UNIVERSITATEA POLITEHNICA, TIMIȘOARA

Baza de Date - Oriflame

Home

www.RegieLive.ro
An 1M, MAAA, MPT

2012
Cuprins

1. Crearea bazei de date..............................................................................................................3

1.1. Crearea tabelelor..............................................................................................................4
1.2. Crearea relatiilor dintre tabele.........................................................................................7
1.3. Crearea interogarilor........................................................................................................9
1.4. Crearea formularelor......................................................................................................12
1.5. Crearea rapoartelor.........................................................................................................15
2. Utilizarea bazei de date.........................................................................................................18

2
 Aplicatia este astfel elaborata incat utilizatorul posedânt minimul de cunostinte de
operare sa poata exploata lucrarea cu randament maxim.

1. Crearea bazei de date

În Microsoft Access 2007 avem la indemana foarte multe sabloane de baze de date,
toate aceste sabloane contin baze de date deja realizate. În acest proiect se va realiza o baza de
date fara folosirea sabloanelor. Pentru acest lucru se deschide aplicatia Microsoft Access
2007.
Lansarea in executie a programului se face urmand calea: Start →All
Programs→Micorsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

Baza de date se va numi oriflame.accdb.

3
 Selectam locatia in care dorim sa salvam baza de date apoi apasam butonul Create
pentru a incepe sa cream componentele unei baze de date.
O baza de date este alcatuita din mai multe tabele care cotin diverse informtii si care
sunt interrelationate.
Observăm că interfata Access-ului porneste deja cu un tabel nou.

1.1. Crearea tabelelor

Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" decat cele din Excel. Au o structura
bine definita, fiecare coloana avand un anumit tip de date, o anumita dimensiune, etc. Este
recomandat ca fiecare tabel dintr-o baza de date sa stocheze informatii referitoare la o singura
entitate din viata reala.
De exemplu, tabela coordonatori sa stocheze doar informatii despre coordonatori, tabela
reprezentanti doar informatii despre reprezentanti. Nu stocam in interiorul unei singure tabele
informatii amestecate, ce se refera la entitati diferite.
Vom crea un prim tabel numit coordonatori. Se observa ca imediat dupa ce am inceput
sa cream baza de date, Access se asteapta sa cream capul de tabel al primului meu tabel din
baza de date. Cu alte cuvinte, in acest momemt putem sa cream structura de baza a tabelului.
Exista doua moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne
permite sa cream structura tabelului si sa introducem datele in acelasi timp, si Vizualizare
Proiect (Design View). Se recomanda crearea structurii tabelului in modul Vizualizare
Proiect, apoi sa folosirea Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor. In momentul
in care alegem sa cream un tabel in Vizualizare Proiect, Access va cere imediat sa
introducem numele acestuia.
Datele sunt cuprinse in cinci tabele : Coordonatori, Reprezentanți, Produse, Comenzi,
Categorii. Asupra acestor tabele se pot face operatii cum ar fi adăugare de articole noi,
ștergerea articolelor etc.

Tabela Coordonatori

Este recomandat ca orice tabel sa aiba o coloana cu rolul de indentificator unic de linie
(cheie primara). In acest caz cod coordonator este cheia primara. Coloana este de tip
AutoNumber ceea ce inseamna ca Acces va genera in mod automatun nr de cod unic, sub
forma de nr curent (1,2,3..).

4
 Celelalte coloane sunt de tip :
 nume, prenume si adresa de mail, coloane de tip Text
 nr de telefon , coloana de tip Number

Tabela Reprezentanti

Tabela Produse

In cazul acestui tabel, pentru ca pretul sa fie afisat corect dam click pe pret si in campul
de proprietati alegem marimea campului Double, formatul Currency, cu doua zecimale.

5
Tabela Comenzi

Tabela Categorii

6
 1.2. Crearea relatiilor dintre tabele

Fiecare tabel dintr-o baza de date trebuie sa stocheze valori bine definite din viata reala.
Pentru entitati diferite din viata reala trebuie sa creem tabele diferite.
De ex.: Tabela coordonatori stocheaza doar informatii despre datele personale ale
coordonatorilor.
Tabela reprezentanti stocheaza doar informatii referitoare la datele personale ale
reprezentantilor.
Totusi, pentru a se pastra legatura din viata reala dintre entitati (un coordonator are mai
multi reprezentanti), trebuie sa relationam tabelele dintr-o baza de date.
Pentru a stabili exact relatia, adica pentru a specifica faptul ca datele din coloana cod
coordonator din Coordonatori este replicata in cod coordonator din Reprezentanti, mergem
in : Database Tools → Relationship.

Cele doua tabele nu sunt inca relationate. Tragem (Drag&Drop) coloana cod
coordonator din coordonatori peste coloana cod coordonator din reprezentanti. In fereastra
deschisa bifam checkbox-ul Enforce Referential Integrity (Impunere integritate
referentiala) si apasam Create.

7
Observam ca apare relatia „1 la n”. Salvam relatia.

Pentru relatiile dintre celelalte tabele se lucreaza in acelasi mod.

8
 Relatiile dintre tabele sunt urmatoarele:

1.3. Crearea interogarilor

Avem doua tabele: reprezentnti si comenzi. Cele doua tabele sunt relationate: unei
linii din tabela reprezentanti ii poate corespunde o linie din tabela comenzi.
Una dintre cela mai puternice operatii in Access este aceea prin care reusim sa
interogam diferite obiecte. De exemplu, putem sa interogam ambele tabele in acelasi timp si
sa aflam care sunt comenzile fiecarui reprezentant.
Din panglica Create alegeti Query Design. Alegem ambele tabele si apoi apsam Close.

9
 Se observa ca este evidentiata si relatia dintre cele doua tabele. In acest moment putem
sa vedem orice fel de informatie stocata in aceste tabele.
Facem dublu-click pe coloana cod reprezentant din tabela reprezentanti, si ea este
introdusa automat in acesta interogare.
Mai adaugam nume, prenume din tabela reprezentanti si codul comenzii si al campaniei
din tabela comenzi.

Se vor afisa inregistrarile facute:

Salvam interogarea.
Ce este interesant este ca putem sa stabilim orice conditii logice dorim, vom putea sa
filtram tabelele din Access stabilind niste conditii logice.
Oricand interogarea poate fi modificata facand click dreapta pe ea si alegand Design
View . De exemplu daca vrem sa cautam comenzile unui reprezentant dupa codul acestuia
punem conditia sa se tasteze codul reprezentantului respectiv.

10
 Astfel pentru a vedea comenzile realizate de un anumit reprezentant trebui tastat codul
reprezentantului respectiv.

In acest proiect s-au realizat urmatoare interogari:

Caută/ afiseaza:
 Coordonatori după cod
 Coordonatori după nume
 Reprezentanți după cod
 Reprezentanți după nume
 Produse după cod
 Comandă după codul comenzii

11
  Comandă după codul produsului
 Comandă după codul reprezentantului

1.4. Crearea formularelor

Formularele reprezinta ferestre ce permit adaugarea, modificarea, stergerea

datelor dintr-o baza de date. Formularele sunt special create astfel incat sa permita cat
mai facil si rapid operatiile.
Formularele reprezinta obiecte din interiorul unei baze de date care ne ajuta sa
modificam datele din tabele intr-un mod mult mai placut si mai usor.
In mod normal, daca vrem sa modificam sau sa adaugam randuri noi in tabela
reprezentanti ar trebui sa o deschidem si sa operam modificarile in Design View (Vizualizare
foaie de date). Aceasta e o operatie destul de riscanta pentru ca exista posibilitatea sa alteram
liniile din tabela si sa introducem valori neconforme cu realitatea. Formularele exact acest
lucru il fac: ne permit sa introducem date sau sa modificam, respectand anumite reguli.
Din panglica Create alegeti Form pentru crearea unui formular. Cu acest instrument
putem sa facem orice operatie de modificare fara a mai fi nevoie sa deschidem tabelul. Pentru
adauga inregistrari noi, a sterge, a salva etc. apelam la butoane. Deschidem formularul in
Design View , alegem butonul si il etichetam.
De exemplu, pentru adauga noi coordonatori in tabelul coordonatori alegem Record
operation → Add New Record

Apasam Next→ii dam un nume →Next→Finish

12
Formular Coordonatori

Formular Reprezentanți

13
Formular Produse

Formulare Categorii

14
 Formulare Comenzi

1.5. Crearea rapoartelor

Un raport reprezinta o situatie extrasa dintr-o baza de date (o interogare) la care

conteaza foarte mult:
- partea estetica (culori, tabele, border-uri, antet, subsol, conditional formatting, etc)
- modalitatea logica de afisare a datelor (grupari, sortari, etc).
Un raport nu este altceva decat o interogare dintr-o baza de date ce urmeaza a fi
interpretata de o anumita persoana. Acea persoana doreste sa vizualizeze repectivele date intr-
un mod cat mai placut astfel incat sa poata cat mai usor sa extraga o informatie relevanta.
Pentru a face un raport, mergem in panglica Create si alegem Report.
Caseta de dialog care apare ne intreaba ce sta la baza raportului nostru. Putem alege
dintre tabelele si interogarile deja create. Alegem tabela produse.

15
16
17
 2. Utilizarea bazei de date

Pentru utilizarea bazei de date se va folosi meniul realizat:

Meniul reprezinta o lista de comenzi adresate calculatorului, lista oferita utilizatorului

de către un program informatic.
In cazul in care:
 trebuie adaugate, sterse, modificate etc. date despre coordonatori, reprezentanti,
produse, categorii sau comenzi se va apela la „Formulare”.
Formularele servesc in primul rand pentru a facilita introducerea articolelor unui tabel,
cu ajutorul unui sablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibila si navigarea intre
articolele deja introduse si editarea articolelor. Formularele pot afisa cate un singur
articol odată, astfel ca introducerea de valori in campurile articolului afisat va fi foarte
simpla si sigura. Formularele pot afisa articolele in ordinea definita de utilizator si
permit selectarea numai a articolelor, care indeplinesc anumite criterii. Programul
Access realizeaza o inlantuire intre formular si tabel: informatia tastata in formular va
fi memorata in tabelul aferent formularului. Exista posibilitatea utilizarii unui singur
formular pentru a introduce articole, simultan, in mai multe tabele. Formularele sunt
prevazute cu butoane de comanda pentru parcurgerea articolelor deja introduse,
precum si cu un buton pentru introducerea unui articol nou.
 pentru afisarea datelor se apeleaza la „Liste”, - servesc la extragerea datelor din
tabele si interogari si la trimiterea lor la imprimanta, sau in vederea afisarii pe ecranul
monitorului. Articolele imprimate pot fi grupate si sortate.
 iar interogarile sunt in panglica „Cauta” - servesc la selectarea, pe baza anumitor
criterii, a anumitor articole din tabele. Articolele selectate sunt afisate in ordinea
stabilită de utilizator. Exista si combinarea datelor provenite din mai multe tabele
asociate, deci rezultatele interogarii pot fi vizualizate intr-o singură fereastra;
modificarile efectuate vor fi salvate in tabelul, care a furnizat datele.

18