IV.

Pstrarea i conservarea documentelor

Potrivit actelor normative depozitele de arhiv trebuie s asigure condiiile

necesare conservrii, pstrrii i securitii documentelor. Ele se amenajeaz n cldiri
construite special sau adaptate pentru acestea n compartimente distincte pentru a asigura
izolarea spaiilor destinate pstrrii de cele cu alte destinaii. Depozitele vor fi dotate, n
funcie de formatul i de suportul documentelor , cu mijloace adecvate de protejare a
acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Cldirile i depozitele de arhiv trebuie s fie de gradul I de rezisten la foc i
cutremur, cu o rezisten la ncrcare de minim 800 kg/m.p. Depozitele trebuie s fie
uscate, ventilate i echipate corespunztor pentru asigurarea microclimatului optim de
conservare pentru fiecare categorie de documente

Pentru documentele constituie pe suport de hrtie, material textil, piele
sau pergament trebuie s se asigure o temperatur de 15-20 grade cu o
umiditate relativ de 50-60%.

Pentru documentele constituite din filme, plci fotografice, diapozitive,
nregistrri fonice i video,trebuie s se asigure o temperatur intre 12-18
grade C i o umiditate relativ de 40-50%.
Ferestrele depozitelor trebuie s fie metelice cu dou rnduri de geamuri, din care
unul confecionat din sticl antisolar, termoabsorbant, ornament, riglat sau mat. Se
recomand utilizarea la depozite a obloanelor metalice. Ferestrele situate la parter sau la
etajul I trebuie s fie prevzute cu grile i gratii metalice. n cazul n care depozitele de
arhiv sunt fr lumin exterioar este obligatorie utilizarea ventilaiei mecanice.
Instalaiile electrice i sanitare se vor monta n conformitate cu normele n
vigoare, de asemenea depozitele trebuie protejate contra descrcrilor electrice
atmosferice. La depozitele de arhiv se permite numai utilizarea sistemelor centrale de
nclzire.
Conform articolului 153 din Normele Tehnice, n depozitele de arhiv se folosesc
mijloace de pstrare specifice pentru depozitarea diferitelor genuri de documente ca:
rafturi, dulapuri, rastele, fiiere executate pe baz de standarde sau norme interne.
Rafturile se ancoreaz ntre ele pentru asigurarea stabilitii.

1
 Toate documentele se introduce n mijloace specifice de protecie, precum: mape,
cutii, tuburi, cmi,plicuri etc, de forme i dimensiuni adecvate, confecionate pe baz
de norme interne sau S.T.A.S.-uri, n vederea evitrii solicitrilor mecanice i a uzurii.
n depozitele de arhiv se asigur condiiile necesare pentru pstrarea
corespunztoare a documentelor i protecia lor mpotriva agenilor de deteriorare : praf,
lumin solar, variaii de temperatur i umiditate, inundaii, temperature excesive, surse
de infecii sau ntreinere a agenilor biologici, pericol de foc etc. Documentele afectate
de inundaii, incendii sau de aciunea substanelor i materialelor folosite la stingere vor
trebui restaurate i recondiionate, in laboratoare de specialitate.
n ceea ce privete igiena i ntreinerea documentelor, normativele prevd mai
multe msuri n vederea asigurrii condiiilor optime de pstrare i conservare, i anume:

Depozitele de arhiv, camerele de lucru, precum i terenul nvecinat
construciei de arhiv trebuie meninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a cilor
de acces, a locurilor din apropierea gurilor de ap i a instalaiilor de stingere a
incendiilor;

Zilnic se verific temperature i umiditatea realtiv a aerului n fiecare
deposit, iar depozitele vor fi aerisite n fiecare zi, 2-3-ore, pe timp favorabil

Zilnic se vor verifica i instalaiile electrice, de ap sau de alt natur, pentru
a preveni eventuale defeciuni care s produc degradarea sau distrugerea documentelor;

Lunar se efectueaz sondaje privind starea de conservare a documentelor, cu
precdere n zonele ntunecoase i reci ale depozitelor. n cazul identificrii unor focare
de degradare, documentele n cauz trebuie izolate ntr-o camer separat, pn la
intervenia unui specialist;

Lunar, se realizeaz nlturarea prafului de pe mijloacele de protecie (mape,
cutii), de pe mijloacele de depozitare (rafturi, dulapuri, rastele etc.) i de pe prile
componente ale ncperii (perei, ferestre, ui, elemente de nclzire).

Ori de cte ori este necesar se execut tratamente specifice de dezinfecie,
dezinsecie i deratizare n vederea prevenirii aciunii agenilor biologici;

nainte de introducerea n depozite,se va proceda la dezinfecia i
desprfuirea tuturor documentelor preluate de la instituiile administraiei de stat,
societi comerciale i persoane fizice.

2
Toate activitile referitoare la ntreinerea, igiena i conservarea curent se consemneaz
ntr-un caiet de depozit, iar msurile de asigurarematerial i financiar a acestor
activiti se planific i se execut n conformitate cu reglementrile existente, la
propunerea efilor serviciilor judeene.
n egal msur, exist urmtoarele interdicii:

Introducerea n depozitele de arhiv a obiectelor strine de arhiv (materiale de
ntreinere, substane inflamabile, haine, alimente etc.

Aezarea documentelo, chiar i pentru scurt durat, pe pardoseal, ntre rafturi,
pe coridoare, scri etc., precum i aezarea lor n stive sau nghesuite n rafturi,
dulapuri, lzi sau boxe.
La terminarea activitilor, documentele se rearhiveaz, iar uile depozitelor trebuie
ncuiate i sigilate. De asemenea, amenajarea depozitelor sau schimbarea destinaiei
spaiilor de pstrare se face cu aprobarea directorului Arhivelor Naionale.
Conform articolului 156 din Normele Tehnice, microfilmele se pstreaz n
depozite special amenajate, dotate cu rafturi protejate anticorosiv n condiii stricte de
microfilmat (temperatura 16 + 2 grade C i umiditatea relativ de 40-50 % u.r.).
Microfilmele negative, destinate conservrii indelungate, se pstreaz n depozite
izolate, prevzute cu mijloace de protecie.
Microfilmele pozitive, copii sau dublete se pstreaz separat n spaii organizate
n funcie de volumul acestora. Rolele de microfilm negativ se introduc n cutii metalice
din aluminiu pregtite pentru ndeprtarea impuritilor de orice fel, nefiind permis
introducerea n interiorul cutiei a materialelor strine de pelicul, care pot s afecteze
calitatea acesteia.
Starea de conservare a microfilmelor se verific la intervale de cel mult doi ani i,
pe baza graficului de control, urmrindu-se, prin sondaj, loturile de role introduse n
depozite. De asemenea, se urmrete funcionarea n permanen a aparaturii de control i
condiionare a microclimatului existent n depozit. Diagramele de nregistrare a
condiiilor de mediu se pstreaz n dosare.
Normativele n vigoare prevd faptul c rspunderea pentru ocrotirea, paza i
securitatea documentelor din Fondul Arhivistic Naional revine efilor de servicii
judeene i efilor de compartimente din cadrul Arhivelor Naionale Istorice Centrale.

3
 n situaii deosebite care pun n pericol documentele din depozitele de arhiv
(inundaii, cutremure, alunecri de teren i alte evenimete de natur s afecteze pstrarea
sigurana arhivei) se trece la alarmarea personalului potrivit reglementrilor n vigoare,
lundu-se msuri pentru ocrotirea documentelor n raport cu situaia creat.
Paza i securitatea depozitelor de arhiv se realizeaz pe baza planurilor de
aprare i paz existente, de ctre personalul serviciului, precum i cu sprijinul altor
uniti ale Ministerului Administraiei i Internelor.
n vederea realizrii unei mai depline sigurane a depozitelor de arhiv este nevoie
s se asigure mijloace tehnice de alarmare mpotriva incendiilor i efraciilor, ui metalice
i grile la ferestre i alte amenajri.
Accesul personalului n unitile Arhivelor Naionale se face numai pe baza
permiselor sau legitimaiilor eliberate n acest sens de ctre conducerea Arhivelor
Naionale. Persoanele din afara unitii, care au relaii de serviciu cu Arhivele Naionale,
pot intra i se pot deplasa n uniti nsoite de un membru al personalului unitii, fr a
avea acces n depozite, dect cu aprobarea efului Arhivelor Naionale.
efii compartimentelor din Arhivele Naionale asigur luarea msurilor de
prevenire a incendiilor, de dotare cu mijloace necesare , conform legislaiei n vigoare.
Activitatea de prevenire i aprare mpotriva incendiilor n depozitele de arhiv se
organizeaz conform Normelor tehnice n vigoare i cuprinde anumite msuri cum ar fi:
interzicerea folosirii focului deschis n depozitele de arhiv (iluminarea cu chibrituri,
lmpi n spaiile depozitelor de arhiv, fumat etc.), interzicerea exploatrii
necorespunztoare a instalaiilor electrice i de nclzire, interzicerea folosirii i
depozitrii de substane inflamabile, interzicerea deinerii lichidelor inflamabile n
cantiti mai mari dect cele necesare pentru o zi de munc n ateliere, laboratoare de
conservare i foto etc.
n cazul n care este nevoie de folosirea focului deschis i a substanelor
inflamabile pentru repararea sau ntreinerea cldirii, se iau msuri de prevenire, conform
normelor n vigoare. De asemenea, n cazul apariiei focarelor de incendii , pn la
sosirea echipelor de intervenii zonele atinse de foc se izoleaz cu ajutorul stingtoarelor
cu bioxid de carbon i praf. Este interzis folosirea n depozitele de arhiv a apei i a
stingtoarelor cu spum chimic.

4
 Locurile care prezint pericol de incendii, cile de evacuare din cldiri,
amplasamentul anumitor utilaje pentru stingerea incendiilor se marcheaz conform
normelor tehnice n vigoare.
efilor compartimentelor i serviciilor judeene le revin urmtoarele atribuii: s
cunoasc i s raporteze conducerii Arhivelor Naionale evenimentele deosebite ce se
petrec n unitate, s dispun luarea msurilor ce se impun din ordinele Ministrului
Administraiei i Internelor, ale directorului Arhivelor Naionale, s verifice zilnic, la
nceputul i sfritul programului de munc, modul de aplicare a prevederilor privind
paza i securitatea localului.
Compartimentul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale precum i efii
serviciilor judeene, sprijinii de ctre ofierii specialiti din cadrul Inspectoratelor
Judeene de Poliie rspund de pregtirea personalului i a arhivei n vederea evacurii n
situaii deosebite. Pentru aceasta, va fi ntocmit un plan de evacuare, ce va cuprinde:
documentele care se evacueaz, localitatea unde vor fi depozitate, itinerarul, forele
materiale i umane necesare.
Transportul documentelor n interiorul aceluiai depozit, ntre depozite aflate ntr-
o construcie comun, la slile de studiu, camere de lucru, laboratoare se efectuez numai
n cutii i mape cu cruciaore de transport.
Operaiunile de transportare a arhivei n afara depozitelor sau n alte locaii se
execut numai cu aprobarea scris a efului Arhivelor Naionale, n containere metalice
sau saci din plastic pe suport texturat care urmeaz a se numerota, nchide i sigila,
lundu-se ,suri specifice de protecie alor pe ntregul traseu. Transportul se face n
condiii climaterice favorabile i cu mijloace de transport adecvate prevzute cu prelate,
materiale P.S.I., utilaje necesare depanrii sau altor intervenii De asemenea acest
transport va fi sub comanda unor delegai instruii special din partea Arhivelor Naionale
care rspund de integritatea documentelor, precum i a forelor umane i materiale avute
la dispoziie , acetia vor ncheia un proces verbal de predare-primire a arhivei.
n cazuri speciale transportul se face dup obinerea aprobrilor organelor
competente, cu sprijinul unitilor Ministerului Administraiei i Internelor. Transportul
documentelor avnd un volum restrns se poate face prin pota special, iar pachetele
constituite vor purta nscrisul ATENIE ARHIV.