Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1.2. Istoric
Primele forme ale tehnoredactării, în formă incipientă, au apărut odată cu primele documente
scrise de către vechii chinezi. În această etapă, procesul de tehnoredactare nu era conştientizat, nu
reprezenta o etapă distinctă, dar se poate considera că operaţiile de încadrare a textului pe suportul
fizic de tipărire, de caligrafiere a caracterelor se încadrează în conceptul larg de tehnoredactare.
Mai târziu, după apariţia hârtiei (China), a penelor şi peniţei, la curţile domneşti s-au dezvoltat
centre de editare a diferitelor documente oficiale, ca scrisori domneşti, letopiseţe şi diferite lucrări
religioase. Pe măsura răspândirii tehnicii scrisului printre clasele înalte ale societăţii, editarea
documentelor a coborât de la rangul domnesc la casele boiereşti, apoi la nivelul unor învăţaţi locali
din regiuni, târguri, sate.
Apariţia primelor tipografii, la mijlocul secolului al XV-lea a determinat delimitarea mai exactă a
procesului de tehnoredactare în cadrul editării unui document scris, pentru aceasta existând mai multe
persoane specializate, cunoscătoare ale tehnicii de tipărire şi, de asemenea, cu simţ artistic deosebit.
Câteva evenimente mai importante jalonează evoluţia tiparului:
1798 – introducerea presei metalice,
1886 – culegerea textelor trece în sarcina maşinilor,
1890 – imprimarea color pe presa rotativă.
Primele lucrări tipărite în tipografii au fost de natură religioasă. În ele găsim primele efecte
speciale cum ar fi sublinierea cuvintelor mai importante sau scrierea lor cu altă ciloare, scoaterea în
evidenţă a titlurilor, efecte grafice deosebite.
Cea mai veche carte din lume a fost publicată în China în 868 de către Dand Chieh. Ziarul îşi are
rădăcinile în Germania, în anul 1609 (editor necunoscut). Începând cu acest an şi până la jumătatea
secolului al XVII-lea sunt semnalate primele forme ale presei scrise:
1609 – Strasbourg, 1610 – Köln, 1620 – Amsterdam, 1621 – Londra, 1631 – Paris.
O nouă etapă în dezvoltarea tehnicii de editare a documentelor scrise a fost iniţiată de primele
maşini de scris care au determinat apariţia unor miniateliere de editare, de dimensiuni mai mici decât
tipografiile, în principalele târguri şi oraşe. Avantajele acestor ateliere constau în costul scăzut al
echipamentelor şi posibilitatea obţinerii pe loc a documentelor, fără a fi necesare pregătiri anterioare
speciale. Dar, în timp ce tipografiile puteau efectua un număr mare de copii, pregătirea textului şi
tehnoredactarea realizându-se doar o singură dată, cu ajutorul maşinilor de scris nu se poate edita
decât o singură dată la un moment dat, pentru o altă copie trebuind reintrodus şi tehnoredactat din nou
conţinutul documentului.
Aceste tehnici de tipărire, folosind maşinile de tipografiat sau maşinile de scris, corespund celor
două nivele de editare a documentelor, unul de masă presupunând tipărirea mai multor exemplare şi
unul de exemplar. Fiecare din ele necesită folosirea unor tehnici de tehnoredactare specifice. Aceste
tehnici se regăsesc şi în epoca modernă, în atelierele de editare, în edituri, tipografii, care şi-au
dezvoltat ateliere, secţii, departamente speciale pentru tehnoredactare, pentru acestea fiind pregătite
persoane speciale numite tehnoredactori.
În această perioadă metodele de tehnoredactare se dezvoltă foarte mult. De la primele ziare,
reviste, editate în mod periodic, în care regăsim doar tehnici elementare, se introduc treptat efectele
speciale cum ar fi scrisul vertical sau oblic, îmbinarea textului cu imagini şi chiar suprapunerea
acestor duoă elemente, efecte de umbrire, subliniere, diferite tipuri de caractere şi stiluri de afişare a
acestora.
Impactul tehnicii de calcul asupra acestei industrii a editării de publicaţii nu a fost imediat. Modul
greoi de lucru cu primele sisteme de calcul, dimensiunile forte, puterea de calcul redusă şi costul lor
foarte mare au fost inconveniente care nu favorizau dotarea atelierelor de tehnoredactare cu sisteme
de acest tip. Abia după apariţia primelor PC-uri (în 1981 a apărut primul IBM-PC) a început
informatizarea procesului de tehnoredactare în cadrul editurilor şi tipografiilor. S-au dezvoltat astfel
firmele producătoare de soft specializat pentru procesarea textelor cum ar fi Microsoft, Micropro,
Borland etc.
Procesarea textelor s-a dezvoltat pornind de la dactilografie, folosind tehnologia calculatoarelor
pentru a automatiza procedurile pentru scrierea mesajelor, scrisorilor, rapoartelor, formularelor,
listelor etc.
Iniţial procesoarele de texte erau orientate spre lucrul la nivel de caracter (în modul de lucru text
al sistemului grafic), atât datorită rezoluţiei mai slabe a plăcii grafice cât şi datorită puterii limitate a
procesorului. Acestea, deşi realizau principalele operaţii ce ţin de tehnoredactare cum ar fi alinierea şi
încadrarea textului în pagină, despărţirea în silabe, alineatul, nu permiteau obţinerea unor documente
cu calităţi grafice deosebite datorită limitărilor impuse de modul de lucru text al sistemului grafic (şi
al imprimantei): un singur set de caractere, o singură dimensiune de afişare a acestora, imposibilitatea
scrierii între rânduri, imposibilitatea prelucrării de imagini.
Treptat procesoarele de texte au evoluat incluzând noi facilităţi, de tipul: lucrul pe coloane, antete
şi subsoluri, stiluri, blocuri de text, vocabular incorporat, posibilitatea realizării de index şi cuprins
etc.
Un pas important în dezvoltarea procesoarelor de texte a constat în trecerea acestora în modul
grafic al sistemului video şi al imprimante. Lucrând acum la nivel de pixel, seturile de caractere,
dimensiunile, stlurile de afişare a lor au devenit nelimitate. A crescut foarte mult şi puterea de calcul
a calculatoarelor, ce pot face astfel faţă nevoilor tot mai mari de prelucrare cerute de rezoluţiile în
creştere ale sistemelor grafice (CGA, EGA, VGA, SVGA). Abia la acest nivel a fost posibilă punerea
la punct a unor proceduri de tehnoredactare folosind calculatorul ca mijloc de prelucrare a textelor.
Apariţia tehnologiei laser de imprimare a textelor şi imaginilor pe hârtie a favorizat, de asemenea,
trecerea procesoarelor de texte în modul de lucru grafic, fiind astfel pus la punct nucleul ideal pentru
Titular curs: lect. dr. Doina Fotache 2
activitatea de tehnoredactare computerizată: un calculator cu o placă grafică cât mai performantă,
dotat cu mouse şi alte echipamente ergonomice (trackball, digitizor, touchpad) având ataşată o
imprimantă laser. Cu un asemenea echipament, un tehnoredactor cunoscător al modului de lucru cu
un procesor de texte poate tehnoredacta orice fel de document, cărţi, ziare, reviste, scrisori,
documente tip şi altele, urmând ca multiplicarea acestora într-un număr mare de copii să se facă în
tipografii specializate.
Procesorul de texte Xerox Ventura Publisher, al firmei Xerox a deţinut mult timp supremaţia
pentru acest tip de sisteme soft, concurenţi apropiaţi fiind PageMaker, QuarkXPress, Word for
Windows.
Odată cu apariţia platformei grafice Windows, majoritatea firmelor producătoare de software –
procesare de texte şi-au adaptat produsele la acest sistem. Windows oferă programelor aplicative
facilităţi de tipul: multitasking, gestiune superioară a memoriei, interfaţă grafică superioară
standardizată. Cel mai important avantaj adus de Windows procesoarelor de texte este integrarea, în
strânsă legătură cu orientarea pe obiecte a aplicaţiilor. Astfel, un document complex conţinând text,
imagini, tabele, poate fi editat cu uşurinţă folosindu-se pentru fiecare tip de element un program
specializat: pentru tabele un program de calcul tabelar, pentru imagini şi grafice un program de
grafică, pentru texte un procesor de texte.
1.2 Titlu, 24
Arial, 12
1.5
2.5
Fig. 1
4
Data,linii
14 Semnat, 14
1.5
Această schemă nu este întotdeauna materializată pe hârtie, uneori ea fiind doar închipuită de
tehnoredactor (în cazul celor cu experienţă) sau dedusă dintr-un alt document asemănător editat
anterior (este cazul documentelor tip). În cazul cărţilor, care conţin în general mult text şi puţine
imagini şi tabele nu este neapărat necesară o schemă de tipul celei de mai sus. În acest caz este
suficientă stabilirea caracteristicilor de tehnoredactare pe o schemă care conţine principalele
informaţii referitoare la tehnoredactarea respectivei cărţi.
Urmează etapa de introducere a textului în memoria calculatorului. Această etapă este
dependentă de modul de tehnoredactare a documentului adică de schema de tehnoredactare stabilită
anterior. Chiar dacă introducerea textului este realizată de o persoană nespecializată (un operator, de
exemplu) ea trebuie să urmeze indicaţiile tehnoredactorului în sarcina căruia intră preluarea unui text
şi tehnoredactarea sa.
Să luăm, de exemplu, un document ce conţine un tabel, organizat pe linii şi coloane. Introducerea
textului care alcătuieşte tabelul trebuie să se facă într-un mod special, pentru a putea fi preluat de
tehnoredactor şi organizat în formă tabelară. Operatorul poate introduce textul tabelului sub forma
unei înşiruiri de paragrafe, mai întâi introducându-se textul primei linii, apoi cea de-a doua şi asa mai
departe. În cadrul unei linii se va completa mai întâi conţinutul primei celule din stânga, urmând
conţinutul următoarelor celule, de la stânga la dreapta, fiecare celulă formând un singur paragraf.
Textul astfel introdus va putea fi preluat de tehnoredactor şi organizat tabelar. Concluzia este
următoarea: introducerea textului trebuie să se facă ţinând cont de modul de aranjare în pagină a
textului, de viitoarea etapă de tehnoredactare.
Introducerea textului se poate realiza în două moduri:
1. direct în documentul final, caz în care nu mai este necesară preluarea textului din exterior
(dintr-un alt procesor de texte), tehnoredactarea realizându-se direct pe textul astfel introdus.
Aceasta este cea mai frecventă situaţie şi se foloseşte în cazul atelierelor mici de
tehnoredactare, când avem la dispozitie calculatoare suficient de puternice încât să suporte
procesoare de texte mai evoluate de tip Word for Windows. De asemenea, acestă tehnică este
utilizată atunci când operaţia de introducere a textului şi cea de tehnoredactare se realizează pe
acelaşi calculator, uneori de către aceeaşi persoană.
2. folosindu-se alte editoare de texte doar pentru introducerea textului. Acestea sunt editoare
mai puţin performante dar şi mai puţin pretenţioase în privinţa dotărilor hard ale
calculatorului. Avantajul folosirii acestei metode constă în faptul că introducerea textului se
poate face şi pe calculatoare mai puţin performante (AT-uri sau chiar XT-uri), fără a bloca
astfel un calculator puternic un timp îndelungat pentru o operaţie de rutină. Metoda se
Titular curs: lect. dr. Doina Fotache 4
foloseşte mai mult în cazul lucrului în echipă, în edituri şi ateliere mai mari de tehnoredactare,
în care introducerea textului se realizează pe câteva calculatoare mai puţin performante,
urmănd ca textul să fie preluat şi prelucrat pe unul sau mai multe sisteme de calcul puternice,
de către persoane cu pregătire superioară.
Tot în etapa de introducere a textului, trebuie încărcate în memoia calculatorului şi eventualele
imagini, desene, figuri. În cazul unor desene tehnice, scheme, grafice, acestea se pot realiza direct pe
calculator, folosindu-se programe speciale de grafică cum ar fi: Coreldraw, AutoCAD, PowerPoint
etc. Imaginile astfel obţinute vor fi salvate din programele respective pe discul calculatorului, sub
forma unor fişiere de imagini de un anumit tip, acestea urmând apoi a fi încărcate în documentul
editat.
În cazul picturilor, portretelor şi al altor imagini care sunt disponibile pe hârtie se foloseşte
tehnica “scanării” pentru preluarea lor de pe hârtie şi introducerea automată în memoria
calculatorului. Pentru aceasta se foloseşte scannerul care este asemănător unui copiator, cu deosebirea
că imaginea citită de pe documentul primar nu este imprimată pe eventualele copii ci este transmisă
computerului pentru prelucrare. Se obţine, în final, un fişier pe disc, corespunzător imaginii scanate,
fişier ce va fi încărcat în documentul editat.
Odată terminată operaţiunea de introducere, se poate trece la formatarea textului adică la
operaţia de tehnoredactare. În cadrul acestei etape se aplică o serie de transformări textului deja
introdus, în vederea obţinerii unui document cu calităţi superioare. De asemenea, se introduc în ext
eventualele imagini obţinute anterior sub formă de fişiere pe disc, se stabilesc diferite caracteristici de
ansamblu ale documentului, cum ar fi formatul paginii, marginile, modul de numerotare a paginilor
şi, în general, se realizează toate operaţiile ce ţin de aranjarea textului în pagină.
În această etapă se foloseşte schema de tehnoredactare stabilită anterior pe baza căreia se fac toate
aranjamentele în text.
Este necesar ca operaţia de tehnoredactare să fie executată de un specialist care să cunoască foarte
bine procesorul de texte cu care se lucrează, să aibă cunoştinţe în domeniul editării de texte,
tehnoredactării şi, de asemenea, în domeniul tehnicii de calcul. Există şi excepţii de la această regulă
şi anume atunci când tehnoredactarea este executată automat de către calculator, de procesorul de
texte, urmând un program conceput anterior, în cadrul unui sistem de tehnoredactare automat.
Tehnoredactarea computerizată se realizează pe trei niveluri, după cum urmează:
1. la primul nivel, numit “nivelul document”, se stabilesc caracteristicile globale, de ansamblu, ale
documentului, cum sunt formatul paginii (A3, A4, A5, letter etc.), marginile acestuia (dreapta,
stânga, sus şi jos), eventualele antete şi subsoluri de pagină la nivel de document (numerele de
pagină, titlul capitolului, paragrafului, afişat pe fiecare pagină etc.);
2. la următorul nivel, purtând numele de “nivelul paragraf”, se stabilesc caracteristicile fiecărui
paragraf în parte. În cazul editării computerizate a unui document noţiunea de paragraf are un alt
îneles faţă de cea din literatură. Aici paragraful reprezintă porţiunea de text aflată între două
coduri: “Linie nouă” (new Line), între două Enter, adică la începutul unui aliniat şi până la
următorul. La nivelul paragraf se stabilesc atributele paragrafelor, ca de exemplu: tipul de
caractere folosit pentru întregul paragraf, dimensiunea acestora, eventualele deplasări înspre
interior sau exterior, dimensiunea şi tipul aliniatului (prima linie mai în interior sau mai în
exterior), modul de aliniere a paragrafului (la stânga, la dreapta, pe centru sau la ambele margini);
3. la ultimul nivel, cu numele de “nivelul caracter”, se lucrează asupra grupurilor de caractere din
interiorul paragrafelor, pentru obţinerea unor efecte de tipul: scoaterea în evidenţă a unor nume
proprii, cuvinte cheie, citate, prin subliniere, îngroşare, Inclinare, schimbare a dimensiunii
caracterelor; introducerea unor caractere speciale de tipul săgeţi, figuri, semne speciale etc.
Cele trei nivele vor fi parcurse în ordinea document-paragraf-caracter, acesta nefiind totuşi
foarte riguroasă, după cum nici încadrarea operaţiilor de tehnoredactare pe fiecare nivel nu este
strictă.
De asemenea, delimitarea în spaţiu a celor trei nivele (adică din punctul de vedere al cantitatii de
text cu care se operează) nu este strictă. Există, de exemplu, operaţii la nivel de caracter care operează
cu o cantitate de text mai mare decât un paragraf.
Bibliografie:
1. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizată în Word 6, Editura Teora, Bucureşti, 1996
2. Harrison, J., Curs de secretariat, Editura All, Bucureşti, 1996
3. Williams, R., PC-ul nu este o maşină de scris, Editura All, Bucureşti, 1996
p
d
Acest sistem de măsurătoare nu e deloc arbitrar; el îşi are logica lui: corpul de literă e un
concept strict tehnic; înălţimea sa, exprimată în inches sau în milimetri, se raportează la practica
tradiţională a literelor de plumb. În matriţele metalice (din cupru), reprezentând caracterele grafice, se
turna plumb topit, obţinându-se, după răcire, fâşii orizontale. Aceste fâşii – purtând în relieful lor
tiparul “în oglindă” al literelor reale – reprezentau, fiecare în parte, un rând tipografic. Abia acum se
înţelege exact de ce, în limbajul tipografiilor de altădată, corpul de literă nu semnifica înălţimea literei
în sine, ci înălţimea liniei de plumb care conţine în ea litera. În termeni strict aritmetici, aşadar,
dimensiunea corpului de literă este egală cu distanţă pe verticală dintre două rânduri consecutive,
calculată de la baza literelor oeil (x-height): a, c, e, m…
Punctul tipografic este unitatea de măsură a corpului de literă. În Europa acest punct este de
0.376 mm, iar în Marea Britanie şi Statele Unite – doar de 0.351mm. Cel mai răspândit corp de literă
folosit pe continentul nostru e cunoscut sub numele Cicero, care măsoară 12 puncte europene, adică
aproximativ 4.51 mm. În SUA şi Marea Britanie, corpul de literă curent era tot de 12 puncte, dar în
sistem propriu; în consecinţă acest corp – numit Pica – măsoară mai puţin decât un Cicero, adică
numai 4.21 mm. Majoritatea programelor de tehnoredactare computerizată fiind concepute în SUA,
urmează sistemul anglo-american.
Utilizatorul unui procesor de texte îşi poate alege tipul de literă şi dimensiunea fonturilor.
Opţiunea sa ţine cont de caracterul documentului procesat, de destinaţia lui, de respectarea anumitor
tradiţii tipografice, de dorinţa personală a autorului, de exigenţele editurilor, de concepţia designerilor
(la ziare şi reviste) şi chiar de gustul estetic al celui care “culege” textul.
Există şi anumite reguli fixate de o tradiţie seculară şi apoi impuse de un “cod tipografic”
unanim respectat până la un moment dat. Astăzi însă, în faţa “noului val” al programelor de scriere
din ce în ce mai sofisticate, tradiţia cedează, puţin câte puţin, din vechile sale exigenţe. Fenomenul
natural şi el trebuie înţeles, dar nu şi încurajat.
Bibliografie:
4. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizată în Word 6, Editura Teora, Bucureşti, 1996
5. Funeriu, I., Principii şi norme de tehnoredactare computerizată, Editua Amarcord, Timişoare,
1998
p
d
Acest sistem de măsurătoare nu e deloc arbitrar; el îşi are logica lui: corpul de literă e un
concept strict tehnic; înălţimea sa, exprimată în inches sau în milimetri, se raportează la practica
tradiţională a literelor de plumb. În matriţele metalice (din cupru), reprezentând caracterele grafice, se
turna plumb topit, obţinându-se, după răcire, fâşii orizontale. Aceste fâşii – purtând în relieful lor
tiparul “în oglindă” al literelor reale – reprezentau, fiecare în parte, un rând tipografic. Abia acum se
înţelege exact de ce, în limbajul tipografiilor de altădată, corpul de literă nu semnifica înălţimea literei
în sine, ci înălţimea liniei de plumb care conţine în ea litera. În termeni strict aritmetici, aşadar,
dimensiunea corpului de literă este egală cu distanţă pe verticală dintre două rânduri consecutive,
calculată de la baza literelor oeil (x-height): a, c, e, m…
Punctul tipografic este unitatea de măsură a corpului de literă. În Europa acest punct este de
0.376 mm, iar în Marea Britanie şi Statele Unite – doar de 0.351mm. Cel mai răspândit corp de literă
folosit pe continentul nostru e cunoscut sub numele Cicero, care măsoară 12 puncte europene, adică
aproximativ 4.51 mm. În SUA şi Marea Britanie, corpul de literă curent era tot de 12 puncte, dar în
sistem propriu; în consecinţă acest corp – numit Pica – măsoară mai puţin decât un Cicero, adică
numai 4.21 mm. Majoritatea programelor de tehnoredactare computerizată fiind concepute în SUA,
urmează sistemul anglo-american.
Utilizatorul unui procesor de texte îşi poate alege tipul de literă şi dimensiunea fonturilor.
Opţiunea sa ţine cont de caracterul documentului procesat, de destinaţia lui, de respectarea anumitor
tradiţii tipografice, de dorinţa personală a autorului, de exigenţele editurilor, de concepţia designerilor
(la ziare şi reviste) şi chiar de gustul estetic al celui care “culege” textul.
Există şi anumite reguli fixate de o tradiţie seculară şi apoi impuse de un “cod tipografic”
unanim respectat până la un moment dat. Astăzi însă, în faţa “noului val” al programelor de scriere
din ce în ce mai sofisticate, tradiţia cedează, puţin câte puţin, din vechile sale exigenţe. Fenomenul
natural şi el trebuie înţeles, dar nu şi încurajat.
Bibliografie:
6. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizată în Word 6, Editura Teora, Bucureşti, 1996
7. Funeriu, I., Principii şi norme de tehnoredactare computerizată, Editua Amarcord, Timişoare,
1998
4.1. Forma
Mulţi oameni de afaceri doresc ca firma lor să apară, în ochii celorlalti, dinamică, în pas cu
vremea, îndrăzneaţă şi, desigur, să fie privită ca un model de corectitudine şi eficienţă. Cu toate
acestea, de multe ori aceloraşi societăţi nici nu le pasă că trimit clienţilor sau virtualilor clienţi scrisori
dactilografiate urât, pe hârtie modestă, cu antet învechit şi inestetic.
Hârtia
Un design reuşit va fi compromis dacă e reprodus pe o hârtie ieftină. Viceversa o hârtie de bună
calitate poate da un aer distins chiar şi unui antet mai modest. Alegerea unei hârtii de bună calitate
pentru colile cu antet este rentabilă.
Majoritatea firmelor folosesc dimensiunile adoptate de Organizaţia Internaţională a Standardelor
(ISO). Pentru colile cu antet, mărimea cea mai răspândită este A4, care are 210 mm pe 297 mm.
Pentru scrisori mai scurte poate fi utilizat standardul A5. Acest format este pe jumătate cât , adică 148
mm pe 210 mm.
1
Denumirea oficializată în legislaţia românească este “Societate comercială”.
Titular curs: lect. dr. Doina Fotache 19
Formatele ISO sunt împărţite în trei grupe: a, B, C. Grupa A e pentru rechizite şi foi volante, B e
mai ales pentru tipărituri mai mari iar C e pentru plicuri şi se foloseşte, bineînţeles, împreună cu
hârtia de scris din grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi având un raport
constant între cele două laturi. Fiecare format e obţinut prin împărţirea formatului precedent. Grupa A
se bazează pe coala A0, care măsoară 841 mm pe 1189 mm, deci un metru pătrat. Îndoit, A0 ne dă
formatul A1, A1 înjumătăţit ne dă A2 etc. Formatele rezultate sunt prezentate în tabelul următor:
Tabelul 1 Dimensiunile colilor de hârtie din seria de formate “A”
Formate A Dimensiuni în mm
A0 841 x 1189
A1 594 x 841
A2 420 x 594
A3 297 x 420
A4 210 x 297
A5 148 x 210
A6 105 x 148
A7 74 x 105
Pentru lumea afacerilor avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO sunt următoarele:
1. îndosarierea a mult mai simplă dacă toate broşurile, foile volante şi scrisorile au formate similare
sau corelate;
2. cele mai multe ţări europene folosesc formatele ISO iar sistemele de îndosariere sunt adaptate la
ele;
3. reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) e mai uşoară şi deci mai rapidă.
4. poşta poate face sortarea mai repede, pentru că echipamentul electronic de sortare e folosit mai
eficient.
Plicurile
Plicurile trebuie, desigur, să se potrivească cu coala de antet, în ceea ce priveşte calitatea hârtiei,
caracterele tipografice şi emblema.
Dacă faceţi multe afaceri cu ţările europene, aţi putea alege plicuri cu ferestruică. Sunt folosite
curent în Europa şi au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomandă însă
pentru scrisori de vânzări, pentru că au un aspect auster şi nu-I încurajează pe oameni să le deschidă.
Plicurile expediate în scopul unei vânzări trebuie să fie cât mai ademenitoare. Un timbru adevărat
e mai ademenitor decât unul imprimatde un aparat de francare. Un timbru neobişnuit e mai interesant
decât unul ordinar şi un timbru străin e mai interesant decât cel românesc. Există cel puţin o firmă
celebră care îşi expediază o parte din scrisori din Olanda, într-adins ca să pună pe ele acele atractive
mărci străine. Ştiu ei ce fac, au câştigat milioane vânzănd prin scrisori.
O altă metodă este transmiterea scrisorii de vânzări sub forma unei scrisori personale
“necirculare”. Trucul cu timbrul străin intră în această categorie. Altă idee. la fel de bună, este de a
agăuga pe plic un mesaj incitant, trădând astfel conţinutul dar făcându-l pe destinatar nerăbdător să
deschidă scrisoarea. O foarte cunoscută firmă internaţională introduce în plic timbre de răspuns
vizibile prin ferestruică sau recurge la o ilustraţie asemănătoare cu un cadou, însoţită de cuvintele “Al
dumneavoastră, absolut gratuit” tipărite în roşu. Multe firme folosesc plicuri colorate pe care sunt
tipărite mesaje cum ar fi “Conţine ştiri importante” sau altele similare.
Atunci când e vorba de scrisori de vânzări variaţiunile pe tema captării atenţiei sunt infinite. e
nevoie de încercări succesive pentru a stabili care e găselniţa cea mai potrivită cu produsele
dumneavoastră specifice.
Multiplicarea
A fost o vreme când companie care se respecta n-ar fi folosit decât antete gravate. Însă timpurile
acelea s-au dus iar azi aveţi de ales între cel puţin patru metode de reproducere, toate perfect
acceptabile.
4.2. Conţinutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmăresc trei scopuri:
1. să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar,
2. să-l determine pe destinatar sa actioneze,
3. să atragă simpatia destinatarului pentru expeditor si firma sa.
Cele mai multe din scrisorile trimise în mod obişnuit, eşuează lamentabil în cazurile 2 si 3 şi
par a compromite scopul principal: acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar şi fără echivoc.
Deşi amănunte în legătură cu stilul unei scrisori de afaceri au fost prezentate în capitolul 3 totuşi mai
prezentăm, în continuare câteva caracteristici.
Scrisori de vânzări
O scrisoare scrisă în scopul comercializării bunurilor şi serviciilor trebuie să respecte
următoarele reguli:
să câştige atenţia cititorului,
să-i trezească şi să-i capteze interesul,
să-i aprindă dorinţa pentru ceea ce-i propune scrisoarea,
să-l îndemne la acţiune în direcţia sugerată de scrisoare.
Exemplul 1
Exemplul 2
Pare incredibil? totuşi e adevărat. Puteţi reuşi exact asta adăugând gama noastră de …
la sortimentul dumneavoastră de … Produsele noastre se completează superb iar pentru a
vinde sortimentele noastre nu aveţi nevoie decât de câţiva metri pătraţi de spaţiu, fără să
investiţi un ban.
Exemplul 3
Stimată doamnă,
Pentru ca noul nostru salon de coafură să se bucure de un debut mai special, monsieur
Henri, de la cartierul nostru general din Paris, va fi alături de noi toată săptămâna viitoare.
Dacă nu întârziaţi, puteţi beneficia de un stil de coafură nou, creat special pentru
dumneavoastră de acest inimitabil artist care a făcut coafura unora dintre cele mai frumoase
femei din lume.
Exemplul 1
Stimată doamnă …,
Am fost încântaţi de vizita dumneavoastră de ieri, când aţi făcut primele cumpărături
în magazinul nostru, de la deschiderea contului.
Exemplul 2
Stimaţi domni,
E o mare plăcere pentru noi să va urăm bun-venit în rândurile mereu în cretere ale
clienţilor firmei. Fiţi siguri că prima dumneavoastră comandă, pe care am primit-o azi-
dimineaţă, se va bucura de atenţia noastră promptă.
Exemplul 3
Reţinem sugestiile dumneavoastră până când vom examina problema ambalării. aşa
cum vă puteţi da seama, modificarea formei unei cutii de carton implică multe alte schimbări
şi de aceea o firmă nu ia cu uşurinţă asemenea măsuri.
Faptul că avem clienţi atât de atenţi şi de ingenioşi ca dumneavoastră ne ajută enorm
să ne perfecţionăm în permanenţă, atât produsele cât şi ambalajele lor.
Credite şi încasări
Scrisorile de încasare nu trebuie scrise la întâmplare ci trebuie să alcătuiască o progresie precisă:
Scrisori de avertizare
Exemplul 1
Exemplul 2
NE PERMITEŢI SǍ VǍ REAMINTIM
că în contul dumneavoastră există o datorie? Probabil că a scăpat atenţiei dumneavoastră, aşa că,
dacă nu cumva tocmai aţi şi făcut-o. fiţi atât de bun şi trimiteţi-ne un cec chiar acum. Dacă aţi avut
deja grijă de asta, vă rugăm să primiţi sincerele noastre mulţumiri.
Suma datorată: …..
Exemplul 3
Suma: …
Exemplul 1
Stimaţi domni,
Timpul zboară atât de repede încât probabil nu v-aţi dat seama că în contul dumneavoastră
există o datorie restantă de …
Suma indicată mai jos este corectă? Sau avem cumva o datorie la dumneavoastră, care ar
trebui scăzută din ea? Dacă aşa stau lucrurile, sau dacă aveţi orice altă nelămurire în legătură cu
această plată, demult restantă, vă rugăm să ne anunţati imediat.
Dacă, pe de altă parte, suma este corectă, n-aţi putea s-o faceţi să ne parvină fără întârziere?
Desigur dacă ati expediat deja plata, vă rugăm să scuzaţi această inoportună scrisoare şi să
acceptaţi sincerele noastre mulţumiri.
Exemplul 2
Stimaţi domni,
Aţi stat vreodată să vă gândiţi cât ar fi de neplăcut dacă am fi siliţi să acţionăm în justiţie
pentru a obţine încasarea datoriei dumneavoastră de mult scadente? Ar fi în primul rând necazurile şi
cheltuielile corespunzătoare; în al doilea rând creditul dumneavoastră ar fi afectat, aspect pe care
suntem siguri că nu-l subestimaţi.
Dacă vă scriem, o facem fără nici cea mai mică dorinţă de a vă crea necazuri. Dimpotrivă,
suntem cât se poate de preocupaţi să cooperăm cu dumneavoastră şi să găsim o cale prin care să
puteţi plăti această veche restanţă. De fapt, dacă ne-aţi trimite chiar acum un cec de …, împreună cu
un plan de plată în mai multe rate, am fi bucuroşi să vă servim.
Aşteptăm veşti de la dumneavoastră.
CAPITOLUL 5
DOCUMENTE ELECTRONICE
În general, documentul este suportul informaţiilor şi el este cel care face ca informaţia să fie
inteligibilă. Documentele electronice sunt documente în formă electronică, ce conţin numeroase tipuri
de informaţii sub formă de: text, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, sunet şi secvenţe video.
Există diverse moduri de abordare a documentelor electronice, apărute ca urmare a evoluţiei
tehnologiilor hard şi soft (tabelul 5.1).
Tabel nr. 5.1 Definiţii ale documentului electronic
Autori Definiţii
Levien DE este “o informaţie înregistrată şi structurată pentru consumul uman”. Această definiţie
înglobează “documente” care datează încă din vremea înscripţiilor cuneiforme pe tăbliţe de lut.
Michalski (Byte,1991) DE reprezintă un set de informaţii care poate:
să incorporeze tipuri complexe de informaţii;
2
Sursa: ***, Statistici. Cât timp vom mai folosi hârtia?, Computerworld nr.16/septembrie 2000
Titular curs: lect. dr. Doina Fotache 26
să existe în mai multe locuri în reţea;
să depindă de alte documente pentru informaţii;
să se modifice dinamic (pe măsură ce documentele subordonate sunt actualizate);
să aibă o structură complicată sau tipuri complexe de date (ex: date video sau adnotări
vocale);
să fie accesat şi modificat de mai multe persoane simultan (dacă au permisiunea să o facă)”.
AS 4390 Records DE - unităţi structurate de informaţie înregistrate, publicate sau nu şi administrate ca unităţi
Management (standard discrete în sisteme informatice.
australian)
IBM Dictionary of În informatică, un document este o unitate denumită şi structurată de text, imagini, sunete sau
Computing alte formate, care poate fi stocată, extrasă şi schimbată între sisteme şi utilizatori ca o unitate
separată.
GDE
GED
DOCUMENTICA
Figura nr. 2.1
Elaborarea documentelor pe suport de hârtie sau microfilme va fi eliminată treptat trecându-se la documente în
format electronic (evoluţia a fost propulsată de mediul Web). De asemenea, arhivarea nu mai este manuală ci se face şi ea
electronic. Documentele sunt dematerializate şi se utilizează noi suporţi informaţionali dintre care menţionăm discul optic.
Din figura următoare (2.2) rezultă care sunt etapele Gestiunii Electronice a Documentelor (GED).
Indexare, clasarea documentelor Mesagerie
Evolutie, baze de date, dupa mai multe chei
securitatea datelor
ETAPELE Difuzare
GED imprimare
tmesagerie
Arhivare, DON, SGBD,
comprimare, decomprimare
Cuplari, structuri de
primire, documente
inteligente
Stocare, micrografie
CD-ROM, CDV, DAT,...
Consultari hypertext,
cercetare documentara,
ecran de inalta rezolutie,
lector de microfilme
Figura nr. 2.2. Etapele GED
Limbajele de marcare (markup languages) îşi au originea în tehnicile editoriale şi tipografice tradiţionale.
Imediat ce calculatoarele au început să fie utilizate pentru activităţi editoriale, textul propriu-zis era “împănat” cu
marcaje, ce aveau în general semnificaţia marcajelor editoriale clasice. Iniţial aceste marcaje erau tot în formă textuală,
uitilizând însă anumite convenţii care să permită atât operatorilor umani cât şi programelor să deosebească textul de
marcaje.
Datorită faptului că odată cu perfecţionarea programelor specializate (de editare, de compoziţie, etc.), textul
marcat era prelucrat aproape exclusiv de calculatoare, s-a renunţat la utilizarea marcajelor text în favoarea unor aşa numite
“coduri de control”, mai compacte dar inteligibile doar pentru programele specializate.
Mai târziu, diversificarea programelor a condus la sisteme de marcare incompatibile. Pentru companiile care
lucrau cu multe documente, pentru marii editori de documente, lucrurile au devenit la un moment dat imposibil de
gestionat.
Încă din anii’60, IBM a întâmpinat dificultăţi în schimbul intern de documente, în domeniul partajării informaţiei
din document şi mai ales în utilizarea eficientă şi unitară a documentelor. Dimensiunile colosale ale companiei şi
diversificarea platformelor hard şi soft precum şi a programelor de editare şi compoziţie utilizate, au condus la o situaţie
paradoxală, în care practic oamenii de la IBM nu se puteau înţelege.
În aceste condiţii, IBM a lansat un proiect de cercetare în scopul de a găsi o soluţie unitară pentru sistemul juridic
al companiei. Ideea iniţială era de a pune la punct un sistem de marcaje axat pe problemă.
Echipa condusă de Charles Goldfarb s-a orientat în consecinţă spre un sistem de marcare extensibil, care s-a
constituit apoi într-un meta-limbaj universal, aplicabil, numit GML (Generalized Markup Language). Pe baza acestei
specificaţii a fost dezvoltată la IBM prima aplicaţie internă numită ISIL, care apoi a devenit un produs - program numit
BookMaster.
În 1986, GML a fost adoptat ca standard ISO (8879), devenind astfel Standard Generalized Markup Language,
adică SGML.
În mod concret, toate componentele unei aplicaţii SGML, se bazează pe aşa numita “declaraţie SGML” (SGML
declaration) specifică fiecărui sistem de calcul utilizat.
Declaraţia cuprinde şi elemente de “sintaxă concretă “, adică precizează anumite elemente ale limbajului În
contextul aplicaţiei respective.
Formatele şi normele documentelor electronice trebuie să permită catalogarea şi indexarea
documentelor, pentru ca, ulterior acestea să poată fi “reperate”. Pentru a fi vehiculate pe Internet,
documentele trebuie să încadreze în anumite norme corespunzătoare protocoalelor existente. Aceste
norme sunt, în prezent, într-o constantă evoluţie, astfel încât sunt posibile mai multe formate. Din
păcate documentele electronice nu au atins gradul de normalizare şi regulile de utilizare întâlnite
astăzi în lumea cărţilor.
Normele care permit codificarea structurii logice a familiei de documente aparţin familiei SGML
(Standard Generalized Markup Language), normei internaţionale ISO 8879, 1986 şi normei franceze
NF EN 28879, 1990. Aceste norme permit crearea de documente ce pot fi reactualizate. Documentele
sunt independente de platformele hardware şi software care au contribuit la crearea lor.
Formatul comun al unei clase de documente codificate cu SGML este definit într-un DTD (Definirea
Tipului de Document) scris în limbajul SGML. Diferitele formate din familia SGML cel mai des
întâlnite pentru publicarea electronică sunt SGML, HTML şi XML.
Toate formatele prezentate sunt într-o confruntare continuă pentru dominarea spaţiului Internet. Lupta dintre
PGML şi VML promite să fie comercială şi să antreneze toate întreprinderile implicate. Evoluţiile din acest domeniu sunt
extrem de rapide. Nici un standard nu poate deveni peren fără a deveni (iniţial) standard. HTML nu va dispare în anii
următori iar evoluţia profesioniştilor către XML rămâne ipoteza cea mai plauzibilă, pe termen lung.
4
J. Smith, S. Weiss, W. Weiland, B. Shneiderman citaţi de Buraga S.C., Mai mult decât text. Incursiune în teoria
hipertextului, PC Report nr.96/septembrie 2000 pp. 42-48
Titular curs: lect. dr. Doina Fotache 34
Documentele hyper sunt constituite din datele propriu-zise (text, grafică, sunet, video) şi din informaţia de
structurare sau de prezentare, care leagă datele, creând astfel o reţea de date. Din punct de vedere tehnic,
hiperdocumentele sunt ansambluri de noduri (concepte) interconectate prin legături (relaţii).
Nodul reprezintă un concept unic (o idee), care conţine orice tip de informaţie (text, grafică, animaţie, audio,
video, imagini sau programe) ce are asociată o informaţie semantică (detaliu, propoziţie, colecţie, observaţie etc.).
Nodurile sunt conectate la alte noduri prin intermediul legăturilor. Nodul sursă al unei legături se numeşte referinţă, iar cel
Document hipertext
Nod A
Nod E
3 1
Nod A 4
1 Nod G
2
Nod D 5
6
Nod B 2 Nod F
Nod C 3
7
Figura nr. 5.3 Exemplu de structură hipertext compusă din mai multe noduri şi
modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext
Legăturile sunt conexiuni între noduri (sau concepte) dependente unul de altul, putând fi bidirecţionale sau doar
unidirecţionale. Şi legăturilor li se pot asocia tipuri (legătura de specificare, de elaborare, legătura membru, legătura de
opoziţie etc.), definind natura relaţiei dintre noduri. De asemenea, legăturile pot fi:
referenţiale: non-ierarhice, utile pentru realizarea referinţelor încrucişate, ele fiind cele care deosebesc cel mai bine
hipertextul de celelalte tipuri de stocare a informaţiei;
organizaţionale: ierarhice sau structurale, ilustrând relaţiile părinte-copil dintre noduri, folosite la organizarea
nodurilor, în mod ierarhic, într-o structură strictă. Sunt esenţiale pentru liniarizarea hipertextului şi permit autorilor să
verifice coerenţa structurii hipertext.
statice: stabilite de autorul documentului;
dinamice: create în momentul rulării sistemului hipertext, în funcţie de context sau de cerinţele utilizatorilor.
Dacă se are în vedere natura semantică a relaţiilor dintre noduri, legăturile pot fi clasificate pe
următoarele nivele:
nivelul 1: legăturile nu au asociate etichete;
nivelul 2: legăturile posedă etichete ce descriu înţelesul global al relaţiei dintre obiecte (de exemplu “este ilustrat de”
sau “este discutat de”);
nivelul 3: legăturile au etichete mai detaliate (precum “este vizualizat grafic prin”, “este criticat de”).
Legaturi hipertext
Figura nr. 5.4 Exemplu de legături hipertext compusă din mai multe noduri şi
modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext
2. Salvarea paginii WEB cu extensia .html sau .htm într-un site WEB.
Reguli
- documentul electronic
- documente vitale
- Gestiunea Documentelor Electronice (GED)
- Electronic Document Management Systems (EDMS)
- limbaj de marcare
- Charles Goldfarb
- Generalized Markup Language
- Tim BernersLee
- XML
- VRML
- PGML
- VML
- hipertext
- hipermedia
- Vannervar Bush
- MEMEX
- Ted Nelson
- Douglas Englebart
- hiperdocumente
- legături hipertext
- noduri hipertext
- metode de regăsire a informaţiei pe WEB
- principii de construire a legăturilor hiper