AUDITAREA ȘI CERTIFICAREA

SISTEMELOR DE MANAGEMENT
Curs online 2
Eșantionare, Liste de verificare

Curs MCPT – UPTimisoara

Documente de audit:

1. Program de audit

2. Plan de audit

3. Plan de eșantionare (dacă este cazul)

4. Liste de verificare (chestionar de audit)

5. Note de neconformitate/Planuri de acțiuni

6. Raport de audit

Curs MCPT – UPTimisoara

Eșantionarea

Eșantionarea în cadrul auditului are loc atunci când nu este posibil sau nu este eficient din
punct de vedere al costurilor ca în timpul unui audit să se examineze toate informațiile
disponibile:
de exemplu, înregistrările sunt prea numeroase

Eșantionarea este procesul de selectare a mai puțin de 100% elemente din totalul
ansamblului de date disponibile (populație):
pentru a obține și evalua dovezi despre unele caracteristici ale acelei populații
cu scopul de formula o concluzie referitoare la populație.

Curs MCPT – UPTimisoara

Eșantionarea
Obiectivul eșantionării în cadrul auditului este de a furniza informații, astfel încât auditorul
să aibă încredere că obiectivele auditului pot să fie sau vor fi îndeplinite.

Riscul asociat al eșantionării este acela că:

eșantioanele pot să nu fie reprezentative pentru populația din care sunt selectate, astfel
concluzia auditorului poate să fie influențată și poate să fie diferită de cea la care ar fi
ajuns dacă întreaga populație ar fi fost examinată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Eșantionarea
Metode de eșantionare:
eșantionarea bazată pe raționament
eșantionarea statistică*

Atunci când se eșantionează, ar trebui acordată atenție calității datelor disponibile,

deoarece din eșantionarea unor date insuficiente sau inexacte nu se va obține un rezultat
util.

* SR ISO 2859-1:2009 – Proceduri de eşantionare pentru inspecţia prin atribute. Partea 1: Scheme de eşantionare indexate după nivelul
de calitate acceptabil (AQL) pentru inspecţia lot cu lot
* SR ISO 3951-5:2009 ver.eng. – Proceduri de eşantionare pentru inspecţia prin măsurare. Partea 5: Planuri de eşantionare secvenţiale
indexate după nivelul de calitate acceptabil (AQL) pentru inspecţia prin măsurări (abatere standard cunoscută)
Curs MCPT – UPTimisoara
Liste de verificare
 deși nu întotdeauna cerute de standardele sistemelor de management
 sunt un instrument folosit de auditori pentru conducerea unui audit

Multe organizații le folosesc pentru a se asigura că auditul răspunde minim cerințelor

definite de domeniul de aplicare al auditului.

O listă de verificare poate fi utilizată pentru a se asigura că toate cerințele relevante din
criteriile de audit sunt abordate.

Curs MCPT – UPTimisoara

Liste de verificare
 Orientate după obiectivul auditului

 Suport pentru înregistrarea constatărilor de audit

 Adaptate la competenţa şi experienţa auditorilor

 Specifice zonei / procesului / produsului auditat

 Orientative

Curs MCPT – UPTimisoara

Cum se întocmeşte o listă de verificare
fiecare propoziţie a fiecărui paragraf din standard / procedură se descompune în cerinţe
(“trebuie”)

fiecare cerinţă se judecă, se interpretează

pentru fiecare cerință se formulează o întrebare de audit

Se poate formula şi scrie o acţiune necesară / proces necesar / metodă necesară pentru
verificarea îndeplinirii fiecărei cerințe

Curs MCPT – UPTimisoara

Avantajele listelor de verificare (1/3)
Pentru a oferi avantaje, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:
Dacă sunt dezvoltate pentru un audit specific și sunt utilizate corect, listele:
–promovează planificarea auditului
–asigură o abordare consecventă a auditului
–acționează ca un plan de eșantionare și manager de timp
–servește ca ajutor de memorie
–favorizează colectarea constatărilor de audit

Se elaborează liste de verificare pentru a oferi asistență procesului de audit.

Auditorii trebuie instruiți în utilizarea unei anumite liste de verificare pentru a obține
informații maxime prin utilizarea unor tehnici de intervievare.

Curs MCPT – UPTimisoara

Avantajele listelor de verificare (2/3)
Listele de verificare ar trebui să ajute un auditor să se descurce mai bine în timpul
procesului de audit.
Listele de verificare ajută la asigurarea faptului că auditul este efectuat într-o manieră
sistematică și cuprinzătoare și că se obțin dovezi adecvate.
Listele de verificare pot asigura structura și continuitatea unui audit și pot asigura că
domeniul de aplicare al auditului este urmat.
Listele de verificare pot furniza un mijloc de comunicare și un loc pentru înregistrarea
datelor pentru utilizare în viitor.

Curs MCPT – UPTimisoara

Avantajele listelor de verificare (3/3)
O listă de verificare completă oferă dovezi obiective că auditul a fost efectuat.
O listă de verificare poate furniza o înregistrare că SMC a fost examinat.
Listele de verificare pot fi utilizate ca bază de informare pentru planificarea auditurilor
viitoare.
Listele de verificare pot fi furnizate auditatului înainte de auditul la fața locului.

Curs MCPT – UPTimisoara

Dezavantajele listelor de verificare (1/2)
În schimb, atunci când listele de verificare ale auditului nu sunt disponibile sau sunt prost
pregătite, pot apărea următoarele probleme / preocupări:
Lista de verificare poate fi văzută ca fiind intimidantă pentru auditat.

Scopul listei de verificare poate fi prea restrâns pentru a identifica problema specifică
zonei.
Listele de verificare sunt un instrument care ajută auditorul, dar va fi restrictiv dacă este
folosit ca unic mecanism de sprijin.
Listele de verificare nu ar trebui să înlocuiască planificarea auditului.

Curs MCPT – UPTimisoara

Dezavantajele listelor de verificare (2/2)
Un auditor lipsit de experiență nu poate comunica clar ceea ce caută dacă depinde prea
mult de o listă de verificare pentru a-și ghida întrebările.
Liste de verificare prost pregătite pot încetini un audit din cauza duplicării și repetării.
Listele de verificare generice, care nu reflectă specificul sistemul de management al
organizației, pot să nu adauge nicio valoare.
Listele de verificare prea concentrate/focalizate minimizează întrebările / abordările.

Curs MCPT – UPTimisoara

Concluzie
Există avantaje și dezavantaje în utilizarea listelor de verificare a auditului.
Factori:
necesitățile clienților
restricțiile de timp și costuri
experiența auditorilor
Auditorii ar trebui să evalueze valoarea listei de verificare pentru procesul de audit și să ia
în considerare utilizarea acesteia ca instrument funcțional.

Curs MCPT – UPTimisoara

Temă
Exercițiul 1:

1. Completați ”Lista de verificări ISO 9001:2015 – exercitiu” cu întrebările de audit

pentru clauzele:
7.2 Competență
9.2 Audit intern

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019, încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare, atât
datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul insuficient
instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019, încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare, atât
datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul insuficient
instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019, încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare, atât
datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul insuficient
instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare, atât
datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul insuficient
instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece, datorită unei
ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare, produsele au ajuns la client deteriorate,
reclamaţie care nu a fost înregistrată și, deci, tratată.

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece produsele au
ajuns la acesta deteriorate datorită unei ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare,
reclamaţie care nu a fost înregistrată 8.2.1, c?

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece produsele au
ajuns la acesta deteriorate datorită unei ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare,
reclamaţie care nu a fost înregistrată 8.2.1, c / 10.2.1?

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece produsele au
ajuns la acesta deteriorate datorită unei ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare,
reclamaţie care nu a fost înregistrată 8.2.1, c / 10.2.1 / 7.4?

Curs MCPT – UPTimisoara

Exercițiu:
Auditând procesul de stabilire şi analiză a cerinţelor clientului, din discuţiile purtate cu proprietarul
procesului (Director Comercial ing. Dobrescu) şi colaboratorii acestuia, am constatat că nu cunoşteau
politica firmei în domeniul calităţii 5.2.2,b.

Am aflat, de asemenea, relativ la contractul nr. 29/01.05.2019 încheiat cu firma DND, că nu s-a realizat
o analiză a acestui contract 8.2.3.1, fapt ce a dus la imposibilitatea respectării termenelor de livrare,
atât datorită lipsei capacităţii de producţie (utilaje insuficiente), cât şi datorită personalulul
insuficient instruit în domeniile aferente contractului.

După livrarea întârziată a produselor, s-a primit o nouă reclamaţie de la client deoarece produsele au
ajuns la acesta deteriorate datorită unei ambalalări şi a unui transport necorespunzătoare,
reclamaţie care nu a fost înregistrată 8.2.1, c / 10.2.1 / 7.4 / 4.4.2, a?

Curs MCPT – UPTimisoara

Temă
Exercițiul 2:
Care clauză (dintre cele 4 din ultimul paragraf al exercițiului) credeți că a fost încălcată?
Argumentați!

Curs MCPT – UPTimisoara

Materiale pe Campus Virtual:

 Suport curs online 2

 Lista de verificare ISO 9001-2015 – exercitiul 2.1

 Neconformități – exercițiul 2.2

Curs MCPT – UPTimisoara

 SFÂRȘIT

Curs MCPT – UPTimisoara