AUDITAREA

SISTEMELOR CALITII

4.1. Noiuni introductive

referitoare la auditul calitii

Auditul calitii reprezint procesul sistematic,

independent i documentat ntreprins n scopul
obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu
obiectivitate pentru a determina msura n care
sunt ndeplinite criteriile de audit.
auditul sistemului calitii;
auditul calitii procesului;
auditul calitii produsului sau auditul calitii
serviciului.

Clasificarea auditurilor

Auditurile interne (audituri de prima parte) sunt conduse de, sau n numele
organizaiei nsi, pentru analiza efectuat de management sau pentru alte
interese interne, i pot alctui baza pentru o organizaie pentru declaraia pe
proprie rspundere a conformitii;

Auditurile externe includ acele audituri numite de secund i de ter parte;

Auditurile de secund parte sunt conduse de pri care au un interes n
organizaie, cum ar fi clienii, sau alte persoane n numele acestora;
Auditurile de ter parte sunt conduse de organizaii de auditare externe
independente, cum sunt cele care furnizeaz nregistrarea sau certificarea
conformiti cu cerinele ISO 9001 sau ISO 14001;

Audit combinat;
Audit comun;

Definiii

Auditorul este persoana care are competena pentru

efectuarea auditurilor calitii;
Echipa de audit reprezint unul sau mai muli auditori
care efectueaz un audit;
Auditatul este organizaia aflat n curs de auditare;
Clientul auditului este organizaie sau persoan care
solicit un audit;
Criteriile de audit sunt ansamblu de politici, proceduri
sau cerine utilizate ca referina fa de care se compar
dovada de audit.

Definiii

Dovezile de audit sunt nregistrri, declaraii despre

fapte sau alte informaii care sunt relevante n raport cu
criteriile de audit i verificabile;

Constatrile de audit sunt rezultatele evalurii dovezilor

de audit colectate n raport cu criteriile de audit;

Concluziile auditului - rezultat; al unui audit furnizat de

echipa de audit dup luarea n considerare a obiectivelor
de audit i a tuturor constatrilor de audit.

Scopurile auditului
pentru stabilirea unui punct iniial de dezvoltare a
sistemelor calitii;
pentru monitorizarea progresului n dezvoltarea
sistemelor calitii;
pentru c sunt o modalitate de evaluare extern a
competenei sistemelor de certificare conform ISO 9000;
pentru c asigur o monitorizare intern statutar a
competenei, performanelor i eficienei sistemelor;
pentru evaluarea unui furnizor existent sau potenial cu
privire la capacitatea sa de a asigura bunuri i/sau
servicii de calitate adecvat.

Obiectivele auditului

s determine conformitatea sau neconformitatea

elementelor sistemului calitii cu condiiile specificate;
s determine eficacitatea cu care sistemul calitii
implementat satisface obiectivele calitii specificate;
s dea auditatului ocazia de a mbunti sistemul
calitii;
s satisfac condiiile de reglementare;
s permit nregistrarea sistemului calitii al
organizaiei auditate.

Iniierea auditurile
s se evalueze iniial un furnizor, atunci cnd se dorete
stabilirea unei relaii contractuale;
s se verifice dac sistemul calitii al unei organizaii
continu s satisfac condiiile specificate i dac este
implementat;
s se verifice, n cadrul unei relaii contractuale, dac
sistemul calitii furnizorului continu s satisfac
condiiile specificate i dac este implementat;
s se evalueze sistemul calitii al unei organizaii n
raport cu un standard referitor la sistemul calitii.

4.2. Principii de auditare

Principiile care se refer la auditori sunt:

Comportament etic - baza profesionalismului;

Prezentare corect - obligaia de a raporta cu

sinceritate i cu acuratee;

Responsabilitatea profesional - aplicarea

perseverenei i a judecii n auditare;

Principiile care se refer la audit sunt:

Independena - baza pentru
imparialitatea auditului i obiectivitatea
concluziilor auditului;
Abordarea bazat pe dovedi - metoda
raional prin care ntr-un proces
sistematic de audit se ajunge la concluzii
credibile i reproductibile.

4.3. Roluri i responsabiliti n

desfurarea auditurilor

Responsabilitile auditorului sunt:

conformarea cu condiiile aplicabile auditului;
comunicarea i clarificarea condiiilor auditului;
planificarea i realizarea n mod efectiv i eficient a
responsabilitilor atribuite;
consemnarea observaiilor;
verificarea i raportarea rezultatelor auditului;
verificarea eficienei aciunilor corective ntreprinse ca rezultat al
auditului (dac este cerut de ctre client);
pstrarea i protejarea n condiii de securitate a documentelor
referitoare la audit;
cooperarea cu auditorul ef i sprijinirea lui.

Responsabilitile auditorului ef
participarea la selectarea altor membri ai
echipei de audit;
elaborarea planului de audit;
reprezentarea echipei de audit n faa
conducerii auditatului;
prezentarea raportului de audit.

Activitile auditorului ef
s defineasc condiiile pentru fiecare audit;
s se conformeze condiiilor aplicabile auditrii;
s planifice auditul, s elaboreze documentele de lucru i s
dea instruciuni echipei de audit;
s analizeze documentaia referitoare la activitile
sistemului calitii existent, pentru a determina dac aceasta
este adecvat;
s raporteze imediat auditatului neconformitile critice;
s raporteze orice obstacol major ntlnit n efectuarea
auditului;
s raporteze rezultatele auditului n mod clar, conclusiv i
fr o ntrziere nejustificat.

Activiti i atribuii ale clientul

(auditatul)

colaboreaz cu auditorii;
stabilete necesitatea i scopurile auditului i iniiaz
procesul respectiv;
stabilete organizaia de auditare;
stabilete domeniul general al auditului, de exemplu
standardul sau documentul referitor la sistemul calitii,
pe baza cruia trebuie condus auditul;
primete raportul de audit;
stabilete ce aciune de urmrire, dac este vreuna,
trebuie ntreprins i informeaz auditatul despre
aceasta.

Activiti ale conducerii

auditatului
s informeze, din timp, personalul implicat n procesul
auditrii, asupra obiectivelor i domeniului auditului;
s numeasc membrii responsabili din cadrul personalului
care s nsoeasc membrii echipei de audit;
s pun la dispoziie toate resursele necesare echipei de
audit, n scopul de a se asigura un proces eficient de audit;
s asigure accesul la faciliti i la materiale doveditoare,
dup cum solicit auditorii;
s coopereze cu auditorii, pentru a permite ca obiectivele
auditului s fie realizate;
s stabileasc i s iniieze aciuni corective, bazate pe
raportul de audit.

4.4. Analiza preliminar a

prezentrii sistemului calitii al
auditatului
pregtirea
auditului
Ca baz pentrui
planificarea
auditului,
se

recomand ca auditorul s analizeze

prezentarea oficial a metodelor utilizate de
auditat n vederea satisfacerii prevederilor
sistemului calitii (cum ar fi manualul calitii
sau echivalentul su), pentru a stabili dac
aceast prezentare este adecvat;
Pregtirea auditului se face, mai nti, prin
ntocmire unui plan de audit;

Planul de audit
este pregtit de conductorul echipei de
audit;
trebui s uureze programarea i
coordonarea activitilor de audit;
trebui s fie aprobat de client i comunicat
auditorilor i auditatului;
trebui s fie flexibil.

Planul de audit
trebuie s cuprind:

obiectivele i domeniul auditului;

identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, importante,
referitoare la obiective i domeniu;
identificarea documentelor de referin (cum ar fi standardul
aplicabil referitor la sistemul calitii i manualul calitii al
auditatului);
identitatea membrilor echipei de audit;
limba utilizat n timpul auditului;
data i locul n care urmeaz s fie efectuat auditul;
identificarea compartimentelor organizatorice care trebuie auditate;
data i durata estimate pentru fiecare activitate important a
auditului;
programul edinelor care trebuie inute cu conducerea auditatului;
condiii de confidenialitate;
difuzarea raportului de audit i data estimat a publicrii.

Recomandri referitoare la
activitatea de pregtire a auditului

Dac se obiecteaz asupra vreunei prevederi din planul

de audit, se recomand ca astfel de obiecii s fie aduse
imediat la cunotina auditorului ef;

Se recomand ca detalii specifice ale planului de audit

s fie comunicate auditatului numai n timpul auditului;

Se recomand ca fiecrui auditor s i se atribuie pentru

auditare elemente specifice ale sistemului calitii sau
compartimente funcionale.

4.5.1. Documente de lucru

liste de verificare utilizate pentru evaluarea elementelor

sistemului calitii;

formulare pentru raportarea observaiilor auditului;

formulare pentru documentarea dovezilor de susinere a

concluziilor la care au ajuns auditorii.

Documentele de lucru, inclusiv nregistrrile rezultate din

utilizarea lor, ar trebui pstrate, cel puin pn la
terminarea auditului.

Pstrarea documentelor dup

terminarea auditului:

documentele referitoare la audit ar trebui reinute sau

distruse n baza acordului dintre prile participante i n
concordan cu procedurile programului de audit i cerinele
legale, reglementate i contractuale aplicabile;

dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei

responsabili pentru conducerea programului de audit nu ar
trebui s dezvluie coninutul documentelor, nici unei pri
fr acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul,
fr aprobarea auditatului. Dac este cerut dezvluirea
coninutului documentelor auditului, clientul auditului i
auditatul ar trebui informai ct mai curnd posibil.

4.5.2. Desfurarea activitilor

de audit la faa locului
edina de deschidere
Scopul unei edine de deschidere este de:

a prezenta membrii echipei de audit cadrelor de conducere ale

auditatului;
a analiza domeniul i obiectivele auditului;
a prezenta un rezumat al metodelor i procedurilor care urmeaz s
fie utilizate pentru efectuarea auditului;
a stabili cile oficiale de comunicare ntre echipa de audit i auditat;
a confirma c sunt disponibile resursele i facilitile necesare
echipei de audit;
a confirma ora i data pentru edina de nchidere i pentru toate
cele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale
auditatului;
a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

Comunicarea pe parcursul
auditului

echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de

informaii;
conductorul echipei de audit ar trebui s comunice periodic
stadiul auditului i orice problem, auditatului i clientului
auditului;
dovezile colectate n timpul auditului, care sugereaz un risc
imediat i semnificativ (ex.: securitate, mediu sau calitate), ar
trebui anunate fr ntrziere auditatului, i cnd este cazul,
clientului auditului;
atunci cnd dovezile de audit disponibile indic faptul c
obiectivele auditului nu vor fi atinse, conductorul echipei de
audit ar trebui s raporteze clientului auditului i auditatului
motivele, pentru a determina aciuni corespunztoare.

Colectarea i verificarea
informaiilor
Numai informaia care este verificabil
poate fi dovad de audit;
Se recomand ca dovezile s fie
colectate prin intermediul:

interviurilor;
examinrii

documentelor;
observrii activitilor i condiiilor din zonele
de interes.

ndrumri practice
Surse de informaii
Sursele de informaii variaz n funcie de domeniul i complexitatea
auditului i pot include urmtoarele:

Interviuri cu angajai i alte persoane;

Observarea activitilor i a mediului de lucru nconjurtor i a condiiilor

de lucru;

Documente, cum sunt politica, obiective, planuri, proceduri, standarde,

instruciuni, licene i permise, specificaii, desene, contracte i comenzi;

nregistrri, cum sunt nregistrrile de la inspecie, minute ale edinelor,

rapoarte de audit, nregistrri ale programelor de monitorizare i rezultate
ale msurrilor;

ndrumri practice
Surse de informaii

Sinteze ale datelor, analize i indicatori de performan;

Informaii despre programele de eantionare ale

auditatului i despre procedurile pentru controlul
proceselor de eantionare i de msurare;

Rapoarte din alte surse, de exemplu, feedback de la

client, alte informaii relevante de la pri externe i
clasificarea furnizorilor;

Baze de date computerizate i web site-uri.

ndrumri practice
Desfurarea interviurilor
Interviurile sunt unul dintre mijloacele importante ale
colectrii informaiilor i ar trebui realizate ntr-o
manier adaptat situaiei i persoanei intervievate.

Interviurile ar trebui desfurate cu persoanele de la niveluri i

funcii corespunztoare, care efectueaz activiti sau sarcini din
domeniul auditului;

Interviurile ar trebui desfurate n cadrul programului normal de

lucru i atunci cnd este posibil, la locul de munc al persoanei;

Ar trebui depus orice efort pentru ca persoana intervievat s se

simt n largul su nainte i pe durata interviului;

ndrumri practice Desfurarea interviurilor

Motivul interviului i orice notie care se iau ar trebui explicate;

Interviurile pot fi iniiate solicitnd persoanelor s-i descrie

activitatea;

ntrebrile care induc rspunsul (ex. ntrebrile conductoare) ar

trebui evitate;

Rezultatele interviului ar trebui sintetizate i analizate cu

persoana intervievat;

Persoanelor intervievate ar trebui s li se mulumeasc pentru

participare i cooperare.

Generarea constatrilor auditului

Se recomand ca:

toate observaiile auditului s fie documentate;

dup ce au fost auditate toate activitile, echipa de audit s

analizeze toate observaiile sale pentru a stabili care dintre acestea
urmeaz s fie raportate ca neconformiti;

ulterior, echipa de audit s se asigure c aceste neconformiti sunt

clar i concis documentate i c sunt susinute de dovezi;

neconformitile s fie identificate n raport cu condiiile specifice ale

standardului sau ale altor documente conexe, n conformitate cu
care auditul a fost efectuat;

Generarea constatrilor auditului

observaiile s fie analizate de ctre auditorul ef mpreun cu

reprezentantul conducerii auditatului;

toate observaiile asupra neconformitilor s fie luate la cunotin de ctre

conducerea auditatului;

la sfritul auditului, nainte de elaborarea raportului de audit, echipa de

audit s aib o edin cu conducerea auditatului i cu responsabilii pentru
domeniile implicate pentru a prezenta conducerii observaiile auditului, astfel
nct s se asigure c acesta nelege rezultatele auditului;

auditorul ef s prezinte concluziile echipei de audit referitoare la

eficacitatea cu care sistemul calitii asigur c obiectivele calitii vor fi
satisfctoare.

ndrumri practice Concluziile

auditului
Concluziile auditului se pot referi la probleme cum ar fi:

Gradul de conformitate a sistemului de management fa de

criteriile de audit;
Implementarea, meninerea i mbuntirea eficace a sistemului
de management;
Capabilitatea procesului de analiz efectuat de management
pentru a se asigura c sistemul de management este n continuare
corespunztor, adecvat i eficace.

Daca este specificat n obiectivele auditului, concluziile auditului pot

conduce la recomandri referitoare la mbuntire, relaii de
afaceri, certificarea /nregistrarea, sau activiti viitoare de auditare.

Desfurarea edinei de
nchidere

edin de nchidere este condus de conductorul

echipei de audit;

trebui inut pentru a prezenta constatrile i concluziile

auditului;

participaii la edina de nchidere ar trebui s includ

auditatul, clientul auditului i alte pri interesate;

edina trebui s fie oficial i ar trebui pstrate

nregistrri ale acesteia, inclusiv persoanele participante.

4.6. Elaborarea raportului de

audit

raportul de audit este elaborat sub conducerea auditorului ef, care

este responsabil pentru corectitudinea i caracterul complet al
acestuia;

raportul trebuie s fie datat i semnat de ctre auditorul ef;

raportul de audit trebuie s fie transmis clientului de ctre auditorul
ef;

rapoartele de audit care cuprind informaii confideniale sau

referitoare la brevete trebuie protejate corespunztor de ctre
organizaia de auditare i de ctre client;

raportul de audit trebuie s fie emis ct mai repede posibil;

Auditul este ncheiat prin prezentarea raportului de audit clientului.

Se recomand ca raportul de audit

s conin:

domeniul i obiectivele auditului;

detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a

reprezentanilor auditatului, perioada desfurrii auditului i identificarea
organizaiei auditate;

identificarea documentelor de referin n raport cu care a fost efectuat

auditul (standardul referitor la sistemul calitii, manualul calitii al auditatului
etc);

observaii asupra neconformitilor;

aprecierea echipei de audit asupra msurii n care auditatul se conformeaz

standardului aplicabil referitor la sistemul calitii i documentaiei conexe;

capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitii;

lista de difuzare a raportului de audit.

4.7. Conducerea unui program

de audit

Managementul de la cei mai nalt nivel al organizaiei

ar trebui s acorde autoritatea pentru conducerea
programului de audit.

Cei responsabili de conducerea programului de audit

ar trebui:

s stabileasc, s implementeze, s monitorizeze,

s analizeze i s mbunteasc programul de
audit;

s identifice resursele necesare i s se asigure c

sunt furnizate.

Fluxul procesului pentru managementul unui program

de audit

ndrumri practice - Exemple de

programe de audit

Exemplele de programe de audit includ urmtoarele:

a)

o serie de audituri interne care acoper ntregul sistem de

management al calitii al organizaiei pentru anul n curs;

b)

audituri de secund parte ale sistemului de management ale

potenialilor furnizori de produse critice, care urmeaz a fi
desfurate n urmtoarele 6 luni;

c)

auditurile de certificare/nregistrare i supraveghere

desfurate de un organism de certificare/nregistrare de ter parte
pentru un sistem de management de mediu n cadrul perioadei da
timp, convenita prin contract ntre organismul de certificare i client.
Un program de audit include de asemenea planificarea
corespunztoare, furnizarea resurselor i stabilirea procedurilor
de desfurare a auditurilor n cadrul programului.

STABILIREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Obiectivele unui program de audit

Obiectivele programului de audit se pot baza pe
urmtoarele considerente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Prioritile managementului;
Inteniile comerciale;
Cerinele sistemului de management;
Cerine legale, reglementate i contractuale;
Nevoia de evaluare a furnizorilor;
Cerinele clientului;
Nevoile altor pri interesate;
Riscurile pentru organizaie.

ndrumri practice - Exemple de

obiective ale programului de audit
a.

s ndeplineasc cerinele pentru certificare ale unui

standard pentru sistemul de management;

b.

s verifice conformitatea cu cerinele contractuale;

c.

s obin i s menin ncredere n capabilitatea

furnizorului;

d.

s contribuie la mbuntirea sistemului de

management.

STABILIREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Amploarea unul program de audit

Amploarea unui program da audit poate varia i va fi
influenat de mrimea, natura i complexitatea
organizaiei care va fi auditat, ct i de urmtoarele
aspecte:

domeniul, obiectivul i durata fiecrui audit de

efectuat;

frecvena auditurilor de efectuat;

numrul, importana, complexitatea, similaritile i

locaiile activitilor care urmeaz a fi auditate;

standarde, cerine legale, reglementate i

contractuale i alte criterii de audit;

nevoia de acreditare sau da certificare/nregistrare;

concluziile auditurilor anterioare sau rezultatele

analizei programului de audit anterior;

STABILIREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Responsabiliti ale programului de audit

Responsabilitatea pentru conducerea unui program de

audit ar trebui s fie atribuit uneia sau mai multor
persoane fizice care au o nelegere general a principiilor
de audit, a competenei auditorilor i a aplicrii tehnicilor
de audit.

conducerea programului de audit ar trebui s:

stabileasc obiectivele i amploarea programului de audit;

stabileasc responsabilitile i procedurile precum i s se

asigure c sunt furnizate resursele;

se asigure de implementarea programului de audit;

se asigure c sunt meninute nregistrri adecvate ale

programului de audit;

monitorizeze, analizeze i mbunteasc programul de

audit.

STABILIREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Resursele programului de audit

a.
b.
c.

d.

e.
f.

cnd se identific resurse pentru un program de audit,

ar trebui s se ia n considerare:
resurse financiare necesare pentru a dezvolta,
implementa, conduce i mbunti activitile de audit;
tehnicile de audit;
procesele de realizare i meninere a competenei
auditorilor, precum i de mbuntire a performanei
auditorilor;
disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici,
care au competen corespunztoare obiectivelor
specifice ale unui program de audit;
amploarea programului de audit;
timpul de cltorie, cazarea i alte nevoi de auditare.

STABILIREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Proceduri ale programului de audit

Procedurile programului de audit ar trebui s trateze:

a.

planificarea i programarea auditurilor;

b.

asigurarea competenei auditorilor i a conductorilor

echipei de audit;

c.

selectarea echipelor de audit corespunztoare i

desemnarea rolurilor i responsabilitilor;

d.

desfurarea auditurilor de urmrire, dac este aplicabil;

e.

meninerea nregistrrilor programului de audit;

f.

monitorizarea realizrii i a eficacitii programului de audit;

g.

raportarea ctre managementul de la cel mai nalt nivel a

realizrilor globale ale programului de audit.

IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE
AUDIT
a.
b.

c.

d.
e.

comunicarea programului de audit prilor

relevante;
coordonarea i programarea auditurilor i a
altor activiti relevante pentru programul de
audit;
stabilirea i meninerea unui proces pentru
evaluare a auditorilor i a dezvoltrii
profesionale continue a auditorilor;
asigurarea selectrii echipelor de audit;
furnizarea ctre echipele de audit a resurselor
necesare;

IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE
AUDIT
f.
g.
h.

i.

asigurarea desfurrii auditului conform

programului de audit;
asigurarea controlului nregistrrilor
activitilor de audit;
asigurarea analizei i aprobrii rapoartelor
de audit i asigurarea difuzrii lor ctre
clientul auditului i alte pri specificate;
asigurarea activitilor de urmrire rezultate
din audit, dac este aplicabil.

nregistrri ale programului de audit

nregistrri pentru fiecare audit, cum ar fi:

planuri de audit;
rapoarte de audit;
rapoarte de neconformitate;
rapoarte de aciuni corective i preventive;
rapoarte ale activitilor de urmrire rezultate n urma auditului
dac este aplicabil.

rezultate ale analizei programului de audit;

nregistrri referitoare la personalul utilizat n audit
care trateaz teme cum ar fi:

evaluarea competenei i a performanei auditorilor;

selectarea echipei de audit;
meninerea i mbuntirea competenei.

MONITORIZAREA I ANALIZAREA
PROGRAMULUI DE AUDIT

Implementarea programului de audit ar trebui s fie

monitorizat i analizat la intervale
corespunztoare pentru a evalua dac obiectivele
sale au fost ndeplinite i pentru a identifica
oportunitile de mbuntire.
Ar trebui utilizai indicatori de performan pentru a
monitoriza caracteristici cum ar fi:
capabilitatea echipelor de audit de a implementa planul
de audit;
conformitatea cu programele i programrile de audit;
feedbeck-ul de la clienii auditului, auditai i auditori.

MONITORIZAREA I ANALIZAREA
PROGRAMULUI DE AUDIT

Analiza programului de audit ar trebui s ia n

considerare, de exemplu:
rezultate i tendine din monitorizare;
conformitatea cu procedurile;
nevoile i ateptrile aprute ale prilor interesate;
nregistrrile programului de audit;
practici noi sau alternative de audit;
consecvena realizrilor echipelor de audit n situaii
similare.

4.8. COMPETENA I EVALUAREA

AUDITORILOR
4.8.1. Aptitudini personale
a)
b)
c)
d)

e)

s se comporte etic, de exemplu: s fie cinstit, sincer,

onest i discret;
s fie receptiv, de exemplu: dornic s ia n
considerare idei sau puncte de vedere alternative;
s fie diplomat, de ex. s aib tact n lucrul cu
oameni;
s aib spirit de observaie, de ex. stare activ de
contientizare a ambientului fizic i a activitilor
practice;
s fie perceptiv, de ex. stare de contientizare
instinctiv a situaiilor i capabil s neleag situaiile;

4.8.1. Aptitudini personale

f)
g)
h)
i)

s fie flexibil, de ex. se adapteaz prompt la situaii

diferite;
s fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe
ndeplinirea obiectivelor;
s fie hotrt, de ex. ajunge la concluzii n timp util
bazndu-se pe analize i raionamente logice;
s aib siguran de sine, de ex. acioneaz i se
manifest independent n timp ce interacioneaz
eficace cu ceilali

4.8.2. Cunotine i abiliti

Cunotine i abiliti generale pentru auditorii SMC
a)

Principii, proceduri i tehnici de audit: Un auditor ar

trebui s fie capabil s:
aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;
planifice i s organizeze activitatea n mod eficace;
efectueze auditul n limitele programului agreat;
stabileasc prioritile i s se concentreze pe probleme
n funcie de importan;
colecteze informaii n mod eficace prin intervievare,
ascultare, observare i analizarea documentelor,
nregistrrilor i a datelor;
verifice exactitatea informaiilor colectate;
utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile
auditului;
pregteasc rapoartele de audit;
comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale,
fie prin intermediul unui interpret.

4.8.2. Cunotine i abiliti

Cunotine i abiliti generale pentru auditorii SMC
b)

Sisteme de management i documente de referin:

Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
modul de aplicare a sistemelor de management diverselor
organizaii;
interaciunea dintre componentele sistemului de
management;
standardele SMC, proceduri aplicabile sau alte
documente ale sistemului de management utilizate ca i
criterii de audit;
recunoaterea diferenelor dintre documentele de
referin i prioritile acestora;
sisteme informatice i tehnologia informaiei utilizate
pentru autorizarea, securitatea, difuzarea i controlul
documentelor, datelor i al nregistrrilor.

4.8.2. Cunotine i abiliti

Cunotine i abiliti generale pentru auditorii SMC
c)

Situaii organizaionale: care s permit auditorilor

s neleag contextul operaional al organizaiei.
Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
mrimea, structura, funciile i relaiile
organizaiei;
procesele generale ale activiti i terminologia
conex;
obiceiurile culturale i sociale ale auditatului.

4.8.2. Cunotine i abiliti

Cunotine i abiliti generale pentru auditorii SMC
d)

Legile, reglementrile i alte cerine relevante

aplicabile disciplinei: care permit auditorului s
cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate
i s lucreze n limitele acestor cerine.
Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui
s cuprind:
coduri, legi i reglementri locale, regionale i
naionale;
contracte i acorduri;
tratate i convenii internaionale;
alte cerine la care organizaia subscrie.

Cunotine i abiliti generale ale conductorilor

echipei de audit
Un conductor al unei echipe de audit ar trebui s fie capabil :

s planifice auditul i s utilizeze eficace resursele pe

durata unui audit;

s reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul

auditului i auditatul;

s organizeze i s orienteze membrii echipei de audit;

s asigure orientarea i ndrumarea auditorilor n curs de

formare;

s conduc echipa de audit pentru a obine concluziile

auditului;

s previn i s rezolve conflictele;

s pregteasc i s finalizeze raportul de audit.

Cunotine i abiliti specifice ale auditorilor

sistemului de management al calitii
Auditorii sistemului de management al calitii ar trebui s
aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:
a)
tehnici i metode din domeniul calitii; Cunotinele
i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

terminologia n domeniul calitii;

principiile managementului calitii i aplicarea

acestora;

instrumentele managementului calitii i aplicarea

acestora (de exemplu controlul statistic al proceselor,
analiza modurilor de defectare i a efectelor acestora
etc.);

Cunotine i abiliti specifice ale auditorilor

sistemului de management al calitii
b)

procese i produse, inclusiv servicii;

Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui
s cuprind:

terminologia specific sectorului;

caracteristicile tehnice ale produselor i proceselor,

inclusiv ale serviciilor;

procesele i practicile specifice sectorului.

4.8.3. Studii, experien profesional,

instruire ca auditor i experien de audit
Parametru

Studii
Experiena
profesional total
Experiena
profesional n
domeniul
managementului
calitii sau de mediu
Instruirea ca auditor

Auditor

Auditor n ambele
discipline (calitate,
mediu)
Idem auditor

Conductor al
echipei de audit

Studii secundare
(a se vedea Nota 1)
5 ani
Idem auditor
(a se vedea Nota 2)
Cel puin 2 ani din cei 2 ani n cea de-a doua
5 ani de experien
disciplin
(a se vedea Nota 3)

Idem auditor

40 ore de instruire n 24 ore de instruire n

domeniul auditului
cea de-a doua
disciplin
(a se vedea Nota 4)

Idem auditor

Idem auditor
Idem auditor

4.8.3. Studii, experien profesional,

instruire ca auditor i experien de audit
Experiena de 4 audituri complete
audit
pentru un total de cel
puin 20 de zile de
experien de audit ca
auditor n curs de
formare sub orientarea
i ndrumarea unui
auditor competent n
calitate de conductor
al echipei
(a se vedea nota 5)
Auditurile ar trebui
efectuate n ultimii trei
ani consecutivi.

3 audituri complete
pentru un total de cel
puin 15 zile de
experien de audit n
cea de-a doua
disciplin sub
orientarea i
ndrumarea unui auditor
competent n calitate de
conductor al echipei n
cea de-a doua
disciplin
(a se vedea nota 5}.
Auditurile ar trebui
efectuate n ultimii doi
ani consecutivi.

3 audituri complete
pentru un total de cel
puin 15 zile de
experien de audit
n rolul de conductor
al echipei de audit
sub orientarea i
ndrumarea unui
auditor competent n
calitate de
conductor al echipei
de audit
(a se vedea nota 5).
Auditurile ar trebui
efectuate n ultimii
doi ani consecutivi.

4.8.3. Studii, experien profesional,

instruire ca auditor i experien de audit
Ca nsuiri personale pentru candidaii auditori se recomand
ca acetia:

s aib capacitatea de a percepe situaiile n mod realist;

s neleag operaiuni complexe dintr-o perspectiv larg;

s neleag rolul unitilor individuale n cadrul ntregii

organizaii.

Caracteristicile de evitat ale unui auditor sunt:

arogana;
opiniile subiective;
nerbdarea;
credulitatea;
necinstea.

4.8.4. Evaluarea auditorilor

Evaluarea auditorilor intervine n urmtoarele etape diferite:

evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin

auditori;

evaluarea auditorilor ca parte a procesului de

selectare a echipei de audit;

evaluarea continu a performanei auditorului pentru

a identifica necesitile pentru meninerea i
mbuntirea cunotinelor i a abilitailor.

Comisia de evaluare

poate fi intern sau extern auditului;

scopul principal este evaluarea calificrii candidailor
auditori;
este prezidat de o persoan care activeaz n mod
curent n conducerea unor activiti importante de
auditare i ndeplinete recomandrile de calificare a
auditorilor cuprinse n ISO 19011;
trebuie s aib cel puin de doi membri;
e recomand s funcioneze pe baza unor reguli
definite, cu proceduri care sunt concepute s asigure
c procesul de selectare nu este arbitrar, c respect
criteriile stabilite n standardul ISO 19011/2003 i c nu
este posibil un conflict de interese.

Metodele de selectare a membrilor

comisiei de evaluare
Metodele depind de tipul activitii de auditare
anticipate, cum ar fi:
audituri interne: este de dorit ca membrii comisiei s fie
selectai de conducerea organizaiei;
audituri efectuate de ctre client: este de dorit ca
membrii comisiei s fie selectai de client, dac nu s-a
convenit altfel;
audituri efectuate de ctre o ter parte
independent: este de dorit ca membrii comisiei s fie
selectai de organismul de conducere al sistemului
naional de certificare sau de un echivalent.

Tehnici folosite pentru evaluare

Pentru testarea nsuirilor personale:

interviuri cu candidaii;
discuii cu fotii patroni, colegi etc.;
teste structurate pentru caracteristici corespunztoare;
interpretarea unui rol;
observaii n condiii reale de audit.
Pentru testarea capacitilor de a conduce:
interviuri cu candidaii;
teste structurate pentru caracteristici corespunztoare;
interpretarea unui rol;
observaii n condiii reale de audit;
analiza nregistrrilor referitoare la instruire i la examinrile
efectuate.

Standardul ISO 19011/2003 recomandri

referitoare la procesul de evaluare

Pasul 1 - Identificarea aptitudinilor personale, a

cunotinelor i abilitilor pentru a ndeplini
necesitile programului de audit

se ia n considerare urmtoarele:
mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi
auditat;
obiectivele i amploarea programului de audit;
cerinele de certificare / nregistrare i acreditare;
rolul procesului de audit n managementul organizaiei care
va fi auditat;
nivelul de ncredere cerut n programul de audit;
complexitatea sistemului de management care va fi auditat.

Pasul 2 - Stabilirea criteriilor de evaluare

Criterii cantitative:

anii de experien profesional i de studii;

numrul de audituri efectuate;

orele de instruire n domeniul auditului;

Criterii calitative:

demonstrarea aptitudinilor personale, a

cunotinelor sau a abilitilor, n timpul
instruirii sau la locul de munc.

Pasul 3 - Selectarea metodei adecvate de

evaluare
Trebui s se ia n considerare:

metodele prezentate reprezint o gam de opiuni i

pot s nu fie aplicabile n toate situaiile;

diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce

privete ncrederea conferit;

o combinaie de metode care ar trebui, de regul, s

fie utilizat pentru a asigura un rezultat obiectiv,
coerent, corect i de ncredere.

Metode de evaluare
Metoda de evaluare

Obiective

Exemple

Analizarea
nregistrrilor

Verificarea pregtirii i
Analiza nregistrrilor
experienei acumulate de auditor referitoare la studii,
instruire, experien
profesional i de audit

Feedback pozitiv i
negativ

Furnizarea informaiilor despre

cum este perceput prestaia
auditorului

Interviu

Supravegheri, chestionare,
referine personale,
mrturii, reclamaii,
evaluarea prestaiei, analize
reciproce
Evaluarea aptitudinilor personale Interviuri fa n fa sau la
i a abilitilor de comunicare,
telefon
verificarea informaiilor, testarea
cunotinelor i obinerea de
informaii suplimentare

Metode de evaluare
Metoda de evaluare
Observare

Testare

Analiza post audit

Obiective

Exemple

Evaluarea aptitudinilor personale Interpretare de roluri,

i a capacitii de a aplica
audituri cu supraveghere,
cunotine i abiliti
evaluarea n timpul activitii
sale.
Evaluarea aptitudinilor personale, Examene scrise i orale,
cunotinelor i abilitilor,
testare psihometric
precum i aplicarea acestora.

Furnizarea informaiilor atunci

cnd observarea direct nu este
posibil sau nu este adecvat.

Analizarea raportului de audit

i discuia cu clientul
auditului, cu auditatul, cu
colegii i cu auditorul

Pasul 4 - Desfurarea evalurii

informaiile colectate despre persoan sunt

comparate fa de criteriile stabilite la pasul 2;

atunci cnd o persoan nu ndeplinete

criteriile, se solicit instruire suplimentar,
experien profesional i / sau experien de
audit suplimentar;

dup care ar trebui efectuat o reevaluare.

4.10. Evaluarea de ctre organismul de

certificare

Neconformitile semnalate se prezint separat ca fiind

majore i minore.
Neconformitile majore trebuie corectate nainte de
acordarea certificatului,
Dac acestea nu pot fi remediate n timp scurt, pe
durata efecturii auditului, atunci rezultatul va fi
amnarea acordrii certificrii,
Dac gravitatea sau numrul neconformitilor
majore este mare i auditorii apreciaz c remedierea
acestora nu se va putea face ntr-un interval de timp
rezonabil, atunci rezultatul auditului poate fi
respingerea cererii de certificare,

4.10. Evaluarea de ctre organismul de

certificare

Neconformitile minore sunt cele care nu pericliteaz

funcionarea sistemului de managementul calitii (lipsuri
n documentarea unui proces, nerespectarea unor
specificaii).

Msurile corective, n cazul unor neconformiti minore,

trebuie s fie gsite i adoptate de ctre ntreprindere,
transpuse n practic pn la termene stabilite i
acceptate de ctre auditorul ef.

Verificarea remedierii lor se face n cadrul auditului

de supraveghere;

4.10. Evaluarea de ctre organismul de

certificare

Mai multe neconformiti minore sau o

neconformitate minor necorectat poate fi calificat
ca neconformitate major, atrgnd dup sine
anularea sau retragerea temporar a certificrii.

Dac auditul de certificare este trecut cu succes,

auditorii recomand acordarea certificatului.

Certificarea are de regul durata de trei ani, cu condiia

ca mentenana sistemului managementului calitii s fie
atestat printr-un audit de supraveghere sau de
mentenan.

4.11. Audituri post-certificare

Auditul de supraveghere:
are loc cel puin odat pe an;
se concentreaz, n special, pe anumite elemente de
management:
responsabilitatea managementului;
sistemul de managementul calitii;
msuri corective i preventive;
instruirea personalului.
Audituri de mentenan
Auditurile neplanificate

4.12 . ndrumri pentru audit

utilizarea celor 55 fie intitulate ndrumri pentru audit

elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9001,
de la 4.1 ... 4.20;

fiecare fi este nsoit de o List de verificri pentru

audit, cu ntrebri i punctajele acordate pentru acestea;

dac rezultatele acestor audituri interne, preliminare

auditului certificrii, sunt satisfctoare atunci trebuie s
nceap etapa urmtoare de stabilire a organismului
certificator, pentru obinerea certificrii;

Seturile de ntrebri

- C 4.01 - responsabilitatea conducerii

firmei (managementului):
Politica n domeniul calitii;
Organizare: responsabilitate i autoritate,
resurse;
Reprezentantul managementului;

Seturile de ntrebri

C 4.02 - sistemul calitii:

Manualul calitii;
Procedurile sistemului;
Proceduri / instruciuni de lucru;
Planurile calitii;
Planificarea calitii;

Seturile de ntrebri

Fiecare ntrebare necesit rspunsuri cu da / nu i pot fi

apreciate cu ajutorul unor note cuprinse ntre zero i trei.
Valoarea rspunsului se stabilete dup cum urmeaz:
0 puncte, dac nu exist nicio dovad c sunt
satisfcute cerinele;
1 punct, dac elementul este prezent n cteva situaii.
Documentaia este absent, inadecvat sau incomplet;
2 puncte, dac elementul i documentaia este aproape
complet, dar nesatisfcnd toate cerinele;
3 puncte, dac dovezile arat satisfacerea tuturor
cerinelor.

Punctajele maxime, funcie de

clauza i standardul ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI

4.1 RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI

4.1 RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI

4.1 RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI

4.1 RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI

4.2 SISTEMUL CALITII