CAPITOLUL IV

Crearea unui eveniment

4.1. Tipuri de evenimente

Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferinte simpozioane,

seminarii, colocvii etc, joacă un rol important în activitatea din hoteluri şi
restaurante; se remarcă frecvenţa sporită a acestor acţiuni în majoritatea unităţilor
dc categorie superioară, mai mari sau mai mici.
La aceste acţiuni participă oameni dc afaceri, personalităţi ale vieţii politice şi sociale,
de cultură, sportivi, artişti etc. cu motivaţiile şi opţiunile, fiecăruia, în funcţie de locul pe
care îl ocupă în societate.
Hotelul reprezintă locul ideal pentru acest gen de evenimente (manifestări); oferind
graţie structurilor sale tradiţionale, condiţii optime care să completeze fericit activităţile
de grup, în cazul conferinţelor sau seminarilor, în special când durează mai multe zile.
Fără îndoială, sectorul de turism de conferinţe şi seminarii este în continuă creştere şi
este important de ştiut în ce mod un hotel îşi poate adapta ofertă acestui trend.
Un studiu de piaţă realizat de o importantă firmă germană de consultanţă în acest
domeniu, relevă că printre criteriile de selecţie dintre oferte hoteliere similare, pe primele
locuri se situează:
 Acces uşor la locaţia respectivă (amplasare la maximum 10 'km de
aeroport, autostradă),
 Capacitatea de organizare perfectă a derulării evenimentului, incluzând
dotarea tehnică adecvată pentru tipul de eveniment cerut;
 Reputaţia locaţiei, aflată prin recomandarea acesteia din partea altor clienţi
satisfăcuti.
Statistic, condiţii le necesare pentru a putea concura cu succes pe această
piaţă, sunt ierarhizate în felul următor:

Condiţii generale

 Organizare perfectă .
 Echipament modem pentru derulare de conferinţe, seminari.
 Servicii perfecte
 Ofertă gastronomică adecvată

1
  Calitate superioară a ofertei.
 Existenţa unor spaţii pentru expoziţii

Amplasament
• Acces uşor din punct de vedere rutier
• Ambiantă naturală atractivă
• Zonă geografică centrală
• Obiective turistice atractive
• Oraş turistic renumit

Modul prin care locaţia a fost selectată

• Recomandare
• Ghid turistic
• Agenţie de turism
• Presă dc specialitate .
Se poate uşor observa că în acest sector lideri de piaţă sunt hotelurile situate în oraşe
sau în zone centrale, dar şi hotelurile mai mici, situate în-zone pitoreşti, sunt tot mai mult
preferate, întrucât se obseryă:. tendinţa, de-a_.organiza frecvent evenimente pentru
grupuri mici. (12-20 persoane),în special pentru angajaţii unei firme, la care se pune
accent mai mare pe programul complementar oferit participanţilor (relaxare, team-
building prin activităţi în aer liber etc.) Este important, deci, ca hotelurile să evidenţieze
in oferta lor şi facilităţile de acest gen (acces gratuit la sauna, centru de fitness; instructor
de gimnastică pentru pauzele dintre acţivităţi; facilităţi pentru practicarea sportului în
grup: organizarea de tururi cu biciclete, mountain-bikes, puse la dispoziţie de hotel,
organizare de drumeţie, rafting în împrejurimi; spectacol, seara, drumeţie cu torţe noaptea
etc.), neprecupeţind, imaginaţia în acest domeniu,activitarile complementare fiind adesea
„sarea în bucate" care determină succesul pe piaţa de evenimente.
Pentru a putea fi competitiv pe această piaţă, este important să se facă anumite
reorganizări şi adaptări în activitatea curenta.
Pentru.derularea optimă a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea
personalului hotelier şi deci găsirea unor soluţii rapide în caz de disfuncţii inerente. S-a
observat că, adesea, programul stabilit iniţial cu organizatorul şi încadrat în activitatea
curentă a hotelului nu poate fi respectat. .

2
 De exemplu din cauza prelungirii programului unui seminar, prânzul trebuie decalat
cu o jumătate de oră şi mai mult, ceea ce creează probleme cu ocuparea salonului.
De aceea, cel mai frecvent se optează pentru organizarea unui bufet, dar trebuie
remarcat că acest gen de serviciu este rentabil doar de la_20 participanţi în sus.
Pentru grupe mai mici (12_ 20 participanţi) se practică mai rar şi este de preferat să
se ofere meniu fix de 2-3 servicii, eventual cu alegere a preparatului principal dintr-
o ofertă stabilită. Această ofertă poate fi prezentată participanţilor la începutul zilei,
fiecare participant marchează preparatul dorit, astfel că bucătăria ştie care şi cate
preparate sunt solicitate, evitându-se situaţia ca la servirea mai tirzie a prânzului să
nu mai fie disponibile unele preparate
In ceea ce priveste oferta de preparate si bauturi exista si aici tendinţe clare privind
preferinta pentru salate de crudităţi, fructe proaspete, carne de pasăre,
peşte, sucuri naturale, iar în pauze iaurt, cocteiluri din lapte, produse de-panificaţie
din graham etc.

4.1.1. Tipuri de evenimente care se pot organiza

Congres: manifestare cu caracter informativ,de. la 100 la 1.000 persoane,

durând 2 sau,3zile Restauraţia se ocupă de organizarea banchetelor, a meselor
principale, a pauzelor.
Reuniune: manifestare, cu caracter comercial, promoţional, publicitar sau
informativ, grupând de la 30 la 200 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile.
Restauraţia asigură, mesele principale,, eventual cocteiluri şi punerea la dispoziţie
permanent,de băuturi (bar deschis).
Conferinţă: reuniune în cursul, căreia o persoană tratează un subiect, fără
participarea activă a publicului, acesta fiind doar auditoriu.
Colocviu: reuniune animată de experţi, cu un subiect dat, durând mai multe zile
Asistenţa se poate împărţi în mai multe ateliere, fiecare sub. conducerea unui expert
pentru a examina o particularitate a subiectului principal.
Seminar: se constituie ca o reuniune de lucru. Dacă participanţii sunt cazaţi în
hotel, se numeşte seminar rezidenţial. Având o durată de la 3 Ia 5 zile, restauraţia asigură
mesele principale şi pauzcle cu răcoritoare.
Simpozion: un grup de experţi discută între ei despre un subiect în faţa publicului,
care este astfel informat despre implicaţiile acestuia.

3
 4.1.2. Facilităţi / condiţii minime necesare pentru organizarea unor astfel de
evenimente

• Spaţii de cel puţin 4 m lăţime, 2,50 m înălţime, cu o suprafaţă utilă de cel puţin 36
mp;
• Iluminat natural şi posibilitate de acoperire a geamurilor (întunecarea încăperii);
• Iluminat artificial de min. 300 Lux;
• Ventilare adecvată a spaţiului (eventual aer condiţionat);
• Cel puţin 3 prize în spaţiu;
• Zgomot exterior de max. 45 dB; .' .
• Dotare tehnică: retroproiector cu lampă de rezervă, ecran de proiecţie( l,5xl,5m);
proiector pentru diapozitive, instalaţie de proiecţie audio-video, tablă (neagră, mai nou
sunt preferate cele colorate care au efect relaxant asupra participanţilor); flipchart cu
hârtie şi markere, tablou de afişaj (cu pioneze), aparat de fotocopiat (Xerox),- laser
pointer, microfoane cu sau fără fir, cabluri prelungitoare (cu tripluştecher); telefon, fax,
Internet etc;
• Modalităţi de amenajare flexibilă a spaţiului: glasvand pe şine, pereţi mobili,
paravane, suporturi metalice pe care se pot agăţa table, panouri, flipchart, ecran etc;
• Mobilier (mese, scaune) pentru cel puţin 20 participanţi;
• Decoraţiune adecvată: culori relaxante, flori, instalaţii de aerosoli cu arome florale
etc.
• Lista de preţuri cu mijloacele disponibile.

4.1.3 Aranjarea spaţiilor / saloanelor pentru congrese, seminarii

Modul de aranjare depinde de dimensiunile spaţiilor disponibile, de dotarea şi

decoraţiunile interioare care trebuie să corespundă cerinţelor clientului. Modalităţile de
aranjare arătate mai jos au doar cu titlu informativ, responsabilul cu aranjarea spaţiilor
alege varianta optimă, în funcţie de numărul de persoane şi caracteristicile salii (suprafaţă,
formă etc), respectiv tipul evenimentului .

Aranjarea convenţională sau stil teatru (numit şi stil parlament)

4
 Prezidiul va fi plasat pe o estradă bine centrată, în faţa auditoriului. In cazul
participării a 200 de persoane este necesar să se amenajeze o alee centrală. Modalitatea de
aranjare este următoarea:
• se determină amplasarea mesei vorbitorilor (centrată, la extremitatea sălii);
• primul rând de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu;
• se alege aicea centrală, plasând primele două scaune (capete de rând), apoi celelalte
respectând aliniamentul. Spatul între două scaune va fi de minimum 5 cm.;
• distanţa între două rânduri va fi de 40 - 50 cm.;
• aleea centrală va avea 1,50 - 2,00 m, dacă numărul participanţilor depăşeşte 200;
• se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).

Aranjarea „sală de clasă"

Pentru această dispunere este de dorit să existe în dotare mese de 1,20 m sau 1,80
m lungime şi 0,45 m lăţime pentru a câştiga loc. Metoda de aranjare este următoarea:
• se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3, urmând lăţimea sălii;
• se face o alee centrală de dimensiuni suficiente şi alei de degajare între rânduri;
• distanţa între două rânduri de mese.trebuie să fie de 0,60 m minimum, dar pentru un
confort mai bun se poate 0,70 m.

Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru

Se recomandă să se procedeze astfel:
• se acoperă mesele cu feţe de masă speciale pentru asemenea acţiuni;
• se aşează pentru fiecare persoană o mapă. un creion, câteva foi de hârtie albă;
• se repartizează în diverse puncte ale sălii, coşuri de hârtie;
• se aşează o scrumieră la 2 persoane;
• se aşează un pahar/ persoană şi se repartizează pe masă sticle cu apă minerală şi
alte băuturi răcoritoare, în funcţie de comandă. Paharele se pun pe suporturile speciale,
iar sticlele pe tavă cu şervet, pentru a proteja fata de masă;
• se aranjează flori pe masă şi în sală, cu multă discreţie. Aranjarea mesei informă de I
Se recomandă ca lăţimea mesei să fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel încât participanţii să se
poată vedea fără dificultate. Această dispunere se utilizează pentru consilii de
administraţie sau acţiuni la care numărul participanţilor nu depăşeşte 30.
Pentru consiliu de administraţie se pune un singur loc la un cap de masă. Masa ovală

5
Dacă nu se doreşte a se da reuniunii un caracter oficial, masa se organizează ca la punctul
precedent adăugând două mese semi-rotunde la capete.

4.1.4 Conditii teoretice de organizare a unei reuniuni

Indicaţii generale

1. Inainte de începerea pregătirilor trebuie ştiut cu exactitate:

a) tema sau scopul reuniunii;
b)data desfăşurării acesteia;
c) locul în care va avea loc.
Pentru fiecare reuniune agenţia întocmeşte un dosar nou, în care se vor ţine toate
documentele legate de acesta.
2. Se alege locul de desfăşurare a reuniunii şi hotelurile potrivite găzduirii
invitaţilor/delegaţilor/participanţilor. Se studiază toate posibilităţile de găzduire şi de
desfăşurare a conferinţei, costul şi accesibilitatea cu trenul, maşina sau avionul.
3.Stabilirea unei întâlniri cu cel ce patronează reuniunea (responsabilul sau
comitetul de organizare a reuniunii), pentru a discuta titlul şi programul acesteia.
Contribuiţi cu sugestii pentru membrii prezidiului, vorbitori, activităţi sociale, recepţia
autorităţilor locale sau a directorilor companiei (dacă este oportun).
4. Se schiteaza programul pentru a fi aprobat de cel ce patronează reuniunea sau de
membrii prezidiului.
5. Se trimite câte o invitaţie scrisă membrilor prezidiului şi vorbitorii principali
pentru fiecare etapă/zi a reuniunii. Se aranjeaza activităţile sociale şi recepţia
6. Date preliminare despre reuniune trebuie trimise participanţilor; asemenea, pot fi
publicate anunţuri în reviste de specialitate.
7. Se discuta programul cu hotelul/centrul de conferinţe şi faceţi toi aranjamentele
pentru cazare, masă, alte facilităţi.
8. Se pregăteste tipărirea şi expedierea programului reuniunii, a formulare pentru
rezervări (cu informaţii despre hotelurile recomandate) şi a invitaţiilor pentru activităţi

6
sociale. In această etapă, cheltuielile pentru participanţi pot fi calculate si incluse în
program. Stabiliţi numărul minim pentru rentabilitate financiară.
9. Dacă va exista o masă festivă, trebuie făcute următoarele pregătiri:
a) Se invita personalităţi deosebite şi se stabilesc discursurile de la sfârşitul mesei
b) se pregăteste primirea invitaţilor;
c) se pregăteste servirea cocteilurilor într-o anticameră;
d) se discuta meniul, băuturile şi aranjamentele florale cu personalul hotelului
e) se angajeaza un fotograf;
f) se aranjeaza tipărirea meniului;
g) se schiţeaza un plan al mesei cu aşezarea invitaţilor.

10. Se rezerva o cameră care să servească drept biroul/secretariatul reuniri unde se

vor fi înregistra participanţii, se vor pregăti şi realiza toate documentele întâlnirii şi se vor
furniza informaţii legate de aceasta. Se va stabili un colectiv, care, prin rotaţie, să se afle
în permanenţă la secretariat, pe toată durata întâlnirii. Secretariatul trebuie sa dispuna de
echipamentul tehnic necesar: telefon, telefax, maşini scris, copiator etc.
11. Se va aranjaţi înregistrarea lucrărilor conferinţei şi, dacă este necesar, se va
invita presa la sesiunile publice.
12. Se aranjeaza ca vorbitorii să dispună de mijloace vizuale (retroproiector
video) şi se verifica aparatura de amplificare.
13. Se aranjeaza transportul în condiţii optime şi verificaţi asigurările împoti
pierderilor sau furturilor etc. pentru orice obiecte de valoare care vor fi folosite reuniune;
întocmiţi o listă cu numerele de serie ale tuturor elementelor echipamentului transportat.
14. Trebuie aranjat să fie instalate în oraş/zonă indicatoare ale locului reuniunii.
15. Când sosesc cererile pentru rezervări, cecurile şi dispoziţiile de pl aranjaţi cu
banca să deschideţi un cont special al conferinţei şi plătiţi cecurile din Confirmaţi cererile
pentru rezervări şi cecurile. Ţineţi o evidenţă strictă a număr de cereri primite pentru
rezervare, pentru a nu admite mai multe persoane decât fi găzduite.
16. La o dată stabilită, se confirma numărul de rezervări centrului de reuniuni
sau hotelului angajat în acţiune.
17.Se pregătesc pliante ale conferinţe cu lista delegaţilor, comunicate de presa,
material publicitar, insigne, ecusoane etc.
18. In ziua reuniunii

7
 a) Se supravegheaza biroul de conferinţă - procedura de înregistrare a participantilor
sosiţi, eliberarea pliantelor conferinţei şi satisfacerea solicitărilor/ inrebărilor
participanţilor:
b) Se va verifica dacă toate indicatoarele au fost puse în evidenţă, dacă au fost
aranjate camerele, dacă gustările şi băuturile răcoritoare au fost pregătite, iar aparatura
este corect poziţionată şi în stare de funcţionare;
c) Se vor prezenta celor mai importanţi delegaţi pe vorbitorii invitaţi;
d) Se aranjeaza multiplicarea documentelor conferinţei, în funcţie de solicitările
orbitorilor;
19. După reuniune
a) se întocmesc scrisori de mulţumire participanţilor, vorbitorilor, tuturor celor care
au contribuit la conferinţă;
b) se achita drepturile băneşti ale vorbitorilor, cazarea şi masa participanţilor, Chiria
sălii etc;
c) Se pregăteste un raport asupra reuniunii pentru participanţi şi, eventual, pentru
presă;
d) Se trimit participanţilor fotografii de la reuniune şi rapoarte;
e) Se pregăteste un bilanţ al notelor de plată şi plăţilor pentru serviciul conta-
bilitate;
f) Toate dificultăţile întâmpinate în timpul reuniunii trebuie notate în dosarul
acesteia, pentru a fi evitate pe viitor.

Lista de control
In organizarea unei reuniuni, lista de control reprezintă un instrument de organizare
eficient, întrucât este foarte uşor să uiţi ceva de o importanţa vitală, de exemplu, materiale
neapărat necesare, un telefon de dat paznicului, ecusoane, un proces verbal suplimentar de
la ultima reuniune, precum şi multe altele. S-a constatat că este foarte necesar, chiar
indispensabil, să se întocmească o listă cu acţiunile şi materialele ce fac parte din procesul
organizării şi conducerii unei reuniuni pentru a evita situaţii stânjenitoare.

4.2. Organizarea reuniunii „VITICULTURA TRECUT SI VIITOR”

4.2.1 Etapele de organizare a reuniunii

8
 Această manifestare îşi propune să contribuie la o mai bună cunoaştere a domeniului
viticulturii, să servească drept punct de întâlnire pentru cei implicaţi în dezvoltarea acestui
domeniu, să constituie startul unei multitudini de contracte comerciale şi parteneriate
profitabile.
Organizarea unei reuniuni presupune derularea unui număr important de acţiuni pe
etape.

1. Programul reuniunii i are în vedere rezolvarea următoarelor aspecte:

a. Stabilirea tematicii reuniunii .
Tematica aleasă a reuniunii are în vedere punerea în contact direct a celor implicaţi
în dezvoltarea acestui domeniu: viticultori, , autorităţi din agricultura, agenţii
profesionale din domeniul viticulturii .
b)Decizia de organizare a reuniunii
c) Stabilirea perioadei de organizare prin corelarea programului reuniunii cu
calendarul intern al manifestarilor avand aceeasi tematica. Perioada aleasa pentru acesta
reuniune este 25 octombrie.
d) Contractarea spatiului
In alegerea spatiului s-a avut in vedere atat amplasarea si existenta unor conditii
favorabile pentru desfasurarea seminarului , cat si posibilitatea extinderii spatiului
contractat, in cazul in care numarul participantilor va creste. S-a tinut cont de:
 Suprafata totala a spatiului;
 De numarul participantilor ce si-au anuntat participarea;
Tinand seama de aceste conditii s-a ales ca loc de desfasurare” Sala de
Conferinte din cadrul Hotelului Vrancea” .
e) Intocmirea si aprobarea bugetului estimativ( tabel 4.2.1)

Tabel 4.2.1. Bugetul estimativ al reuniunii

Nr. Cheltuieli Valoare
crt. Mii lei
1. Cheltuieli de management 4,4 mii lei
 Coordonare

Cheltuieli de execuţie 10,4 mii lei

2.  cheltuieli cu chiria sălii

9
  cheltuieli cu consumabile
 cheltuieli poştă, tel., fax, informaţii
 cheltuieli de multiplicare / editare
 alte cheltuieli directe
 cheltuieli de transport
- cheltuieli de deplasare
- benzină
- cheltuieli de întreţinere
3. Cheltuieli indirecte 0,82 mii lei

4. Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate 7,0 mii lei

 cheltuieli de protocol
 cheltuieli de reclamă şi publicitate
Cheltuieli neprevăzute 1,0 mii lei
5. TOTAL CHELTUIELI /reuniune

6. 19,264 mii lei

f) Intocmirea si actualizarea bazei de date pentru participanti

Baza de date s-a intocmit cu ajutorul cataloagelor reuniunilor similare si anterioare,
informatiilor obtinute de la autoritati, asociatii, diverse organizatii.
Catalogul cuprinde un mesaj de bun venit din partea organizatorului,
programulreuniunii ,un index alfabetic al paricipantilor, reclame si alte informatii.
g) Contracte cu tertii: S-au semnat urmatoarele contracte:
-Hotel Vrancea pentu spatiu
-contract cu agentia de publicitate si media;
h) s-au stabilit business-lunch-uri
i0 Pregatirea Conferintei de presa a avut in vedere:
-stabilirea datei:26 oct.2008
-intocmirea mapei de presa( date despre organizator,participantii din acest an, noutati,)
-pregatirea materialului necesar pentru amenajarea salii;
invitarea ziaristilor si obtinerea confirmarilor de participare;
revista presei, cu centralizatorul ecourilor Conferintei de Presa.

10
j) S-a intocmit planul cu actiunile care se deruleaza inaintea si in timpul reuniunii cu
precizarea termenelor de realizare si a persoanelor care raspund de fiecare actiune in
parte, este un planning detaliat.
k)- organizarea Deschiderii Oficiale a reuniunii :
-asigurarea pariciparii la deschiderea oficiala prin intocmirea si actualizarea listei de
invitati( specialisti, personalitati);
-lobby pentru a asigura Deschiderea Oficiala de catre oficialitati
-invitarea reprezentantilor presei
-amenajarea salii.
l) Deschiderea Oficiala a reuniunii „VITICULTURA TRECUT SI VIITOR”
m) Activitatile din timpulreuniunii presupun o organizare excelenta de catre
organizator.
n) Evaluarea rezultatelor. Presupune o buna cunoastere atat a veniturilor rezultate
din taxele de participare cat si din cheltuielile efectuate. La finalul acestei reuniuni
rezultatul este unul pozitiv, organizatorul – CCIA Vrancea obtinind un profit de 70,43
mii lei .
In continuare vom prezenta lista cu activitati aferente desfasurarii reuniunii .
Tabel 4.2.2 Lista cu activitati
Simbolul Denumirea activitatii Activitati Durata
activitatii direct activitatii(in zile)
precedente
1 Decizia de organizare - 2
2 Stabilirea perioadei de organizare 1 3
3 Contractarea spatiului 2 14
4 Intocmirea si aprobarea bugetului 3 14
estimativ
5 Intocmirea si actualizarea bazaei de 4 30
date
6 Stabilirea documentatiei necesare 5 20
lansarii seminarului
7 Tiparirea documentatiei 6 35
8 Semnarea sau reinnoirea contractelor 6 31
cu colaboratorii de specialitate
9 Contracte cu tertii 6 60
10 Trimiterea invitatiilor 7 30
11 Intocmirea planning-ului seminarului 8;9;10 12
12 Inscrierea participantilor la seminar 11 90
13 Informarea permanenta a 11 180

11
 participantilor
14 Pregatirea si realizarea catalogului 12 40
15 Legatura permanenta cu agentia de 12 90
publicitate si media
16 Pregatirea Conferintei de Presa 14 45
17 Stabilirea detaliata a actiunilor, 14 20
termenelor de realizare si persoanelor
raspunzatoare
18 organizarea Deschiderii Oficiale 17 30
19 Sustinerea Conferintei de Presa 16 1
20 Deschiderea Oficiala 18;19 1
21 Activitati in timpul seminarului 20 2
22 Evaluarea rezultatelor si transmiterea 16 14
concluziilor catre participanti

12