ȘCOALA GIMNAZIALĂ VALEA Ediţia: I

RAMNICULUI PROCEDURĂ OPERAŢ IONALĂ

Revizia: 0
Monitorizarea absențelor elevilor
Exemplar nr.: 1
Cod:PO-CEAC-09

Pagini nr. 10

Procedură Operaţională privind

Monitorizarea absențelor elevilor

COD: PO-CEAC-09

Ediţia: I, Revizia:0, Data: 01.10.2022,

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei

Elemente
Nr. privind
Numele și prenumele Funcția Data Semnătura
Crt responsabilii/
operațiunea
1 2 3 4 5 6
1.1 Elaborat ZAMFIROIU ELENA Responsabil CEAC 01.10.2022
1.2 Verificat NICOARA MARIA Membru CEAC 01.10.2022
ZAMFIROIU ELENA
1.3 Avizat Responsabil CEAC 01.10.2022
1.4 Aprobat ILIE SIMONA Director 01.10.2022

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data de la
care se
Ediția sau,
aplică
Nr. după caz,
Componenta revizuită Modalitatea reviziei prevederile
Crt revizia în
ediției sau
cadrul ediției
reviziei
ediției
1 2 3 4 5
2.1 Ediţia I - - 01.10.2022

Pagina1/10
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Nr. Scopul Ex. Data

Compartiment Funcția Nume și prenume Semnătura
Crt difuzării nr. primirii
1 2 3 4 5 6 7 8
Aplicare,I
3.1 1 Director ILIE SIMONA 01.10.2022
nformare
Aplicare,I Comisie Responsabil Comisie
3.2 2 NICOARA MARIA 01.10.2022
nformare frecventa si
notare ritmica
Aplicare,
3.3 Evidență , 3 CEAC Responsabil CEAC ZAMFIROIU ELENA 01.10.2022
Arhivare

4. Scopul procedurii

4.1 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate

Prezenta procedură definește modul şi mijloacele de realizare a activită ții de monitorizare a absențelor
elevilor.

4.2 Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității

4.3 Asigură continuitatea activității ,inclusiv în condiții de fluctuație a personalului

4.4 Sprijină auditul și / sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și / sau control, iar pe
manager, în luarea deciziei

4.5 Alte scopuri

5. Domeniul de aplicare

5.1 Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională:

Procedura se referă la activitatea de monitorizare a absențelor elevilor.

5.2 Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de

Școala Gimnaziala Valea Râmnicului:

Activitatea este relevantă ca importanță , fiind procedurată distinct în cadrul instituției.

5.3 Listarea principalelor activități de care depinde și / sau care depind de activitatea procedurată:

De activitatea procedurată depind toate celelalte activită ți din cadrul instituției, datorită rolului pe care
această activitate îl are în cadrul derulă rii corecte și la timp a tuturor proceselor.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și / sau beneficiare de rezultate ale activității
procedurate:

5.4.1 Compartimente furnizoare de date

Toate structurile

5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate:

Toate structurile

5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii:

CEAC

Pagina2/10
6. Documente de referință

6.1. Reglementări internaționale:

- Nu este cazul

6.2. Legislație primară:

- Legea nr. 87/13.04.2006 privind asigurarea calită ţii în educaţie;

- Standardele de acreditare şi evaluare periodică a unită ţilor de învă ţă mâ nt preuniversitar - anexa H.G. nr.
21/10.01.2007
- Standarde de referinţă şi indicatori de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calită ţii în învă ţă mâ ntul
preuniversitar - H.G. nr. 994/2021
- Legea educaţiei naţionale, nr.1/2011
- Metodologie de evaluare anuală a activită ţii personalului didactic şi didactic auxiliar – Anexa OMECTS
6143/2011
- OMEN nr. 3240/26.03.2014 pentru modificarea şi completarea Metodologiei privind formarea continuă a
personalului din învă ță mâ ntul preuniversitar, aprobată prin Ordinul ministrului educației, cercetă rii,
tineretului și sportului nr. 5561/2011
- OMEN nr. 4183/04.07.2022 privind aprobarea Regulamentului de Organizare si Functionare a Unitatilor de
Invatamant Preuniversitar (ROFUIP)

6.3. Legislație secundară:

- Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entită ţilor publice Publicat
in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018

Procedura se va aplica avâ nd în vedere urmă toarele prevederi legale privind frecvența elevilor:
1. În fiecare unitate şcolară , consiliul profesoral, cu consultarea consiliului reprezentativ al pă rinţilor, emite
un regulament de ordine interioară , cu precizarea condiţiilor de acces în şcoală al profesorilor, elevilor şi al
vizitatorilor (art. 2 legea 29 / 2010 ce completează legea 35 / 2007)
2. În conformitate cu art. 101 din ROFUIP aprobat prin OMEN nr. 4183/2022, calitatea de elev se exercită prin
frecventarea cursurilor.
3. În conformitate cu prevederile art. 7, al (ff) din Statutul elevilor aprobat prin OM4742/10.08.2016, elevii au
dreptul de a le fi consemnate absentele în catalog doar în cazul în care nu sunt prezenți. Este interzisă
consemnarea absențelor ca mijloc de coerciție.
4. În conformitate cu prevederile art. 14, din Statutul elevilor aprobat prin OM 4742/10.08.2016 elevii au
îndatorirea de a frecventa toate cursurile (a); de a respecta regulamentele și deciziile unită ții de învă ță mâ nt
(b); de a anunța în caz de îmbolnă vire profesorul diriginte.
5. În conformitate cu prevederile art.14, litera k. din Statutul elevilor aprobat prin OM 4742/10.08.2016 elevilor
le este interzis să pă ră sească perimetrul unită ții de învă ță mâ nt în timpul programului școlar, cu excepția
elevilor majori și a situațiilor prevă zute de ROF.
6. În conformitate cu prevederile art. 173, al.(1) din ROFUIP aprobat prin OMEN nr. 4183/04.07.2022,
pă rinții / tutorii / susțină torii legali a elevului au obligația de a asigura frecvența elevilor în învă ță mâ ntul
obligatoriu și de a lua mă suri pentru școlarizarea elevului pâ nă la finalizarea studiilor.
7. În conformitate cu prevederile art. 173. al. (2) din ROFUIP aprobat prin OMEN nr. 4183/04.07.2022, pă rinții
care nu asigură frecvența copilului pot fi sancționați cu amendă de la 100-1000 ron de că tre Primă rie, la
sesizarea fă cută de că tre CA al unită ții de învă ță mâ nt.
8. În limita a 40 de ore de curs pe toata durata anului școlar , absențele pot fi motivate doar pe baza cererilor
scrise ale pă rintelui, tutorelui sau susțină torului legal al elevului sau ale elevului major, adresate învă ță torului /
institutorului / profesorului pentru învă ță mâ ntul primar / profesorului diriginte al clasei, avizate în prealabil de
motivare de că tre directorul unită ții. (ROFUIP, art. 102, al. 5).
8. Elevii din învă ţă mâ ntul obligatoriu cu handicap fizic, nedeplasabili, cu boli cronice grave, pot fi scutiţi
parţial sau total de frecvenţă , beneficiind de îndrumarea unită ţii de învă ţă mâ nt. Scutirea se acordă , la cerere,
de director, pe baza actelor medicale doveditoare şi a recomandă rii exprese a compartimentului de igienă
şcolară din cadrul direcţiei de să nă tate publică a judeţului Buzau.
9. Elevii şi elevele aflaţi în situaţii speciale (că să torie, naşterea unui copil, persoane existente în îngrijirea
elevului, detenţie etc.) vor fi sprijiniţi să finalizeze ciclul de învă ţă mâ nt.
- Instrucţinea nr. 1 / 2018 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unită ţilor de învă ţă mâ nt
preuniversitar a Standardului 9- Proceduri prevă zut în Codul controlului intern managerial al entită ţilor
publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Programul de dezvoltare
- Regulamentul de funcționare al CEAC
- Regulamentul de funcționare al Comisiei de Monitorizare a frecventei si notarii ritmice
- Regulamentul de organizare şi funcţionare al Scolii Gimnaziale Valea Ramnicului
- Regulamentul Intern al Instituției
- Decizii / Dispoziţii ale Conducă torului Instituției
- Ordine şi metodologii emise de Ministerul Educatiei;
- Alte acte normative.

Pagina3/10
7. Definiții și abrevieri

7.1. Definiții ale termenilor:

Nr.
Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
Crt.
Modul specific de realizare a unei activită ți sau a unui proces, editat pe suport de
1. Procedură documentată hâ rtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem
şi proceduri operaţionale;
Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfă şoară la nivelul
Procedură operaţională (procedură
2. unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fă ră aplicabilitate la nivelul
de lucru)
întregii entită ți publice;
Act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă
3. Document un drept, se recunoaște o obligație respectiv text scris sau tipă rit inscripție sau altă
mă rturie, servind la cunoașterea unui fapt real actual sau din trecut
Confirmarea scrisă , semnă tura şi datarea acesteia, a autorită ţii desemnate de a fi
4. Aprobare
de acord cu aplicarea respectivului document în organizaţie.
Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de că tre autoritatea
5. Verificare desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfă cute cerinţele specificate, inclusiv
cerinţele Comisiei de Monitorizare.
Procesul de administrare a documentelor unei entită ţi publice, pentru a servi
intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă , de la început, prin
6. Gestionarea documentelor
procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare,
arhivare şi pâ nă la distrugerea lor;
Forma actuală a procedurii; Ediția unei proceduri se modifică atunci câ nd deja
7. Ediție procedură aufost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci câ nd modifică rile
dinstructuraproceduriidepă șesc50%dinconținutulrevizieianterioare;
Acţiunea de modificare respectiv adă ugare sau eliminare a unor informații, date,
8. Revizie procedură componente ale unei ediții a unei proceduri, modifică ri ce implică de regulă sub
50% din conținutul procedurii;
Autoritate publică , instituţie publică , companie/ societate naţională , regie
autonomă , societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este
9. Entitate publică acţionar majoritar, cu personalitate juridică ,care utilizează
/ administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public

10. Departament Direcţie Generală , Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment;

Conducă torul departamentului

11. Director general, director, şef serviciu, şef birou, şef compartiment;
(compartimentului)

7.2. Abrevieri ale termenilor:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
Crt.
1. P.O. Procedura operaționala
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. CS Compartiment de specialitate
8. SCIM Sistem de control intern/managerial
9. CEAC Comisia de evaluare și asigurare a calită ții
10. EP Entitate Publică ;

Pagina4/10
8. Descrierea procedurii

8.1. Generalități:

Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea
realiză rii activită ții de monitorizare a absențelor educabililor.
Deoarece unul dintre punctele avute in vedere in planul de acțiune al Comisiei pentru Evaluare şi Asigurare a
Calită ţii în Educaţie este monitorizarea numă rul de absenţe nemotivate, s-a propus urmă rirea lunară a situaţiei
frecvenţei şi depistarea elevilor care absentează în mod repetat de la orele de curs.

8.2. Documente utilizate:

8.2.1. Lista și proveniența documentelor:

Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct. 6.

8.2.2. Conținutul și rolul documentelor:

Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a

activită ții procedurate.
Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă , se face prin programul informatic la care au acces
salariaţii institutiei.

8.2.3. Circuitul documentelor:

Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplică rii de că tre salariaţii entită ții a prevederilor legale care
reglementează activitatea procedurată , responsabilul CEAC va difuza procedura conform pct. 3.

8.3. Resurse necesare:

8.3.1. Resurse materiale:

- Computer
- Imprimantă
- Copiator
- Consumabile(cerneală /toner)
- Hartie xerox
- Dosare

8.3.2. Resurse umane:

- Responsabilul Comisiei de Monitorizare și membrii Comisiei de Monitorizare

- Responsabilul CEAC și membrii comisiei CEAC
- Conducă torii de compartimente / comisii și salariații entită ții, în scopul aplică rii procedurii

8.3.3. Resurse financiare:

- Conform Bugetului aprobat al Instituției

8.4. Modul de lucru:

8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității:

Operațiunile și acțiunile privind activitatea procedurată se vor derula de că tre toate compartimentele implicate,
conform instrucțiunilor din prezenta procedură .

8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității:

Pasul 1: Prelucrarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unită ţilor de învă ță mâ nt preuniversitar în

prima să ptă mâ nă a anului şcolar;
Pasul 2: Verificarea prezenței elevilor la cursuri și consemnarea absențelor:
1. În conformitate cu art. 102 din ROFUIP, prezența elevilor la cursuri se verifică de că tre cadrul didactic care
consemnează în rubrica specială din catalogul clasei, în mod obligatoriu, fiecare absență .
2. Prezența elevilor scutiți de efort fizic la orele de sport este verificată și consemnată în catalog de că tre
profesorul de sport.
3. Pentru elevii care nu fac religie, conducerea școlii va prezenta lista de activită ți pe care pot să o desfă șoare.
Elevii care nu fac religie vor opta, îndrumați de pă rinți, pentru una dintre aceste activită ți și vor comunica, în
scris, profesorului diriginte, la începutul anului / semestrului opțiunea lor în scopul monitoriză rii prezenței

Pagina5/10
acestora la activită ți.(Anexa1)
4. În situația în care profesorii consemnează (din motive justificate) absențele elevilor în catalogul propriu,
aceștia au obligația să treacă absențele în catalogul școlar, în aceeași zi sau, cel tâ rziu, în termen de 2 zile.
5. Cadrele didactice informează profesorul diriginte în cazul în care constată că un elev absentează de la ora pe
care o susține, dar nu are absențe trecute în catalog la alte discipline pentru ziua respectivă .
6. Profesorul diriginte monitorizează zilnic frecvența la cursuri a elevilor din colectivul pe care îl coordonează .
7. Profesorul diriginte are obligația să anunțe familia elevului, în cel mai scurt timp, în cazul constată rii absentă rii
nejustificate de la cursuri a elevului telefonic, prin SMS, sau e-mail sau în scris dacă situația se repetă .
Pasul 3: Înştiinţarea pă rinţilor de că tre diriginți, lunar sau să ptă mâ nal dacă situația o impune, a numă rului de
absenţe nemotivate, prin telefon, e-mail sau SMS;
1. Profesorul diriginte informează în cadrul ședințelor cu pă rinții în legă tură cu reglementă rile privind frecvența
elevilor și obligațiile pă rinților.
2. Profesorul diriginte monitorizează permanent numă rul total de absențe al elevilor și informează familia
elevului atunci câ nd situația o impune: absențe nemotivate de la programul zilnic, depă șirea numă rului legal de
absențe nemotivate.
3. În cazul în care elevul lipsește nemotivat de la 1-2 ore din programul zilnic, profesorul diriginte va informa
telefonic familia elevului, în aceeași zi.
2. În situația acumulă rii unui numă r de absențe care atrage aplicarea unor sancțiuni, profesorul diriginte anunță
în scris familia elevului, după cum urmează :
- la înregistrarea a 8 absențe nemotivate din totalul de ore de curs, a 8% din numă rul de ore de curs la o
disciplină (în vederea prevenirii scă derii notei la purtare cu 1 punct la 10 absențe nemotivate din totalul orelor
de curs și a 10 % din numă rul de ore la o disciplină );
- la înregistrarea a 30-35 de absențe nemotivate cumulate pe an școlar – în vederea prevenirii sancțiunii
aplicabilă la cumularea a 40 de absențe nemotivate din totalul orelor de curs cumulate pe an școlar sau cel puțin
30% din orele la o singură disciplină .
Pasul 4: Depistarea cauzelor absenţelor nemotivate prin discuţii cu pă rinţii, colegii, elevii în cauză .
Pasul 5: Discuţii cu elevii în cazul absentă rii nemotivate sau a acumulă rii a 10 absenţe nemotivate; completarea
de că tre aceștia a formularului explicativ privind absentarea nemotivată .
Pasul 6: Convocarea pă rinţilor elevului în vederea clarifică rii situației absențelor prin înştiinţare, trimisă prin
poştă , cu confirmare de primire.
Pasul 7: Aplicarea sancţiunilor stabilite de că tre regulamentul şcolar.
Pasul 8: Efectuarea unei statistici la nivel de clasă , apoi de şcoală , -lunar-, a cazurilor de absenteism.
Pasul 9: Cuprinderea în raportul general de analiză a calită ții activită ții instructiv-educative a unei analize a
frecvenței elevilor.
Pasul 10: Elaborarea unui plan de mă suri pentru ameliorarea situaţiei.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității:

Rezultatele activită ții vor fi valorificate de că tre toate compartimentele din Instituție prin elaborarea tuturor
documentelor SCIM în conformitate cu prevederile prezentei proceduri.

Pagina6/10
9. Responsabilități

9.1. Conducă torul instituției

- Aprobă procedura
- Asigură implementarea și menținerea procedurii

9.2. Coordonatorul (responsabilul/președintele) CEAC

- Asigură implementarea și menținerea prezentei proceduri;
- Monitorizează procedura;

9.3. Diriginți/învă ță tori

- planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea activită ţilor prezentate în procedură ;

Pagina7/10
10. Formular de evidenţă a modificărilor

Semnătura
Nr. Data Data Nr.
Ediţia Revizia Descrierea modificării conducătorului
Crt ediţiei reviziei pag.
departamentului

11. Formular de analiză a procedurii

Înlocuitor
Nume şi prenume
Nr. de drept
Compartiment conducător Aviz Data Observaţii Semnătura
Crt sau
compartiment
delegat

12. Lista de difuzare a procedurii

Data
Nr. Data Data
Compartiment Numeșiprenume Semnătura intrării în Semnătura
ex. primirii retragerii
vigoare
1 Director ILIE SIMONA 01.10.2022 01.10.2022
NICOARA MARIA
2 Comisie Monitorizare 01.10.2022 01.10.2022
3 CEAC ZAMFIROIU ELENA 01.10.2022 01.10.2022

13. Anexe

Nr. Număr de
Denumirea anexei Elaborator Aproba Arhivare
Crt exemplare
1. 4
Cerere de invoire CEAC Direcor

Pagina8/10
Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției

12. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1

3. Lista cuprinzâ nd persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii 2

4. Scopul procedurii 2

5. Domeniul de aplicare 2

6. Documente de referință 3

7. Definiții și abrevieri 4

8. Descrierea activită ții sau procesului 5

9. Responsabilită ți 7

10. Formular de evidenţă a modifică rilor 8

11. Formular de analiză a procedurii 8

12. Lista de difuzare a procedurii 8

13. Anexe 10

Pagina9/10
ANEXA

Cerere de învoire elev

Doamna Director,

Subsemnatul …………………………….………………………… în calitate de părinte

(tutore) al elevului …………………………………………..…………….. din clasa …….
…….., vă rog să-l învoiţi de la şcoală în data de …………………. pentru motivul
………………………………………….

…………………………………………………………………………………………….

Mă angajez ca lecțiile pierdute si temele primite vor fi recuperate integral de către elev.

Data, Semnătura,
…………………… …………………

Doamnei Director al Şcolii Gimnaziale Valea Ramnicului, judetul Buzau

Pagina10/10