CONSILIUL JUDEȚEAN VRANCEA Se aprobă,

Direcția Dezvoltare și Promovare Președinte

Birou Relații Interne, Internaționale și Cătălin TOMA
Diaspora
Nr. 19173/01.09.2023

CAIET DE SARCINI
Privind achiziția de servicii de organizare a evenimentului ”Adunarea
Generală a Asociației Secretarilor Generali de Județe”
în perioada 20-23 septembrie 2023

Prezentul caiet de sarcini conține specificații tehnice minime în baza cărora

ofertantul va întocmi oferta tehnică și financiară, făcând parte integrantă din
documentația de atribuire în vederea participării la procedura având ca obiect
atribuirea serviciilor de organizare a evenimentului ”Adunarea Generală a
Asociației Secretarilor Generali de Județe” și constituie ansamblul cerințelor
minime pe baza cărora fiecare ofertant elaborează propunerea tehnică și
financiară.

I. Prevederi generale
1. Achizitor/autoritate contractantă
UAT Județul Vrancea
2. Obiectul contractului
Prestarea serviciilor pentru organizarea evenimentului ”Adunarea
Generală a Asociației Secretarilor Generali de Județe”
3. Valoarea achiziției
109.160 lei fără TVA.

II. Necesitatea și oportunitatea

Consiliul Județean Vrancea va organiza în perioada 20-23 septembrie 2023
ediția aniversară a ”Adunării Generale a Asociației Secretarilor Generali de
Județe”, structură care în anul 2023 împlinește 25 de ani de la înființare.
Prin organizarea în Vrancea a acestui eveniment se are în vedere realizarea
unei întâlniri a tuturor membrilor asociației în cadrul căreia să dezbată
identificarea unor soluții de îmbunătățire a activității administrației publice, dar
și posibilitatea unui schimb de experiență din practica pe care fiecare județ o are,

1
preluarea unor bune practici și exprimarea unor poziții unitare pe anumite teme
de interes.
Dat fiind momentul aniversar important ce va fi marcat cu această ocazie,
pe lângă secretarii generali din cadrul asociației și-au anunțat prezența în Vrancea
și secretarii generali veterani, precum și numeroși reprezentanți ai structurilor
asociative din România (UNCJR, AMR, AoR etc.) dar și membrii ai Guvernului
României.
Organizarea Adunării Generale aniversare în județul nostru este, de
asemenea, o bună oportunitate pentru promovarea obiectivelor principale ale
Vrancei în rândul tuturor participanților la eveniment.

III. Scopul
Prin achiziția serviciilor de organizare a evenimentului ”Adunarea
Generală a Asociației Secretarilor Generali de Județe” – ediție aniversară –
25 de ani de la înființare, se dorește identificarea unor prestatori care să răspundă
tuturor cerințelor ce vor fi descrise în cele ce urmează.
Astfel, prestatorii vor oferi întreaga gamă de servicii solicitate în prezentul
caiet de sarcini la standardele solicitate de autoritatea contractantă.

IV. Considerații generale

Locații: Municipiul Focșani, județul Vrancea
Participanți la evenimente: secretari de județe din întreaga țară,
secretari generali veterani, reprezentanți structuri asociative din
România etc.
Perioada: 20-23 septembrie 2023.
Organizarea și implementarea evenimentului ”Adunarea Generală a
Asociației Secretarilor Generali de Județe” va consta în achiziția următoarelor
servicii:
Servicii de organizare si prestare eveniment
• Asigurare prânz și cină
• Asigurare cină oficială
• Asigurare transport intern vizite obiective județ, pentru care
ofertantul își va dimensiona cheltuielile de transport în funcție de
modalitatea efectivă de îndeplinire a cerințelor Autorității
Contractante din prezentul Caiet de Sarcini
• Organizare sesiune degustare vin
• Asigurare cadouri
• Asigurare cazare

2
 V. Descrierea serviciilor. Cerințe si specificații tehnice
Pentru buna organizare a ediției aniversare a Adunării Generale a
Asociației Secretarilor Generali de Județe, intră în sarcina prestatorului asigurarea
meselor de prânz și cină pentru un număr maxim de 100 de participanți/zi/masă.
În același timp, prestatorul are sarcina de a asigura organizarea unei cine
aniversare, în data de 21 septembrie 2023, pentru un număr maxim de 120 de
participanți. Cina oficială trebuie să aibă loc într-o locație în care să se servească
produse cu specific românesc.
În vederea vizitării obiectivelor din județul Vrancea (spre ex. Mausoleul
Eroilor de la Mărășești, crame etc.), dar și pentru a asigura transferul invitaților
de la locațiile de cazare la sediul Consiliului Județean Vrancea, unde are loc
Adunarea Generală, prestatorul are sarcina de a asigura transportul pentru un
număr maxim de 100 de participanți.
De asemenea, în vederea promovării specificului oenologic al județului,
prestatorul are sarcina de a organiza o sesiune de degustare de vinuri.
Prestatorul va trebui, de asemenea, să asigure cadourile pentru fiecare
participant în parte, cadouri care să conțină elemente tradiționale românești, (spre
exemplu, o sticlă de vin de la un producător din județul Vrancea medaliată la un
concurs național sau internațional de vinuri).
În același timp, prestatorul va trebui să asigure cazarea pentru oficialii
ce vor fi invitați la eveniment. Cazarea va trebui asigurată la hotel de minim 3
stele, aflat pe raza municipiului Focșani.

Prestatorul va fi responsabil pe durata întregului eveniment de:

1. Respectarea cronologiei conform programului pus la dispoziție de către

autoritatea contractantă.
2. Respectarea conformității materialelor necesare bunei desfășurări a
evenimentului.

Director
Mihaela Oprișan

Șef birou,
Marcela Brăileanu