MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL
2

Fiind o aplica ie din pachetul Microsoft Office, Microsoft Excel prezint o interfa asemntoare cu editorul de text Microsoft Word avnd aceeai organizare a sistemului de meniuri i a barelor de instrumente. Pentru a lansa in execu ie programul Microsoft Excel utiliza i una dintre procedurile urmtoare: 1. Start Programs 2. Microsoft Excel .

dublu click pe iconul programului (dac exist pe desktop)

La lansarea aplica iei se va deschide un fiier nou reprezentnd un caiet cu foi de calcul (WorkBook), alctuit din mai multe foi de calcul (Sheet), prima dintre ele fiind cea activ. La rndul su fiecare foaie de calcul con ine linii i coloane care formeaz de fapt, un tabel. Intersectiile liniilor i coloanelor genereaz celule, n care utilizatorul introduce n timpul lucrului, diferite informa ii (numere, texte, formule). Fiierele create cu Microsoft Excel au extensia .xls Fiecare workbook con ine ini ial trei foi de calcul care pot fi modificate pe parcursul unei sesiuni de lucru. O foaie de calcul este forma a din 256 de coloane i 65 536 de linii. Codul ataat liniilor este 1,2,3 ........., iar cel al coloanelor este A, ....... Z, AA,........ AZ, BA, .........BZ, .......O celul se afl la intersec ia unei linii cu o coloan, adresa acesteia fiind dat de litera coloanei i de numrul liniei pe care se afl (exemplu : B10, C2).
Pentru nchiderea aplica iei, utiliza i una dintre procedurile urmtoare: 1. Alege i File, apoi Exit. 2. Apsa i combina ia de taste Alt + F4. 3. Efectua i clic pe butonul de inchidere de titlu

situat n col ul din dreapta sus al ecranului, pe bara

Pentru deschiderea unui fiier .xls existent pe hard disc, efectua i una dintre urmtoarele opera ii : 1. Alege i Open din meniul File 2. Executa i clic pe butonul Open 3. Apsa i tastele CTRL+O. Apoi selecta i directorul care con ine fiierul dorit, fiierul n cauz i ulterior ac iona i butonul Open. Pentru salvarea unui document, pute i utiliza una dintre procedurile urmtoare: 1. Alege i op iunea Save as din meniul File 2. Executa i clic pe butonul Save 3. Apsa i tastele CTRL+S de pe bara standard de pe bara standard

MICROSOFT EXCEL
3

Pentru salvarea unui registru de foi de calcul sub alt format: .txt, .html, etc., trebuie s specifica i noul format n caseta Save as type din fereastra Save A

Introducerea de informa ii ntr-o celul De obicei, nainte de introducerea unei valori ntr-o celul, aceasta trebuie configurat prin alegerea i fixarea atributului ei informa ional. Aceasta se face utiliznd op iunea Format Cells
De aici alege i tipul de dat corespunztor Aici fixa i numrul de zecimale

Activa i caseta dac separatorul miilor este virgula

Formate pentru numere negative

n momentul introducerii informa iilor n celula activ, att n celul, ct i pe bara de formule apare progresiv con inutul introdus. La terminarea tastarii continutului apsa i ENTER sau clic pe butonul ENTER de pe bara de formule. de O renuntare la ceea ce s-a introdus se comunica prin tasta ESC sau clic pe butonul CANCEL pe bara de formule. Pentru a introduce date de tip text ntr-o celul, executa i urmtoarele opera ii : 1. Activa i celula n care va fi introdus textul (prin executarea unui clic asupra acesteia cu mouse-ul). 2. Introduceti textul dorit. 3. Pentru acceptarea textului, apsa i tasta Enter sau efectua i clic pe butonul de confirmare situat pe Bara de formule. Este posibil ca un text s cuprind mai multe celule de pe aceeai linie, ns acesta va apar ine unei singure celule, i anume, celei n care a fost introdus. Daca datele introduse au fost

MICROSOFT EXCEL
4

incorecte sau se renun la introducerea lor, atunci ac iona i tasta Esc butonul de abandonare din Bara de formule. Datele de tip Numeric se construiesc folosind caracterele: 0,1,2,, 9, +, - , (, ), /, $, %, virgula, punctul, E sau e. Numrul construit cu ajutorul unor astfel de caractere, va reprezenta o valoare numeric constant. Caracterele $ i % indic exprimarea n dolari, respectiv n procente. Pentru a introduce date de tip numeric formata i ini ial celula n cauz pentru tipul Numeric. Apoi executa i urmtoarele opera ii : 1. Executa i clic asupra celulei n care dori i s introduce i numrul. 2. Tasta i numrul 3. Executa i clic pe o alt celul sau pe butonul numrul sau apsa i tasta Enter) din bara de formule pentru a accepta din bara de formule

Dac dorim renun area la acest numr vom executa clic pe butonul (sau vom apsa tasta Esc). Introducerea orei i a datei calendaristice

Data calendaristic poate fi afiat n 13 formate, iar ora n 8 formate prestabilite. Pentru introducerea acestor date, se pot utiliza litere mari i litere mici deoarece aceste se vor transforma automat in formatul standard. Pentru a introduce data calendaristic sau ora ntr-o celul, executa i urmtoarele opera ii: 1. Selecta i celula n care se va introduce ora sau data calendaristic 2. Introduce i ora sau data calendaristic dorit. 3. Executa i clic pe o alt celul sau pe butonul Enter), pentru a fi acceptata valoarea introdus. din bara de formule ( sau apsa i tasta

Introducerea rapida a datei curente Utilizatorul are posibilitatea de a introduce data curent n celula dorit, prin tastarea combina iei de taste: Ctrl + : (dou puncte)

Introducerea rapid a orei curente Utilizatorul are posibilitatea de a introduce ora exact n celula dorit, prin tastarea combina iei de taste: Ctrl +Shift + : (dou puncte) Formatarea la nivel de celul Prin opera ia de formatare atribuim unele caracteristici referitoare la aspectul exterior al unor celule, linii sau coloane. Alinierea datelor ntr-o celul poate fi stabilit rapid cu ajutorul butoanelor din bara de formatare astfel: Alinierea la dreapta Alinierea la stnga Pozitionare centrat

MICROSOFT EXCEL
5

Pentru a alinia la stnga con inutul unei celule executa i urmtoarele opera ii: 1. Selecta i datele care se doresc aliniate 2. Ac iona i butonul Align Left din bara de formatare Pentru a alinia la dreapta con inutul unei celule executa i urmtoarele opera ii: 1. Selecta i datele care se doresc aliniate 2. Ac iona i butonul Align Right din bara de formatare

Pentru centra con inutul unei celule executa i urmtoarele opera ii: 1. Selecta i datele care se doresc aliniate 2. Ac iona i butonul Center din bara de formatare

Formule de calcul i referirea celulelor O formul ncepe ntotdeauna cu un semn egal (=) care indic programului c trebuie s efectueze o opera ie matematic. Un nume de func ie (SUM, n acest caz) este o prescurtare de la o formul pe care Excel tie s o execute. Referin ele de celul aflate ntre paranteze formeaz argumentele care descriu un grup de celule n care se afl valori; n general un argument furnizeaz programului datele care trebuie s le prelucreze. O adres absolut este acea parte a referin ei de celul care nu se schimb dac se copiaz sau se mut formula n foaia de calcul, n timp ce o adres relativ este referin a de celul care poate fi modificat de program atunci cnd se execut o opera ie de copiere sau de mutare. Un exemplu de adres relativ este B8; presupunnd c este utilizat ntr-o formul sau func ie care este apoi copiat ntr-o alt celul, Excel va actualiza adresa n func ie de noua loca ie. n unele cazuri nu se dorete modificarea automat a adresei n timpul copierii; pentru a arta programului c nu se dorete actualizarea adresei, nainte de identificarea de coloan i/sau linie se va folosi simbolul $. De exemplu, transformarea adresei relative B8 ntr-o adres absolut este $B$8. remedierea se poate face prin for area programului s nu schimbe adresa numitorului, furniznd n formul o adres absolut (B$9) Operatori i func ii Excel permite introducerea unor formule cu ajutorul operatorilor matematici +, , *, /, . Semnul este folosit pentru exponen iere, celelalte semne avnd semnifica ia uzual din matematic. Ordinea n care se execut opera iile este urmtoarea: 1. + sau evaluarea semnului constantelor; 2. exponen ierea (ridicarea la putere sau extragerea rdcinilor)

MICROSOFT EXCEL
6

* nmul ire / mpr ire + adunare scdere Dac ntr-o expresie sunt dou sau mai multe opera ii de acelai tip, Excel le va executa de la stnga la dreapta. Pentru a modifica ordinea opera iilor se poate folosi ncadrarea cu paranteze. Dac se cunoate numele func iei i se dorete o descriere detaliat a ei, se poate solicita acest lucru astfel: 1. se selecteaz Help Contents din bara de meniuri; va aprea o list de subiecte; 2. se selecteaz Reference Information Worksheet Functions; 3. se poate opta pentru listarea n ordine alfabetic a func iilor (Alphabetical List of Worksheet Functions). n continuare vom prezenta cteva dintre func iile reprezentative:

3. 4. 5. 6.

Fig.9

Func ia SUM sintax: = SUM (ref1, ref2, ) returneaz suma argumentelor. Argumentele (ref1, ref2) pot fi fie constante numerice, fie adrese de celule.

MICROSOFT EXCEL
7

Formula poate fi generat i cu instrumentul AutoSum astfel: se selecteaz celulele n care se afl valorile ce se doresc nsumate i se apas pe butonul din bara de instrumente. Func ia PRODUCT sintax: = PRODUCT (ref1, ref2) returneaz produsul argumentelor. n mod similar func iei SUM, argumentele pot fi constante sau adrese. Cu ajutorul ei se pot face i mpr iri, prin plasarea cu argument a inversului numrului. Func ia QUOTIENT sintax: = QUOTIENT (ref1, ref2) func ia mparte numrul ref1 la numitor ref2, returnnd partea ntreag a mpr irii (ctul). Func ia MOD sintax: = MOD (ref1, ref2) returneaz restul mpr irii lui ref1 la ref2. Func ia SQRT sintax: = SQRT (ref1) returneaz rdcina ptrat a numrului ref1. Restric ia este ca ref1 s fie un numr pozitiv. Un alt mod de a ob ine acelai rezultat este = ref1 0.5.

MICROSOFT EXCEL
8

Func ia SMPRODUCT sintax: = SUMPRODUCT (ref1, ref2) Fiecare argument reprezint un tablou; un tablou este un bloc de celule adiacente avnd m coloane i n rnduri (are dimensiune m n). Tablourile utilizate ca argumente trebuie s aibe dimensiuni identice. Returneaz suma produselor valorilor din celulele unei coloane sau linii. Func ia COUNT Sintax: = COUNT (ref1, ref2) Func ia numr intrrile corect introduse, ca i alte valori care pot fi interpretate ca numere (date calendaristice) Dac se dorete numrarea tuturor datelor cu excep ia celor vide se folosete func ia COUNTA, care are aceeai sintax. Func ia MIN sintax: = MIN (ref1) Determin valoarea minim a unei serii de date. Func ia MAX are aceeai sintax ca func ia MIN, determinnd valoarea maxim dintr-o serie de date. Func ia AVERAGE sintax: = AVERAGE (ref) returneaz media aritmetic. Pentru a data automat o foaie de calcul este suficient s se introduc ntr-una din celulele ei urmtoarea formul: = NOW ( ) Func ia NOW nu necesit nici un argument i se returneaz data i ora curent de sistem. Pentru a ob ine numai data (fr marcarea timpului) se utilizeaz func ia TODAY care are urmtoarea sintax: = TODAY ( )

Sortarea datelor Atunci cnd datele sunt introduse ntr-un tabel, nu se ine seama de ordinea n care vor fi utilizate. Pentru a realiza sortarea datelor dintr-un tabel se vor parcurge urmtorii pai: se vor selecta toate datele din tabel, cu excep ia titlului, etichetelor de coloan i a totalurilor; se va selecta din bara de meniuri Data Sort i va aprea caseta de dialog Sort

MICROSOFT EXCEL
9

Dup identificarea cheilor de sortare se alege modul de sortare cresctoare (Ascending) sau descresctor (Descending). Dac tabelul are etichete de coloan se va selecta My List Header Row, n caz contrar No Header Row. Dac se dorete schimbarea ordinii sortrii se va selecta butonul Options. Pentru a stabili o alt ordine de sortare dect cea implicit se va selecta butonul Options din caseta: de dialog Sort.

Op iunile din caseta de dialog Sort Options sunt urmtoarele: First Key Order care are ca setare implicit Normal, prin care textul este sortat de la A la Z (ordine cresctoare) sau de la Z la A (ordine descresctoare), dup cum se specific n caseta de dialog Sort. Ordinea cresctoare conform ordinii de sortare Normal se realizeaz astfel: dac valorile sunt numere, atunci primele din serie vor fi valorile negative, se va continua cu numerele pozitive; textul va fi sortat de la A la Z fr s se in cont dac literele sunt mari sau mici. Dac sunt utilizate valori logice, FALSE va aprea naintea lui TRUE; Mesajele de eroare, cum ar fi #NAME?, sunt sortate n ordinea n care apar n foaia de lucru; Celulele vide sunt pozi ionate la sfrit, indiferent de ordinea de sortare. Numerele introduse ca text, ca de exemplu ONE, sunt sortate naintea oricrui text.

MICROSOFT EXCEL
10

Celelalte op iuni sunt folosite pentru sortarea datelor calendaristice (ani, luni, zile) aezate n ordine natural. Case Sensitive va face diferen a ntre literele mari i cele mici, astfel nct literele mari vor fi puse naintea literelor mici atunci cnd se ordoneaz cresctor. Orientation determin direc ia n care se va efectua cutarea elementelor care trebuie sortate. Dac sunt organizate pe coloane se va opta pentru Sort Top to Bottom; dac sunt dispuse pe linii Sort Left to Right. Trasarea graficelor Pentru a realiza un grafic se parcurg urmtorii pai: 1. Selecta i datele din foaia de calcul pentru reprezentarea crora se dorete trasarea graficului; se include coloanele sau rndurile care con in valorile numerice i textul titlurilor acelor coloane sau rnduri; 2. Selecta i un clic pe butonul ChartWizard ? care se gsete n bara de instrumente standard; indicatorul se va transforma ntr-o urm fin; 3. Se va marca zona dreptunghiular ce va con ine graficul; 4. ChartWizard va prezenta diferite op iuni ntr-o serie de casete de dialog. Dup efectuarea alegerii, n fiecare caset de dialog se va selecta butonul Next; 5. Dup efectuarea alegerilor n ultima caset se va selecta Finish.

Dac se constat c ntr-o etap trebuia rspuns n mod diferit exist dou metode pentru a schimba alegerea: 1. Se selecteaz butonul Back n loc de Next cnd se va reveni la caseta de dialog anterioar; 2. Se apas butonul Cancel i se reia lucrul.

MICROSOFT EXCEL
11

Adugarea unei serii de date ntr-un grafic se pate face prin metoda drag-and-drop, care implic urmtoarele opera ii: 1. Selecta i seria de date care urmeaz a fi introduse n grafic; 2. Deplasa i indicatorul de celul pe conturul zonei selectate, astfel nct acesta s se transforme ntr-o sgeat; 3. Cnd indicatorul sgeat se gsete n interiorul suprafe ei graficului, elibera i butonul mouseului.

MICROSOFT EXCEL
12

Un grafic poate fi creat ca o foaie de lucru prin selectarea din bara de meniuri Insert Chart As New Sheet sau prin pozi ionarea cursorului mouse-ului pe eticheta foii, apsarea pe butonul din dreapta i selectarea Insert Chart (se va deschide caseta de dialog Chart Wizard Step 1). Pentru a redimensiona un grafic se va efectua un clic pe grafic; va aprea un set de ptrate mici; plasarea cursorului pe unul din aceste ptrate va avea ca efect transformarea acestuia ntr-o sgeat dubl ; innd apsat butonul drept al mouse-ului graficul va putea fi adus la dimensiunea dorit. Mutarea unui grafic n interiorul foii de lucru se face prin selectarea graficului, plasarea cursorului n interiorul graficului astfel nct acesta trage sgeata, i eliberarea butonului cnd aceasta a ajuns n pozi ia n care se dorete s se mute graficul. Dac se dorete dispunerea graficului ntr-o alt foaie de calcul se va selecta graficul, iar din bara de meniuri se va alege Edit Cut, apoi cursorul mouse-ului va fi plasat n noua foaie de calcul la coordonatele dorite; selectnd Edit Copy graficul va fi plasat n noua loca ie.

Referent de specialitate: profesor Anca Ileana, Liceul Teoretic Grigore Moisil Bucuresti Excel este marca inregistrata a companiei Microsoft.