Explorați Cărți electronice
Categorii
Explorați Cărți audio
Categorii
Explorați Reviste
Categorii
Explorați Documente
Categorii
Constanta 2021
Unii studenți se informează fără să se formeze;
Uitând că: INTORMATION = IN FORMATION
Motto:
1
Tehnologii Office cu aplicabilitate în
Domeniul management – financiar contabil
Microsoft Excel
2
Cuprins
Cap. I. Concepte fundamentale privind utilizarea aplicației microsoft excel 5
3
2.7. Funcţii de tip text ........................................................................................... 80
Cap. III BAZE DE DATE ÎN EXCEL ............................................................................ 84
3.1 Sortarea datelor ........................................................................................ ....... 84
3.2 Filtrarea bazelor de date ................................................................................. 88
3.2.1 Metoda filtrului standard (automat) .............................................................. 88
3.2.2 Metoda filtrului avansat (elaborat) .......................................................... 93
3.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date ......................................................... 97
3.4 Sintetizarea datelor din bazele de date utilizând tabela pivot ....................... 99
3.4.1 Proiectarea şi construirea tabelelor pivot ....................................................... 100
3.4.2 Gruparea informaţiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de centralizare 106
3.4.3 Modificarea/ ştergerea rubricilor de sintetizare aferente tabelei pivot ........... 107
3.4.4 Regruparea elementelor din structura tabelei pivot pe diferite criterii ........... 108
3.4.5 Configurarea opţiunilor tabelei pivot ............................................................. 112
3.4.6 Utilizarea obiectelor Slicer în cadrul tabelei pivot ....................................... 117
3.4.7 Diagramele pivot ........................................................................................... 121
Cap. IV REPREZENTĂRI GRAFICE..... .................................................................... 137
4.1 Creare unei reprezentări grafice ................................................................. 122
4.2 Tipuri de reprezentări grafice ...................................................................... 125
4.3 Diagrame Sparklines .................................................................................. 135
Cap. V UTILIZAREA EXCEL ÎN ASISTAREA DECIZIEI PRIN TEHNICI DE
SIMULARE SI OPTIMIZARE .........................................................................................137
5.1 Scenariile .................................................................................................... 138
5.2 Tehnica valorii scop (Goal Seek) ................................................................ 147
5.3 Utilizarea instrumentului Solver .................................................................. 151
Bibliografie ........................................................................................................................ 154
4
1 CONCEPTE FUNDAMENTALE PRIVIND UTILIZAREA APLICAŢIEI
MICROSOFT EXCEL
1.1 Registrul de lucru
Un fişier creat cu ajutorul aplicaţiei Microsoft Excel poartă de numirea de registru de lucru
(WorkBook). Principalele componente ale unui registru de lucru sunt: bara de acces rapid, zona
de comenzi şi opţiuni (Ribbon), bara de adrese, bara de formule, foaia de lucru activă, zona de
gestiune a foilor de lucru şi bara de stare (Figura nr. 1.1).
5
Un registru de lucru poate să conţină până la 255 foi de lucru (Worksheet) identificate iniţial prin
denumirile Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc. Numărul implicit de foi de lucru afişate la deschiderea
unui fişier Excel este de 3. Acest număr poate fi modificat în funcţie de cerinţele utilizatorului prin
selectarea tab-ului File Options General şi modificarea numărului în caseta aferentă
opţiunii Include this many sheets.
Foaia de calcul (Worksheet) este zona dintr-un registru de lucru destinată stocării şi manipulării
datelor; acesta conţine celule care sunt organizate pe rânduri şi coloane (Figura nr. 1.2). În
Microsoft Excel 2010 foaia de calcul cuprinde 17.179.869.184 celule organizate pe 1.048.576
rânduri (identificate prin numere) şi 16.834 coloane (identificate prin litere şi grupuri de litere - de
la A la XFD).
6
Unitatea structurală de bază a unei foi de calcul este celula, situată la intersecţia dintre rânduri şi
coloane. Fiecare celulă este identificată printr-o adresă (referinţă) compusă din litera coloanei şi
numărul rândului la a căror intersecţie este poziţionată. Spre exemplu celula din colţul sânga-sus
al foii de calcul este identificată prin adresa A1.
Celula activă este identificată printr-un chenar îngroşat şi este celula în care se introduc datele.
Celulele devin active prin selectarea lor cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor cu săgeţi de pe
tastatură. În celule pot fi introduse date cu valori constante sau formule/funcţii care returnează date
rezultat.
Selectarea celulelor
7
1.2.2.2 Inserarea de celule, rânduri, coloane
Inserarea de celule
Inserarea celulelor noi se realizează prin selctarea tab-ului Home - grupul Cells -butonul Insert
- comanda Insert Cells sau prin alegerea opţiunii Insert din meniul contextual disponibil la
executarea unui click-mouse-dreapta pe celula lângă care se doreşte inserare de noi celule. În
caseta de dialog afişată pe ecran se selectează opţiunea corespunzătoare modului în care se doreşte
realizarea inserării celulelor noi raportat la celula activă (Figura nr. 1.3).
Pentru inserarea simultană a mai multor celule, înainte de alegerea opţiunii de inserare se
selectează un număr de celule egal cu cel care se doreşte a fi inserat.
Inserarea de rânduri şi coloane
8
1.2.2.3 Ştergerea de celule, rânduri, coloane
Ştergerea celulelor
În urma selectării comenzii de ştergere a unor celule (tab-ul Home grupul Cells butonul
Delete comanda Delete Cells) pe ecran este afişată o casetă de dialog, similară celei afişate
la inserarea acestora, în cadrul căreia utilizatorul poate alege una dintre următoarele opţiuni:
o Shift cells left - celulele selectate sunt şterse, iar celulele din dreapta acestora
o Shift cells up - celulele selectate sunt şterse, iar celulele de sub acestea sunt
o Entire row – sunt şterse în întregime rândurile care conţin celulele selectate
pentru a fi şterse;
o Entire column – sunt şterse în întregime coloanele care conţin celulele selectate
pentru a fi şterse;
Aceeşi casetă de dialog este disponibilă după selectarea opţiunii Delete din meniul
contextual afişat la executarea unui click-mouse-drepta pe celulele de şters.
9
Ştergerea rândurilor şi coloanelor
Figura nr. 1.4 Modificare manuală Figura nr. 1.5 Modificare manuală
dimensiune rând dimensiune coloană
Ajustarea dimensiunii unui rând sau a unei coloane în funcţie de conţinut se realizează
executând dublu-click-mouse-stânga pe marginea din partea de jos a etichetei de rând/
marginea din dreapta etichetie de coloană.
Similar poate fi modificată simultan dimensiunea mai multor rânduri/coloane după
selectarea anterioară a acestora.
10
Modificarea dimensiunii rândurilor şi coloanelor utilizând comenzile de pe
Ribbon
Notă: Lăţimea unei coloane poate lua valori între 0 şi 255. Această valoare reprezintă
numărul de de caractere care pot fi afişate în celulă, utilizând fontul implicit în Microsoft
Excel. Înălţimea unui rând poate lua valori între 0 şi 409. Această valoare se măsoară în
„puncte”; 1 punct=0,035 cm.
11
1.2.2.5 Ascunderea/afişarea rândurilor şi coloanelor
Rândurile/coloanele pot fi ascunse şi prin selectarea opţiunii Hide din cadrul meniului
contextual disponibil la la executarea unui click-mouse-dreapta pe etichetele
rândurilor/coloanelor pentru care trebuie realizată ascunderea.
Home grupul Cells butonul Format Hide& Unhide Unhide Rows/ Unhide
Columns. Opţiunea de reafişare a rândurilor/coloanelor este disponibilă şi în meniul
contextual aferent acestora (opţiunea Unhide).
Opţiunile de copiere (Copy), mutare (Cut), lipire (Paste) şi lipire specială (Paste Special)
sunt disponibile atât în cadrul tab-ului Home, cât şi în meniul contextual
aferent celulelor. De asemnenea, se pot utiliza combinaţiile de taste corespunzătoare
acestor acţiuni: Ctrl+C – pentru copiere, Ctrl+X – pentru mutare, Ctrl+V – pentru lipire,
Ctrl+Alt+V – pentru lipire specială.
Opţiunea de copiere poate fi utilizată pentru copierea conţinutului celulelor sau a
atributelor acestora. După selectarea celulelor sursă, se alege opţiunea de copiere, se
selectează celula din colţul sânga-sus al domeniului destinaţie şi apoi se alege una dintre
următoarele opţiuni:
Paste special – pentru a copia doar anumite componente sau atribute de formatare
ale celulelor sursă. După alegerea opţiunii de lipire specială pe ecran este afişată
o casetă de dialog (Figura nr. 1.8) în care utilizatorul selectează componenta sau
atributul de formatare aferente celulelor sursă care vor fi copiate în domeniul
destinaţie.
12
Figura nr. 1.8 Opţiuni de lipire specială a celulelor
Spre exemplu, pentru a copia doar valorile, fără a copia atributele de formatare se
va utiliza opţiunea Values; pentru copierea atributelor de formatare, fără a copia
valorile se utilizează opţiunea Formats.
13
Opţiunea de mutare poate fi utilizată doar pentru mutarea întregului conţinut al celulelor;
astfel, după ce a fost selectată opţiunea Cut pentru celulele al căror conţinut se doreşte
a fi mutat, în Microsoft Excel este disponibilă doar opţiunea de lipire a întregului conţinut
al celulelor (Paste), nu şi opţiunea de lipire specială (Paste Special).
14
o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectat un rând din foaia de
o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectată o coloană din foaia
de calcul, atunci pe ecran vor fi fixate toate coloanele din stânga acesteia;
o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectată o celulă din foaia de
calcul, atunci pe ecran vor fi fixate toate rândurile de deasupra acesteia şi toate
coloanele din stânga acesteia;
Exemplu (Figura nr. 1.11): Să se fixeze pe ecran primele 3 rânduri (antetul coloanelor
tabelului) şi primele 2 coloane (numărul curent, numele şi prenumele cursanţilor evaluaţi)
ale foii de calcul.
Rezolvare exemplu: Se selectează celula C4 şi se alege opţiunea Freeze Panes, din
cadrul tab-ului View grupul Window butonul Freeze Panes.
15
Anularea fixării pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor se realizează selectând
opţiunea Unfreeze Panes (tab-ului View grupul Window butonul Freeze Panes).
Această opţiune este disponibilă doar după ce anterior a fost activată opţiunea de fixare
a rândurilor şi/sau coloanelor pe ecran.
1.2.5 Gestionarea foilor de calcul
Zona de gestiune a foilor de calcul (Figura nr. 1.12), poziţionată în partea de jos a
registrului de lucru, cuprinde:
o butoane care permit deplasarea între foile de calcul existente în registrul de
lucru curent;
o etichetele foilor de calcul; pentru vizualizarea conţinutului unei foi de calcul se
execută clik-mouse-stânga pe eticheta sa;
o un buton pentru inserarea unei noi foi de calcul.
Figura nr. 1.13 Opţiuni disponibile în cadrul meniului contextual aferent foilor de calcul
16
Figura nr. 1.14 Opţiuni disponibile în cadrul tab-ului Home pentru gestiunea foilor de calcul
17
Mutarea sau copierea foilor de calcul
Se selectează etichetele foilor de calcul care urmează să fie mutate sau copiate şi se
alege opţiunea corespunzătoare acestei acţiuni. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog
Move or Copy (Figura nr. 1.15). În cadrul acesteia se selectează:
o Registrul de lucru în care vor fi poziţionate foile de calcul copiate sau mutate; o
Denumirea foii de calcul înaintea căreia vor fi poziţionate (în registrul de lucru
destinaţie) foile de calcul copiate sau mutate;
Figura nr. 1.15 Caseta de dialog aferentă opţiunii de mutare sau copiere a foilor de calcul
Figura nr. 1.16 Exemplu privind aplicarea unei culori de fundal pentru etichetele foilor de calcul
18
1.3 Formule şi funcţii
Referinţele (adrese) celulare identifică locaţia unei celule sau a unui grup de celule în
foaia de calcul. Referinţele aferente celulei sau grupului de celule active (selectate la un
moment dat) sunt afişate în Bara de adrese (Name Box) - Figura nr. 1.17.
Referinţele celulare aferente unei celule sau unui grup de celule (câmp) se formează
după cum urmează (Figura nr. 1.18):
o Referinţa unei celule este compusă din litera coloanei şi numărul rândului la a
căror intersecţie se află celula respectivă. Exemplu: C5
o Referinţa unui câmp este formată din referinţa primei celule şi referinţa ultimei
celule din câmp, separate de simbolul ”:” Exemplu: B12:E12
19
Referirea celulelor dintr-o altă foaie de calcul a aceluiaşi registru de lucru se realizează
utilizând următoarea structură:
Sheet2!A1:B5
Referirea celulelor dintr-o foaie de calcul dintr-un alt registru de lucru se realizează
utilizând următoarea structură:
Exemplu: Referirea câmpului A1:D45 din foaia de calcul Vanzari a registrului de lucru
Rapoarte:
[Rapoarte]Vânzări!A1:D45
Tipuri de adrese (referinţe) celulare
În celulele foii de calcul se poate face referire, prin intermediul formulelor sau funcţiilor, la
valorile altor celule, utilizând adresele celulare. În funcţie de modul în care se comportă
la copiere, se deosebesc trei tipuri principale de adrese celulare: relative, absolute (fixe)
şi mixte (Tabelul nr. 1.1).
20
Tabelul nr. 1.1 Tipuri de adrese celulare
Identificarea unei celule sau a unui câmp prin atribuirea unui nume
Identificarea unei celule sau a unui câmp se poate realiza nu numai prin intermediul
referinţelor celulare, ci şi prin atribuirea unui nume. În cadrul aceluiaşi registru de lucru
numele trebuie să fie unice.
Figura nr. 1.19 Caseta de dialog utilizată pentru atribuirea de nume pentru celule şi câmpuri
21
Atribuirea unui nume presupune selectarea celulei sau a câmpului la care acesta se
referă şi activarea comenzii Define Name (tab-ul Formulas grupul Defined Names).
În caseta de dialog (Figura nr. 1.19) afişată pe ecran se completează următoarele rubrici:
Name - numele atribuit celulei sau câmpului;
Scope - nivelul la care este accesibil numele: local (la nivelul foii de calcul -
Worksheet) sau global (la nivelul întregului registru de lucru –
Workbook);
Comment – opţional poate fi completată o explicaţie suplimentară;
Refers to – conţine adresa celulei sau câmpului pentru care se atribuie noul nume;
această rubrică este completată automat în cazul în care celula sau câmpul au fost
selectate anterior activării comenzii Define Name.
După completarea rubricilor, noul nume se validează prin apăsarea butonului OK.
În acest scop se selectează tab-ul Formulas grupul
Defined Names butonul Create from Selection. Pe
ecran este afişată caseta de dialog Create Names from
Selection (Figura nr. 1.20) în
22
Gestiunea numelor de câmpuri se realizează prin selectarea comenzii Name
Manager (tab-ul Formulas grupul Defined Names). În cadrul casetei de dialog
Name Manager (Figura nr. 1.21) este afişată o listă cu toate numele de câmpuri definite
în registrul de lucru curent. Acestea pot fi editate (butonul Edit) sau şterse (butonul
Delete). De asemenea, se pot aplica o serie de filtre asupra listei de nume (butonul Filter).
23
Figura nr. 1.22 Bara de formule
Operatorii matematici care pot fi utilizaţi în formulele Excel sunt: + (adunare), - (scadere),
/ (împărţire), * (înmulţire), ^ (ridicare la putere). În cazul în care se utilizează mai mulţi
operatori într-o formulă, trebuie să se ţină cont de ordinea în care operaţiile matematice
sunt efectuate. Ordinea operaţiilor poate fi schimbată prin utilizarea parantezelor. Astfel,
primele sunt luate în calcul operaţiile cuprinse între paranteze, urmate de:
o Ridicările la putere;
o Împărţiri şi înmulţiri; aceste două tipuri de operaţii au acelaşi nivel de
Figura nr. 1.23 Exemplu utilizare operatorii matematici în cadrul unei formule
de calcul Excel
24
1.3.2.2 Utilizarea funcţiilor în cadrul formulelor
În cadrul formulelor poate fi utilizată o gamă largă de funcţii predefinite în Microsoft Excel
sau funcţii definite de către utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic for Applications.
Indiferent de categoria din care fac parte, funcţiile sunt compuse din:
o Denumirea funcţie
o Unul sau mai multe argumente – introduse între paranteze rotunde şi separate prin
virgulă „ , ” sau punct şi virgulă „ ; ” în funcţie de parametrii regionali configuraţi în
sistemul de operare.
Funcţia SUM utilizată în celula C9 pentru calculul Valorii totale a vânzărilor are un
singur argument – câmpul C2:C7. În acest caz, funcţia va însuma
valorile tuturor
celulelor din cadrul acestui câmp (C2+C3+C4+C5+C6+C7).
Funcţia SUM utilizată în celula C11 pentru calculul Valorii vânzărilor pentru punctul
de vânzare A are 3 argumente – celulele C2, C5 şi C7. În această situaţie, funcţia
va însuma valorile din aceste celule (C2+C5+C7).
Figura nr. 1.24 Exemple utilizare funcţii în cadrul formulelor de calcul Excel
25
Varianta 1- Se tastează funcţia în mod direct în cadrul unei celule sau pe bara de formule.
După tastarea semnului „=” şi a primei litere din denumirea funcţiei, pe ecran este afişată o listă
cu toate funcţiile disponibile a căror denumire începe cu litera respectivă. Pentru a insera o funcţie
din listă se selectează denumirea acestia şi se execută dublu-click-mouse-stânga aceasta sau se
apasă tasta Tab.
Varianta 2- Se apasă butonul de inserare a unei funcţii (Insert Function) de pe bara de formule
(Figura nr. 1.25). În caseta de dialog Insert Function se caută funcţia utilizând cuvinte cheie sau
se selectează categoria acesteia. După afişarea listei de funcţii se selectează denumirea funcţiei şi
se apasă butonul OK. Pe ecran este afişată caseta de dialog Function Arguments în cadrul căreia
se introduc argumentele funcţiei şi se validează prin apăsarea butonului OK.
26
Figura nr. 1.25 Introducerea unei funcţii utilizând butonul Insert Function
Varianta 3- Se selectează tab-ul Formulas butonul corespunzător categoriei
din care face parte funcţia denumirea funcţiei (Figura nr. 1.26). Pe ecran va fi afişată
caseta de dialog Function Arguments prezentată anterior în Figura nr. 1.25.
Figura nr. 1.26 Introducerea unei funcţii utilizând comenzile aferente tab-ului Formulas
Funcţiile predefinite din Excel sunt împărţite pe categorii ţinând cont de funcţionalitate lor: funcţii
matematice, funcţii statistice, funcţii financiare, funcţii logice, funcţii de tip dată calendaristică,
27
funcţii de consultare, funcţii de tip text, funcţii de tip bază de date, funcţii de informare, funcţii de
inginerie, funcţii de tip cub, funcţii de compatibilitate. Principalele funcţii predefinite sunt
prezentate în Capitolul 1.6.
Notă: Prin utilizarea combinată a funcţiilor şi operatorilor matematici se pot obţine formule de
calcul complexe.
O formulă introdusă într-o celulă din foaia de calcul poate fi copiată şi în alte celule, utilizând una
dintre următoarele modalităţi:
mouse-ul, ţinând apăsat butonul din stânga acestuia, până când selecţia este extinsă
asupra tuturor celulelor în care se doreşte copierea formulei;
o După ce formula a fost copiată în toate celulele dorite, se eliberează butonul mouse-ului.
Figura nr. 1.27 prezintă un exemplu de copiere în celulele C6, C7, C8 şi C9 a formulei de calcul
care a fost introdusă anterior în celula C5. În acest exemplu se poate observa şi modul în care se
comportă la copiere adresele celulelor care intră în formula de calcul:
Adresa celulei $B$2 (adresă fixă) nu se modifică prin copiere deoarece, indiferent de
produs, cursul euro trebuie preluat din aceeaşi celulă.
28
Figura nr. 1.27 Exemplu de copiere a unei formule prin facilitatea de autoumplere
În situaţia în care în cadrul formulei nu ar fi utilizată o adresă fixă pentru celula care conţine cursul
euro, copierea formulei ar genera apariţia unor erori (Figura nr. 1.28). Acest fapt se datorează
modificării prin copiere a adresei celulei B2 în B3, B4 etc. (celule care nu conţin cursul euro care
trebuie luat în calculul Preţului de vânzare în Euro).
Figura nr. 1.28 Exemplu de copiere prin facilitate de autoumplere a unei formule care
conţine o eroare
Notă: Ca alternativă la utilizarea unei adrese fixe pentru celula care conţine cursul euro, se poate
atribui un nume pentru această celulă (vezi subcapitolul 1.3.1), nume care să fie utilizat în cadrul
formulei de calcul a Preţului de vânzare în Euro. Spre exemplu, dacă se atribuie pentru celula B2
numele Curs_valutar, formula de calcul introdusă în celula C5 va fi: =B5/Curs_valutar
29
o Se selectează celula care conţine formula;
Se apelează funcţia de copiere (vezi subcapitolul 1.2.3 Copierea sau mutarea celulelor);
o Se selectează celulele în care se doreşte copierea formulei;
o Se apelează funcţia de lipire (vezi subcapitolul 1.2.3 Copierea sau mutarea celulelor).
1.3.2.4 Semnificaţia erorilor standard asociate formulelor
În unele situaţii, din diferite cauze, formulele de calcul returnează erori. Semnificaţiile erorilor
standard care pot să apară ca urmare a introducerii unei formule de calcul sunt prezentate în
Tabelul nr. 1.2.
Tabelul nr. 1.2 Semnificaţiile erorilor standard asociate formulelor
Eroare Semnificaţie
######### Coloana nu este suficient de lată pentru a putea fi afişate toate
caracterele introduse în celulă sau celula conţine valori negative de tip
dată calendaristică sau oră.
#VALUE! Formula introdusă în celulă conţine tipuri de date diferite sau
necorespunzătoare (spre exemplu se face diferenţa între o valoare
numerică şi un şir de caractere).
#NAME! În cadrul formulei este utilizată o funcţie neinstalată sau a cărei
denumire este scrisă greşit. De asemenea, această eroare poate să
apară în situaţia în care formula face referire la nume de câmpuri
scrise greşit.
#REF! Referinţa unei celule utilizate în cadrul formulei nu este validă (spre
exemplu, celula la care se face referire a fost ştearsă după utilizarea
sa în cadrul formulei).
#DIV/0! În cadrul formulei se face împărţirea unui număr la 0 sau la o celulă
care nu conţine nici o valoare.
#NUM! Formula sau funcţia conţine valori numerice care nu sunt valide.
#N/A! O valoare nu este disponibilă pentru o funcţie sau o formulă.
#NULL! Formula face referire la două câmpuri care nu se intersectează.
30
1.4 Generarea seriilor de date
Microsoft Excel oferă posibilitatea generării automate a seriilor de date prin utilizarea metodei
Auto Fill. Această metodă poate fi utilizată atât pentru completarea automată a seriilor de date
numerice şi alfa-numerice, cât şi în cazul datelor calendaristice.
Generarea seriilor de date numerice şi alfa-numerice
Se introduc primele 2 valori ale seriei de date. Se selectează celulele care conţin aceste valori,
se poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al selecţiei şi se glisează mouse-
ul (pe verticală sau orizontală) pentru generarea seriei de date. Seria de date va fi completată
automat în funcţie de pasul de incrementare stabilit prin primele 2 valori ale seriei.
În colţul din dreapta jos al câmpului care conţine seria de date sunt afişate opţiunile de
completare automată (Auto Fill Options). Sunt disponibile următoarele opţiuni pentru
completarea automată a seriei de date (Figura nr. 1.29):
o Fill Series – este completată seria de date, fiind copiate şi atributele de
formatare aplicate pentru celulele care conţin primele 2 elemente ale seriei;
o Fill Without Formatting – este completată seria de date, fără a fi copiate şi formatările.
31
Generarea seriilor de date calendaristice
Se introduce prima dată calendaristică din serie. Se selectează celula care conţine această dată, se
poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al acesteia şi se glisează mouse-ul (pe
verticală sau orizontală) pentru generarea seriei de date.
În cazul seriilor de date calendaristice sunt disponibile următoarele opţiuni de completare automată
(Figura nr. 1.30):
o Fill Series – este completată seria de date prin incrementarea zilei;
o Fill Without Formatting – este completată seria de date prin incrementarea
32
Notă: Pentru a genera automat o serie de date calendaristice cu un pas de incrementare diferit de 1
pentru zile, luni sau ani, se introduc primele două date calendaristice respectând pasul de
incrementare dorit şi se generează seria pe baza acestora.
33
Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Number din caseta de dialog
Format Cells (Figura nr. 1.32).
În caseta de dialog Format Cells tab-ul Number (Figura nr. 1.32) se poate selecta una dintre
următoarele categorii de formate:
General – nu presupune aplicarea unui format specific;
34
Currency – se utilizează pentru valori monetare. Caracteristici de formatare: o
Numărul de zecimale (rubrica Decimal places);
o Simbolul monetar (rubrica Symbol);
Currency constă în cazul categoriei Accounting sunt aliniate în cadrul coloanei atât
simbolurile monetare, cât şi separatorii de zecimale;
Date – se utilizează pentru afişarea datei calendaristice şi a orei. Fiecare dată calendaristică
este stocată în Excel sub forma unui număr serial (Figura nr. 1.33). În funcţie de locaţia
selectată (rubrica Location) se modifică ordinea de afişare a elementelor componente ale
datei calendaristice în cadrul rubricii
Type. Spre exemplu, pentru locaţia România formatul de afişare este zi/lună/an, pentru
locaţia English (US) formatul de afişare este lună/zi/an.
Time - se utilizează pentru afişarea orei. La fel ca în cazul datei calendaristice, ora este
stocată în Excel sub forma unui număr serial. Formatele de afişare disponibile la rubrica
Type depind de locaţia selectată la rubrica Location.
35
Special – se utilizează pentru afişarea datelor de tip: cod poştal, număr de telefon, cod
numeric personal. Formatul de afişare depinde de locaţia selectată la rubrica Location;
Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Alignment din caseta de dialog
Format Cells (Figura nr. 1.35).
36
Figura nr. 1.35 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Alignment
În caseta de dialog Format Cells tab-ul Alignment (Figura nr. 1.35) se pot selecta următoarele
opţiuni de formatare:
Rubrica Horizontal – se selectează tipul de aliniere a textului pe orizontală în cadrul
celulei;
Caseta de validare Wrap text – se bifează în cazul în care se doreşte scrierea textului pe
mai multe rânduri în cadrul celulei (Figura nr. 1.36);
37
Caseta de validare Merge cells – se bifează în cazul în care se doreşte fuzionarea mai multor
celule (Figura nr. 1.38); anularea fuzionării celulelor se realizează prin debifarea casetei de
validare Merge cells;
Figura nr. 1.38 Utilizarea opţiunii Merge cells pentru fuzionarea celulelor A4, A5 şi A6
Rubrica Text direction – se selectează direcţia de afişare a textului în cadrul celulei (de la
dreapta la stânga sau de la stânga la dreapta);
Formatarea caracterelor se poate realiza prin folosirea uneia dintre următoarele modalităţi:
Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de comenzi Font, din cadrul tab-ului Home (Figura
nr. 1.40); sau
38
Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Font din caseta de dialog
Format Cells (Figura nr. 1.41).
Efectele (Effects) care pot fi aplicate asupra textului sunt: taierea textului cu o linie (Strikethrough),
scrierea textului sub formă de putere (Superscript) şi scrierea textului sub formă de indice
(Subscript).
1.5.4 Aplicarea bordurilor pentru celule
Aplicarea bordurilor pentru celule se poate realiza prin folosirea uneia dintre următoarele
modalităţi:
Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de
comenzi Font, din cadrul tab-ului Home; sau
în cadrul tab-ului Border din caseta de dialog
Prin utilizarea opţiunilor disponibile
Format Cells (Figura nr. 1.42).
39
Figura nr. 1.42 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Border
Aplicarea unei culori de fundal pentru celule se poate realiza prin folosirea uneia dintre
următoarele modalităţi:
Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Fill din caseta de dialog Format Cells
(Figura nr. 1.43).
40
Figura nr. 1.43 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Fill
o În cadrul tabelului este afişat, în fiecare celulă antet de coloană, câte un buton de selecţie care
permite alegerea unor opţiuni de sortare şi filtrare a datelor (Error! Reference ource not found.).
Opţiunile de sortare şi flitrare a datelor sunt prezentatedetaliat în Subcapitolul Error! Reference
ource not found. şi Subcapitolul Error! Reference ource not found..
Formulele de calcul introduse în orice celulă dintr-o coloană a unui tabel pre-definit sunt extinse
în mod automat în toate celulele din coloana respectivă fără a fi necesară copierea lor manuală.
Figura nr. 1.45 Opţiuni de sortare şi filtrare a datelor din tabele cu stil pre-definit
42
Înlăturarea stilului pre-definit aplicat asupra unui tabel se realizează prin selectarea opţiunii
Convert to Range disponibilă în cadrul tab-ului Design (Figura nr. 1.44).
1.6 Formatarea condiţională
Formatarea condiţională este una dintre facilităţile vizuale ale Excel-ului ce permite evidenţierea
celule ale căror date îndeplinesc anumite condiţii. Instrumentul de formatare condiţională este
furnizat cu opţiuni noi ce oferă un mod de vizualizare mai pronunţat datelor dintr-o celulă sau o
plajă de celule ce se doresc a fi evidenţiate.
Primul pas îl reprezintă selectarea plajei de celule pe care dorim să aplicăm formatarea
condiţională.
Din meniul Home grupul de butoane
Styles se selectează opţiunea Conditional Formatting (Figura nr. 1.46).
43
Dacă, în cadrul unei plaje numerice, dorim să evidenţiem celulele cu valori mai mari, mai mici sau
egale cu o anumită valoare, între anumite valori impuse prin cerinţele utilizatorului sau valori
duplicate putem să optăm pentru varianta Conditional Formatting Highlight Cells Rules
(Figura nr. 1.47):
Greater Than
Less Than
Between
Equal to
Duplicate Values
Notă: Când se specifică criteriile pentru regulile condiționale este posibil să folosiţi referinţe
celulare în locul unor valori fixe, chiar şi din alte foi de lucru ale registrului curent.
Evidenţierea celulelor care conţin un anumit text sau a datelor calendaristice dintr-o anumită
perioadă se realizează din acelaşi meniu (Figura nr. 1.47), dar alegând opţiunile: Text that Contains
sau A Date Occuring.
Exemplu: Să se evidenţieze (formateze conditional) celulele din tabelul alăturat (Figura nr. 1.48)
ce conţin textul Bucureşti în cadrul lor.
44
Figura nr. 1.48 Tabel sursă pentru formatarea condiţională
Se poate selecta întregul tabel sau doar coloana corespunzătoare criteriului de selecţie,
respectiv “Judet” sau “Localitate”.
Din meniul Home Conditional Formatting Highlight Cells Rules Text that
Contains. Denumirea judeţului se poate insera de la tastatură (Figura nr. 1.49) sau se
poate selecta prima referinţă celulară în care apare denumirea respectivă (Figura nr.
1.50). De asemenea, se poate observa varietatea de culori în care poate fi evidenţiată
celula formatată, de la font roşu pe fundal roşu deschis la diverse alte combinaţii
coloristice personalizate (Figura nr. 1.50).
45
Figura nr. 1.50 Aplicare formatării condiţionale de text asupra tabelului sursă
Evidenţierea celulelor într-un clasament al primelor sau ultimelor n dintr-o plajă numerică în
valoare absolută sau procentual se realizeazăprin opţiunea
Conditional Formatting
Top/Bottom Rules:
Top 10 Items
Top 10%
Bottom 10 Items
Bottom 10%
De asemenea, tot prin această
opţiune pot fi evidenţiate celulele ce
conţin valori peste sau sub media
plajei numerice:
Above Average
46
Figura nr. 1.52 Baza de date pentru formatarea conditional a primelor 5 venituri
Se selectează plaja cu veniturile medii (I2:I8). Din meniul Home Conditional
Formatting Top/Bottom Rules Top 10 Items. În cadrul ferestrei de dialog Top 10
Items, se modifică valoarea implicită de la 10 la 5 prin selecţia directă. Se realizează şi
personalizarea culorii fontului şi a fundalului, astfel, faţă de cele implicite, se allege font
galben închis pe fundal galben deschis.
În cadrul seriei de şapte valori se pot observa ultimele cele mai mici valori care rămân
neschimbate din punct de vedere al formatării ca urmare a nerespectării condiţiei impuse
(Figura nr. 1.53).
47
Referitor la barele de date Conditional
Formatting Data Bars (Figura nr.
1.54) există posibilitatea să aplicați la
niveluluneiseriinumericeo
reprezentare sub forma unor
histogramelor orizontale prin umpleri
solide ale barelor sau doar evidenţierea
acestora prin conturul barelor. Se poate
seta direcția barei de date de la
dreapta la stânga în loc de direcția de
la stânga la dreapta. În plus, barele de
date pentru valori negative apar în
partea opusă a axei față de valorile
pozitive.
Se selectează plaja de celule reprezentând coloana “Profit” (Q2:Q7). Din meniul Home
se selectează Conditional Formatting Data Bars opţiunea Gradient Fill.
Ca urmare a valorilor negative ale profitului înregistrat de două din companiile panelului,
acestea vor fi evidenţiate de partea opusă a axei, cu culoarea roşie (Figura nr. 1.55).
Barele de date pot fi reprezentate prin oricare din cele şase variante implicite de culoare.
48
Figura nr. 1.55 Formatarea personalizată a profitului companiilor din baza de date
49
După selecţia coloanei “Venit mediu” (plaja de celule I2:I9) din meniul Home se
selectează Conditional Formatting Color Scales se alege opţiunea Blue-White-Red
Color Scale (Figura nr. 1.57).
50
Figura nr. 1.58 Opţiunea Icon Sets
51
Rezultă fereastră de dialog New Formatting Rule în care se setează următoarele
proprietăţi:
- tipul regulei de formatare (Format cells based on thei values)
Notă: dacă se doreşte să fie vizualizată doar pictograma, fără valoarea numerică
din fiecare celulă se bifează opţiunea Show Icon Only.
52
Astfel, rezultatul formatării personalizate cu pictograme predefinite pe coloana “Venit
mediu” este ilustrat în Figura nr. 1.61.
Clear Rules ( Figura nr. 1.62).
53
Se selectează plaja de celule care se doreşte a fi formatată, în cazul nostru B2:B8 (Figura
nr. 1.63).
Din meniul Home Conditional Formatting New Rule opţiunea Use a formula
to determine which cells to format. Această opţiune se alege ca urmare a faptului că
regula de formatare se aplică asupra altei plaje de celule decât cea selectată.
Notă: S-a egalat prima referinţă celulară de pe plaja C2:C8 cu valoarea „Bucuresti”
(C2=”Bucuresti”). Dacă valorile de pe plaja respectivă sunt scrise fără diacritice, atunci
ele sunt folosite în această formă şi în cadrul formulelor. Formula se mai putea scrie şi
sub forma C2=$C$2 (se egalează cu valoarea absolută a celulei în care se regăseşte
valoarea din cerinţa, evitându-se în felul acesta problema diacriticelor).
54
Figura nr. 1.64 Etapele formatării condiţionale prin respectarea regulilor impuse
55
2. FUNCŢII PREDEFINITE ÎN EXCEL
Funcţiile predefinite reprezintă formule speciale, care respectă o anumită sintaxă şi permit
realizarea de calcule matematice şi trigonometrice, statistice, financiare, de căutare şi consultare
cu recuperarea unor informaţii în funcţie de un element cheie, operaţii cu şiruri de caractere, date
calendaristice, etc. Excel le grupează pe tipuri de funcţii în funcţie de specificul şi utilitatea
acestora. În paginile care vor urma, din cadrul acestui capitol, vom prezenta şi exemplifica cele
mai importante funcţii predefinite.
Funcţii algebrice
Funcţii trigonometrice
Funcţii de rotunjire
Sintaxa:
= SUM (listă-elemente)
unde:
listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de câmpuri,
rezultate ale altor formule. Această listă de elemente poate fi reprezentată de o
plajă de celule continue, situaţie în care însumarea elementelor listei se poate
realiza şi prin apelarea butonului AutoSum (∑) sau de o plajă de celule
discontinue, situaţie în care utilizatorul va preciza în mod distinct elementele listei
de însumat.
56
Exemplu: Se consideră situaţia vânzărilor de produse din figura nr. 2.1. Se doreşte să se calculeze
valoarea totală al vânzărilor de produse cât şi valoarea totală a vânzărilor pentru produsul 1.
”condiţie” reprezintă un criteriu logic;
[câmp de însumat] este argumentul care desemnează câmpul care va fi
însumat. Acest argument este opţional şi, dacă lipseşte din sintaxă, rolul
său este preluat de câmpul de evaluat.
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.1, se solicită calculul valorii totale a
vânzărilor în luna martie.
57
3. Funcţia SUMIFS – realizează suma unei serii de numere în funcţie de
evaluarea unei condiţii multiple.
Sintaxa:
unde:
câmp de însumat este argumentul care desemnează campul care va fi
însumat;
câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi
testat;
”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic;
camp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi
testat;
”condiţie2” reprezintă
al doilea criteriu logic (acceptă până la 127
condiţii de testat).
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.1, se solicită calculul valorii totale a
vânzărilor în luna martie, pentru produsele care au o valoare mai mare decât 5000 lei.
număr de rotunjit – este numărul real care se doreşte a fi rotunjit prin lipsă la
un întreg
58
Sintaxa:
unde:
număr de rotunjit – reprezintă o constantă numerică cu zecimale, rezultatul unei
expresii de calcul, referinţa celulară sau numele celulei ce conţine aceste elemente
număr de digits – reprezintă numărul de cifre la care se efectuează rotunjirea.
Notă:
0 (zero), atunci numărul este rotunjit
Dacă numărul de digits este mai mare decât
până la numărul specificat de zecimale;
Dacă numărul de digits este 0, atunci numărul este rotunjit până la cel mai
apropiat întreg.
Dacă numărul de digits este mai mic decât 0, atunci numărul este rotunjit spre
stânga separatorului zecimal (virgulei).
59
2.2. Funcţii statistice
Funcţiile statistice permit efectuarea de calcule statistice utilizând serii de valori şi distribuţii
statistice.
1. Funcţia MAX - returnează cea mai mare valoare dintr-o distribuţie statistică.
Sintaxa:
= MAX(listă-elemente)
unde:
din valori numerice, nume de
listă-elemente reprezintă o listă compusă
câmpuri, rezultate ale altor formule.
2. Funcţia MIN - returnează cea mai mică valoare dintr-o distribuţie statistică.
Sintaxa:
= MIN(listă-elemente)
unde:
listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de
60
Figura nr. 2. 5 Exemple de utilizare a funcţiilor MIN şi MAX în cadrul unei formatări
condiţionale
Notă: Pentru formatarea condiţională au fost definite 2 reguli distincte: o regulă pentru societăţile
cu cifra de faceri minimă şi o a doua regulă pentru societăţile cu cifra de afaceri maximă.
61
3. Funcţia AVERAGE calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice.
Sintaxa:
= AVERAGE (listă-elemente)
unde:
din valori numerice, nume de
listă-elemente reprezintă o listă compusă
câmpuri, rezultate ale altor formule.
”condiţie” reprezintă un criteriu logic
[câmp de calcul medie] este argumentul care desemnează câmpul pentru
care se va calcula media aritmetică. Acest argument este opţional şi dacă
lipseşte, câmpul de calcul medie va fi câmpul de evaluat.
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.6, se solicită calculul cifrei de afaceri
medii pentru luna februarie.
62
Figura nr. 2. 7 Exemplu de utilizare a funcţiei AVERAGEIF
5. Funcţia AVERAGEIFS calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice,
în funcţie de evaluarea unei condiţii multiple.
Sintaxa:
unde:
câmp de calcul medie este argumentul care desemnează câmpul
pentru care se va calcula media aritmetică (obligatoriu).
câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi
testat
”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic
câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi
testat
”condiţie2” reprezintă
al doilea criteriu logic (acceptă până la 127
condiţii de testat).
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.6, se solicită calculul cifrei de afaceri
medii pentru luna februarie, pentru societăţile cu sediul în Bucuresti.
63
6. Funcţia COUNT/COUNTA calculează numărul de elemente dintr-o distribuţie statistică.
Sintaxa:
= COUNT/COUNTA (listă-elemente)
unde:
listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice/valori
alfanumerice (COUNT ia în considerare numai valorinumerice, COUNTA
ia în considerare valori atât numere, cât şi elemente
alfanumerice), nume de câmpuri, rezultate ale altor formule).
Notă: Funcţiile COUNT şi COUNTA nu iau în considerare celulele vide, chiar dacă
acestea sunt intercalate între elementele distribuţiei statistice.
Sintaxa:
= COUNTBLANK (listă-elemente)
64
8. Funcţia COUNTIF calculează numărul de elemente dintr-o serie de date, în
funcţie de evaluarea unei condiţii.
Sintaxa:
unde:
câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat;
”condiţie” reprezintă un criteriu logic.
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.9, se solicită calculul numărului de
societăţi care au cifra de afaceri mai mare decât 100000 lei.
Sintaxa:
65
unde:
câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi
testat (obligatoriu)
”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic (obligatoriu)
câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi
testat
”condiţie2” reprezintă al doilea criteriu logic (acceptă până la 127
condiţii de testat).
Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.9, se solicită calculul numărului de
societăţi care au sediul în Bucureşti şi cifra de afaceri mai mare decât 100000 lei.
Sintaxa:
66
unde:
rate (rata dobânzii) este dobânda exprimată ca un procent pe o perioadă.
nper (număr rate) reprezintă perioada de investiţie .
pmt reprezintă plata efectuată periodic.
[fv] (valoarea reziduală) este un parametru opţional, care reprezintă
valoarea care rămâne la sfârşitul plăţii. Daca acest parametru nu este
precizat se presupune că este 0.
[type] (tip) poate lua valorile 0 sau 1. Daca type=0 sau lipseşte,plata se face
la sfârşitul perioadei, iar dacă type=1 plata se face la începutul
perioadei.
67
2. Funcţia PMT– calculează plata lunară pentru un împrumut bazat pe plăţi
constante şi o rată constantă a dobânzii. In fiecare lună se rambursează o sumă
constantă formată din rata creditului şi dobânda.
Sintaxa:
= PMT(rate; nper; pv; [fv];[type])
unde:
rate (rata dobânzii) este dobânda exprimată ca un procent pe o perioadă.
nper (număr rate) reprezintă numărul total de perioade de plată.
pv (valoarea actuală) reprezintă suma împrumutată la începutul tranzacţiei.
[fv] (valoarea reziduală) este un parametru opţional, care reprezintă
valoarea care rămâne la sfârşitul plăţii. Dacă acest parametru nu este
precizat se presupune că este 0.
[type] (tip) poate lua valorile 0 sau 1. Daca type=0 sau lipseşte, plata se
perioadei, iar dacă type=1 plata se face la începutul
face la sfârşitul
perioadei.
Exemplu: O persoană fizică face un împrumut de 500000 lei cu o dobandă anuală de
10%, pe 4 ani, pentru a cumpăra un autoturism. Care este rata lunară a acestui
împrumut?
68
3. Funcţia DB – calculează valoarea amortizării degresive, pentru situaţii când
mijlocul fix este utilizat un anumit număr de luni în primul an de funcţionare.
Sintaxa:
= DB(cost;salvage;life;per;[month])
unde:
cost reprezintă valoarea de inventar a mijlocului fix, valoare cu care a fost
înregistrat în contabilitate.
salvage reprezintă valoarea reziduală a mijlocului fix, valoare ce va putea fi
recuperată la revânzarea mijlocului fix.
life reprezintă durata de funcţionare a mijlocului fix.
per reprezintă perioada de calcul a amortizării.
[month] reprezintă numărul de luni de funcţionare a mijlocului fix în primul
an. Dacă
acest parametru lipseşte se consideră o valoare implicită de 12
luni.
Exemplu: O societate achiziţionează un utilaj la data de 17.05.2011 cu o valoare de
contabilă de 250000 lei, având durata normală de funcţionare 5 ani. Ştiind că se
preconizează să se obţină o valoare reziduală de 5000 lei, care este valoarea amortizării
mijlocului fix în anul 2011?
69
2.4. Funcţii logice
Sintaxa:
unde:
test_logic reprezintă o expresie condiţională.
returnată dacă expresia condiţională este
val_adevarat este valoarea
evaluată ca adevărat.
val_fals este valoarea returnată dacă expresia condiţională este
evaluată ca fals.
70
2. Funcţia AND - afişează TRUE dacă toate elementele din lista de argumente
sunt adevărate şi FALSE dacă cel puţin un element nu este adevărat.
Sintaxa:
= AND(lista-elemente1, lista-elemente2..)
unde:
listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate
logic.
listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.
o dacă valoarea produsului este cuprinsă între 100 şi 300, discountul este de 10%.
o dacă valoarea produsului este >300, discountul este 15% din valoarea
produsului.
71
3. Funcţia OR - afişează TRUE dacă cel puţin un element din lista de argumente
este adevărat şi FALSE dacă nici un element din listă nu este adevărat.
Sintaxa:
unde:
listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate
logic.
listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.
Sintaxa:
= TODAY()
Sintaxa:
= YEAR(număr_dată)
unde:
72
număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip
dată ce este tratată printr-o funcţie.
Sintaxa:
= MONTH (număr_dată)
unde:
număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip
dată ce este tratată printr-o funcţie.
Sintaxa:
= DAY (număr_dată)
unde:
număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip
dată ce este tratată printr-o funcţie.
Sintaxa:
= WEEKDAY(număr_dată [, parametru])
73
unde:
număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip
dată ce este tratată printr-o funcţie.
parametru reprezintă o constantă de la care se pleacă pentru a calcula începutul
săptămânii şi poate avea diferite valori:
1 (implicit) – prima zi din săptămână este duminică, iar ultima este sâmbătă;
2 - prima zi din săptămână este luni, iar ultima este duminică;
3 - prima zi din săptămână este marţi.
Exemplu: Se consideră datele calendaristice din figura nr. 2.17. Să se extragă luna, anul,
ziua din datele specificate şi a câta zi din saptamână reprezinta data calendaristică de 6
martie 2011. Să se formateze condiţional (culoare rosie) zilele de sâmbătă sau duminică.
74
6. Funcţia EDATE – returnează o dată calendaristică decalată cu un anumit
număr de luni în urmă sau în avans în raport cu o dată specificată.
Sintaxa:
unde:
data_debut poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip
dată ce este tratată printr-o funcţie;
număr_luni reprezintă numărul de luni peste care se decalează o dată
75
Figura nr. 2. 20 Exemplu de formatare condiţională utilizând funcţia EDATE
Sintaxa:
unde:
cheie de consultare – reprezintă o valoare după care are loc căutarea sau
consultarea într-un tablou (cheia de consultare trebuie să fie plasată în prima
coloană a tabelului de consultare). În cazul în care cheia de consultare este mai
mică decât cea mai mică valoare din prima coloană a tabelului de căutare,
VLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
76
tabel de consultare – este un câmp asupra căruia operează consultarea verticală
prin căutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de căutare poate fi identificat
în sintaxa funcţiei VLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un nume de câmp
atribuit zonei respective);
număr de ordine al coloanei de recuperat – reprezintă numărul coloanei
(numărarea începe cu 1) de unde va fi recuperată valoarea găsită în tabelul de
consultare potrivit valorilor cheii de consultare. Dacă numărul de ordine al coloanei
de recuperat este mai mic decât 1, VLOOKUP returnează valoarea de eroare
#VALUE!; dacă număr coloanei de recuperat este mai mare decât numărul de
coloane din tabelul de consultare, VLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
[valoare logică]- reprezintă un argument logic (opţional) cu valoarea TRUE sau
FALSE, care specifică comportamentul funcţiei VLOOKUP în momentul în care
valoarea cheii
de consultare nu va fi identificată în prima coloană a tabelului de
consultare.
77
Notă: Pentru primul salariat din contractul cu nr. 225 s-a utilizat funcţia VLOOKUP în
varianta cea mai simplă (fără argumentul FALSE) pentru recuperarea numelui şi a
funcţiei.
Aşa cum se poate observa în figura 2.21 rezultatele recuperării nu sunt reale deoarece,
de fapt, în tabelul de consultare nu există salariatul cu marca 120. Excel returnează
valorile celei mai mari mărci existente în tabelul de consultare.
Sintaxa:
unde:
cheie de consultare – reprezintă o valoare după care are loc căutarea sau
consultarea într-un tablou (cheia de consultare trebuie să fie plasată în prima linie
a tabelului de consultare).
tabel de consultare – este un câmp asupra căruia operează consultarea orizontală
prin căutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de căutare poate fi identificat
78
în sintaxa funcţiei HLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un nume de câmp
atribuit zonei respective);
număr de ordine al liniei de recuperat – reprezintă numărul liniei (numărarea
începe cu 1) de unde va fi recuperată valoarea găsită în tabelul de consultare
potrivit valorilor cheii de consultare. Dacă numărul de ordine al liniei de recuperat
este mai mic decât 1, HLOOKUP returnează valoarea de eroare #VALUE!; dacă
numărul liniei de recuperat este mai mare decât numărul de linii din tabelul de
consultare, HLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
[valoare logică]- reprezintă un argument logic (opţional) cu valoarea TRUE sau
FALSE, care specifică comportamentul funcţiei HLOOKUP în momentul în care
valoarea cheii
de consultare nu va fi identificată în prima linie a tabelului de
consultare.
79
Notă: Pentru prima înregistrare de pe contractul 225, Marca – 120 s-a utilizat funcţia
HLOOKUP în varianta cea mai simplă (fără argumentul FALSE) pentru recuperarea
Aşa cum se poate observa în figura 2.22 rezultatele recuperării nu sunt reale deoarece,
de fapt, în tabelul de consultare nu există salariatul cu marca 120. Excel returnează
valorile celei mai mari mărci existente în tabelul de consultare.
1. Funcţia LEFT – extrage primul caracter sau grup de caractere din stânga
unui şir de caractere.
Sintaxa:
80
unde:
text este, fie un şir de caractere sau
de câmp o valoare, fie adresa unei celule sau a unui nume
ce conţine un şir de caractere.
[număr caractere] reprezintă numărul de caractere de extras din stânga. Acest
argument este opţional şi în situaţia în care
el lipseşte, se va extrage primul carcater
din stânga şirului de caractere specificat.
Exemplu: Într-o gestiune formată din 5 magazii se regăsesc mărfurile societăţii “SC X
SRL”. Fiecare marfă are asociat un cod compus format din magazia în care este
depozitat (Mag1, Mag2, Mag3..) şi codul asociat al acesteia (M1, M100, M1000,…). Să
se extragă din codul compus magazia în care este depozitată fiecare marfă.
2. Funcţia RIGHT – extrage primul caracter sau grup de caractere din dreapta
unui şir de caractere.
Sintaxa:
unde:
text este, fie un şir de caractere sau
de câmp o valoare, fie adresa unei celule sau a unui nume
ce conţine un şir de caractere.
81
[număr caractere] reprezintă numărul de caractere de extras din dreapa. Acest
argument este opţional şi în situaţia în care el lipseşte, se va extrage primul carcater
din dreapta şirului de caractere specificat.
Exemplu: Într-o gestiune formată din 5 magazii se regăsesc mărfurile societăţii “SC X
SRL”. Fiecare marfă are asociat un cod compus format din magazia în care este
depozitat (Mag1, Mag2, Mag3..) şi codul asociat al acesteia (M1, M100, M1000,…). Să
se extragă din codul compus marfa depozitată.
Sintaxa:
unde:
text este, fie un şir de caractere sau
de câmp o valoare, fie adresa unei celule sau a unui nume
ce conţine un şir de caractere.
Val_debut reprezintă un număr ce semnifică valoarea poziţională
extrage de la care se va
numărul de caractere specificat în cel de-al treilea argument.
număr caractere reprezintă numărul de caractere de extras.
82
Exemplu: Într-o gestiune formată din 5 magazii se regăsesc mărfurile societăţii “SC X
SRL”. Fiecare marfă are asociat un cod compus format din magazia în care este
depozitat (Mag1, Mag2, Mag3..) şi codul asociat al acesteia (M1, M100, M1000,…). Să
se extragă din codul compus, codul magaziei în care este depozitată fiecare marfă.
83
3 BAZE DE DATE ÎN EXCEL
În Excel noţiunea de bază de date este asociată cu cea de tabel şi poate fi definită ca o
colecţie omogenă de date organizate bidimensional pe linii – numite înregistrări – şi pe coloane –
denumite rubrici sau câmpuri. De regulă, numele câmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloană
(în cazul tabelelor orientate pe verticală), dar se pot regăsi şi sub forma anteturilor de linie (în cazul
tabelelor orientate pe orizontală).
interogarea bazelor de date;
sintetizarea informaţiilor din structura bazei de date prin intermediul unor
instrumentecare să asigure gestionarea rapidă şi eficientă a informaţiilor
respective.
3.1 Sortarea datelor
Sortarea bazelor de date presupune ordonarea înregistrărilor pe baza unor criterii
specificate de utilizator prin precizarea unor rubrici (câmpuri) denumite simbolic „chei de
sortare”.
Pentru exemplificare se va utiliza o bază de date care gestionează comenzile aferente
clienţilor unei societăţi pentru diferite categorii de produse (Figura nr. 3.1):
84
Operaţiunea de sortare se poate realiza
prin grupul de opţiuni Home - Editing – Sort &
Filter sau selectând din tab-ul Data comenzile
aferente grupului Sort & Filter.
Notă: în mod implicit, în cadrul casetei de dialog Sort este activă opţiunea Sort By care
permite ordonarea datelor în funcţie de un singur câmp; pentru adăugarea unui nou
criteriu de sortare se acţionează butonul Add Level care are drept efect afişarea zonei
Then By în cadrul căreia se selectează câmpul respctiv.
culoarea
la rubrica Sort On - felul sortării (după valori, culoarea celulelor,
fonturilor sau tipul icon–urilor aferente valorilor respective);
Order - modul de ordonare al datelor crescător/descrescător (A to Z / Z
la rubrica
to A).
Notă: Prin intermediul butonului Options se afişează caseta de dialog Sort Options
(Figura nr. 3.3) în cadrul căreia se poate preciza:
85
dacă în timpul operaţiunii de sortare a
datelor se face distincţie între majuscule şi
minuscule prin activarea casetei de validare
Case sensitive;
modul de orientare a sortării datelor
(rubrica Orientation) prin stabilirea direcţiei de
ordonare a datelor : Sort top to bottom
(opţiunea implicită prin care sortarea operează
pe coloane), respectiv Sort left to
Notă: Sortarea datelor după mai multe câmpuri impune precizarea mai multor niveluri de
ordonare a datelor, începând cu domeniul cel mai cuprinzător si continuând, în mod
succeciv, până la nivelul cu gradul de cuprindere cel mai mic.
Exemplu: Să se realizeze sortarea bazei de date sursă, în ordine alfabetică
crescătoare, pe fiecare categorie de produse, în funcţie de data emiterii comenzii şi, în
cadrul acestora, ordonare crescătoare în funcţie de valoarea comenzilor.
86
Figura nr. 3.5 relevă rezultatul obţinut după aplicarea criteriilor de sortare:
Sortarea datelor permite vizualizarea rapidă a datelor şi o mai bună înţelegere a acestora,
facilitează organizarea şi găsirea datelor dorite după diferite criterii şi, asigură luarea unor
decizii mai eficiente.
87
3.2 Filtrarea bazelor de date
din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing – Sort & Filter se alege opţiunea
Filter;
din tab-ul Data, grupul de opţiuni Sort & Filter se activează butonul Filter;
din tab-ul Home, setul de comenzi Styles se alege opţiunea Format as Table
care permite transformarea unei baze de date de tip listă într-un tabel predefinit în
cadrul căruia fiecare câmp din structura capului de tabel va avea asociată o listă
derulantă care prezintă
aceleaşi opţiuni de sortare şi filtrare ca în cazul activării
comenzii Filter.
88
Figura nr. 3.6 Afişarea butoanelor de selecţie prin transformarea bazei de date într-un
tabel predefinit
Exemplu 1: Având drept sursă baza de date din Figura nr. 3.1, se doreşte afişarea
clienţilor din localităţile Bucuresti şi Sibiu, restul înregistrărilor fiind ascunse vizualizării:
89
Figura nr. 3.7 Exemplu de filtrare prin selecţie a clienţilor din localităţile Bucureşti şi Sibiu
b. filtrarea în funcţie de valori se realizează prin definirea criteriilor de
selecţie pe baza opţiunilor aferente fiecărui câmp din structura bazei de date,
în funcţie de tipul de date (Figura nr. 3.8):
Text Filters – pentru text;
Number Filters – pentru valori numerice;
Date Filters – pentru date calendaristice.
Printre opţiunile predefinite aferente listei derulante asociate fiecărui câmp se
regăseşte şi Custom
90
Figura nr. 3.8 Criterii de selecţie pe tipuri de date
În acest sens, în caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate două simboluri
speciale pentru reprezentarea caracterelor: ? – pentru reprezentarea unui singur caracter
şi * - pentru reprezentarea mai multor caractere.
Exemplu 2: Pentru exemplificare, plecând de la aceeaşi bază de date din Figura nr. 3.1
se doreşte afişarea clienţilor din localităţile al căror nume începe cu litera B pentru care
valoarea comenzilor este cuprinsă între 1000 şi 20000 lei (Figura nr. 3.9).
91
Figura nr. 3.9 Exemplu de filtru automat utilizând opţiunea Custom Filter
aplicarea unei culori de fundal sau a unei culori pentru caractere (Figura nr. 3.10). În
situaţia în care în cadrul coloanei pentru care sunt accesate opţiunile de filtare nu au fost
aplicate formatări de acest tip, opţiunea Filter by Color nu este activă.
92
Figura nr. 3.10 Aplicarea unui filtru automat în funcţie de culori
bazelor de date Excel care permite formularea unor criterii complexe de interogare ce
La nivelul casetei de dialog Advanced Filter utilizatorul trebuie să ofere detalii în legătură cu:
baza de date propriu-zisă (List Range)
câmpul de criterii (Criteria Range)
zona rezultatelor (Copy to).
a. Baza de date este referită fie prin adresa absolută, fie printr-un nume atribuit acesteia.
93
b. Câmpul de criterii va conţine numele câmpurilor care restricţionează filtrarea (se
recomandă ca acestea să fie copiate din zona bazei de date pentru eliminarea eventualelor diferenţe
dintre numele câmpurilor) şi poate fi definit în aceeaşi foaie de calcul cu baza de date sau într-o
foaie precizată de utilizator.
Notă: Câmpul de criterii este compus din minim 2 linii şi „n” coloane:
Prima linie va conţine fie numele câmpurilor asupra cărora acţionează restricţiile
cererii de interogare, fie celule vide sau care conţin şiruri de caractere, în cazul în care
restricţiile se construiesc pe bază de formule.
A doua linie a câmpului de criterii conţine restricţiile impuse bazei de date. Atunci
când condiţiile se regăsesc pe o linie, ele vor opera concomitent şi sunt legate prin
operatorul logic ŞI (AND).
Următoarele linii definesc restricţii opţionale, legate prin operatorul logic SAU
(OR).
c. Zona de rezultate reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor copia
înregistrările ce corespund restricţiilor impuse prin câmpul de criterii. Această zonă poate
fi:
94
Notă: Dacă zona câmpului de criterii poate fi construită într-o altă foaie de calcul,
extragerea rezultatelor se face obligatoriu în aceeşi foaie cu baza de date sursă.
Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din Figura nr. 3.1 se doreşte interogarea bazei de
date şi afişarea clienţilor din Bucureşti şi Braşov care au efectuat comenzi în ultimele 6
luni astfel încât în zona de rezultate să se obţină doar câmpurile ID Client, Nume Client,
Localitate Client, Nr. Comanda, Data comanda, Valoare.
Notă: câmpul de criterii şi zona rezultatelor (în cadrul căreia se copiază din baza de date
sursă denumirile câmpurilor care se doresc a fi afişate) sunt prezentate în Figura nr. 3.13:
95
Figura nr. 3.13 Câmpul de criterii şi zona de afişare a rezultatelor pt. exemplul 1
Exemplu 2: Plecând de la acelaşi tabel de analiză, se doreşte afişarea informaţiilor aferente
clienţilor care au efectuat comenzi în ultimul an (fiecare client va fi afişat o singură dată în zona
de extragere a rezultatelor, chiar dacă acesta a efectuat mai multe comenzi în intervalul de timp
respectiv).
Figura nr. 3.14 Câmpul de criterii , zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter
pt. exemplul 2
96
3.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date
Funcţiile de tip bază de date, cunoscute şi sub numele de funcţii de grup, operează
asupra unui ansamblu de date calculând diferite valori (suma, medie, maxim, minim,
numar, etc.) conform unui criteriu de selecţie.
Baza de date poate fi referită prin adresa absolută a bazei de date sau printr-un
nume atribuit acesteia.
Denumire camp/Numar de ordine semnifica fie:
97
Funcţia Descriere
98
Figura nr. 3.15 Exemplu de utilizare a funcţiei DSUM
Exemplu 2: Să se afişeze numele clientului care a efectuat comanda cu cea mai mare
valoare.
99
caracteristică semnificativă a tabelelor pivot o constituie flexibilitatea acestora, fapt care
le permite utilizatorilor ca, în momentul asocierii câmpurilor bazei de date sursă, să
beneficieze de facilităţi de regrupare şi prezentare a datelor în mod sintetic şi într-o
manieră interactivă.
Excel 2010 oferă utilizatorilor opţiuni suplimentare de utilizare a tabelei pivot prin apariţia
unor modificări atât în ceea ce priveşte design-ul său, cât şi prin introducerea unor
facilităţi noi în gestionarea informaţiilor unei baze de date, fapt care consolidează poziţia
acestuia de instrument de sintetizare cu performanţe deosebite.
3.4.1 Proiectarea şi construirea tabelelor pivot
100
o bază de date Excel, un tabel sau un domeniu de valori (Select a table or
range). Dacă se utilizează o bază de date internă, la rubrica Table/Range se introduce
sau se selectează în mod dinamic adresa bazei de date sursă (pentru exemplul
prezentat, sursa de date este A1:M30).
o bază de date externă (Use an external data source).
locaţia în care seva afişa raportul de
tip Tabela Pivot:
o nouă foaie
de calcul (New
Worksheet);
foaia de calcul curentă (Existing
Worksheet), variantă în care la rubrica
Location se specifică adresa celulei
din care să înceapă
afişarea raportului
de sinteză creat.
101
Figura nr. 3.21 Macheta tabelei pivot afişată în format clasic
Etapa 2. Proiectarea machetei care va sta la baza obţinerii tabelului pivot se realizează
pornind de la elementele casetei de dialog PivotTable Field List în cadrul căreia sunt
afişate toate câmpurile bazei de date organizate în coloană, fiecare rubrică având
asociată o casetă de validare. Aceste câmpuri vor fi plasate în machetă folosind tehnica
Drag &Drop (glisarea cu mouse-ul) către rubricile afişate în partea inferioară a ferestrei
PivotTable Field List care au următoarele semnificaţii:
Row Labels – conţine rubrica (rubricile) de sintetizare orientate pe linie;
∑ Values – aferentă rubricilor asupra cărora vor opera agregări şi calcule sub
formă de totaluri, medii, număr de elemente,
minim, maxim etc. (funcţia agregat
care se aplică în mod implicit este SUM).
Report Filter – permite crearea unui meniu derulant în partea superioară a tabelei
prin intermediul căruia se poate restricţiona afişarea informaţiilor
din tabela pivot
în mod dinamic, în funcţie de anumite rubrici ale bazei de date.
102
Figura nr. 3.22 Exemplu de proiectare a machetei şi tabela pivot aferentă acesteia
Notă:
După generarea tabelului pivot, Excel 2010 oferă utilizatorului un set de comenzi
pentru afişarea, formatarea şi personalizarea acestuia regrupate în tab-urile contextuale
Options şi Design.
fie prin selectarea opţiunii Value Field Settings din meniul contextual aferent
câmpului din tabela pivot asupra căruia a fost aplicată în mod implicit funcţia SUM;
fie prin alegerea comenzii Value Field Settings din meniul derulant aferent câmpului plasat
în zona ∑ Values din fereastra PivotTable Field List;
din grupul de comenzi Active Field
fie prin intermediul opţiunii Field Settings
aferent tab-ului contextual Options.
După afişarea ferestrei Value Field Settings, în cadrul fişei de lucru Summarize Values
By, se alege funcţia de calcul dorită şi se validează operaţia cu ajutorul butonului OK.
103
Figura nr. 3.23 Activarea casetei de dialog Value Field Settings pentru
modificarea funcţiilor agregat
Exemplu 2: Având drept sursă baza de date iniţială (Figura nr. 3.18) se doreşte
calcularea şi afişarea preţului mediu al produselor comandate pe categorii de produse,
restricţionând afişarea în mod interactiv pe fiecare client în parte. În acest caz, macheta
tabelei pivot are următoarea structură:
Row Labels – câmpul “Categorie produs”, astfel ca datele să fie distribuite pe linie.
Average pentru
∑Values – câmpul “Pret” asupra căruia se va aplica funcţia agregat
a determina preţul mediu aferent fiecărei categorii de produse.
Report Filter – câmpul “Nume client” pentru a restricţiona în mod dinamic
Aşa cum se observă în Figura nr. 3.24, câmpul care restricţionează în mod dinamic
afişarea datelor este prevăzut, în mod automat, cu un simbol de filtrare care ascunde o
listă derulantă cu toate valorile aferente rubricii “Nume client”. Prin această facilitate,
utilizatorul poate obţine rapoarte de sinteză diferite pe fiecare client, acestea fiind
actualizate în mod dinamic în funcţie de clientul selectat de utilizator.
104
Figura nr. 3.24 Exemplu de modificare a funcţiei agregat cu afişare interactivă pe clienţi
3.4.2 Gruparea informaţiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de
centralizare
O altă facilitate importantă oferită de tabela pivot constă în posibilitatea grupării mai
multor rubrici din baza de date pe linie, pe coloană sau la nivel de raport, fapt care permite
o agregare a informaţiilor „în cascadă” şi asigură o viziune mai sintetică în ceea ce
priveşte analiza şi reprezentarea datelor.
Exemplu 3: Plecând de la baza de date din Figura nr. 3.18 se urmăreşte sintetizarea
informaţiilor prin tabela pivot astfel încât să se obţină valoarea totală a comenzilor pe
categorii de produse, iar în cadrul acestora să se realizeze detalierea pe fiecare produs
în parte.
rubricile „Categorie produs” şi „Denumire produs” vor fi plasate în secţiunea Row
Labels (pentru obţinerea unor rapoarte de sinteză semnificative, pe nivelul superior se
va plasa elementul cu gradul de cuprindere mai mare - „Categorie produs”, urmat de
„Denumire produs”);
105
câmpul „Valoare” va fi plasat în zona ∑Values în cadrul căreia se va aplica funcţia
SUM.
Figura nr. 3.25 Exemplu de tabel pivot cu dublă sintetizare la nivel de linie
3.4.3 Modificarea/ ştergerea rubricilor de sintetizare aferente tabelei pivot
fie se poziţionează cursorul în interiorul tabelei pivot şi în cadrul panoului Pivot
Table Field List se dezactivează caseta de validare din dreptul rubricii de modificat şi se
activează cea aferentă noii rubrici de sintetizare. Câmpul respectiv poate fi permutat între
secţiunile Column Labels, Row Labels, Report Filter aflate în partea inferioară a
ferestrei Pivot Table Field List;
fie prin simpla permutare a rubricilor de sintetizare între cele trei secţiuni;
fie prin plasarea cursorului pe una din datele sintetizate aferente rubriciide
modificat şi alegerea opţiunii Move... din meniul contextual corespunzător acesteia.
106
b. Ştergerea unei rubrici de sintetizare din macheta pivot se poate realiza
astfel:
fie se dezactivează caseta de validare aferentă elementului respectiv;
fie se elimină câmpul din secţiunea corespunzătoare(Column Labels, Row Labels,
Report Filter) prin intermediul tehnicii Drag&Drop;
de sintetizare care urmează să
fie prin activarea meniului contextual aferent rubricii
fie ştearsă şi alegerea opţiunii Remove Field.
Row Labels – câmpul “Nume client” (clienţii vor fi afişaţi în tabela pivot pe linie).
Column Labels – câmpul “Data comenzii” (astfel încât datele calendaristice să fie
distribuite pe coloană).
∑Values – câmpul “Nr. comandă” asupra căruia va acţiona funcţia agregat Count.
Report Filter – câmpul “Categorie produs” pentru a restricţiona în mod
107
Figura nr. 3.27) datele calendaristice au fost regrupate pe ani. Anularea grupării
elementelor se realizează selectând setul de valori respectiv şi acţionând comanda
Ungroup din acelaşi meniu.
Figura nr. 3.27 Exemplu de tabel pivot care sintetizează datele cu regruparea
acestora pe ani
108
Notă:
Gruparea datelor nu se poate aplica în mod direct la nivelul unei secţiuni de tip
Report Filter. Dacă cerinţele aplicaţiei impun efectuarea unui astfel de demers, în
prealabil se impune efectuarea grupării la nivel de linie (Row labels) sau de colană
(Column Labels), rubrica respectivă fiind permutată ulterior în zona Report Filter.
Figura nr. 3.28 ilustrează rezolvarea acestei aplicaţii, macheta tabelei pivot fiind
proiectată astfel: câmpul „Nume client” a fost plasat pe linie (Row Labels), rubrica „Data
comenzii” a fost plasată în zona Columns Labels unde a foat grupată pe ani, ulterior
fiind permutată prin tehnica „ Drag&Drop” în secţiunea Report Filter, iar pentru
calcularea valorii medii a comenzilor câmpul „Valoare” a fost plasat în zona ∑Values în
cadrul căreia a fost aplicată funcţia agregat Average.
Figura nr. 3.28 Exemplu de tabel pivot cu gruparea datelor pe ani in secţiunea
Report Filter
109
O altă facilitate a tabelei pivot constă în faptul că oferă posibilitatea extragerii sub
formă tabelară, într-o foaie de calcul nouă, a informaţiilor complete aferente unei valori
din interiorul tabelei pivot, potrivit unuia sau mai multor criterii de selecţie. Extragerea
informaţiilor devine operaţională prin executarea unui dublu-clic pe valoarea unui element
sintetizat.
Figura nr. 3.29 Extragerea datelor dintr-o tabelă pivot într-o foaie de
calcul nouă
3.4.5 Configurarea opţiunilor tabelei pivot
Editarea câmpurilor din tabela pivot
Pentru a realiza diferite setări la nivelul rubricilor de sintetizare sau de calcul se impune
plasarea cursorului în interiorul tabelului pivot pe unul dintre câmpurile de sintetizare sau
pe un element valoric calculat şi se activează setul de comenzi Pivot Table Tools –
Options – grupul de opţiuni Active Field - Field Settings. Caseta de dialog Field
110
Settings (prezentată în Figura nr. 3.30) este structurată pe două fişe de lucru
Subtotals&Filters şi Layout&Print şi permite efectuarea unor operaţii diverse cum ar fi:
generarea de totaluri parţiale pentru datele dintr-un câmp interior al tabelului prin
Subtotals (în mod implicit se calculează numai suma – opţiunea Automatic, dar
se pot aplica şi alte funcţii selectate din zona Custom în cadrul fişei de lucru
Subtotals&Filters).
anularea afişării rezultatelor sintetizate care au valori nule prin marcarea casetei
Show items with no data din fişa de lucru Layout&Print.
imprimarea paginilor cu salt de pagină după fiecare grup prin opţiunea Insert
page break after each item din fişa de lucru Layout&Print etc.
111
Setarea unor opţiuni de afişare a elementelor din structura tabelei pivot
După ce macheta pivot a fost proiectată şi validată se pot stabili anumite opţiuni de afişare
a elementelor aferente unei tabele pivot selectând din tab-ul principal Pivot Table Tools,
tab-ul contextual Options – grupul de opţiuni PivotTable – butonul Options. La nivelul
casetei de dialog Pivot Table Options (Figura nr. 3.31), în cadrul celor 5 fişe de lucru
(Layout&Format, Totals&Filters, Display, Printing, Data) utilizatorul poate realiza
diferite setări:
setarea unui total general pe coloane (Show grand totals for columns)
setarea unui total general pe linii (Show grand totals for rows)
112
Notă:
O altă facilitate importantă oferită de Excel 2010 constă în extinderea setului de opţiuni
din lista aferentă rubricii Show value as din cadrul fişei de lucru cu aceeaşi denumire
activată din caseta de dialog Value Field Settings.
Aceste opţiuni reprezintă modalităţi de afişare care se referă la rubricile de sintetizare ale
tabelei pivot (Base Field) şi se aplică elementelor conţinute de aceste câmpuri (Base
item). Exemplu 7:
Să se calculeze valoarea medie a comenzilor efectuate pe fiecare categorie de produse
în trimestrele I şi III ale anului 2011 ca diferenţă faţă de trimestrul II al aceluiaşi an.
Rezolvarea aplicaţiei se realizează în mai multe etape:
113
Figura nr. 3.32 Proiectarea machetei pivot aferenta exemplului 7 şi gruparea
datelor pe ani şi trimestre
c. Inhibarea afişării anului 2010.
114
Figura nr. 3.33 Rezultatul afişării valorii medii a comenzilor ca diferentă în trim. I
şi III ale anului 2011 faţă de trim. II
Microsot Excel 2010 oferă utilizatorilor o componentă nouă pentru realizarea filtrării în
cadrul unui Pivot Table prin intermediul obiectelor de tip Slicer. De regulă, filtrele furnizate
de tabelul pivot permit doar un nivel de filtrare. Slicer-ele sunt componente de filtrare care
elimină acest inconvenient, oferind posibilitatea de a defini criterii de filtrare în funcţie de
mai multe elemente. Atunci când datele din tabelele pivot sunt modificate , slicer-ul este
actualizat în mod automat.
Crearea unui Slicer se realizează prin plasarea cursorului în interiorul tabelei pivot
şi selectând din tab-ul Options, comanda Insert Slicer care generează fereastra Insert
Slicers în cadrul căreia utilizatorul alege din structura bazei de date câmpurile de filtrare.
115
In foaia de calcul se inserează câte o fereastră etichetată cu numele câmpului de filtrare
care include toate valorile acelui câmp, utilizatorul selectând criteriul de filtrare dorit.
În Figura nr. 3.34 sunt definite două slicere, acestea fiind asociate criteriilor de filtrare
Categorie produs= „Paste” şi Nume Client= „Mandru Ioana”.
116
Figura nr. 3.35 Modificarea stilului de afişare aferent unui slicer
Modificarea numărului de coloane pe care vor fi afişate datele din slicer se
poate realiza prin selecţia slicer-ului dorit şi din tab-ul Options, grupul de comenzi
Buttons se activează opţiunea Columns în care se specifică numărul de coloane.
Figura nr. 3.36 Modificarea numărului de coloane pe care vor fi afişate datele din slicer
117
Anularea opţiunii de redimensionare şi mutare a unui slicer
După inserarea slicer-elor, acestea pot fi redimensionate şi mutate în cadrul foii de calcul;
dacă utilizatorul doreşte să realizeze dezactivarea opţiunii de redimensionare şi mutare
a slicer-elor, din meniul contextual aferent acestuia se alege opţiunea Size and
Properties. În fereastra afişată se activează fişa de lucru Position and Layout şi se
bifează opţiunea Disable resizing and moving.
118
3.4.7 Diagramele pivot
Demersul acţiunilor este identic cu cel prezentat la tabela pivot, cu precizarea că, pe
lângă raportul de sinteză, se generează în mod automat şi diagrama pivot (Figura nr.
3.39). Personalizarea acestei diagrame se realizează în mod similar, prin comenzile
specifice oricărei reprezentări grafice (taburile Design, Layout, Format).
Notă:
119
4 REPREZENTĂRI GRAFICE
Una dintre cele mai importante facilităţi ale procesoarelor de tabele Excel este evidenţiată
de reprezentările grafice. Un grafic ilustrează mai bine datele numerice dintr-o foaie de
calcul. În acest fel, datele sunt mai uşor de vizualizat şi de interpretat decât simpla
prezentare tabelară a valorilor numerice studiate.
Figura nr. 4.1 Selecţia sursei de date1 pentru generarea unei reprezentări grafice
120
Selecţia domeniului de definiţie a graficului vizează serii de date ce conţin valori numerice
care se vor reprezenta printr-o diagramă şi elemente adiţionale ce vor explicita diagrama.
Notă: Selecţia discontinuă pe linii sau pe coloane a câmpurilor disparate se face ţinând
activă tasta <Ctrl>.
Prin intermediul tab-ului Design se pot face modificări legate de tipul graficului realizat,
selecţia datelor, aspectul, stilul şi locaţia acestuia.
121
Cu ajutorul meniului Layout (Figura nr. 4.4) puteţi controla aspecte legate de inserarea
imaginilor, a formelor geometrice şi a casetelor de text, se pot modifica aspecte legate de
etichetele, axele, legenda, culoarea de fundal graficului şi se pot efectua analize pentru
determinarea tendinţelor de previziune, etc.
122
Alegerea unui tip corespunzător de diagramă pentru reprezentarea grafică se poate
realiza şi din caseta de dialog Create Chart, aferentă prin acţionarea butonului lansator
plasat în colţul din dreapta al grupului de butoane Charts (Figura nr. 4.6). Întreaga paletă
de tipuri principale de grafice poate fi observată în coloana din stânga a ferestrei Change
Chart Type. Prin selecţia unei categorii principale, în fereastra din dreapta se pot
identifica subcategoriile de diagrame aferente acesteia.
Vom detalia cele mai importante şi mai utilizate tipurile predefinite de grafice, cu
descrierea subtipurilor de diagrame aferente acestora:
123
Figura nr. 4.8 Exemplu de grafic cu histograme orientate vertical
histogramele simple
124
2) Graficele cu histograme orientate orizontal
(Bar) sunt identice din punctul de vedere al
conţinutului şi al semnificaţiei reprezentării cu
diagramele de tip Column (prezentate anterior),
cu deosebirea că histogramele ce reprezintă
evoluţia fenomenelor studiate sunt dispuse
orizontal.
Cilindru (Cylinder)
Con (Cone)
Piramidă (Pyramid)
125
3) Graficele lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe pentru
a evidenţia evoluţia şi tendinţa fenomenelor analizate.
Astfel, după cum ilustrează şi Figura nr. 4.10 diagramele lineare pot fi simple,
cumulate sau cumulate 100% (cu sau fără marcarea punctelor de intersecţie ale
abscise cu ordonata).
Graficele lineare pot fi reprezentate şi sub formă de suprafeţe, acestea căpătând astfel
un aspect tridimensional. Cele trei axe ale reprezentării 3D: X (axa verticală), Y (axa
orizontală) şi Z (axa de adâncime) pot fi modificate de utilizator.
126
Subtipurile graficului sectorial (Figura nr.
4.11) sunt:
grafice sectoriale plane (2-D Pie) cu feliile grupate sau cu feliile disociate,
denumite Exploded Pie
Figura nr. 4.12 Ponderea curselor externe şi interne în anul 2010 în România
Reprezentarea grafică semnifică ponderea curselor externe şi interne în România
pentru anul 2010, din punct de vedere al numărului de pasageri (Figura nr. 4.12).
Titlul graficului se poate introduce din meniul Layout → grupul de butoane Labels →
Chart Title.
Inserarea pe fiecare felie a diagramei a ponderilor corespunzătoare în locul
valorilor numerice se realizează din meniul Layout → grupul de butoane Labels → Data
Labels → More Data Labels Options.
Se deschide caseta de dialog Format Data Labels şi se modifică opţiunea Value în
Percentage (Figura nr. 4.13).
Figura nr. 4.13 Caseta de dialog Format Data Labels - Label Options
127
5) Graficele în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi, ce
semnifică mărimea şi evoluţia elementelor reprezentate Principalele subtipuri de grafice
în arii sunt: grafice plane şi grafice în relief 3-D (simple, cumulate şi cumulate 100%).
Diagramele de tip Scatter (ilustrate în Figura nr. 4.15) sunt cunoscute şi sub numele
de diagrame XY, datorită faptului că fiind adaptate reprezentării fenomenelor continue
pot evidenţia relaţiile între două fenomene ce depind de acelaşi parametru.
Punctele graficului vor putea fi unite în ordinea cuplurilor primei serii calitative cu prima
serie cantitativă, apoi primei serii (calitative) cu a doua serie cantitativă şi aşa mai
departe. Astfel, valorile seriilor de date cantitative pot reprezenta fenomene continue
exprimate în funcţie de seria de date calitativă.
128
Figura nr. 4.15 Grafice tip nor de puncte
În categoria „Alte tipuri de grafice” (Other Charts) categorii ilustrate în Figura nr.
4.16:
129
I. Graficele bursiere (Stock) – reprezentate în Figura nr. 4.17 sunt diagrame ce reprezintă
grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Aplicaţiile unor astfel de grafice se regăsesc de
regulă în domeniul financiar unde se analizează amplitudinile şi fluctuaţiile cursului unei
acţiuni la bursă sau variaţia înregistrată de cursul valutar pe o anumită perioadă.
130
Potrivit acestor elemente predefinite ale seriilor de date, se pot deosebi patru subtipuri
de grafice bursiere:
HLC: High, Low, Close
OHLC: Open, High, Low, Close
VHLC: Volume, High, Low, Close
VOHLC: Volume; Open; High, Low, Close
IV. Graficele tip “bule” (Bubble) – sunt grafice statistice de regresie, similare graficelor
Scatter, cu deosebirea că marcatorul “bulină” indică valoarea celei de a treia mărimi
statistice studiate reprezentate sub forma volumului sau dimensiunii acesteia.
Graficele polare (Radar) – reprezintă seriile de date corespunzătoare fenomenelor
studiate pe mai multe axe dispuse radial, faţă de un punct central. Pe fiecare axă în parte
sunt reprezentate seriile de date prin puncte. Pentru că reprezintă datele aflate la o
distanţă faţă de un punct central, graficele polare sunt utile pentru a pune în evidenţă
simetria sau uniformitatea datelor (compararea mărimilor prognozate cu cele realizate).
131
4.3 Diagrame Sparklines
Diagramele Sparklines (diagrame mici care încap într-o singură celulă) sunt utilizate
pentru a rezuma vizual tendinţele unor serii date. Deoarece diagramele Sparklines
afişează tendinţele într-un spaţiu restrâns, ele sunt utile mai ales pentru tablouri de bord,
rapoarte sau situaţii unde este necesar să se afişeze un instantaneu al afacerii curente
într-un format vizual uşor de înţeles.
Inserarea acestora se face prin selecţia datelor ce se doresc a fi
reprezentate, din meniul Insert grupul de butoane Sparklines
tipul de reprezentare vizuală dorită. Tipul diagramelor este
asemănator graficelor clasice de reprezentare a evoluţiei
fenomenelor: grafic linear sau grafic cu histograme şi diagrame
bursiere.
Exemplu: Să se evidenţieze printr-o diagramă Sparkline de tip linear tendinţa de evoluţie
a numărului de pasageri pe aeroporturile din România în perioada 2006-2010 (Figura nr.
4.18).
132
Figura nr. 4.19 Caseta de dialog Create Sparklines
Graficul de tip Sparkline poate fi copiat asemenea seriilor de date prin selecţia primului
grafic generat, poziţionarea mouse-ului în colţul din dreapta jos al celulei (celula H2 în
exemplul nostru) şi glisarea acestuia pe linie sau coloană în funcţie de modul de plasare
al sursei de date sau din meniul contextual şi opţiunea Copy Cells (Figura nr. 4.20).
Notă: Există posibilitatea de a crea diagrame Sparkline pentru rânduri de date pe care le
adăugaţi mai târziu utilizând instrumentul de umplere într-o celulă adiacentă care conţine
o diagramă sparkline.
133
Asociat fiecărui grafic Sparkline se găseşte bara de instrumente Sparklines Tools, cu
meniul Design:
Sursa de date a graficului poate fi editată prin selecţia butonului Edit Data din
grupul de opţiuni Sparkline.
Tipul diagramei poate fi modificat din grupul de opţiuni Type.
Stilul reprezentării se poate edita din punct de vedere visual pe baza grupului de
opţiuni Style. Se pot adăuga markeri pentru a evidenţia cele mai mari sau cele mai
mici valori ale seriei, valorile negative, etc.
Eliminarea unei diagrame de tip Sparklines se realizează prin selecţia acesteia
iar din grupul de butoane Group se alege opţiunea Clear.
Notă: Deoarece o diagramă Sparkline este o diagramă încorporată într-o celulă, aveţi
posibilitatea să introduce şi text în celula respectivă şi să utilizaţi diagrama Sparkline ca
fundal.
Aplicaţia Microsoft Excel prezintă, alături de capacitatea de a efectua calcule tabelare complexe,
o altă abilitate foarte importantă cu aplicabilitate mai ales în domeniul economic: aceea de a crea
modele dinamice. Un model dinamic se bazează pe o logică relativ simplă: observarea
modificărilor rezultatelor unei anumite situaţii, generate de modificarea valorilor unor celule ce
stau la baza calculului de formule. Modelele dinamice au la bază un tip particular de analiză a
datelor, denumită, generic, analiză „What-If” (Ce s-ar întâmpla dacă…?). Aceste modele
generează posibilitatea efectuării de simulări, optimizări şi analize avansate a datelor utilizând
instrumente specifice adresate, în special, managementului organizaţional. Instrumentele de
simulare şi optimizare cuprind facilităţi puternice de modelare a unor probleme formulate în sensul
găsirii unor soluţii care să răspundă unui ansamblu de restricţii impuse. Metodele şi tehnicile
„What-If” de analiză a datelor pot fi grupate, în funcţie de principiul după care funcţionează, în
două mari categorii:
134
tehnici de analiză în sens direct: constau în observarea implicaţiilor pe care le-ar
putea avea modificările datelor de intrare pentru o anumită situaţie (de exemplu:
Cum s-ar modifica cifra de afaceri dacă numărul de produse vândute dintr-un anumit
sortiment ar scădea cu 5%?)
tehnici de analiză în sens invers: observă care ar fi trebuit să fie cuantumul valoric
al unei date de intrare pentru ca rezultatul generat de aceasta să atingă un anumit
prag (absolut sau relativ). Exemplu: care ar trebui să fie numărul de produse
vândute pentru a ajunge la o cifră de afaceri de 5000 Euro?
Excel asociază fiecărei tehnici din aceste două categorii anumite instrumente de simulare
şi optimizare specifice, prin care poate gestiona modele foarte sofisticate, ce îşi găsesc
suportul în analiza statistică sau matematică a datelor. Dintre cele mai uzuale instrumente
Excel pentru analiza „What-If” în sens direct, vom prezenta, cu titlu de exemplu, tehnica
scenariilor (Scenarios), iar pentru analiza în sens invers, se vor prezenta tehnica de
căutare a scopului (Goal Seek) şi instrumentul de simulare şi optimizare Solver.
5.1 Scenariile
Aplicabilitatea tehnicii de analiză a scenariilor pentru domeniul economic, s-ar preta, spre
exemplu, unor serii de simulări ale unui model economic ce a fost construit pentru a pune
în evidenţă mai multe variante de proiect sau de buget. Modelul de simulare conţine mai
multe ipotezele ce conduc la rezultate diferite prin intermediul valorilor luate de anumiţi
parametrii.
135
Înainte de a crea un anumit scenariu, trebuie să existe un model pentru care vor fi stabilite
diverse prezumţii legate de valorile de intrare. Propunem drept exemplu situaţia veniturilor
din vânzări şi a cheltuielilor specifice unei societăţi comerciale cu profil de producţie:
Figura nr. 5.1 Situaţia privind calculul ratei rentabilităţii comerciale, utilizată în stabilirea
scenariilor
Modul de calcul al ratei rentabilităţii comerciale nete cumulate, din situaţia aferentă figurii
precedente, este explicat prin formulele de calcul utilizate afişate în Figura nr. 5.2.
136
Figura nr. 5.2 Explicarea modului de calcul al ratei rentabilităţii comerciale
specific situaţiei propuse spre analiză
Analiza îşi propune să observe cum se modifică rata rentabilităţii comerciale prin
modificarea ratelor preconizate de creştere a veniturilor şi a cheltuielilor variabile.
Întrucât bugetul preconizat pentru luna 2 depinde de situaţia analizată aferente lunii 1,
firma îşi propune analiza cumulată a ratei rentabilităţii comerciale nete, calculată ca
raport între profitul net cumulat pe cele două luni şi cifra de afaceri cumulată. Analiza
prezumtivă porneşte de la ideea că ratele preconizate de creştere a veniturilor şi
cheltuielilor influenţează rata rentabilităţii comerciale. Tot un factor de influenţă este şi
mărimea cheltuielilor fixe din fiecare lună supuse analizei. Astfel, pot fi considerate
variabile de intrare (legate de modul de calcul al ratei de rentabilitate) rata de creştere
a veniturilor şi cea a cheltuielilor variabile de la o lună la alta şi cheltuielile fixe pentru
fiecare lună. Tehnica scenariilor presupune ca una sau mai multe celule de intrare
(Changing Cells) să prezinte valori schimbate faţă de situaţia iniţială, pentru a observa
impactul acestor modificări asupra celulei (celulelor) rezultat (Result cells). În vederea
analizei variaţiei ratei de rentabilitate, vom defini două scenarii privind variabilele de
intrare specificate:
137
Variabilă de intrare Scenariu optimist Scenariu pesimist
Rata de creştere a veniturilor 20% 5%
Rata de creştere a cheltuielilor variabile 8% 15%
Cheltuieli fixe pe luna 1 1600 1500
Cheltuieli fixe pe luna 2 1200 1600
Tabelul nr. 5.1 Definirea valorilor specifice variabilelor de intrare pentru două scenarii
propuse spre analiză
Scenariile formulate au rolul de a oferi răspuns la întrebările: Cum ar putea afecta aceste
modificări profitul obţinut? Care ar fi, pentru fiecare situaţie în parte, nivelul ratei
rentabilităţii comerciale cumulate nete? Ca răspuns la aceste probleme există soluţia
generării unui raport care să releve situaţia curentă, situaţia generată în cazul confirmării
primului scenariu, şi cea aferentă celui de-al doilea scenariu.
Pentru a vizualiza coerent efectele generate de cele două ipoteze supuse analizei, se
recomandă ca atât celulele considerate de intrare (sau celule modificabile) (Changing
Cells) cât şi celulele considerate rezultat al scenariului (Target Cells) să fie denumite prin
nume sugestive (atribuirea de nume se realizează prin opţiunea Formulas Defined
Names Define Name şi stabilirea a câte unui nume pentru fiecare dintre celulele
amintite) deoarece în raportul scenariilor este relevant să apară numele celulei simulate
şi nu adresa absolută a acesteia. Astfel, în demersul realizării scenariilor propuse, o etapă
preliminară (nu neapărat obligatorie, dar care oferă un rezultat final mai sugestiv) este
aceea de a atribui celulelor implicate în simulare denumiri sugestive, după cum pot fi
observate şi în cadrul ferestrei de gestionare a numelor apelabilă prin
Formulas→Defined names→Name manager (Figura nr. 5.3):
138
Figura nr. 5.3 Fereastra Excel pentru gestionarea numelor atribuite diferitelor zone ale
unui registru de calcul
O regulă intrinsecă a tehnicii de simulare prin scenarii este aceea ca celulele modificabile
să nu conţină formule, ci doar constante numerice care să conducă la rezultatul pentru
care se face simularea.
Generarea scenariilor este posibilă prin intermediul comenzii DataData Tools What-
If Analysis Scenario Manager… În fereastra de gestionare a scenariilor se va adăuga
fiecare scenariu prin apăsarea butonului Add. (Figura nr. 5.4)
139
Figura nr. 5.4 Crearea unui scenariu în Excel
Fereastra Scenario Manager afişează, la un moment dat, toate scenariile definite până
în momentul respectiv, permiţând operaţii de adăugare, modificare şi ştergere a fiecărui
scenariu în parte, dar şi operaţii de vizualizare a datelor modificate (Show), de fuzionare
(Merge) sau de raportare a rezultatelor (Summary).
Pentru construirea efectivă a unui scenariu se selectează celulele care conţin valori
modificabile (Changing Cells) ce participă la formarea unui rezultat final şi care pe
parcursul simulării admit valori diferite care generează variante de rezultate. Apăsarea
opţiunii Add din cadrul ferestrei Managerului de Scenarii permite definirea scenariului,
după următorul exemplu:
140
Figura nr. 5.5 Procedura de încărcare a valorilor unui scenariu
4. Pentru fiecare variabilă de intrare specificată în caseta Changing Cells (de la pasul
2) se va preciza care este valoarea pe care această celulă o va prezenta în
simularea care va avea loc. În funcţie de aceste valori prezente aici, Excel reuşeşte
să prezinte valori noi ale variabilelor de ieşire (Celulele rezultat). Dacă celulelor
care stochează variabile de intrare li s-au atribuit în prealabil nume specifice (a se
vedea Figura nr. 5.3) aceste denumiri
înlocuiesc adresele absolute ale celulelor în cauză, fiind mult mai sugestive în
construirea analizei pe bază de scenarii.
141
Secvenţa de etape precizată mai sus se va repeta pentru fiecare scenariu nou creat. În
exemplul dat, un nou scenariu cu numele Pesimist va fi creat în vederea analizei
comparative prin simulare. Valorile variabilelor de intrare pentru acest al doilea scenariu
sunt precizate în Tabelul nr. 5.1.
Revenirea la managerul de scenarii se face prin activarea butonului OK, iar adăugarea
unor noi variante de buget se operează prin butonul Add. După specificarea condiţiilor
necesare pentru afişarea rezultatelor scenariilor, se va apăsa butonul Summary din
cadrul ferestrei principale Scenario Manager.
Aplicaţia Excel va afişa o fereastră prin care va întreba utilizatorul care este celula
(celulele) rezultat, precum şi prin ce tip de raport se vor afişa soluţiile găsite (Figura nr.
5.6). În caseta de dialog Scenario Summary utilizatorul poate preciza un tip de raport ce
se doreşte a fi generat (Report type): tip sinteză a scenariilor (Scenario summary) sau
tip tabelă pivot (Scenario Pivot Table report).
142
Pentru ca valorile iniţiale ale parametrilor simulării să se păstreze, este necesar a nu se
valida opţiunea Prevent Changes (aferentă casetei de dialog Add / Edit Scenario) în
momentul definirii unui scenariu. Dacă această opţiune a fost activată, atunci valorile
scenariului (atât la nivelul celulelor modificabile, cât şi la nivelul celulelor rezultat) vor
înlocui valorile curente în raportul de sinteză a scenariilor.
În noua foaie de calcul (prezentată în Figura nr. 5.7) apar în stânga raportului, butoane
de afişare (+) sau de inhibare (-) a unor detalii:
butonul “-“ (minus) în zona Changing Cells inhibă afişarea celulelor modificabile,
adică a parametrilor simulării;
143
5.2 Tehnica valorii scop (Goal Seek)
Tehnica valorii scop permite calcularea unei valori finale (numite scop sau obiectiv) ce
este returnată de o formulă, pentru care se modifică un parametru de care depinde
valoarea formulei respective. Utilizarea instrumentul Goal Seek se pretează la situaţii în
care se doreşte aducerea la o anumită valoare a unui rezultat prin modificarea (în plus
sau în minus) a unei variabile de intrare de care depinde rezultatul respectiv (din punctul
de vedere al aplicaţiei Excel, dependenţa se exprimă printr-o formulă sau înlănţuiri de
formule care porneşte de la celula de intrare). Identificăm, astfel, două celule a căror
definire este absolut necesară pentru aplicarea tehnicii valorii scop: celula scop (Target
Cell - celula rezultat pe care instrumentul Goal Seek va căuta să o aducă la o valoare
precizată) şi celula care trebuie modificată (Changing Cell) pentru obţinerea rezultatului
dorit.
Tehnica valorii scop poate fi folosită în orice domeniu, dar se pretează cel mai bine unor
situaţii de calcul economice. Utilizând căutarea tip “rezultat” se poate ajusta o estimare
pentru a se ajunge la o concluzie referitoare la o expresie relativă sau absolută (procentaj
sau valoare) pentru un buget sau o variantă de simulat.
Pentru exemplificare facem apel la situaţia prezentată la simularea prin scenarii. Vom
utiliza doar situaţia veniturilor, cheltuielilor şi rezultatului aferent primei luni luate în
considerare.
Căutarea valorii scop are loc prin comanda Data Data ToolsWhat-If
Analysis Goal Seek...
145
Prin caseta de dialog Goal Seek se stabilesc (Figura nr. 5.9):
celula ce conţine scopul sau obiectivul (rubrica Set cell:). Valoarea acestei celule este
dată de o formulă care va ajusta automat valoarea iniţială la o valoare finală (scop)
precizată de utilizator printr-un parametru;
următoarea: „cu cât (sau la cât) ar trebui modificată o valoare iniţială (By changing cell)
pentru ca o valoare scop (Set cell) să atingă un prag specificat (To value)?”
Se observă că în urma introducerii datelor de calcul pentru instrumentul Goal Seek se
caută valoarea celulei modificabile care poate conduce la obţinerea valorii scop propuse
şi se afişează fereastra Goal Seek Status ce anunţă dacă operaţiunea de găsire a unei
valori corespunzătoare s-a încheiat cu succes sau cu un
146
Figura nr. 5.11 Rezultatul simulării prin tehnica valorii scop
Aşa cum se poate observa în Figura nr. 5.11 Excel a găsit soluţia căutată prin modificarea
valorii cheltuielilor fixe pentru a se atinge scopul propus de a obţine o rată de rentabilitate
de 10%. Prin urmare, este nevoie de o valoare de 1.464 lei a cheltuielilor fixe pentru a se
ajunge la acest prag.
Prin tehnica valorii scop noile valori calculate ale formulelor vor înlocui vechile valori
corespunzătoare modelul de simulare. Aceste valori noi se vor găsi ilustrate şi în caseta
de dialog Goal Seek Status. La activarea butonului de comandă OK celula modificabilă a
modelului de simulare va conţine o nouă valoare, plecând de la care se propagă prin
intermediul formulelor noile valori calculate pentru obiectivul fixat. Dacă se activează
butonul Cancel, modelul va reveni la valorile iniţiale de la care s-a pornit.
147
5.3 Utilizarea instrumentului Solver
Solver-ul este un instrument informatic de optimizare care generalizează tehnica valorii scop,
oferind mai multe posibilităţi de simulare a unor parametrii ce generează
o situaţie de optim. Tehnica Goal Seek este utilă pentru rezolvarea problemelor care implică o
valoare obiectiv exactă ce depinde de o singură valoare necunoscută. Solver-ul poate gestiona
probleme mult mai complexe ce implică mai multe variabile de intrare şi poate ajuta la găsirea de
combinaţii ale acestor variabile în vederea atingerii unui anumit obiectiv propus. Spre deosebire
de tehnica valorii scop, prin utilizarea instrumentului Solver pot fi specificate şi anumite condiţii
definite drept constrângeri ce trebuie îndeplinite pentru ca soluţia rezultat să fie considerată validă.
Ca principiu, utilizarea instrumentului Solver din Excel presupune rezolvarea unei probleme de
optimizare şi anume ajungerea la o soluţie optimă în sensul maximizării unor rezultate, minimizării
unor eforturi sau de atingere a unei valori-scop considerate ca fiind de referinţă. Atingerea situaţiei
de optim se face prin modificarea automată a unor parametrii ce conduc la atingerea scopului
propus, în condiţiile precizării restricţiilor (constrângerilor) impuse modelului, astfel încât situaţia
optimală să ia în considerare aceste restricţii.
Pentru transpunerea unei probleme de optimizare într-un model apt a fi rezolvat prin
tehnica Solver-ului în Excel, se impune:
Problemele rezolvate prin instrumentul Solver din Excel îşi au sorgintea în modelele
matematice aplicate în economie ce utilizează algoritmi de optimizare (programare liniară
– algoritmul SIMPLEX, sau metode non-liniare de optimizare).
Pentru a înţelege principiul de funcţionare a instrumentului Solver vom lua drept exemplu
următoarea problemă ce are un caracter simplist, dar care permite înţelegerea unei
situaţii de optimizare:
148
Se cunosc 3 variabile de intrare x,y şi z care dau valoarea unei variabile obiectiv t potrivit
formulei:
t=x+2y+4z
Pentru rezolvare utilizând instrumentul Solver din Excel vom crea următoarea situaţie:
149
Solver-ul va trebui să modifice valorile celulelor C3:C5 (a se înţelege ca fiind soluţii ale
variabilelor de intrare x, y şi z) pentru ca valoarea celulei rezultat (C6) să fie maximă în
condiţiile impuse de constrângeri. C3, C4 şi C5 se numesc, prin urmare, celule
modificabile, iar C6 poartă denumirea de celulă obiectiv.
Instrumentul Solver poate fi apelat prin comanda Data→ grupul Analysis→Solver. Dacă
această opţiune nu poate fi găsită pe bara de meniuri Excel înseamnă că utilitarul Solver
nu a fost instalat odată cu instalarea aplicaţiei Microsoft Excel. Instalarea sa se poate
realiza (în versiunea Office 2010) prin apelarea meniului File
150
Fereastra Solver Parameters (Figura nr. 5.13) include opţiuni pentru definirea tuturor
etapelor prin care se vor specifica datele problemei de rezolvat.
To.
151
Operatorii ce pot fi utilizaţi în expresiile ce definesc constrângerile sunt operatorii
de comparaţie cunoscuţi (<=,>=,=) şi operatori pentru definirea tipului variabilelor
modificabile (int, bin, diff). Tipul int defineşte faptul că toate celulele precizate în
caseta Cell Reference trebuie să ia valori întregi, bin precizează obligativitatea
valorilor binare (adevărat sau fals) iar diff desemnează că toate valorile celulelor
precizate în Cell Refference să fie diferite între ele. Toate constrângerile impuse
pot fi vizualizate în Figura nr. 5.13.
La găsirea unei soluţii pentru problema formulată, solver-ul va afişa fereastra prin care va
întreba utilizatorul cum trebuie să afişeze rezultatul: prin păstrarea valorilor iniţiale sau
prin păstrarea valorilor care conduc la rezultatul găsit (Figura nr. 5.15). Aceeaşi fereastră
propune şi afişarea unor tipuri de rapoarte de sinteză care să prezinte situaţiile care au
condus la găsirea rezultatului căutat.
Figura nr. 5.15 Fereastra Solver Results ce afişează mesajul privind succesul găsirii soluţiei
la problema formulate, modul de afişare a soluţiei găsite şi generarea de rapoarte
suplimentare
152
Dacă se va bifa opţiunea Keep Solver Solution (Păstrează soluţia dată de Solver)
observăm că valoarea maximă a celulei obiectiv este calculată şi afişată în cadrul situaţiei
foii de calcul (Figura nr. 5.16), prin modificarea valorilor celulelor de intrare aferente
problemei specificate (x,y şi z).
153
Bibliografie
John Walkenbach, et al.,(2007), Office 2007 Bible, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis,
Indiana
154