarea auditului;
- Cooperare adecvată din partea auditatului;
- Timpul şi resursele adecvate.
Atunci când auditul nu este fezabil, ar trebui să fie propusă clientului auditului o alternativă de cei responsabili de programul de audit, prin
consultare cu auditatul.
 Initierea auditului
Etape:
o SELECTAREA ECHIPEI DE AUDIT
Atunci când se decide mărimea şi componenţa echipei de audit, ar trebui să se ia în considerare următoarele:

- Obiectivele, domeniul, criteriile şi durata estimată a auditului;

- Competenţa globală a echipei de audit necesară pentru realizarea obiectivelor auditului;
- Cerinţele organismelor de acreditare/certificare, după cum este aplicabil;
- Necesitatea de a se asigura independenţa echipei de audit de activităţile care sunt auditate şi de a evita conflictele
de interese;
- Abilitatea membrilor echipei de audit de a interacţiona eficace cu auditatul şi de a lucra împreună;
- Limba în care se desfăşoară auditul şi înţelegerea caracteristicilor sociale şi culturale fie prin abilităţile personale ale
auditorului fie prin sprijinul unui expert tehnic.
 Initierea auditului
Etape:
o STABILIREA CONTACTULUI INIŢIAL CU AUDITATUL
Contactul iniţial cu auditatul poate fi neoficial sau oficial şi ar trebui să fie stabilit de cei responsabili de conducerea
programului de audit sau de conducătorul/şeful echipei de audit. Scopul contactului iniţial este să:

- Stabilească canalele de comunicare

- Furnizeze informaţii despre perioada de timp propusă şi componenţa echipei de audit;
- Solicite accesul la documentele relevante, inclusiv înregistrări;
- Determine regulile de securitate aplicabile zonei;
- Stabilească acordurile pentru efectuare auditului;
- Convină reciproc asupra necesităţii persoanelor însoţitoare cum sunt: observatorii sau ghizii echipei de audit.