Sunteți pe pagina 1din 21

MPP II

MPP II Managementul comunicarii in cadrul proiectelor 1

Managementul comunicarii in cadrul proiectelor

Agenda

Agenda • Detinatorii de interese (stakeholders): definitii, taxonomie, instrumente • Procesele de management al

Detinatorii de interese (stakeholders): definitii, taxonomie, instrumente

Procesele de management al detinatorilor de interese

Plan management comunicare

Plan management detinatori de interese

Procese de mamagement al comunicarii

Caracteristici ale unui bun proces de comunicare

Mijloace gestiune comunicare

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

Definitie:

“ indivizi,

grupuri sau organizatii care pot influenta,

“ indivizi, grupuri sau organizatii care pot influenta, pot fi influentati, sau se percep ca fiind

pot fi influentati, sau se percep ca fiind influentati de deciziile, activitatile sau rezultatele unui proiect.” (PMBPOK)

Taxonomie:

Interni

sponsor, echipa proiect, echipa administrativa, beneficiarii din interiorul organizatiei care deruleaza proiectul, echipa de management a organizatiei, alti manageri de proiect

Externi

Clientii/benefiarii externi, competitorii, reprezentanti guvern, comunitatea

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente REGISTRUL DETINATORILOR DE INTERESE: Instrument de

REGISTRUL DETINATORILOR DE INTERESE:

Instrument de gestionare a informatiilor esentiale referitoare la detinatorii de interese Include informatii:

De identificare:

De identificare:

Nume, pozitie/functie ocupata, rol/roluri in cadrul proiectului, date de contact

Cu rol de evaluare:

Cu rol de evaluare:

Cerinte si asteptari, eventuala influenta, etapele din proiect care prezinta interes pt. acestia Taxonomice:

• Cerinte si asteptari, eventuala influenta, etapele din proiect care prezinta interes pt. acestia Taxonomice:

Intern/extern organizatiei care deruleaza proiectul?

Intern/extern organizatiei care deruleaza proiectul?

Sprijina/opune rezistenta proiectului?

Sprijina/opune rezistenta proiectului?

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente ANALIZA DETINATORILOR DE INTERESE • Vizeaza

ANALIZA DETINATORILOR DE INTERESE

Vizeaza indentificarea gradului de interes al detinatorilor de interese si modalitatea de sporire a sprijinului acordat de acestia pe parcursul proiectului

Categorii de detinatori de interese:

Nefamiliarizati cu proiectul si care nu sesizeaza eventualul impact al proiectului asupra lor

Opun rezistenta: familiarizati cu proiectul dar opun rezistenta

Neutri: familiarizati cu proiectul dar nu opun rezistenta si nici nu sustin proiectul

Ofera sprijin

Activ implicati in derularea proiectului

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente Matricea lui Mendelow (putere/interes)

RIDICAT

mentine nivel satisfactie

gestioneaza

indeaproape

PUTERE

monitorizeaza

informeaza

SCAZUT

SCAZUT

RIDICAT

INTERES

RIDICAT mentine nivel satisfactie gestioneaza indeaproape PUTERE monitorizeaza informeaza SCAZUT SCAZUT RIDICAT INTERES 6

PROCESELE DE MANAGEMENT AL DETINATORILOR DE INTERESE

PROCESELE DE MANAGEMENT AL DETINATORILOR DE INTERESE • Planificarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare

Planificarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare şi comunicare ale deţinătorilor de interese

Distribuţia informaţiilor: punerea la dispoziţie la timp a informaţiilor necesare

Raportarea performanţei: colectarea şi diseminarea informaţiilor referitoare la performanţă

Închiderea administrativă: generarea, colectarea, şi diseminarea informaţiilor necesare închiderii formale a proiectului

Planificarea comunicarii

Planificarea comunicarii • Plan de comunicare= document care ghidează comunicaţiile din cadrul proiectului •

Plan de comunicare= document care ghidează comunicaţiile din cadrul proiectului

analiza deţinătorilor de interese şi a nevoilor acestora de informare = cea mai importantă etapă din acest plan o constituie

Conţinutul planului de comunicare

Conţinutul planului de comunicare • O descriere şi un format pentru colectarea şi stocarea diferitelor tipuri

O descriere şi un format pentru colectarea şi stocarea diferitelor tipuri de informaţie

Structura de distribuţie a informaţiilor: ce informaţie trebuie transmisă, cui, când şi cum

Formate pentru comunicarea informaţiilor principale din cadrul proiectului

O planificare a producerii informaţiilor

Metode de acces la informaţii

Metoda de actualizare a planului de comunicare

Analiza deţinătorilor de interese

Plan management detinatori de interese

Plan management detinatori de interese • Registru detinatori de interese • Analiza detinatori de interese

Registru detinatori de interese

Analiza detinatori de interese (putere/interes)

Alte informatii:

Nivel de implicare curent/desirabil Interelationare Cerinte proces comunicae Strategii management interese/asteptari Metode de modificare a planului de management detinatori de interese

OBSERVATIE:

Un asemenea plan poate de cele mai multe ori contine informatii sensibile, prin urmare nu trebuie inclus in planul general de management al proiectului. Cei care au acces la acesta sunt MP si membrii cheie ai echipei.

Exemplu de analiză a deţinătorilor de interese

Exemplu de analiză a deţinătorilor de interese 11 / 15
11 / 15
11 / 15

Distribuţia informaţiilor

Distribuţia informaţiilor • Transmiterea informaţiilor potrivite către persoanele potrivite la momentul potrivit

Transmiterea informaţiilor potrivite către persoanele potrivite la momentul

potrivit într-un format corespunzător este la fel de importantă ca şi producerea

acestor informaţii

Consideraţii importante

Folosirea tehnologiilor potrivite pentru distribuţia informaţiilor

Metode formale şi informale pentru distribuţia informaţiilor

Tabel de alegere a metodelor distribuire informatii

Tabel de alegere a metodelor distribuire informatii 13

Impact număr persoane asupra numărului de canale de comunicare

Impact număr persoane asupra numărului de canale de comunicare

Raportarea performanţei

Raportarea performanţei • Raportarea performanţei = informare despre modul în care sunt folosite resursele pentru

Raportarea performanţei = informare despre modul în care sunt folosite resursele

pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului

Include:

Rapoartele de status: stadiul în care se găseşte proiectul la un anumit moment

Rapoartele de progres: ce a realizat echipa de proiect într-o perioadă specifică de

timp

Predicţiile proiectului: estimează starea viitoare a proiectului şi progresul pe baza

informaţiilor anterioare şi a tendinţelor observate

Şedinţele de analiză a stării proiectului includ de obicei diferite rapoarte de performanţă

Închiderea administrativă

Proceduri de închidere administrativă

Arhivarea documentelor proiectului

administrativă – Arhivarea documentelor proiectului – Acceptarea formal ă a produsului final sau intermediar

Acceptarea formală a produsului final sau intermediar

Lecţii învăţate pe parcursul derulării proiectului care vor fi utile proiectelor

viitoare

Îmbunătăţirea comunicării în cadrul proiectului

Managementul eficient al conflictelor

Îmbunătăţirea aptitudinilor de comunicare

Derularea de şedinţe eficiente

de comunicare • Derularea de şedinţe eficiente • Utilizarea eficientă a tehnologiei de comunicare •

Utilizarea eficientă a tehnologiei de comunicare

Utilizarea şabloanelor pentru comunicarea informaţiilor în cadrul proiectelor

Derularea de şedinţe eficiente

Determinaţi dacă şedinţa poate fi evitată

Definiţi motivul şi efectul dorit al şedinţei

Determinaţi cine trebuie să participe la şedinţă

• Determinaţi cine trebuie să participe la şedinţă • Furnizaţi participanţilor o agendă a şedinţei

Furnizaţi participanţilor o agendă a şedinţei înaintea începerii acesteia

Pregătiţi prezentări, elementele vizuale şi logistice din timp

Conduceţi şedinţele în mod profesional

Construiţi relaţii

Model (şablon) de diagramă Gantt 19

Model (şablon) de diagramă Gantt

Model (şablon) de diagramă Gantt 19

Crearea infrastructurii de comunicare

Crearea infrastructurii de comunicare • O infrastructură de comunicaţii este un set de instrumente, tehnici, şi

O infrastructură de comunicaţii este un set de instrumente, tehnici, şi principii care

oferă posibilitatea unui transfer eficient al informaţiilor

Instrumente: e-mail, software pentru managementul proiectelor, faxuri, telefoane,

sisteme de teleconferinţă, sisteme de management al documentelor, calculatoare

Tehnici: ghiduri şi şabloane pentru documente, reguli şi proceduri pentru şedinţe,

metode de luare a deciziilor şi de rezolvare a problemelor, tehnici de negociere şi

rezolvare a conflictelor

Principii: f olosirea dialogului deschis, şi regulile de etică agreate

Caracteristici ale unui bun proces de comunicare

Caracteristici ale unui bun proces de comunicare • Nevoi comunicare individuale si de grup • Metode

Nevoi comunicare individuale si de grup

Metode formale/informale de comunicare

Modalitati eficace de distribuire informatie

Canalele de comunicare (numar/tip)