Lucrarea de laborator nr. 1: CREAREA BAZELOR DE DATE.

LUCRUL CU
TABELELE.
Baza de date (BD) este un set ordonat de date destinat pentru stocare, acumulare și
prelucrare pe calculator. Pentru crearea și menținerea bazelor de date (actualizarea acestora,
furnizarea de acces la solicitări și emitere date despre acestea către utilizator) se folosește un
pachet de programe specializat numit sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD).
Obiectele bazei de date MS Access
La obiectele bazei de date Access se includ:
1. Tabelele - concepute pentru stocarea ordonată a datelor.
2. Interogările - concepute pentru a căuta, extrage date și executa calcule.
3. Formularele - concepute pentru vizualizarea, editarea și adăugarea ușoară a datele în
tabele.
4. Rapoartele - utilizate pentru analiza și tipărirea datelor.
5. Pagini de acces la date - concepute pentru a vizualiza, introduce, actualiza și analiza
date prin rețea sau de oriunde din computer.
6. Macrouri - folosite pentru a efectuarea comenzilor frecvent întâlnite implicate în
procesarea datelor.
7. Modulele - concepute pentru a descrie instrucțiunile și procedurile în limbajul VBA.
Obiectul principal al bazei de date este tabelul care constă din înregistrări (rânduri) și
câmpuri (coloane). La intersecția unei înregistrări cu un câmp se formează celule conținând date.
Fiecare câmp al tabelului are un nume unic care nu poate conține mai mult de 64 de
caractere. Fiecare câmp conține date de același tip.
Tipurile de date utilizate la definirea câmpurilor într-un tabel Access sunt:
Tip Descriere
Text este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre;
proprietatea Field Size stabilește numărul maxim de caractere care se
stochează şi are valori cuprinse între 0 şi 255 de poziții
Memo este un tip similar cu tipul Text, dar stochează până la 64.000 de caractere
Number este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field
Size precizează dimensiunea şi tipul valorii numerice
Date/Time este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide şi a
timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice şi a timpului
orar este precizat în proprietatea Format
Currency este utilizat pentru stocarea valorilor monetare în vederea efectuării de
calcule şi comparații monetare
Autonumber este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociate pentru
fiecare înregistrare adăugată în tabel; valoarea este generată prin
incrementarea ultimei valori sau prin generare aliatoare conform setării din
proprietatea New Values (valoarea Increment sau Random)
Yes/No este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua
posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setării din
proprietatea Format
OLE Object este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE (Object Linking
and Embedding): foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet,
animație
Hyperlink este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegături către o locație a
unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web
Lookup permite execuţia aplicaţiei wizard Lookup Wizard care asistă utilizatorul în
Wizard operaţia de conversie a câmpului într-unul de tip lookup; iniţial, câmpul
trebuie să aibă asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No

Crearea bazei de date

1. Deschideți Access 2007.

2. Faceți clic pe butonul .

3. Setați numele noii baze de date - "Notebook.accdb".
4. În fila Создание din bara de instrumente Таблицы, faceți clic pe butonul Конструктор
таблиц.
5. Introduceți numele câmpurilor și specificați tipurile de date la care se referă.
Numele câmpului Tipul de date
Nr/o Autonumber

Nume Text

Prenume Text

Adresă Text

Telefon Text

Hobby Text

E-mail Hyperlink
 6. Ieșiți din modul Designer, salvând tabelul cu numele de "Prieteni"; nu specificați
câmpurile cheie.
7. Deschideți tabelul "Prieteni" făcând dublu-clic și completați-l cu 10 înscrieri.
8. Adăugați câmpurile "Patronimic" și "Data nașterii", pentru aceasta:
1) setați cursorul pe câmpul în fața căruia doriți să introduceți o nouă coloană;
2) executați comanda: fila panglicii Режим таблицы → bara cu instrumente
Поля и столбцы → Вставить;
3) efectuând dublu-clic pe Поле1, redenumiți-l "Patronimic" și Поле2 - "Data
nașterii".
9. Comutați la modul Designer cu comanda: fila panglicii
Главная → Режимы → Конструктор
10. Pentru câmpul "Data nașterii", setați tipul de date dată / oră; în câmpul Format,
selectați -dată scurtă.
11. Formatați tabelul după cum urmează:
1) culoarea grilei este roșu închis;
2) culoarea fundalului este albastră;
3) culoarea textului - roșu închis, dimensiune - 12 pt, text - italic.
12. Redenumiți câmpul "Hobby" în "Hobby -uri".
13. Ștergeți numărul de intrare 8.
14. Modificați dimensiunea celulelor astfel încât toate datele să fie vizibile. Pentru asta
faceți dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pe câmpurile de frontieră.
15. Aranjați câmpurile în ordinea următoare: "Nr/o", "Nume", "Prenume", "Patronimic",
"Telefon", "Data nașterii", "Hobby-uri", "Adresa", "Foto", "E-mail".
16. Completați celulele goale din tabel.
17. În modul Designer, adăugați câmpul "Stare civilă" care va conține un set fix de valori
- căsătorit, necăsătorit, căsătorită, necăsătorită. Pentru a crea o listă derulantă, vom folosi
Lookup Wizard:
1) setați tipul de date Lookup Wizard;
2) în caseta de dialog care apare, selectați linia "Будет введен фиксированный
набор значений" și faceți clic pe butonul Далее;
3) numărul de coloane - 1;
4) introduceți informațiile din listă - căsătorit, necăsătorit, căsătorită, necăsătorită;
5) faceți clic pe butonul Готово.
18. Utilizați lista derulantă pentru a completa coloana nouă. Deoarece tabelul este destul de
larg, la umplerea acestei coloane, fără inconveniență: nu puteți vedea numele persoanei pentru
care câmpul "Stare civilă" este completat. Pentru ca numele de familie să fie constant vizibil la
completarea tabelului, trebuie să utilizați comanda Закрепить столбцы din meniul contextual
al câmpului "Nume".
19. Arătați baza de date profesorului.
Crearea legăturilor între tabele
1. Deschideți Access 2007.
2. Creați o bază de date "Întreprindere". Angajații acestei organizații lucrează cu clienții
și execută comenzile acestora.
Dacă toate informațiile sunt plasate într-un singur tabel, atunci va fi greu de lucrat cu ea.
Va avea loc repetarea datelor. Ori de câte ori angajatul X va lucra cu careva companie,
informațiile despre angajat și client vor trebui introduse din nou, în rezultat putem сomite o
mulțime de greșeli. Pentru a reduce numărul de erori, putem împărți tabelul sursă în mai multe
tabele stabilind legături între ele. Astfel, este necesar să se creeze 3 tabele: Angajați, Clienți și
Comenzi.
Angajați
Numele câmpului Tipul de date
ID_Angajat Autonumber

Nume Text

Prenume Text

Patronimic Text

Funcția Text

Telefon Text

Adresă Text

Data nașterii Date/Time

Salariu Number

Foto OLE Object

E-mail Hyperlink

Clienți
Numele câmpului Tipul de date
ID_Client Autonumber
 Denumire companie Text

Adresă Text

Telefon Text

Fax Number

E-mail_Client Hyperlink

Notițe Memo

Comenzi
Numele câmpului Tipul de date
ID_Comanda Autonumber

ID_Client Number

ID_Angajat Number

Data_Amplasării Date/Time

Data_Executării Date/Time

Suma Currency

Notă_Executare Yes/No

3. Anumite tabele ce conțin informații despre un anumit subiect, este necesar de a fi legate
într-o singură structură de baze de date. Pentru a realiza legătura între tabele este necesar
de setat câmpurile cheie. Cheia constă într-unul sau mai multe câmpuri ale căror valori identifică
în mod unic fiecare intrare din tabel. Cel mai mult se potrivesc în calitate de câmpuri cheie cele
cu tipul de date Autonumber, deoarece valorile acestui câmp sunt unice (adică se exclude
repetările).
4. Deschideți tabelul Angajați în modul Designer.
5. Faceți clic dreapta pe câmpul ID_Angajat și și din meniul contextual, selectați comanda
Câmp cheie. Dacă în tabel există mai multe câmpuri cheie primară, acestea pot fi selectate ținând
apăsată tasta Ctrl.
6. Pentru tabelul Clienți, setați câmpul cheie ID_Client și pentru tabelul Comenzi –
ID_Comandă.
7. Tabelul Comenzi conține câmpurile ID_Angajat și ID_Client. Este posibil să existe
unele dificultăți în completarea acestora, deoarece nu reușește întotdeauna să se memoreze toate
companiile cu care lucrează firma și toți angajații cu codul numeric. Pentru comoditate, putem
crea liste derulante utilizând Lookup Wizard.
8. Deschideți tabelul Comenzi în modul Designer.
9. Pentru câmpul ID__Angajat, selectați tipul de date Lookup Wizard.
10. În fereastra care apare, selectați comanda «Объект «столбец подстановки» будет
использовать значения из таблицы или запроса» și dați clic pe butonul Далее.
11. În lista de tabele, selectați tabelul Angajați și faceți clic pe butonul Далее.
12. În lista câmpurilor accesibile, selectați câmpul ID_Angajat și faceți clic pe pe butonul
săgeată pentru a introduce câmpul în lista câmpurilor selectate. La fel, adăugați câmpurile Nume
și Prenume și faceți clic pe butonul Далее.
13. Selectați ordinea de sortare a listei după câmpul Nume.
14. În următoarea casetă de dialog, setați lățimea dorită a coloanei listei derulante.
15. Bifați caseta Скрыть ключевой столбец și faceți clic pe Далее.
16. În ultima etapă a expertului de înlocuire caseta de text pentru câmpul de căutare și
faceți clic pe butonul Готово.
17. În mod similar, creați o listă derulantă pentru câmpul ID_Client.
18. După crearea câmpurilor cheie, puteți începe să creați legăturile între tabele. Există mai
multe tipuri de relații între tabele:
1) relația unu-la-unu - Într-o relație unu-la-unu, fiecare înregistrare din primul tabel poate
avea o singură înregistrare potrivită în al doilea tabel și fiecare înregistrare din al doilea tabel
poate avea o singură înregistrare potrivită în primul tabel. Această relație nu este comună,
deoarece, de cele mai multe ori, informațiile asociate în acest mod se stochează în același tabel.
O relație unu-la-unu poate fi utilizată pentru a diviza un tabel cu multe câmpuri, pentru a izola o
parte dintr-un tabel din motive de securitate sau pentru a stoca informații care se aplică numai
pentru un subset al tabelului principal. Când identificați o astfel de relație, ambele tabele trebuie
să partajeze un câmp comun.
2) relația unu-la-mai mulți - este cea mai frecvent întâlnită și cea mai utilă. Prin definiție
într-o relaţie 1-la-n o înregistrare din tabelul din partea “unu” a relației poate avea mai
multe înregistrări corespondente în tabelul din partea “mai mulți”, dar o înregistrare din tabelul
din partea “mai mulți” poate avea cel mult o înregistrare în tabelul din partea “unu” .
Pentru crearea acestei relații adăugăm câmpurile care constituie cheia primara din
tabelul din partea “unu”, drept chei externe în tabelul din partea “mai mulți”.
3) relația mai mulți-la-mai mulți - Este cea mai generală. Prin definiție, în acest tip de
relaţie unei înregistrări din tabelul primar îi corespund mai multe înregistrări din tabelul
secundar, iar unei înregistrări din tabelul secundar îi corespund mai multe înregistrări în tabelul
primar. Acest tip de relaţie este posibil doar atunci când apare un al treilea tabel, care face
legătura între alte două tabele. Soluția pentru crearea unei astfel de relații este un tabel
intermediar care separă relația n-la-m într-o pereche de relații 1-la-n . În acest tabel intermediar
vom pune cheile primare din ambele tabele ale relației n-la-m.
19. Închideți toate tabelele deschise deoarece nu puteți crea sau modifica relații între
tabelele deschise.

20. Executați comanda: fila panglicii Работа с базами данных → butonul .

21. Dacă mai devreme nu au existat conexiuni între tabelele bazei de date, atunci la
deschiderea ferestrei Схема данных, se deschide simultan fereastra Добавление таблицы, în
care puteți selecta tabelele Angajați, Clienți și Comenzi.
22. Dacă relațiile dintre tabele au fost deja setate, atunci pentru a adăuga o nouă tabelă în
schema de date, faceți clic dreapta pe schema de date și selectați elementul Добавление
таблицы din meniul contextual.
23. Setați relația dintre tabelele Angajați și Comenzi, pentru a face acest lucru, selectați
câmpul Id_Angajat din tabelul Angajați și transferați-l în câmpul corespunzător din tabelul
Comenzi.
După glisare, se deschide caseta de dialog Modificare legături (Fig.2.1), în care se
activează caseta Обеспечение условия целостности. Sunt prevenite cazurile de ștergere a
înregistrărilor dintr-o tabelă, în care datele asociate din alte tabele vor rămâne nesigure.

Fig. 2.1. Caseta de modificare a legăturilor între tabele.

25. Casetele de validare Actualizare cascadă a câmpurilor aferente și Ștergere cascadă
legate de înregistrări oferă actualizarea sau ștergerea simultană a datelor în toate tabelele
subordonate atunci când se schimbă în tabelul principal.
26. Parametrii legăturii pot fi modificați făcând clic pe butonul Объединение.
27. După ce ați setat toți parametrii necesari, faceți clic pe OK.
 28. Stabiliți singuri conexiunea dintre tabelele Clienți și Comenzi.
29. Rezultatul ar trebui să fie schema de date prezentată în Fig. 2.2.

Fig. 2.2. Schema datelor

În exemplul de mai sus, se utilizează relațiile one-to-many. În schema de date, acestea sunt
afișate ca linii de conectare cu pictograme speciale în apropierea tabelelor. Relația "unu-la-mulți"
este marcată cu "1" lângă tabelul principal (având o cheie primară) și cu "∞" lângă tabelul
subordonat (având o cheie străină). Relația "unu la unu" este marcată cu două "1" (ambele
câmpuri ale tabelelor au chei primare). Legătura nedeterminată nu are semne. Dacă este stabilită
o uniune, direcția acesteia este marcată de o săgeată la capătul liniei de conectare (niciunul dintre
câmpurile combinate nu este cheie și nu are un indice unic).
30. În tabelul Angajați, introduceți datele pentru șapte angajați.
31. În tabelul Clienți, introduceți datele despre cele zece întreprinderi cu care lucrează
această companie.
32. În tabelul Comenzi, emiteți mai multe comenzi depuse la firmă.
33. Arătați profesorului.

Reflecție și acțiune:
1. Ce se numește o bază de date (BD)?
2. Ce este un sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD)?
3. Prin ce diferă Microsoft Excel de Microsoft Access?
4. Ce obiecte ale bazei de date Microsoft Access cunoașteți?
5. Care este obiectul principal al bazei de date?
6. Care sunt câmpurile și înregistrările din baza de date?
7. Ce tipuri de date știți?
8. Cum pot fi redenumite câmpurile?
9. Cum poate fi creată o listă derulantă?
10. Cu ce extensie este salvat fişierul BD Access?
11. Cu ce pot fi create tabelele?
12. Ce este un câmp-cheie?
13. Cum setăm mai multe câmpuri cheie?
14. Cum să stabilim legături între tabele?
15. Ce relațiile între tabele există?
16. Ce înseamnă "1" și "∞" în schema de date?
17. De ce este nevoie de Lookup Wizard?
 SARCINI PENTRU LUCRUL INDIVIDUAL:
Activitatea nr. 1: Elaborați un portofoliu de realizare a
lucrărilor de laborator în MS WORD, unde pentru lucrarea dată
răspundeți la întrebările de mai sus și realizați baza de date
Întreprindere. Completați cu 10 înregistrări fiecare tabel a bazei de
date Întreprindere.
Activitatea nr. 2: Creați în MS ACCESS baza de date din
lucrarea de laborator.
Creați tabelele necesare pentru baza de date, legăturile dintre
acestea și completați-le cu date.
Activitatea 3: Creați în MS ACCESS baza de date Clasa de
elevi.
Creați tabelele necesare pentru baza de date, legăturile dintre acestea
și completați-le cu date.