CURS 4 MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MANAGEMENTUL PROIECTELOR DE AFACERI

Masuri de control si conducere

Definirea conducerii

Conducerea proiectului intervine atunci cand in timpul controlului se constata abateri de la datele estimate in planificarea proiectului la datele efective obtinute in derularea acestuia . Deci fara control nu poate avea loc conducerea! Dupa ce au fost descoperite conflictele, responsabilul de proiect intervine prin masuri de conducere corective adecvate in derularea proiectului. Controlul si conducerea formeaza o bucla de reglare.

Definirea conducerii Controlul si conducerea Obiectivul activitatii de control si conducere este verificarea progresului proiectului si, in cazul abaterilor, actionarea in sens de conducere asupra derularii proiectului. Controlul progreselor proiectului este necesar periodic, conform unui calendar stabilit si la terminarea fiecarei activitati, pentru a putea aprecia in mod fundamental progresul proiectului si pentru a recunoaste cat de timpuriu posibil abaterile de la plan, pentru a putea reactiona corespunzator.

Definirea conducerii
Controlul progresului proiectului Trebuie constatate stadiile lucrarilor (atingerea obiectivelor stabilite si indeplinirea cerintelor ) si mijloacelor folosite pentru acestea , precum si cheltuielile afectuate (datele efective). Aceste date efective trebuie apoi corelate cu datele estimate din planul proiectului si cu cele estimate a fi necesare pana la finalizare. Nu este suficient sa se ia in calcul doar datele efective ale activitatilor operative ci trebuie luate in calcul si, de exemplu, costurile necesare masurilor de asigurarea calitatii. In cazul depasirii efective sau a previzionarii unor depasiri viitoare a datelor estimate, trebuie luate masuri.

Definirea conducerii
Conducerea derularii proiectului Vor fi luate masuri care sa permita atingerea obiectivelor proiectului care sunt periclitate . Intre acestea se inscriu , printre altele : -modificarea prioritatilor -tratarea speciala a rezultatelor critice -modificare alocarii mijloacelor de productie si a personalului -adaptarea contractului -sporirea personalului -externalizarea unor subproiecte .

Mijloace pentru control si conducere

Comparatia efectiv obtinut / estimat In mod ideal comparatia se va face cu ajutorul aplicatiei software de management de proiect in care sunt deja introduse toate datele de plan Comunicare Este foarte importanta intelegerea intre conducerea proiectului si cea a subproiectelor si cu echipa de proiect si ea trebuie stimulata prin urmatoarele masuri :

Mijloace pentru control si conducere

Sedinta de lansare Sedinta de lansare este in mod obisnuit prima activitate in cadrul unui proiect sau subproiect prin aceasta se deschide proiectul .In subproiectul 2 (sistem de comunicatie) aceasta apare si ca al doilea proces imediat dupa jalonul de start). Echipa va fi informata despre subproiect (tema de proiect, obiectivele acestuia, momente cheie etc) si fiecare angajat in parte primeste sarcinile de lucru ce vor fi consemnate si in procesul verbal al sedintei. In urma sedintei se va elabora un raport.

Mijloace pentru control si conducere

Analize pe parcursul proiectului Analizele se vor efectua sub forma de sedinte la care participa conducerea proiectului, a subproiectului si echipa de proiect. Ele servesc cercetarii critice a derularii proiectului. Se va cerceta si daca obiectivele proiectului se pot atinge sau daca ele sunt periclitate. In cadrul analizelor se vor prezenta , discuta si receptiona rezultatele . In cazul proiectelor mici um este si subproiectul nostru 2 sunt probabil suficiente sedinta de lansare ca analiza initiala si analiza de inchidere a subproiectului eventual conducerea subproiectului poate analiza sedinte de analiza la momentele cheie daca este necesar. In urma analizelor se intocmeste intotdeuna un proces verbal.

Mijloace pentru control si conducere

Sistemul de raportare si documentatie: Transmiterea informatiilor din proiect este desigur foarte necesara si importanta pentru toti cei implicati in proict . Conducerea generala a proiectului, conducerea organizatiei ca si intreaga echipa trebuie permanenet sa fie tinuti la curent cu rezultatele.Pentru aceasta exista urmatoarele posibilitati: Rapoarte privind stadiul atins Liste cu sarcinile de lucru Informari despre procese Liste de verificare Evaluari rezultate din aplicatia software MS Project

Sistemul de raportare si documentatie

Rapoarte privind stadiul atins Rapoartele privind starea subproiectului vor fi transmise conducerii generale a proiectului care este responsabila la randul ei de transmiterea rapoartelor corespunzatoare catre conducerea organizatiei. Rapoartele privind stadiul atins se elaboreaza de exemplu dupa sedinta de lansare, dupa analize sau ca raport final al subproiectului . Rapoartele trebuie sa fie scrise conform unor reguli stabilite cu o structura bine definita anterior, nu intamplator. Informatiile trebuie sa fie scurte.

Sistemul de raportare si documentatie

Lista cu sarcinile de lucru Toate sarcinile de lucru care pot fi identiice cu listele activitatilor trebuie preluate intr-o lista,tabel cu informatie organizata pe coloane (descrierea procesului, executantul, inceputul planificat, sfarsitul planificat, sfarsitul efectiv, data preluari). Informari despre procese Membrii echipei trebuie sa raporteze referitor la munca lor (de exemplu rezolvarea unor procese, dificultati care au aparut). Acest lucru poate fi facut verbal in discutii. O informare scrisa despre proces trebuie facuta cel putin la indeplinirea sarcinii care va fi receptionataa de catre conducerea subproiectului. Liste de verificare Listele de verificare vor fi intocmite si folosite pentru a permite verficarea activitatilor.

Sistemul de raportare si documentatie

Evaluari rezultate din aplicatia MS-Project. Puteti documenta derularea proiectului si controlul progresului proiectului cu bunele posibilitati oferite de aplicatia software MS-Project. sCu cat introduceti mai multe rezultate si cunostinte in instrumentul de management de proiect cu atat vor fi mai exacte evaluarile pe care le veti folosi ca baza pentru elaborarea rapoartelor standard.

Sistemul de raportare si documentatie

Catalogul de intrebari In faza de control si conducere trebuie sa intocmiti un catalog de intrebari la care trebuie sa puteti raspunde periodic. Desigur, aceste intrebari sunt diferite de la proiect la proiect. Astfel de inrebari pot fi: -Pot fi atinse obiectivele proiectului (specifice de timp si de cost)? - Mai sunt obiectivele realiste? -Pot fi atinse jaloanele conform planificarii termenelor? -Ce rezultate trebuie livrate? -Cand trebuie livrate anumite rezultate? -Ce rezulutate trebuie receptionate? -Sunt analizate si argumentate abaterile? -Sunt controlate si adaptate zilnic planurile? -Sunt planurile la zi? -Ce greseli s-au facut si de ce? -Se comunica suficient in echipa? -Exista lipsuri de informatii si de ce? Daca raspunzand la aceste intrebari apar conflicte trebuie sa luati decizii .

Exemplu curs anterior

In tema de proiect este specificat ca s-au stabilit costurile subproiectului la 12000 euro si ca acesta trebuie sa se finalizeze in 5 saptamani . Insa atat obiectivul de timp si de cost sunt amenintate. In urma planificarii proiectului din modulul 2 rezulta costuri de 14000 euro . Data de inceput a proiectului este de 2.4.2002 si data de finalizare calc automat de project din succesiunea activitatilor este de 15.5.2002 . Astfel durata totala este de 6 saptamanani.Aceste doua conflicte au fost detectate in urma controlului. Ca pas urmator aceste conflicte trebuie indepartate prin masuri de conducere. In cazul conflictului legat de costuri nu va ramane decat sa informati pe conducatorul intregului proiect astfel incat acesta sa poata solicita 2000 de euro, in mod argumentat. Singura alternativa ar fi sa se solicite consultantul extern, foarte scump pe o durata mai scurta. Acesta ar duce probabil la nerespectarea obiectivului specific deci a calitatii.

Exemplu curs anterior

Cel mai tarziu la inceputlui fazei de control si conducere obiectivele si conflictele obiectivelor care au fost abordate deja in modulul 1 trebuie tratate din nou Conform rezultatelor fazei de planificare acest termen nu poate fi respectat. Avem de a face cu un conflict de obiectiv care trebuie solutionat foarte repede . Conducerea firmei accepta argumentul ca nu s-a tinut cont de acest accept in fata de definitie a proiectului. Avand in vedere faptul ca responsabilul de proiect poate economisi costuri intr-un alt subproiect, acest conflict se va solutiiona in cadrul proiectului. Este important sa se puna degetul pe rana suficient de repede si sa se ia decizii, respectiv sa se gaseasca solutii pentru conflict, inainte de a fi prea tarziu .Caci cu cat se detecteaza mai tarziu conflictele si se iau masuri de conducere corespunzatoare, cu atat este mai greu sa se respecte obiectivele. Astfel controlul inseamna si verificarea permanenta a obiectivelor proiectului si atunci cand este cazul, luarea masurilor corective.

Exemplu curs anterior

Cel mai tarziu la inceputlui fazei de control si conducere obiectivele si conflictele obiectivelor care au fost abordate deja in modulul 1 trebuie tratate din nou Conform rezultatelor fazei de planificare acest termen nu poate fi respectat. Avem de a face cu un conflict de obiectiv care trebuie solutionat foarte repede . Conducerea firmei accepta argumentul ca nu s-a tinut cont de acest accept in fata de definitie a proiectului. Avand in vedere faptul ca responsabilul de proiect poate economisi costuri intr-un alt subproiect, acest conflict se va solutiiona in cadrul proiectului. Este important sa se puna degetul pe rana suficient de repede si sa se ia decizii, respectiv sa se gaseasca solutii pentru conflict, inainte de a fi prea tarziu .Caci cu cat se detecteaza mai tarziu conflictele si se iau masuri de conducere corespunzatoare, cu atat este mai greu sa se respecte obiectivele. Astfel controlul inseamna si verificarea permanenta a obiectivelor proiectului si atunci cand este cazul, luarea masurilor corective.