OpenERP

- Nimic mai usor!

(Implementarea pe nelesul tuturor a sistemului electronic
pentru gestionarea afacerii OpenERP 7)

Mircea Prodan
- 2014 -

Cuprins

Cuprins ................................................................................................................................... 2
Prefa .................................................................................................................................... 4
Cui i este adresat aceast carte ...................................................................................................... 6
Istoria crii ...................................................................................................................................... 6

Introducere ............................................................................................................................. 8
Ce este ERP? ..................................................................................................................................... 8
De ce OpenERP? ............................................................................................................................. 10

Cap. II Instalarea OpenERP 7 n Windows .............................................................................. 12

Instalarea modulelor ...................................................................................................................... 16

Cap. III Studiu de caz. Implementarea OpenERP ntr-o companie ......................................... 18

Copy Shop SRL o companie din domeniul serviciilor de printing ................................................... 18
Setri iniiale necesare ................................................................................................................... 20

Cap IV Instalarea i funcionarea modulului Managementul Vnzrilor ............................. 24

Setarea informaiilor despre companie ........................................................................................... 33
nelegerea fluxului de lucru a comenzii de vnzare ........................................................................ 37

Cap.V CRM sau explorarea gestionrii relaiei cu clienii n OpenERP ................................... 40

Folosirea CRM ca strategie de afaceri ............................................................................................. 40
Gestionarea experienei clienilor ................................................................................................... 41
Instalarea i funcionarea aplicaiei CRM ........................................................................................ 43
Setarea manual a parolei .............................................................................................................. 46
Urmrirea prospecilor (leads) i a oportunitilor .......................................................................... 47
Folosirea caracteristicilor de chat din OpenERP .............................................................................. 51
Programarea unui apel telefonic ..................................................................................................... 53
Negocierea vnzrii ........................................................................................................................ 54

Cap.VI Contabilitate i finane ............................................................................................. 58

Instalarea modulului de contabilitate i finane .............................................................................. 58
Urmrirea tranzaciilor contabile n urma procesului de vnzri ..................................................... 60
Implementarea taxelor ................................................................................................................... 63
Setarea propriilor conturi ............................................................................................................... 65
Configurarea anului i a perioadelor fiscale .................................................................................... 66

Cap.VII MRP Planificarea resurselor de producie ............................................................. 67

Fabricare produsului ....................................................................................................................... 67
Livrarea comenzilor ........................................................................................................................ 67
Instalarea modulului de planificare a resurselor de producie MRP .............................................. 68
2

Alctuirea listei de materii prime .................................................................................................... 69

Confirmarea produciei ................................................................................................................... 70
Analiza inventarului ........................................................................................................................ 71
Gestionarea procesului de producie .............................................................................................. 72
Crearea unui centru de lucru .......................................................................................................... 72
Crearea ordinii de producie ........................................................................................................... 74
Crearea unui ordin de fabricare n centrul de lucru ......................................................................... 75

Cap.VIII Implementarea aplicaiei Resurse Umane .............................................................. 77

Abordarea modular a resurselor umane ....................................................................................... 77
Instalarea aplicaiei Directorul Angajailor (Employee Directory) ................................................. 77
Crearea unui angajat ...................................................................................................................... 78
Gestionarea pontajelor ................................................................................................................... 80
Setarea unui cont pentru evidena orelor ....................................................................................... 81
Configurarea angajatului pentru introducerea pontajului ............................................................... 82
Gestionarea nvoirilor ..................................................................................................................... 83
Gestionarea procesului de recrutare de personal ............................................................................ 84
Crearea unei aplicaii pentru angajare ............................................................................................ 86
Drepturile de acces ale utilizatorilor sistemului .............................................................................. 87

Cap.IX Managementul proiectului ........................................................................................ 92

Crearea proiectului ......................................................................................................................... 93
Definirea sarcinilor proiectului ....................................................................................................... 96
Definirea unor informaii suplimentare ale sarcinii ......................................................................... 97
Crearea unei sarcini adiionale ....................................................................................................... 97
Completarea sarcinilor proiectului .................................................................................................. 99

Anexe tehnice ..................................................................................................................... 101

Instalarea in cinci pai a sistemului OpenERP n Ubuntu 12.10 ...................................................... 101
Unde se afl modulele OpnERP n Ubuntu .................................................................................... 102
Setarea serviciului outgoing de email al companiei ....................................................................... 102

Customizarea OpenERP ....................................................................................................... 104

Activarea modului de programare (developer mode) .................................................................... 104
Salvarea bazei de date .................................................................................................................. 105
Restaurarea bazei de date ............................................................................................................ 107
Adugarea unui cmp personalizat n OpenERP ............................................................................ 107

Bibliografie ......................................................................................................................... 112


Prefa

Pasionat de limbajul de programare Python, autodidact convins, am crezut
la un moment dat c am cptat destul experien ca s mi permit s aplic
pentru un job ce implica aceast abilitate. Aa c s-a ivit prilejul s aplic, mai mult
ntr-o doar, pentru un post ce pretindea o astfel de calificare. A fost mi
amintesc, o chestiune extraordinar, pentru c am trimis aplicaia acuma, iar n
zece minute am fost sunat de ctre angajator. Am expediat de-a lungul timpului
zeci de aplicaii la numeroase firme, dar niciuna, niciodat, nu s-a dovedit att de
prompt n trimiterea feed-back-ului.
Acela a fost momentul n care am auzit pentru prima dat despre OpenERP.
Restul e istorie (personal).
Din pcate, nu m-am ridicat niciodat la ateptrile angajatorului meu care,
se vdete, i dorea un programator back-end cu un nivel ridicat de experien,
ceea ce eu nu eram. Totui, am pstrat mult timp legtura, tnrul respectiv,
cruia a fi putut s-i fiu tat, dovedindu-se un desvrit comunicator. De la el
am nvat multe chestiuni legate de Internet, de aplicaii IT i mai ales de
OpenERP.
Mulumesc Clin!
Apoi, ptrunznd din ce n ce mai tare n universul fascinant al OpenERP,
am dedus la un moment dat c pur i simplu m-am ndrgostit de o aplicaie
informatic! Poate c vi se pare ciudat, dar dac vei ncerca, fie i ca hobby, un
sistem de gestionare electronic a unui business precum OpenERP, s-ar putea s
pii acelai lucru, cci, OpenERP d dependeni nu c-ar fi tocmai ru!
4

La sfatul amicului meu din cellalt capt al rii, cu care m-am descoperit pe
platforma Indeed, am implementat OpenERP la propria-mi firm, o micu
afacere de tip Copy Shop. O parte dintre exemplele crii sunt preluate de aici.
Acest lucru m-a ajutat enorm, pentru c o dat cu trecerea timpului, cotrobind
prin mruntaiele sistemului, introducnd i prelucrnd date preluate din firma
mea, am reuit s controlez bine spre foarte bine ntreaga arhitectur a ansamblul
informatic.
M simeam precum un dirijor, cci OpenERP este (ca) o simfonie... Ceea ce
e un lucru de laud, orict de lipsit de modestie pare afirmaia mea.
Simindu-m n putere s implementez OpenERP pentru alte companii, am
purces la ncercarea de a-mi vinde serviciile de consultant. Numai c aici a
intervenit venica i stupida inerie romneasc la nou. Desigur c managerii cu
care am discutat - nu foarte muli la numr - n-auzisera nici ei niciodat despre un
sistem integrat de gestionare a afacerii. Unul singur dintre ei, cu studii IT, ce tia
bine ce este OpenERP dar care conducea o firm de construcii, a prut
interesat. Am czut de acord s-mi trimit detaliile (el dorea o implementare pe
partea de management a proiectului, cu care OpenERP se descurc mai mult ca
onorabil) numai c acest lucru nu s-a mai ntmplat. Nu tiu care a fost motivul
pentru care tnrul patron mi-a trntit ua-n nas, dup ce - credeam eu -
btusem palma n proporie de 90 de procente. Dar, uneori, cile antreprenorilor
cu preponderen romni - sunt mai netiute ca ale Domnului
Din pcate, oamenilor de afaceri nu are cine s le explice binefacerile unei
astfel de investiii. n fapt, n privina OpenERP investiia e zero, costurile fiind cele
de implementare, customizare (personalizare) a sistemului i de colarizare a
personalului, nici ele foarte ridicate, de ordinul a ctorva sute de euro.
5

Din nefericire, de cele mai multe ori, oamenii de afaceri autohtoni nici nu
vor s aud de cheltuieli pe partea IT, ei nerealiznd c o investiie fcut acuma
le va aduce economii substaniale ntr-un viitor nu foarte ndeprtat.
Dar triesc cu sperana c ntr-o bun zi, nu ndeprtat ca orizont
temporal, managerii romni vor realiza excepionala trstur a unui sistem ERP,
aceea prin care pot avea controlul total al afacerii lor de pe un singur computer:
cel situat pe biroul lor. Cci aceasta este caracteristica cea mai important a unui
sistem ERP: aducerea la un loc a tuturor serviciilor unei companii, de la agenii de
vnzri i clienii lor, pn la producerea mrfii, printarea facturii, ncasarea
banilor i livrarea produsului.
Un sfat final: dac v hotri s implementai un sistem ERP un lucru este
esenial: fiecare angajat e obligatoriu s introduc ZILNIC datele n sistem! Altfel,
investiia s-ar putea s duc nu la succes ci la un eec de proporii.
Cui i este adresat aceast carte
Cartea de fa se adreseaz acelora care au prins gustul unui sistem Entreprise
Resource Planning, celor interesai s implementeze un astfel de sistem din surs
deschisa i mai ales celor care deja l-au implementat dar nu tiu prea bine ncotro
s-o apuce. Acest carte v scutete de efort. Desigur, ea poate fi consultat de
toi cei curioi ori pasionai de un sistem ERP.

Istoria crii
Istoria acestei crii e uor ciudat, cci ea include dou stadii. Primul a fost o
comand venit de la un antreprenor ce se ocup cu implementarea unor astfel
de sisteme de gestiune a afacerii. El dorea s fac lucrarea cadou celor care-i
6

cumprau serviciile. Numai c respectiva nelegere nu s-a materializat pn la

urm.
A doua transformare a sosit n momentul n care am czut de acord cu o student
la informatic economic s-i redactez o lucrare de licen. i aceast nelegere a
disprut, aa cum a disprut i studenta ntrziat.
Al treilea stadiu - sper ultimul, este acesta, n care am ndulcit unele aspecte ale
lucrrii iniiale, am imbogait-o cu altele noi i cred eu, am fcut-o mult mai
accesibil.
Cartea prezint numeroase capturi de ecran, dezvluite o dat cu implementarea
noilor module OpenERP. Totodat, pentru parcurgerea ei, nu este necesar
cunoaterea vreunui limbaj de programare pentru c totul se face dintr-o
fereastr GUI, tot aa cum deschidei i utilizai o pagin de web.
Am credina c v vei bucura de o lectur interesant, foarte puin tehnicizat,
despre un sistem ERP ca o poveste: OpenERP.











7

Introducere
Ce este ERP?
ERP trei litere care ar putea schimba viaa oricarui antreprenor! Ce
nseamn totusi ERP? Este abrevierea expresiei din limba englez Entreprise
Resource Planning i dac-ar fi s-o traducem mot-a-mot, ar rezulta Planificarea
resurselor organizaiei.
O definiie de manual ar fi planificarea eforturilor de producie, vnzare i
marketing ntr-un sistem consolidat de management1. ERP-ul are drept
fundament combinarea tuturor bazelor de date ale departamentelor unei
companii ntr-una singur i care poate fi accesat de ctre toi angajaii. ERP
automatizeaz sarcinile implicate n efectuarea procesului afacerii.
ERP este o aplicaie software cu ajutorul creia se gestioneaza toate aspectele i
resursele afacerii.
Dac la momentul demarrii unei afaceri e nevoie pentru gestionarea ei
doar de un creion i o coal de hrtie, cu timpul, o dat cu dezvoltarea afacerii,
aceste dou elemente nu mai sunt cu siguran de prea mare ajutor.
Exista din ce n ce mai muli clieni, mrfuri i itemuri mai numeroase, afacere se
extinde, se nchirieaza depozite, se angajeaza personal, se dezvolta colaborarea
cu furnizorii, ntr-un cuvnt afacerea creste si o data cu ea volumul din ce n ce
mai mare de informaie care trebuie procesat.
Cea mai la ndemn soluie la care oamenii se gndesc atunci cnd trebuie
s rezolve astfel de probleme este s utilizeze foi tabelare de calcul, de genul
celor puse la dispoziie deloc ieftin de Microsoft, precum Office Excel. Totui, o
astfel de rezolvare i arat repede limitele: procesul ncepe s dureze din ce n ce

1

Sursa: http://cio.com/summaries/entreprise/erp/index.html,

mai mult chiar i pentru realizarea unui lucru banal, automatizarea este limitat i
erorile ncep s devin loc comun. Este apoi dificil de facut comunicarea ntre
diverse foi tabelare ca s nu mai vorbim ct de greu este s realizezi o foaie de
calcul care s vorbeasc cu toat lumea. inerea la curent a angajailor cu
datele despre afacere, sincronizarea lor este aproape imposibil.
Aici este momentul n care pentru o afacere de succes ii fac apariia
solutiile ERP. Ele depind de forma i genul afacerii, de complexitatea i industria
de care business-ul aparine. Soluiile ERP acoper uneori nevoile unei corporaii
gigant, alteori doar pe cele de baz ale unei IMM.
Tipic, o aplicaie ERP consta n mai multe module care pot fi instalate
individual i bazate strict pe nevoile specifice firmei. Fiecare modul este conectat
pe o singur latur a procesului afacerii, de exemplu pe dezvoltarea vnzrilor.
Cele mai comune module ERP sunt legate de planificare,
cumprare/distribuie/vnzare, contabilitate i finane, HR, aa dup cum ncerc
s art n figura de mai jos:

CRM

Manageme
nt Financiar

Vnzri &
Marketing

HR

ERP

SCM

Producie

Fig. 1.1. Aplicaie ERP i modulele aferente comune

Legenda: SCM = Supply Chain Management; CRM = Customer Relationship Management; HR = Human
Resources

Complexitatea unei afaceri ce pare uneori descumpnitoare poate nsa fi lesne i

rapid dezlegat i aezat n slujba antreprenorului cu soluii precum OpenERP. n
aceast lucrare voi scrie despre aplicaia OpenERP.

De ce OpenERP?
Orice afacere, fie mai mic ori mai mare, are nevoie pentru o dezvoltare
sntoas de o contabilitate pe msur. Pstrarea i inerea registrelor contabile
ntr-o ordine desvrit la timp, permanent actualizat i sincronizat cu
realitatea din teren, sunt elemente eseniale ntr-o afacere de succes. Aici
includem bugetul general, salariile angajailor, gestionarea cash-ului dar i a
activelor firmei, plata achiziiilor de mrfuri etc. OpenERP poate s fac cu
maxim lejeritate i desvrit profesionalism toate acestea.
OpenERP poate s fie de un ajutor inestimabil n privina aspectelor legate
de producie. Cu ajutorul OpenERP ai spre exemplu permanent controlul asupra
componentelor necesare fabricrii unui produs, de la stadiul de proiect i pn la
produsul final. Nu conteaz dac afacerea este productoare de nclminte,
mncare sau cipuri electronice pentru calculatoare. OpenERP gestioneaz
minunat comenzile, listele de materiale, inventarul general, stocurile, achiziiile,
interaciunea cu furnizorii i multe alte lucruri de pe acelai palier.
Totui, o caracteristica deosebit a aplicaiei OpenERP este simplificarea
interaciunii cu clienii si mai ales capacitatea ei de a mbunti procesul de
vnzare, incluznd aici marketingul, promovarea, urmrirea i procesarea
potenialilor clieni. n plus, OpenERP se pliaz perfect cu nivelul B2C (end user)
sau B2B (afiliai, colaboratori, furnizori etc).

10

OpenERP faciliteaz nelegerea propriei afaceri, ce funcioneaz i ce nu

funcioneaz in luntrul ei. Aplicaia permite n acest sens crearea de rapoarte
care pot fi printate dar i analize simple sau complexe ale datelor afacerii.
Mai presus de toate ns i spre deosebire de soluiile proprietate furnizate contra
unor sume adesea inaccesibile unui antreprenor de rnd de companii precum
Oracle, Microsoft ori SAP, OpenERP este o aplicaie gratuit. Cu rbdare i
ntelepciune i mai ales cu costuri mult reduse, OpenERP poate fi implementat
cu succes oricrei afaceri de mici sau mari dimensiuni.

















11

Cap. II Instalarea OpenERP 7 n Windows

Ca oricare alt produs digital, aplicaia OpenERP se poate descrca din
seciunea Downloadsde pe site-ul companiei productoare. n cazul nostru
avem link-ul https://www.openerp.com/start?download . n prealabil, pentru a
se permite accesul la descrcarea fiierelor de instalare, trebuie creat un cont pe
www.openerp.com n care vor fi introduse cteva date precum o adres de email
i o parol.
n momentul n care se d click pe iconia Windows, descrcarea unui fiier
executabil pornete automat. El are puin peste 76 de Mb.

Fig.2.1 Site-ul www.openerp.com (Seciunea Downloads)

O dat descrcat fiierul executabil (numit openerp-allinone-setup-7.0-latest) se

d dublu click pe el pentru a ncepe instalarea, aa cum se poate vedea n
imaginile de mai jos:

Fig.2.2 Instalare OpenERP

12


Fig.2.3. Instalare OpenERP (Windows)

n momentul n care procesul s-a terminat, exist posibilitatea pornirii directe a

aplicaiei:

Fig.2.4. Instalare cu succes OpenERP (Windows)

Dac se doreste ca acest lucru s se fac mai trziu, trebuie ca n browser s fie
accesat link-ul http://localhost:8069 care ne va duce n pagina de setare a bazei
de date. Este momentul aici s reamintim c OpenERP nmagazineaz toate
informaiile pe care utilizatorul le introduce din interfaa grafica ntr-o puternic

13

baz de date PostgreSQL3. Mai trebuie spus c OpenERP este o aplicaie scris n
limbajul foarte flexibil i modern de programare Python. Dup cum se va putea
observa pe parcurs, cele dou entiti (Python i PostgreSQL) se completeaza
reciproc foarte bine, ceea ce determin o experien admirabil pentru userul
aplicaiei OpenERP.
nainte de a purcede la instalarea modulelor de care utilizatorul este interesat,
este necesar alctuirea i setarea coordonatelor unei baze de date, aa dup
cum se poate vedea n figura de mai jos:

Fig.2.5. Crearea bazei de date

Trebuiesc introduse numele bazei de date i parola de acces. Exist de asemenea
posibilitatea ncrcarii datele demonstrative ale aplicaiei.
Dup ce au fost completai aceti pai, se acceseaza link-ul http://localhost:8069
moment n care pe ecran va aprea fereastra de logare n aplicatie. User-ul
implicit este admin iar parola, cea aleas n momentul crerii bazei de date:

n Windows PostgreSQL este instalat o dat cu aplicaia OpenERP

14


Fig.2.6. Logare n OpenERP

Dup logare, pe ecran va aprea o interfaa prietenoas n care se gasesc cele mai
importante module pe care OpenERP le pune la dispoziie i care pot ncepe s fie
adugate sistemului:

Fig.2.7. Interfaa principal OpenERP

Fiierele aplicaiei OpenERP sunt instalate implicit n Program

Files/OpenERP7.0/Server/, iar modulele n Program
Files/OpenERP7.0/Server/server/openerp/addons. Este indicat s nu fie schimbate
setrile implicite.
15

Instalarea modulelor
n editia cu numarul 7 (ultima i cea cu care vom lucra n continuare) a aplicaiei
OpenERP modulele se instaleaz pe rnd. Astfel, de exemplu, fcnd click pe
modulul CRM aplicaia va instala acest modul. Trebuie puin rbdare (de fapt
chiar programul invit la aceasta) pn cnd sunt instalate toate datele necesare
funcionrii exacte a modulului. Apoi, pentru a reveni n fereastra principal n
care se gsesc modulele (fig.2.7.) se merge n bara de sus (nou aprut) i se da
click pe opiunea Settings (fig.2.8.):

Fig.2.8. Instalarea modulelor

Pe rnd, in functie de necesitile companiei, se instaleaz modulele principale

precum Accounting & Finances, Project Management, MRP, Warehouse, Sales
Management, Employe Directory (HR), Address Book.
Din acest moment, aplicaia poate ncepe s fie utilizat la ntreaga ei capacitate.
Desigur c exist mult mai multe module care pot fi adugate, fereastra principal
afind doar pe cele mai importante. Pentru a filtra i eventual a ajunge la
celelalte module exist un mic motor de cutare (asemntor Google) ilustrat de
o fereastr situat n colul din dreapta sus al aplicaiei. Aici, se alege n sidebarul
din stnga opiunea Installed module i apoi mergnd n csua de cutare, se
deselecteaza Installed dar se selecteaza Not installed. Vor aprea modulele
neinstalate:
16


Fig.2.9. Csua de cutare module

17

Cap. III Studiu de caz. Implementarea OpenERP ntr-o companie

Pn n acest moment am vzut ce nseamn un sistem electronic de
gestionare a afacerii, ce reprezint OpenERP, adic un astfel de sistem open
source i cum se instaleaz el independent pe calculatorul unei companii.
Este deci momentul ca de acuma ncolo s analizm utilizarea i implementarea
OpenERP ntr-o companie.
Aa cum am artat pe scurt n introducerea lucrrii de fa, OpenERP este o
colecie de aplicaii bussiness disponibil sub licena open source. Din acest
motiv, OpenERP poate fi utilizat fr plata unei licene i totodat poate fi
customizat n funcie de nevoile specific ale firmei.
Exist numeroase avantaje n folosirea soft-ului open source (surs deschis).
Termenul open source acoper un numr impresionant de licene dar care
conine propriul sistem de limitari. OpenERP i toate modulele lui sunt realizate
sub Affero General Public License (AGPL) versiunea 3. O caracteristic important
a licenei de acest tip este c orice modul construit care ruleaz sub OpenERP
trebuie s fie realizat din surs deschis4.
Lucrarea de fa va prezenta extins un studiu de caz bazat pe o companie fictiv
dar care se poate plia perfect pe o companie din lumea real.

Copy Shop SRL o companie din domeniul serviciilor de printing
Copy Shop SRL este o firm de dimensiuni reduse care activeaz in spaiul
serviciilor de tiprire. Ea produce cri de vizit, invitaii pentru evenimente

4

http://gnu.org/licenses/agpl-3.0.html

18

speciale, tipizate contabile, imprimri pe tricouri i alte forme de imprimri n

volum mic spre mediu. Cu ajutorul OpenERP vom nregistra ntr-o baz de date
unic toate aspectele afacerii dezvoltate de firma respectiv.
Vom ncepe cu cel mai simplu mod de procesare al unei comenzi prin vnzarea
unui set de cri de vizit produse de ctre Copy Shop SRL. De aici ne vom muta la
operaiile de producie unde vom vedea mersul procesului realizrii comenzii.
Departamentul de vnzri al firmei se sprijin pe un puternic modul CRM, care,
dup cum vom vedea, este inclus n OpenERP. Aici vom observa cum sunt
gestionate oportunitile i prospecii.
Modulul de management al proiectului joac i el un rol foarte important n
organizarea proiectelor complexe i care pot s includ comenzi multiple i detalii
despre produse. Aa cum am amintit n capitolul I, OpenERP permite instalarea
doar a modulelor de care compania are nevoie. Aceast flexibilitate face ca
OpenERP s fie mult mai accesibil dect numeroase alte soluii ERP.
Trebuie amintit c n prezent multe companii care vnd soluii ERP i-au
dezvoltat afacerea i n mediul online. Cele mai cunoscute firme sunt Salesforce,
Microsoft, Oracle sau Sage.
Aceasta nseamn c sistemul ERP respectiv poate fi accesat dintr-un browser
(I.E., Chrome, Firefox, Opera etc) fr a mai fi nevoie ca aplicaia s fie instalat
independent pe un calculator al companiei. Cel mai mare avantaj al unei astfel de
abordri este acela c sistemul poate fi utilizat imediat. i OpenERP are o astfel de
soluie, cunoscut sub numele de Software as a service (SaaS).5
n general, companiile ofer o perioad limitat n timp, cuprins ntre 15 i 30 de
zile de prob a soft-ului. Dup ce s-a creat un cont, pot fi instalate modulele

5

http://en.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_service

19

dorite: CRM, depozit (Warehouse), contabilitate (Accounting) etc. Sistemul devine

activ imediat.
Problema cu utilizarea online a sistemelor ERP i OpenERP nu face
excepie este c dup expirarea perioadei de prob, companiile care
administreaz ERP online pretind un abonament lunar ce este uneori destul de
consistent. n cazul OpenERP, utilizarea n mediul virtual al sistemului cost 39 de
euro pe lun pentru un abonat. Aici sunt incluse instalarea cu uurin a
numeroase module, actualizarea automat a soft-ului pentru eliminarea
eventualelor deficiene, garanie nelimitat i suport.
Primul pas care trebuie fcut atunci cand se ia hotrrea implementrii
unui sistem ERP este observarea atent a tipului de afacere pentru ca s se poat
decide n deplin cunotin de cauz ce module OpenERP sunt necesare.
OpenERP este, aa cum am artat, un sistem modular de gestionare a afacerii. El
poate s conin uneori zeci sau chiar sute de module. Desigur, ntr-o afacere de
nivel mic spre mediu sunt necesare cteva module cum ar fi CRM (Customer
Relationship Management), managementul vnzrilor (Sales Management),
contabilitate (Accounting) sau gestionarea materiilor prime (MRP) ori a resurselor
umane (HR).
Prin urmare, dup ce ne-am hotrt asupra obiectivelor de baz, vom crea o baz
de date (a se vedea capitolul precedent) n care vor fi configurate informaiile
despre companie.
Setri iniiale necesare
Setarea unui sistem OpenERP nu este o sarcin uoar. Din acest motiv,
numeroase companii au probleme creznd c doar trebuie instalat software-ul i
adugate date. Inevitabil, proiectul crete i ceea ce se presupunea a fi un sistem
20

simplu se poate termina ntr-o confuzie general. Din fericire, proiectarea

modular a OpenERP permite implementarea sistematic aplicat pentru o
anume afacere. Pentru implementarea OpenERP trebuie ca managerii companiei
s plnuiasc foarte bine i indelungat ce module sunt necesare mai nti. Din
acest motiv, nu este deloc indicat instalarea tutoror modulelor de la bun nceput.
Ca s intelegem ct mai bine cum lucreaz OpenERP, vom alctui un
exemplu imaginar dar preluat din lumea real : firma Copy Shop SRL. Folosind
proiectarea modular a OpenERP vom ncepe cu implementarea modulului Sale
Order ca s configurm vnzarea unui produs de baz al firmei. n cazul nostru
vom realiza i vinde cri de vizit. Dup cum se va observa n continuare, vom
extinde sistemul prin adugarea de noi module.
Pentru adugarea propriei companii n OpenERP, trebuie ca prima dat s crem
o baz de date. Pe msur ce noi module sunt adugate, tabelele necesare
acestora sunt la randul lor nregistrate n baza de date.
Cum s-a vzut n capitolul dedicat instalrii sistemului, OpenERP ofer instruciuni
clare pentru crearea bazei de date. S relum procesul n cele ce urmeaz pentru
firma Copy Shop SRL:
1. Setarea parolei master implicit. Parola master pentru OpenERP este admin.
Din motive de securitate este esenial ca aceasta s fie schimbat.
2. Alegerea numelui bazei de date. Cnd facem aceast alegere este foarte
important s gsim un nume care s descrie ct mai bine genul de afacere.
Aici trebuiesc urmate cteva reguli:
- Baza de date nu poate s conin spaii i trebuie s nceap cu o liter sau
un numr
- Nu sunt permise virgule, puncte sau ghilimele
21

- Liniuele joase sau cele de spaiere sunt permise doar dac nu reprezint
primele caractere din nume
- E bine s fie specificat dac baza de date (DB) este pentru dezvoltare
(development), testare sau producie.
innd cont de toate acestea vom denumi baza noastr de date pentru Copy Shop
SRL, COPYSHOP-DEV.
Am adugat sufix-ul DEV ca s ne dm seama c este pentru dezvoltare i nu
pentru testare sau producie (la fel de bine puteam s adugm sufix-ul TEST
pentru testare sau PROD pentru producie).
Atunci cnd se creeaz o baz de date nou exist posibilitatea ncrcrii datelor
demonstrative (exemple). Pentru c totui studiem un exemplu similar celor din
lumea real, vom evita s facem acest lucru.
OpenERP ofer o varietate de traduceri cu suport pentru numeroase limbi,
inclusiv pentru limba romn. Vom alege aceast limba pentru exemplu nostru.
Oricum, pentru o alt limb dect engleza, este necesar ca ea s fie instalat n
sistemul de operare.
Fiecare baz de date OpenERP este creat cu un cont de administrator numit
admin. Acesta este cunoscut ca i cont de superutilizator. Parola aleas n
timpul crerii bazei de date va fi parola contului de superutilizator (admin).
n cazul Copy Shop SRL alegem o parol i apoi dm clic pe opiunea Create
Database ca s generam baza de date COPYSHOP-DEV.
Gestionarea bazelor de date permite sarcini precum back-ul-ul (restaurarea) uneia
sau alteia dintre bazele de date din sistem. Cu OpenERP este posibil gestionarea
bazelor de date fr aciunea direct asupra serverului PostgreSQL (ceea ce poate
fi un lucru periculos i aflat nu la ndemna oricrui utilizator). De asemenea,
22

OpenERP poate configura mai multe baze de date sub aceeai instalare. Spre
exemplu, pe lng COPYSHOP-DEV pot exista i alte baze de date, nu doar
aceasta.

23

Cap IV Instalarea i funcionarea modulului Managementul Vnzrilor

Dup ce s-a dat clic pe butonul Create Database va dura ceva timp pn
cnd va fi afiat pagina principal iniial a sistemului (Settings/Setri). Aici se
gsesc modulele care pot fi instalate . Este momentul s instalm modulul Sales
Management/Vnzri ca s putem ncepe configurarea afacerii cu cri de vizit.
Prin urmare se d clic pe butonul Install din csua Sales Management.

Fig.4.1. Instalare modul Sales Management

Pe timpul instalrii se va putea observa afiat n centrul ecranului mesajul se

ncarc sau nc se ncarc pentru c iniierea modulului n baza de date
dureaz destul de mult.
O dat cu instalarea modulului de vnzri, sistemul te invit sa configurezi
pachetul de contabilitate ce va fi folosit n companie. Pentru Copy Shop SRL vom
utiliza pachetul Romnia Contabilitate

Fig.4.2. Instalare pachet contabilitate

24


O dat cu alegerea acestui pachet se observ ca sunt trecute automat numele
conturilor de debit i credit dar i simbolul monedei naionale a Romniei. Se d
clic pe butonul Apply pentru terminarea instalrii modulului Vnzri/Sales
Management.
Dup instalare, OpenERP ne duce direct n formularul Clieni(Customers). Dac
privim cu atenie formularul, se observ c n partea stng sus este indicat c ne
gsim n seciunea Clieni.

Fig.4.3. Clieni

n partea dreapt sus exist o csu de cutare. Aceasta permite gsirea rapid a
nregistrrilor din OpenERP. Dac ne aflm n sectiunea Clieni va aprea
opiunea de cutare a clienilor. Dac suntem n seciunea Produse, csua de
cutare permite gsirea nregistrrilor produselor introduse n sistem.
OpenERP pune la dispoziie o interfa standard din care se poate trece n
vizualizarea sub form de list, de formular, kanban sau grafic.

25


Fig. 4.4. Vizualizri diferite

Cum ns n sistem nu exist nicio nregistrare, s adugm una ca s putem

explora mai departe interfaa OpenERP.
Pentru aceasta vom crea primul nostru client. Se d clic pe butonul Creai. Firma
Copy Shop SRL produce i vinde cri de vizit pentru clieni bussiness sau pentru
alte tipuri de consumatori. Pentru exemplul nostru vom introduce un client fictiv
pe nume Mihai Popescu, care dorete s cumpere un set de cri de vizit.
OpenERP ofer flexibilitate n colectarea informaiilor despre client i din acest
motiv multe cmpuri (csue) din formularul de creare nu este obligatoriu s fie
completate.
Trei cmpuri principale sunt ns obligatorii:
- Numele clientului
- Contul de ncasri (Accounts receivable account)
- Contul de pli (Account payable account)
Restul cmpurilor sunt opionale. Vom vedea mai trziu cum se configureaz
OpenERP ca s adugm cmpuri obligatorii.
Cum se poate vedea n figura de mai jos, completam cmpurile obligatorii cu
datele despre clientul Mihai Popescu:

26


Fig.4.5 Crearea unui client nou

n partea cea mai de sus a formularului exist o csu (nebifat) care informeaza
sistemul dac acest client este o companie. Pentru exemplu de fa lsm csua
nebifat, considernd c Mihai Popescu este doar un client persoan fizic.
Desigur, dac avem de-a face cu o companie, csua trebuie marcat. n acest din
urm caz devine necesar asocierea unei persoane de contact companiei.
OpenERP utilizeaz o interfa consistent pentru introducerea datelor. O dat ce
utilizatorul OpenERP a deprins cum se introduc datele ntr-un formular, nu ar
trebui sa fie probleme cu alte tipuri de formulare.
Cmpurile obligatorii au ntotdeauna un fond violet spre albastru (purple). Dac
se observ un cmp care are aceast culoare, trebuie ca el s fie neaprat populat
cu date. Altfel, nregistrarea nu poate fi salvat. Mutarea dintr-o csu n alta se
face cu mouse-ul calculatorului sau prin apsarea tastei Tab.
Multe cmpuri au dou opiuni n josul lor care permit adugarea altora sau
crearea de itemi care nu se gsesc n cmpuri (Create and Edit).

27

Notele Interne (Internal Notes) permit s adaugi informaii n plus despre un

client.
Zona de jos a formularului Clieni este mprit n dou tab-uri (pagini) care
ajut n organizarea informaiilor despre client. n pagina Vnzri i Achiziii
(Sales and Purchases) se pot atribui opiuni precum persoana de vnzare (agentul
de vnzri) i opiunile de email.
Sunt disponibile urmtoarele opiuni:
- Persoana de vnzare permite selectarea persoanei de vnzri atribuit
acestui client. Cu toate c nu este obligatorie, aceast opiune este
deobicei populat cu informaii dac sistemul de gestiune a vnzrilor este
integrat cu modulul CRM. Vom vedea mai trziu cum implementm CRM.
Deocamdat, se las acest camp necompletat.
- Referine de cele mai multe ori cnd o companie se hotrte s
impementeze un sistem ERP, ea are deja un numr de clieni. Acest camp
poate fi populat cu date despre un alt client. i pe acesta ns l lsm liber
pentru exemplul nostru.
- Limba OpenERP are posibilitatea s lucreze cu clienii ntr-o varietate
larg de limbi. n exemplul de fa selectm romna.
- Data n cele mai multe cazuri, data este definit n momentul
achiziionrii clientului. Lsm i acest cmp liber.
- Clientul - n OpenERP cmpul Client poate avea valorile Da sau Nu, deschis
sau nchis. Acest cmp spune sistemului c este vorba de nregistrarea unui
client. Cmpul trebuie bifat pentru ca OpenERP s-l recunoasc pe Mihai
Popescu drept client.

28

- Furnizor Pentru c baza de date COPYSHOP-DEV stocheaz informaiile

despre client i furnizori n acelai tabel, este posibil ca un client s fie i
furnizor. n exemplul nostru l pstrm pe Mihai Popescu doar client.
- Activ Aceast opiune permite tergerea unui client din lista clienilor fr
a-l terge ns din baza de date. Spre exemplu, dac un client n-a mai
cumprat nimic de mai mult vreme, opiunea Activ va fi nebifat.
- Primirea mesajelor de email (Receive Message by Email) permite s decizi
nivelul de comunicare pe care vrei s-l ai cu clientul i n ce condiii poate
el primi un email. Opiunile existente sunt:
a. Niciodat (Never)
b. Doar emailuri care sosesc (Incoming Emails Only)
c. Emailuri i discuii care urmeaz (Incoming Emails and Discussions)
d. Toate mesajele (Discussions, emails, followed syst. notif.)
- Opt-Out aceast opiune permite prevenirea oricrei campanii de
emailing ce poate fi trimis adeseori de pota electronic din nregistrarea
clientului. Pentru exemplul nostru lsm aceast opiune aa cum este
setat implicit de sistem.
S ne oprim puin la pagina de contabilitate a formularului creerii clientului. Cu
toate c la prima vedere pagina de contabilitate poate s sperie, ca s introduci
un nou client trebuie s adaugi unele informaii eseniale. Din fericire, sunt doar
dou cmpuri obligatorii n aceast pagin: contul de pli (Account Payable) i
contul de ncasri (Account Receivable):

29


Fig.4.6 Configurare conturi client

S explicm ce nseamn fiecare dintre cmpurile specificate n formularul de mai

sus:
- Poziia fiscal Aici exist doua opiuni: Normal Taxes i Tax Exempt.
Ultima variant este comun situaiilor de business to business.
- Contul de ncasri Plata imediat, 15 zile, 30 de zile net. Pentru exemplul
nostru alegem Plata imediat
- Total de ncasat este un cmp de calcul i anume el are valoarea 0.00
pentru c vorbim de un client nou. O dat ce acesta este facturat, valoarea
se modific.
- Cont Pli Cu toate c este obligatoriu, muli clieni aleg s nu-l foloseasc
niciodat. Oricum, dac cmpul Furnizori (Suppliers) este bifat, acesta va fi
contul contabil de pli folosit n tranzaciile cu furnizorii. Totui, el trebuie
specificat n exemplul nostru pentru ca formularul s poat fi salvat.
Dup ce au fost introduse informaiile despre noul client Mihai Popescu, se apas
butonul Salvai (Save).
S vedem n continuare cum se adaug produse n OpenERP.
Din moment ce avem deja un client, e timpul s adugm unele produse pe care
s le vindem noului client. Pentru exemplul nostru vom aduga produsul cri de
vizit clasice, pe hrtie cartonat de culoare alb. S reinem c ne aflm n
30

Vnzri de unde alegem opiunea Products/Produse din panoul din stnga al

ecranului:

Fig.4.7 Creare produs

Chiar dac am optat s instalm OpenERP fr exemple adiacente, sistemul

creeaz totui un produs implicit numit Service care are preul 75.00$. Vom lsa
acest produs n pace i vom creea unul nou prin apsarea butonului Creai. n
pagina care se deschide sunt mai multe opiuni care trebuiesc populate cu date:
- Numele produsului - este afiat n comenzi, facturi i n alte vizualizri care
se refer la produsul specificat. n exemplul de aici trecem Cri vizit
clasice
- Categoria implicit, produsele create sunt adugate categoriei Toate
Produsele. n funcie de nevoile afacerii se pot defini categorii adiionale
care s reprezinte ct mai exact linia de producie. Este posibil s
configurm subcategorii i chiar sub-subcategorii dac e vorba de o
producie complex. Pentru exemplul de fa vom lsa Toate Produsele
- Poate fi vndut lsm csua bifat
n pagina (tabul) de Informaii avem urmtoarele cmpuri:

31

- Tipul produsului: consumabil sau servicii. n cazul de fa alegem

consumabil
- Pre de vnzare adugm aici preul cu care vindem produsul. Pentru
cartea de vizit fixm un pre de 0.40 lei
- Referine Interne este util n msura n care adugm un produs
alternativ. l lsm liber
- EAN13Barcode ajut la nregistrarea produsului cu ajutorul soluiilor de
scanare; l lsm i pe acesta liber.
Ne mutm mai departe n pagina/tabul Aprovizionri unde gsim:
- Cost - chiar i fr modulul de cumprare instalat, este posibil s
specificm un cost pentru produs. Acesta este folosit pentru evaluarea
standard a stocurilor din contabilitate i ca pre de baz la comenzile de
cumprare o dat ce modulul respectiv este instalat. n exemplul acesta l
lsm pe valoarea 0.00.
- Descrierea furnizorilor cmpul permite descrierea produsului pentru
furnizori. Unele industrii gsesc acest lucru esenial n comunicarea
informaiilor despre produse furnizorilor de materii i materiale. Lsm i
acest cmp necompletat.
n pagina de Inventar gsim:
- Starea (dezvoltare, normal, sfrit de ciclu, depit). Alegem Normal
- Manager produs fiecare produs poate fi atribuit unui manager. Lsm i
acest cmp liber.
n pagina de Vnzri se pot aduga informaii n plus precum cote, garania
produsului, descrierea cotei.

32

Pagina Contabilitate are setat valoarea TVA de 24% din momentul n care am
instalat modulul de vnzri. Aici este locul unde un produs poate avea o tax
specific. Un exemplu ar fi igrile care au taxe n general mai mari ca alte buniri.
Taxele pot fi specificate deopotriv pentru clieni i furnizori.

Fig.4.8 Crearea unui produs

Dup completarea tuturor datelor cerute (sau mai puin cerute, dar pe care le
dorim nregistrate n sistem) se apas butonul Salvai care va nregistra n
OpenERP noul produs. Dac se apas butonul Renun (Discard) va fi afiat un
mesaj care ne anun c alegnd aceast opiune, toate informaiile introduse vor
fi pierdute.
Setarea informaiilor despre companie
Recapitulnd, putem spune c pna acuma avem un client i un produs noi.
nainte de a porni la crearea unei noi comenzi de vnzri, trebuie s configurm
informaiile despre compania Copy Shop SRL. n mod curent, OpenERP nu are de
unde s stie numele companiei i de aceea folosete numele generic Your
Company.
Putem localiza informaiile despre companie alegnd din meniul principal
opiunea Setri i apoi, din partea stng a ecranului Companii:

33


Fig.4.9. Informaii companie

Vor fi listate companiile introduse n OpenERP. Cum exist doar una singur cu
numele Your Company i pe care s-a lucrat pn acuma, se d clic pe ea n list.
n formularul care apare se d clic pe butonul Editai pentru a aduga
informaiile despre firma Copy Shop SRL.

Fig.4.10. Editare informaii companie

Aici, dup cum se poate vedea in figura 3.10. se introduc toate datele despre
firma Copy Shop.
Introducerea primei comenzi de vanzare
Sa recapitulm: avem pn acuma urmtoarele elemente:
- clientul: Mihai Popescu
- produsul: cri vizit clasice
34

- compania: Copy Shop SRL

Este momentul s vindem acest produs ctre client prin introducerea unei
comenzi de vnzare (sales order). Pentru aceasta se d clic pe Vnzri n meniul
principal, apoi din submeniul din stnga se alege opiunea Comenzi de vnzri

Fig. 4.11 Creare comand de vnzare

Se d clic pe butonul Creai. Va fi afiat formularul de comand/cotaie. Se

selecteaz clientul din meniul derulant din dreptul cmpului Clieni. l gsim pe
clientul Mihai Popescu i-l selectm.
La dat lsm ziua respectiv n care generm comanda. Daca este necesar, data
se poate modifica. Dac se d clic pe micul simbol al calendarului de lng dat, se
va deschide calendarul unde se poate configura data dorit. Pentru exemplul de
fa lsm ziua respectiv. La referinele clientului lsm liber.
Suntem acuma gata s specificm produsul pe care-l vindem. Se d clic pe
Adaug un element ca s adugm o linie. Primul cmp din aceast linie va fi
Produs. Selectm Cri vizit clasice din list. ntreaga linie va fi populat
automat ca n imaginea urmtoare:

35


Fig.4.12 Cotaie client

S notm c OpenERP nu face automat totalul cotaiei. Pentru a afla valoarea

comenzii se d clic pe actualizare (update) aflat sub Total, n josul formularului.
Descrierea lsm descrierea aa cum am fcut-o cnd am introdus produsul.
Cantitatea implicit, cantitatea este 1. Desigur c putem schimba valoarea
acestui cmp. n exemplul nostru, nimeni nu dorete o singur carte de vizit aa
c setm cantitatea = 50.
Taxe OpenERP va aduga automat TVA-ul de 24% pe care l-am definit la
nregistrarea produsului. Taxe adiionale pot fi adugate sau terse de pe aceast
linie.
Pret unitar Este posibil s rescriem aceast valoare; totui lsm aici valoarea
iniial adic 40 de bani / bucata.
Dup ce am trecut toate datele se d clic pe butonul Salvai iar cotaia de pre
va fi salvat. Formularul va fi remprosptat, afind adresa complet a clientului
i totalul comenzii.

36

nelegerea fluxului de lucru a comenzii de vnzare

Starea curent a comenzii clientului Mihai Popescu este dup cum se observ n
form de ciorn (draft quotation). OpenERP afieaz starea curent a tranzaciei
n colul din dreapta sus al formularului:

Fig.4.13 Flux lucru cotaie

Aceasta ne permite s vedem foarte uor stadiul unei tranzacii prin intermediul
fluxului (workflow) de lucru OpenERP. n exemplul de mai sus se poate vedea de
asemenea c pentru a fi considerat efectuat (Done), cotaia trebuie mai nti
trimis clientului. Aciunile disponibile cu privire la aceast cotaie sunt afiate n
partea stanga sus a formularului:

Fig.4.14. Aciuni posibile cu privire la cotaie

S analizm pe scurt ce reprezint fiecare buton n parte. Astfel, Trimite prin

Email va trimite la adresa de email a clientului aflat n nregistrarea clientului o
copie a cotaiei (nc nu putem face acest lucru pentru c nu am setat conturile de
email). Printeaza dac se d clic pe acest buton, va fi generat cotaia sub
forma unui document PDF care poate fi salvat pe calculator i apoi tiprit i
arhivat la contabilitate. Confirmai vnzarea acest buton va converti cotaia n
37

ordin de vnzare i va mpinge mai departe tranzacia n linia de lucru. Ultima

opiune, Anulai Oferta, dup cum i spune i numele, duce la anularea cotaiei.
Totui, ea nu este tears complet din baza de date, ci poate fi n continuare
vizibila. Renunarea la cotaie termin linia de lucru a ordinului de vnzare iar
cotaia va fi doar meninut n arhiva sistemului. n exemplul nostru nu vom
proceda la aceasta. Se d n continuare clic pe butonul Confirmai vnzarea
ceea ce va converti cotaia n ordin (comand) de vnzare.
n funcie de fluxul de lucru al afacerii, se pot petrece o serie de evenimente
diferite atunci cnd se confirm o comand de vnzare. Totui, nu e cazul
exemplului nostru simplu. Mergem mai departe i facturm clientul Mihai
Popescu pentru cele 50 de cri de vizit pe care le-a comandat. Pentru aceasta se
d clic pe butonul Contabilitate apoi pe Facturi client - > Creai.

Fig.4.15 Generarea facturii

Aceasta va genera o factur pentru comand, iniial sub form de ciorn.

Ce dorim s facturm?
OpenERP ofera o multitudine de opiuni de facturare. Exist urmtoarele
posibiliti:
38

- facturarea ntregii comenzi

- procentaj dac e selectat, eti invitat s introduci procentul din total pe
care-l vrei facturat
- pre fix (depozit)
- alte comenzi
Pentru exemplul nostru vom factura ntreaga comand. Se d clic pe Creare
Factur ca s generm factura. Se d apoi clic pe Valideaz care va confirma
factura i va posta tranzacia. Dac totul a mers cum trebuie, atunci vom putea
vedea pe ecran o factur similar cu cea din imaginea urmtoare:

Fig.4.16 Factura final

39

Cap.V CRM sau explorarea gestionrii relaiei cu clienii n OpenERP

Pn recent, majoritatea sistemelor ERP se concentrau ndeosebi pe partea de
produs. n prezent, lucrurile s-au inversat, afacerile fiind centrate pe client.
Gestionarea (managementul) relaiei cu clienii6 pune la dispoziie uneltele
necesare gestionarii informaiilor despre client i a interconectrii cu ei.
Subiectele pe care le vom dezbate n acest important subcapitol al studiului de caz
includ:
- dezvoltarea unui plan de implementare a sistemului CRM
- instalarea i configurarea modulului CRM din OpenERP
- definirea unui staff de vnzri i atribuirea lui clienilor
- gestionarea noilor prospeci i oportunitile de vnzare
Folosirea CRM ca strategie de afaceri
nainte de a ptrunde n specificaiile CRM din OpenERP este bine s discutm pe
scurt importana unei nelegeri ct mai exacte a implementrii CRM ntr-o
afacere. Succesul unei astfel de aciuni reclam mai mult planificare dect doar
instalarea soft-ului de computer i solicitarea adresat angajailor de a aduga
date n sistem. Soft-ul CRM este doar o unealt tehnic n asistarea vnzrilor
companiei i n marketing pentru a gsi noi oportuniti de afaceri i a strnge noi
clieni. Desigur c software-ul joac un rol important, dar ca s se obin beneficii
reale de pe urma lui este necesar o cercetare puternic cu privire la nelegerea
clienilor de pe urma creia s se poata realiza un model de comportament.
mprtirea experienei oamenilor din vnzri este un punct critic n nelegera
caracteristicilor i capacitilor sistemului. Adesea, oamenii de vnzri au propriile

6

n lib. Engleza = Customer Relationship Management sau prescurtat CRM

40

unelte pe care s-au bazat de-a lungul vremurilor pentru a-i atinge scopul. Fr
obiective i scopuri clare pentru ntreaga echip de vnzri, probabil c nu vor
folosi aceast unealt. Este deci momentul s se petreac timp cu pregtirea i
ncurajarea echipei ca s-i mprteasc experiena i cunotinele dobndite.
Numai aa implementarea unui sistem CRM se va dovedi un succes.
Gestionarea experienei clienilor
n prezent, clienii au la dispoziie o gam uris de alegeri atunci cnd doresc s
cumpere un produs sau un serviciu. La nivel fundamental clienii dezvolt o mare
loialitate pentru brandurile n relaie cu care au avut o experien pozitiv.
Companii precum Apple sau Coca Cola sunt mari i de succes pentru c au
dezvoltat o loialitate foarte ridicat a clienilor bazat pe experiene pozitive. Un
sistem CRM necesit s te pui n locul clientului i s dezvoli o strategie
concentrat pentru mbuntirea experienei lui.
Cu ct computerele devin mai comune, oamenii se simt tratai mai mult ca
numere de ctre companii. n multe feluri, CRM readuce lucrurile pe fgaul
normal. n loc s trateze clienii ca pe nite obiecte, un manger inteligent
folosete un sistem CRM care poate personaliza experiena, trirea pozitiv a
clientului. Dac un client va fi tratat individual, va mulumi prin loialitate.
Pentru c urmreti s creezi o experien pozitiv personalizat clientului, este
important s se ntrevad interaciunea lui cu compania atunci cnd se
proiecteaz propriul sistem CRM. O companie care vinde spre exemplu sisteme de
nalt securitate informatic instituiilor guvernamentale are nevoie s ofere
clienilor experiene diferite fa de una care face marketing pentru un serviciu de
curenie.

41

Un bun sistem CRM va fi proiectat n jurul scopului i a viziunii fundamentale a

companiei. Dac firma nu are un scop concentrat pe client, trebuie s ncerce
acest lucru nainte de proiectarea sistemului CRM. Un bun sistem CRM nu doar
gestioneaz procesul de vnzare ci ntreaga experien a clientului de dinainte i
dup vnzare.
S privim acuma n detaliu cum un sistem CRM poate fi influenat n scopul
mbuntirii experienei clientului. S citim sloganul companiei Copy Shop SRL:
O afacere nu merge fr cri de vizit. Avem deci un slogan care vorbete n
mod cert despre valoarea experienei clientului. Sunt cteva puncte pe care el le
ateapt de la firm:
- comanda trebuie s aib acuratee i s fie uor de plasat
- comanda trebuie livrat la timp
- calitatea trebuie s fie irepoabil
n vreme ce scopurile clienilor sunt ct se poate de clare, trebuie ca firma s-i
defineasc explicit obiectivul. Exist o tendin natural atunci cnd se
proiecteaz un sistem CRM, care face ca mersul afacerii s se bazeze aproape
exclusiv pe achiziia de clieni i pe activitile premergtoare vnzrii. Trebuie
permanent s ne reamintim c un sistem CRM suport procesul gestionrii ntregii
experiene a clientului. Exist probleme cu manipularea produselor ? Cum este
contactat un client dac returneaz un produs? Dac un client sun la firm,
poate omul de servis s ofere cu uurinta informaiile solicitate? Acestea sunt
doar cteva ntrebri foarte importante crora le trebuiesc rspunsuri nainte de a
purcede la implementarea unui sistem CRM.

42

 Instalarea i funcionarea aplicaiei CRM

Considerm c suntem autentificai n sistemul OpenERP . Pentru instalarea
modulului CRM se merge n fereastra principal de aplicaii, se alege modulul
CRM i n incinta lui se d clic pe butonul Install:

Fig.5.1. Instalarea CRM

Ca n oricare alt sistem CRM i n OpenERP reprezentantul de vnzri sau

managerul de cont joac un rol foarte important. De obicei, aceasta este persoana
care n ultim instan va fi responsabil de contul clientului i de satisfacerea
cerinelor acestuia.
Vom ncepe aadar prin crearea unei persoane de vnzri care se va ocupa de
contul standard al clientului. S reinem c un agent de vnzri este de asemenea
un utilizator al sistemului OpenERP.
Crearea unei noi persoane de vnzri se face urmrind paii: Setri -> Utilizatori ->
Creai. Va aprea formularul noului utilizator. Aici vom introduce datele pentru o
persoan de vnzri fictiv pe nume Andrei Nicolae.

Fig.5.2 Creare utilizator

43

OpenERP permite selectarea limbii pentru fiecare utilizator. Sistemul are suport
pentru zeci de limbi strine. Specificarea fusului orar i a orei n csua Fus orar
permite OpenERP s coordoneze mesajele din sistem. S reinem c nu este
indicat s lsm necompletat aceast rubric pentru c uneori, aceasta poate
duce la un comportament impredictibil al sistemului care poate avea consecine
nefaste.
S privim puin opiunea de primire a mesajelor. n OpenERP mesageria devine o
component central a ntregului sistem. Opiunea Primeste mesaje prin email
permite determinarea momentului cnd se dorete primirea unui email care
sosete n csua de email a utilizatorului din OpenERP. n exemplul de fa
alegem ca Andrei Nicolae s nu primeasc emailuri. Aceast setare trebuie
folosit doar dac a fost configurat serverul de email. Vom vedea mai trziu cum
se face aceasta.
n cmpul Email se specific adresa de email a utilizatorului. Email-ul este
important pentru notificri sau resetarea parolei. Pe de alt parte, exist operaii
care pur i simplu nu funcioneaz dac nu a fost furnizat o adres valabil de
pot electronic.
La Echipa de vnzri implicit, chiar dac nu au fost ncrcate datele
demonstrative la instalarea OpenERP, sistemul are o echip de vnzri
configurat implicit sub numele de Departamentul de vnzri (Sales
Department). Echipa de vnzri permite organizarea oamenilor de vnzri n
OpenERP. Spre exemplu, ar putea exista echipe de vnzri organizate pe regiuni
sau pe categorii de produse.
Tabul Drepturi de acces permite s controlezi aplicaiile pe care utilizatorul le
poate accesa. S nu uitm c pe parcursul explicrii ntregului studiu de caz
44

suntem autentificai n sistemul OpenERP ca administrator sau superutilizator,

adic utilizatorul suprem, cel care are toate drepturile cu privire la sistem. Andrei
Nicolae este manager de vnzri; el are oricum dreptul s vad toate
oportunitile de vnzri. Dar nu este necesar de exemplu ca el s aiba dreptul de
acces al modulului Contabilitate i finane sau oricare alte privilegii de
administrator.

Fig. 5.3. Configurarea drepturilor de acces ale utilizatorului

Atunci cnd se configureaz oamenii de vnzri, exist trei opiuni diferite cu

privire la drepturile de acces pe care le au utilizatorii individuali n aplicaia de
vnzri. Acestea sunt:
1. Utilizator (User): doar propriile oportuniti (User: Own Leads Only): este
cel mai restrictiv acces. Un utilizator cu acest nivel de acces are dreptul de
a-i urmari doar propriile oportuniti. El nu poate vedea oportunitile de
vnzri ale colegilor
2. Utilizator (User): toate oportunitile (User: All Leads); cu aceast setare,
utilizatorul are dreptul s vad toate oportunitile din sistem
3. Manager: este setarea cu nivelul cel mai nalt de privilegii din sistemul de
vnzri. Aceast setare ofer de asemenea privilegiul de a vedea i rapoarte
statistice.
45

Setarea manual a parolei

Dup cum se poate vedea n formularul de creare a unui utilizator, nu exist un
cmp vizibil pentru parol. Aceasta se ntmpl pentru c metoda implicit de
setare a parolei userului implic trimiterea ei ntr-un cont de email de verificare.
Oricum, pentru c nc nu avem serverul de email configurat, exist o metod
alternativ pentru setarea parolei utilizatorului. Dup ce s-a salvat nregistrarea
noului user n cazul de fa Andrei Nicolae se folosete meniul Mai multe
situat n vrful formularului, unde se selecteaz opiunea Schimb Parola:

Fig.5.4. Setare parol utilizator

Va fi afiat un meniu derulant care ofer posibilitatea setrii parolei pentru

utilizator.
Am creat utilizatorul (Andrei Nicolae) care este i manager de vnzri, i-am
atribuit o parol pentru a intra n sistem aa c a venit momentul s atribuim o
persoan de vnzri unui client. Pn n prezent nu a fost desemnat nicio
persoan de vnzri singurului client introdus n sistem care este Mihai Popescu.
Mergem deci n meniul principal la Vnzri, deschidem nregistrarea clientului
Mihai Popescu i l desemnm ca agent de vnzri care se va ocupa de el pe
Andrei Nicolae:

46


Fig.5.5. Atribuire agent vnzri pentru client

Dup cum se observ n imaginea de mai sus, n cmpul Agent de vnzri

alegem numele lui Andrei Nicolae, iar la Echipa de vnzri Departamentul
Vnzri. Se da clic pe butonul Salvai i se nchide formularul.

Urmrirea prospecilor (leads) i a oportunitilor
OpenERP pune la dispoziie dou documente pentru gestionarea interaciunii cu
clienii sau potenialii clieni. Ne putem gndi la prospeci (leads) ca la oamenii
cel mai puin transformabili n clieni. Un bun exemplu de prospeci este dat de o
ntlnire la o conferin n urma creia poate fi adunat un numr mare de cri de
vizit. Fiecare dintre aceste informaii care sosesc o dat cu cartea de vizit a
cuiva, poate fi adugat n sistem sub form de prospect pentru o viitoare
abordare. Un exemplu de oportunitate poate fi o discuie pe care o pori la
ntalnirea cu o persoan care pare interesat de serviciile oferite i creia i se
detaliaz toate aspectele afacerii companiei.
S crem n continuare o nou oportunitate. n OpenERP o potenial vnzare
este definit prin crarea unei noi oportuniti. O oportunitate permite s ncepi
colectarea informaiilor despre domeniul i oportunitile vnzrii. Oportunitile
47

pot fi create dintre noii prospeci. Totodat o oportunitate se poate ivi i de la un

client deja existent. Pentru exemplul nostru s spunem c Mihai Popescu a fost
mulumit de serviciile firmei Copy Shop SRL, aa c dorete s discute folosirea
serviciilor firmei pentru echipa de popice pe care o coordoneaz numit
Bastinaii. Dup o scurt conversaie, decidem s crem o oportunitate prin
apsarea butonului Oportuniti i apoi crearea uneia noi:

Fig.5.6. Crearea oportunitii

S analizm puin despre ce este vorba n acest formular:

- Subiect subiectul folosit pentru oportunitate poate fi orice se dorete.
Este indicat s se aleag un subiect care s poat fi uor recunoscut dintr-o
list. Acesta este singurul cmp obligatoriu din formularul de creare a noii
oportuniti. Aici vom aduga numele Btinaii.
- Profitul ateptat i procentul (Expected revenue and percentaje) se poate
specifica aici profitul la care persoana de vnzri se ateapt. Valoarea este
folositoare n multe statistici i rapoarte, altfel ea nu este obligatoriu de
completat

48

- Client - acest cmp este populat automat dac oportunitatea este creat
din formularul clientului. Se poate alege i un client diferit; nu este un
cmp obligatoriu
- Urmtoarea aciune unul dintre cele mai importante puncte este data
urmtoarei aciuni. Aici se decide momentul n care se acioneaz asupra
oportunitii. Exist i un cmp n care se poate specifica ce anume
urmeaz s fac persoana de vnzri. Se poate trece un numr de telefon
sau orice aciune viitoare. n exemplul nostru intenionm s facem o
propunere la o anumit dat.
- nchiderea aciunii i prioritatea (Expected Closing and Priority) este
important s stabilim momentul n care ne propunem s ncheiem
aciunea. Prioritatea variaz ntre joas i nalt. Alegem normal.
- Categorii alegem aici Product
- Email i telefon cele dou cmpuri specific metodele de contact prin
care se dorete a fi fcut comunicarea cu oportunitatea
- Note interne se pot trece aici detaliile oportunitii. n cazurile reale e
foarte indicat s fie specificate n detaliu toate informaiile despre
oportuniti.
Tabul Pista (Lead)
n acelai formular schimbm tabul dnd clic pe Pista Aici informaiile sunt
trecute automat:

49


Fig.5.7. Creare oportunitate pista

- Adresa i informaiile de contact ale prospectului dup cum se poate

vedea n Fig. 3.23, jumtatea din stnga sus a formularului cuprinde
informaii standard precum adresa. Aceste cmpuri sunt populate automat
n cazul clientului Mihai Popescu, dar ele pot fi rescrise dac se dorete
- Mailings csua Opt-Out de sub Mailings face ca prospectul sau clientul
asociat acestei operaii s primeasc emailuri n masa (aceasta este o
forma de marketing online dar care nu face subiectul acestei lucrri).
Lsm csua nebifat.
- Activ bifm aceast csu; dac exist presupunerea c oportunitatea nu
se va transforma n client, atunci ea se debifeaz. Opiunea poate fi
activat oricnd.
Dup ce au fost completate toate cmpurile, se salveaz oportunitatea apsnd
butonul Salvai.
Cnd navigm n meniul principal la Vnzri i alegem Oportuniti vor fi afiate
oportunitile n aa numitul mod Kanban. Aici vedem noua oportunitate cu
profitul aferent, alturi de client i de urmtoarea aciune. Dac se d clic pe
micua sgeat va aprea un meniu ce permite o aciune asupra oportunitii:

50


Fig.5.8. Oportuniti Vizualizare n modul Kanban

Astfel selectnd opiunea Editeaz se readuce nregistrarea oportunitii n

modul de editare pentru eventuale modificri de informaii. Adiional, se poate
terge oportunitatea, trimite un email contactului asociat ei sau programa un apel
telefonic ori o ntlnire. Paleta de culori aferent permite s acorzi o culoare
prioritilor. Stelua aflat n cadrul oportunitii da voie s evideniezi
oportunitatea din considerente speciale. De asemenea, se poate aplica procedeul
drag and drop (trage i arunc) pentru a muta oportunitatea ntr-o alt coloan,
n funcie de stadiul vnzrii.

Folosirea caracteristicilor de chat din OpenERP
OpenERP pune la dispoziie utilizatorilor o caracteristic de comunicare
asemntoare ca stil celui din reelele de socializare. n timp ce lucrm la noua
oportunitate, vom utiliza caracteristica Open Chatter pentru a demonstra cum
se pot transmite detaliile ntre membrii echipei. Cel mai bun lucru despre chat-ul
din OpenERP este acela c e valabil pentru aproape toate documentele de afaceri.
n exemplul nostru s spunem c am pregatit propunerea i facem prezentarea.

51

Este momentul s actualizm stadiul oportunitii dnd clic pe sgeata

Propunere din partea stanga-sus a formularului:

Fig.5.9. Oportunitate propunere

n partea de jos a formularului oportunitii vedem acuma o nota de nregistrare

generat de sistem care documenteaz modificarea oportunitii n propunere:

Fig.5.10. Propunere mesaj chat

O dat propunerea prezentat, s detaliem puin ceea ce se petrece, astfel ca pe

viitor acest lucru s fie util. O metod de colectare a informaiilor poate fi tabul
Note Interne din formularul oportunitii. i mai important, folosirea chat-ului
(mesageriei) din OpenERP pentru nregistrarea detaliilor ofer posibilitatea rulrii
unui script care e datat dup cum se observ. Un alt avantaj major al acestei
caracteristici e c ea trimite automat mesaje ctre casuele de mesaje ale echipei
(de vnzri n exemplul de fa), actualizarea fcndu-se n timp real. S vedem
acest lucru n aciune.
n formularul oportunitii, jos se d clic pe nregistrai o not. Aici se noteaz
eventualele detalii despre oportunitate:

52


Fig.5.11. Chat Notificri

OpenERP aduce conceptele reelelor de socializare n comunicarea de afaceri. n

acest mod se pot face reactualizri automate ale unui document prin urmrirea
lui de-a lungul mesageriei. Apoi, fie c e vorba despre o not, o aciune sau un
mesaj legat de un document pe care-l urmreti, vei primi un mesaj n csua de
mesaje pus la dispoziie de OpenERP.
n partea dreapt jos a nregistrrii oportunitii exist un meniu cu opiuni care
permite notificri sau adaugri ori chiar tergeri de ctre cei ce urmresc
documentul:

Fig.5.12. Chat diverse opiuni

Programarea unui apel telefonic

Acuma, pentru c avem propunerea fcut clientului, ar trebui s programm un
telefon pentru a vedea ce putem face mai departe.
53

Pentru a nregistra programarea unui telefon de urmrire a propunerii se d clic

din meniul Vnzri pe opiunea Apeluri telefonice programate situat n
partea stng a ecranului:

Fig.5.13. Programare apel telefonic

Aici se noteaz datele necesare programrii telefonului ce urmeaz a fi dat

potenialului client. Dac revenim la opiunea apeluri telefonice va fi afiat o
list a telefoanelor programate pe care utilizatorul Andrei Nicolae le are de fcut
(n cazul nostru este vorba doar de o singur programare telefonic):

Fig.5.14. Apeluri programate

Dac se apas sgeata din dreapta sus, apelul va fi nregistrat ca efectuat.

Negocierea vnzrii
Graie sistemului CRM suntem acuma gata s nchidem vnzarea. Pentru aceasta
deschidem fereastra oportunitilor (Vnzri -> Oportuniti) i editm
nregistrarea:

54


Fig.5.15. Editare oportunitate

Se poate observa c prospectul sau pista de la nceput a trecut prin fazele

Nou(), Calificare, i acuma Propunere. n formular reevalum
oportunitatea la cota de ctig de 80% i de asemenea setm stadiul negocierii la
Negociere:

Fig.5.16. Reevaluare Negociere

Pentru a aduga un stadiu nou procesului de vnzare se merge n Oportuniti n

modul de vizualizare Kanban i apoi se d clic pe Adaug o coloan nou:

Fig.5.17. Adugarea unei coloane noi

55

n noul formular sunt obligatorii mai multe informaii precum numele etapei,
stadiul asociat, probabilitatea, tipul:

Fig.5.18. Formular coloan nou oportuniti

n continuare mutm manual prin procedeul drag and drop oportunitatea

Btinaii din stadiul de Negociere n cel de Aprobare tehnic pe care l-am
creat mai devreme:

Fig.5.19. Coloana nou Aprobare tehnica

A sosit momentul s transformm aceast oportunitate ntr-una ctigat i

totodata s devin cotaie de pre. Pentru aceasta se d clic din meniul Vnzri
pe opiunea Cotaii(oferte). n noul formular se d mai departe clic pe butonul
Confirmai vnzarea:

Fig.5.20 Confirmare vnzare

56

Acest pas transform cotaia n comand de vnzare:

Fig.5.21. Comand vnzare

Prin presarea butonului din stnga sus Creaz factura se genereaz factura
comenzii adic stadiul final al procesului de vnzare.

57

 Cap.VI Contabilitate i finane

Unul dintre cele mai bune lucruri pe care OpenERP le pune la dispoziia
companiei este c exist posibilitatea ca foarte repede s fie setat un sistem de
eviden contabil. Piatra de temelie a sistemului financiar din OpenERP este
diagram conturilor. O diagram a conturilor este o list de conturi utilizat de o
firma i care definete fiecare clas de itemi pentru care sunt cheltuii sau
ctigai bani. Lista de conturi este folosit n scopul organizrii finanelor entitii
de afaceri.
Instalarea modulului de contabilitate i finane
Dac modulul nu a fost deja instalat, se merge n Settings -> Accounting & Finance
i n fereastra modulului se d clic pe Install:

Fig.6.1. Instalare modul Contabilitate i Finane

O dat modulul instalat, n meniul principal va aprea opiunea Contabilitate

care va fi deja populat cu facturile existente. n cazul nostru vorbim doar de un
singura, cea emis pentru clientul Mihai Popescu.
S vedem acuma diagrama conturilor. Pentru acesta se merge n meniul
Contabilitate de unde alegem opiunea Plan de conturi situat sub Grafice.
Va fi afiat un ecran care permite selectarea anului fiscal i perioadele pentru care
se dorete vizualizarea diagramei conturilor:

58


Fig.6.2. Diagrama conturilor

Valoarea implicit a anului fiscal este anul n curs, iar perioada luna curent a
anului fiscal. Se d clic pe butonul Planuri deschise ca s poat fi vzut
diagrama conturilor pentru perioada de timp specificat. n feresatra care se
deschide, se pot observa conturile puse ntr-o ordine ierarhica:

Fig.6.3. Ierarhia conturilor

Abilitatea de a adposti un cont nuntrul altui cont permite realizarea de

rapoarte. n urma analizrii acestora putem s tragem o concluzie cu privire la
statutul financiar al companiei, la orice nivel. Spre exemplu, putem s aflm
obligaiile financiare din contul de pli.
Privind diagrama conturilor se observ c avem tranzacii n contul de pli.
Acesta include totalul facturilor pe care compania le are de ptit furnizorilor. Cnd
se achiziioneaz materii prime i se primete o factur, contul de pli va crete;
invers, cnd se achit din facturi, contul va scdea.
59

 Urmrirea tranzaciilor contabile n urma procesului de vnzri

S vindem un articol ctre un client ca s vedem cu exactitate efectele tranzaciei
i cum ea intr n jurnal. Pentru aceasta, crem o nou factur dnd clic n meniul
principal pe Contabilitate apoi pe Facturi client i Creai. Nu este cazul s
crem noi clieni pentru c deja i avem. Dup cum am scris atunci cnd am
prezentat firma Copy Shop SRL, aceasta are n obiectul de activitate i imprimri
pe obiecte de mbrcminte. n exemplul nostru vom crea o comand pentru cinci
tricouri imprimate. Pentru ca s facem asta, se d clic pe butonul Creai ca s
generm un draft al facturii pentru vnzarea celor cinci tricouri. Pentru c aceasta
este doar o ciorn, dac privim diagrama conturilor nu vom sesiza nicio
schimbare. Oricum, ciorna facturii arat identic cu factura reala. S notm c n
formularul facturii exist un numr de cont (411100Clienti) care va fi debitat cu
suma pe care clientul o datoreaz companiei o dat ce facura va fi generat:

Fig.6.4. Generarea facturii noii comenzi

60

Dup ce s-au completat datele cerute, se d clic pe butonul Valideaz ca factura

s poat fi postat i tranzacia creat. Dupa aceasta, ciorna facturii va deveni o
factur complet i valid.
O dat cu finalizarea acestui proces, OpenERP creeaz automat contul tranzaciei
care ridic activele contului de ncasri. Dac privim mai atent diagrama conturilor
dup validarea facturii, se observ c valoarea contului de ncasri a fost debitat
cu valoarea ultimei facturi de pe cele cinci tricouri vndute, adic cu 136,40 lei.
Acetia se adaug valorii primei facturi (ataat crilor de vizit vndute anterior)
care este n sum de 24,80 lei. Contul de ncasri ne arat ns suma total, dup
cum se vede n imaginea de mai jos:

Fig.6.5. Diagrama conturilor reevaluat

Sa vedem n continuare ce se ntmpl cnd clientul i pltete datoria ctre

firm. Mergem la Contabilitate i selectm opiunea Facturi clieni dup care
se da clic pe ultima factur ca s poat fi afiat sub form de formular. Aici se d
clic pe butonul nregistreaz plata ca s vizualizm fereastra "Pltii factura".
Sistemul configureaz automat cmpurile necesare: client, plata, data, perioada.
Pentru exemplul nostru selectam metoda de plata Numerar (ROL):

61


Fig.6.6. Plata facturii

Se d apoi clic pe butonul Pltii pentru a crea tranzacia. n acest moment

factura este achitat iar intrarea n jurnalul de pli a fost nregistrat automat.
Oricum, atunci cnd banii intr i ies din companie, este necesar o atenie
sporit, ca s existe sigurana potrivirii lichiditilor cu tranzaciile bancare.Spre
exemplu, contabilul firmei ar putea primi un cec de la un client i mai departe, s
nregistreze factura ca fiind pltit.
Cum putem ns fi siguri c clientul Mihai Popescu a virat banii n cont? Pentru
acest lucru, elementul din jurnal pentru primirea de cash este creat cu statusul
nepostat (Unposted).
S analizm n continuare jurnalul contabil. Sub meniul Contabilitate selectam
nregistrri n Jurnal pentru a vizualiza lista intrrilor n jurnalul general. S
notm c aici exist o intrare nepostat:

Fig.6.7. nregistrri Jurnal

62

Se d clic pe intrarea nepostat i apoi pe Editai. n chitana care apare se pot

vedea detaliile exacte ale tranzaciei i n ce cont vor intra banii:

Fig.6.8. Postarea tranzaciei

Esenial, jurnalul intrrilor transfer activele poteniale pe care clienii le

datoreaz companiei n contul de lichiditi. Contul clienilor este ajustat s
reflecte plata.

Implementarea taxelor
Dac am privit cu atenie jurnalul intrrilor, am observat poate c taxele pe
vnzare nu sunt reflectate n diagrama conturilor. Nu trebuie s setm taxe
specifice. Din fericire, OpenERP ofer o cale foarte uoar pentru a urmri taxa
datorat pe vnzri. Diagrama taxelor (Plan Fiscal) apare imediat sub planul de
conturi.
Ca s crem un jurnal dedicat taxelor, se d clic pe meniul Contabilitate iar apoi
se alege opiunea Taxe situat sub seciunea Configurare. Va aprea o lista a
taxelor curente:

63


Fig.6.9. Configurarea taxelor

Se d aici clic pe taxa care se dorete a fi configurat. S spunem doar c vrem s

vedem cum arat configurarea taxei pe valoare adaugat care n Romania este de
24%. Pentru acesta se d clic pe ea n lista de mai sus:

Fig.6.10. Configurarea TVA

Se pot observa toate detaliile acestei taxe, configurate automat de sistem,

conturile unde merg banii, tipul taxei etc.
La fel, pentru crearea unei noi taxe se apas butonul Creai. n noul formular
care apare se pot configura datele noii taxe.

64

Setarea propriilor conturi

Ca s setm un cont nou, navigm n meniul Contabilitate i apoi din seciunea
Configurare alegem opiunea Conturi. Va fi afiat din nou o list cu
numeroase conturi deja existente i configurate o dat cu instalarea pachetului de
contabilitate. Totodat, exist i optiunea Creai necesar pentru varianta
crerii unui nou cont:

Fig.6.11. Creare cont nou

Aici se specific informaiile despre noul cont. Exist aici cmpul Printe care, cu
toate c nu e obligatoriu de specificat, e bine s fie trecut contul n care i alte
produse ale companiei sunt vndute. O setare important este tipul contului.
Sistemul are nevoie s tie aceast informaie pentru c de exemplu, dac se
genereaz un cont care urmrete costurile de producie, trebuie cumparat
materia prim iar specificaia devine necesar.
Cu OpenERP se pot gestiona conturile pe nivele de categorii de produse. Astfel,
toate produsele dintr-o categorie dat pot folosi aceeai setare a contului.

65

Configurarea anului i a perioadelor fiscale

Companiile sunt obligate de obicei s raporteze informaiile financiare lunar,
trimestrial i anual. La configurarea OpenERP, eti obligat s specifici perioada
fiscal pe care compania o folosete pentru rapoartele financiare. Sistemul
configureaz implicit perioada fiscal pentru fiecare lun n parte. n vreme ce
majoritatea companiilor au ultima zi a anului data de nchidere fiscal, sunt i
companii pentru care perioada fiscal difer.
n OpenERP putem s configurm perioada fiscal dnd clic pe Configurare i
apoi pe Perioade. Dup cum se poate vedea n lista mai jos afiat, fiecare
perioad are un nceput i un sfrit. n aceast pagin putem configura perioada
n funcie de nevoile specifice. n partea dreapt a listei se observ coloana
Status. Ea ne spune dac perioada este nchis sau deschis:

Fig.6.12. Configurarea perioadelor fiscale

Dup ncheierea tranzaciei pe o anumit perioad, este o idee bun s nchizi

acea perioad ca s previi orice adugare. Se presupune c nu se dorete ca
viitoarea tranzacie s fie adugat (eventual accidental) n contul unora deja
efectuate. Ca s se nchid o perioad, se d clic pe ea i apoi, n formularul care
apare, pe butonul nchidei perioada.

66

Cap.VII MRP Planificarea resurselor de producie

n acest segment al studiului nostru de caz, vom explica modalitatea prin care
OpenERP gestioneaz procesul de fabricaie. O dat ce au fost achiziionate
produsele sub form de materii prime n inventor, putem s demarm procesul
de fabricaie pn la produsul final. Aici este esenial programarea ordinii fazelor
procesului.
Crearea comenzilor de fabricaie definete produsul care se dorete a fi fcut i
resursele de care este nevoie pentru aceasta. De asemenea, comenzile ajut la
proiectarea momentului n care va porni producia.
Aadar, n acest subcapitol vom realiza urmtoarele:
- Configurarea procesului de producie
- Definirea documentelor (listei) materialelor
- Fabricarea produsului final
- Analizarea raportului inventarului

Fabricare produsului
Cnd vine momentul producerii unei mrfuri, OpenERP trebuie s fie informat
despre fiecare bun n parte dar i despre ordinea procesului de fabricaie pn la
statutul Complet. ntr-un flux de lucru tipic, materia prim este mutat din
inventarul firmei, iar produsul final este adugat inventarului de obiecte finite.
Livrarea comenzilor
Dup ce procesul de producie s-a finalizat, produsul este ambalat i livrat
clientului. n funcie de mediul de producie, un produs poate s nu stea neaprat
67

ntr-un deposit, ci poate fi livrat imediat clientului. n acelai timp, ntr-un alt tip
de industrie, produsul poate fi depozitat o perioad mai ndelungat nainte de
livrare. Desigur c exist si alternative ca unele dintre ele s rmn pe stoc. n
acest caz, nu vom avea niciodat o comand i n loc de aceasta vom folosi un
proces prin care s determinm cum s raportm stocul.
n OpenERP realizm produse prin crearea comenzilor de producie. n exemplul
nostru vom imprima logo-uri pe tricouri. Procesul de baz implic folosirea unui
model cu ajutorul cruia, cu cerneal, se va aplica logo-ul. Pentru nceput nu este
necesar s cunoatem toate detaliile procesului. Principalii pai necesari sunt:
1. Definirea unei liste de materiale care s conin materiile prime de care
este nevoie
2. Folosirea unei comenzi de producie pentru imprimarea logo-ului pe
tricouri albe
3. Livrarea comenzii clientului

Instalarea modulului de planificare a resurselor de producie MRP
A venit momentul s instalm aplicaia MRP ca s putem configura producia de
tricouri cu logo-ul imprimat. Pentru aceasta, la fel ca la instalarea CRM sau a
aplicaiei Contabilitate i Finane, se merge n panoul principal Setari, se alege
aplicaia MRP i apoi se d clic pe butonul Install:

Fig.7.1. Instalarea MRP

68

S crem acuma prima comand de producie. Nu vom avea nevoie de toate

opiunile MRP. Pentru crearea primei comenzi vom lsa de o parte opiunile
avansate. Ca s crem prima comand, se merge n meniul Manufacturing ->
Comenzi de fabricaie -> Creai. Va aprea formularul necesar, n care trebuie s
trecem cteva informaii obligatorii. Totui, nainte de aceasta trebuie s vedem
dac avem materia prima necesar. Singurul produs pe care l avem n OpenERP
ca materie prim sunt tricourile albe. n acest moment dorim ns s facem un alt
produs. Pentru aceasta trebuie s definim ce anume va fi produsul nostru final
dup imprimare. De exemplu, l vom denumi Tricouri imprimate. Revenim deci
la seciunea Produse i crem unul nou, numit Tricouri imprimate. Cel mai
important aspect al acestui produs este metoda de furnizare pe care o setm ca
Fabricai. Mai trebuie s notm c am deselectat csua Poate fi achiziionat
i c am setat timpul de fabricaie la 3 zile:

Fig.7.2 Creare produs

Alctuirea listei de materii prime

O list de materiale este o list care conine produse cu care se fac alte produse.
Ne putem gndi la ea ca la o reet de prjituri. OpenERP are nevoie s tie ce

69

materiale sunt necesare pentru producerea tricourilor Tricouri imprimate.

Pentru alctuirea unei liste de materiale se d clic pe butonul Lista de Materiale,
apoi pe butonul Creai. n formularul care apare, multe dintre cmpuri vor fi
scrise automat cu informaii, din moment ce sistemul cunoate c alctuim o list
cu materiale necesare tricourilor. Ambele cantiti sunt setate la valoarea 1:

Fig.7.3 Creare list materiale

Confirmarea produciei
Revenim acuma n formularul Comenzi de fabricaie.O dat ce dm clic pe
butonul Confirm Producia suntem gata pentru fabricarea produsului. Mai jos
vedem cum arat comanda de fabricaie pentru produsul Tricouri imprimate:

Fig.7.4 Comand producie

n momentul n care n acelai formular apsm butonul Produce suntem

invitai s confirmm dac pornim producia:
70


Fig.7.5 Confirmare producie

Opiunea Mod permite s alegi dac vrei s consumi materii prime i s faci
produsul final sau, mai simplu, doar s fie consumate materii prime. Pentru
exemplul nostru alegem varianta Consuma & Produce. Se d apoi clic pe
butonul Confirm. Produsul a fost acuma fabricat i este disponibil n inventarul
companiei, gata pentru vnzare.

Analiza inventarului
Una dintre cele mai uoare ci ca s vezi efectul comenzii de producie este
analizarea inventarului. Pentru aceasta, navigm n meniul principal la
Raportare -> Depozit ->Analiza Inventar. Inventarul reproduce cu acuratee
cantitatea materiei prime cumprate i a celor consumate n procesul de
producie:

Fig.7.6 Analiza inventarului

71

Gestionarea procesului de producie

Comanda noastr a fost foarte simpl pentru c ea conine doar un singur produs.
n multe companii ns, operaiunile de producie sunt mult mai complexe. De
exemplu, la unele companii procesul de producie implic mai multe centre sau
pai alternativi pentru fabricarea produsului final.
Din fereastra de setare a aplicaiei de fabricare (Manufacturing) putem aduga
opiuni specifice.
Prin urmare mergem n Setri -> Manufacturing n fereastra din stnga). Aici, sub
Configurare alegem opiunea Manufacturing. n fereastra care se deschide
bifm opiunea Gestionai rutrile i comenzile de lucru. O dat aceast opiune
bifat, avem posibilitatea s gestionm procese de fabricaie mult mai complexe.
Dup aplicarea acestei opiuni, meniul se rencarc i noi opiuni vor fi adugate
aplicaiei de fabricaie:

Fig.7.7 Gestionarea procesului de producie

Crearea unui centru de lucru
n continuare, vom extinde exemplul cu imprimarea tricoului la o activitate
uman, specific acestei operaiuni, ntr-un centru de lucru. Pentru aceasta, se d
72

clic pe opiunea Manufacturing din meniul principal i apoi pe Centru de lucru

-> Creai. n formularul care apare, dm numele noului centru Inscripionare:

Fig.7.8 Creare centru de lucru

La definirea Tipului resursei exist dou posibiliti: Om/Material. Om

nseamn c omul lucreaz produsul, n vreme ce Material arat faptul c o
main face aceasta. Alegem opiunea Om.
Factorul eficien arat ct de eficient este centrul de lucru Inscripionare n
completarea unei sarcini. El este un indicator foarte valoros pentru c ne arat
unde trebuie ajustat capacitatea centrului fr a fi modificate alte variabile. Dac
de exemplu avem un factor de eficien egal cu 2.00 sau (200%) nseamn c
centrul de lucru va lucra de dou ori mai mult. n exemplul nostru lsm factorul
de eficien 1 sau 100%.
Capacitatea pe ciclu ne permite s determinm cte sarcini poate s fac n
paralel centrul de lucru. De exemplu, dac avem un centru de lucru care poate fi
configurat cu trei muncitori i toi trei pot s completeze un ciclu n acelai timp,
putem seta capacitatea ciclului la 3.00. Cnd un ordin de fabricare este trimis
73

centrului de producie, acesta poate s duc la ndeplinire trei sarcini n acelai

timp.
Timpul pentru 1 ciclu(ora) ne arat ct timp n ore utilizm ca s completm un
ciclu. n exemplul de fa producem tricouri, prin urmare, specificm faptul c
fiecare tricou va lua dou minute (00:02) ca s fie produs n centrul de lucru.
Timpul nainte sau dup producie Multe centre de lucru au nevoie de timp
pentru configurarea operaiunilor de producie. Este un lucru adevrat i n cazul
produsului Tricouri imprimate. Dureaz un timp pentru ca muncitorul s
pregteasc presa de imprimare nainte ca procesul de producie s nceap. n
exemplu am fixat 5 minute (00:05) pentru pregtire.
Informaii despre Costuri Dac se dorete, se pot specifica costurile pe or
pentru producie. Lsm 0.00 aceste costuri.
Crearea ordinii de producie
Dup definirea unui centru de lucru, avem nevoie s definim o cale care s
specifice condiiile utilizrii lui. Ca s facem aceasta, mergem la aplicaia
Manufacturing i sub Produse alegem opiunea Fie tehnologice i apoi
Creai:

Fig.7.9 Ordinea produciei

74

n exemplul de fa, denumim fia tehnologic Sarcina inscripionare i

specificm locaia produciei la Locaii Fizice/Compania dumneavoastr. Pentru
un proces complex, se pot specifica secvenele operaiilor. De exemplu, poate
exista un centru pentru design, un altul pentru producia modelelor i un centru
pentru imprimare. De asemenea, poate exista un centru pentru asigurarea
calitii i un altul pentru ambalare.
Crearea unui ordin de fabricare n centrul de lucru
Vom produce acuma 15 tricouri Tricouri imprimate. Pentru aceasta, repetm
paii fcui mai devreme, doar c modificm din 1 n 15.

Fig.7.10 Ordin de fabricare

n noul formular, se observ c n dreptul Numr de Ore apare cifra 01.07. Este
timpul necesar fabricrii celor 15 tricouri. Aceast valoare a aprut ca rezultat al
informaiilor specificate mai devreme n centrul de lucru Inscripionare.
Putem acuma s dm clic pe butonul Confirm Producia i apoi pe Produce
ca s trimitem comanda de fabricare spre centrul de lucru. Dup producie, fluxul

75

de lucru va trece n starea efectuat, iar noi vom gsi cele 15 tricouri n inventar,
gata pentru livrarea ctre client.

76

Cap.VIII Implementarea aplicaiei Resurse Umane

OpenERP are mai multe module care ajut compania s-i organizeze informaiile
cu privire la angajai. Unele dintre ele precum timpul i prezena la lucru sunt
critice. Prin urmare, n acest subcapitol vom vedea cum se integreaz aplicaia HR
n sistemul OpenERP.
Principalele puncte pe cale le vom atinge sunt:
- gestionarea unui director cu angajai
- naintarea i aprobarea pontajelor
- aprobarea absenelor, timpului liber i concediilor
- recrutarea de personal
Abordarea modular a resurselor umane
Cea mai bun cale de a implementa cu succes un modul HR este plnuirea lui
dinainte, dar aplicarea s se fac gradual: o dat instalat cu succes o aplicaie,
urmeaz mutarea la urmtoarea.
Instalarea aplicaiei Directorul Angajailor (Employee Directory)
Atunci cnd se instaleaz aplicaiile n OpenERP, exist posibilitatea gestionrii
utilizatorilor sistemului, dar nu exist opiuni pentru gestionarea angajailor.
Pentru a putea lucra cu aplicaia de resurse umane, trebuie instalat aplicaia
Directorul Angajailor. Mergem aadar la Setari i alegem aplicaia:

Fig.8.1 Instalarea aplicaiei HR

77

Dup terminarea procesului, n meniul principal va aprea butonul Resurse

Umane. Prin apsarea lui vom fi purtai spre lista angajailor unde putem s
ncepem adugarea lor. S mai reinem c toi utilizatorii sistemului sunt angajai,
dar nu toi angajaii pot fi i utilizatori.
Crearea unui angajat
Prin apsarea butonului Creai va aprea formularul unde se introduc
informaiile despre noul angajat:

Fig. 8.2 Creare angajat nou

Singurul cmp obligatoriu este numele noului angajat. OpenERP trece automat
adresa companiei. n exemplul nostru ea coincide cu adresa companiei Copy Shop
SRL. S ne oprim puin la tabul Informaii Publice. La Utilizator asociat din
meniul derulant se poate alege unul dintre utilizatorii sistemului. Aici avem dou
posibiliti: Administrator i Andrei Nicolae. Lsm ns opiunea implicit,
fr niciun asociat.
La Vizibilitate cmpul poate fi setat Personal sau Public. Opiunea permite
aflarea informaiei dac acest angajat apare sau nu ntre persoanele angajate.
Opiunea Departament este o cale comun prin care compania i organizeaz
angajaii. n exemplul nostru vom crea departamentul Producie din care va
face parte Elena Ionescu:

78


Fig.8.3 Creare departament

n imaginea de mai sus am creat departamentul Producie i am pus-o director

pe noua angajat Elena Ionescu.
Opiunea Loc de munc permite s gestionezi numele jobului angajailor
nuntrul sistemului. Aici este obligatoriu numele postului pe care n exemplul de
fa ne-am hotrt s-l denumim Director Producie din departamentul
Producie. Este necesar deci s crem titluri ale posturilor de-a lungul
departamentului:

Fig.8.4 Titlu post

Cel de-al doilea tab din formularul de creare a unui nou angajat se refer la
Informaii Personale. Aici pot fi trecute datele personale ale noului angajat
precum: naionalitatea, seria i numrul C.I., numrul de paaport, contul bancar,
adresa de domiciliu, data naterii, sexul i starea civil:
79


Fig.8.5 Informaii personale

Ultimul tab din formular este Setri HR. Aici exist o singur opiune Activ()
care este bifat implicit i pe care o lsm aa.
n final, se nregistreaz noul angajat prin apsarea butonului Salvai.
Gestionarea pontajelor
Pentru gestionarea pontajelor este necesar instalarea modulului aferent. Se
merge n meniul principal la Setri i apoi se d clic pe butonul de instalare a
aplicaiei:

Fig.8.6 Instalare modul pontaj

O dat cu instalarea modulului, meniul Resurse Umane se extinde prin

adugarea unei noi seciuni numit inei evidena orelor. Prin intermediul ei se
gestioneaz i valideaz pontajele angajailor:

80


Fig.8.7 Eviden pontaje

Prin alegerea opiunii Fia de pontaje actuale va aprea formularul fiei de

pontaj a angajatei Elena Ionescu. S reinem c suntem autentificai n sistem ca
administrator. Numai i numai din aceast poziie se poate urmri fia de pontaj a
celorlali angajai. Aadar, n fia de pontaj a Elenei Ionescu adugm o linie prin
apsarea butonului Adaug o linie. n OpenERP, pentru a ine evidena orelor
lucrate trebuie mai nti setat un cont.
Setarea unui cont pentru evidena orelor
Este important s lum n considerare dac se dorete asocierea timpului de lucru
al unui angajat de un anumit client. Pentru exemplul nostru vom seta un cont care
s evidenieze timpul de producie al crilor de vizit. Dac cream un cont dup
ce se d clic pe Adaug o linie, va aprea un cmp care are opiunea Creeaz i
Editeaz:
Dup ce se alege opiunea Creeaz i Editeaz va aprea formularul de creare a
contului pentru evidena timpului de lucru. La Informaii Contract fixm data de
nceput i sfrit iar la Raportul de Facturare a fiei de pontaj alegem opiunea
Da(100%):

81


Fig.8.8 Creare cont evideniere

Configurarea angajatului pentru introducerea pontajului

Mai este de fcut un singur pas nainte s ncepem s introducem pontajul pentru
un angajat. Cnd am instalat aplicaia Pontaj (Timesheet), am adugat opiuni noi
modulului Resurse Umane i formularului Angajai. O ntreag nou seciune
numit Pontaj a fost implementat, care are abilitatea s selecioneze un
produs din cmpul Produse pe care s-l asocieze cu timpul unui angajat i de
asemenea un Jurnal Analitic care organizeaz fiele de pontaj:

Fig.8.9 Fia pontaj

S reinem c dac nu se specific un jurnal analitic pentru fiecare angajat, nu

vom fi capabili s crem o fi de pontaj care trebuie naintat spre aprobare
managerului.
82

Evienierea orelor de lucru ale angajailor cu fia de pontaj

Dup ce am setat un cont, putem s introducem orele lucrate n fia de pontaj.
Pentru formulare complexe de pontaj se pot crea conturi adiionale i apoi
aduga oricte linii este nevoie. Am creat fia de pontaj a angajatei Elena Ionescu
pentru sptmna n curs, pontnd-o opt ore pe zi, timp de cinci zile:

Fig.8.10 Fia pontaj angajat

O dat ce fia de pontaj a fost trimis managerului, ea va aprea n seciunea

Fie de pontaj de Validat. Aici administratorul (managerul) are posibilitatea s o
aprobe. Pentru validarea unei fie de pontaj se apas butonul Aprobai. Dac se
dorete refuzul, se d clic pe butonul Refuzai.
Gestionarea nvoirilor
Adiional gestionrii i aprobrii pontajului zilnic, OpenERP ofer posibilitatea
instalrii unui modul care gestioneaz nvoirile, concediile i alte informaii cu
privire la timpul n care angajaii nu sunt n companie. Pentru aceasta se
instaleaz modulul Leave Management (Gestionarea nvoirilor) din Setri:

Fig.8.11 Instalarea modulului pentru nvoiri

83

Dup ce modulul a fost instalat, automat este adugat o nou seciune sub
Resurse Umane numit Concedii. Pentru a crea o cerere de concediu se d clic
pe Cerere de concediu pentru pentru a vizualiza formularul necesar. Se trec
datele respective pentru angajatul Elena Ionescu:

Fig.8.12 Cerere concediu

n exemplul de mai sus a fost fcut o cerere de nvoire pentru trei zile. Cnd am
terminat cu introducerea informaiilor i a fost salvat cererea, vor aprea dou
opiuni: Aprobai sau Respingei.
Gestionarea procesului de recrutare de personal
Se selecteaz i instaleaz modulul Proces de Recrutare (Recruitment Process)
din meniul Setri:

Fig.8.13 Instalare modul recrutare personal

Din nou, n urma instalrii acestui modul, OpenERP adaug o nou seciune sub
Resurse Umane numit Cereri. Procesul de recrutare din OpenERP se bazeaz
pe conceptul de stagii. Dac se d clic pe Cereri va aprea pagina n care sunt
evideniate diversele stagii ale candidailor: calificarea iniial, primul interviu, al
doilea interviu, contract propus, contract semnat i respins:
84


Fig.8.14 Stagiile angajrii

Stagiile pot fi create, editate sau terse ca oricare alt nregistrare din sistem. S
exemplificm i s spunem c n compania Copy Shop SRL al doilea interviu este
cerut doar pentru departamentul de vnzri.
S ne imaginm c Elena Ionescu e foarte ocupat n noul ei job de manager de
producie, aa c decide c este nevoie de un ajutor care s o asiste n sarcinile de
serviciu. Cu noul proces de angajare pe care-l avem acuma la dispoziie, putem s
crem un post nou de lucru i s incepem procesul de recrutare pentru ocuparea
lui.
Se d clic pe opiunea Poziii funcii i apoi pe butonul Creai. Va aprea
formularul n care va fi specificat noul post:

Fig.8.15 Creare job nou

Putem acuma s pornim procesul de recrutare prin apsarea butonului Lansare

Recrutare. Butonul Interviu permite selectarea i descrcarea unui formular de

85

angajare n format PDF. El poate fi tiprit i nmnat candidailor pentru a fi

completat:

Fig.8.16 Formular interviu

Dup cum se poate observa, angajatorul poate s adauge oricte seciuni i

ntrebri dorete. n exemplul de fa nu am formulat nicio ntrebare pentru nicio
seciune.
Crearea unei aplicaii pentru angajare
Cnd un candidat la angajare trimite o aplicaie, un CV sau un alt semnal c
dorete s fie angajat, exist posibilitatea crerii unei aplicaii de angajare. Pentru
aceasta se d clic pe Cereri i apoi pe Creai. Imediat va aprea formularul
respectiv n care pot fi adugate informaiile necesare:

Fig.8.17 Cerere de angajare

Aici este prezentat doar o mic parte din el. n mod implicit, formularul conine patru pagini de ntrebri.

86

Dup cum se vede, formularul conine numeroase cmpuri autoexplicative.

S presupunem n continuare c l angajm pe Marin Anton n companie, pe
postul de Asistent Producie. El va aprea acuma n lista angajailor firmei:

Fig.8.18 List angajai

Drepturile de acces ale utilizatorilor sistemului
Primul motiv pentru care includem drepturile de acces ale utilizatorilor i
grupurile de utilizatori n subcapitolul dedicat resurselor umane este acela c e
foarte indicat din perspectiva afacerii s ai resursele umane alturi de descrierea
postului i de procesul muncii angajailor de zi cu zi.
n capitolul despre CRM am creat un manager de vnzri numit Mihai Popescu pe
care l-am asumat ca fiind eful grupului de vnzri. Aceast poziie i d lui Mihai
Popescu un nivel superior de acces i diferit de cel al utilizatorilor sistemului
afiliai grupului lui de vnzri. Cum observm ns ce drepturi de acces are fiecare
grup? n primul rnd trebuie s acordm drepturi tehnice de acces pentru
Administratorul sistemului. Dup ce am fcut aceasta, ne ntoarcem la Setri
unde dm clic pe opiunea Grupuri din meniul din stnga ecranului. Va fi afiat
o list cu grupurile curente:

87


Fig.8.19 Grupuri

Se d clic pe grupul Vnzri/Manager ca s vedem detaliile acestuia. Formularul

afieaz toi utilizatorii din grup, care sunt Administratorul i Andrei Nicolae -
director de vnzri:

Fig.8.20 Grupul Vnzri/Manager

Sistemul ofer flexibilitate n gestionarea grupurilor. Din acest motiv este o idee
bun planificarea organizrii utilizatorilor n grupuri, incluznd aici cine va fi
administrator i managerii pe de o parte i utilizatorii comuni pe de alt parte.
Organizarea i gestionarea grupurilor de utilizatori poate fi destul de dificil de
realizat n orice sistem. OpenERP reduce acest tip de probleme prin abilitatea
motenirii grupurilor de la (din) alte grupuri.
S reinem c ne gsim n acelasi formular numit Vnzri/Manager. Dac se
merge n pagina Motenit, se poate gestiona motenirea unui grup dintr-altul.
Tot aici se poate vedea c orice utilizator ce este adugat acestui grup, este de
88

asemenea adugat grupurilor Vnzri/Vezi propriile piste i Vnzri/toate

pistele:

Fig.8.21 Gestionare motenire grupuri

n acelai formular (Vnzri/Manager) ne mutm n tabul Meniuri. Aici avem o

varietate larg de meniuri disponibile grupului Vnzri/Manager. Secvena este
folosit la determinarea ordinii meniului pentru utilizatori. Cu o planificare
adecvat, se poate dezvolta o interfa a meniului dezirabil grupului specificat.
Meniurile, submeniurile i vizualizrile sunt ascunse i deci inaccesibile
utilizatorilor comuni:

Fig.8.22 Meniuri

Tabul Vizualizri nu are nicio linie. Pentru o configurare mult mai complex,
vizualizrile pot fi diferite de grupuri ca s existe un control mai mare asupra
interfeei pentru un utilizator dat. Limitarea accesului la meniuri i vizualizri nu
este totui cea mai bun cale de a securiza accesul. Dac de exemplu refuzm
89

accesul la meniul Produse de sub opiunea Vnzri, un utilizator poate n

continuare s aib acces la produse prin intermediul meniurilor Depozit sau
Producie. Un mod mult mai sigur de prevenire a accesului nedorit este
refuzarea accesului la Produse n pagina Drepturi de Acces. Aceasta este
pagina n care stabilim permisiunile specifice ale utilizatorilor. Vedem mai jos
listate toate modelele din sistem la care un utilizator poate avea acces dac este
membru al acelui grup:

Fig.8.23 Drepturi de acces

Imaginea precedent ne arat o list a tuturor obiectelor (modelelor) implicite i

permisiile de citire, scriere, creare i tergere atribuite grupului
Vnzri/Manager. ntr-un exemplu real, s zicem c pentru o perioad
managerul de vnzri este capabil s vad produsele i s fac schimbri asupra
lor, dar nu dorim ca el s creeze produse ori i mai mult, s le tearg. n acest caz
avem nevoie de un alt tip de control, cel prin care putem edita drepturile de acces
debifnd accesul de creare i de stergere pentru Produse, abloane Produse i
Categoria produsului:

90


Fig.8.24 Limitri acces

91

Cap.IX Managementul proiectului

Aplicaia de management a proiectului se poate configura n funcie de ramura de
activitate i poate fi setat s gestioneze proiecte aflate n relaie cu clienii sau cu
comenzile de vnzare. Cu module adiionale, este posibil s legm aplicaia de
oricare alt aspect din OpenERP. Se poate de exemplu ca managementul
proiectului s fie utilizat n urmrirea diverselor stadii n care o sarcin din
companie se gsete. Cine este responsabil pentru ea? Cine seteaz agenda? Cnd
i ncep angajaii activitatea? Acestea sunt doar cteva ntrebri la care aplicaia
de management a proiectului trebuie s rspund.
Instalarea aplicaiei se face la fel ca celelalte, din pagina Setri a OpenERP.
Pentru nelegerea ct mai corect a aplicaiei de gestionare a proiectului, vom da
un exemplu legat oarecum de cel cu printarea crilor de vizit. De aceast dat
ns, ne vom referi la imprimarea unui logo pe echipamente sportive. n aceast
industrie este un loc comun existena proiectelor mari. Pornind de aici, vom crea
un proiect ce urmeaz s gestioneze crearea unei linii de echipamente sportive
tricotate pentru un club sportiv ce nglobeaz mai multe ramuri sportive, numit
Oltenia Sport Club. Cnd definim proiectul, devine important s analizm
domeniul lui i dac merit utilizarea managementului de proiect pentru
organizarea sarcinilor. La organizaia Oltenia Sport Club avem echipe diferite, la
care logo-ul poate s fie diferit, avem indivizi diferii ce poart mrimi diferite i
care au echipamente inscripionate cu nume diferite. Exist s presupunem
termene limit de predare i oameni diveri care gestioneaz fiecare faz a
proiectului.

92

Crearea proiectului
Dup ce aplicaia Project Management a fost instalat, mergem n meniu i dm
clic pe opiunea Proiecte i apoi pe butonul Creai. n cmpurile care apar,
scriem numele proiectului Oltenia Sport Club. El va putea fi accesibil tuturor
utilizatorilor sistemului. Atribuirea unui client este opional. Ca manager de
proiect l desemnm pe Administrator:

Fig.9.1. Creare proiect

Tabul Echipa este locul n care adugm o echip proiectului. Dac se d clic pe
butonul Adaug, va aprea o list a membrilor disponibili din companie. Aici, se
pot aduga noi membri echipei.
n cel de-al doilea tab numit Alte informaii, se pot nregistra informaii n plus
legate de proiect. Se poate seta data de nceput i de sfrit a proiectului:

Fig.9.2. Setri informaii suplimentare

93

Cmpul Parinte ofer posibilitatea imbricrii, adic aducerea mai multor

proiecte ntr-un alt proiect. Al treilea tab este Etapele Proiectului n care pot fi
definite diversele stadii ale lui. Acest tab este disponibil doar dac csua Sarcini
(aflat sub numele proiectului) este bifat. Dup cum se poate vedea mai jos,
aplicaia de management a proiectului are configurate implicit diverse stadio ce
nu sunt populate automat cu date atunci cnd este creat un proiect nou. Ele pot fi
adugate, editate sau terse, n funcie de necesitile fiecrui proiect:

Fig.9.3. Configurare etape proiect

Avem aici numele etapei i stadiul asociat. Se poate observa c etapa

Specificaie este n ateptare, iar cnd ne mutm la Proiectare, Dezvoltare i
Testare, stadiul asociat este n desfurare.
Pentru cazul nostru considerm c sunt de fcut cteva modificri. Spre exemplu,
stadiile Dezvoltare i Testare pot fi definite mult mai bine. Astfel, n loc de
Dezvoltare putem trece Fabricaie, iar n loc de Testare trecem Asigurarea
Calitii. S redefinim deci stadiile, dnd clic pe liniile pe care dorim s le
modificm:

94


Fig.9.4. Redefinire stadii

Am lsat bifat csua Implicit pentru Proiecte Noi pentru c anticipm c

majoritatea proiectelor firmei implic producie. Cmpului Status Asociat i
atribuim opiunea n desfurare. Csua Pliat Implicit ne spune cum s
manipulm stadiile care nu au sarcini atribuite. Dac este bifat, vizualizarea
kanban face stadiul invizibil atunci cnd nu sunt sarcini curente. Lsm csua
nebifat.
Urmtoarea imagine ne arat noile stadii dup ce au fost modificate cu denumiri
mai elocvente scopului nostru:

Fig.9.5. Reconfigurare stadii

Am adugat n plus stadiile Cumprare i Livrarea Produsului. Cu stadiile

configurate, putem acuma s atribuim sarcini care s ne ajute la gestionarea
95

proiectului pentru diverse etape. S notm c lng numele etapei, exist o mic
bulin. Cu ajutorul ei, prin tragere cu mouse-ul, se pot rearanja stadiile n ordinea
fireasc.
Definirea sarcinilor proiectului
Sarcinile sunt entitile principale implicate ntr-un proiect. Vom crea o nou
sarcin mergnd n aplicaia Proiect sub meniul Sarcini i apoi dnd clic pe
butonul Creai:

Fig.9.6. Creare sarcin (formular general)

Definim aici urmtoarele:

- Numele sarcinii (care este obligatoriu)
- Stadiul n care se gsete
- Proiectul cruia sarcina i este atribuit
- Termenul limit
- Persoana cruia i este atribuit sarcina
- Eticheta sarcinii
- Descriere
n partea superioar a formularului vedem toate stadiile proiectului, cu cel actual
evideniat cu culoare albastr:

96


Fig.9.7. Crearea unei sarcini specifice

Cnd ne gsim n modul de editare a formularului, putem da clic pe stadii ca s

atribuim direct sarcina unui stadiu dat. Cmpul Etichete poate fi valoros pentru
urmrirea cu acuratee i organizarea sarcinilor.
Definirea unor informaii suplimentare ale sarcinii
Formularul de creare a sarcinii conine un tab suplimentar n care se pot aduga
informaii. Se d clic pe tabul Informaii suplimentare care include:
- Prioritatea sarcinii
- Secvena
- Clientul
- Datele de nceput i de sfrit ale vizualizrii Gantt
Crearea unei sarcini adiionale
Vom defini n continuare cteva sarcini n plus, aflate n etape diferite. Acestea
sunt:
1. Aprobarea logo-ului
2. Colectarea numelor i numerelor de pe echipamente ale sportivilor
3. Identificarea furnizorilor pentru produse
97

4. Estimarea costurilor i preul pentru fiecare materie prim

5. Plasarea comenzilor de cumprare pentru materii prime
6. Crearea prototipurilor pentru echipamente i naintarea spre aprobare
clientului
7. Programarea operaiunilor de imprimare
8. Imprimarea echipamentelor
9. Controlul calitii
10.Ambalarea i transportul echipamentelor
Dup crearea fiecrei sarcini n parte, pe msur ce producia evolueaz de la un
stadiu la altul, se poate vedea ntreg procesul de producie:

Fig.9.8. Sarcinile proiectului

Fiecare sarcin este reprezentat de un card care arat numele ei, denumirea
proiectului i data ei de finalizare. Fotografia mic din colul dreapta-jos al fiecrei
sarcini l reprezint pe cel cruia i este atribuit sarcina. n exemplul de fa, este
vorba despre Administrator. Dac se d clic pe numrul ce apare n interiorul
cardului (care arat cte sarcini se afl n acel stadiu) se poate intra n modul de
editare a sarcinii. Tot de aici, sarcina poate fi tears.

98

Se poate urmri deasemenea procesul i n modul de vizualizare Gantt prin

apsarea butonului respectiv, situate n colul din dreapta sus alocat diverselor
moduri de vizualizare:

Fig.9.9. Vizualizare Gantt

Folosind acest mod se poate ajusta timpul alocat unei sarcini prin procedeul drag
& drop (trage i arunc) cu mouse-ul n stnga sau dreapta. n schimb, nu se pot
reordona sarcinile. Totodat, se pot vizualiza sarcinile i n modul calendar, n care
din nou se pot face modificri dnd dublu clic pe sarcina respectiv:

Fig.9.10. Vizualizare calendar

Completarea sarcinilor proiectului

O dat ce sarcinile sunt parcurse, trebuiesc aduse n stadiul de Efectuat prin
apsarea butonului respectiv din formular. Dup ce se revine la sarcinile
99

proiectului n modul List vizualizare, se observ progresul sarcinii colorat n

verde:

Fig.9.11. Sarcini efectuate

n imaginea de mai sus am marcat ca fiind finalizate primele trei sarcini ale
proiectului.

100

Anexe tehnice
Instalarea in cinci pai a sistemului OpenERP n Ubuntu 12.10
Am lsat spre sfrit un aspect foarte important al OpenERP i anume instalarea
lui pe sistemul de operare Ubuntu / Linux. De fapt, OpenERP pentru acest sistem
de operare a fost construit. OpenERP este foarte stabil pe Linux dar mai ales, aici
se poate customiza cel mai bine. Cu toate c aparent, din dou, trei comenzi n
Terminal el pare c se poate instala foarte uor, de fapt, lucrurile nu stau chiar
att de lesne. Dup ce am compilat o droaie de informaii adunate din mediul
online, am pus cap la cap o metod care, cel puin pentru mine unul, pn acuma
n-a dat gre. Cu ajutorul ei am instalat i dezinstalat OpenERP (n Ubuntu) de
nenumrate ori i fr eroare:

v Din Terminal (care se deschide prin combinaia de taste Ctr+Alt+T) se
instaleaz iniial baza de date PostgreSQL cu urmtoarea comand:
sudo apt-get install postgresql
v Se instaleaz apoi utilitarul wget:
sudo apt-get install wget
v Cu ajutorul comenzii wget se descarc ultima variant OpenERP dnd n
Terminal comanda:
wget http://nightly.openerp.com/7.0/nightly/deb/openerp_7.0-latest-1.all.deb
v Se instaleaz pachetul de programe:
sudo dpkg i openerp_7.0-latest-1_all.deb
v La finalul instalrii vor fi afiate cteva erori care ns se remediaz cu
comanda:
sudo apt-get f install
101

v Se verific funcionarea aplicaiei scriind n browser http://localhost:8069.

Unde se afl modulele OpnERP n Ubuntu
Un lucru foarte important atunci cnd vrei s customizezi modulele din OpenERP
sau s adaugi propriul modul, este s cunoti exact locul n care acestea se gsesc
n instalarea default din sistemul (destul de complex) de fiiere Linux/Ubuntu.
Ele se afl deci n urmtoarele foldere:
/usr/share/pyshared/openerp/addons
sau / i
/usr/lib/pymodule/python2.7/openerp/addons

Setarea serviciului outgoing de email al companiei
Un punct esenial i care se face prima dat n managementul aplicaiei
OpenERP este setarea emailului. nainte de a creea noi utilizatori este
necesar i esenial configurarea emailului companiei. Pentru aceasta se
merge n coloana din dreapta i se alege opiunea Companies. Se d click n
fereastra care apare pe Your Company -> Edit. La Email se scrie adresa de
email principal a companiei apoi se salveaz. Am scris c este esenial acest
pas pentru c n momentul n care se va dori crearea unui nou user dar
emailul companiei nu este configurat, va aprea o eroare care v va ndruma s
setai adresa outgoing (de trimitere) a emailului. Din pcate, nu se specific i
pentru cine s se seteze aceast adres, aa c rmi cu credina c este
necesar configurarea outgoing-ului emailului noului user ceea ce genereaz
eroare. Acest pas, cum voi arta imediat, trebuie fcut i el dar ulterior, dup

102

configurarea outgoing-ului emailului companiei i n funcie de serviciul de

email al userului.
Cum scriam puin mai sus, urmeaz acuma setarea csuei potale a userului.
Aici mergi n General Settings -> Configure outgoing email servers. Se d click
pe Create i n fereastra care apare se introduc datele cerute, ca n figura de
mai jos:
(In exemplul de mai jos, am adugat informaiile mele pentru setarea
serviciului de trimitere de emailuri al companiei).

Fig.3.1.Setare outgoing mail server pentru user

Se verific buna funcionare prin presarea butonului Test Connection.

Trebuie s adaug cteva informaii despre cerinele de mai sus. Astfel,
Serverul SMTP pentru serviciul Gmail este smtp.gmail.com. n dreptul
Connection Security se trece SSL/TLS care automat va face ca n csua din
dreptul SMTP Port s apar valoarea 465. Apoi, la Username se trece adresa
ntreag de email i parola pe care o avei ataat adresei dumneavoastra de
pot electronic.
103

Pentru serviciul Yahoo! Mail difer doar Serverul SMTP care este
smtp.mail.yahoo.com i desigur adresa de email i parola.

Customizarea OpenERP
Vom ncerca n continuare s desluim unul dintre marile avantaje ale
OpenERP, anume abilitatea lui de customizare (personalizare) , astfel nct s
se potriveasc cerinelor afacerii. Din fericire, OpenERP poate fi adaptat fr a
necesita cunoaterea limbajului Python de programare. Vom ncepe aadar cu
nvarea activrii modului de programare n OpenERP i apoi al realizrii
back-up-ului bazei de date. Aceast din urm faz este sau ar trebui s fie o
practic foarte important atunci cnd OpenERP este supus adaptrii.
Dup aceasta vom trece la lucruri ceva mai dificile: adugarea de noi cmpuri
n baza de date i afiarea lor n formulare i vizualizri.
Activarea modului de programare (developer mode)
O dat intrai n acest mod, OpenERP ofer mult mai multe informaii. Cu
ajutorul lui se pot efectua modificri ale bazei de date dar i stocarea
informaiilor ntr-un fiier.
Pentru activarea modului programare se merge n colul din dreapta sus la
Administrator unde se d clic pe opiunea Despre OpenERP. n fereastra
care apare se apas pe butonul Activeaz modulul programare:

104


Activarea modului programare

Sistemul recunoate imediat c te afli n modul developer i adaug n URL

particula &debug#. n plus, OpenERP mbogete substanial informaiile
oferite atunci cnd treci (hover) cu mouse-ul peste diferite cmpuri din
interfa.
Pentru a iei din modul programare, se selecteaz i apoi se terge particula
debug# din URL. Dup cum se observ, semnul & trebuie lsat n continuare
n URL. Dac apare vreo eroare sau se observ un comportament paradoxal
dup tergerea particulei debug#, se folosete butonul din browser Back
(<-). Dac eroarea persist, se restarteaz browserul i apoi se face relogarea
n sistem.
Salvarea bazei de date
Atunci cnd se fac schimbri n modul programare, modificrile sunt scrise i
salvate n baza de date asociat. Unul dintre avantajele majore ale acestei
abordri este c nu trebuie s fie scris cod Python ori mai mult, crearea unui
modul personalizat ca s fie implementat o simpla customizare. Unul dintre
marile dezavantaje este c poi s faci schimbari care nu se potrivesc i prin
urmare greu daca nu imposibil de recuperat. Acesta este motivul foarte

105

important i recomandat ca baza de date s fie salvat ntotdeauna nainte

de (dar i dup) orice customizare.
Pentru salvarea unei baze de date trebuie s te deloghezi din OpenERP. n
ecranul care apare se d clic pe link-ul Backup de sub meniul Database
Mangement:

Salvarea bazei de date

Se selecteaz baza de date ce se vrea a fi salvat din meniul derulant i se

introduce parola pentru instalaia OpenERP (implicit parola master = admin).
Se d apoi clic pe butonul Backup. OpenERP salveaz baza de date pe hard
disk-ul local:

Salvarea DB pe hard disk

106


Restaurarea bazei de date
Ca s recuperm o baz de date se d clic pe butonul Restore:

Recuperare DB

Pentru restaurarea bazei de date este nevoie de trei informaii:
1. Fiierul backup pe care doreti s-l restaurezi
2. Parola master a OpenERP
3. Numele noii baze de date
Dup specificarea acestor informaii se d clic pe butonul Restore. O dat
baza de date restaurat, urmeaz relogarea n sistem, ca s existe sigurana c
totul este n regula.
Adugarea unui cmp personalizat n OpenERP
Unul dintre cele mai comune motive pentru customizarea OpenERP este
adugarea de informaii n plus, ce sunt specifice afacerii. n exemplul nostru
vom aduga cmpuri care s ne ajute s gestionm mai eficient data i
procesul pentru compania Copy Shop. n mod specific, vom aduga
urmtoarele cmpuri n comanda de vnzare:
x_daterequired motivul: n industria de printare momentele cnd producia
demareaz i se termin sunt foarte importante
107

x_rush motivul: dac este legat cu DateRequired este necesar

semnalizarea unor comenzi de vnzare ca fiind imperative. Rush Order
prioritizeaza producia.
Numele cmpurilor personalizate trebuiesc precedate de particula x_. Se
procedeaz aa pentru ca noul cmp s nu intre n conflict cu datele standard
deja instalate ale OpenERP.
Cea mai uoar cale de adugare a unui cmp personalizat ntr-un formular
este folosirea meniului ce apare n acel formular. n cazul nostru vom aduga
cmpuri n formularul Comanda de vanzare (Sales Order). Navigm deci n
meniul Vanzari la Comenzi de vanzare unde deschidem formularul unei
comenzi n modul Gestionai Vizualizrile (Manages Views) aflat n partea
stnga-sus:

Gestionarea Vizualizrilor

Alegem aici poziia sale.order.form i dm clic pe Editai. De aici

ptrundem n Editor Vizualizri. Acest formular permite adugarea,
tergerea i modificarea cmpurilor care sunt afiate la vizualizarea
formularului. La nceput, utilizatorul poate s fie speriat de ncrengtura de

108

linii de cod existente, ns nu trebuie s se ntmple asta. n msura n care

vei face acest lucru cu o anume frecven, temerile vor disprea fr urm.

Editorul campurilor

Dup ce am selectat poziia client_order_ref se d clic pe semnul ( +) din

partea dreapt. Acest lucru permite adugarea unui nou cmp. Dup ce
formularul nou se deschide introducem datele:
- Nume cmp x_daterequired
- Eticheta cmp Necesita data
- Solicitat(e) bifat

Introducera datelor noului camp

109


Dup ce am terminat de introdus datele se salveaz. n noul ecran se d clic pe
Actualizare:

Actualizarea datelor

Dup actualizare va aprea formularul Proprieti n care se poate specifica

modul de apariie a cmpurilor noi.

Proprieti date

Lsm formularul neschimbat i dm clic pe Actualizare, apoi pe butonul

nchidei.

110

S vedem n final cum arat formularul Ordin de Vanzare dup ce am

adugat cele doua cmpuri:

Forma final formular cu cele dou cmpuri adugate

111





Bibliografie

Working with OpenERP, Greg Moss , Pack Publishing, 2013
Open ERP, a modern approach to integrated business management Release 6.0.0
(Fabien Pinckaers, Geoff Gardiner, Els Van Vossel), 2011
https://www.youtube.com/user/DailyERP (tutoriale video)
https://doc.openerp.com/
https://www.openerp.com/files/memento/OpenERP_Technical_Memento_latest.
pdf
Diverse alte site-uri de pe Internet










112

113