ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I

STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1

ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 1 / 10
Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii:

Nr. Elemente privind

Crt. responsabilii / Numele si prenumele Funcţia Data Semnătura
operaţiunea
1.1. Elaborat SC Anderssen Consultant
Consulting Group SRL
1.2. Verificat Conform Deciziei nr. Comisia de
monitorizare,
187 din 10.11.2011 coordonare şi
îndrumare metodologică
a dezvoltării sistemului
de control managerial
1.3. Aprobat Hotărârea Senatului Senatul SNSPA
nr. din

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea Data la care se

Crt. revizia în cadrul revizuită reviziei aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
2.1. Ediţia I Elaborarea Conform OMFP 946/2005 cu Data aprobării în
ediţiei iniţiale modificările şi completările Senat
ulterioare

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exemplar Comparti Funcţia Nume şi Data Semnătura

crt. Difuzării nr. ment prenume primirii

3.1. Aplicare 1 Direcţia Personal

financiar-
Economică contabilitate,
casierie
3.2. Informare 2 Comisia de
monitorizare,
Membri
coordonare şi comisie
îndrumare
metodologică a
dezvoltării sistemului
de control
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 2 / 10
Exemplar nr. 1

managerial

3.3. Arhivare 3 Arhivă Arhivar

3.4. Aprobare 4 Senatul Rector
SNSPA

4. Scopul procedurii
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 3 / 10
Exemplar nr. 1

 Descrie modul de constituire a veniturilor proprii pentru Şcoala Naţională de Studii Politice şi
Administrative in scopul realizarii finantarii din surse proprii a activitati din cadrul institutiei.

5. Domeniul de aplicare
 Procedura se aplică în cadrul Şcolii Naţionale de Studii Politice şi Administrative, la Serviciul
Fnanciar Contabilitate.

6. Documente de referinţă
6.1. O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial;
6.2. OMFP 1649/2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr.
946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial.
6.3. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1389/2006 pentru modificarea si completarea - Ordin
nr. 946/2005.
6.4. HG nr. 1418 din 11 Octombrie 2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare externă, a
standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române
de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior;
6.5. Legea nr. 84/1995 a Învăţământului cu modificările şi completările ulterioare;
6.6. Legea nr. 128/1997 privind Statutul Personalului Didactic cu modificările şi completările
ulterioare;
6.7. Legea nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare cu modificările şi completările
ulterioare;
6.8. Legea 82/1991 actualizată;
6.9. HG nr. 1175 / 2006 privind organizarea studiilor universitare de licenţă şi aprobarea listei
domeniilor şi specializărilor din cadrul acestora.
6.10. Codul civil român in vigoare ;
6.11. Hotărârea Guvernului nr. 735/1996 - Pentru aprobarea Regulamentului de acordare a
granturilor de cercetare ştiinţifică ;
6.12. Hotărârea Guvernului 264/2003 – Privind stabilirea actiunilor si categoriilor de cheltuieli,
criteriilor, procedurilor si limitelor pentru efectuarea de plati in avans din fonduri publice ;
6.13. Legea nr. 500/2002 - Legea finanţelor publice;
6.14. Carta universităţii.
6.15. Ordinul MEF 3512/2008 Privind documentele financiar-contabile;
6.16. OG 15/1996 Privind platile cu numerar.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 4 / 10
Exemplar nr. 1

 Definiţii:
Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
7.1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
lucru stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii
atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate
sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor
compartimentelor din cadrul Şcolii Naţionale de Studii Politice şi
Administrative;
Compartiment = compartiment / serviciu / birou / faculate / rectorat,
etc.; Conducătorul compartimentului = rector/decan/şef birou/ şef
serviciu, etc.;
PO (Procedură Operaţională) = procedură care descrie o activitate
sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente din cadrul Şcolii Naţionale de Studii Politice şi
Administrative;
PL (Procedură de lucru) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment
din cadrul Şcolii Naţionale de Studii Politice şi Administrative;
7.2. Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care
dă asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a
veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii
publice. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele
printr-o abordare sistematicăşi metodică, care evalueazăşi
îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere,
bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de
administraţie
7.3. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de
dovezi obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a
determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit
7.4. Criterii de audit Ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă
7.5. Sistem de control Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,
managerial procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului
managerial
7.6. Neconformitate Neîndeplinirea unei cerinţe
7.7. Dovadă obiectivă Date care susţin că ceva există sau este adevărat
7.8. Observaţie O constatare a faptelor, efectuată pe durata desfăşurării unui audit
şi susţinută prin dovezi obiective
7.9. Corecţie Acţiune de eliminare a unei neconformitãti detectate
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 5 / 10
Exemplar nr. 1

7.10. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute
rezultatele planificate
7.11. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate
7.12. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea
subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor
stabilite
7.13. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial
7.14. Student persoană înmatriculată în cadrul unui program de studiu al
universităţii
7.15. Consiliu colectiv organizat, cu sarcini de conducere, de administrare sau de
avizare, etc. a activităţii unei organizaţii, firme, societăţi
comerciale, instituţii etc
7.16. Senat organ de conducere a unei instituţii de învăţământ superior, format
din profesori universitari şi reprezentanţi ai studenţilor, prezidat de
rector
7.17. Regulament totalitatea instrucţiunilor, normelor şi regulilor care stabilesc şi
asigură ordinea şi bunul mers al unei organizaţii, al unei instituţii,
al unei întreprinderi, etc.
7.18. Comunitate studenţi şi alţi constituenţi care participă la furnizarea şi/sau
utilizarea unui rezultat
7.19. Evaluare şi testare include examinări formale, evaluări continue, teste, evaluări pe
parcurs a unor competenţe şi/sau evaluarea satisfacţiei clienţilor
(studenţi, absolvenţi, alte părţi interesate)
7.20. Rezultate nivel de performanţă a clientului măsurat în raport cu standardele
predefinite în programa analitică

 Abrevieri:
Nr. Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. PS Procedură de sistem
8. PL Procedură de lucru
9. ID Învăţământ la Distanţă
10. DID Departamentul pentru Invăţământul la Distanţă
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 6 / 10
Exemplar nr. 1

11. ARACIS Agenţia Română pentru Asigurarea Calităţii în Învăţământul

Superior
12. CEAC Comisia pentru Evaluarea şi Asigurarea Calităţii
13. DPPD Departamentul pentru Pregătirea Personalului Didactic
14. CFP Control financiar preventiv
15. ISBN International Standard Book Number
16. SNSPA Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative
17. HBS Hotarare de Birou Senat
18. SFC Serviciul financiar-contabil
19. UMS University Management System
20. UNIV Universitate
21. OUG Ordonanta de Urgenta a Guvernului

8. Descrierea procedurii
8.1. Modul de lucru:

Incasarea se realizeaza pe baza unui regulament privind cuantumul taxelor incasate la nivelul
SNSPA pe perioada unui an universitar si in conformitate cu prevederile Legii Invatamantului nr.
84/1995 cu modificarile si completarile ulterioare si a Legii Finantelor Publice nr. 500/2002 cu
modificarile si completarile ulterioare si potrivit bazei de date electronice din programele informatice
UMS si UNIV incarcate de secretariatele facultatilor si DPPD.
Regulamentul prevede urmatoarele taxe grupate in doua categorii:
- taxe diverse;
- taxe scolarizare.
In categoria taxelor diverse sunt incluse urmatoarele taxe:
1. taxă examen (ex., verif., colocvii) de diferenţă
2. taxă recuperare lucrări practice de laborator
3. taxă înmatriculare studenţi (anul I + studenţi ani superiori transferaţi, reînmatriculaţi,
continuare de studii)
4. taxă reînmatriculare
5. taxă reexaminare (restanţă sau mărire notă)
6. taxă susţinere examen finalizare studii absolvenţi cu taxă SNSPA
7. taxă susţinere examen finalizare studii absolvenţi
din exteriorul SNSPA
8. taxă repetare examen de licenţă, diplomă
- proba I
- proba II
9. taxă susţinere disertaţie
10.taxă eliberare diplomă de finalizare a studiilor pentru absolvenţii altor universităţi
11. taxă eliberare adeverinţă de absolvire
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 7 / 10
Exemplar nr. 1

12. taxă eliberare diplomă de finalizare a studiilor pt. absolvenţii proprii

- pentru promoţiile care au finalizat până în anul 2005, inclusiv

- pentru promoţiile începând cu anul 2006, inclusiv
13.taxă eliberare foaie matricolă
- în regim de urgenţă (48 ore)
14.taxă eliberare situaţie şcolară
- în regim de urgenţă (48 ore)
15. taxă eliberare duplicate acte de studiu
16. taxă eliberare duplicat carnet de student sau legitimaţie de transport
17. taxă eliberare adeverinţă netipizată, autentificare diplomă, la cerere
18. taxă eliberare de programe analitice pt. o disciplină de studiu
19. taxă de transfer:
- pentru studenţii care solicită transferul la alte universităţi
- pentru studenţii care
solicită transferul în interiorul universităţii
20. taxă eliberare diplome cursuri postuniversitare, master
21. taxă susţinere examen de competenţă lingvistică şi eliberare certificat de competenţă
lingvistică
- pentru studenţi şi personal SNSPA
- pentru persoane din exteriorul SNSPA

22. taxă echivalare diferite certificate lingvistice

23. taxă eliberare duplicat certificat de competenţă lingvistică
24. taxă susţinere examen de competenţă lingvistică şi eliberare certificat de competenţă
lingvistică în regim de urgenţă (48 ore)
25. taxă de retragere studenţi (după înmatriculare)
26. taxă înscriere concurs cadre didactice
- pentru postul de preparator şi asistent
- pentru postul de lector
- pentru postul de conferenţiar şi profesor
27. taxă ISBN pentru autori din exteriorul SNSPA
28. tarife pentru masă şi cazarea în cămine a studenţilor

 Aceste taxe sunt definite in programul informatic pe baza unui nomenclator de taxe creat de
administratorul de program in cazul programului UMS iar in programul UNIV sunt introduse de
catre personalul Srviciului Financiar Contabil.
 In urma definiri in nomenclatorul de taxe a tuturor taxelor aferente unui an universitar persoana
care tine evidenta taxelor introduce cuantumul respectivelor taxe pe baza regulamentului de
taxe .
 In cazul taxelor de eliberare duplicate acte de studiu, este urmatorul procedeu:
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 8 / 10
Exemplar nr. 1

 Absolventul se prezinta cu cererea aprobata prin HBS la Serviciul Financiae Contabil pentru
intocmirea unei dispoziti de incasare care reflecta contravaloarea taxei de eliberare a
duplicatelor, actelor de studiu, dispozitie ce poarta semnatura SFC la intocmit, viza CFP si
semnatura ordonatorului de credite.
 Dupa intocmirea si atasarea dispozitiei la cerere studentul se prezinta la casierie si plateste
contravaloarera taxei.
 Cererea cu chitanta se depune la Registrul de casa din data la care sa efectuat incasarea.
 Privind încasarea taxei de custodie acte originale neridicate de la dosarul personal după un an
de la absolvire,exmatriculare, pentru fiecare an de întârziere este urmatorul procedeu
 -absolvenţii se prezintă la Serviciul Financiar Contabilitate cu o cerere ce poartă rezoluţia
secretariatului Facultăţii pe care a absolvit-o, pentru întocmirea unei dispoziţii de încasare care
reflectă contravaloarea taxei de custodie, dispoziţie ce poartă semnătura persoanei care o
întocmeşte din cadrul Serviciului Financiar Contabil, viza Controlului Financiar Preventiv şi
semnatura ordonatorului de credite.
 După întocmirea şi ataşarea dispoziţiei la cerere, studentul se prezintă la casierie pentru
efectuarea plăţii.
 Cererea cu chitanţa se depune la Registrul de Casă din data la care s-a efectuat încasarea.

8.2. Resurse necesare:

8.2.1. Resurse materiale
 mobilier pentru stocarea dosarelor;
 PC cu acces la internet şi la reţeaua proprie a Şcolii Naţionale de Studii Politice şi
Administrative;
 linie telefonică;
 aparat fax;
 copiator;
 imprimantă;
 rechizite specifice.

8.2.2. Resurse umane

 Personal financiar-contabilitate, casierie;
 Personal facultăţi/departamente;
 Personal secretariat;
 Comisia;
 Rector.

8.2.3. Resurse financiare

 Conform BVC al Şcolii Naţionale de Studii Politice şi Administrative pentru anul în curs.

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 9 / 10
Exemplar nr. 1

 Rectorul
 Aprobă prezenta procedură.
 Conducerile facultăţilor şi ale departamentelor, prin secretariatele acestora, vor întocmi şi afişa
lista cu studenţii care trebuie să-şi achite taxele şi răspund de realizarea la termen a
încasărilor. Aceleaşi liste se vor transmite electronic şi serviciului financiar-contabil pe baza
cărora se vor întocmi situaţiile privind stadiul încasării taxelor.
 Taxele stabilite vor fi achitate fie la casieria unităţii, fie în contul deschis de aceasta la
Trezorerie, iar documentele justificative se păstrează în original la studenţi şi în copie la
serviciul financiar-contabil.
 Se interzice încasarea taxelor de către personalul din cadrul secretariatelor sau de către cadre
didactice şi, de asemenea, acestea nu pot să deţină chitanţe pentru a justifica plata.
 Taxele prevăzute în prezentul regulament se vor achita înainte de prestarea serviciului
solicitat, facultăţile şi serviciile funcţionale ale acestora şi ale rectoratului având obligaţia de a
solicita documentele de plată înaintea prestării serviciilor respective.
 Taxele de şcolarizare vor fi achitate în anul universitar, la datele prevăzute în contractele de
studiu încheiate de către fiecare facultate în parte cu studenţii în regim cu taxă.
 In vederea acordării unor facilităţi în conformitate cu prevederile legale, Consiliile Facultăţilor
vor stabili criteriile în funcţie de care să fie acordate, ţinând cont şi de bugetul de venituri şi
cheltuieli la nivelul acestora.
 Secretariatele facultăţilor vor transmite liste, cadrelor didactice examinatoare cu studenţii care
nu au dreptul de susţinere a examenelor din cauza neachitării taxelor (indiferent de tipul
acestora), odată cu cataloagele de examen.
 Studenţii care nu au achitat taxa conform programului şi ţinând cont de regulamentele proprii
de funcţionare vor fi propuşi de către Consiliile facultăţilor pentru exmatriculare.
 Verificarea modului de încasare a taxelor se va face de către persoane abilitate pentru control,
după expirarea termenelor prevăzute în contracte. În urma verificărilor, se va prezenta
conducerii universităţii şi structurilor acesteia, situaţia încasărilor şi eventualele măsuri dispuse
ca urmare a controlului.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. Denumirea Elaborato Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte

anexă/
cod anexei/ r exemplare elemente
formular formularului loc perioadă
F/PS- Pagină de Elaborator Rector Arhivă Conform
01/01 Nomenclator
gardă Arhivistic
Chitante Elaborator După caz Arhivă Conform
Nomenclator
________
Arhivistic
_
Registrul de Elaborator După caz Arhivă Conform
Nomenclator
________ casa
 ŞCOALA NAŢIONALĂ DE Procedura Sistemului de Ediţia : I
STUDII POLITICE ŞI Control Managerial Nr. de ex. 1
ADMINISTRATIVE Descrierea activităţii de încasări
Bucureşti şi plăţi în numerar
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 0
şi îndrumare metodologică a Nr. de ex. 1
dezvoltării sistemului
de control managerial
Cod: PL-31 Pag. 10 / 10
Exemplar nr. 1

_ Arhivistic
Dispozitie de Elaborator După caz Arhivă Conform
Nomenclator
________ incasare Arhivistic
_
________ Ordonantare Elaborator După caz Arhivă Conform
_ Nomenclator
Arhivistic

11. Cuprins

Numărul componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina

în cadrul procedurii

0 Pagină de gardă 0
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea 1/10
ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/10
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, 1/10
după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
4 Scopul procedurii 3/10
5 Domeniul de aplicare 3/10
6 Documente de referinţă 3/10
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/10
8 Descrierea procedurii 4/10
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 9/10
10 Anexe, înregistrări, arhivări 9/10
11 Cuprins 10/10