PROCEDURA

AUDITURI INTERNE

Nume, Prenume, Semnătura Funcție Data

Întocmit Manager marketing 02.08.2021
Marin Mihaela Dorina
Analizat și aprobat Director General/Responsabil
Manea Catalin 02.08.2021
anti-mita
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 2 din 7

LISTA CONTROL VERSIUNI

Observații/descriere
Versiunea Data Inițiator modificare Analizat și aprobat de...
modificare
Manea Catalin,
V.1 02.08.2021 elaborare inițială Marin Mihaela Dorina Director General/
Responsabil anti-mita
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         

1. Scop
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 3 din 7

Procedura stabileşte modul de planificare şi desfăşurare a auditurilor interne ale

sistemului de management antimita prin care se verifică conformitatea sistemului de
management implementat de catre organizatie faţă de cerinţele standardului
internaţional de referinţă, ISO 37001:2016 şi documentaţia de sistem elaborată.

2. Domeniu de aplicare

Procedura se aplică tuturor funcţiilor şi departamentelor organizației.

3. Referinţe

 ISO 19011:2018 Linii directoare pentru auditarea sistemelor de

management
 Manualul Anti-mita MAM 01, Versiunea in vigoare;
 ISO 37001:2016

4. Definiţii

Definiţiile şi abrevierile sunt conform celor menţionate în Manualul Anti-mita MAM

01, Versiunea in vigoare;

5. Responsabilităţi

Reprezentantul Anti-Mită este responsabil cu:

• elaborarea planului anual de audituri interne;
• verifică modul în care au fost implementate acțiunile corective.

Managerul general:
• analiza planului anual de audit intern;
• aprobă planul.

Auditorii:
• pregătesc auditul;
• elaborează raportul de audit și, dacă este necesar, fișele de neconformitate.

Persoanele auditate:
• stabilește pentru fiecare neconformitate acțiunea corectivă adecvată;
• semnează fișele de neconformitate.

6. Descriere
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 4 din 7

6.1. Generalităţi

6.1.1 Sunt planificate audituri interne, luând în considerare starea și importanța

proceselor, domeniilor și riscurilor de luare de mită care trebuie auditate, precum și
rezultatele auditurilor anterioare. Trebuie definite criteriile de audit, domeniul de
aplicare, frecvența și metodele.

6.1.2 Auditurile interne sunt efectuate periodic în toate funcțiile, de personal special
instruit și desemnat de conducerea companiei. Selecția auditorilor și desfășurarea
auditului asigură obiectivitatea și imparțialitatea procesului de audit. Auditorii nu vor
verifica propriile activități.

6.1.3 În Auditurile interne se obțin dovezi care le-au evaluat cu obiectivitate pentru a
determina cum sunt îndeplinite cerințele standardului de referință, cerințele
organizaționale și cerințele și reglementările legale specifice.

6.2. Planificarea auditurilor interne

6.2.1 Auditurile interne se desfăşoară pe baza PLANULUI ANUAL AUDITURI.

6.2.2 Planul auditurilor interne este întocmit de auditorul sef şi cuprinde:

 Numărul auditului;
 Departamentele şi funcţiile care urmează să fie auditate;
 Cerinţele sistemului/lor de management auditate;
 Criteriile de audit;
 Echipa de audit;
 Perioadele de desfăşurare ale auditurilor.

6.2.3 La întocmirea planului anual al auditurilor interne, sunt consultaţi toţi şefii de
departamente în privinţa persoanelor care urmează sa îndeplinească funcţia
de auditor, departamentelor auditate şi perioadelor de desfăşurare a
auditurilor.

6.2.4 Toate departamentele din cadrul organizaţiei sunt planificate pentru a fi

auditate cel puţin o dată pe an. Frecventa auditurilor depinde de importanţa
fiecărei activităţi în parte, iar Directorul societatii poate dispune efectuarea de
audituri interne suplimentare pentru anumite departamente.

6.2.5 PLAN ANUAL AUDITURI este supus aprobării de catre Directorului societatii.
După aprobare, Planul anual al auditurilor interne este transmis tuturor
departamentelor şi funcţiilor ce urmează a fi auditate.

6.3. Auditorii
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 5 din 7

6.3.1 Auditorii care efectuează auditurile interne în cadrul organizaţiei sunt prevăzuţi
în PLAN ANUAL AUDITURI interne şi aprobaţi de către Directorul societăţii
odată cu aprobarea planului.

6.3.2 Auditorii utilizaţi îndeplinesc următoarele cerinţe:

 Au pregătirea de auditor intern;

 Cunosc standardele aplicabile în domeniul managementului;
 Cunosc procedurile şi instrucţiunile specifice departamentului auditat;
 Au experienţa în conceperea si utilizarea unui chestionar;
 Cunosc produsele si procesele;
 Nu au responsabilităţi directe în domeniul auditat.

6.3.3 Pe timpul desfăşurării auditurilor interne, auditorii au următoarele

responsabilităţi:

 Să fie independenţi şi obiectivi în acţiunile lor;

 Să nu se lase influenţaţi de nici o opinie secundară;
 Să analizeze sistemul de management prin observare şi interogare;
 Sa adune dovezi obiective;
 Sa depisteze neconformităţile şi să le înregistreze în fişele de
neconformităţi;
 Să întocmească raportul de audit.

6.4. Desfăşurarea auditurilor interne

6.4.1 Auditurile interne se desfăşoară în departamentele prin prin vizitarea

departamentelor, observarea activităților, interviul cu personalul și
examinarea documentelor.

6.4.2 Obiectivul principal al echipei de audit este să verifice dacă:

 Sistemul de management satisface cerinţele stabilite;

 Prevederile şi documentaţia sistemului de management sunt înţelese
şi respectate;
 Sistemul de management este eficient şi eficace în atingerea
obiectivelor societăţii.

6.4.3 În cadrul pregătirii auditului, echipa de audit colectează şi studiază

documentele de referinţă folosite pe timpul auditului şi întocmeşte
CHECKLIST AUDIT INTERN

6.4.4 Auditul intern se desfăşoară pe baza CHECKLIST AUDIT INTERN şi a

documentelor de referinţă.
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 6 din 7

6.4.5 Echipa de audit evaluează activităţile referitoare la sistemul de management

şi rezultatele lor pentru a stabili daca sunt:

 corespunzătoare pentru a atinge obiectivele stabilite;

 conforme cu dispoziţiile prestabilite;
 executate eficient.

6.4.6 Auditul se desfăşoară pe baza de interviuri, examinări de documente şi

observarea activităţilor în urma cărora sunt colectate dovezi obiective de
către auditori.

6.4.7 După finalizarea auditului, auditorii întocmesc Raport de audit intern.

6.4.8 Dacă pe timpul desfăşurării auditului, auditorii descoperă neconformităţi,

acestea sunt înregistrate în FISA DE NECONFORMITATE şi acestea sunt
prezentate conducerii.

6.5. Acţiuni corective

6.5.1 Fişele de neconformitate sunt înmânate şefului departamentului auditat

pentru completare şi semnare.

6.5.2 Semnarea formularului Fisa de neconformitate de către auditat, indică faptul

ca acesta recunoaşte neconformităţile constatate.

6.5.3 Auditatul, asistat de către responsabilul antimita, stabileşte acţiunile corective

iar departamentul/funcţia auditat(ă) sunt răspunzătoare pentru iniţierea
corecţiilor şi acţiunilor corective necesare corectării neconformităţilor sau
eliminării cauzelor neconformităţi.

6.5.4 Acţiunile corective ce urmează a fi întreprinse pentru rezolvarea

neconformităţilor şi data finalizării lor sunt trecute de către responsabilul
antimita în formularul Fisa de neconformitate stabilindu-se, după caz,
acţiunile preventive ce urmează a fi luate.

6.5.5 În cazul în care acţiunile corective ce se impun a fi luate depăşesc

competenţa şefului departamentului auditat, Fisa de neconformitate este
prezentată spre analiză Directorului societatii.

6.5.6 Verificarea modului de implementare a acţiunilor corective precum şi

rezultatele acestora, se face de către responsabilul antimita după expirarea
termenului stabilit pentru finalizare a acţiunilor corective.

6.5.7 Dacă acţiunile corective au fost rezolvate responsabilul antimita semnează şi

datează formularul Fişa de neconformitate.
 Cod: P 02
Versiunea- V.1
AUDITURI INTERNE
Pagina 7 din 7

6.5.8 Dacă acţiunile corective nu au fost rezolvate corespunzător, responsabilul

antimita împreună cu responsabilul departamentului auditat stabilesc
măsurile ce se impun şi un nou termen de finalizare a acţiunilor corective
respective.

6.5.9 Evidența centralizată a neconformităților identificate se regăsește în Registrul

NECONFORMITĂȚI

6.5.10 Rapoartele de audit, Fişele de neconformitate sunt analizate periodic în

cadrul analizelor efectuate de management.

7. Înregistrări

 PLAN ANUAL AUDITURI

 CHECKLIST AUDIT INTERN
 Raport de audit intern;
 Fişa de neconformitate.
 NECONFORMITĂȚI