Capitolul 6.

Sistemul informaional al
managementului

6.1 Concept, elemente componente

Sistemul informaional al managementului serviciilor (administraiei)
publice cuprinde ansamblul de date, informaii coninute in documente,
circuite informaionale, fluxuri informaionale si mijloace de tratare a
informaiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor
elaborate in domeniul serviciilor publice si care, prin coninutul lor,
conduc la satisfacerea necesitailor generale ale populaiei.
Principalele componente ale sistemului informaional al
managementului serviciilor publice sunt:
datele primare de analiza;
informaiile care circula intre diferitele componente ale sistemului
organizatoric, inclusiv mijloacele de tratare a acestuia;
proceduri informaionale specifice;
circuitele informaionale stabilite intre elementele componente ale
sistemului organizatoric;
fluxurile informaionale in raport cu relaiile stabilite intra
componentele sistemului administraiei publice;
mijloacele de prelucrare a informaiilor.

Elementele componente ale sistemului administraiei publice au

calitatea att de emitor, cat si de beneficiar de informaii in raport
cu funciile care revin fiecrei structuri a acestui sistem. Astfel: .
Preedintele Romniei, conform prerogativelor stabilite prin
Constituie, este cel care emite decrete, publicate in Monitorul Oficial
al Romniei, acte cu caracter aplicativ i normativ. De asemenea,
preedintele transmite mesaje ctre Camera deputailor si Senat,
pentru a-si exprima punctele de vedere asupra unei probleme politice
sau fata de o anumita lege nainte de a o promulga. Deci, intre
Preedinte si Parlament apare un flux informaional, deoarece
Parlamentul are obligaia de a lua in consideraie si discuta mesajele
prezideniale. Preedintele este si beneficiar al unor informaii, att
din partea Parlamentului, cat si din partea populaiei.

Parlamentul adopta legi, hotrri si moiuni, si primete

informaii din partea Guvernului si a populaiei. Legile adoptate de
Parlament pot fi:
Legi constituionale, date pentru revizuirea Constituiei;
Legi organice, de reglementare, privitoare la: sistemul electoral,
organizarea si funcionarea partidelor politice; organizarea si
desfurarea, referendumului; organizarea guvernului; regimul
strii de asediu si de urgenta; infraciunile, pedepsele si regimul
executrii acestora, amnistia, sau graierea colectiva etc.;
Legi ordinare, cu caracter economic, organizatoric, civil si penal.
Guvernul Romniei adopta si emite hotrri pentru
organizarea executrii legilor, precum si ordonane simple sau de
urgen, toate in limitele si condiiile legii.
Ministerele emit ordine si instruciuni necesare realizrii
atribuiilor specifice fiecruia.

6.2 Componentele sistemului informaional

1. Data constituie o descriere (exprimat n form convenional) a
unui fenomen, fapt, eveniment , aciune care poate fi din interiorul
sau din afara instituiei. Data este constituit dintr-un grup de
simboluri, este nregistrat pe suport material i poate fi prelucrat
manual, electronic sau combinat.
2. Informaia reprezint acea dat care aduce un plus de cunoatere
i servete la luarea deciziilor. Informaia reprezint componenta
fundamental a sistemului informaional.
In cadrul sistemului administraiei publice circula o multitudine de,
informaii, care pot fi clasificate in funcie de mai multe criterii:
Dup modul de exprimare, informaiile pot fi:
orale - expuse prin viu grai;
scrise- consemnate pe hrtie sau diferii supori magnetici;
audio-vizuale- cu ajutorul aparaturii speciale, calculatoare si
terminale.

Dup modul de prelucrare, informaiile pot fi:

primare emise direct, fr sa sufere
prelucrri informaionale anterioare, care circula, in principiu, la
nivelul administraiei publice locale;
intermediare - aflate in diferite faze de prelucrare i care
circula att la nivelul administraiei publice centrale, cat si a celei
locale;
finale - care au suferit un anumit numr de prelucrri si se
regsesc n decrete, hotrri, ordonane si legi.
Dup modul de vehiculare, informaiile pot fi:
descendente - care se transmit de la nivelul administraiei
centrale ctre cele locale, sub forma de decizii, instruciuni, legi,
decrete si ordonane;
ascendente - care se transmit de la nivelul administraiei
publice locale, ctre cea central sub forma de rapoarte privind
gradul de realizare al obiectivelor precizate in diferite acte
normative;
orizontale - care se transmit intre personale ncadrate in
diferite compartimente situate la acelai nivel al sistemului
managementului administraiei publice.

Dup destinaie, informaiile pot fi:

interne - care circula in interiorul administraiei publice, fie
centrale, fie locale;
externe - care circula in afara componentelor acestui
sistem.
Dup obligativitatea respectrii, de ctre beneficiarul informaiilor,
acestea sunt:
imperative - emise de ctre Presedintie, Parlament si Guvern;
nonimperative - cu caracter informativ si care circula n
cadru sistemului organizatoric al administraiei publice.
Dup natura proceselor la care se refera informaiile, acestea pot fi:
financiare, comerciale, culturale, turistice si sportive, pentru cercetaredezvoltare, nvmnt, asistenta sociala etc.
Dup modul de evidenta, informaiile pot fi:
de evidenta curenta - care reflecta anumite situaii existente
la un moment dat;
statistice - care reflecta sintetic modul de realizare a
principalele obiective si activiti economice.

Utilizarea informaiilor in procesul de elaborare a actelor normative ca

si de transmitere a acestora ctre administraia locala parcurge un
circuit si/sau un flux informaional.
Circuitul si/sau fluxul informaional are anumite caracteristici (fig. 7.1)
determinate de dimensiunea, viteza de deplasare, fiabilitatea, costul si
gradul de ncrcare a informaiei.
Cost

Dimensiune

Fiabilitate
FLUXUL SI CIRCUITUL
INFORMAIONAL

Grad de ncrcare

Vitez de
deplasare

Fig. 7.1 Caracteristicile fundamentale ale fluxului

si/sau circuitului informaional

3. Circuitul informaional indica traiectoria

parcurge informaia de la emitent la beneficiar;

pe

care

4. Fluxul informaional reflecta, cantitatea de informaie care circula

intre emitent si beneficiar.
Circuitele informaionale pot fi clasificate dup doua criterii, astfel:
a) Dup direcia de vehiculare a informaiilor, caracteristicile
emitentului si cele ale beneficiarului, circuitele informaionale pot fi:
verticale - stabilite intre instituiile administraiei publice centrale si
cele locale, intre care exista raporturi de subordonare;
orizontale - stabilite intre posturi, compartimente si instituii situate
pe acelai nivel ierarhic al sistemului administraiei publice;
oblice - stabilite intre instituii ale administraiei publice situate la
niveluri ierarhice diferite, intre care exista relaii de subordonare.
b) Dup frecventa emiterii, circuitele informaionale pot fi:
periodice - care au grad de repetabilitate la anumite intervale de
timp (an/trimestru, semestru, luna) si care se regsesc in rapoarte si
dri de seama statistice, solicitate de instituiile ierarhice din cadrul
administraiei] publice;
ocazionale - cu o frecventa aleatorie si care apar in interiorul sau in
afara instituiilor administraiei publice.

5. Procedurile informaionale se refera la modalitile de

culegere, nregistrare, transmitere si prelucrare a unor categorii de
informaii, inclusiv a operaiunilor care trebuie efectuate in
succesiunea lor, a suporilor pe care sunt depozitate informaiile si a
mijloacelor de tratare a informaiilor.
n cadrul managementului administraiei publice, documentarea are
un rol deosebit. O documentare profunda si serioasa asupra
problemelor care apar, a modului de rezolvare, constituie baza unui
sistem informaional corect.
6. Mijloacele deprelucrare, tratare a informaiilor. Aceste
mijloace de tratare a informaiilor pot fi:
manuale - prin utilizarea unor instrumente clasice, cum ar fi
maina de scris, maina de calcul etc.);
mecanizate - prin folosirea unor minicalculatoare;
automatizate - cnd se apeleaz la sisteme modeme de calcul,
cum ar fi computere, terminale, reele de calculatoare.
Aceste mijloace de tratare a informaiilor se folosesc pentru
culegerea nregistrarea, prelucrarea si transmiterea informaiilor.

6.3 Funciile sistemului informaional

Sistemul informaional in managementul serviciilor publice
ndeplinete trei funcii de baz intre care exista strnse
interdependente. Principalele funcii ale sistemului informaional din
cadrul managementului administraiei publice sunt:
a) Funcia decizional prin care sistemul informaional asigura toate
elementele informaionale necesare fundamentrii deciziilor.
Decizia in administraia publica este rezultatul unui proces amplu de
culegere, nregistrare, transmitere si preluare a informaiilor. Lipsa
unor informaii corecte, clare si bine fundamentate duce la
adoptarea unor decizii si acte normative ineficiente sau eronate.
b) Funcia operaionala prin intermediul creia se fac operabile si
inteligibile informaiile din actele administrative, cum ar fi: legi,
decrete, hotrri guvernamentale, decizii etc., dar mai ales se
explica modul de aplicare a acestora in domeniile de activitate la
care se refera.

c) Funcia de documentare deoarece prin intermediul sistemului

informaional personalul angajat poate dispune de informaiile
necesare fundamentrii deciziilor care trebuie luate la orice nivel
(central, - local sau compartimente ale acestora). Trebuie de la
nceput menionat faptul c documentarea in cadrul sistemului
administraiei publice are anumite pari determinate de documentele
care se analizeaz. Aceste documente se pot clasifica in funcie de
coninut, forma, data, limba utilizata etc.
n general, documentele administrative publice se grupeaz in dou
categorii:
documente folosite curent i in mod exclusiv de funcionarii,
publici;
documente folosite rar si care rmn la dispoziia funcionarilor
din compartimentul de documentare al fiecrei instituii publice.
Documentarea din cadrul administraiei publice face parte si este
integrata sistemului naional de documentare.

6.4. Deficienele S.I.

Deficienele majore sunt: distorsiunea, filtrajul, redundana,
suprancrcarea canalelor informaionale.
Distorsiunea const n modificarea parial, ntmpltor a coninutului
unei informaii modificate care se poate produce pe parcursul
culegerii i a transmiterii informaiilor de la emitor la receptor.
Filtrajul const n modificarea intenionat a coninutului unei
informaii prin intervenia unor persoane care sunt interesate ca
receptorul s primeasc un mesaj schimbat.
Redundana reprezint pe de o parte existena unui numr mai mare
de informaii dect sunt necesare pentru realizarea unui scop, iar pe
de alt parte poate consta n nregistrarea, transmiterea i
prelucrarea repetat a unor informaii.
Suprancrcarea canalelor informaionale (de comunicaie) reprezint
situaia n care volumul informaional (a canalelor de transmitere)
depete capacitatea de transmitere a informaiilor.

6.4 Principiile sistemului informaional

Sistemul informaional din administraia publica funcioneaz si se
fundamenteaz pe urmtoarele principii:
a) Principiul conceperii si restructurrii sistemului informaional potrivit
cerinelor specifice managementului din fiecare instituie publica.
b) Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu,
organizarea structurala si cu sistemul decizional din instituiile publice
innd seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezint un
emitent si nu beneficiar de informaie; de tipurile de relaii organizatorice
care apar intre posturi, intre compartimente, intre instituii si/sau autoritate
ale administraiei publice care participa la circuitele informaionale depinde
imaginea reelei cu multe moduri de interferena.
c) Principiul unitii metodologice de tratare a informaiilor
constituie baza pentru asigurarea compatibilitilor intre toate componentele
sistemului informaional. Rezulta ca este necesara o metodologie unitara de
culegere si prelucrare a informaiilor, de tratare si prelucrare automata a
datelor. Numai astfel sistemul informaional poate avea un plus ele
rigurozitate care sa permit funcionarea sa corecta.

6.4 Principiile sistemului informaional

Sistemul informaional din administraia publica funcioneaz si se
fundamenteaz pe urmtoarele principii:
a) Principiul conceperii si restructurrii sistemului informaional potrivit
cerinelor specifice managementului din fiecare instituie publica.
b) Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu,
organizarea structurala si cu sistemul decizional din instituiile publice
innd seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezint un
emitent si nu beneficiar de informaie; de tipurile de relaii organizatorice
care apar intre posturi, intre compartimente, intre instituii si/sau autoritate
ale administraiei publice care participa la circuitele informaionale depinde
imaginea reelei cu multe moduri de interferena.
c) Principiul unitii metodologice de tratare a informaiilor
constituie baza pentru asigurarea compatibilitilor intre toate componentele
sistemului informaional. Rezulta ca este necesara o metodologie unitara de
culegere si prelucrare a informaiilor, de tratare si prelucrare automata a
datelor. Numai astfel sistemul informaional poate avea un plus ele
rigurozitate care sa permit funcionarea sa corecta.

d) Principiul concentram asupra informaiilor eseniale, potrivit cruia

informaiile trebuie transmise, ori de cate ori este posibil, selectiv si
operativ pentru a contribui la fundamentarea unor decizii corecte
si/sau la elaborarea unor acte administrative eseniale.
e) Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie ca
componentelor sistemului informaional al managementului
administraiei publice, bazat pe premisa ca diversele procese de
munca si de componente ale acestui sistem au anumite caracteristici
temporale. De aceea timpul de culegere, vehiculare si prelucrare a
informaiilor, precum si de fundamentare a documentelor
administrative variaz de la o informaie la alta.
f) Principiul asigurrii unui maxim de informaii finale dintr-un fond
limitat, care necesita o valorificare si prelucrare eficienta.
g) Principiul flexibilitii, a modului de adaptare continua a sistemului
informaional din administraia publica la mediul extern. Acest
principiu necesita o permanenta reacie a instituiilor din
administraia public la tot ceea ce este nou, ca si adoptarea rapida
a deciziilor oportune.

6.5 Tendine in sistemul informaional

n managementul administraiei publice, sistemul
informaional nregistreaz doua tendine definitorii:
a) Utilizarea prelucrrii automate a datelor, si mai ales a computerele
n reea si renunarea la prelucrri empirice, faciliteaz accesul
concomitent al mai multor utilizatori din diferite compartimente la
categoriile de informaii de care are nevoie. Astfel, cibernetica
administrativa si-a luat locul cuvenit, oferind diferiilor funcionari
publici un set de metode si tehnici pentru prelucrarea rapida si
eficienta a informaiei.
Apariia informaticii administrative, care utilizata din ce in ce mai
mult n practica, poate contribui la eficienta schimbului de informaii
concretizate in transmiteri rapide, codificarea si decodificarea
informaiilor programe de identificare a erorilor etc.
b) Accentuarea caracterului previzional anticipativ al sistemului
informaional al administraiei publice poate sa rspund rapid la
nevoile viitoare ale membrilor societii, la satisfacerea nevoilor
publice.

Rezumat
Sistemul informaional al managementului serviciilor (administraiei) publice cuprinde ansamblul de date,
informaii coninute in documente, circuite informaionale, fluxuri informaionale si mijloace de tratare a
informaiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate in domeniul serviciilor publice si
care, prin coninutul lor, conduc la satisfacerea necesitailor generale ale populaiei.
Principalele componente ale sistemului informaional al managementului serviciilor publice sunt:
datele primare de analiza;
informaiile care circula intre diferitele componente ale sistemului organizatoric, inclusiv mijloacele de
tratare a acestuia;
proceduri informaionale specifice;
circuitele informaionale stabilite intre elementele componente ale sistemului organizatoric;
fluxurile informaionale in raport cu relaiile stabilite intra componentele sistemului administraiei publice;
Mijloacele de prelucrare a informaiilor.
Funciile sistemului informaional sunt:
funcia decizional;
funcia operaional;
funcia documentar.
Deficienele majore ale sistemului informaional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundana, suprancrcarea
canalelor informaionale.
Principiile sistemului informaional sunt:
a) Principiul conceperii si restructurrii sistemului informaional
b) Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu,
organizarea structurala si cu sistemul decizional din instituiile publice
c) Principiul unitii metodologice de tratare a informaiilor
d) Principiul concentram asupra informaiilor eseniale,
e) Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie ca componentelor sistemului
f) Principiul asigurrii unui maxim de informaii finale dintr-un fond limitat
g) Principiul flexibilitii
Subiecte de discutat
Prezentai i analizai sistemul informaional al instituiei n care lucrai
Funciile sistemului informaional
Deficienele sistemului informaional
Cum sunt respectate principiile de proiectare i reproiectare a sistemului informaional n instituia
dumneavoastr