PROCEDURA

RESURSE UMANE
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE
EVALUARE PERSONAL

Nume, Prenume, Semnătura Funcție Data

Întocmit Manager marketing 02.08.2021
Marin Mihaela Dorina
Analizat și
Director General/Responsabil
aprobat Manea Catalin 02.08.2021
anti-mita
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 2 din 7

LISTA CONTROL VERSIUNI

Observații/descriere
Versiunea Data Inițiator modificare Analizat și aprobat de...
modificare
Manea Catalin, Director
V.1 02.08.2021 elaborare inițială Marin Mihaela Dorina
General/ Responsabil anti-mita
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         

1. Scop
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 3 din 7

Aceasta procedura descrie modalităţile de asigurare a resurselor umane competente

necesare şi asigurarea instruirii si constientizarii personalului.

2. Domeniu de aplicare

Acest procedură se aplică în toate departamentele din cadrul organizatiei.

3. Referinţe

 Manualul anti-mita MAM 01, Versiunea in vigoare

 ISO 37001:2016 – Sisteme de management antimita.

4. Definiţii

Definiţiile şi abrevierile sunt conform celor menţionate în Manualul Sistemului anti-

mita, ediţia şi revizia în vigoare.

5. Responsabilităţi

Directorul general/Administratorul:
- întocmeşte (stabilește necesarul de instruire)
- aprobă fişa postului și planul anual de instruire.

Responsabilul anti-mita:
- coordonează activităţile legate de instruire si constientizare
- efectuează instruiri referitoare la mituire
- evaluează eficiența instruirilor efectuate
- centralizează toate instruirile interne sau externe în registrul INSTRUIRI

Superiorul ierarhic:
- efectuează evaluarea anuală a personalului din subordine

6. Descriere

Fişa postului, stabileşte scopul fiecărui post şi subliniază principalele sale funcţii.
Specificaţia postului defalcă funcţiile în sarcini şi activităţi menţionând relaţiile
ierarhice, şi, după caz, aptitudinile, abilităţile şi cunoştinţele necesare pentru
realizarea sarcinilor respective.
Angajarea personalului este exprimată în conformitate cu cerințele din fișa postului.
Responsabilitatea dezvoltării și modificării acestor fișiere revine directorului general.

Personalul este atribuit de directorul general pe baza dovezilor documentate

furnizate cu privire la educație, formare și experiență.
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 4 din 7

Evaluarea competenței profesionale a fiecărui angajat se face anual de către

superiorii ierarhici direcți și permit pentru competența existentă compararea acesteia
cu nevoile competenței din fișa postului și perspectivele dezvoltării activităților
specifice ale companiei.

Procesul de angajare

În raport cu întregul personal, organizatia pune în aplicare următoarele reguli

procedurale de angajare:

• Fișele individuale ale locurilor de muncă sunt semnate la începerea angajării,

prin acestea se solicită personalului să respecte politica anti-mită și sistemul
de management anti-mită

• PREMIUM SECURITY SRL are dreptul de a disciplina și sancționa personalul

în caz de nerespectare;

• În termen de 7 zile de la începerea angajării sale, personalul are acces la

politica anti-mită și la instruire în legătură cu această politică;

• Organizatia ia măsuri disciplinare adecvate împotriva personalului care

încalcă politica anti-mită sau sistemul de management anti-mită prin încetarea
angajării cu efect imediat și, dacă este necesar, notificarea autorităților în caz
de incidente de luare de mită sau corupție;

• Este imperativ necesar ca personalul să nu sufere represalii, discriminări sau

acțiuni disciplinare (de exemplu, prin amenințări, izolare, retrogradare,
prevenirea avansării, transferului, concedierii, intimidării, victimizării sau a altor
forme de hărțuire) pentru:
1) refuzul de a lua parte sau la respingerea orcărei activități despre care a
considerat în mod rezonabil că reprezintă un risc de mituire mai mare decât
cel considerat ca fiind scăzut, care nu a fost diminuat de organizație; sau
2) formularea de îngrijorări sau raportarea de bună credință sau din motive
rezonabile de a crede astfel a unor fapte reale sau suspectate de mituire sau
încălcare a politicii anti-mită sau a SMAM (cu excepția cazului când persoana
a participat la încălcarea politicii)

• Personalul raportează astfel de incidente reprezentantului anti-mită

• Personalul este conștient de faptul că încălcarea sistemului de gestionare a

luării de mită, astfel încât să își îmbunătățească gradul de performanță în alte
domenii (de exemplu, atingerea unui obiectiv de vânzare) nu este acceptabilă
și va duce la acțiuni corective și / sau disciplinare.

• Personalul raportează orice conflict de interese real sau potențial, cum ar fi

conexiunea familială, financiară sau de altă legătură directă sau indirectă cu
linia de muncă.
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 5 din 7

Investigații preventive rezonabile

Directorul general se ocupă de investigația preventivă rezonabilă (due diligence)

asupra persoanelor înainte de angajarea acestora, organizația având la bază
următoarea procedură:

a) Discutarea politicii anti-mita a organizației cu personalul potențial la interviu și

formarea unei opinii cu privire la faptul dacă par să înțeleagă și să accepte
importanța conformității;

b) Verificarea daca dovezile competențelor / calificărilor personalului potențial sunt

corecte și clare;

c) Obținerea de referințe satisfăcătoare de la angajații anteriori ai personalului

potențial;

d) Determinarea dacă personalul potențial a fost implicat în luare de mită;

e) Verificarea faptului că PREMIUM SECURITY SRL nu oferă angajare personalului

potențial în schimbul faptului că, în angajarea anterioară, a favorizat în mod
necorespunzător organizația;

f) Verificarea faptului că scopul oferirii de locuri de muncă personalului potențial nu

este asigurarea unui tratament favorabil necorespunzător pentru PREMIUM
SECURITY SRL;

g) Identificarea relației personalului potențial cu funcționarii publici

Rezultatele investigațiilor preventive rezonabile pentru personal sun înregistrate în

formularul: Investigație preventiva rezonabila (Due Diligence) Angajati

Instruirea noilor angajaţi

După încheierea contractului de munca, noul angajat este instruit la locul de munca
prin:

 Instruiri referitoare la Politica anti-mita a organizatiei si alte aspecte

legate de sistemul de management anti-mita.
 Alte instruiri specifice locului de muncă efectuat de către persoane
desemnate;
Instruirile efectuate la angajare sunt consemnate în Procese verbale de instruire.

La sfârşitul perioadei de probă se face evaluarea activităţii noilor angajaţi în

conformitate cu Fisa de evaluare individuala.
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 6 din 7

În funcţie de această evaluare sunt luate deciziile în ceea ce priveşte situaţia noului
angajat. În cazul în care raportul este negativ, se propune prelungirea perioadei de
probă, reinstruirea sau disponibilizarea angajatului respectiv.
In cazul in care raportul este favorabil, se decide definitivarea angajatului pe post. În
ambele situaţii, decizia este luata de Director.

Conștientizare și instruire

În funcție de nevoile de formare identificate, resursele sunt alocate pentru instruire,

participarea la seminarii, conferințe etc.

Eficacitatea lor este evaluată pe baza beneficiilor primite de companie în urma

acțiunilor sale.
 
Instruirea angajaților se bazează pe nivelurile și abilitățile lor, cerințele legale și legile
etc. Instruirea este planificată și desfășurată de lectori interni sau externi pe mai
multe teme: anti-mită, ABMS, cerințe legale, etc.

Evaluarea competenței profesionale a fiecărui angajat se face anual de către

superiori și permit pentru competența existentă compararea cu nevoile competenței
din fișa postului și perspectivele dezvoltării activităților specifice ale companiei.

Sunt luate în mod regulat următoarele acțiuni:

• instruire sau alte acțiuni pentru a răspunde nevoilor competenței și verificarea
eficacității acțiunilor desfășurate;
• asigurarea faptului că personalul este conștient de relevanța și importanța
muncii sale și de modul în care contribuie la îndeplinirea obiectivelor.

Activitățile de formare și conștientizare includ cel puțin următoarele subiecte:

• politica anti-mită, procedurile SMAM și obligația personalului de a se conforma

acestora;
• riscul de mituire și prejudiciile pentru personal și organizație care pot rezulta
din cauza mituirii;
• circumstanțele în care poate să apară mituirea în cadrul sarcinilor încredințate
și modul de recunoaștere a acestor circumstanțe;
• cum să recunoască și să răspundă solicitărilor sau ofertelor de mită;
• cum pot contribui la prevenirea și evitarea mituirii și la recunoașterea
indicatorilor cheie de risc de mituire;
• contribuția lor la eficacitatea SMAM, inclusiv beneficiile performanței
îmbunătățite anti-mită și ale raportării cazurilor suspectate de mituire;
• implicațiile consecințelor potențiale ale neconformității cu cerințele SMAM
• cum și cui sunt capabili să raporteze orice îngrijorare / preocupare;
• informații despre instruirea și resursele disponibile.
 RESURSE UMANE Cod: P 06
INSTRUIRI SI CONSTIENTIZARE Versiunea- V.1
EVALUARE PERSONAL Pagina 7 din 7

Instruirea personalului se realizează în mod regulat, cel puțin odată pe an, conform
Planului anual de instruire stabilit și se înregistrează în fișele de instruire.

Același program de instruire și conștientizare este oferit și pentru asociații de afaceri

care acționează în numele PREMIUM SECURITY SRL sau în beneficiul său și care
ar putea prezenta mai mult decât un risc scăzut de luare de mită. Acest tip de
asociați de afaceri sunt: subcontractori, furnizori de servicii externalizate, contractori,
consultanți și agenți de vânzări, sau similari / asociați

Evaluarea performanței

Anual, fiecare angajat este supus unei evaluări a activităţii sale în conformitate cu
Fişa de evaluare individuală. Pe baza acesteia se identifică operaţiile şi activităţile
pentru care este necesară instruirea individuală.

Dacă în urma evaluării anuale a personalului sau a modificării serviciilor se identifică

necesitatea de instruire a angajaţilor, se solicită efectuarea de cursuri de
calificare/recalificare sau stagii de pregătire, perfecţionare sau specializare la
furnizorii de echipamente sau instituţii specializate.

Certificatele de calificare, absolvire, diplomele, adeverinţele sau referinţele obţinute,

care adeveresc participarea la aceste instruiri, trebuiesc păstrate corespunzător pe
toată perioada de angajare a unei persoane.

Bonusurile de performanță aferente personalului, obiectivele de performanță și alte

elemente de stimulare a remunerației sunt examinate la fiecare 12 luni de către
directorul general pentru a verifica dacă există garanții rezonabile în vigoare pentru a
preveni încurajarea luării de mită. Rezultatele acestor recenzii sunt documentate în
cadrul Analizei efectuate de management.

7. Înregistrări

 Planificarea instruirilor (inclusă în registrul INSTRUIRI)

 Proces verbal de instruire (draft inclus în registrul INSTRUIRI);
 Registrul EVALUARE PERSONAL
 Fișa individuală de evaluare (inclusă în registrul EVALUARE PERSONAL)
 Fișa postului