Sunteți pe pagina 1din 17

Documentul electronic.

Conform terminologiei uzuale, orice fiiere create cu ajutorul aplicaiilor de procesare a textelor, aplicaiilor de calcul tabelar etc. sunt denumite documente. Evident, astfel de documente nu trebuie confundate cu documentele, care produc efecte juridice, de exemplu, adeverine, contracte de vnzare-cumprare, acte de studii, dispoziii de plat etc. Este cunoscut faptul, c n majoritatea absolut a cazurilor, documentele ce produc efecte juridice sunt pe suport de hrtie, au anumite grade de protecie, sunt semnate, pe ele este aplicat tampila etc., iar procedura de ntocmire i de eliberare a acestora este reglemantat de numeroase acte legislative i normative. Conform Legii Republicii Moldova cu privire la documentul electronic i semntura digital nr 264-XV din 15.07.2004, documentul electronic reprezint informaia n form electronic, creat, structural, prelucrat, pstrat i transmis cu ajutorul computerului, al altor dispozitive electronice sau mijloace tehnice i de program, semnat cu semntur digital n conformitate cu prezenta lege. Prin urmare, documentul electronic este un fiier, care n mod obligatoriu este semnat cu semntura digital, nsui semntura digital fiind creat i verificat n anumite condiii, stabilite explicit n legea respectiv. Documentul electronic poate fi utilizat de ctre persoanele fizice i juridice n toate domeniile de activitate n care este posibil utilizarea dispozitivelor electronice i a mijloacelor tehnice i de program ce permit crearea, prelucrarea, pstrarea, transmiterea i primirea informaiei n form electronic. Documentul electronic se creeaz de ctre autorul documentului electronic i include informaia de formatul respectiv, coninutul documentului electro nic, precum i semntura digital a autorului i alte rechizite stabilite. Crearea documentului electronic se finalizeaz cu semnarea lui de ctre autorul documentului electronic, prin semntur digital.

n procesul de creare a documentului electronic se face redactarea definirii structurilor documentului electronic, precum i crearea coninutului documentului electronic. Documentul electronic, pn la semnarea lui cu semntur digital, se consider proiect al documentului electronic. Proiectul documentului electronic poate avea cteva versiuni, care pot s difere dup volum. Documentul electronic poate fi creat, conform formei stabilite sau ablonului, cu folosirea, n caz de necesitate, a ghidurilor. Evenimentele ce au loc n procesul de creare a documentelor electronice, se oglindesc n documentele tehnologice. Orarul, schema i sarcinile cupleaz toate versiunile proiectelor documentului, care apar n procesul de creare a documentului. n procesul de confirmare a documentului electronic are loc coordonarea, vizarea i semnarea (aprobarea) documentului electronic. Coordonarea, vizarea i aprobarea documentului electronic snt legate de semnarea i controlul din partea utilizatorilor respectivi ai semnturii digitale. Documentul electronic poate fi utilizat pentru transmiterea datelor i comunicaiilor, inerea corespondenei, ntocmirea actelor juridice, precum i n calitate de document de plat. Modul de utilizare a documentelor electronice n sistemul Documentul electronic este echivalent, dup valorea sa probant,

judectoresc este reglementat de legislaia procesual. dovezilor scrise. Documentul electronic nu poate fi respins n calitate de prob pentru motivul c are o form electronic. n cazul n care legislaia prevede nregistrarea de stat a Documentul electronic nu necesit autentificare notarial, dac documentului, nregistrrii se supune originalul documentului electronic. legislaia nu prevede altfel. Toate exemplarele identice ale documentului electronic snt considerate originale i produc aceleai efecte juridice.

Copie a documentului electronic se consider reprezentarea

(redarea) acestuia pe suport de hrtie, ntr-o form perceptibil. Copia documentului electronic se autentific n modul prevzut de legislaie pentru autentificarea copiilor documentelor pe suport de hrtie i va conine meniunea despre faptul ceste copie a documentului electronic. Un fiier devine document electronic doar atunci cnd este semnat cu semntur digital. Subliniem faptul, c semntura digital nu este o semntur olograf scanat sau o hologram. Ea reprezint un cod special, inclus n fiierul respective, i care red ntr-o form compact att datele despre semnatar, ct i anumite informaii despre coninutul documentului.1 Este de menionat faptul, c semntura digital din componena documentului electronic include att informaii despre coninutul documentului, ct i informaii despre semnatar (din cheia privat). Cnd cheia privat aparine doar unui utilizator i nu este cunoscut de alte personae, semntarul documentului nu poate s nege faptul c documentul electronic a fost semnat de chiar el. n general, operaiile de creare i verificare a semnturilor electronice sunt automatizate, facilitile respective fiind incluse n aplicaiile frecvent utilizate : procesoarele de text, procesoarele de calcul tabelar, pot electronic etc. Este de menionat, c securitatea documentelor electronice depinde de modul cum sunt create i utilizate cheile private i cheile publice. Astfel, proprietarul cheiei private trebuie s fie sigur, c nu este accesibil altor persoane. ntr -un mod similar, persoanele care utilizeaz o cheie public, trebuie s fie siguri, c ea apari ne anume persoanei care se declar proprietar al ei.

1.

http://aap.gov.md/attachments/Studii_la_distanta/Modulul_07/m07-12-html/m07-12-html.htm

n scopul prevenirii fraudelor ce in de utilizarea cheilor publice i celor private, Legea Republicii Moldova cu privire la documentul electronic i semntura digital nr 264-XV din 15.07.2004 stabilete c: Cheia privat este pstrat i utilizat exclusiv de ctre titular, ntrCheia public este certificat n mod obligatoriu de central de

un mod ce exlude accesul la ea a altei persoane; certificare a cheilor publice i este accesibil tuturor subiecilor circulaiei electronice a documentelor. Prin urmare, persoanele care intenioneaz s utilizeze documentele electronice trebuie s utilizeze documentele electronice trebuie s obin n prealabil un certificate digital, care confirm identitatea semnatarului. Certificatul digital este eliberat de un Furnizor de serivicii de certificare n domeniul semnturii electronice a nregistrat legal i cuprinde urmtoarele informaii: confirmarea identitii semnatarului; atributele specific ale semnatarului (numele sau pseudonimul, alte

date relevante); codul personal de identificare a certificatului digital; termenul de valabilitate a certificatului digital; perechea de cheie public, cheie privat .a.

Evident, pentru a putea semna electronic este nevoie de un dispozitiv de creare semnturii digitale. Astfel de dispozitive specializate sunt obinute atunci cnd se solicit un certificate digital i poate fi un Smart Card sau un e-Token, dispositive securizate care sunt asemntoare cu cardurile bancare. Aceste dispositive de creare a semnturii digitale au un cod PIN, cunoscut doar de semntar i sunt conectate la portul USB al calculatorului de unde este trimis documentul electronic. Ele conin un microprocesor care genereaz cheia public i cea privat. Circulaia electronic a documentelor se efectueaz conform prevederilor Legii Republicii Moldova cu privire la documentul electronic i semntura digital nr 264-XV din 15.07.2004, ale altor acte normative, conform regulilor stabilite pentru

sistemul respectiv de circulaie electronic a documentelor, precum i conform contractelor ncheiate ntre subiecii circulaiei electronice a documentelor. Circulaia electronic a documentelor poate include: 1. crearea i prelucrarea documentului electronic; 2. expedierea, transmiterea i primirea documentului electronic; 3. verificarea autenticitii documentului electronic; 4. evidena documentelor electronice; 5. pstrarea, modificarea i nimicirea documentului electronic; 6. crearea exemplarelor suplimentare ale documentului electronic, 7. crearea i autentificarea copiilor documentului electronic pe suport de hrtie. Subieci ai circulaiei electronice a documentelor pot fi: a) cetenii Republicii Moldova, cetenii strini i apatrizii; b) persoanele juridice, inclusiv cele strine, indiferent de tipul de proprietate i forma juridic de organizare; c) statul, n persoana autoritilor publice; d) organizaiile internaionale; e) intermediarii n circulaia electronic a documentelor; f) centrele de certificare ale cheilor publice. 1. Crearea i formele de redare a documentului electronic Documentul electronic este creat de autorul acestuia i conine informaie, n form corespunztoare, ce constituie coninutul lui, precum i semntura digital a alctuitorului i alte atribute stabilite. Crearea documentului electronic se ncheie prin semnarea lui cu semntur digital de ctre alctuitorul documentului electronic. Documentul electronic are formele de prezentare (redare) intern i extern.

Forma de prezentare intern a documentului electronic este nscrierea informaiei, ce constituie coninutul documentului electronic, n form electronic. Forma de prezentare extern a documentului electronic este reproducerea documentului electronic pe ecranul computerului, pe suport de hrtie sau pe alt suport material, ntr-o form perceptibil. 2. Expedierea i primirea documentului electronic Documentul electronic poate fi expediat, transmis i primit cu ajutorul sistemelor informaionale automatizate, de telecomunicaii, al sistemelor informaionale de telecomunicaii, al mijloacelor de telecomunicaii, al reelelor i purttorilor materiali, dac legea nu prevede altfel. Documentul electronic va fi expediat i transmis ntr-o form ce permite adresantului acestuia s-l pstreze i s-l reproduc. n cazul n care alctuitorul i adresantul documentului electronic nu au convenit altfel, documentul electronic se consider expediat dac: a) este expediat de ctre alctuitor ori un intermediar ce acioneaz n numele alctuitorului sau prin sistemul informaional automatizat, utilizat de ctre alctuitor; b) este adresat n mod corespunztor sau n alt mod direcionat n sistemul informaional automatizat indicat de adresant; c) este redat ntr-o form ce permite prelucrarea lui n sistemul informaional automatizat indicat de adresant; d) intr ntr-un sistem informaional automatizat ce nu este controlat d e alctuitor sau de intermediarul care expediaz documentul electronic n numele alctuitorului. n cazul n care alctuitorul i adresantul documentului electronic nu au convenit altfel, documentul electronic respectiv se consider primit de ctre adresant dac acesta: a) intr n sistemul informaional automatizat din care adresantul poate s extrag documentele electronice;

b) intr n sistemul informaional automatizat indicat de adresant, ntr-o form accesibil pentru prelucrare n sistemul respectiv. Documentul electronic se consider neexpediat i netransmis n cazul n care adresantul tia sau trebuia s tie c: a) persoana nominalizat n document ca alctuitor nu este alctuitorul adevrat al acestuia; b) alctuitorul nu este iniiatorul expedierii documentului electronic; c) documentul electronic este primit de ctre adresant cu modificri sau fr semntur digital. Documentul electronic nu se consider primit dac persoana care l-a primit nu este adresantul adevrat al acestuia. 3. Verificarea autenticitii documentului electronic Verificarea autenticitii documentului electronic se efectueaz prin verificarea, cu mijloacele semnturii digitale, a autenticitii acestei semnturi. Documentul electronic este considerat autentic dac: este semnat de persoana abilitat, n modul stabilit, s semneze cu semntura olograf documentul echivalent pe suport de hrtie; este semnat cu semntura digital autentic a alctuitorului indicat n document. Documentul electronic este semnat cu semntura digital a persoanei abilitate, n modul stabilit de legislaie sau de contract, s semneze cu semnturolograf documentul echivalent pe suport de hrtie. Semntura digital este creat de titularul certificatului cheii publice prin mijloacele semnturii digitale, utilizndu-se cheia privat. Cheia privat i cheia public Cheia privat i cheia public se creeaz de ctre persoane fizice.

Persoana fizic creeaz, de sine stttor, cheia privat i cheia public cu utilizarea mijloacelor semnturii digitale. Cheia privat i cheia public interdependente se creeaz concomitent. Persoana fizic poate fi titular al unui numr nelimitat de chei private i chei publice. Cheia privat este pstrat i utilizat exclusiv de ctre titular, ntrun mod ce exclude accesul la ea a altei persoane. Cheia public este certificat de centrul de certificare a cheilor publice i este accesibil tuturor subiecilor circulaiei electronice a documentelor. Centrul de certificare a cheilor publice este persoan juridic sau subdiviziune a persoanei juridice care presteaz servicii de certificare a cheilor publice i alte servicii ce in de semntura digital. Termenul de valabilitate a certificatului cheii publice este stabilit de centrul de certificare a cheilor publice, dar nu poate constitui mai mult de 5 ani. Centrul de certificare a cheilor publice este obligat s pstreze certificatul cheii publice cel puin 10 ani de la data revocrii certificatului. Activitatea centrelor de certificare a cheilor publice ce presteaz unor teri servicii de certificare a cheilor publice, de autentificare a copiilor documentelor electronice pe suport de hrtie, se supune licenierii conform legislaiei. Modul de aplicare a semnturii digitale n documentele electronice ale autoritilor publice este stabilit de Guvern. Semntura digital produce aceleai efecte juridice ca i semntura olograf n documentul pe suport de hrtie, cu condiia: a) autenticitii semnturii digitale, confirmate prin mijloacele de certificare ale acesteia; i

b) valabilitii, la momentul semnrii documentului electronic, a certificatului cheii publice perfectat i eliberat conform legislaiei. Semntura digital este echivalat juridic cu semntura olograf n documentul pe suport de hrtie autentificat cu tampil n cazul n care exist mputernicirile de utilizare a tampilei. Coninutul documentului pe suport de hrtie autentificat cu tampil i transformat n document electronic poate fi autentificat cu semntura digital a persoanei abilitate. n acest caz, drept document original se consider documentul pe suport de hrtie.

4. Confirmarea primirii documentului electronic Dac alctuitorul i adresantul documentului electronic au convenit asupra confirmrii primirii documentului electronic, moment al primirii acestuia se consider momentul recepionarea. 5. Evidena documentelor electronice Evidena documentelor electronice ale persoanelor fizice i/sau juridice se efectueaz n conformitate cu legislaia, prin inerea registrelor electronicei/sau pe suport de hrtie. Tehnologia inerii tehnologice i de registrelor de electronice completare i va cuprinde a procedurile acestora, program administrare expedierii de ctre adresant a confirmrii privind

precumi mijloacele de pstrare a documentelor electronice. 6. Pstrarea, modificarea i nimicirea documentului electronic Subiecii circulaiei electronice a documentelor snt obligai s pstreze originalele documentelor electronice pe suport material, ntr-o form ce permite verificarea autenticitii lor. Termenul de pstrare a documentelor electronice nu poate fi mai mic dect termenul prevzut de legislaie pentru documente echivalente pe suport de hrtie.

Subiecii circulaiei electronice a documentelor pot asigura pstrarea acestora, utiliznd serviciile intermediarului n circulaia electronic a documentelor, precum i serviciile instituiilor de arhiv i ale altor instituii, cu condiia respectrii prevederilor prezentei legi. Crearea arhivelor de documente electronice, transmiterea documentelor electronice n instituiile de arhiv i pstrarea lor n aceste instituii se efectueaz n modul stabilit de Guvern. Crearea, prelucrarea, expedierea, transmiterea, primirea i pstrarea documentului electronic trebuie s corespund cerinelor de securitate stabilite fade un sistem informaional automatizat concret. Cerinele de securitate fa de anumite tipuri de sisteme informaionale snt stabilite de Guvern. n procesul de prelucrare, expediere, transmitere, primire i pstrare a documentului electronic se impune pstrarea informaiei ce permite stabilirea originii, apartenenei i destinaiei documentului electronic, precum i a datei crerii, expedierii, transmiterii i primirii acestuia. 6. Crearea i autentificarea copiilor documentului electronic pe suport de hrtie. Copie a documentului electronic se consider reprezentarea (redarea) acestuia pe suport de hrtie, ntr-o form perceptibil. Copia documentului electronic se autentific n modul prevzut de legislaie pentru autentificarea copiilor documentelor pe suport de hrtie i va conine meniunea despre faptul ceste copie a documentului electronic. Concepia Sistemului integrat de circulaie a documentelor electronice (SICDE) Sistemul integrat de circulaie a documentelor electronice este unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernrii electronice. Sistem integrat de circulaie a documentelor electronice (n continuare SICDE) - sistem informaional automatizat, destinat pentru realizarea complex a proceselor lucrrilor de secretariat.

Scopurile crerii i implementrii SICDE Crearea i implementarea SICDE n autoritile publice are urmtoarele scopuri: a) Sporirea eficienei activitii autoritilor publice Sistemul lucrrilor de secretariat folosit la momentul de fa n autoritile publice sufer de anumite neajunsuri: lipsa sistemului de cutare rapid a documentelor; lipsa actualizrii n termen a informaiei despre documente; neconcordana informaiei despre documente; procedurile ndelungate de transmitere a documentelor n interiorul organizaiei; probabilitatea documentelor; lipsa unui control eficient, similar cu cel de executare a documentului; cheltuieli enorme pentru infrastructura pstrrii i circulaiei documentelor pe suport de hrtie; volumul mare de munc depus la ndeplinirea operaiilor de rutin n activitatea funcionarilor de stat i lipsa de timp pentru pregtirea unor decizii calitative. Toate cele menionate conduc la prelungirea termenelor de examinare a problemelor, la ineficiena lucrului desfurat, precum i la administrarea organizaiilor. Exist dou modaliti posibile de abordare privind utilizarea tehnologiilor informaionale n rezolvarea acestei probleme: sporirea eficienei procedurilor existente de lucru cu trecerea la circulaia electronic a documentelor. documentele (automatizarea lucrrilor de secretariat); Automatizarea lucrrilor de secretariat se bazeaz pe faptul c se automatizeaz procedurile de trecere a documentului pe etapele ciclului de via (crearea, pierderii informaiei despre amplasarea

modificarea, nregistrarea, coordonarea, confirmarea, trimiterea, primirea, pstrarea, publicarea i nimicirea). n cadrul Sistemului poate fi format imaginea electronic a documentului sau copia electronic a documentului. Implementarea acestei tehnologii permite de a: accelera circulaia documentelor; accelera examinarea documentelor; asigura un control eficient asupra executrii documentelor i spori eficiena lucrului executanilor de documente; reduce cheltuielile legate de multiplicarea, transmiterea i accelera cutarea documentelor; accelera actualizarea informaiei despre document; crea o surs pentru analiza statistic a informaiei.

de a lua decizii administrative;

pstrarea unui volum mare de documente pe suport de hrtie;

Trecerea la circulaia electronic a documentelor i lucrrilor de secretariat necesit o perioad considerabil de timp, precum i ndeplinirea condiiei conform creia toi participanii la interaciunea informaional trebuie s posede mijloacele de automatizare corespunztoare. Implementarea sistemelor automatizate a lucrrilor de secretariat creeaz premise tehnologice pentru trecerea la circulaia electronic a documentelor. b) Sporirea eficienei interaciunii informaionale interdepartamentale a autoritilor publice Schimbul de informaie sub form de documente pe suport de hrtie este anevoios i necesit resurse enorme necesare pentru funcionarea serviciilor potale i prin curier, expediii, cancelarii, registraturi, secretariate etc. Cu toate acestea, majoritatea documentelor se ntocmesc cu ajutorul mijloacelor electronice i, corespunztor, posed o copie electronic. De regul, expeditorul nu are posibilitate s controleze procesele de primire i nregistrare a documentelor de ctre partea ce le primete.

Aceast situaie ar putea fi rezolvat prin crearea unui sistem de schimb a documentelor electronice ntre organizaiile de stat, precum i nregistrarea lor automat. c) Sporirea eficienei interaciunii informaionale a autoritilor publice cu cetenii i ntreprinderile Tehnologia de lucru cu cetenii i ntreprinderile prin intermediul documentelor pe suport de hrtie, care este rspndit n prezent, conduce la cheltuieli enorme de timp i resurse att pentru ceteni i societile economice, ct i pentru organele de stat. Utilizarea mijloacelor SICDE permite de a extinde, n mod considerabil, canalele de interaciune ale statului i cetenilor si, de a spori calitatea interaciunii i prin aceasta de a acorda sprijin consolidrii societii civile, edificate pe nelegere reciproc, innd seama de interesele fiecruia i de aspiraiile spre scopuri de creaie comune. Obiectivele de baz, atingerea crora va asigura sporirea eficienei interaciunii cetenilor i organizaiilor cu autoritile publice, snt: prestarea serviciilor, care ar permite cetenilor i organizaiilor s solicite i s primeasc prin intermediul SICDE certificatele sau autorizaiile necesare; prestarea serviciilor ce ar asigura transmiterea drilor de seam prevzute de legislaie autoritilor publice competente; prestarea serviciilor ce ar permite de a supraveghea n ce acordarea accesului liber la informaia cu caracter public. stare se afl cererile; SICDE n cazul de fa este un element suplimentar pentru Portalul guvernamental. SICDE se integreaz cu Portalul guvernamental, care reprezint calea de acces spre resursele i serviciile informaionale de stat.

7. Modificri legislative cu privire la semntura electronic i a documentului electronic MTIC a promovat n Guvern proiectul de lege cu privire la semntura electronic i documentul electronic. Proiectul de lege cu privire la semntura electronic i documentul electronic creeaz condiiile necesare pentru utilizarea eficient, sigur i fr costuri nejustificate a diverselor tipuri de semnturi electronice. Documentul vine s armonizeze cadrul legislativ naional la prevederile Directivei Europene privind asigurarea unui cadru comunitar pentru semnturile electronice. Se propune instituirea a trei tipuri de semnturi electronice: simpl, avansat necalificat i avansat calificat, astfel ca cetenii s poat alege modelul de semntur electronic n funcie de complexitatea i mrimea tranzaciei, a menionat ministrul Tehnologiei Informaiei i Comunicaiilor, Pavel Filip.2 Documentul stabilete principiile, efectele juridice ale utilizrii semnturii electronice, precum i cerinele care se impun fa de prestatorii de servicii de certificare a semnturilor electronice, a precizat Pavel Filip. Pentru asigurarea proteciei actelor semntura olograf se echivaleaz cu semntura electronic avansat calificat. Totodat, prile care doresc s utilizeze un alt tip de semntur electronic cu putere juridic pot stabili acest lucru printr -un acord. Semntura electronic simpl i avansat necalificat vor fi utilizate preponderent n relaiile dintre agenii economici, iar semntura electronic avansat calificat n interaciunea dintre autoritile publice i pentru prestarea serviciilor electronice populaiei. Documentul stabilete competena Serviciului de Informaie i Securitate pentru elaborarea i promovarea politicii de stat i exercitarea controlului n domeniul semnturii electronice.
2. http://www.prime.md/rom/news/social/item4906/

Aplicarea semnturii electronice i a documentului electronic este o prevedere a Acordului de Asociere Republica Moldova Uniunea European. Pentru a intra n vigoare documentul urmeaz s fie adoptat de Parlament. Din 1 martie 2014 n Republica Moldova va fi eliberat buletinul de identitate electronic cu semntura digital ncorporat.

BI B L I O G R A F I E

1. http://aap.gov.md/attachments/Studii_la_distanta/Modulul_07/m07-12html/m07-12-html.htm 2. H O T R R E cu privire la aprobarea Concepiei Sistemului integrat de circulaie a documentelor electronice 3. Monitorul Oficial nr.117-126/890 din 10.08.2007;

4. Legea cu privire la documentul electronic i semntura digital nr. 264 XV din 15.07.2004.

Ministerul Educaiei al Republicii Moldova Universitatea de Stat Facultatea de drept

RAPORT Tema: Documentul Electronic.

Elaborat: Iordachi Ion, an. V, gr.6

Chiinu 2014