MPP II

Managementul comunicarii in cadrul

proiectelor

Agenda
Detinatorii de interese (stakeholders): definitii,
taxonomie, instrumente
Procesele de management al detinatorilor de
interese
Plan management comunicare
Plan management detinatori de interese
Procese de mamagement al comunicarii
Caracteristici ale unui bun proces de comunicare
Mijloace gestiune comunicare
2

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie,

taxonomie, instrumente
Definitie:
...indivizi, grupuri sau organizatii care pot influenta,
pot fi influentati, sau se percep ca fiind influentati
de deciziile, activitatile sau rezultatele unui proiect.
(PMBPOK)
Taxonomie:
Interni

sponsor, echipa proiect, echipa administrativa, beneficiarii din interiorul organizatiei care deruleaza
proiectul, echipa de management a organizatiei, alti manageri de proiect

Externi

Clientii/benefiarii externi, competitorii, reprezentanti guvern, comunitatea..

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie,

taxonomie, instrumente
REGISTRUL DETINATORILOR DE INTERESE:
Instrument de gestionare a informatiilor esentiale referitoare
la detinatorii de interese
Include informatii:
De identificare:
Nume, pozitie/functie ocupata, rol/roluri in cadrul proiectului,
date de contact
Cu rol de evaluare:
Cerinte si asteptari, eventuala influenta, etapele din proiect care
prezinta interes pt. acestia
Taxonomice:
Intern/extern organizatiei care deruleaza proiectul?
Sprijina/opune rezistenta proiectului?
4

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie,

taxonomie, instrumente
ANALIZA DETINATORILOR DE INTERESE
Vizeaza indentificarea gradului de interes al detinatorilor de interese si
modalitatea de sporire a sprijinului acordat de acestia pe parcursul
proiectului
Categorii de detinatori de interese:
Nefamiliarizati cu proiectul si care nu sesizeaza eventualul impact al
proiectului asupra lor
Opun rezistenta: familiarizati cu proiectul dar opun rezistenta
Neutri: familiarizati cu proiectul dar nu opun rezistenta si nici nu sustin
proiectul
Ofera sprijin
Activ implicati in derularea proiectului
5

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie,

taxonomie, instrumente
Matricea lui Mendelow (putere/interes)

PUTERE

RIDICAT

mentine nivel
satisfactie

gestioneaza
indeaproape

SCAZUT

monitorizeaza

informeaza

SCAZUT

RIDICAT
INTERES

PROCESELE DE MANAGEMENT AL DETINATORILOR DE INTERESE

Planificarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare i comunicare

ale deintorilor de interese
Distribuia informaiilor: punerea la dispoziie la timp a informaiilor necesare
Raportarea performanei: colectarea i diseminarea informaiilor referitoare
la performan
nchiderea administrativ: generarea, colectarea, i diseminarea informaiilor
necesare nchiderii formale a proiectului

Planificarea comunicarii

Plan de comunicare= document care ghideaz comunicaiile din cadrul proiectului

analiza deintorilor de interese i a nevoilor acestora de informare = cea mai

important etap din acest plan o constituie

Coninutul planului de comunicare

O descriere i un format pentru colectarea i stocarea diferitelor tipuri de informaie

Structura de distribuie a informaiilor: ce informaie trebuie transmis, cui, cnd i
cum
Formate pentru comunicarea informaiilor principale din cadrul proiectului
O planificare a producerii informaiilor
Metode de acces la informaii
Metoda de actualizare a planului de comunicare
Analiza deintorilor de interese

Plan management detinatori de interese

Registru detinatori de interese
Analiza detinatori de interese (putere/interes)
Alte informatii:
Nivel de implicare curent/desirabil
Interelationare
Cerinte proces comunicae
Strategii management interese/asteptari
Metode de modificare a planului de management detinatori de interese
OBSERVATIE:
Un asemenea plan poate de cele mai multe ori contine informatii sensibile, prin urmare nu trebuie
inclus in planul general de management al proiectului. Cei care au acces la acesta sunt MP si
membrii cheie ai echipei.

10

Exemplu de analiz a deintorilor de interese

11 / 15

Distribuia informaiilor

Transmiterea informaiilor potrivite ctre persoanele potrivite la momentul

potrivit ntr-un format corespunztor este la fel de important ca i producerea
acestor informaii

Consideraii importante
Folosirea tehnologiilor potrivite pentru distribuia informaiilor
Metode formale i informale pentru distribuia informaiilor

12

Tabel de alegere a metodelor distribuire informatii

13

Impact numr persoane asupra numrului de canale

de comunicare

Raportarea performanei

Raportarea performanei = informare despre modul n care sunt folosite resursele

pentru ndeplinirea obiectivelor proiectului

Include:
Rapoartele de status: stadiul n care se gsete proiectul la un anumit moment
Rapoartele de progres: ce a realizat echipa de proiect ntr-o perioad specific de
timp
Prediciile proiectului: estimeaz starea viitoare a proiectului i progresul pe baza
informaiilor anterioare i a tendinelor observate

edinele de analiz a strii proiectului includ de obicei diferite rapoarte de performan

15

nchiderea administrativ

Proceduri de nchidere administrativ

Arhivarea documentelor proiectului
Acceptarea formal a produsului final sau intermediar
Lecii nvate pe parcursul derulrii proiectului care vor fi utile proiectelor
viitoare

16

mbuntirea comunicrii n cadrul proiectului

Managementul eficient al conflictelor

mbuntirea aptitudinilor de comunicare

Derularea de edine eficiente

Utilizarea eficient a tehnologiei de comunicare

Utilizarea abloanelor pentru comunicarea informaiilor n cadrul proiectelor

17

Derularea de edine eficiente

Determinai dac edina poate fi evitat

Definii motivul i efectul dorit al edinei

Determinai cine trebuie s participe la edin

Furnizai participanilor o agend a edinei naintea nceperii acesteia

Pregtii prezentri, elementele vizuale i logistice din timp

Conducei edinele n mod profesional

Construii relaii

18

Model (ablon) de diagram Gantt

19

Crearea infrastructurii de comunicare

O infrastructur de comunicaii este un set de instrumente, tehnici, i principii care

ofer posibilitatea unui transfer eficient al informaiilor
Instrumente: e-mail, software pentru managementul proiectelor, faxuri, telefoane,
sisteme de teleconferin, sisteme de management al documentelor, calculatoare
Tehnici: ghiduri i abloane pentru documente, reguli i proceduri pentru edine,
metode de luare a deciziilor i de rezolvare a problemelor, tehnici de negociere i
rezolvare a conflictelor
Principii: folosirea dialogului deschis, i regulile de etic agreate

20

Caracteristici ale unui bun proces de comunicare

Nevoi comunicare individuale si de grup

Metode formale/informale de comunicare
Modalitati eficace de distribuire informatie
Canalele de comunicare (numar/tip)

21