CODIFICAREA MARFURILOR - CONDITIE

PENTRU TRECEREA DE LA VANZAREA

TRADITIONALA LA TELEVANZARE

CODIFICAREA MARFURILOR - CONDITIE PENTRU TRECEREA DE LA VANZAREA

TRADITIONALA LA TELEVANZARE

CODUL - reprezinta ansamblul regulilor conventionale care permit reprezentarea unei informatii

printr-o combinatie de elemente simbolice, susceptibile de a avea interpretare fizica. Elementele
simbolice ale codului pot fi redactate prin: litere (cod alfabetic), cifre (cod numeric), sau litere si cifre
(cod alfa - numeric).

1. COD - CODIFICARE: SISTEME TRADITIONALE DE CODIFICARE

1.1. Versiuni ale sistemului EAN

1.2. Versiuni ale simbolului EAN si UPC cu aplicatie limitata

2. SIMBOLIZAREA CODURILOR - ADEVARATA REVOLUTIE INFORMATICA IN

COMERT

3. PROCEDURI DE ATRIBUIRE A CODURILOR

4. AVANTAJELE CODULUI CU BARE

5. SCANNING SI INFORMATICA DE GESTIUNE.

1. COD - CODIFICARE: SISTEME TRADITIONALE DE CODIFICARE

Operatiunea de codificare reprezinta operatiunea de transpunere in cod a elementelor definitorii ale

unui obiect, serviciu, fenomen, indicator.

Principalele etape ale acestei evolutii au fost:

a)     numarul mare de sortimente vehiculate in cadrul intreprinderilor comerciale, precum si

necesitatile de grupare a acestora dupa anumite criterii au impus folosirea, o vreme a codului
zecimal, denumit in practica "de nomenclator", format din 8, 9 sau 11 cifre, corespunzator
sectoarelor comerciale.

b)     introducerea codurilor scurte "de lucru", constituite din numere atribuite de calculatorul

electronic nomenclatorului de produse vehiculate de o singura intreprindere. Construite deci in ordine,
compuse din 5-6 cifre plus cifra de control, codurile "de lucru" s-au impus prin usurinta preluarii din
documentele primare in documentele de evidenta "eliminandu-se erorile" .
c)     cu timpul acest sistem de codificare s-a dovedit depasit iar solutionarea problemei a inceput sa
fie intrevazuta odata cu trecerea de la codificarea uniforma a marfurilor, la codificarea
automata, prin calculatorul electronic, pe suporti corespunzatori unor tehnologii avansate de culegere
si prelucrare a informatiilor - scannerul.

Codificarea uniforma reprezinta sistemul de codificare prin care marfurile vandute sunt identificate
uniform printr-un numar. Din cauza diversitatii furnizorilor si a tarilor de origine o identificare a
marfurilor dupa codul uniform a devenit din nou imposibila. A aparut nevoia unei codificari nu
uniforme, ci unitare, pentru asigurarea comunicatiei intre furnizorul producator de marfuri si
comerciant, facilitandu-se derularea in bune conditii a comenzilor, livrarilor si facturarilor.

Sistemul de codificare universala (unitara) a fost precedat in Europa si in S.U.A. de sisteme nationale
si regionale de codificare.

La inceput a fost sistemul "nesemnificativ" de codificare potrivit caruia marfurilor li s-au atribuit

coduri in ordinea si pe masura aparitiei produselor respective, fara a se tine seama de familii sau
grupe inrudite de produse.

Prima clasificare semnificativa, pe familii, a fost relizata in Germania, prin sistemul BAN - L.

In S.U.A., cu ani in urma s-a adoptat sistemul de codificare UPC (UNIVERSAL PRODUCT CODE).
Sistemul se baza pe un cod cu o lungime de 12 cifre, din care: primul contine o cheie proprie pentru
UPC; apoi 5 cifre pentru determinarea producatorului; urmatoarele cinci (5) cifre pentru identificarea
marfii respective la producatorul simbolizat de anterioarele cinci cifre si in sfarsit, o cifra de control.

 cheie   pentru identificarea cifra de

proprie determinarea marfii control

producatorului

In Europa s-a adoptat sistemul EAN - European Article Numbering, care utilizeaza "codul cu
bare", reprezentat printr-o succesiune de bare inchise la culoare, cu grosimi variabile, tiparite pe un
fond de culoare deschisa.

Grosimea variabila a barelor, alternanta bare - spatii si contrastul obtinut intre culoarea barelor si
culoarea fondului permit decodificarea elementelor codificate.

Versiuni ale sistemului EAN

a)       EAN 13 - cea mai utilizata versiune, in care principiul de identificare numerica a produselor se
realizeaza printr-o structura de 13 caractere numerice (digits).

Formatul simbolului in versiunea EAN 13 este ilustrat in figura urmatoare:

Citit de la stanga la drepta, simbolul EAN 13 prezinta:

bare care marcheaza inceputul simbolului;

6 digiti care formeaza ½ stanga a simbolului;

bare care marcheaza mijlocul simbolului;

6 digiti care formeaza ½ dreapta a simbolului;

bare care marcheaza sfarsitul simbolului

Structura generala a versiunii EAN 13 este:

Prefix Nr. producator Nr. produs Cifra de control

P1 P2 P3 M1 M2 M3 M4 I1 I2 I3 I4 I5 C

P1- P3 = 3 digiti, care reprezinta numarul de identificare a Centrului National care aloca codurile
(acest numar este distribuit de Asociatia Internationala de Numerotare a Articolelor);

M1 - M4 = 4 digiti reprezentand numarul de identificare a producatorului, acest numar este alocat de

Centrul National de Codificare;

I1 - I5 = 5 digiti reprezentand numarul de identificare a produsului; aceste numere sunt distribuite de

fiecare utilizator in parte, dupa regulile puse la dispozitie de catre Centrul National de Codificare;

C = 1 digit reprezentand cifra de control.

Din aceasta structura rezulta ca prin versiunea EAN 13 se pot codifica 9999 de producatori, fiecare din
ei putandu-si codifica 99 999 de produse.

Ultima cifra, cea de control este determinata printr-un algoritm de calcul bine inteles cu ajutorul
calculatorului electronic. Cifra de control permite ca la citirea codului si prelucrarea informatiilor
calculatorul electronic sa nu retina codurile eronat imprimate sau falsificate.

In ce priveste optiunea pentru o varianta de codificare a societatilor comerciale mixte, se pot adapta
una din variantele:

- varianta centralizata: firma "mama" identifica intreaga gama de produse corespunzator regulilor

EAN din tara unde se afla, ofera avantajul centralizarii;

- varianta descentralizata: fiecare filiala isi codifica produsele dupa regulile EAN interne ale tarii
respective;

- varianta "recomandare": filialele se consulta si decid impreuna ce produse se vor numerota

centralizat.

b) EAN 8 - forma restransa a versiunii EAN 13

- se utilizeaza pentru produsele la care nu este posibila tiparirea simbolului EAN 13.

Citit de la stanga la dreapta:

- bare care marcheza inceputul simbolului;

- 4 digiti care formeaza 1/ 2 stanga a simbolului;

- bare care marcheaza mijlocul simbolului;

- 4 digiti care formeza jumatatea dreapta a simbolului;

- bare care marcheaza sfasitul simbolului.

Structura generala a versiunii EAN 8 este:

Nr. produs

Prefix Cifra de control

P1 P2 P3 I1 I2 I3 I4 C

P1 - P3 = 3 digiti, reprezentand numarul de identificare a Centrului National care aloca Codurile;

I1 - I4 = 4 digiti, reprezentand numarul de identificare al produsului;

C = 1 digit, reprezentand cifra de control.

Decizia privind necesitatea si oportunitatea utilizarii simbolului EAN 8 revine Centrului National de
Codificare dar numai dupa o analiza atenta a posibilitatii folosirii simbolului EAN 13.

2. Simbolizarea codurilor - adevarata revolutie informatica in comert.

De-a lungul a patru decenii, au fost create mai multe sisteme de atribuire a codurilor marfurilor
vehiculate in comert .

a)     Sitemul de codificare pentru producatori de date cu cartele ( mai exact minicartele) sau
taloane perforate.

- se baza pe o eticheta cu 2-3 taloane detasabile care la receptia marfurilor se aplica pe fiecare marfa
in parte. Eticheta este prevazuta pe fiecare talon cu inscrierea in clar a pretului marfii, a
caracteristicilor sortimentale si ale furnizorului.

b) Sistemul lecturii optice - promova etichetarea marfurilor cu suporti de date, de constructie

speciala (material magnetic) sau cu inscriptionarea cu cerneala magnetica pe hartie obisnuita.

- casa de marcat conectata de cele mai multe ori direct la calculatorul electronic, a devenit un terminal
la locul de vanzare.

c) Sistemul scanner - are ca principiu de functionare simbolizarea codurilor, care se refera la

transpunerea in elemente grafice a numerelor care compum codurile marfurilor.

- este considerata etapa principala a revolutionarii culegerii datelor in comert;

Simbolizarea caracterelor numerice a fost exprimata prin alternarea de bare de culoare negru intens
cu spatii (sau bare) albe, combinatiile de asemenea bare alb - negru reprezentand cifrele codurilor.
Fiecare cifra din cod se compune din doua linii albe si doua linii de culoare neagra, linile respective
putand fi de grosimi diferite. La randul lor, fiecare linie poate reprezenta una sau mai multe unitati sau
module.

Scannerul - este un echipament electronic (informatic) si o metoda de prelucrare informatica a

informatiilor cuprinse in documentele purtatoare de date si informatii.

Ca echipament, scannerul este un terminal electronic, cu ajutorul caruia se lectureaza datele

codificate si simbolizate prin sistemul cod cu bare.

Lectorul poate fi atat fix, incorporat in masa terminalului sub forma unei ferestre de lectura fie mobil
instalat in creionul de lectura, pe care casierul il deplaseaza de-a lungul codului cu bare.

Ca metoda, scanningul presupune existenta unor case de marcat electronice prevazute cu un

dispozitiv de citire optica, conectarea acestora la un concentrator de date sau la un calculator cu care
sa lucreze in timp real. Procedeul este simplu: marfa este trecuta prin fata unei ferestre de citire, prin
care un fascicul laser bombardeaza codul si-l interpreteaza (citeste).

Rolul scannerului este de a interpreta raportul existent intre liniile intens colorate (barele de culoare)
si cele albe (spatiile) .

Casierul este avertizat printr-un semnal sonor ca respectivul cod a fost corect si perfect sesizat de
echipamentul electronic.

Prin intermediul scannerului, codul citit este transmis la calculatorul electronic, unde din memorie,
preluat din fisierul nomenclator, se extrage denumirea produsului si pretul, elemente ce se transmit
imprimantei casei de marcat ce emite bonul de casa, care se inmaneaza cumparatorului.( pe bon sunt
imprimate: denumirea marfii, pretul, totalul de plata, raionul, data).

3.Proceduri de atribuire a codurilor

a)     Prima procedura de atribuire a codurilor este ca toate marfurile sa fie codificate de catre
furnizorul producator, iar codul atribuit de acesta sa fie folosit si in comert.

Dar in cadrul unui supermagazin ( magazin universal sau hipermagazin ) nu toate marfurile pot fi
livrate direct de la producator cu codurile gata aplicate. In aceste conditii, in codul intreprinderilor
comerciale se impune utilizarea unei codificari proprii, asemanatoare codului de lucru, de lungime
redusa, realizata de sistem, prin simpla numerotare a asortimentului de marfuri, utilizandu-se forma
redusa a codului EAN 13 si anume EAN 7 sau EAN 8.

b)    Codificarea si simbolizarea interna

Pentru aceasta o parte din cifrele " port-drapel"(flag) nu au fost atribuite unei anumite tari sau regiuni
geografice, fiind rezervate tocmai necesitatilor interne ale intreprinderilor comerciale. Este vorba de
versiunile simbolurilor EAN si UPC.

c)     Modul de atribuire a codurilor pentru produsele cu structura si greutate variabila (fructe, legume,
carne, etc).

La fiecare raion de vanzare sau instalat balantele electronice cu memorie in care este inregistrat pretul
marfurilor vehiculate in acest raion. Pretul unitar pe kilogram de produs, aflate in memoria cantarului
elctronic permite ca prin apasarea pe tastele masinii pentru formarea codului de identificare a marfii,
sa se obtina calculul imediat al costului marfii si editarea unei etichete autocolante care se lipeste pe
produsul vandut. Eticheta astfel obtinuta contine: codul marfii, pretul sau o cifra de control pentru
pret, cifra de control. Astfel marcate la raionul de vanzare, produsul, este preluat in caruciorul
cumparatorului iar la casa de marcat de la iesirea de pe fluxul obisnuit al autoservirii, codul este citit
in sistemul, de acum cunoscut al procedeelor scanning. Interesanta este structura codului care
pastreaza numarul si caracteristicile sistemului EAN 13, cu urmatoarele particularitati: primele doua
cifre (flag) sunt intotdeauna 02; urmatoarele cinci reprezinta codul propriu - zis al marfii; cea de a
opta cifra un simbol de control pentru pret; cifrele de la 9 la 12 reprezinta pretul; ultima cifra este
cifra de control general.

Schematic codul se reprezinta in figura urmatoare:

FLAG IDENTIFICARE C

 2

 cod produs control pret pret cifra control general

La casa de marcat, in momentul vanzarii marfii si incasarii contravalorii se preiau numai cifrele de la 3
la 7, adica efectiv numai codul produsului, prin lectura primelor doua cifre (flag 02), calculatorul fiind
"informat" asupra faptului ca pretul marfii vandute nu figureaza in memoria sa ci este continuat in
urmatoarele cifre ale codului atribuit unitatii de vanzare.

4. AVANTAJELE CODULUI CU BARE

a) Producatorul dispune de informatii numeroase, precise despre vanazrea

produselor sale, indiferent de zona geografica unde se realizeaza vanzarea,
in conditiile in care prelucrarea datelor referitoare la activitatea comerciala
se inscrie in sisteme regionale de informatica. Astfel se pot lua rapid decizii
privind lansare noilor produse, inceperea sau sistarea companiilor
promotionale sau de publicitate, cu consecinte dintre cele mai importante
pentru economia generala a producatorilor.

b) Comertul de gros beneficiaza prin utilizarea scannerului de:

- integrarea prelucrarii informatiilor legate de intrarea marfurilor de la partenerii furnizori din industrie,
iar pe de alta parte de iesirea marfurilor catre comertul de detail;

- urmarirea atenta a vechimii stocurilor aflate in depozit si eliberarea marfurilor in functie de data
intrarilor in stocare;

- perfectionarea comenzilor, a inventarelor si livrarilor de marfuri, catre detailisti.

c) Comertul cu amanuntul, prin utilizarea scannerului isi cunoaste cu exactitate:

- toate "miscarile", codul cu bare asigurand o permanenta radiografie a proceselor sale componente,

putandu-se chiar determina, la sfarsitul fiecarei zile de munca, veniturile nete realizate din vanzarea
marfurilor;

- viteza de rotatie a fiecarui produs;

- determinarea rapida a stocului si automatizarea deciziei de reaprovizionare.

d) Consumatorul

Primul avantaj nevazut direct de cumparator este acela ca prin cunoasterea mai buna a pietei de catre
producator, grosist si detailist, se pot pune la dispozitie marfuri mai variate, la timpul si prin formele
de vanzare cele mai potrivite dorintelor consumatorului. Se imbunatateste in acelasi timp, calitatea
serviciului comercial, se usureaza formularea comenzilor, prin practicarea autoservirii si a decontarilor,
prin automatizarea culegerii datelor la casele de marcaj, se simplifica dialogul cu vanzatorii.

5. SCANNING SI INFORMATICA DE GESTIUNE

a) Lectura codului cu bare ca mijloc utilizat in editarea comenzilor de reaprovizionare

Sistemul contribuie la exploatarea optima a suprafetei de vanzare si se poate folosi in probleme

curente de reaprovizionare rezolvand astfel trei dintre cele mai importante probleme ale conducerii
comerciale: randamentul suprafetei de vanazare, utilizarea constanta a cantitatii optime de marfa pe
suprafata comerciala, emiterea rapida a comezilor pentru reaprovizionare.

b) Gestiunea stocurilor

Utilizarea codului cu bare si a scanningului ofera rezolvari interesante pentru o serie de aspecte
specifice ale conducerii stocurilor.

Prin culegerea permanenta a datelor privind vanzarile de marfuri pe structura si inregistrarea intrarilor
pe acelasi nomenclator detaliat, compartimentul comercial cunoaste in fiecare moment nivelul stocului
si poate lua in momentul cel mai propice, deizia de reaprovizionare.

Se vorbeste chiar, pentru unele marfuri de decizii automate de reaprovizionare, luate de calculatorul
elctronic, atunci cand nivelul stocului atinge un prag limita dinainte stabilit si memorat in unitatea de
calcul. Cresterea eficientei operationale

Deoarece codurile de bare permit o inregistrare rapida si foarte exacta a informatiei, procesarea
datelor si identificarea lor se face foarte repede. Astfel, timpul petrecut pentru a afla locatia sau
evolutia anumitor proiecte, dosare, instrumente, materiale din cadrul unei organizatii scade in mod
evident. Codurile de bare va pot ajuta sa tineti o mai buna evidenta dandu-va posibilitatea sa
raspundeti prompt eventualelor solicitari sau schimbari ce pot aparea.