Evaluarea arhivistică a documentelor care conţin informaţii personale

Aurel RADU1

Acest articol nu are pretenţie de originalitate personală şi nici de exhaustivitate. Se adresează în

principal arhiviştilor români prea puţin sincronizaţi din punct de vedere profesional cu bunele practici,
deja vechi în Occident, privind evaluarea arhivistică a diverselor tipuri de documente. Articolul este
doar o scurtă sinteză a studiului cu titlul „Evaluarea arhivistică a documentelor care conţin informaţii
personale: Un studiu RAMP (Records an Archives Management Programme) cu linii directoare” 2.
Acest studiu a fost întocmit de cunoscutul arhivist canadian Terry Cook (n. 1947 – d. 2014) şi a fost
publicat în 1991, fiind disponibil în limba engleză pe pagina de Internet a UNESCO3.
Scopul acestui studiu este de a prezenta linii directoare pentru arhiviştii şi arhivarii din sectorul
guvernamental/administrativ în vederea evaluării arhivistice a documentelor care conţin informaţii
personale. Obiectivul principal este de a sugera măsuri pentru problema principala a cantităţii uriaşe de
documente cu care se confruntă toţi creatorii şi deţinătorii de documente, însă cu reţinerea/păstrarea
doar a acelor documente relevante care au valoare arhivistică/istorică.
În practica arhivistică românească, evaluarea arhivistică e sinonimă cu operaţiunea arhivistică de
selecţionare. Evaluarea arhivistică este un proces specific practicii occidentale prin care sunt
identificate documentele care trebuie să fie păstrate permanent în Arhive în concordanţă cu o serie de
criterii de valoare care vor fi detaliate mai jos.
O informaţie personală este orice informaţie care este consemnată în orice formă/format despre
o persoană identificabilă. În categoria informaţiilor cu caracter personal intră: informaţii referitoare la
rasă, origine naţională sau etnică, culoare, religie, vârstă, stare civilă; istoria individuală referitoare la
educaţie, istoric medical, penal, ocuparea forţei de muncă; tranzacţii financiare în care individul este
implicat; orice număr de identificare, simbol sau cod atribuite persoanei; adresa de domiciliu,
amprentele digitale sau tipul de sânge al individului; opinii şi puncte de vedere personale ale
individului; corespondenţa trimisă de un individ la o agenţie guvernamentală care este implicit sau
explicit cu caracter privat sau confidenţial şi răspunsurile la corespondenţa care ar dezvălui conţinutul
corespondenţei iniţiale; punctele de vedere şi opiniile altei persoane cu privire la o persoană; numele
persoanei în cazul în care apare într-un context general a cărei divulgare ar dezvălui implicit informaţii
despre individ etc.
Informaţiile personale de mai sus pot apărea în mai multe tipuri/genuri de documente. Acestea
includ: aplicaţii, declaraţii, cereri şi reclamaţii, contestaţii, pretenţii, rapoarte, contracte, liste, registre,
role, premii, subvenţii, ajutoare, facturi, certificate, credite, plăţi, examene, chestionare, audieri,
acorduri, testamente, leasing, licenţe şi autorizaţii, brevete, paşapoarte, alocaţii şi multe altele. Aceste
tipuri de documente nu sunt de sine stătătoare, ele putându-se regăsi în numeroase dosare. Rolul
arhivarului este de a identifica, descrie şi a proteja documentele care conţin informaţii cu caracter
personal, în conformitate cu legislaţia în cauză şi cu bunele practici de gestionare a documentelor.
Documentele care conţin informaţii cu caracter personal sunt create în diferite contexte. Deşi nu
se poate crea o listă a lor, principalele domenii de activitate creatoare sunt: stare civilă (naşteri,
căsătorii, decese, divorţuri, adopţii), sănătate (înregistrări medicale şi spitaliceşti, asigurări sociale,
îngrijiri la domiciliu, registre pentru bolnavi sau toxicomani), avere şi venituri (fiscale, bancare, de
investiţii, plăţi şi salarii); crime şi pedepse (în timp ce hotărârile sunt publice, toate informaţiile din
dosar, proceduri, unele tipuri de probe, durata închisorii, amnistii, graţieri etc. sunt
confidenţiale/limitate pentru perioade lungi de timp în cele mai multe ţări), dosarele de angajare
(dosarele de personal, de asemenea cele ale studenţilor şi anumite documente ale clienţilor), opinii
personale, în special cele cu clauză explicită sau implicită de confidenţialitate, informaţii statistice de
bază (recensăminte, anchete) şi documente de poliţie (în mai multe forme şi luate în considerare în
majoritatea ţărilor fiind cel mai sensibil tip de informaţii personale).

1
Inspector principal în cadrul Serviciului Judeţean Argeş al Arhivelor Naţionale.
2
The archival appraisal of records containing personal information: A RAMP study with guidelines, prepared by Terry
Cook [for the] General Information Programme and UNISIST, Paris, UNESCO, 1991, 99 p.
3
http://unesdoc.unesco.org/images/0009/000906/090644eo.pdf, 2015.
1
 Informaţii cu caracter personal se găsesc în aproape orice formă fizică a documentelor pe hârtie.
În cazul în care informaţii personale se regăsesc în mod incidental şi în alte categorii de documente,
acestea nu trebuie să fie considerate ca documente care conţin informaţii personale. Cu toate că pot
exista excepţii ocazionale, informaţiile cu caracter personal găsite în astfel de documente sunt
incidentale şi trebuie să fie apreciate ca parte a sistemelor mari şi în cadrul seriilor/categoriilor de care
aparţin, folosindu-se criterii oarecum diferite (sau cel puţin modificate) de evaluare.
Documentele care conţin informaţii personale au valoare arhivistică/istorică deoarece: apără
drepturile cetăţenilor, încurajează cercetarea istorică pentru a dezvălui memoria colectivă a societăţii,
ajută la dezvoltarea politicilor publice, susţine cercetarea genealogică.
Există câteva probleme majore în evaluarea documentelor care conţin informaţii personale:
cantitatea foarte mare, valoarea inegală şi fragmentară în funcţie de nivel (naţional, judeţean,
municipal, comunal, universitar etc.), preocuparea crescută referitoare la violarea intimităţii personale
permiţând colectarea acestor date în primul rând sau mai târziu publicarea lor şi presiunea politică
asupra Arhivelor de a accepta multe documente cu date personale care au valoare limitată sau nicio
valoare arhivistică/istorică. În Statele Unite, de exemplu, care au o puternică tradiţie militară şi
patriotică, este foarte dificil, iar în unele cazuri imposibil pentru Arhivele Naţionale (NARA) să
distrugă dosarele personalului militar, chiar dacă acestea sunt voluminoase şi repetitive. Cu toate
acestea, trebuie să ne amintim că, într-o epocă de constrângeri financiare, fiecare document inutil
deţinut de Arhive, după toate probabilităţile constrânge achiziţionarea pe viitor a unor documente cu
valoare arhivistică/istorică.
Principalele categorii de documente care conţin informaţii personale sunt: formularele
(chestionare de recensământ, chestionare generale, unele petiţii, declaraţii fiscale, înregistrări de
poliţie, evaluări ale candidaţilor sau clienţilor), liste şi registre (registre de stare civilă, amenzi de
poliţie, listele electorale sau de votare şi state de plată a salariilor), alte registre (de evidenţă a cererilor
cetăţenilor, de petiţii, borderouri de corespondenţă), dosare de instanţă, dosarele de personal,
documentele medicale, documentele de învăţământ (cataloage şcolare, matricole) şi indici/indexuri
(listele de inventar care conţin evidenţa dosarelor de personal, a membrilor PCR şi baze de date cum e
REVISAL în cazul României etc.).
Documentele care conţin informaţii personale conţin de asemenea caracteristici importante
bazate pe context şi aceşti factori contextuali includ: scopul creării lor şi acoperirea (locală, naţională),
circumstanţele referitoare la creare, locaţia în ierarhia instituţională a creatorului.
Sunt anumite categorii de informaţii personale esenţiale care trebuie să fie păstrate de toţi
arhiviştii din lume. Acestea categorii de documente sunt: documentele care atestă starea civilă (ex.
registrele de stare civilă, divorţuri, adopţii, cetăţenie, naturalizare), documentele de înregistrare
funciară (ex. registrele agricole), anumite documente juridice şi de instanţă (ex. actele de vânzare-
cumpărare şi sentinţele de instanţă), recensămintele naţionale ale populaţiei (ex. mapele cu
formularele/chestionarele de recensământ).
Evaluarea dosarelor de personal ale angajaţilor guvernamentali este, pentru comoditate, tratată
separat, deşi cele mai multe astfel de documente sunt asemănătoare. Anumite dosare de personal
trebuie să fie păstrate permanent. Criteriile pentru selecţia acestora sunt: ierarhia instituţională şi
categorii de angajaţi. Spre exemplu, în Canada, următoarele categorii de dosare de personal sunt
păstrate permanent: primele patru niveluri ale ierarhiei administrative a Guvernului pentru toate
departamentele (dosarul cu privire la orice persoană care atinge în orice moment în carieră rangul de
ministru adjunct, asistent sau ministru adjunct asociat, director general şi director); nivelul superior
pentru toate comisiile şi consiliile (preşedinte, comisar); toţi ambasadorii, consulii generali şi şefii de
misiuni în serviciul străin; primele patru niveluri (până la inspector) din poliţia naţională; căpitanii de
arme şi nave; topografii şi inginerii implicaţi în lucrări publice importante; toţi judecătorii federali şi
înalţi oficiali în legătură cu şeful statului (guvernator general), funcţia legislativă (Parlamentul) şi
funcţia judiciară (Curtea Supremă şi Curtea Federală). Alte dosare importante pentru a fi păstrare, mai
greu de identificat, sunt acelea ale canadienilor care deşi nu au ajuns în poziţii cheie în administraţia
guvernamentală, au avut cariere ilustre sau îndelungate în domeniul public sau în afara acestuia sau au
fost lideri în domeniile: academic, ştiinţific, afaceri, medicină, juridic, sportivi de talie naţională sau
internaţională, membri ai Parlamentului, primari ai oraşelor mari, civili din administraţie care au murit
la datorie (gardieni, topografi, ostatici), dosarele angajaţilor care au ocupat poziţii unice în Guvern sau
2
care au avut cariere neobişnuit de lungi pot fi, de asemenea, luate în considerare pentru păstrare
permanentă, precum şi orice persoană implicată în orice act sau eveniment de interes istoric major.
Dosarele de personal ale structurilor militare (poliţie, armată) naţionale trebuie să fie tratate
asemănător. Mai mult, unele ţări au tendinţa să păstreze toate aceste documente personale generate în
timpul perioadelor de război activ, ca un memorial pentru cei care au servit şi probabil au murit pentru
ţara lor, întrucât aceste documente ar putea avea un interes de cercetare mai mare.
Dosarele de personal nu trebuie să fie păstrate de Arhivele Naţionale doar pentru valoarea lor
genealogică. Dacă aceasta e singura lor valoare, în acest caz, aproape întotdeauna, ele trebuie să fie
distruse/eliminate. Trebuie să se facă o distincţie clară între dosarele de personal şi dosarele
individuale care au valoare permanentă pentru că sunt relevante pentru persoane specifice, locuri sau
lucruri (dosarele emigranţilor, deportaţilor, deţinuţi politici).
Evaluarea arhivistică a documentelor care conţin informaţii personale presupune o agendă de
lucru zilnică. Evaluarea este o lucrare de analiză atentă din punct de vedere arhivistic, diplomatic şi
istoric, nu o simplă procedură sau un proces. Aplicarea unor linii directoare sau unor liste de verificare
în procesul de evaluare, precum şi dezvoltarea unor strategii de achiziţie/preluare mai largi, sunt
viabile doar în cazul în care se bazează pe o înţelegere deplină de către arhivist a:
1. Istoricului creatorului de documente;
2. Funcţiile oficiale şi legale;
3. Structura organizaţională internă;
4. Procesele de luare a deciziilor;
5. Procedurile de creare a documentelor;
6. Modificările care au avut loc de-a lungul timpului asupra aspectelor menţionate mai sus.
Arhiviştii trebuie să integreze politicile şi mandatele instituţionale de achiziţie/preluări în
propriul cadru de evaluare, întrucât acestea vor defini şi de obicei vor restrânge aria de unde sunt
preluate documentele.
Utilizarea actuală şi viitoare a acestor documente şi prin urmare consultarea
utilizatorilor/cercetătorilor, nu ar trebui să joace un rol important în procesul de evaluare. Este mai
bine pentru arhivişti să speculeze mai puţin cu privire la posibilele utilizări în viitor a acestor
documente şi să se concentreze mai mult pe dezvoltarea unor criterii pentru a se asigura că
documentele reflectă valorile, modelele şi funcţiile societăţii contemporane cu creatorul de documente.
În urma interacţiunii dintre departamentele sau agenţiile guvernamentale şi cetăţeni, rezultă
documente care peste ani vor reflecta imaginea societăţii. Evaluarea va fi reuşită dacă va asigura
păstrarea permanentă doar a acelor documente relevante care asigură cea mai bună evidenţă
documentară. Interacţiunea dintre cetăţeni şi instituţiile statului presupune trei factori: programul
(scopul, intenţia, idea din spatele unei anumite funcţii guvernamentale articulată prin legi,
regulamente, directive, ideologii), statul (agenţia, direcţia, departamentul) şi cetăţeanul. Pe scurt, ca
regulă generală, cu cât este mai restrânsă şi mai puţin flexibilă aria de relaţionare dintre cetăţeni, pe de
o parte şi o agenţie/direcţie sau un program, pe de altă parte, documentele rezultate vor avea o valoare
limitată pentru crearea unei imagini relevante pentru societate.
Arhiviştii trebuie să evalueze serii de documente care conţin informaţii cu caracter personal
cuprinzător, ca parte a unui univers informaţional mai mare. În evaluarea documentelor personale ar
trebui să existe trei faze:
I. Pornirea trebuie făcută de la documentele care conţin informaţii generale (policy files) sau
dosare clasate pe probleme (subject files) despre implementarea şi descrierea unui program de nivel
mare (naţional), documentele electronice, documentele administrative/guvernamentale centrale,
legislaţia în domeniu, manuale, proceduri şi informaţii publicate sau care urmează să fie publicate.
II. După determinarea acelor categorii de documente prezentate la punctul anterior şi bazele de
date electronice care urmează să fie păstrate de Arhivele Naţionale, arhivistul va putea să estimeze atât
claritatea aspectelor rezultate din interacţiunea stat – cetăţean, cât şi valoarea documentelor care conţin
informaţii personale.
III. În final, dacă seriile de documente personale nu au importanţă în creionarea unor aspecte
sociale colective, ele trebuie totuşi evaluate, ca ultim pas, pentru valoarea lor informaţională potenţială
referitoare la anumite persoane, evenimente şi locuri.

3
 În această abordare cuprinzătoare, prin urmare, în fapt, analiza documentelor care conţin
informaţii cu caracter personal este, ironic, ultima mai degrabă decât prima etapă în evaluarea
documentelor care conţin informaţii personale.
Centrele de depozitare intermediare pot fi folosite pentru a obţine distanţă şi perspectivă în
luarea deciziilor de evaluare, în special pentru acele serii de documente care implică probleme publice
sau funcţii administrative/guvernamentale controversate, dezbătute aprig în forumuri publice cu
implicaţii emoţionale pentru mulţi cetăţeni, inclusiv pentru arhivişti (vezi cazul public din România cu
arhiva SIPA – Serviciul Independent pentru Protecţie şi Anticorupţie, cunoscut şi ca „Serviciul Secret
al Ministerului Justiţiei”4). Arhivarii şi arhiviştii trebuie să se ferească de utilizarea excesivă a acestei
strategii pentru a evita umplerea centrelor intermediare de depozitare cu documente inutile care cresc
costurile de depozitare.
Accentul pentru arhivist nu ar trebui să fie pus în a explica ceea ce este distrus, ci mai degrabă să
justifice ceea ce se păstrează permanent. Din păcate, în cazul practicii arhivistice româneşti, accentul
cade adesea pe documentele care se elimină prin lucrări de selecţionare repetitive, decât pe
documentele care trebuie să fie păstrate permanent în Arhive.
Documentele care conţin informaţii personale (ex. dosarele de personal) ar trebui de obicei să fie
păstrate în format electronic decât pe hârtie, în cazul în care există în ambele forme. Avantajele formei
electronice sunt numeroase: costurile pentru spaţiu şi stocare sunt mai mici, utilizarea eficientă a
informaţiei, uşurinţa anonimizării care permite accesul public în contextul legilor dure privind
protejarea vieţii privată, punerea în legătură cu alte date în vederea creării de noi baze de date,
potenţial pentru agregare şi analiză statistică.
Documentele care conţin informaţii personale nu ar trebui să fie în mod normal păstrare pentru a
documenta doar importanţa istorică a unui program sau activitatea în sine a unei agenţii. Singura
excepţie este ca un mic eşantion de documente personale să poată în anumite cazuri să fie păstrat
pentru a demonstra formularele utilizate în cazul în care programul a fost de o importanţă deosebită,
iar acestea nu pot fi obţinute în altă parte, situaţie care ar putea fi în mod ironic valabilă mai ales în
cazul programelor eşuate. Păstrarea unor eşantioane mari pentru a arăta procesele agenţiei sau natura
operaţiunilor sale de zi cu zi este rareori justificată.
Arhiviştii trebuie să se asigure că nu dau greutate nejustificată la diferite tipuri de documente. Ei
nu pot evalua o serie mare de dosare (ex. de personal) prin „verificare la faţa locului” (unitate cu
unitate) sau prin acceptarea cuvântului oficialilor agenţiei că diferite documente sunt duplicate în alte
serii şi/sau în alte niveluri ale ierarhiei administrative. O metodologie de eşantionare cu scopul de
evaluare (mai degrabă decât de achiziţie/preluare) este sugerată ca o soluţie.
După ce o serie de documente a fost determinată ca importantă pentru valoarea sa colectivă şi
probatorie pentru imaginea societăţii, există criterii de evaluare specifice, utilizate pentru a evalua
seria ca un întreg:
1. Caracterul complet;
2. Autenticitatea;
3. Unicitatea (trebuie să se ţină cont dacă documentele sunt duplicate la un nivel administrativ
superior, dacă informaţiile sunt reflectate şi păstrate în: lucrări editate, biblioteci, muzee etc.);
4. Relaţionarea cu alte documente;
5. Vechimea documentelor şi perioada de timp în care au fost create;
6. Cantitatea totală şi rata de acumulare anuală;
7. Modul de folosire;
8. Un factor de flexibilitate. În cazul acestui criteriu, o serie de documente e mai valoroasă dacă
structura/forma impusă de o agenţie/creator de documente sau un program/lege a permis ca informaţia
provenită de la cetăţeni să fie înregistrată în mod direct decât în mod indirect, în mod liber exprimat
decât prin formulare stabilite/şablon, care reflectă punctele de vedere şi opiniile mai degrabă decât
aplicarea pur şi simplu rigidă a unor proceduri stabilite.
Ar fi util pentru arhivişti să ia în considerare elaborarea unei liste de întrebări când evaluează
documente care conţin informaţii cu caracter personal. Această metodă de lucru trebuie să fie utilizată

4
http://timpolis.ro/ramasitele-fostului-serviciu-secret-al-ministerului-justitiei-relevante-pentru-elucidarea-retrocedarilor-de-
la-timisoara/, 2015.
4
după cercetări ample ale arhivistului în istoria, caracterul documentelor şi al creatorul de documente şi
după ce s-a realizat macro-evaluarea5.
Pentru documentele valoroase doar pentru valoarea lor informaţională/istorică care rezidă în
dosarele speciale din cadrul unei serii sunt, de asemenea, propuse criterii specifice de evaluare.
Acestea includ următoarele situaţii:
1. A impus un precedent şi, prin urmare, a dus la o politică majoră sau schimbare de procedură;
2. A fost implicat în litigii extensive;
3. S-a bucurat de o atenţie lărgită a mass-media;
4. A fost pe larg recunoscut pentru unicitate de către autorităţi din afara agenţiei;
5. A fost revizuit pe larg în raportul anual al agenţiei.
De multe ori, „dosarul gros” (cu multe file, secţiuni sau volume) are adesea valoare
istorică/arhivistică. În cazuri excepţionale, neobişnuite sau controversate aproape prin definiţie se
generează mai multă corespondenţă, astfel încât dosarele vor fi groase şi, prin urmare, uşor de
identificat de arhivist, chiar şi într-o serie mare de documente. Desigur, nu toate dosarele groase
respectă acest tipar: s-ar putea ca cineva să fi rambursat un împrumut în plăţi lunare timp de treizeci de
ani (generând astfel un dosar în grosime de peste 360 file). Arhivistul va trebui să evalueze motivele
pentru care anumite dosare dintr-o serie sunt voluminoase, pentru a se asigura că astfel de dosare sunt
într-adevăr excepţionale. De asemenea, este logic că astfel de dosare excepţionale pot conţine
informaţii relevante pentru a documenta „punctele fierbinţi” în dialectica/relaţionarea stat – cetăţean.
Diferite aspecte practice şi de conservare afectează evaluarea arhivistică, deşi nu ţin în mod strict
de evaluarea arhivistică în sine:
1. Costurile de depozitare şi păstrare (containere, rafturi, materiale de protecţie, descriere,
copiere, acces public etc.);
2. Interdicţiile legale;
3. Conversia media care poate fi în timp foarte costisitoare sau imposibilă (în cazul în care
informaţie este sau nu este pe microfilm, unităţi optice, date electronice);
4. Calendarul transferului documentelor (În acest caz, dacă documentele sunt încă utilizate în
mod activ într-o agenţie sau susceptibile de a fi supuse la multe solicitări publice privind eliberarea de
documente sau cereri confidenţiale, este de dorit să se extindă perioada de reţinere oficială la creator şi
astfel să se întârzie transferul acestor documente către Arhive pentru a evita volumul de lucru cu
cereri/referinţe excesive. În schimb, dacă documentele sunt ameninţate fizic, fie cu distrugerea directă
sau rearanjarea lor care ar distruge ordinea iniţială, atunci perioadele de păstrare trebuie să fie scurtate
şi aceste documente protejate în Arhive, cât mai curând posibil);
5. Reţeaua de arhive (În Marea Britanie, 100.000 m.l. de documente maritime au fost împărţite
între mai multe arhive şi muzee din ţară şi din Canada, întrucât nu puteau fi gestionate fizic într-un
singur loc, deşi această decizie eludează principiul arhivistic al „ordinii originare”, însă cercetătorii şi
utilizatorii au fost mulţumiţi de această soluţie generoasă care a permis păstrarea mai multor
documente);
6. Restricţiile de acces şi de confidenţialitate (În acest caz, documentele care conţin informaţii
personale nu trebuie să fie distruse doar pentru a proteja viaţa privată a persoanei. Arhiviştii trebuie să
justifice în faţa autorităţilor că informaţiile personale sensibile vor fi la un moment dat
perimate/expirate şi în astfel de circumstanţe documentele care conţin informaţii cu caracter personal
pot fi puse la dispoziţia publicului).
După încheierea cercetării şi analizei de evaluare, arhivistul trebuie să aleagă dintre cinci opţiuni
de evaluare:
1. Păstrează toate dosarele;
2. Păstrează doar documente-cheie din dosare;
3. Eşantionează dosarele;
4. Ia un exemplu din dosare (un dosar pe an sau o cutie);
5. Distruge toate dosarele (aceasta va fi, desigur, decizia luată în cazul celor mai multe serii de
dosare personale create de administraţia modernă).

5
În studiul original, ca metodă de lucru, este redată o listă de întrebări formulate cu ocazia evaluării dosarelor de personal
de la FBI.
5
 Cele patru metode principale de eşantionare sunt cuprinse, cu avantajele şi dezavantajele fiecărei
metode:
1. Eşantionarea statistică sau probabilă bazată pe tehnici matematice care determină
dimensiunea eşantionului (ex. extragere aleatorie sau sistematică);
2. Eşantionarea sistematică sau fizică bazată pe o caracteristică fizică a documentelor, nu a
conţinutului (ex. documentele din anii care se termină cu cifra „2”, dosarele „groase”, dosarele în care
numele de familie începe cu „F” etc.);
3. Eşantionarea bazată pe exemplificare sau calitativă care se referă la selecţia făcută pe un
temei calitativ pentru a documenta unele caracteristici tipice, o activitate sau perioadă de timp (ex.
toate dosarele pentru anumite tipuri de proceduri judiciare cum sunt condamnările pentru crimă sau
toate dosarele pentru funcţionarii publici care au ajuns la rangul de director sau mai sus);
4. Eşantionarea de excepţie se referă la selecţia de dosare referitoare la persoane importante,
programe care stabilesc precedente şi cazuri care au stabilit puncte de reper (ex. dosarele personale ale
persoanelor reprezentative în anumite domenii/profesii: sport, muzică, film, administraţie locală,
medici, profesori);
5. Eşantionarea stratificată care foloseşte aceeaşi metodă de prelevare a două sau mai multe
eşantioane din aceeaşi serie, în scopul de a proteja diferite caracteristici ale întregului (ex. dosarele
instanţelor inferioare şi curţilor de apel; ale birourilor locale şi regionale; nivelul veniturilor diferite).
Arhivistul poate combina, de asemenea, două sau mai multe dintre metodele de mai sus, după
caz, cu precizarea că eşantionarea presupune un anumit conservatorism în timp atunci când sunt
eşantionate serii de documente asemănătoare.
Decizia de evaluare pentru o serie de documente care conţine informaţii cu caracter personal va
fi mai complexă şi în funcţie de tipul agenţiei, programul şi cetăţenii implicaţi, precum şi de natura
documentelor.
Un exemplu concret este dat pe baza dosarelor individuale pentru imigranţii în Canada. Deşi au
existat distincţii subtile între diferitele niveluri ale ierarhiei, în general, au fost identificate următoarele
documente pentru păstrare permanentă în Arhive:
1. Toate dosarele în care numele de familie începe cu litera „F” (a fost aleasă această literă
pentru că s-a demonstrat, după un studiu amplu şi analiză de calculator, că este printre puţinele litere
care include aproape toate modelele lingvistice pentru numele de familie ale tuturor grupurilor
etnice);
2. Toate cazurile „neobişnuite, controversate, istorice sau care au impus un precedent”, aşa cum
au fost definite de către agenţie/creator;
3. Toate dosarele care s-au păstrat înainte de dezvoltarea sistemelor automatizate/electronice în
cadrul agenţiei (1969);
4. Toate „dosarele groase” (ale căror dimensiuni au fost specificate);
5. Toate dosarele care au clasificarea „Secret” (indicând astfel o atenţionare specială în ochii
agenţiei);
6. Toate dosarele ai căror subiecţi/persoane au ajuns în instanţe de nivel superior;
7. Toate dosarele referitoare la un grup etnic pe o perioada de opt – zece ani (care au supravieţuit
intacte în agenţie);
8. Toate dosarele care poartă anumite clasificări („H” pentru hindus etc.), care a desemnat un
anumit grup etnic sau un dosar al unei persoane din grup, separat de seria principală;
9. Indici, inventare, registre, manuale de clasificare şi alte instrumente de identificare şi regăsire
a informaţiei.
În concluzie, atunci când se evaluează documente care conţin informaţii cu caracter personal,
arhivistul trebuie să ia în considerare patru factori, în ordinea următoare:
1. Documentarea şi aplicarea modelului „macro-evaluării” imaginii sociale;
2. Utilizarea abordării globale în aprecierea şi stabilirea termenelor de păstrare;
3. Aplicarea normelor de lucru generale şi criteriile specifice de evaluare;
4. Temperarea deciziei, ţinând cont şi de relevanţă practică, conservare şi implicaţii politice care
pot exista.
În cele mai multe cazuri, în cele din urmă, se va ajunge la o anumită formă de eşantionare ca
fiind cea mai bună opţiune.
6