Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
3 Tabele Access........................................................................8
4 Funcii Access.....................................................................18
5 Interogri Access..............................................................20
5.1Interogri de selecie a nregistrrilor(Select Query
.1 Noiune de baz de date.Tipuri de BD.
Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care
faciliteaz i supervizeaz introducerea de informaii n baza de date, actualizarea
i extragera din baz, controlul i autorizarea accesului la date. Un sistem de
gestiune a bazelor de date trebuie s fie capabil s ndeplineasc urmtoarele
funcii:
de descriere ,care rezid n definirea structuriidatelor, a relaiilor
dintre acestea i a condiilor de acces la informaile coninute n baza de date;
de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea
datelor;
de interogare a BD, care permite obinerea diferitor informaii din
BD conform unor criterii de cutare;
de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei
iniiale n scopul obinerii unor totaluri, medii etc.;
de ntreinere, care const n crearea copiilor de rezerv,
compactarea BD i repararea ei n cazul deteriorrii;
de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva
accesului neautorizat i n atribuirea drepturilor de acces.
Figura .2
Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n
figura 1 executm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent
sau selectm opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasat pe un
dispozitiv de memorie auxiliar. n caseta de dialog care apare indicm numele BD
Figura.3
(de ex., BIBL) i localizarea ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt
disponibile cele 7 clase de obiecte Access.
Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o fereastr
(fig.6) n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor.
Proprietile cmpurilor
n afar de tipul cmpului, putem stabili i unele proprieti ale sale, cum ar fi
mrimea (lungimea), numrul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc.
Fiecare tip de date are proprieti prestabilite, dar ele pot fi modificate, executnd
un clic pe cmpul respectiv (fig. 6, partea de sus) i modificnd valorile prestabilite
care apar n partea de jos.
Cmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse ntre l i 255 de caractere.
Implicit, mrimea cmpului este de 50, dar ea poate fi modificat n limitele
amintite, n funcie de lungimea maxim preconizat a valorilor cmpului respectiv.
Astfel, pentru IdCarte (identificatorul crii), modificm mrimea cmpului din 50
(valoarea prestabilit) n 8 (valoarea necesar). La fel procedm i cu
caracteristicile altor cmpuri.
Menionm i cu aceast ocazie, c pentru cmpurile ce conin numai valori
numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite n calcule, vom prefera
tipul Text n locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior
cutarea informaiei n baza de date.
Cmpurile de tip Number au lungimi diferite n funcie de opiunea specificat
pentru proprietatea Field Size.
Opiunea implicit pentru cmpurile de tip Number este, de regul, Single,
dar ea poate fi modificat, utiliznd comanda Options din meniul Tools. Pentru
cmpurile de tip Number poate fi stabilit i proprietatea Format, n care
specificm modul de afiare a valorilor (numrul cifrelor zecimale etc.).
Cmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile n funcie de formatul
datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cmpului. De altfel, formatul
de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca i delimitatorii dintre dat, lun
i an, pot s difere de cele utilizate n aceast lucrare. Reprezentarea datelor ine
de modul n care a fost personalizat sistemul Windows. Pentru a schimba
formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar i a orei, a numerelor i a
valutei), este necesar de a efectua setrile respective, utiliznd aplicaia Regional
Options din meniul Control Panel al meniului de baz Start.
Redactarea datelor
Dac apare necesitatea modificrii (editrii) nregistrrilor unui tabel, deschidem
tabelul n regimul Datasheet View, acionnd butonul Open din fereastra Database
(sau executnd un dublu-clic pe numele tabelului). Ca rezultat, obinem tabelul cu
coninutul precedent, coninut pe care-1 putem modifica la dorin. Modificrile pot fi
cele mai diverse: nlocuirea datelor existente, completarea unor cmpuri, ale cror
valori nu erau cunoscute anterior, adugarea unor nregistrri noi, tergerea unor
nregistrri, copierea unor valori etc. Majoritatea acestor modificri se efectueaz
prin simpla deplasare n cmpul i rndul necesar i prin nlocuirea coninutului vechi
prin altul nou. Menionm, c semnul indic rndul curent, iar atunci cnd
iniiem procedura se modificare a nregistrrii, acest semn este nlocuit cu ultimul
fiind prezent pn la trecerea la o alt nregistrare.
In cele ce urmeaz vom descrie cteva proceduri de redactare a datelor.
a) Adugarea unor nregistrri noi. nregistrrile noi sunt plasate la sfritul
tabelului .
b) Excluderea unor nregistrri. Pentru a terge una sau mai multe
nregistrri consecutive, marcm aceste nregistrri prin glisarea ("tragerea")
mouse-ului pe verticala din stnga tabelului, apoi apsm tasta Delete sau
alegem comanda Delete din meniul Edit. Ni se va cere confirmarea aciunii,
la care vom rspunde prin OK sau vom renuna prin Cancel.
c) Copierea unor blocuri de date. Pentru a copia un bloc de date, marcm
blocul, apoi acionm butonul Copy din bara cu instrumente. Ca rezultat,
coninutul blocului se copie n memoria Clipboard. Din acest moment, coninutul
memoriei Clipboard poate fi "lipit" oriunde. In acest scop marcm locul inserrii
(blocul-destinaie) i acionm butonul Paste din bara cu instrumente.
Remarc: Dimensiunile i caracteristicile blocului-destinaie trebuie s
corespund ntocmai dimensiunilor i caracteristicilor blocului-surs.
Modificrile efectuate n orice nregistrare a tabelului se salveaz n mod
automat de fiecare dat cnd trecem la o alt nregistrare, sau la nchiderea
tabelului. Aceasta nseamn c dup terminarea lucrului cu un tabel nu este
neaprat nevoie s-1 salvm, - sistemul o va face singur. Utilizatorul trebuie
doar s aib grij s nchid tabelul n caz c nu-1 va mai utiliza. Dac, ns,
am efectuat modificri ce i n de aspectul tabelului (limea coloanelor, ordinea
lor etc.) i dorim ca aceste modificri s fie prezente la o nou deschidere,
nainte de a nchide tabelul, l salvm cu comanda Save din meniul File.
MS Access pstreaz informaia despre modificrile efectuate, ceea ce
permite, n cazul cnd am greit, anularea modificrilor i revenirea la starea
precedent. Pentru a anula modificrile din cmpul curent, apsm tasta Esc,
iar pentru a anula modificrile din nregistrarea curent - apsm tasta Esc
de dou ori. Pentru a anula modificrile din nregistrare dup ce s-a trecut la o
nou nregistrare, executm comanda Undo Saved Record din meniul Edit.
Prin aceasta se revine la s i t u a i a anterioar aciunii greite (nedorite).
curent,
Remarc: Funciile descrise mai sus pot fi utilizate numai n interogri, formulare,
rapoarte i n limbajul de programare Visual Basic for Applications.
5. Interogri Access
Interogrile reprezint modaliti de selecie i afiare a informaie din unu sau mai
multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiii logice.
Tipuri de interogri
n funcie de modul de definire i rezultatele aciunii, interogrile pot fi clasificate
astfel:
a) interogri de selecie (folosind condiii logice);
b) interogri de sortare (indicnd cmpul/cmpurile i ordinea sortrii);
c) interogri de excludere a unor nregistrri din BD (de exemplu,
excluderea tuturor cititorilor care nu au mprumutat cri n
ultimii 2 ani);
d) interogri de modificare a unor nregistrri din BD (de exemplu,
majorarea preurilor tuturor crilor cu 20%);
e) interogri de obinerea a unor informaii rezultante (n cmpuri noi)
n baza informaiei existente (de exemplu, obinerea vrstei cititorului prin
scderea anului de natere din anul curent);
f) interogri de obinere a unor totaluri, medii etc.;
g) interogri ncruciate.
n toate cazurile, cu excepia ultimelor dou, rezultatul interogrii este un nou set
de date, numit set dinamic (engl: Dynaset). Setul dinamic (rezultalul interogrii)
conine doar cmpurile specificate ale nregistrrilor din tabelele specificate care
satisfac condiiilor specificate. Denumirea '"Set dinamic" este legat de faptul c
orice modificri ale datelor din tabelele specificate n interogare implic
modificri respective ale rezultatului interogrii (la o nou executare a ei). i
invers, orice modificri n setul dinamic implic modificri n tabelele respective
(cu condiia respectrii integritii datelor). Seturile dinamice nu se memorizeaz;
ele se formeaz din nou de fiecare dat cnd executm o interogare. Dac n
tabelele BD intervin modificri, rezultatele executrii a dou interogri identice pot
fi diferite, n cele ce urmeaz vom descrie modalitile de definire i executare
a interogrilor nominalizate.
5.1 Interogri de selecie a nregistrrilor(Select Query)
Exemplu:1
Pentru a defini o interogare de selecie (de exemplu, afiarea emisiunilor cu desene
animate), acionm fila Queries din fereastra Database (fig. 10), apoi butonul
New.
n rndul Criteria din partea de jos a ferestrei specificm condiia seleciei Des*
pentru cmpul DenGen al tabelului Genuri. Dac dorim ca nregistrrile s fie
afiate ntr-o anumit ordine (cresctoare/alfabetic sau descresctoare) pentru
cmpul respective specificm opiunile Ascending sau Descending n rndul sort.
Dac indicm Ascending pentru cmpul DenEmisiunii al tabelului emisiuni
denumirile emisiunilor vor fi afiate n ordenea alfabetic.
Interogarea astfel definit poate fi executat imediat n scopul obinerii
rezultatului (fig. 13), sau salvat pentru a fi executat ulterior. n primul caz
acionm butonul (Datasheet View) din bara cu instrumente n aldoile caz
executm comanda Save din meniul File. La salvarea interogrii indicm numele
ei, care nu trebuie s coincid cu numele unor tabele sau ale unor interogri
definite anterior. Setul dinamic (rezultatele interogrii) conine cmpurile marcate
cu simbolul n rndul Show al ferestrei. Celelalte cmpuri chiar dac sunt
incluse n interogare, nu se afieaz.
fig.14
fig.15
Dup selectarea tabelului acionm butonul Close. Apoi executm dublu clic pe
denumirile cmpurilor i vor trece n rndul Field din caseta de jos (fig.16).
fig.16
Dup aceasta specificm condiiile seleciei. n rndul Criteria scrim condiia <30
pentru cmpul Durata Emisiunii al tabelului Emisiuni i ne va afia lista
emisiunilor cu durata mai mic de 30 minute.
fig.18
Dup aceasta specificm condiiile seleciei. n rndul Criteria scrim condiia
tiri pentru cmpul DenGen al tabelului Genuri i ne va afia lista emisiunilor
tiri.
Fie c dorim s afim lista emisiunilor n limba rus. Pentru aceasta executm
urmtorii pai:
Definim o interogare n care includem tabelele Emisiuni, Limbi, Canale TV din
care selectm cmpurile DenEmisiunii, DenCanal, DenLimba (fig.20)
fig.20
Dup aceasta specificm criteriul de selecie n rndul Criteria pentru cmpul
DenLimba din tabelul Limbi i ne va afia lista emisiunilor n limba rus.
fig.21
5.2 Interogri de sortare a nregistrrilor
fig.22
fig.23
Pentru afiarea emisiunilor n ordine duratei lor executm un clic n rndul Sort al
casetei (fig.24) n dreptul cmpului Durata emisiunii i din lista derulant alegem
opiunea Ascending.
fig.24
Pentru a afia rezultatul interogrii (fig.25), acionm butonul (Datasheet View)
din bara cu instrumente.
fig.25
fig.26
fig.27
fig.29
6. Pentru a obine lista nregistrrilor care urmeaz a fi excluse (dar nc n-au
fost excluse), acionm butonul (Datasheet View) din bara cu
instrumente. Ca rezultat, obinem fereastra, reprezentat n figura 8.13.
fig.30
7. Dac rezultatele obinute n p.6 sunt cele dorite, revenind la
regimulDesign View, putem elimina realmente nregistrrile, executnd comanda
Run din meniul Query sau acionnd butonul (Run) din bara cu instrumente. Ca
rezultat, pe ecran apare un mesaj despre numrul total al nregistrrilor care
urmeaz a fi eliminate. Dac acionm butonul Yes, nregistrrile vizate sunt
eliminate definitiv. Pentru renunare, acionm butonul No.
8. Salvm interogarea, executnd comanda Save As din meniul File i
indicnd numele interog
fig.32
5.7 Interogri ncruciate (Crosstab Query)
In multe cazuri rezultatele unei interogri sunt greu de perceput din cauza
volumului mare de informaii selectate. In figura sunt prezentate datele despre cte
emisiuni de fiecare gen sunt, obinute cu ajutorul unei interogri de grupare i
totalizare.
fig
Access permite gruparea i reprezentarea datelor ntr-o form compact, form
care se aseamn cu un tabel electronic.n acest scop se definesc interogri
speciale, numite interogri ncruciate (Crosstab Query).
Pentru a defini o interogare ncruciat procedm iniial ca n cazul unei
interogri de selecie obinuit, adic selectm tabelele Emisiuni, Canale TV,
Genuri, din care selectm cmpurile DenGen, DenCanal, DenEmisiunii (fig)
fig
n continuare parcurgem urmtorii pai:
1. Selectm opiunea Crosstab din meniul Query. Ca rezultat, titlul ferestrei
se schimb n Crosstab Query, iar n partea de jos apare rndul Crosstab.
2. Definim cmpul DenGen, valorile cruia vor servi n calitate de denumiri
ale rndurilor tabelului. Pentru aceasta acionm butonul cu sgeat din rndul
Crosstab pentru cmpul DenGen i din lista derulant care apare selectm
opiunea Row Heading.
3. In mod analogic definim cmpul DenCanal, valorile cruia vor servi n calitate
de denumiri ale coloanelor tabelului . Pentru aceasta acionm butonul cu
sgeat din rndul Crosstab pentru cmpul DenCanal i din lista derulant care
apare selectm opiunea Column Heading.
4. n rndul Total nlocuim opiunea Group By din cmpul DenEmisiunii prin
operatorul Count.
5. Pentru cmpul DenEmisiunii n rndul Crosstab stabilim opiunea Value pe
care o selectm din lista derulant prin analogie cu aciunile descrise mai sus.
6. Acionm butonul pentru vizualizarea rezultatelor (fig)
fig