DOCUMENTE PENTRU EDINE

Agenda
Minuta edinei
Planul de aciune
Lista de distribuie
Este responsabilitatea liderului ntocmirea i distribuirea documentelor!
Agenda
Agenda final care se trimite participanilor va conine urmtoarele informaii
generale:
scopul/ tipul edinei
locul, data, ora
obiectivele
subiectele de discutat i timpul alocat pentru fiecare
persoanele care vor prezenta / vor conduce discuiile pe o anume tem
Pentru a asigura implicarea participanilor pe agend se va aduga sarcina care-i
revine participantului respectiv (de exemplu s aduc o sintez a rapoartelor de
vnzri pe ultima lun, s pregteasc o prezentare de 10 minute despre
organizarea fiierelor, etc).
Minuta edinei
Aceasta se ntocmete pe parcursul edinei, pentru a fi siguri c nici o
informaie important nu a fost omis. Va conine:
date de identificare (tipul edinei, data)

 numele participanilor
subiectele abordate
punctele de vedere exprimate
planul de aciune
data edinei de follow-up

Cine scrie minuta edinei? La aceasta ntrebare nu exist un rspuns standard. O

poate face liderul, unul dintre participani sau o persoan chemat special pentru
aceasta (de exemplu o secretar). cnd hotri cine este persoana care scrie
minuta edinei amintii-v c aceasta va avea mai puine anse s participe la
discuii.

Planul de aciune
Pentru ca edina s-si ating obiectivele trebuie ca cele hotrte s fie puse n
practic; acest lucru este valabil i pentru edinele de prezentare, la care cei
implicai hotrsc de exemplu s foloseasc informaiile prezentate ntr-un
anume mod. Planul de aciune este unealta de monitorizare a aplicrii celor
hotrte n edin. Pentru a fi eficient Planul de aciune trebuie s conin:
date de identificare (data, tipul edinei, participanii) dac nu este
inclus n minuta edinei
activitatea/ sarcina
persoana care rspunde
termenul de execuie final, termene intermediare dac este cazul

 data la care se raporteaz i persoana creia i se raporteaz (cnd este

cazul)

Lista de distribuie
Documentele edinei se distribuie nu numai participanilor ci i tuturor celor
care pot influena stabilirea agendei i/ sau aplicarea celor hotrte.
Agenda se distribuie cu cel puin o zi nainte de edin.
Minuta i planul de aciune n ziua n care a avut loc edina sau cel mai trziu n
ziua imediat urmtoare.