Minea Victoria

Universitatea Titu Maiorescu

FACULTATEA DE FINANE - BNCI, CONTABILITATE I
ADMINISTRAREA AFACERILOR

Drept Procedural Fiscal

Asemnri i deosebiri ntre procedura operaional i
procedura de sistem

Profesor:

Masterand:

Dr. Mihi Ruiu

Minea Victoria (Vasile)

Master Fiscalitate An II

Minea Victoria

Bucureti, 2016

CONSIDERENTE GENERALE
Procedura

Procedura - ansamblu de reguli, norme, formaliti i / sau instruciuni, prin care se stabilete modul
de realizare n etape succesive i logice a unor activiti, compartimentele i persoanele implicate, n
vederea realizrii practice a cerinelor legale, a obiectivelor specifice i a rezultatelor dorite de ctre
sistemul propiu de management i de control al entitilor publice sau a altor forme de organizare.
Elaborarea corespunztoare a procedurilor , uor de citit, inteligibile, coerente i utile, va duce la
transformarea acestora n informaii eseniale, facilitnd executarea n condiii optime a activitilor ,
atribuiilor i sarcinilor.
Scopul principal al procedurilor este acela de a asigura documentaia adecvat pentru exercitarea,
continuitatea, eficientizarea i standardizarea activitilor desfaurate, mbuntirea i simplificarea
modului de lucru, sprijinul organismelor de control interne sau externe, precum i garania c se
gestioneaz corespunzator riscurile ce pot pune n pericol atingerea obiectivelor propuse i
performanele stabilite.
Elaborarea, implementarea, actualizarea permanent i revizuirea procedurilor reprezint un factor
determinant n definirea, realizarea i perfecionarea unui sistem al calitii performante i de succes.

Minea Victoria

Varietatea tipurilor de proceduri este destul de mare, majoritatea dintre acestea fiind reglementate
prin diverse acte normative, purtnd denumiri variate, cum ar fi: cod, lege, ordonan, hotarre,
norm metodologic, instruciune, circular, regulament, standard etc.
Pot fi menionate ca cele mai notorii urmatoarele : codul de procedur penal, codul de procedur
civil, procedura de evaluare a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici de
conducere i de execuie, procedura de atribuire a contractelor de achiziie public, procedura de
exercitare a cilor de atac viznd actele sau deciziile prin care sunt ncalcate prevederile legale
privind achiziiile publice, procedura de constatare i sancionare a contraveniilor, procedura de
organizare i exercitare a controlului financiar preventiv propriu etc.
n funcie de menirea acestora, procedurile pot fi grupate n trei categorii :

operaionale referitoare la aspectul procesual

decizionale privitoare la exercitarea competenei
jurisdicionale avnd ca int angajarea rspunderii

Lipsa unor proceduri operaionale pentru activiti definitorii poate avea drept consecin
nendeplinirea unor obiective importante, dar i adoptarea doar formal a unor proceduri ori
introducerea unora total neadaptate specificului instituiei respective, pot avea acelai efect negativ.
Particularizarea prin acte administrative interne, transform procedurile n proceduri interne
( ex.circuitul documentelor, competente i responsabiliti, protecia informaiilor, utilizarea bazelor
de date clieni si salariai etc ).
Procedurile 1 pot deveni elemente solide n evoluia pozitiv a sistemului calitii dac se integreaz
n componentele sistemului de organizare, sunt elaborate pentru fiecare tip de activitate desfaurat,
sunt actualizate i revizuite permanent, se verific dac au fost aduse la cunotina tuturor
persoanelor implicate i au fost nelese de acetia.
1 OMFP 246/2005 Standard 17 Proceduri

Minea Victoria

Etapele necesare realizrii unei proceduri iniiere, elaborare, avizare, aprobare, difuzare i
arhivare.

Exist dou accepiuni cu privire la proceduri:

aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de ctre

entitatea public pentru organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior,
aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern (art. 19 lit. d)

din Legea nr. 500/2002, cu modificrile i completrile ulterioare)2

aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul
acestui standard - specifice pentru fiecare entitate public, referitoare la activitile
acesteia

Conductorii entitilor publice vor dispune - innd cont de particularitile cadrului legal,
organizaional, de personal, de finanare i de alte elemente specifice, precum i de standardele
prevzute n anex la prezentul ordin - msurile necesare pentru elaborarea i / sau dezvoltarea
sistemelor de control managerial ale fiecrei organizaii, inclusiv a procedurilor, formalizate pe
activiti. Conducerea entitii publice asigur elaborarea procedurilor scrise pentru activitile derulate
n entitate i le aduce la cunotina personalului implicat3

Tipuri de proceduri
Procedurile se clasific n dou categorii:
a. Procedura de sistem proceduri generale
2 OMFP 946/2005 - Control Intern / Standard 17 Proceduri

3 Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor publice, n vigoare
de la 22 iunie 2015 Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 444 din 22 iunie 2015- Standard 9

Minea Victoria

b. Procedura operaional proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate

a. Procedura de sistem (PS)
Procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor
compartimentelor / structurilor dintr-o entitate public (controlul documentelor, controlul
nregistrrilor, audit intern, aciuni corective, aciuni preventive).
PS se iniiaz la propunerea Grupului de lucru, cu scopul de a gestiona riscurile ce pot pune n
pericol funcionarea de ansamblu i /sau atingerea obiectivelor generale. Grupul stabilete:

lista procedurilor de sistem, n concordan cu riscurile care pot afecta atingerea

obiectivelor generale i cu reglementrile aplicabile (legi, ordine, standarde, etc.)

structurile organizatorice responsabile de elaborarea procedurilor de sistem
termenele pentru elaborarea procedurilor de sistem

Entitatea public
...................................
Compartimentul
...................................
COD: PS-NN

Ediia..................................
Revizia................................
Exemplar nr.......................
PROCEDURA DE SISTEM
Denumire procedur...........................

Data aprobrii:........
Conf:OMFP
946/2005

Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezint numrul de ordine al PS scrise.

Entitatea:..................
Compartiment:..........

PROCEDUR DE SISTEM
Denumirea PS:.............................

Ediia:
Pagina.../..

Cod: PS - NN
Revizia:

Minea Victoria

Cuprins

Formular pagina de gard

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Formular eviden modificri............................................................................................pag.

Coninutul procedurii ........................................................................................................pag.
Formular avizare i aprobare procedur........................................... ................................pag.
Lista de distribuire a procedurii........................................................................................pag.
Formulare...........................................................................................................................pag.
Anexe.................................................................................................................................pag.

Entitatea:..................
Compartiment:..........

PROCEDUR DE SISTEM
Ediia:
Pagina.../..

Denumirea PS:.............................

Cod: PS - NN
Revizia:

1. Formular eviden modificri

Nr.crt

Ediia

Data
ediiei

Revizia

Data
revizie

Pag

Descriere

Semntura

modificare

conducatorului
compartimentului

Minea Victoria

F-PS-00.01
2. Coninutul procedurii
Scopul procedurii descrierea activitii i elementele calitative ale acesteia
Domeniul de aplicare - prezentarea sferei de aplicabilitate a procedurii (organizaie, compartimente,
sectoare)
Definiii i abrevieri - definirea unor noiuni importante cuprinse n procedur i documentele de
referin n care se regsesc
Documente de referin - se precizeaz ce documente rezult prin aplicarea procedurii i care este
destinaia acestor documente
Descrierea procedurii - pe baza rspunsurilor la o serie de ntrebri de tipul : Ce trebuie fcut ? Cine
efectueaz activitatea ? Unde se desfoar activitatea ? Cum se face ? Cu ce mijloace (materiale,
logistice) ? Cum se controleaz i se nregistreaz ?

Iniiere / Elaborare

Documente utilizate
7

Minea Victoria

Resurse necesare

Modul de lucru
PAS

Unitate

Document/

responsabil/

Informaie

Aciune/Operaiune

Termen

Formulare/Anex

Funcia
responsabilului
1
2
3
....
n
F-PS.00.02

3. Formular avizare i aprobare procedur

Entitatea:..................

PROCEDUR DE SISTEM

Compartiment:..........

Denumirea PS:.............................

Ediia:
Pagina.../..

Cod: PS - NN
Revizia:

Minea Victoria

Aciune

Compartiment

Elaborat

Compartimentul
responsabil cu
elaborarea PS

Verificat

Compartimentul
responsabil cu
elaborarea PS

Aviz conf.OMFP
946/2005
Avizat

Nume i prenume
Funcie
Persoana care a
elaborat

Semntura

Data

Meniuni

Superiorul
ierarhic al
persoanei care a
elaborat
Persoana care
coordoneaz

Grupul de
management

Avizat prin
decizia......
Aprobat.......
F-PS.00.03

Aprobat

4. Lista de distribuire a procedurii

Entitatea:..................
Compartiment:..........

Nr.

Compartiment

PROCEDUR DE SISTEM
Denumirea PS:.............................

Nume i prenume

Data

Ediia:
Pagina.../..

Cod: PS - NN
Revizia:

Modul distribuirii(prin email,n

format hrtie,..)

F-PS.00.04

5. Formulare utilizate
6. Anexe - procedura poate fi nsoit de o serie de anexe (se va completa cu alte tabele relevante i cu
schema grafic a circuitului documentelor).
9

Minea Victoria

b. Procedura operaional (PO) - ce anume trebuie fcut

Procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor
compartimente dintr-o entitate public.
Procedurile operaionale se iniiaz de ctre conducatorul oricrui compartiment din cadrul unei
entiti piblice pentru a descrie activitile sau procesele, n vederea eficientizrii i standardizrii
acestora i pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune n pericol atingerea unui obiectiv
specific stabilit. Conductorul compartimentului preia lista obiectivelor specifice i a activitilor
precum i lista riscurilor, elaborate n cadrul sistemului de control managerial, prioritizeaz
obiectivele specifice, activitile i riscurile, stabilete lista procedurilor operaionale necesare,
persoana / persoanele responsabile pentru elaborarea PO i termenele care acestea vor finaliza
realizarea PO.
Instruciune de lucru IL - descrie paii ce trebuie derulai n desfurarea unei activiti / operaiuni.
Se iniiaz de ctre persoanele responsabile de elaborarea procedurilor operaionale, atunci
10

Minea Victoria

cnd procedurile operaionale descriu activiti cu un grad mare de complexitate, iar

responsabilitatea realizrii acestor activiti revine unei singure persoane. Ele sunt utilizate
atunci cnd se simte nevoia simplificrii procedurilor operaionale.
Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ...................................

.............................................

...............................................

Nr. de ex. .............................

Departamentul (Direcia)

Cod: PO.XXX.YY..................

Revizia ................................

..............................................

Nr. de ex. .............................

Pagina ........... din .................
Exemplar nr. ........................
4

Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezint codul
compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezint numrul de ordine a PO,
alocat de compartimentul care a realizat procedura.

b.1) Precizri comune componentelor

datele de identificare se trec pe fiecare pagin, cu modificrile cerute de rubrici, acolo unde este

cazul.
denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecarei entiti
publice i trebuie s reflecte activitatea procedurat i locul acesteia n sistemul de codificare

utilizat.
ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

4 Anexa nr.2 a fost introdus n pct.5 al art.I din Ordinul nr.1389 din 22 august 2006
publicat n Monitorul Oficial nr. 771 din 12 septembrie 2006.
11

Minea Victoria

orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alta natur, cu efect asupra activitii
procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura

operaional respectiv.
n msura n care este posibil, se asigur pagina distinct pentru fiecare component a
procedurii operaionale.

b.2) Precizri specifice componentelor5

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale

responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de

decizie intern a conductorului entitii publice

cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup sau o
comisie (n lista se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei).

Elemente privind
responsabilii /
operaiunea

Numele i
prenumele

Funcia

Data

Semntura

1.1. Elaborat
1.2. Verificat
1.3. Aprobat
F-PO.XXX.YY.ZZ

5
Ordinul nr. 1389/2006 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial Anexa nr.2

12

Minea Victoria

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor

cnd se realizeaz o noua ediie a procedurii operaionale, privind componena revizuit,

precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz

modalitatea reviziei privete aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea,

dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaionale
la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii se are n vedere asigurarea
timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre aplicatori.

Nr.

Ediia sau, dup caz,

revizia n cadrul ediiei

Componenta
revizuit

Modalitatea reviziei

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

crt.

2.1. Ediia I
2.2. Revizia 1
2.3. Revizia 2
.......... Revizia ..........
.......... Ediia a II-a
.......... Revizia 1
2.n. ..........

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale

Scopul difuzrii are n vedere faptul ca oricare compartiment / persoana a crui / crei activitate
intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legatur cu

13

Minea Victoria

procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia

actualizrii prin noi ediii sau revizii

Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ...................................

.............................................

...............................................

Nr. de ex. .............................

Departamentul (Direcia)

Cod: PO.XXX.YY..................

Revizia ................................

..............................................

Nr. de ex. .............................

Pagina ........... din .................
Exemplar nr. ........................

Nr.
crt.

Scopul
difuzrii
1

Exemplar
Compartiment
nr.
2

3.1. aplicare
3.2. aplicare
.......... ..........
.......... informare
.......... ..........
.......... eviden
.......... ..........
.......... arhivare
.......... ..........
.......... alte scopuri
3.n. ..........
14

Funcia

Nume i
prenume

Data
primirii

Semntura

Minea Victoria

Scopul procedurii operaionale

entitatea public, identific i inscrie scopurile specifice n cazul fiecarei proceduri operaionale
elaborate, innd cont de rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea
procedurat

Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

aceasta component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii publice, astfel

nct la fixarea i definirea activitii , la delimitarea acesteia de alte activiti sau la precizarea
compartimentelor cu atribuii legate de activitatea respectiv, s fie eliminat orice situaie de
suprapunere de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de
suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate

responsabiliti etc.
nominalizarea activitilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de
ntocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activiti furnizoare de informaii ctre
activitatea de raportare a numrului de personal i a veniturilor salariale, sau nominalizarea
activitii de elaborare a rapoartelor de sintez, pe ansamblul entitii publice, care se bazeaz

pe informaiile primite de la activitatea procedurat

nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului / persoanei cu atribuii / sarcini de
organizare a concursurilor / examenelor de angajare, a direciilor / serviciilor la nivelul crora se
ntocmesc pontajele, a compartimentului / persoanei care elaboreaz statele de salarii etc. sau a
compartimentului de sintez, ca beneficiar de informaii. Se nominalizeaz ca fiind implicate n
procesul activitii persoan / biroul / serviciul cu sarcina evidenei personalului i a stabilirii
drepturilor salariale ale acestuia

Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate

aceasta component privete listarea documentelor cu rol de reglementare fa de activitatea

procedurat
este necesar sa fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare activitate
15

Minea Victoria

gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor:

o reglementrile internaionale n legatur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia
este parte
o legislaia primar se refer la legi i la ordonante ale Guvernului
o legislaia secundar are n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu
atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i / sau a ordonanelor
Guvernului
o alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se
refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra
activitii procedurate.

Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

se va urmari definirea acelor termeni care reprezint element de noutate, sunt mai putin

cunoscui, prezint sensuri diferite (prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.)
se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete termenul n
cauz

Nr.
crt.

Termenul

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

1.

Procedura operaional

Procedur care descrie o activitate sau un proces care se

desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente

2.

Ediie a unei proceduri

operaionale

Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri

operaionale, aprobat i difuzat

3.

Revizia n cadrul unei ediii

Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele

asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale
unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate
i difuzate

.......... ..........
n

..........

..........
..........

16

Minea Victoria

se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.) utilizai
cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i / sau care, n urma acestei aciuni,

permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii

se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile ct i abrevierile termenilor , s fie
aceea data de prima apariie n textul procedurii operaionale a termenului definit sau abreviat
dupa caz

Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ...................................

.............................................

...............................................

Nr. de ex. .............................

Departamentul (Direcia)

Cod: PO.XXX.YY..................

Revizia ................................

..............................................

Nr. de ex. .............................

Pagina ........... din .................
Exemplar nr. ........................

Nr.
crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

1.

P.O.

Procedura operaional

2.

Elaborare

3.

Verificare

4.

Aprobare

5.

Ap.

Aplicare

6.

Ah.

Arhivare

.......... ..........

..........

..........

..........

17

Minea Victoria

Descrierea procedurii operaionale

Aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp este i
acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni foarte
largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se desfaoar
activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de gradul de
subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i
pregatirea profesional a salariailor i,
nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar i
control.

Generaliti - se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii.

Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii
operaionale, cum ar fi cele legate de scopul / domeniul procedurii operaionale sau cele privind
documentele de referin aplicabile activitii procedurate. De asemenea, se pot prezenta
principiile generale aplicabile activitii, cum ar fi: transparena, egalitatea anselor potenialilor

furnizori / prestatori, legalitatea, imparialitatea, confidenialitatea.

Documente utilizate - se cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar i manuale,
instruciuni operaionale, liste de verificare, care furnizeaz informaii necesare derularii
activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute
altor utilizatori. Documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat,
disponibile i accesibile managerului, salariailor i terilor.

Lista i proveniena documentelor utilizate - se are n vedere nominalizarea tuturor

documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de
identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor continute etc.
n aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n
cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice
18

Minea Victoria

Coninutul i rolul documentelor utilizate - pot fi redate n forma complet, anexnd la

procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora i meniuni

referitoare la rolul lor

Circuitul documentelor are n vedere compartimentele / persoanele la care trebuie s circule
documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se
efectueaz n legatur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment / persoan pe la care
circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul
general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea
reprezentrii grafice a circuitului documentelor

Resurse necesare - se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse materiale,

resurse umane i resurse financiare .
Structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la care ne referim, la unele activiti
resursa necesar preponderent este cea material, iar la altele este preponderent resursa
uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora.
o Resursa material se dezvolt pe elementele de logistic - birouri, scaune, rechizite, linii
telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reea,
imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de alt natur,
dac specificul activitii o impune.
o Resursa uman fixeaz compartimentul / compartimentele i /sau persoana / persoanele
din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin atribuiile / sarcinile de serviciu, n
realizarea activitii procedurate.
o Resursa financiar are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare cheltuielilor de
funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfaurrii activitii,
acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu
personalul direct implicat n activitatea respectiv), dar i a sumelor necesare altor tipuri

de cheltuieli proprii unei anume activiti

Modul de lucru pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n procedura

operaional, numai prin aportul salariailor implicai direct n activitate.

Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii se sprijin, pe de o parte, pe aciunile
identificate, iar pe de alt parte, pe o bun cunoatere i stpanire a cerinelor generale i a

19

Minea Victoria

celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern Planificarea i Managementul

riscului.
Aciunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor
identificate i a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse,
puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie n fapt instrumentul de planificare
cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat.

Derularea operaiunilor i aciunilor reflect programul de zi cu zi al compartimentului /

persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta / aceasta uzeaz de toate
instrumentele specifice i acioneaz corespunzator prevederilor din procedura operaional i,
in special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n
procedura operaional, sub forma tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot
cuprinde etapele ce se deruleaz n legatura cu activitatea respectiv, iar pe orizontaa se
precizeaz intrrile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile / prelucrrile,
completrile, ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de
rezultate (care? ctre cine?). Exemplu de instrument utilizat n derularea unei activiti
consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operiuni
prezentate la viza n cadrul activitii de control financiar preventiv propriu, modele
aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 912/2004 pentru modificarea i
completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 522/2003, cu modificarile

ulterioare.
Valorificarea rezultatelor activitii poate fi orientat ctre mai multe direcii (analiza gradului de
realizare a indicatorilor de performa asociai activitii, furnizarea datelor i informaiilor cu
privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii acestora)

Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

20

Minea Victoria

se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legatur cu activitatea

procedurat, precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin

responsabilitile i / sau, dup caz, rspunderile fa de acestea

cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a desfurrii lor, iar a

compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces

compartimentele (posturile) sunt simbolizate cu I, II, III, , aciunile (operaiunile), cu
a, b, c, , iar responsabilitile / rspunderile, cu abrevierile: E = elaborare; V =
verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare; etc

Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ...................................

.............................................

...............................................

Nr. de ex. .............................

Departamentul (Direcia)

Cod: PO.XXX.YY..................

Revizia ................................

..............................................

Nr. de ex. .............................

Pagina ........... din .................
Exemplar nr. ........................

Compartimentul
(postul) / aciunea
(operaiunea)

II

III

IV

VI

..........

..........

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Nr.
crt.

V
A
Ap.
Ap.
Ah.

21

Minea Victoria

..........

..........

..........

..........

Anexe, nregistrri, distribuiri

este necesar ca procedura s cuprind n anexe toate instrumentele relevante, prezentate n

cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile n realizarea activitii (tabele,

scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafic a circuitului documentelor).

procedurile se distribuie tuturor structurilor organizatorice implicate

Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ...................................

.............................................

...............................................

Nr. de ex. .............................

Departamentul (Direcia)

Cod: PO.XXX.YY..................

Revizia ................................

..............................................

Nr. de ex. .............................

Pagina ........... din .................
Exemplar nr. ........................

Nr. Denumirea
Numr de
Elaborator Aprob
Difuzare
anex
anexei
exemplare
0

1.
2.
..........
n
22

Arhivare
Loc
6

Alte
Perioad elemente
7

Minea Victoria

Este necesar ca procedura s aib un cuprins pentru a se gsi mai uor componentele acesteia pentru
utilizatori.
Entitatea public

Procedura operaional

Ediia ..........

........................................... ........................................... Nr. de ex. ..........

....
Cod:PO.XXX.YY.................. Revizia ..........
Departamentul (Direcia)
Nr. de ex. ..........
...........................................
Pagina .......... din ..........
....
Exemplar nr. ..........

Cuprins
Numrul
componentei n
cadrul
procedurii
operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Coperta
1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei

sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

2.

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii

operaionale

3.

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup

caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

4.

Scopul procedurii operaionale

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

23

Pagina

Minea Victoria

6.

Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii

procedurate

7.

Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura

operaional

8.

Descrierea procedurii operaionale

9.

Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

10.

Anexe, nregistrri, arhivri

11.

Cuprins

Avizare dup elaborare, procedurile se transmit tuturor structurilor organizatorice afectate de

procedura respectiv pentru obinerea avizului conductorilor acestora. Dup obinerea acestor
avize, procedurile se transmit pentru avizare (se va utiliza formularul F-PS-NN.YY / FPO.XXX.YY.ZZ)
Aprobare dup ce procedura a fost avizat aceasta se transmite pentru aprobare.
Formulare
Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS-NN.ZZ sau F-POXXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY reprezint numrul de ordine al PS, respectiv PO, iar ZZ
reprezint numrul de ordine al formularului n cadrul procedurii respective, XXX reprezint codul
compartimentului care a realizat procedura.
Arhivarea procedurilor

Originalele PS retrase / revizuite se claseaz i se pstreaz timp de 5 ani ntr-un spaiu special
amenajat.

24

Minea Victoria

Originalele PO retrase / revizuite se claseaz i se pstreaz timp de 5 ani de ctre

compartimentele care le-au elaborat.
Dup aceast perioad, att PS ct i PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea
reglementrilor specifice arhivrii.

n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv trebuie respectate urmtoarele reguli:

procedurile cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic, iar apoi n ordinea codului procedurii
se ndeprteaz acele, clamele, capsele, agrafele metalice, filele nescrise
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure citirea

complet a textului, datelor i rezoluiilor

dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file (n cazul depirii acestui numr, se

constituie mai multe volume ale aceluiai dosar)

filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu un creion negru (n cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare

volum)
pe coperta dosarului se nscriu: denumirea instituiei i a compartimentului creator, numrul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit, numrul de

file, volumul i termenul de pstrare

se adaug la nceputul dosarului o pagin care va conine numele persoanei care a ndosariat
procedurile, data ndosarierii, semntura persoanei respective, precum i semntura
conductorului compartimentului i textul: Prezentul dosar conine.....file.

Conductorul fiecrei structuri organizatorice rspunde pentru ntocmirea proiectului de

nomenclator pentru documentele compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de
eful compartimentului arhiv i se nainteaz n 2 exemplare spre aprobare i confirmare.
Arhivarea dosarelor cu proceduri se va face n conformitate cu Instruciunile de reglementare a
modalitii predrii dosarelor la Biroul Arhiv i Registratur General.

25

Minea Victoria

Revizia unei proceduri

Revizia unei PS sau a unei PO urmeaz aceeai succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct
de vedere al propunerii, elaborrii, pregtirii, analizei, aprobrii i difuzrii.
Revizia PS - atunci cnd un compartiment constat c o PS necesit mbuntiri sau c au avut loc
modificri ale riscurilor sau ale cadrului normativ care afecteaz ntreaga instituie se solicit revizia
unei PS. n acest scop, compartimentul respectiv nainteaz o solicitare de revizie spre analiza
secretariatului Comisiei. Solicitarea va conine codul PS la care se face referire, motivaia solicitrii
reviziei i propunerea de modificare a PS. Secretariatul Comisiei include pe ordinea de zi analiza
oportunitii reviziei propuse. n condiiile n care se consider de ctre Comisie oportun
propunerea prezentat, aceasta solicit, conductorului compartimentului responsabil cu elaborarea,
efectuarea amendrii PS.
Revizia PO - atunci cnd o persoan din cadrul compartimentelor, care aplic sau sunt interesate de
o PO constat c procedura necesit mbuntiri, sau cnd se constat c au
avut loc modificri ale riscurilor specifice sau ale cadrului normativ, ce pot afecta activitatea
compartimentului respectiv, se solicit revizia PO. n acest scop, persoana respectiv nainteaz o
solicitare de revizie conductorului compartimentului care a elaborat PO.

26

Minea Victoria

Bibliografie

O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele
de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial

Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor

publice

http://www.mfinante.ro

27

Minea Victoria

28