Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II

Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4

Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 1 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

Nr. 1030 din 25.08.2015 Aprobat in CA din 31.07.2015

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau după caz, a reviziei în
cadrul ediției procedurii operaționale

Nr. Elemente privind

Crt. responsabilii / Numele și prenumele Funcţia Data Semnătura
operaţiunea
1. Elaborat Vaduva Floarea Secretar 31.07.2015

2. Verificat Contabil șef 31.07.2015

Voinea Narcis
3. Aprobat Gruia Manuela Director 31.07.2015

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea Data la care se

Crt. revizia în cadrul revizuită reviziei aplică
ediţiei prevederile sau
reviziei ediţiei
1. Ediția II, Revizia 0 Elaborarea Conform ORDIN nr. 400 /2015 Data aprobării
ediției inițiale pentru aprobarea Codului prin decizia
controlului intern/managerial al Directorului
entităţilor publice

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Nr.
crt. Scopul Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi Data Semnătura
difuzării nr. prenume primirii
1. Aplicare 1 secretariat Secretar Vaduva 31.07.2015
Floarea
2. Informare 2 contabilitate Contabil șef Voinea 31.07.2015
Narcis
3. Arhivare 3 conducere Persoana cu Vaduva 31.07.2015
atribuții de Floarea
arhivă
4. Coordonare, 4 contabilitate Contabil șef Voinea 31.07.2015
control Narcis
5. Aprobare 5 conducere director Gruia 31.07.2015
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 2 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

Manuela

4. Scopul procedurii

Prezenta procedură stabilește modalitatea de întocmire a pontajului pentru angajații unității de

învățământ. Pontajul este documentul care stă la baza calculului drepturilor bănești cuvenite
personalului didactic, didactic auxiliar și nedidactic al Şcolii .

Scopuri generale
 Procedura reglementează modul de întocmire a pontajului pentru angajați;
 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;
 Asigură existența documentației adecvate derulării activității;
 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe
director, în luarea deciziei.

Scopuri specifice
 Formalizarea unui set unitar de reguli pentru întocmirea pontajului aferent orelor de lucru
efectuate de către salariaţi;
 Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente
acestei activități.

5. Domeniul de aplicare
 Procedura va fi aplicată în activitatea de elaborare a pontajului salariaților și implicit în cea de
calculare a drepturilor bănești cuvenite acestora;
 Procedura asigură stabilirea regulilor privind pontarea și plata muncii angajaților.

Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- desemnarea personalului responsabil cu întocmirea Foii colective de prezență (Pontaj);
- stabilirea categoriilor de documente care vor fi întocmite în cadrul acestei activități;
- stabilirea unor termene pentru întocmirea pontajului salariaţilor;
- alocarea resurselor și mijloacelor necesare realizării activității.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: compartimentul/persoana cu atribuții de resurse umane;
- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate: toate compartimentele.
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 3 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

6. Legislație aplicabilă

6.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 1/2011, Legea educației naționale, cu modificările și completările ulterioare;
- Codul Muncii, aprobat prin Legea nr. 53/2003, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 284/2010 Legea cadru privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri
publice, cu modificările și completările ulterioare;
- OG nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, cu modificările și
completările ulterioare.

6.2. Legislație secundară

- ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entităţilor publice.
- OMEN nr. 5115/2014 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare
- Ordonanţa de urgenţă nr. 83/2014 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice în
anul 2015, precum şi alte măsuri în domeniul cheltuielilor publice

6.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulamentul de Ordine Internă (ROI);
- Fişe de post.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1. Definiţii

Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care

crt. defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
lucru stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii
atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor;
Compartiment = departament / serviciu / birou, etc.;
Conducătorul compartimentului = contabil sef/director
adjunct/director
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 4 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o

activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia
sau mai multor compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o
activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unui
singur compartiment;
2. Sistem de control managerial Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi,
proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea
controlului managerial
3. Foaie colectivă de prezență Document prin care se înregistrează prezența salariaților la
(Pontaj) locul de muncă, în vederea calculării salariului

7.2. Abrevieri

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. E. Elaborare
4. V. Verificare
5. A. Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
8. CO Concediu de Odihnă
9. CM Concediu Medical
10. CS Concediu de studii
11. CD Concediu pentru Deces în familie
12. S Suspendare a raporturilor de serviciu
13. CFP Concediu Fără Plată
14. CIC Concediu pentru Îngrijire Copil
15. R Recuperare
16. I Învoire
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 5 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

8. Descrierea procedurii
8.1. Generalităţi
Foaia colectivă de prezență (Pontajul) este documentul întocmit de unitatea de învățământ, în
vederea calculării orelor de lucru efectuate de către salariaţi, în scopul stabilirii drepturilor bănești
cuvenite acestora. Secretarul Şcolii este persoana responsabilă cu coordonarea activităților de
elaborare a Condicilor de prezență și a Foilor colective de prezență.

8.2. Mod de lucru

8.2.1. Condica de prezență

Pe baza Statului de personal care cuprinde lista nominală a angajaților și funcțiile deținute de
aceștia, se întocmește Condica de prezență în care sunt înscriși angajații unității de învățământ.
Aceasta cuprinde numele angajaților și rubrica destinată semnăturilor acestora, corespunzătoare
fiecărei zile lucrătoare. Salariații instituției au obligația semnării zilnice a Condicii de prezență, cu
respectarea orelor de program. Acest document atestă prezența personalului în instituție și efectuarea
îndatoririlor zilnice de lucru.
Lunar, ori de câte ori apar situații care determină absența temporară a unor angajați, se operează
mențiunile necesare în Condica de prezență, care justifică situațiile respective pe baza informațiilor
furnizate de cererile pentru CO, CS, CFP, CIC, S, Certificatele medicale, etc., după verificarea lor
prealabilă pentru legalitate și aprobarea dată de către director.

8.2.2. Foaia colectivă de prezență (Pontajul)

La începutul fiecărei luni, se elaborează formularul de Foaie colectivă de prezență (Pontaj),

pentru luna precedentă, înscriindu-se în el personalul unității de învățământ, conform Statului de
personal. În formularul astfel conceput se operează datele referitoare la prezența în activitate, extrase
din Condica de prezență.
Astfel, în Pontaj se operează informațiile din cererile pentru CO, CS, CFP, CIC, S, Certificatele
medicale, Referatele pentru învoire, Referatele pentru recuperarea orelor suplimentare efectuate, după
verificarea lor prealabilă pentru legalitate și aprobarea dată de către director.
Centralizarea orelor de prezență la program se realizează în funcție de prezența în activitate, CO, CM,
CIC, R, sau alte situații care au determinat absența angajatului din instituție.
Pontajul în format tipărit este semnat de către persoana desemnată a-l întocmi, aprobat de către
director, și se ștampilează pentru certificarea legalității și realității.
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 6 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

Foaia colectivă de prezență (Pontajul) se îndosariază și se păstrează la Secretariat. Aceasta este ulterior
transmisă către compartimentul de contabilitate/salarizare al instituției pentru calculul drepturilor
banești ale personalului.

8.3. Etapele activității procedurate

Realizarea Statului de personal care cuprinde lista nominală a angajaților unității de învățământ și funcțiile deținute
de aceștia

Întocmirea de către angajator a Condicii de prezență care cuprinde numele angajaților, precum și semnăturile
acestora corespunzătoare fiecărei zile lucrătoare

și

Înscrierea în Condica de prezență a situațiilor care determină absența temporară a unor angajați din instituție (CO,
CS, CFP, CIC, S, CM)

Elaborarea formularului de Foaie colectivă de prezență (Pontaj) care cuprinde datele referitoare la prezența în
activitate, extrase din Condica de prezență

Semnarea Pontajului în format tipărit de către persoana desemnată a-l întocmi, aprobarea lui de către director și
îndosarierea documentului la Secretariat

Foaia colectivă de prezență (Pontajul) este transmisă către compartimentul de contabilitate/salarizare al instituției
pentru calculul drepturilor banești ale personalului

Figura 1. Procesul de întocmire și gestonare a Foii colective de prezență (Pontajului)

 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 7 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

8.4. Resurse necesare

8.4.1. Resurse materiale

 încăpere, cu birou si scaune;
 fişet pentru acte cu regim special ;
 un calculator cu imprimantă;
 reţea internet ;
 hârtie xerox;
 un telefon pentru legături operative cu alte compartimente;
 caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

8.4.2. Resurse umane

 Secretar;
 Director;
 Cadre didactice/didactice auxiliare/nedidactice.

8.4.3. Resurse financiare

 Materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor aproviziona de
către compartimentul administrativ al Şcolii Şcoala Gimnazială “Barbu Ionescu” Comuna
Urzicuta din creditele bugetare cu această destinaţie.

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. Compartimentul I II III IV V

crt. (postul) / acţiunea
(operaţiunea)
1. Realizarea activităților E.
de întocmire a Foii
colective de prezență
(Pontajului)
2. Verificarea modului V.
de întocmire a
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 8 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

Pontajului
3. Analiza și aprobarea A.
Pontajului
4. Aplicarea Ap.
prevederilor legale
privind activitățile de
întocmire a Pontajului
5. Arhivarea Ah.
documentelor
rezultate din
activitățile de
întocmire și
gestionare a
Pontajului

I –Secretar;
II - Directorul unităţii de învăţământ;
III – Directorul instituției;
IV –Secretar/Director;
V – Persoana cu atribuții de arhivă.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.
anexă/ Denumirea Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
cod anexei/ exemplare elemente
formular formularului loc perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F/PO- Foaie colectivă Secretar Director Compartiment Arhivă Cf.
30/01 nomenclator
de prezență contabilitate/
arhivistic
(Pontaj) salarizare
F/PO- Diagrama de Arhivă Cf.
30/02 nomenclator
proces
arhivistic
 Şcoala Gimnazială “Barbu Procedura operaţională Ediţia : II
Ionescu” Comuna Urzicuta privind întocmirea pontajului Nr.de ex.4
Comisia de monitorizare, Revizia 0
coordonare şi îndrumare Nr.de ex.4
metodologică a dezvoltării Cod: PO-30 Pag. 9 / 9
sistemului de control managerial Exemplar nr. 1

11. Cuprins

Numărul Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina

componentei
în cadrul
procedurii

0 Copertă 0
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobareaediţiei sau, 1/9
după caz, a reviziei în cadrul ediţieiprocedurii
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/9
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, 1/9
revizia din cadrul ediţiei procedurii
4 Scopul procedurii 2/9
5 Domeniul de aplicare 2/9
6 Documente de referinţă 3/9
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/9
8 Descrierea procedurii 5/9
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 7/9
10 Anexe, înregistrări, arhivări 8/9
11 Cuprins 9/9