Informatica medicala si biostatistica

Curs 3

Elemente specifice ale MS Excel: realizarea de calcule i procesri ale

datelor
Utilitatea produsului MS Excel este dat de posibilitile sale de editare i formatare a
tabelelor, ct n special de funciile sale de calcul tabelar. Este posibil realizarea rapid
a unor calcule sofisticate cu valorile numerice tiprite n celulele foii de calcul, ii
inserarea rezultatelor n celule noi.
Pentru aceasta, se procedeaz n modul urmtor:
-se selecteaz celula n care urmeaz a fi memorat rezultatul;
-se alege din menu-ul superior comanda Insert / Function, sau se activeaz butonul
echivalent,
din bara de instrumente.
-se editeaz expresia care urmeaz a fi calculat, rezultatul fiind automat ncrcat n
celula respectiv.
Bara de formule din MS Excel

n mod implicit, n extremitatea stng a acesteia este indicat n permanen eticheta

celulei selectate la un moment dat; dac ns se apas butonul =,
, se activeaz zona alb din dreapta sa, n care urmeaz a se edita formula care
urmeaz a fi calculat. Bara de formule i schimb uor aspectul, dup cum urmeaz:

n cmpul din extremitatea stng vor fi ncrcate toate funciile disponibile n MS Excel,
dintre care se poate selecta funcia care urmeaz a fi calculat. Dup ce formula de
calcul a fost editat, se va nfolosi butonul
pentru a o valida si butonul
pt a o
terge, dac este cazul (ambele butoane se regsesc bara de formule).
Pentru editarea formulelor de calcul trebuie cunoscut sintaxa exact a fiecrei funcii
folosite, dar MS Excel a simplificat aceast problem, punnd la dispoziia utilizatorilor
un program asistent, activat automat la selectarea unei funcii. ntr-o mic fereastr de
dialog afiat imediat sub bara de formule va fi indicat, pentru orice funcie selectat,
semnificaia ei i argumentele care trebuiesc completate.

n cmpurile rezervate fiecrui argument vor fi tiprite adresele celulelor asupra

crora dorim s efectuam calculele; automat, n partea dreapt a cmpurilor vor fi
ncrcate valorile acestora, pentru a ne verifica dac am fcut selecia corect. n
partea de jos este indicat rezultatul formulei alese (tot pentru verificare). Pentru a
valida rezultatul respectiv i a ncrca valoarea obinut n celula selectat se va
folosi butonul OK, iar pentru a anula formula se va folosi butonul Cancel.

categorii de funcii
Financial

Funcii specifice calculelor financiare i contabile.

Date
Time

Funcii de lucru cu date calendaristice i ore, de conversie a

acestora n valori numerice i invers.

Math Trig Funcii matematice i trigonometrice.

Statistical

Funcii statistice.

Lookup
Reference

Funcii de lucru la nivelul adreselor celulelor.

Database

Funcii specializate pentru lucrul cu baze de date importate n

MS Excel : realizeaz calcule la nivelul cmpurilor devenite
coloane, cu posibilitatea de a selecta nregistrri care
ndeplinesc anumite condiii.

Text

Funcii de lucru cu date de tip text (de concatenare a irurilor de

caractere, de cutare a unui anumit text n altul, etc.).

Logical

Funcii logice corespunztoare operatorilor logici standard

(AND, OR, NOT) etc.

Information

Funcii care extrag informaii legate de parametrii de formatare a

celulelor (n general, de coninutul acestora).

a) Funcii matematice i trigonometrice: funcii matematice de calcul:

n

ABS (n)

Returneaz valoarea absolut a numrului n.

COMBIN (n, p)

Returneaz valoarea C np.

EXP (n)

Returneaz valoarea exponenial, e n.

FACT (n)

Returneaz
factorialul numrului n, n!.
n

INT (n)

Returneaz valoarea celui mai mare ntreg mai mic sau egal cu numrul n.

LN (n)

Returneaz logaritmul natural, ln n.

LOG (n, b)

Returneaz logaritmul logbn.

LOG10(n)

Returneaz logaritmul zecimal, lg n.

MOD (n, d)

Returneaz restul mpririi ntregi a numrului n la numrul d, n mod d.

POWER (n, p)

Returneaz puterea np.

SIGN (n)

Returneaz semnul numrului n: 1 dac n este numr pozitiv, 0 dac n este nul, -1
dac n este numr negativ.

SQRT (n)

PRODUCT (n1,
n2, ...)

Returneaz produsul numerelor specificate, n1, n2, etc.

SUM (n1, n2, ...)

Returneaz suma numerelor specificate, n1, n2, etc.

Funcii matematice de aproximare:

EVEN (n)

Rotunjete numrul n la cel mai apropiat numr ntreg par.

ODD (n)

Rotunjete numrul n la cel mai apropiat numr ntreg impar.

ROUND (n, s)

Rotunjete numrul n la un numr cu s zecimale.

Funcii matematice de lucru cu matrici:

MDETERM (tablou)

Calculeaz determinantul matricei specificate n tablou indicat prin

adresele celulelor din colurile stnga-sus i dreapta-jos ale acestuia.

MINVERSE (tablou)

Calculeaz matricea invers matricei specificate n tablou.

MMULT (tablou1,
tablou2)

Calculeaz produsul matricelor specificate n tablou1 i tablou2.

Funcii trigonometrice:
PI( )

Returneaz valoarea constantei PI cu o precizie de 15 zecimale.

DEGREES (r)

Convertete valoarea unui unghi exprimat n radiani, n valoarea echivalent

grade.

RADIANS (g)

Convertete valoarea unui unghi exprimat n grade, n valoarea echivalent

radiani.

SIN (r)

Calculeaz valoarea sinusului unui unghi.

COS (r)

Calculeaz valoarea cosinusului unui unghi.

TAN (r)

Calculeaz valoarea tangentei unui unghi.

ASIN (v)

Determin valoarea arcsinusului unui numr, exprimat n radiani.

ACOS (v)

Determin valoarea arccosinusului unui numr, exprimat n radiani.

b) Funcii statistice: funcii de statistic descriptiv

AVERAGE (n1,
n2, ...)

Returneaz media aritmetic a unei serii de valori numerice.

MAX (n1, n2, ...)

Returneaz valoarea maxim dintr-o serie de valori numerice.

MIN (n1, n2, ...)

Returneaz valoarea minim dintr-o serie de valori numerice.

MEDIAN (n1,
n2, ...)

Returneaz medianul dintr-o serie de valori numerice valoarea din mijlocul

seriei de valori.

MODE (n1,
n2, ...)

Returneaz modulul dintr-o serie de valori numerice valoarea cea mai

frecvent din seria de valori.

STDEV (n1,
n2, ...)

Returneaz deviaia standard corespunztoare unei

numerice.

VAR (n1, n2, ...)

Returneaz variana corespunztoare unei serii de valori numerice.

serii de valori

Exist i alte funcii statistice utile, mai sofisticate de calcul al distribuiilor corespunztoare unor
serii de valori, sau de calcul al diferitor teste statistice, corelatii, regresii, etc Pentru toate funciile
menionate mai sus, argumentele pot fi att valori numerice efective, ct i adrese ale unor celule
care conin valori numerice.

Pe lng funciile de calcul, MS Excel ofer i posibiliti de procesare a datelor

existente n foile de calcul comenzile din menu-ul Data:
a) Sortarea datelor (Data / Sort):
Realizeaz sortarea (ordonarea) datelor din foaia curent de calcul, cresctor sau
descresctor, permind definirea a 3 criterii simultane de sortare. Criteriile de sortare se
vor alege dintre coloanele existente n foaia de calcul.

b) Selectarea datelor (Data / Filter):

MS Excel conine un mecanism foarte puternic de selectare din foaia de calcul
curent a datelor care ndeplinesc numai anumite condiii, pentru lucrul orientat doar pe
acele date. Se poate opta ntre dou tipuri de selectare a datelor:
AutoFilter: selectarea automat; cnd se alege aceasta optiune, pe fiecare coloan a
tabelului se activeaz un mecanism de selecie, care poate fi utilizat dac dorim s
selectm numai liniile din tabel (nregistrrile) ale cror valori pe coloana respectiv
satisfac o anumit condiie
Advanced Filter... : selectarea specializat, n care utilizatorul poate alege efectiv
datele care l intereseaz, dac acestea nu pot fi alese folosind prima opiune.
Condiia de selectare se definete n modul urmtor:
alegnd una dintre variantele implicite:
All : toate nregistrrile;
Top 10... : din plaja tuturor valorilor posibile de pe o coloan, nregistrrile
corespunztoare primelor sau ultimelor 10 valori n ordine cresctoare;
nregistrrile corespunztoare unei anumite valori n parte.

definind varianta proprie: Custom

Pentru aceeai coloan, se pot defini maximum dou condiii, care s aib loc
simultan (legate prin and conjuncie logic) sau mcar una dintre ele s fie adevrat
(legate prin or disjuncie logic). Tipul de operaie logic se alege din lista de variante
propuse n partea stng, iar valoarea de comparaie se definete n partea dreapt a
ferestrei. Pentru condiii care implic iruri de caractere, exist cele dou caractere
speciale de nlocuire:
: folosit pentru a nlocui orice ir de caractere;
? : folosit pentru a nlocui un singur caracter.
Se pot defini una sau mai multe condiii de selectare, care s acioneze simultan pe
mai multe coloane ale tabelului. Anularea tuturor seleciilor fcute se realizeaz folosind
comanda Data / Filter / Show All.

c) Calcule pariale (Data / Subtotals...):

Mecanismul de selectare a datelor este disponibil i pentru a face diferite calcule pe
seleciile realizate. Pentru toate nregistrrile cu valori identice pe o coloan a tabelului,
se pot determina rezultatele diferitor funcii matematice i statistice aplicate valorilor
numerice corespunztoare de pe celelalte coloane ale tabelului

d) Validri de date (Data / Validation...):

un alt instrument foarte util, prin care se pot defini anumite criterii de validitate a
datelor care urmeaz a fi introduse. Astfel va fi permis numai introducerea datelor
care satisfac anumite condiii (definite n seciunea Settings), pentru a se preveni
introducerea din neatenie a datelor eronate. Se poate tipri de asemeni un mesaj
explicativ (definit n seciunea Input Message) care s indice ce tip de date pot fi
scrise n celulele respective ale foii de calcul, i un mesaj de eroare (definit n
seciunea Error Alert) care s avertizeze n cazul n care s-au introdus date greite
care nu satisfac criteriile definite.

Reprezentri grafice ale datelor n MS Excel

Un alt program utilitar este generatorul de reprezentri grafice. Cu ajutorul acestuia se
pot crea rapid reprezentri grafice, n 4 pai, utilizatorul trebuind doar s aleag
parametrii i forma graficului dorit; reprezentarea efectiv fiind realizat automat de ctre
programul generator.
Pentru a se crea un grafic:
trebuie selectate celulele care conin valorile numerice pe care dorim s le
reprezentm.
se va activa comanda Insert / Chart din menu-ul superior, sau se va folosi butonul
echivalent din bara de instrumente ,
. n acest mod se activeaz generatorul de grafice, care va construi graficul n funcie de
parametrii pe care i alegem, i l va insera n registrul de calcul curent. Graficul se
construiete prin parcurgerea urmtoarelor etape:
pasul 1) Se selecteaz tipul de grafic dorit, dintr-un catalog de stiluri predefinite

Pasul 1. Pentru a se putea estima modul n care va arta graficul ales, se poate folosi
butonul Press and Hold to View Sample care genereaz, atta timp ct este inut
apsat, o previzualizare a datelor pe tipul de grafic selectat.
Tipul de grafic se poate selecta dintre variantele standard, dar exist i seciunea
Custom, n care utilizatorul are o mai mare libertate n a personaliza un anumit tip de
grafic ales. Dintre variantele standard, cele mai des utilizate sunt:
Column grafice de tip Coloan : fiecare valoare este reprezentat printr-un
dreptunghi, a crui nlime pe axa Oy este egal cu valoarea respectiv.

Line grafice de tip Linie: reprezint poligonul frecvenelor dreapta care se obine
unind mijloacele laturilor de sus ale dreptunghiurilor dintr-un grafic de tip Coloan.

Pie grafice circulare : valorile selectate sunt reprezentate pe un cerc, din care fiecrei
valori i este rezervat un sector de cerc proporional cu mrimea ei. Sunt recomandate n
special atunci cnd plaja de valori reprezentate nu este prea larg (altfel, sectoarele de
cerc rezervate devin foarte mici i nu mai sunt vizibile).

 Doughnut grafice circulare : sunt asemntoare cu graficele de tip Pie, numai c

permit reprezentarea pe acelai grafic a mai multor serii de valori.

XY (Scatter) grafice de tip Scatter : sunt folosite pentru a reprezenta pe acela

sistem de coordonate dou serii de valori cu posibilitatea de a detecta eventual corelaia
dintre ele. Astfel, valorile primei serii sunt figurate pe axa Ox, iar valorile celei de a doua
pe axa Oy. Fiecrei perechi de valori i este asociat un punct, astfel nct se obine n fina
un nor de puncte n sistemul de coordonate xOy, din a crui form putem trage concluzi
despre dependena dintre cele dou serii de valori. Msura matematic a dependene
dintre cele dou serii de valori este dat de ecuaia dreptei de regresie, a crei pant
exprim corelaia ntre acestea. Corelaia ntre dou serii de date este o mrime statistic,
cu valori cuprinse ntre 1 i 1.
Exist urmtoarele tipuri de corelaie:
pozitiv: atest o dependen direct proporional ntre cele dou serii de date
nul: nu exist dependen ntre cele dou serii de date;
negativ: atest o dependen invers proporional ntre cele dou serii de date

pasul 2) Se modific, dac este cazul, setul de date care urmeaz a fi reprezentate i,
n cazul n care reprezentm mai multe serii de valori, modul de alegere a lor pe linii
sau pe coloane. n seciunea Series se pot defini etichete pentru seriile de valori care
vor fi reprezentate.

pasul 3) Se indic o serie de parametri de definire a graficulse vor completa

urmtoarele seciuni:
seciunea Titles : se definesc titluri pentru grafic:
n cmpul Chart Title: se va edita titlul graficului;
n urmtoarele 3 cmpuri: se indic numele axelor Ox, Oy i Oz.
seciunea Axes: se stabilesc unitile de msur pentru axele graficului, specificnduse, de asemeni, axele care vor avea uniti de msur i care nu.

Seciunea Gridlines: se va indica axa pentru care dorim ca graficul s prezinte i linii
ajuttoare, de marcare a scalei de msur. Pentru fiecare ax n parte, se poate opta
pentru Major gridlines marcare cu un pas mai mare, i Minor Gridlines
marcare cu un pas mai mic.
Seciunea Legend :se opteaz dac graficul s aib sau nu o legend (n care se va
indica, eventual, numele mrimilor care sunt reprezentate) i, n cazul n care optm
pentru prezena legendei se va stabili poziionarea acesteia n jurul graficului.

Seciunea Data Labels : Exist posibilitatea ca, pentru fiecare mrime

reprezentat pe grafic, s fie indicat i valoarea efectiv a sa, sub form de etichet
pe figura corespunztoare. Dac nu dorim acest lucru, n zona Data Labels
alegem opiunea None, altfel, alegem una dintre celelalte opiuni:
Show value: se va indica valoarea efectiv a mrimii reprezentate;
Show percent: se va indica frecvena procentual corespunztoare
mrimii reprezentate.
Seciunea Data Table: Exist posibilitatea ca n josul graficului s indicm, efectiv,
i lista complet a valorilor care au fost reprezentate, sub form de tabel. Pentru
aceast opiune se bifeaz Show data table.

Pasul 4. Etapa final, n care se va indica modul de inserare al graficului n registrul de

calcul curent . Astfel, se va opta ntre dou posibiliti:
As new sheet: Graficul se insereaz ca o foaie de calcul nou n registrul curent, cu
numele Chart [n], unde n este un numr de ordine ataat automat graficului, i care
depinde de numrul de grafice realizate n registrul curent. Avantajul acestei opiuni este
c graficul este independent de restul datelor, fiind n mod implicit tiprit pe o foaie
separat.
As object in: Graficul se insereaz ca obiect separat n foaia de calcul curent. Astfel,
el va fi tiprit alturi de celelalte elemente din foaia de calcul (tabelele cu valori), putnd
fi ns repoziionat i redimensionat n mod mai avanatajos (eventual, inserat pe o
singur foaie, alturi de alte grafice).

Aceti parametri permit caracterizarea complet a elementelor

graficului care urmeaz a fi realizat. Dac este cazul, ulterior se pot
modifica i ceilali parametri ai graficului, prin selectarea separat a lor de
pe graficul inserat n registrul de calcul. Astfel se pot face i urmtoarele
modificri:
redimensionarea graficului sau a anumitor elemente ale sale;
schimbarea culorilor graficului: fundal, diagram, etc.;
schimbarea fonturilor etichetelor;
pentru grafice 3D: schimbarea nclinrii, a perspectivei, rotire, etc.
Pe lng aceste elemente, mai sunt disponibile i alte faciliti, de
prelucrare a datelor, care l fac un produs foarte util n gestionarea datelor
matematice, statistice, financiare, etc.

realizare de prezentri tip reclam (MS PowerPoint);

lucru cu baze de date (MS Access);
prelucrare de imagini (MS PhotoEditor), etc.